Google Drive ist eine von Google entwickelte Cloud-Speicherlösung, in der alle Dokumente gespeichert werden, die Sie mit Ihrem Gmail-Konto erstellt oder anderen Benutzern freigegeben haben. Darüber hinaus erfolgt die Synchronisierung dieser Dokumente automatisch, sodass Sie Ihre Arbeit dort fortsetzen können, wo Sie aufgehört haben, ohne die Datei jedes Mal von Grund auf neu aktualisieren zu müssen.
Google Drive ist das Rückgrat jedes Google Workspace und bietet kostenlosen Speicher, Zugänglichkeit und Sichtbarkeit, die Ihr Team benötigt. Die Benutzeroberfläche von Google Drive macht das Erstellen und Ablegen von Dateien einfach und schnell.
Sind Sie ein Google Drive-Benutzer, der seine Produktivität auf die nächste Stufe heben möchte? Wir haben eine Liste mit praktischen Google Drive-Hacks zusammengestellt, um Ihre Erfahrung zu verbessern und Ihnen zu helfen, das Beste aus Google Drive herauszuholen.
Machen Sie sich bereit, Ihre Nutzung zu optimieren und Ihren Workflow mit diesen praktischen Tipps zu rationalisieren.
Wichtige Features von Google Drive
Sind Sie bereit, das volle Potenzial dieser cloudbasierten Plattform auszuschöpfen?
Google Docs, Google Tabellen und Google Slides verstehen
Die drei Komponenten von Google Drive sind Docs, Sheets und Slides.
Google Docs
Docs sind kollaborative Dokumente in Echtzeit, mit denen Sie Ihre Inhalte schreiben, bearbeiten und mit anderen freigeben können, unabhängig vom Gerätetyp oder Speicherort.
Wenn Sie ein neues Google Doc erstellen, können Sie die folgenden Features nutzen:
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Docs vereinfacht die Echtzeit-Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams und ermöglicht das einfache Freigeben von Dokumenten, gemeinsame Bearbeitung und Hinzufügen von Aktionspunkten, Kommentaren, Vorschlägen und Versionsverlaufsprüfungen. Erwähne bestimmte Teammitglieder, indem du sie mit einem Tag versehen (@Name), damit sie die Unterhaltung innerhalb von Docs fortsetzen können, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.
- Integrierte Intelligenz für schnelleres Schreiben: Die innovative Schreibfunktion von Docs bietet automatisierte Schreibempfehlungen, um den Schreibprozess zu beschleunigen. Darüber hinaus sorgen Features wie Sprachsteuerung, Grammatikempfehlungen usw. dafür, dass Ihr endgültiger Entwurf frei von Fehlern ist.
- Offline-Produktivität: Mit Docs können Sie ohne Internetverbindung Dokumente schreiben, bearbeiten und auf den Google Drive-Dateistream zugreifen – ein hilfreiches Feature, wenn Sie im Flugzeug sitzen oder sich in einem Gebiet mit schlechtem Netzempfang befinden. Viele Alternativen zu Google Docs bieten dieses Feature nicht.
- Integration mit anderen Google-Apps und Add-Ons: Ein Google Doc lässt sich problemlos mit anderen Google-Apps wie Google Tabellen, Google Meet, Gmail und Slides integrieren.
Greifen Sie innerhalb von Docs auf Anwendungen von Drittanbietern wie Produktivitäts-Tools und Vertragsmanagement-Apps zu, um schneller zu arbeiten.
Google Tabellen
Google Tabellen, auch als Datenbanksoftware bezeichnet, sind Tabellenkalkulationen, die Teams dabei helfen, datengestützte Geschäftsentscheidungen zu treffen, indem sie große Datenmengen in Echtzeit analysieren.
