Glauben Sie, dass jede Aktion immer eine gleich starke Gegenreaktion hervorruft?
Viele Experten glauben, dass 80 % der Ergebnisse tatsächlich nur auf 20 % des Aufwands zurückzuführen sind. Diese Idee, bekannt als Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel, wurde 1896 vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto eingeführt.
Die 80/20-Regel, visualisiert durch Pareto-Diagramme, ist ein leistungsstarkes tool, um die wichtigsten Mitwirkenden für ein Problem oder einen Erfolg zu identifizieren. So können Sie sich auf die wichtigsten Mitwirkenden konzentrieren und gezieltere und effizientere Verbesserungen vornehmen.
Sie können zwar mit Microsoft Excel ein Diagramm oder Pareto-Diagramm erstellen, dies ist jedoch oft mit komplexen Schritten verbunden und kann zeitaufwändig sein.
Aber Sie müssen sich nicht den Kopf zerbrechen, um herauszufinden, wie man ein Pareto-Diagramm in Excel erstellt. In dieser Anleitung führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Wir werden auch einige alternative Methoden vorstellen, mit denen Sie mühelos ein Pareto-Diagramm erstellen können.
Los geht's!
Erstellen eines Pareto-Diagramms in Excel
Die Erstellung eines Diagramms in Excel hängt von der verwendeten Excel-Version und Ihren Excel-Kenntnissen ab.
Mit Microsoft Excel 2016, Excel 365 Browser oder App können Sie in wenigen einfachen Schritten ein Pareto-Diagramm erstellen.
Ältere Versionen von Microsoft Excel verfügen jedoch nicht über die erforderlichen Diagrammtools, und es gibt keine direkte Option zum Erstellen eines Pareto-Diagramms. Sie müssen das Liniendiagramm und ein Diagramm mit Spalten kombinieren, um das Excel-Pareto-Diagramm zu erhalten.
Lassen Sie uns beide Prozesse nacheinander betrachten.
Für Excel 2016, Microsoft Office 365 und spätere Versionen
Um ein Pareto-Diagramm in Excel 2016 oder späteren Versionen zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Daten vor
- Um ein Pareto-Diagramm zu erstellen, erstellen Sie eine Liste aller Werte und Kategorien in absteigender Reihenfolge. Fügen Sie zunächst alle Ihre Daten in eine Excel-Tabelle ein, wie in der Abbildung unten gezeigt.
In diesem Beispiel haben wir die Antworten von Freiberuflern verwendet, die im Jahr 2020 zu einer Teilzeit- oder Vollzeit-Freiberuflichkeit gewechselt sind. Die Umfrage soll die wichtigsten Faktoren erfassen, die seit der COVID-19-Pandemie zu diesem Wechsel beigetragen haben.
- Gehen Sie anschließend zur Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Absteigende Reihenfolge (ZA mit dem nach unten zeigenden Pfeil).
- Sobald Sie Ihre Daten in absteigender Reihenfolge sortiert haben, berechnen Sie die kumulative Anzahl. Zu erledigen ist die Eingabe der in der Registerkarte C3 angezeigten Formel. Wiederholen Sie dies für die darunter liegenden Zellen, um die kumulative Anzahl für jede Zelle zu erhalten.
- Fügen Sie abschließend die kumulativen Prozentsätze für alle Werte hinzu. Um den kumulativen Prozentsatz für jede Zelle zu erhalten, folgen Sie der Formel auf der Registerkarte D3. Sie benötigen die richtigen Werte aus den Spalten des Diagramms, um die richtigen Formeln zu erhalten.
Notiz: Zelle C9 enthält die Gesamtzahl der Antworten von Freiberuflern, die nach COVID-19 zu einer Teilzeit- oder Vollzeit-Freiberuflichkeit gewechselt sind. Daher haben wir den kumulativen Prozentsatz vom obersten Faktor (Arbeitsplatzverlust aufgrund von COVID-19) bis zum letzten Faktor in unserer Umfrage gezählt.
Schritt 2: Einfügen des Pareto-Diagramms
- Sobald Ihre Daten bereit sind, wählen Sie die gesamte Tabelle aus und gehen Sie zur Registerkarte Einfügen. Hier finden Sie unter der Gruppe Statistik die Option „Pareto-Diagramm“.
