Wie jeder Projektmanager weiß, ist die Erstellung von Schätzungen für ein Projekt sowohl entscheidend als auch stressig. Während der Fortschritt des Projekts dazu führt, dass Schätzungen besser verstanden und erstellt werden können, ist es in den ersten Phasen schwierig, genaue Schätzungen zu erstellen.
Wie erstellen Sie Schätzungen in der frühen Phase eines Projekts, wenn nur wenige Daten verfügbar sind?
Eine Technik des Projektmanagements, die Ihnen dabei helfen kann, ist die analoge Schätzung. Die analoge Schätzung im Projektmanagement ist eine wichtige Schätztechnik, die dabei hilft, Kostenschätzungen zu erstellen und die Dauer des Projekts und den Ressourcenbedarf in der ersten Phase zu bewerten.
Schauen wir uns einmal an, was diese Technik ist, wie sie funktioniert, welche Methoden sie umfasst und vieles mehr.
Was ist analoge Schätzung im Projektmanagement?
Die analoge Schätzung im Projektmanagement ist eine agile Technik, bei der Verlaufsdaten aus früheren Projekten mit ähnlichen Leistungen oder Aufgaben verwendet werden, um die Kosten, die Dauer und die Ressourcen eines aktuellen Projekts vorherzusagen. Je mehr Informationen aus der Vergangenheit verfügbar sind, desto besser ist die Vorhersage in einer analogen Schätzung.
So können Sie analoge Schätzungen im Projektmanagement einsetzen:
- Wählen Sie ein vergleichbares Projekt: Wählen Sie ein vergangenes Projekt aus, das dem neuen Projekt sehr ähnlich ist. Wenn Ihr aktuelles Projekt beispielsweise eine Marktforschung betrifft, wählen Sie ein vergangenes Projekt aus, das ähnliche Aktivitäten umfasst. Die Ähnlichkeiten zwischen dem vergangenen Projekt und dem Projekt, für das Sie eine Schätzung erstellen, entscheiden über die Genauigkeit der Vorhersagen.
- Finden Sie Elemente, die für beide Projekte relevant sind: Identifizieren Sie Werte wie Kosten, Dauer, Umfang und spezifische Aufgaben, die in beiden Projekten ähnlich sind, um Schätzungen zu erstellen.
- Notieren Sie die Gemeinsamkeiten: Erstellen Sie eine Liste der ähnlichen Elemente in beiden Projekten, um den Vergleich zu erleichtern.
- Wählen Sie Ihre Schätzungen aus: Vergleichen Sie beide Projekt-Elemente und wählen Sie die Schätzungen aus, die Sie für das aktuelle Projekt benötigen, basierend auf den Anforderungen der Stakeholder, wie Budget, Zeitrahmen, Umfang, tägliche/wöchentliche Arbeitszeiten der Mitglieder des Teams und erforderliche Ressourcen, basierend auf den Daten vergangener Projekte.
Analoge vs. parametrische Schätzung
Die parametrische Schätzung ist eine datengesteuerte und auf Genauigkeit basierende Technik, bei der Aktivitätseinheitsraten und statistische Beziehungen zwischen Variablen verwendet werden, um Kosten für Projekte, Ressourcen und Dauer genau zu definieren.
Sowohl parametrische als auch analoge Schätzverfahren im Projektmanagement verwenden Verlaufsdaten auf unterschiedliche Weise. Hier sind einige Unterschiede zwischen analogen und parametrischen Schätzungen.
| Wichtige Unterschiede | Analoge Schätzung | Parametrische Schätzung |
| Grundlage der Schätzung | Erstellt eine generische Schätzung für Projekte auf der Grundlage von Verlaufsdaten ähnlicher Projekte. Dabei werden Details wie Umfang, Kosten und Zeitaufwand früherer Projekte sowie Expertenmeinungen berücksichtigt. | Verwendet einheitsbezogene Berechnungen und statistische Analysen, um Dauer, Kosten und Projektressourcen zu schätzen. Dazu werden Parameter in historischen Informationen identifiziert und verwendet, die mit der Dauer, den Kosten oder den Projektressourcenwerten korrelieren, um die aktuellen Projektwerte zu schätzen. |
| Genauigkeit und Anwendbarkeit | Dient als Ausgangspunkt für Projektkalkulationen. Weniger genau als eine parametrische Kalkulation und am besten für Projekte mit begrenzter Datenverfügbarkeit geeignet. | Bietet mehr Genauigkeit als eine analoge Schätzung, da detaillierte Berechnungen und statistische Beziehungen verwendet werden. Am besten geeignet für klar definierte Projekte. |
| Komplexität | Eine einfache und schnelle Technik ohne statistische Ansätze | Komplexer und zeitaufwendiger als analoge Schätzungen Erfordert statistische Berechnungen und Anpassungen |
Die Unterschiede sind nun klar, aber wann sollten parametrische und analoge Schätzungen im Projektmanagement verwendet werden?