Mit Google Tabellen stehen Ihnen folgende Features zur Verfügung:
- Zugriff auf Daten und deren Analyse durch Zusammenarbeit in Echtzeit: Ähnlich wie bei Docs können Sie mit Google Tabellen den Datenzugriff für Ihre Teammitglieder freigeben, die Bearbeitung in Echtzeit zum Einfügen von Eingaben aktivieren und Aktionspunkte im Zusammenhang mit der Analyse zuweisen. Mit integrierter Intelligenz bietet Google Formelempfehlungen, die die Datenanalyse für die Teammitglieder vereinfachen.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Lösungen: Verwenden Sie die AppSheets-Erweiterung, um benutzerdefinierte Anwendungen wie Umfrage-Tools, Kanban-Boards, Projekt-Tracker, Audit-Checklisten und ähnliche Lösungen zu erstellen. Es stehen mehrere App-Vorlagen ohne Programmieraufwand zur Auswahl, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.
- Extrahieren Sie wichtige Daten ohne Sicherheitsrisiken: Extrahieren und herunterladen Sie große Datenmengen wie Social-Media-Berichte, monatliche HubSpot-Website-Besucherlisten und Listen potenzieller Leads ohne Sicherheitsrisiken. Analysieren Sie Daten mit Tools wie BigQuery in Tabellen und erstellen Sie personalisierte Dashboards, ohne sich um Sicherheitsrisiken sorgen zu müssen.
Google Slides
Mit Slides können Sie mit jedem Gerät in Echtzeit eindrucksvolle, storybasierte Präsentationen erstellen.
Die wichtigsten Features von Slides sind folgende:
- Überzeugende Präsentationen mit weniger Aufwand: Mit den in Slides integrierten Präsentationsvorlagen, Farbpaletten und Schriftarten können Sie schneller überzeugende Präsentationen in Echtzeit erstellen und gemeinsam bearbeiten.
- Zusätzliche Präsentationsfunktionen: Folien mit zusätzlichen Features wie Untertiteln, Sprechernotizen und Sprecheransicht stärken das Selbstvertrauen des Sprechers während der Präsentation.
Darüber hinaus bietet Slides die üblichen Google Drive-Features wie Zusammenarbeit in Echtzeit, Bearbeitung und Freigabe für Team-Mitglieder.
Die Funktion „Papierkorb“ in Google Drive
Der Papierkorb in Google Drive ist der Ordner, in den Ihre gelöschten Google Drive-Dateistreams verschoben werden. Eine oder mehrere Dateien im Papierkorb können innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden. Nach Ablauf dieser 30 Tage werden sie automatisch gelöscht.
Der Papierkorb in Google Drive hat zwei Hauptfunktionen:
- Datei löschen: Um eine Datei aus dem Papierkorb zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Entfernen“. Nur Eigentümer können Dateien in den Papierkorb verschieben. Wenn Sie nicht der Eigentümer sind, müssen Sie eine Kopie der Datei erstellen (Duplikate der Originaldateien erstellen) und diese dann in den Papierkorb verschieben.
- Wiederherstellen einer Datei: Das Wiederherstellen einer Datei aus dem Papierkorb ist ebenso einfach. Wenn Sie eine Datei innerhalb von 30 Tagen nach dem Verschieben in den Papierkorb wiederherstellen möchten, gehen Sie zum Papierkorb, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und klicken Sie auf „Wiederherstellen“. Alternativ können Sie auf „Endgültig löschen“ klicken, um die Datei dauerhaft zu entfernen, wenn Sie nicht 30 Tage warten möchten.
Mit dem Papierkorb wird es einfacher, die richtige Menge an Speicher zu verwalten. Da nur Eigentümer Dateien löschen können, sorgt Drive auch dafür, dass Ihre Daten sicher sind und nicht ohne Ihre Zustimmung entfernt werden können.
Wie funktioniert das „Rückgängig“-Feature in Google Drive?
Das Feature „Rückgängig“ in Google Drive ist für Google-Workspaces sehr hilfreich, da Sie damit Ordner innerhalb von Google Drive und seinen Unterordnern verschieben, umbenennen, hochladen, Berechtigungen aktualisieren, löschen und wiederherstellen können.
Google Drive im Geschäft: Fokus auf Zusammenarbeit und Dateifreigabe
Mit verbesserten Features für Sicherheit, erweiterten Suchfunktionen und Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit bietet Google Drive eine robuste Lösung für Unternehmen jeder Größe.