- Dadurch wird das Pareto-Diagramm in Ihre Tabelle eingefügt. Gehen Sie dann zur Option Diagramm und wählen Sie Format, um Änderungen am Titel, der horizontalen Achse, der vertikalen Achse oder mehr vorzunehmen.
Schritt 3: Formatieren Sie das Pareto-Diagramm
Um sicherzustellen, dass das Pareto-Diagramm in Excel vollständige Informationen liefert, sollten Sie Folgendes mit Ihren Daten zu erledigen haben:
- Passen Sie die Beschreibungen der Achsen an: Benennen Sie die horizontale Achse um, um die Kategorien anzuzeigen, und die vertikale Achse, um die Werte oder Prozentsätze anzuzeigen.
- Titel hinzufügen: Geben Sie Ihrem Pareto-Diagramm einen aussagekräftigen Titel.
- Benutzerdefinierte Farben und Stile anpassen: Passen Sie Farben, Schriftarten und andere visuelle Elemente an, um das Diagramm ansprechender zu gestalten.
Für die Excel 2013-Version
Excel 2013 verfügt zwar nicht über einen integrierten Pareto-Diagrammtyp, Sie können jedoch mithilfe des Kombidiagramms ein solches Diagramm erstellen. Im Vergleich zu neueren Excel-Versionen sind dafür einige zusätzliche Schritte erforderlich, aber der Vorgang ist unkompliziert.
Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Daten vor
Ähnlich wie in den Schritten, die in Excel 2013 und höher erwähnt werden, müssen Sie Ihren Daten kumulative Prozentsätze und Spalten hinzufügen. Sortieren Sie die Daten in absteigender Reihenfolge, bevor Sie die kumulativen Werte berechnen.
Schritt 2: Erstellen Sie ein Kombidiagramm
Sobald Ihre Daten bereit sind, wählen Sie die Tabelle aus und führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Daten auswählen: Wählen Sie die gesamte Datentabelle aus.
- Diagramm einfügen: Gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie „Empfohlene Diagramme“ aus.
- Kombinationsdiagramm auswählen: Wechseln Sie zur Registerkarte „Alle Diagramme“ und wählen Sie den Diagrammtyp „Kombination“ aus.
Wählen Sie unter der Option „Kombinationsdiagramm“ die folgenden Einstellungen aus:
- Wählen Sie für die Zählreihe (in der Regel die erste Spalte) die Option „Gruppierte Säule“ aus.
- Wählen Sie für die Reihe „Kumulativer Prozentsatz“ (die neu hinzugefügte Spalte) „Linie“ aus und sehen Sie sich die Box „Sekundäre Achse“ an.
Schritt 3: Verfeinern Sie das Diagramm
Nun verfügen Sie über das Pareto-Diagramm in Excel 2013. Wir empfehlen jedoch diese zusätzlichen Schritte, um das optimierte Erscheinungsbild zu erhalten, das Sie in den neuen Excel-Versionen sehen.
- Maximalen Prozentsatz festlegen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die sekundäre y-Achse (die für Prozentsätze) und wählen Sie „Achse formatieren“. Setzen Sie den Wert „Maximum“ auf 100 %.
- Anpassen der Leistenbreite: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leisten und wählen Sie die Auswahl „Datenreihe formatieren“. Passen Sie die „Lückenbreite“ an, um den Abstand zwischen den Leisten zu verringern.
- Legende ausblenden (optional): Wenn Sie die Legende nicht benötigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Legende ausblenden“.
Das war's schon! Sie haben einen Erfolg beim Erstellen eines Pareto-Diagramms in Excel 2013 erzielt.
Für die Version Excel 2010
Für diejenigen, die Microsoft Excel 2010 verwenden, kann die Erstellung eines Pareto-Diagramms eine kleine Herausforderung darstellen. In dieser Version verfügt Excel weder über die Option „Pareto-Diagramm“ noch über das Feature „Kombinationsdiagramm“, mit dem zwei Diagramme kombiniert werden können.
So können Sie es erledigen:
Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Daten vor
Befolgen Sie dazu die Anweisungen aus dem vorherigen Abschnitt. Organisieren Sie zunächst Ihre Daten in einer Tabelle mit zwei Spalten – den Kategorien und den entsprechenden Werten. Ordnen Sie diese dann in absteigender Reihenfolge nach Wert und fügen Sie kumulative Werte und Prozentwerte hinzu. Dies können Sie manuell mit einer Formel oder der Funktion „SUMME” in Excel 2010 erledigen.
