Sie haben es eilig. Sie haben die letzten Bearbeitungen an Ihrem Video vorgenommen und sind bereit, es per E-Mail an Ihr Team zu senden. Doch sobald Sie auf „Senden“ klicken, erscheint eine Fehlermeldung.
„Die Datei hat eine zu große Größe“. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Da Videos mehr als 80 % des gesamten weltweiten Webverkehrs ausmachen, ist es verwirrend, dass E-Mails immer noch eine unangemessene Obergrenze für die Größe der Dateien haben. Es ist heute einfacher denn je, Videos zu erstellen, aber sie zu versenden ... Das ist nicht so einfach, oder? Es muss doch eine intelligentere Lösung geben!
Videos werden weltweit aus vielen Gründen am Arbeitsplatz eingesetzt: Mitarbeiterschulungen, Produktdemos oder Tutorials, Aufzeichnungen von Meetings, Präsentationen, als Outreach-Tool für Marketingfachleute, IT-Support – die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.
Es kann sehr ärgerlich sein, wenn man keine Videos als Anhänge an E-Mails anhängen kann. Aber hier ist der Haken: Sie können große Videodateien nur dann per E-Mail versenden, wenn Sie wissen, wie es geht.
Herausforderungen beim Versenden von Videos per E-Mail
Die Qualität von Videos und Bildschirmaufnahmen verbessert sich von Jahr zu Jahr, wodurch auch ihre Größe zunimmt. Ein Video zu erstellen ist eine Sache, aber wenn man es nicht versenden kann, kann das sehr frustrierend sein.
„Warum kann ich kein Video per E-Mail versenden?“ Diese Frage kann sehr ärgerlich sein, insbesondere wenn man es eilig hat. Das größte Problem ist die Begrenzung der Größe des Anhangs, die von verschiedenen E-Mail-Plattformen auferlegt wird. Bei Gmail und Yahoo Mail liegt dieser Limit-Wert bei 25 MB. Bei Microsoft Outlook und iCloud Mail beträgt die zulässige Dateigröße nur 20 MB.
Sie können keine großen Videos per E-Mail versenden, da E-Mail-Anbieter aus Gründen der Sicherheit die maximale Größe der Datei begrenzen.
Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, dies zu umgehen. Videoplattformen bitten Sie in der Regel, das Video auf ihrer Plattform zu hosten und eine URL in Ihre Nachricht einzubetten. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Videos zu komprimieren und dann als Anhang an E-Mails anzuhängen.
Videos für E-Mails komprimieren
Schauen wir uns an, wie Sie ein Video komprimieren können, um es per E-Mail zu versenden. Komprimieren bedeutet, die Größe der Datei zu reduzieren und dabei die Originaldaten zu erhalten. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, große Videos per E-Mail zu versenden.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: verlustbehaftete Komprimierung und verlustfreie Komprimierung.
- Verlustbehaftete Komprimierung beeinträchtigt die Qualität des Videos, kann jedoch eine gute Wahl sein, wenn es sich nicht um die endgültige Version des Videos handelt.
- Verlustfreie Komprimierung reduziert die Größe des Videos in begrenztem Umfang, ohne jedoch die Qualität zu beeinträchtigen.
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, ein kostenloses Online-Tool zur Videokomprimierung zu verwenden. Laden Sie das Video in das Tool hoch, wählen Sie die gewünschte Größe und Qualität aus, komprimieren Sie das Video und laden Sie es herunter.
Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung einer komprimierten ZIP-Datei. So erstellen Sie komprimierte Dateien:
- Wählen Sie die Video-Datei aus, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
- Ein Dropdown-Menü wird geöffnet. Bewegen Sie den Mauszeiger auf „Senden an“.
- Wählen Sie „Komprimierter ZIP-Ordner“
- Senden Sie die komprimierte, lokal gespeicherte Datei als Anhang Ihrer E-Mail.
So fügen Sie Videos als Anhänge zu E-Mails hinzu
Nachdem Sie nun eine komprimierte Datei haben, stellt sich die nächste Frage: „Wie hänge ich ein Video an eine E-Mail an?“ So geht's:
- Erstellen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie auf die Option „Anhang“ (in der Regel ein Clip-Symbol).
- Sie werden zu den Dateien auf Ihrem lokalen Laufwerk weitergeleitet, um sie in die E-Mail hochzuladen. Wählen Sie das Video aus, das Sie hochladen möchten.
- Warten Sie, bis der Anhang der Datei vollständig am Ende der E-Mail angehängt ist.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anhängen von Anhängen in Gmail.