Wie Echtzeit-Bearbeitung die Zusammenarbeit in Google Drive verbessert
Google Drive bietet die folgenden erweiterten Features für die Bearbeitung:
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit mehreren Mitgliedern des Teams zusammen während der Bearbeitung eines Dokuments, einer Tabelle oder einer Folie.
- Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen, wenn ein Mitglied einen Kommentar, einen Vorschlag oder andere Elemente per E-Mail hinzufügt.
- Um die Besonderheiten der Bearbeitung zu verstehen, überprüfen Sie die Versionen Ihres Dokuments, Ihrer Tabelle oder Ihrer Folie.
- Beantworten Sie die Kommentare Ihrer Team-Mitglieder, anstatt zwischen Anwendungen zu wechseln. Durchführen Sie die Bearbeitung Ihrer Kommentare/Antworten und markieren Sie sie als gelöst, wenn sie beantwortet sind, um Verwirrung zu vermeiden.
Dank der Echtzeit-Bearbeitung-Features wird Ihr Team über alle Änderungen informiert, was zu weniger Verwirrung und Konflikten unter den Teammitgliedern führt. Mit Drive können Sie den Versionsverlauf minutengenau überprüfen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherstellen.
Google hilft jedem Mitarbeiter, seinen Beitrag zu leisten, und stellt sicher, dass alle Mitglieder des Teams auf dem gleichen Stand sind und jedes Detail an einem Ort dokumentiert wird, um eine einzige Quelle für Ihre Inhalte und Daten zu schaffen.
Die Berechtigungen zum Freigeben in Google Drive verstehen
Google Drive ist eine Software zur Dateifreigabe, mit der Mitglieder des Teams je nach den Einstellungen des Eigentümers auf Dokumente oder Tabellen zugreifen können.
Wenn Sie Eigentümer einer Datei sind, haben Sie vier Arten von Berechtigungen zum Freigeben:
Ansicht des Zugriffs
Gewähren Sie einem bestimmten Benutzer Lesezugriff, indem Sie dessen E-Mail-Adresse hinzufügen. Sie können den Zugriff auch auf „Jeder kann die Ansicht erhalten“ ändern, sodass jeder, der über den freigegebenen Link zu der Datei verfügt, diese anzeigen kann.
Wenn Sie ein internes Dokument mit einem Kunden oder einem externen Anbieter freigeben, gewährleistet die Bereitstellung einer Ansicht die Datenschutz-Funktionen der Datei, ohne die zugrunde liegenden Informationen einzuschränken.
Bearbeitungszugriff
Durch die Gewährung von Rechten für die Bearbeitung ermöglichen Sie einem Benutzer, Änderungen direkt in der Datei vorzunehmen. Der Benutzer kann die Datei jedoch nicht in den Papierkorb oder in einen Ordner verschieben.
Arbeiten Sie mit mehreren Teammitgliedern in Google Drive zusammen. Gewähren Sie Teammitgliedern für gemeinsam genutzte Ressourcen Zugriff auf die Bearbeitung, damit sie notwendige Änderungen vornehmen können, ohne jedes Mal um Zugriff bitten zu müssen.
Kommentarzugriff
Wenn Sie jemandem nur Lesezugriff gewähren, kann diese Person Ihr Dokument anzeigen, Kommentare hinzufügen und Vorschläge machen. Sie kann jedoch weder den Inhalt des Dokuments ändern noch die Datei für andere freigeben.
Übertragung der Eigentümerschaft
Durch die Übertragung der Eigentümerschaft an einen Benutzer ermächtigen Sie diesen, Dateien anzuzeigen, zu bearbeiten und zu ändern, Dateien zu organisieren, sie in Ordner oder den Papierkorb zu verschieben und über die Ordnerstruktur zu entscheiden.
Angenommen, ein Mitarbeiter verlässt Ihr Unternehmen. Im Rahmen der Wissensübergabesitzung stellen Sie sicher, dass er die Zugriffsrechte für seinen Google Drive-Dateistream in Google Drive übergibt.
Auf diese Weise haben Sie auch dann noch Zugriff auf alle Dateien, an denen der Mitarbeiter gearbeitet hat, wenn Sie dessen ID in Zukunft deaktivieren.