Schritt 2: Erstellen Sie ein einfaches Diagramm
- Wählen Sie Ihre gesamte Datentabelle aus.
- Scrollen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ in der Multifunktionsleiste.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Diagramme“ in der Gruppe „Diagramme“.
- Wählen Sie die Option „2-D-Cluster-Spalte“.
Dadurch wird ein einfaches Säulendiagramm mit zwei Datenreihen erstellt: eine für die Werte (Anzahl) und eine für den kumulativen Prozentsatz.
Schritt 3: Formatieren Sie den kumulativen Prozentsatz
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leisten, die den kumulativen Prozentsatz darstellen.
- Wählen Sie im Kontextmenü „Diagrammreihentyp ändern” aus.
- Wählen Sie im Fenster „Diagrammtyp ändern“ den Diagrammtyp „Linie“ aus.
Schritt 4: Fügen Sie eine sekundäre vertikale Achse hinzu
Wenn Sie diesen Schritt erreicht haben, sehen Sie ein Balkendiagramm mit einer flachen Linie. Um die gewünschte Kurve im Pareto-Diagramm zu erhalten, fügen Sie auf der rechten Seite eine zweite vertikale Achse hinzu. So geht's:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neu erstellte Linie, die den kumulativen Prozentsatz darstellt.
- Wählen Sie „Format der Datenreihe“
- Aktivieren Sie im Bereich „Datenreihe formatieren“ unter „Reihenoptionen“ die Box neben „Sekundäre Achse“.
Dadurch wird auf der rechten Seite Ihres Diagramms eine zweite vertikale Achse speziell für die kumulativen Werte hinzugefügt.
Schritt 5: Verfeinern Sie Ihr Diagramm
Damit haben Sie erfolgreich ein Pareto-Diagramm in Excel 2010 erstellt. Um ihm das gleiche Aussehen und Gefühl zu verleihen, das Sie bei den neuesten Excel-Versionen sehen, können Sie den letzten Schliff vornehmen, indem Sie:
- Einstellung des Maximalwerts: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die sekundäre Achse und wählen Sie „Achse formatieren“. Passen Sie unter „Achsenoptionen“ den Wert „Maximal“ auf 100 % an. Dadurch wird sichergestellt, dass die kumulative Prozentlinie im Bereich von 0 bis 100 % bleibt.
- Anpassen der Leistenbreite: Sie können die Breite der Leisten anpassen, um die Sichtbarkeit zu verbessern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenleisten und wählen Sie „Datenreihe formatieren…“. In den Formatierungsoptionen können Sie die Einstellungen für die „Leistenbreite“ ändern.
- Legende ausblenden (optional): Wenn die Legende nicht benötigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Legende und wählen Sie „Legende ausblenden“.
Limitierungen beim Erstellen von Pareto-Diagrammen in Excel
Microsoft Excel ist ein beliebtes tool zur Datenvisualisierung und wird nach wie vor in den meisten Unternehmen häufig eingesetzt. Trotz seiner Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit weist die Plattform jedoch einige Limite auf, insbesondere bei der Durchführung tiefergehender Analysen.
Einige Limite können die Effizienz, Genauigkeit und Effektivität Ihrer Datenanalyse erheblich beeinträchtigen, insbesondere bei Pareto-Diagrammen. Dazu gehören:
Manuelle Beschreibungen und Aktualisierungen
Es ist schwierig, große Datensätze aus verschiedenen Datenkanälen in Excel durchzuführen. Wir müssen die Daten manuell eingeben oder als Bericht aus anderen tools in Excel exportieren. Dies ist zeitaufwändig und erhöht das Risiko von menschlichen Fehlern.
Komplexe Format-Optionen
Das Erstellen visuell ansprechender Pareto-Diagramme in Excel erfordert oft komplexe Formatierungstechniken, die für Benutzer, die mit den Features von Excel nicht vertraut sind, eine Herausforderung darstellen können.
Excel bietet zwar einige benutzerdefinierte Anpassungsoptionen, deren Beherrschung kann für normale Benutzer jedoch schwierig sein. Mit modernen Tools für das Projektmanagement können Benutzer dies schnell erledigen, indem sie Drag-and-Drop-Optionen mit detaillierten Steuerelementen für das Aussehen und das Format des Pareto-Diagramms verwenden.