Profi-Tipp: Sie können auch Ihr Smartphone verwenden, um E-Mails mit Videos zu versenden. Wählen Sie einfach das Video aus Ihrer Galerie oder Ihrem Laufwerk aus, während Sie die E-Mail verfassen. Möglicherweise können Sie die Größe des Videos nicht komprimieren, aber Sie sollten in der Lage sein, einen Link zum Teilen von Ihrem Anbieter für Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive oder Apple zu versenden.
Durch den Anhang des Videos versenden Sie Videodateien als Teil der E-Mail – der Empfänger kann das Video ansehen, ohne weitergeleitet zu werden.
Aber wie versendet man eine E-Mail, wenn die Datei zu groß ist? Wenn die Datei selbst nach der Komprimierung noch zu groß ist, können Sie das Video möglicherweise nicht als Anhang versenden. Stattdessen gibt es einige Möglichkeiten, die Datei per E-Mail zu versenden, ohne sie tatsächlich anzuhängen.
Versenden großer Video-Dateien per E-Mail
Die Cloud ist hier die Lösung! Die bequemste Methode, um eine große Video-Datei zu versenden, ohne sie als Anhang an die E-Mail anzuhängen, besteht darin, sie zunächst in einen Cloud-Speicher hochzuladen und dann einen Link zum Teilen per E-Mail zu versenden.
Schauen wir uns einige Möglichkeiten an, wie dies zu erledigen ist.
So versenden Sie große Video-Dateien per E-Mail
Es ist nicht zwingend erforderlich, Dateien als Anhang an die E-Mail anzuhängen. Mit Cloud-Speicherdiensten können Sie Videos hochladen und den Link mit Ihren Zuschauern freigeben. Der Zuschauer kann einfach auf den Link zugreifen und das Video herunterladen.
Hier sind einige Dienste für den Cloud-Speicher, die Sie ausprobieren können:
1. Google Drive
Google Drive ist ein Cloud-Speicher, den Google seinen Benutzern anbietet. Damit können Benutzer große Dateien hochladen und als Links freigeben. Öffnen Sie dazu Gmail:
- Klicken Sie oben links auf „Verfassen“.
- Klicken Sie unten in der Nachricht auf „Dateien über Drive einfügen“.
- Wählen Sie die Dateien aus, die Sie als Anhang hinzufügen möchten.
- Entscheiden Sie unten auf der Seite, wie Sie die Datei versenden möchten:
- Drive-Link: Dies funktioniert für alle in Drive gespeicherten Dateien, einschließlich Dateien, die mit Google Docs, Sheets, Slides oder Formularen erstellt wurden.
- Anhang: Dies funktioniert nur für Dateien, die nicht mit Google Docs, Sheets, Slides oder Formularen erstellt wurden.
- Klicken Sie auf „Einfügen“.
Für Nutzer von Gmail gibt es hier einen Gmail-Hack: Es gibt spezielle Optionen zum Hochladen von Links aus Google Drive. Sie können auch die Chrome-Erweiterung für Google Drive oder Google Fotos verwenden, um Fotos hochzuladen und sie zu freigeben.
2. MailDrop
Für Apple-Fans bietet MailDrop eine ähnliche Möglichkeit, große Dateien freizugeben, indem sie in iCloud hochgeladen werden. Sie können den Link zum Video aus iCloud senden, auf den der Benutzer dann zugreifen und das Video herunterladen kann.
3. OneDrive
Der von Microsoft angebotene Cloud-Dienst OneDrive bietet jedem Benutzer kostenlosen Zugriff auf 5 GB Speicherplatz, um Videos und andere Dateien hochzuladen und mit anderen freizugeben.
Aber gibt es eine Möglichkeit, ein Video mit Ihrem iPhone per E-Mail zu versenden, oder gibt es eine Möglichkeit, ein Video über Gmail zu versenden?
Android- und Apple-Benutzer haben das gleiche Problem: Während ein Gmail-Konto eine maximale Größe der Dateien von 25 MB zulässt, erlaubt Apple nur 20 MB. Mit Google Drive und MailDrop können Sie dieses Problem umgehen und Videos per E-Mail freigeben.
Videos über soziale Medien oder Online-Videoplattformen freigeben
E-Mails sind nicht die einzige Möglichkeit, Ihre Kunden, Mitglieder des Teams oder Freunde zu erreichen. E-Mails und damit verbundene tools sind zwar eine große Hilfe für die Kommunikation, aber Social-Media-Kanäle stehen ihnen in nichts nach.