Die Bedeutung von Google Drive für die Teamarbeit und für Ihr Geschäft
Unternehmen nutzen Google Workspace und Drive als Suite zur Steigerung der Produktivität, um integrative funktionsübergreifende Teams aufzubauen, wenn alle Mitarbeiter remote arbeiten.
Zu den wichtigsten Vorteilen von Google Drive für Unternehmen zählen:
Skalieren Sie Ihr Unternehmen, ohne Ihre Teams zu überlasten.
Google Drive vereint die meisten Lösungen, die Sie für die Skalierung Ihres Unternehmens und die Verwaltung Ihres Teams benötigen: Docs für die Dokumentation, Sheets für die Datenbankverwaltung, Slides für die Erstellung innovativer Präsentationen, Meet für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Stakeholdern und Chat für die Kommunikation mit internen Teams.
Google ermöglicht es Ihnen, Ihren Workspace mit zahlreichen Erweiterungen und Add-On-Apps zu personalisieren. Erstellen Sie Vorlagen für Ihre Dokumente, um sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren, benutzerdefinierte Workflows in Google Tabellen zu erstellen und vordefinierte Präsentationsvorlagen zu erstellen, um den Zeitaufwand für die Erstellung von Präsentationen zu minimieren.
Reduzieren Sie Ihre Betriebskosten
Der kostenlose Free-Plan von Google ist für Einzelpersonen oder kleine Teams ausreichend.
Wenn Sie sich für die kostenpflichtigen Tarife von Google One entscheiden, kostet der Basic-Plan ab 1,99 $/Monat und bietet bis zu 100 GB Speicher. Der Enterprise-Plan kostet 9,99 $/Monat für bis zu 2 TB Speicher und Zugriff auf alle Google Drive-Apps.
Zugriff von überall und jederzeit
Mobilität ist wichtig, wenn Sie Remote-Teams verwalten. Beispielsweise können Mitarbeiter von unterwegs aus Präsentationen auf ihren Mobilgeräten erstellen.
Sie können von überall auf der Welt auf jedes Dokument, jede Tabelle oder jede Folie zugreifen, sofern diese für Sie freigegeben wurde. Ganz gleich, ob Sie unterwegs einen Vorschlag verfassen oder an einem Meeting teilnehmen müssen – mit Google Drive spielt der Speicherort oder der Gerätetyp keine Rolle.
15 Google Drive-Hacks, um ein Experte als Benutzer zu werden
Google Drive bietet ein immenses Potenzial für den Aufbau und die Pflege eines produktiven Teams. Nutzen Sie die folgenden Google Drive-Hacks, um Ihren Workspace optimal zu nutzen:
1. Das Feature „Schnellfreigabe“ von Google Drive verstehen
Mit der Schnellfreigabe-Funktion von Google Drive ist das Freigeben einer Datei oder eines Ordners an ein Team-Mitglied ein Kinderspiel. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Inhalte für Geräte in Ihrer Nähe freigeben. Dieses Feature ist für Android 6+ Geräte, Chromebooks und ausgewählte Windows-Geräte verfügbar.
Suchen Sie die Datei, tippen Sie auf „Teilen“ und anschließend auf „Schnellfreigabe“. Auf Ihrem Bildschirm werden nun die Namen der Geräte in der Nähe angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Gerät aus und senden Sie die Datei oder den Ordner. Das Beste daran ist, dass dieses Feature auch offline verfügbar ist.
Wussten Sie, dass Sie in Google Drive Einstellungen ändern und festlegen können, wer Dateien mit Ihnen teilen darf? Sie können eine Datei auch für nur zehn Minuten für eine bestimmte Person freigeben.
2. Nutzen Sie die Vorteile von Benachrichtigungen in Google Drive
E-Mails sind zwar die Standard-Benachrichtigungsmethode für Google Drive, Sie können jedoch auch andere Benachrichtigungsmethoden für das Web, Mobilgeräte und E-Mails auswählen.
Google Drive benachrichtigt Sie, wenn folgende Ereignisse eintreten:
- Eine neue Datei/ein neuer Ordner wird für Sie freigegeben
- Sie werden in einem Element/Kommentar erwähnt.