- Verwendung der analogen Schätzung: Projektmanager verwenden häufig analoge Schätzungen in der Anfangsphase, um grobe Schätzungen zu erstellen. Verwenden Sie diese Technik, wenn keine detaillierten Daten verfügbar sind.
- Verwendung parametrischer Schätzungen: Parametrische Schätzungen sind ein datengestützter Ansatz, der detaillierte Berechnungen und Projektbewertungsdaten erfordert. Diese Technik wird hauptsächlich für Projekte verwendet, die detaillierte Informationen und definierte Parameter bieten, wie z. B. Stückpreise für Materialien, Arbeitskräfte oder andere Projektkomponenten.
Methoden der analogen Schätzung
Die analoge Schätzung im Projektmanagement ist eine Top-Down-Schätzmethode, bei der Sie zunächst eine Schätzung für das gesamte Projekt erstellen und diese dann in kleinere Projektelemente aufschlüsseln. Hier sind zwei Methoden der analogen Schätzung, die Sie verwenden können.
Parameterbasierte analoge Schätzung
Bei dieser Methode werden das Budget, der Umfang und die Ressourcen des aktuellen Projekts anhand spezifischer Variablen oder Parameter aus früheren Projekten geschätzt. Kurz gesagt, es werden die kritischen Projektparameter verwendet, die sich auf die Ergebnisse und die KPIs des Projektmanagements auswirken.
Wenn beispielsweise die Marktforschung in einem früheren Verkaufsanalyseprojekt 10 Stunden gedauert hat, können Sie diesen Parameter verwenden, um die Dauer einer ähnlichen Marktforschungsaufgabe im aktuellen Projekt zu schätzen. Auf ähnliche Weise können Projektmanager durch Vergleiche andere Parameter für das aktuelle Projekt schätzen, wie z. B. Kosten oder Ressourcen.
Analoge Schätzungen auf Basis der Lebenszyklusbewertung
Mit dieser Methode betrachten Projektmanager die gesamte Ansicht des Lebenszyklus’ früherer Projekte – von der Startphase bis zum Abschluss –, um die Ressourcen, Kosten und Zeitrahmen eines neuen Projekts zu schätzen.
Nehmen wir an, Sie hatten in der Vergangenheit ein Softwareentwicklungsprojekt mit den Phasen Ressourcensammlung, Entwurf, Entwicklung, Test, Bereitstellung, Metriken-Analyse und Feedback. Bei der Verwendung einer auf der Lebenszyklusbewertung basierenden analogen Schätzung müssen Sie die spezifischen Ressourcen und die Zeit analysieren, die für jede Projektphase vorgesehen sind. Diese Informationen helfen bei der Schätzung der Parameter eines neuen Softwareentwicklungsprojekts.
Vor- und Nachteile der analogen Schätzung
Wie andere Techniken des Projektmanagements hat auch die analoge Schätzung Vor- und Nachteile.
Vorteile
- Minimale Ressourcen- und Kostenanforderungen: Die analoge Schätzung liefert mit minimalem Aufwand schnell eine grundlegende Schätzung. Es handelt sich um eine kostengünstige Technik, die weniger Prozesse und Dokumentation erfordert.
- Schrittweise Verbesserung der Schätzungen: Die analoge Schätzung eignet sich zwar besonders für die frühen Phasen des Projekts, ist aber zu jedem Zeitpunkt des Projekts hilfreich, um Ihre Schätzungen zu verfeinern.
- Präzise Schätzungen: Analoge Schätzungen im Projektmanagement helfen Ihnen dabei, den Zeitrahmen und den Aufwand für einzelne Aufgaben abzuschätzen, sodass Sie anschließend das Gesamtbild analysieren können.