Herausforderungen bei der Integration
Obwohl Excel-Formate und -Berichte leicht in die meisten Tools integriert werden können, ist die Integration von Daten aus anderen Projektüberwachungstools in Excel nicht so einfach. Die Integration von Excel-Diagrammen in andere Tools für Projektmanagement oder Kollaboration kann mühsam sein, einen effizienten Workflow behindern und oft zu Datensilos führen.
Keine Zusammenarbeit und Aktualisierungen in Echtzeit
Excel bietet keine Echtzeit-Synchronisierung oder Integration mit anderen Tools. Dies kann es zu einer ziemlichen Herausforderung machen, realistische oder genaue Informationen mit einem Diagramm zu erhalten. Das Pareto-Diagramm muss jedes Mal mit neuen Informationen aktualisiert werden, um relevant zu bleiben, und die Verwaltung mehrerer Versionen desselben Diagramms kann oft schwierig sein, was zu Verwirrung oder potenziellen Fehlern führen kann.
Fehlende Skalierbarkeits-Features
Die größte Herausforderung bei Excel oder anderen Tabellenkalkulationstools besteht darin, dass die App langsamer wird, je komplexer und umfangreicher die Daten werden. Dies kann zu langsamen Reaktionszeiten, spürbaren Geschwindigkeitsverlusten oder Fehlfunktionen bzw. Abstürzen der Tabellenkalkulation führen.
Diese Limite beim Erstellen und Pflegen eines Pareto-Diagramms können sich erheblich auf Ihre Produktivität und die Qualität Ihrer Datenanalyse auswirken.
Um diese Herausforderungen zu meistern und effizientere, genauere und aufschlussreichere Pareto-Diagramme zu erstellen, können Sie alternative Optionen und Tools für die Projekt-Steuerung in Betracht ziehen, die speziell für die Datenvisualisierung und Zusammenarbeit entwickelt wurden.
Erstellen Sie Pareto-Diagramme mit ClickUp
Microsoft Excel reicht möglicherweise aus, um ein einfaches Pareto-Diagramm zu erstellen. Für ein interaktives Pareto-Diagramm, das sich mit den neuesten Informationen und Eingaben selbst aktualisiert, benötigen Sie jedoch eine fortschrittlichere Lösung.
Um das Pareto-Prinzip auf Ihre Datenanalyse anzuwenden, probieren Sie eine Software für die Projektsteuerung wie ClickUp aus. Mit diesem tool können Sie:
Verstehen Sie Ihre Schwerpunktbereiche
Mit der Ansicht der Tabellen von ClickUp können Sie Ihre Daten aus mehreren Tools und Lösungen in einem einzigen Dashboard anordnen und visualisieren. Vergessen Sie die manuelle Eingabe – nutzen Sie die Import-Funktion oder fügen Sie Ihre Daten direkt in die Tabelle ein.
Generieren Sie Ihre Daten in Echtzeit, um stets über die neuesten Aktualisierungen informiert zu sein. Organisieren Sie Ihre Daten ganz einfach per Drag-and-Drop, ohne Excel-Formeln oder komplexe Prozesse.
Verwenden Sie die Vorlage für gestapelte Balkendiagramme von ClickUp, um komplexe Datensätze zu visualisieren, indem Sie sie in interaktive gestapelte Balkendiagramme umwandeln, ähnlich wie beim Pareto-Diagramm. Dies hilft Ihnen dabei:
- Heben Sie die Beziehung zwischen mehreren Datensätzen hervor.
- Verstehen Sie Muster in Ihren Daten und erkennen Sie die Schwerpunkte.
- Vergleichen Sie verschiedene Datensätze und Kategorien visuell in einem leicht verständlichen Diagramm.
Arbeiten Sie mit Ihren Teams zusammen
Nutzen Sie das ClickUp-Whiteboard-Feature, um einen kollaborativen Arbeitsbereich zu erhalten, in dem Sie Ihr Pareto-Diagramm zusammen mit anderen Projektelementen wie Aufgaben, Roadmaps und Workflows erstellen können.
Teammitglieder können gleichzeitig an dem Diagramm arbeiten, Änderungen besprechen und die Daten aktualisieren. Dies fördert die Transparenz und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Erstellen Sie mit mehreren Tabellenvorlagen ein Diagramm, um eine einfache Übersicht über die wichtigsten Punkte Ihres Pareto-Diagramms in Ihrem Dashboard zu erhalten. Eine benutzerfreundliche Option ist die ClickUp-Vorlage für Balkendiagramme, mit der Sie quantitative Daten visuell vergleichen können. Diese Vorlage hilft Ihnen dabei:
- Visualisieren Sie Ihre Daten in Echtzeit mithilfe intuitiver Grafiken und eines Pareto-Diagramms.