- Ein neuer Benutzer beantragt Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner, deren/dessen Eigentümer Sie sind.
Legen Sie Ihre Geräteeinstellungen fest, um Benachrichtigungen zu erhalten. Gehen Sie zur Seite „Einstellungen“, klicken Sie auf „Benachrichtigungen“ und aktivieren oder deaktivieren Sie das Gerät (Computer, Android, iPhone und iPad) entsprechend Ihren Präferenzen.
Die intelligenten Browser-Benachrichtigungen von Google Drive sind ein echter Game-Changer für Remote-Teams, die asynchron arbeiten. Sie reduzieren die Notwendigkeit häufiger Meetings und halten das gesamte Team auf einfache Weise über den Arbeitsfortschritt auf dem Laufenden.
3. Effektive Nutzung der Suchfunktion
Mit der intelligenten Suchleiste von Google Drive können Sie eine Datei nach Name, Inhalt, Typ, Größe, Datum und den Personen, mit denen sie freigegeben wird, suchen. Dieses erweiterte Feature ermöglicht es Ihnen, Filter wie Eigentümer, Wörter, Name, Speicherort, Änderungsdatum und Genehmigungen hinzuzufügen und auszufüllen. So finden Sie eine Datei schneller, als wenn Sie jede Datei manuell öffnen müssten.
4. Entdecken Sie die Erweiterungen und Add-On-Pakete für Google Drive
Neben den integrierten Features bietet Google Drive mehrere Erweiterungen und Add-Ons, um Benutzern im Geschäftsbereich ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Die Integration von ClickUp und Google Drive vereinfacht beispielsweise das Leben von Projektmanagern auf folgende Weise:
- Fügen Sie Google Drive-Dateistreams wie Docs, Sheets und Slides direkt zu ClickUp-Aufgaben, Unteraufgaben und Kommentaren hinzu, um die Sichtbarkeit und Zusammenarbeit des gesamten Teams zu verbessern.
- Durchsuchen Sie Ihre persönlichen Drive-Dateien und freigegebenen Drive-Dateien innerhalb von ClickUp, ohne die Plattform zu verlassen oder zwischen beiden Anwendungen zu wechseln.
- Erstellen Sie Dokumente und Tabellen innerhalb von ClickUp, und sie werden automatisch in Ihrem Google Drive gespeichert und als Anhang an Ihre Aufgabe angehängt.
Greifen Sie auf weitere Google-Tools aus dem Google Marketplace zu, um Ihren Arbeitsplatz zu organisieren.
5. Installieren Sie Drive, Dokumente, Sheets und andere Apps auf Ihrem Desktop und Mobilgerät
Einer der Google Drive-Hacks besteht darin, Docs, Sheets, Slides und ähnliche Anwendungen auf Ihrem Laptop, iPad und Smartphone zu installieren. Google Drive sorgt für die Synchronisierung aller Geräte. Sie können ein Dokument auf Ihrem Computer erstellen, es auf Ihrem Mobilgerät bearbeiten und auf einem anderen Gerät öffnen, wobei der Inhalt automatisch aktualisiert wird.
Google Drive sichert zwar alle Ihre Dateien und Bilder, aber das Limit für den Speicher beträgt 15 GB pro Konto. Wenn Sie das Limit überschreiten, müssen Sie entweder mehr Speicher kaufen oder einige alte Dateien dauerhaft löschen, um Platz für neue zu schaffen.
6. Umgehen von Gmail-Anhangsbeschränkungen mit Drive
Wenn Sie ein Dokument oder eine Mediendatei (z. B. Bilder oder Adobe Creative-Dateien) mit einer Größe von mehr als 25 MB als Anhang an Ihre E-Mail anhängen, verhindert Gmail den Versand. Google Drive ist ein Segen und ermöglicht Ihnen den Versand von Dateien mit einer Größe von bis zu 10 GB.
Laden Sie dazu zunächst Dokumente oder Microsoft Office-Dateien in Google Drive hoch und versenden Sie den freigegebenen Link aus Ihrer E-Mail. Alternativ können Sie auch auf das Drive-Symbol in der unteren Leiste Ihres E-Mail-Entwurfs klicken, die Datei auswählen, die Sie freigeben möchten, und auf „Einfügen“ klicken, um die Datei als Anhang an Ihre E-Mail zu hängen.