- Machbarkeitsanalyse: Diese Technik hilft Teams bei Projekten dabei, die Machbarkeit, das Budget und den potenziellen Ertrag zu bewerten und so fundierte Entscheidungen zu treffen.
Nachteile
- Begrenzte Genauigkeit: Die Technik kann aufgrund begrenzter Projektinformationen und Änderungen von Variablen wie Ressourcen und Inflationsraten ungenau sein.
- Auf Annahmen basierend: Diese Technik stützt sich auf Annahmen, die auf Daten aus früheren Projekten beruhen. Allerdings spiegeln Verlaufsdaten möglicherweise nicht genau das aktuelle Projekt wider.
- Nicht geeignet für einzigartige Projekte: Wenn Sie keine Verlaufsdaten zur Verfügung haben, ist eine analoge Schätzung nicht möglich.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur analogen Schätzung
Unter den agilen Schätztechniken ist die analoge Schätzung eine der einfachsten und nützlichsten Methoden, um Schätzungen für die erste Phase eines Projekts zu erstellen. Um diese Technik optimal zu nutzen, sollten Sie eine Software für Projektmanagement wie ClickUp einsetzen.
ClickUp ist eine All-in-One-Lösung für alle projektbezogenen Aufgaben. Es speichert Projektinformationen, ermöglicht Ihnen die Einrichtung von Workflows, die Nachverfolgung des Fortschritts, die Zuweisung von Aufgaben und die Optimierung von Projektprozessen.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Vorteile einer Software für Projektmanagement wie ClickUp nutzen können, um mit Hilfe der analogen Schätzung Kostenvoranschläge für Ihr nächstes Projekt zu erstellen.
Schritt 1: Ermitteln Sie den neuen Bereich des Projekts und die technologischen Anforderungen.
Identifizieren Sie den vorherigen Projektbereich (ob es sich um Marketing, Produktentwicklung, Bauwesen oder ein anderes Feld handelt) und die erforderlichen technischen Ressourcen. Ihr neues Projekt könnte beispielsweise eine Softwareentwicklungs- oder Produktmarketinginitiative sein. Sobald Sie den Bereich identifiziert haben, wissen Sie, welche Technologie für das Projekt erforderlich ist. Dies erleichtert die Suche nach einem ähnlichen früheren Projekt.
Schritt 2: Suchen Sie nach einem ähnlichen Projekt aus der Vergangenheit
Erstellen Sie zunächst eine Liste vergangener Projekte (z. B. zehn oder mehr) basierend auf Variablen wie Bereich, Teams, Ziele des Projektmanagements oder Kontext. Erstellen Sie dann eine Auswahlliste der Projekte, die Sie für vergleichbar halten, bis Sie zwei oder drei Projekte zum Vergleich haben.
Schritt 3: Vergleichen Sie die Projekte
Sobald die Liste der vergleichbaren Projekte fertig ist, beginnen Sie mit dem Vergleich auf der Grundlage der relevantesten Variablen. Je ähnlicher die Variablen sind, desto genauer werden Ihre Projektkalkulationen sein.
Innerhalb der Liste können Sie einzelne Projekte als Aufgaben in ClickUp hinzufügen. Darüber hinaus können Sie mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp alle wichtigen Faktoren (Budget, Zeitleiste, Ressourcen usw.) angeben, anhand derer Sie Projekte vergleichen möchten. Die Werte für diese bestimmten Variablen können dann jeder Projektaufgabe zugewiesen werden.
Neben der Listenansicht können Sie mit dem ClickUp Kanban Board die Aufgaben auf einen Blick anzeigen, sie nach Gemeinsamkeiten, Priorität oder Status gruppieren, anhand benutzerdefinierter Felder sortieren und nach Mitarbeitern filtern.
Profi-Tipp: Nutzen Sie ClickUp Zeiterfassung, um fundierte Entscheidungen beim Vergleich von Projekten zu treffen. Damit erhalten Sie wertvolle Verlaufsdaten, die Sie nutzen können, um realistischere und genauere Zeitschätzungen für Ihre neuen Projekte zu erstellen.