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihrem Team zusammen, um Strategien zu entwickeln oder Schwerpunkte zu identifizieren.
- Organisieren Sie Ihre Informationen mit benutzerdefinierten Status, Feldern, Ansichten und mehr.
Erhalten Sie Echtzeitinformationen in einem kompakten Dashboard
Ein leistungsstarkes Feature von ClickUp ist die Möglichkeit, Daten aus mehreren Tools zu generieren und in einem einzigen Dashboard zu visualisieren. Das bedeutet, dass Sie für Ihre Analyse des Projekts nicht mehr zwischen Apps wechseln oder mehrere Fenster öffnen müssen.
Mit ClickUp Dashboards können Sie Ihre Daten mit anderen Elementen wie Bildern und Links verbinden.
So können Sie das 80/20-Prinzip nutzen, um die wichtigsten Punkte Ihres Pareto-Diagramms in einem Fenster darzustellen, und besser verstehen, was für Ihr Unternehmen funktioniert und was nicht.
Probieren Sie Excel-Alternativen wie ClickUp aus, um:
- Verabschieden Sie sich von zeitaufwändigen Formeln und Formatierungsproblemen.
- Stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und zur Analyse beitragen.
- Integrieren Sie Ihr Pareto-Diagramm in Ihren Workflow des Projektmanagements.
ClickUp bietet zwar hervorragende Analyse- und Visualisierungs-Features, die es zum idealen Tool für die Erstellung von Pareto-Diagrammen machen, aber seine Nützlichkeit geht noch darüber hinaus. Diese All-in-One-Lösung für Projektmanagement und Produktivität ist eine umfassende Lösung für alle Ihre organisatorischen Anforderungen, darunter:
- Als zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Dokumente: Mit ClickUp Docs müssen Sie Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumentationen und Analysen nicht mehr separat verwalten. Schließen Sie einfach alles miteinander an und speichern Sie es an einem zentralen Hub, damit Ihr gesamtes Team Dokumentationen leichter abrufen und aktualisieren kann.
- Verwaltung von Projekten und Aufgaben: Eine große Herausforderung für viele Teams ist die Zusammenarbeit an Aktionspunkten und die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern. Verwenden Sie ClickUp Aufgaben, um Ihre Notizen einfach in Aktionspunkte umzuwandeln oder Aufgaben direkt zuzuweisen. So wissen Ihre Teams genau, was zu tun ist, und alle bleiben auf dem Laufenden.
- Ziele setzen und KPIs verfolgen: Nutzen Sie ClickUp Goals, um das 80/20-Prinzip anzuwenden und zu verstehen, wie jede Aktivität und Aufgabe Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Verfolgen Sie mithilfe von wirkungsbasierten Indikatoren, wie viel Fortschritt Sie in einem bestimmten Projekt machen, und beseitigen Sie alle Störfaktoren oder unerwünschten Aufgaben, die Sie daran hindern, Ihre Ziele zu erreichen.
- Zentralisierung des Chats für Ihr gesamtes Team: Verpassen Sie wichtige Updates oder Nachrichten Ihres Teams, weil Sie keine Verbindung zum von ihnen verwendeten Kommunikationskanal haben? Mit der ClickUp-Chat-Ansicht können alle verstreuten Unterhaltungen an einem zentralen Ort zusammengeführt werden.
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit des Pareto-Prinzips mit ClickUp
Bei der Pareto-Analyse geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch darum, fokussierte Spitzenleistungen zu erzielen. Indem Sie die wichtigsten Aufgaben priorisieren, die die bedeutendsten Ergebnisse liefern, können Sie Ihre Zeit optimieren, Stress reduzieren und Ihre Gesamtproduktivität steigern.
Mit Tools zur Prozessverbesserung wie ClickUp wird dieser Weg noch einfacher. Von der Festlegung von Prioritäten über die Nachverfolgung von Fortschritten bis hin zur Reduzierung unnötiger Workload – ClickUp ermöglicht es Ihnen, das Pareto-Prinzip anzuwenden und bemerkenswerte Ergebnisse zu erzielen.
Sind Sie bereit, sich auf den Weg zum Erfolg zu begeben? Starten Sie noch heute mit ClickUp!