7. Externe Dateien per Drag & Drop verschieben
Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien in Google Drive hochzuladen. Wählen Sie „Neu“, klicken Sie auf „Datei hochladen“, wählen Sie die Datei auf Ihrem Gerät aus und laden Sie sie in Google Drive hoch.
Das Drag-and-Drop-Feature ist eine schnellere Methode zum Hochladen einer Datei. Ziehen Sie einfach eine Datei aus dem Windows Explorer oder MacOS Finder in Google Drive.
8. Lesezeichen für wichtige Google Drive-Dateien setzen
Müssen Sie jedes Mal durch Google Drive scrollen, wenn Sie eine neue Datei suchen? Stattdessen können Sie die Datei oben auf Ihrem Bildschirm mit einem Lesezeichen versehen.
Ein Google Drive-Hack besteht darin, Dateitypen zur Lesezeichen-Leiste hinzuzufügen. Gehen Sie zu chrome://bookmarks und fügen Sie Dateitypen für Docs, Sheets, Slides und andere Dateitypen hinzu.
9. Zugriff auf vorgefertigte Vorlagen
Google bietet vorgefertigte Vorlagen für Docs, Sheets, Slides, Google Forms und andere Komponenten. Diese Vorlagen sind Ihre Rettung, wenn Sie es eilig haben oder einfach keine Lust haben, ein Dokument von Grund auf neu zu erstellen. Wählen Sie eine beliebige Vorlage aus der umfangreichen Bibliothek von Google aus, passen Sie sie bei Bedarf benutzerdefiniert an und legen Sie los.
Um auf die Vorlagenbibliothek zuzugreifen, wählen Sie einen Dateityp wie „Tabellen“ aus und klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite, um zwei Optionen anzuzeigen: „Leere Tabelle“ und „Aus einer Vorlage“. Klicken Sie auf die zweite Option, um die gewünschten Vorlagen zu finden.
Hier finden Sie die Vorlagenbibliothek für Tabellen, in der Sie verschiedene Vorlagentypen finden, z. B. To-do-Listen, Arbeit und Projektmanagement.
Für Dokumente stehen Ihnen Optionen wie Lebensläufe, Angebote und Verkaufsdokumente zur Verfügung.
10. PDF-Dateien für die Bearbeitung bereitstellen
Wenn Sie nicht über das Originaldokument verfügen und die PDF-Datei bearbeiten müssen, laden Sie sie in Google hoch und wählen Sie die Auswahl „Mit Google Docs öffnen“. Ihre PDF-Datei wird in ein neues Dokument konvertiert und automatisch gespeichert. Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf das Google Drive-Symbol klicken. Bearbeiten Sie die Dokumentdatei und speichern Sie sie als PDF.
11. Dokumente ohne Scanner scannen
Möchten Sie Dokumente (z. B. Rechnungen oder Quittungen) direkt einscannen und in Docs speichern? Hier ist ein toller Google Drive-Hack dafür.
Öffnen Sie Google Drive auf Ihrem Android-Smartphone. Klicken Sie auf „+“, um das Scan-Symbol zu finden, und wählen Sie es aus. Die Kamera Ihres Smartphones erfasst das Bild des Papiers und schneidet es zu, um die Ränder zu entfernen. Google Drive konvertiert es dann in eine Schwarz-Weiß-PDF-Datei in Ihrem Drive.
12. Organisieren Sie Ihr Drive für ein größeres Team
Wenn Sie Google Workspace unternehmensweit nutzen, ist einer der besten Google Drive-Hacks die Einrichtung Ihres Google Shared Drive (früher bekannt als Team Drive). Der Zweck von Shared Drive besteht darin, dass die darin gespeicherten Dokumente und Dateien für das Team bestimmt sind. Sie müssen nicht jedes Mal den Zugriff freigeben; jeder aus Ihrem Team kann jederzeit auf diese Dateien zugreifen.