Schritt 4: Erstellen Sie Kosten- und Dauervoranschläge für das geplante Projekt
Kosten und Dauer sind die beiden wichtigsten Variablen, die Projektmanager zuerst schätzen. Sobald Sie die Projekte verglichen haben, erhalten Sie grobe Schätzungen darüber, wie lange die Projekte gedauert haben und welche Kosten damit verbunden waren. Schätzen Sie auch andere Variablen auf der Grundlage der Projektaktivitäten und der Anforderungen der Stakeholder.
Verwenden Sie die Kostenanalyse-Vorlage von ClickUp, um Budgets anzuzeigen und die Gesamtkosten des Projekts zu verfolgen. Diese Vorlage verbessert die Ressourcenzuweisung, hilft Ihnen, über die Kostenentwicklung in Echtzeit auf dem Laufenden zu bleiben, und unterstützt Sie dabei, Kompromisse zwischen den Kosten und dem Wert des Projektlebenszyklus zu verstehen.
Schritt 5: Identifizieren Sie ähnliche Aktivitäten in früheren Projekten
Suchen Sie nach ähnlichen Aktivitäten in früheren Projekten, um eine endgültige Schätzung zu erstellen. Wenn es sich beispielsweise um ein Produktentwicklungsprojekt handelt, identifizieren Sie ähnliche Aktivitäten und Themen in früheren Projekten in bestimmten Phasen der Entwicklung, wie z. B. Design oder Bereitstellung. Erstellen Sie Kosten-, Dauer- und Ressourcenschätzungen für diese einzelnen Aufgaben.
Profi-Tipp: ClickUp Brain kann umfangreiche Produktentwicklungsdokumente durchsuchen und für Sie in Sekundenschnelle zusammenfassen. Diese zusammengefassten Dokumente helfen Ihnen, die Kernaspekte der Produktentwicklungsdokumente schnell zu erfassen und ähnliche Aktivitäten in früheren Projekten einfacher und schneller zu finden.
Schritt 6: Erstellen Sie die endgültigen Schätzungen mit den gesammelten Daten
Sobald Ihre Schätzungen fertig sind, können Sie mit der Projektdurchführung beginnen. Verwenden Sie Ihre endgültigen Schätzungen (ein einzelner Wert oder ein Bereich von Werten), um einen Workflow für die Projektdurchführung zu erstellen.
Die Arbeitsaufteilungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, eine klare Ansicht über Projektaufgaben, Zeitleisten und Ergebnisse zu erstellen und die Projektkosten und -ressourcen auf granularer Ebene genauer zu schätzen. Verwenden Sie diese Vorlage, um sicherzustellen, dass Aufgaben definiert, Ressourcen zugewiesen und der Fortschritt konsistent verfolgt wird.
Sehen Sie sich diese Vorlagen für Projektstrukturpläne an!
Sobald Sie Ihre Schätzungen fertiggestellt haben, kann ClickUp Ihnen dabei helfen, einen Projektfahrplan zu erstellen, der die strategischen Schritte detailliert beschreibt, die Ihr Team unternehmen muss, um die Projektergebnisse termingerecht zu liefern. Dieser Fahrplan zeigt klar die Projektzeitleisten, den Umfang, die Prioritäten, die Erwartungen und die Ziele auf, um das Projekt schneller voranzubringen.
Kombinieren Sie die analoge Schätzung mit der Roadmap-Vorlage von ClickUp, um eine nahtlose und strategische Projektplanung zu gewährleisten. Diese vollständig anpassbare Projekt-Roadmap enthält zahlreiche Tools für die Nachverfolgung von Projekten, die Entwicklung von Strategien und die Priorisierung von Aufgaben sowie für die Zusammenarbeit mit Ihren internen Teams, um termingerechte Ergebnisse sicherzustellen.
Beispiel für eine analoge Schätzung
Ein Projektmanager wird damit beauftragt, die Kosten und die Dauer einer neuen Social-Media-Marketingkampagne zu schätzen. Hier sind die Details:
- Projekt: Social-Media-Marketingkampagne als Aktion zur Bewerbung einer neuen Website
- Ziel: Steigerung der Besucherzahlen auf der neuen Website – 18.000 Besucher pro Monat.
- Herausforderung: Da sich das Projekt noch in der Anfangsphase befindet, fehlt dem Manager eine detaillierte Zeitleiste oder ein Kostenvoranschlag.