Soziale Medien
Soziale Medien sind eine großartige Lösung für den schnellen Austausch und die Verbreitung von Informationen an ein großes Publikum. Sie können Videos freigeben und Videokampagnen auf sozialen Medienkanälen wie Facebook, Instagram, LinkedIn und Snapchat durchführen.
Das Freigeben von Videos in sozialen Medien hat eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören:
- Unternehmen und Privatpersonen können ihre Ideen, Botschaften und Erfahrungen ganz einfach kommunizieren.
- Die Reichweite sozialer Medien ermöglicht es, ein höheres Engagement zu erzielen.
- Analysetools zur Bewertung der Leistung des Videos, der Anzahl der Ansichten und der Interaktion
Neben diesen Vorteilen gibt es jedoch auch gewisse Nachteile zu berücksichtigen:
- Sich ständig ändernde Social-Media-Algorithmen können die Sichtbarkeit und Reichweite Ihrer Videos beeinträchtigen.
- Die Wirkung eines Videos lässt sich nur schwer einschätzen, sobald es in sozialen Medien freigegeben wurde.
YouTube
YouTube ist ein Synonym für die Freigabe von Videos. Die Plattform bietet Videos aus praktisch jedem Genre, in jeder Länge und jedem Format. Benutzer können über ihren Computer, ihr Mobiltelefon oder jedes andere internetfähige Gerät innerhalb von Sekunden auf die auf dieser Video-Hosting-Plattform freigegebenen Videos zugreifen (und sogar eigene Videos hochladen).
Neben YouTube gibt es mehrere Alternativen zu E-Mail-Diensten zum Freigeben von Videos. Hier sind einige davon:
- Vimeo: Eine benutzerfreundliche Plattform für Videoerlebnisse, die vor allem von Kreativen, Vermarktern und Künstlern genutzt wird. Die Plattform ist auf Profis zugeschnitten und konzentriert sich auf hochwertige Inhalte und raffiniertes Video-Hosting mit unterschiedlichen Upload-Limits und Freigabeoptionen.
- LinkedIn: LinkedIn ist ein Muss für Unternehmen und Fachleute und ermöglicht es, Video-Inhalte freizugeben, um Ihre Botschaft zu verstärken und Verbindungen zu fördern.
- Facebook: Bietet eine immense Reichweite, jedoch mit bestimmten Upload-Limiten und Monetarisierungsoptionen. Es ist eine großartige Plattform für Video-Marketing.
- Wistia: Ideal für Geschäfte, die sich auf die Lead-Generierung konzentrieren, und bietet erstklassige Videoanalysen und Hosting-Services.
- Vidyard und seine Alternativen: Eine Video-Hosting- und Analyseplattform, mit der Benutzer ihre Videos erstellen, hosten, freigeben und deren Aufrufe verfolgen können.
Video-Sharing mit ClickUp
Suchen Sie nach einem Tool, mit dem Sie große Videos mit minimalem Aufwand freigeben können? ClickUp ist die Lösung für Sie.
Bildschirmaufnahmen helfen Menschen, schneller zu kommunizieren, besser zu erklären und schneller zu arbeiten. Sie glauben uns nicht? Forbes hat herausgefunden, dass Zuschauer 95 % einer Botschaft behalten, wenn sie ein Video ansehen, verglichen mit 10 %, wenn sie einen Text lesen.
Mit ClickUp Clips können Sie Videos sofort aufnehmen und versenden, ohne sich Gedanken über Qualität oder Länge machen zu müssen. Ob Feedback geben, Verträge erklären, kommunizieren, Fehler melden, Kunden einweisen, Produktdemos durchführen oder Projekt-Updates freigeben – diese App kann alles!
Nehmen Sie zum Beispiel Produktbeschreibungen: Sie müssen keine langen Anleitungen mehr schreiben, in denen Sie jeden Schritt erklären. Nehmen Sie einfach die Funktion auf und geben Sie das Video mit einem einzigen Klick frei.
Mit ClickUp Clips, dem Bildschirmaufzeichnungstool von ClickUp, können Sie:
- Kommunizieren Sie effektiv mit hochwertigen Videos
- Transkribieren Sie Videos mit ClickUp Brain, kopieren Sie Ausschnitte und verwenden Sie Zeitstempel, um innerhalb des Videos zu springen.
- Laden Sie das Video herunter, geben Sie einen öffentlich zugänglichen Link frei oder verwenden Sie das Video innerhalb des Tools.