- Lösung: Der Manager verwendet analoge Schätzungen im Projektmanagement, um grobe Schätzungen zu erstellen. Hier sind die Schritte: Der Projektmanager listet zehn ähnliche Social-Media-Marketingkampagnen aus der Vergangenheit auf. Nach gründlicher Prüfung jedes Projekts ermittelt der Manager die ähnlichsten Variablen – Kosten, Dauer, Aktivitäten, Umfang, Zielgruppe und soziale Kanäle. Anhand dieser Daten berechnet der Projektmanager die Schätzungen für das aktuelle Projekt. Da die ersten Schätzungen möglicherweise nicht genau sind, kann der Manager die Schätzungen im Laufe des Projekts anhand weiterer Details schrittweise verfeinern.
- Der Projektmanager erstellt eine Liste mit zehn ähnlichen Social-Media-Marketingkampagnen aus der Vergangenheit.
- Nach einer gründlichen Überprüfung jedes Projekts ermittelt der Manager die ähnlichsten Variablen – Kosten, Dauer, Aktivitäten, Umfang, Zielgruppe und soziale Kanäle.
- Anhand dieser Daten berechnet der Projektmanager die aktuellen Schätzungen für das Projekt. Da die ersten Schätzungen möglicherweise nicht genau sind, kann der Manager die Schätzungen im Laufe des Projekts anhand weiterer Details schrittweise verfeinern.
- Der Projektmanager erstellt eine Liste mit zehn ähnlichen Social-Media-Marketingkampagnen aus der Vergangenheit.
- Nach einer gründlichen Überprüfung jedes Projekts ermittelt der Manager die ähnlichsten Variablen – Kosten, Dauer, Aktivitäten, Umfang, Zielgruppe und soziale Kanäle.
- Anhand dieser Daten berechnet der Projektmanager die aktuellen Schätzungen für das Projekt. Da die ersten Schätzungen möglicherweise nicht genau sind, kann der Manager die Schätzungen im Laufe des Projekts anhand weiterer Details schrittweise verfeinern.
Mit ClickUp die richtigen Kalkulationen für Projekte erstellen
Analoge Schätzungen im Projektmanagement sind unter Fachleuten sehr beliebt. Warum? Weil sie einfach anzuwenden sind, schnelle Ergebnisse liefern und weniger Prozesse erfordern.
Zu Beginn eines neuen Projekts ist die analoge Schätzung die bevorzugte Methode, um eine grobe Schätzung der Projektkosten, Ressourcen und Dauer zu erhalten. Obwohl es sich um eine grundlegende Technik handelt, können die Schätzungen sehr zuverlässig sein.
Mit ClickUp wird der analoge Schätzungsprozess noch einfacher. Mit den benutzerfreundlichen und anpassbaren Projekt-Boards und Vorlagen von ClickUp können Sie Ihre Projekt-Schätzungen im Handumdrehen erstellen. Melden Sie sich jetzt kostenlos an und probieren Sie es aus!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen parametrischer und analoger Schätzung?
Der Hauptunterschied zwischen parametrischer und analoger Schätzung im Projektmanagement besteht darin, dass die parametrische Schätzmethode Vergleiche und einheitenbasierte Berechnungen verwendet. Parametrische Schätzungen nutzen statistische Beziehungen zwischen Variablen, um die aktuellen Projektkosten oder Ressourcen zu berechnen. Analoge Schätzungen hingegen verwenden Verlaufsdaten aus ähnlichen früheren Projekten für ein neues Projekt.
Was ist ein analoges Schätzverfahren?
Eine analoge Schätzung ist eine Methode, bei der Informationen aus ähnlichen früheren Projekten verwendet werden, um die Kosten und die Dauer eines aktuellen Projekts zu schätzen. Bei der analogen Schätzmethode wird ein früheres Projekt ausgewählt, das dem neuen Projekt sehr ähnlich ist, um genaue Schätzungen zu erstellen.
Was ist das Analogieprinzip der Schätzung?
Das Analogieprinzip der Projektkalkulation beinhaltet die Verwendung von Parametern eines früheren Projekts, das dem neuen Projekt ähnelt, um Kostenschätzungen usw. abzuleiten. Dieses Prinzip bildet die Grundlage der analogen Kalkulation im Projektmanagement, bei der Schätzungen anhand von Verlaufsdaten aus früheren Projekten erstellt werden.