- Kommentieren Sie die Clips, um Ihrem Team Feedback zu geben, und zeigen Sie gleichzeitig die Zeitleiste aller Kommentare an.
- Betten Sie Clips in Beschreibungen von Aufgaben ein, um Ihre Clips zu einem integralen Bestandteil Ihres Workflows zu machen.
- Mit Clips Hub können Sie Clips an einem Ort visualisieren, suchen und sortieren.
Mit einer Dateifreigabesoftware wie ClickUp Clips müssen Sie sich keine Gedanken mehr über das Versenden großer Video-Dateien per E-Mail machen, sondern können stattdessen einen Link freigeben, über den die Empfänger sofortigen Zugriff erhalten.
Darüber hinaus können Sie Ihre E-Mails in ClickUp integrieren, um den Prozess weiter zu vereinfachen und alle Ihre Aktionen mit diesem tool von einem Ort aus auszuführen.
Mit ClickUp können Sie E-Mails direkt innerhalb einer Aufgabe senden und empfangen und zwischen dem Versand von E-Mails an Personen außerhalb des Teams und intern wechseln. Es unterstützt mehrere E-Mail-Anbieter und E-Mail-Clients, darunter Outlook, IMAP, Gmail und Microsoft 365.
Mit der ClickUp-E-Mail-Integration können Sie:
- Versenden Sie E-Mails aus einer Aufgabe heraus und erstellen Sie automatisch einen E-Mail-Trichter.
- Legen Sie Standard-Signaturen für E-Mails fest und erstellen Sie E-Mail-Vorlagen.
- Automatisieren Sie E-Mail-Workflows für Website-Transaktionen, Fehlermeldungen und mehr.
Best Practices für das Versenden von Videos per E-Mail
Wie bei E-Mails und Videokonferenzen sind auch hier Etikette und Best Practices wichtig. Beachten Sie beim Versenden von Videos per E-Mail Folgendes:
- Kürze ist eine Tugend: Halten Sie das Video so kurz wie möglich, um ein maximales Engagement zu gewährleisten. Die ideale Länge beträgt zwei bis drei Minuten. Wenn Sie ein detaillierteres Video oder ein Anleitungsvideo haben, können Sie es auf fünf Minuten ausdehnen.
- Schreiben Sie auch die E-Mail: Verfassen Sie einen passenden E-Mail-Text. Auch wenn das Video die meisten Informationen enthält, ist es wichtig, den Empfängern in der E-Mail einen Überblick über das Video zu geben und ihnen zu erklären, warum sie es sich ansehen sollten.
- Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile: Achten Sie darauf, dass das Wort „Video” unbedingt in der Betreffzeile der E-Mail enthalten ist. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Empfänger die E-Mail öffnen und das Video selbst ansehen.
- Konzentrieren Sie sich auf den Inhalt: Kein Benutzer wird sich ein Video weiter ansehen, das keinen Wert bietet. Senden Sie Ihren Zuschauern immer sorgfältig strukturierte Videos.
- Konzentrieren Sie sich auf die Qualität: Stellen Sie sicher, dass die Interaktion nicht aufgrund mangelnder Video- oder Audioqualität abnimmt. Sehen Sie sich das Video selbst an, und wenn Sie sich selbst aufnehmen, positionieren Sie sich an einem gut beleuchteten Ort.
- Testen Sie die E-Mail: Wenn Sie zum ersten Mal ein Video als Anhang an eine E-Mail anhängen, senden Sie die E-Mail zunächst an sich selbst oder an eine andere Person, die an demselben Projekt arbeitet, um zu überprüfen, ob das Video zugänglich ist oder nicht.
Diese Faktoren konzentrieren sich in erster Linie auf die Bereitstellung einer positiven Benutzererfahrung, die sicherstellt, dass die Ziele des Versendens des Videos erreicht werden.
Überwinden Sie Herausforderungen bei Video-Dateien mit ClickUp
Videos sind zu einem wichtigen Bestandteil der Kommunikation geworden, sei es für die Arbeit oder in der Freizeit.
Das Versenden großer Videos per E-Mail ist jedoch fast unmöglich, ohne sie zu komprimieren oder in einen Cloud-Dienst hochzuladen.
ClickUp Clips ist ein hervorragendes tool, mit dem Sie Ihren Bildschirm aufzeichnen, aus Videos Aufgaben erstellen und Videodateien als Anhänge in E-Mails verwenden können. Mit einem Tool wie ClickUp ist das Aufzeichnen, Verwalten und Freigeben von Videos ein Kinderspiel – ebenso wie die Steigerung der Produktivität und Effizienz. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an!