Das Beste daran ist, dass selbst wenn jemand das Unternehmen verlässt, die von ihm erstellten Dokumente in dieser Art von Drive unverändert bleiben.
Die Schritte zum Erstellen eines Team-Laufwerks sind wie folgt:
- Zu Google Drive gehen
- Klicken Sie links auf „Gemeinsam freigegebene Laufwerke“.
- Klicken Sie nun auf „Neu“.
- Geben Sie einen Namen für das freigegebene/Team-Laufwerk ein.
- Klicken Sie auf „Erstellen“.
Fügen Sie nun alle Mitglieder hinzu, die auf dieses Drive zugreifen können, um den Zugriff zu vereinfachen.
13. Speichern Sie informative Artikel oder Videos direkt in Drive
Angenommen, Sie finden beim Surfen im Internet einen informativen Artikel, Bericht oder ein Video. Wie speichern Sie es? Mit dieser Erweiterung von Google können Sie die Datei speichern und auf Ihr Laufwerk hochladen, um später darauf zurückzugreifen.
14. Die Google Drive-Verknüpfungen lernen
Hier sind einige Tastatur-Verknüpfungen, mit denen Sie Ihre Arbeit in Google Drive beschleunigen können:
| Verknüpfung | Zweck |
| Eingeben oder o | Öffnen Sie eine Datei |
| x | Wählen Sie nur eine Datei aus |
| Umschalt + t | Erstellen Sie ein neues Dokument |
| Umschalt + s | Erstellen Sie ein neues Blatt |
| Strg + z für Windows Befehl + Z für MacOS | Letzte Aktion rückgängig machen |
| Strg + Umschalt + C für Windows Befehl + Umschalt + C für MacOS | Überprüfen Sie die Wortzahl eines Dokuments |
| Umschalt + 3 | Ausgewähltes Element löschen |
| . (Punkt) | Eine Auswahl an Dateien freigeben |
| t | Öffnen Sie das Menü für Einstellungen. |
| n | Umbenennen einer Datei |
15. Aktivieren der zweistufigen Authentifizierung (2FA)
Die Aktivierung von 2FA (zweistufige Authentifizierung) bedeutet, dass jedes Mal, wenn sich ein Teammitglied von einem anderen Gerät aus bei Drive anmeldet, es seine ID und sein Passwort sowie einen Code eingeben muss, den Google an seine registrierte Handynummer sendet. Dieser Code zur Überprüfung gewährleistet zusammen mit anderen Details einen authentischen Zugriff.
Durch die Aktivierung dieser Funktion wird die Sicherheit Ihres Google Drive zusätzlich erhöht, sodass unbefugte Zugriffe verhindert werden.
Einschränkungen von Google Drive
Obwohl Google Drive eines der vertrauenswürdigsten tools für Einzelpersonen und große Teams ist, führen einige Limite im Zusammenhang mit Google-Diensten oft dazu, dass Benutzer nach einer Alternative suchen.
Limits für Dateien und Ordner in Drive
Jeder Power-Benutzer von Google Drive erstellt über sein Konto bis zu 500 Millionen Elemente. Wenn Ihre durchschnittliche Dateigröße bis zu 400 KB beträgt und Sie einen Standard-Speicher-Plan mit 2 TB haben, erreichen Sie das Limit von 500 Millionen Elementen, bevor Ihnen der Speicher ausgeht, und müssen Ihren Speicher erweitern.
Speicher-Limit
Das Speicher-Limit für einzelne Benutzer mit dem Free-Plan beträgt 15 GB. Wenn Sie sich für das Basic-Abonnement von G-Suite entscheiden, beträgt das Speicher-Limit 30 GB, was für ein mittelständisches Unternehmen deutlich zu wenig ist.
Der Enterprise-Starter-Plan bietet Benutzern 1 TB Speicher ab 6 $/Monat. Wenn Sie mehr Speicher benötigen, erhöht sich die monatliche Gebühr.
Für kleine und mittlere Unternehmen, die nach umfangreichen Speicheroptionen suchen, sind die Speicher-Limite und relativen Preispläne von Google Drive möglicherweise nicht die beste Wahl.
Upload- und Kopierlimits in Drive
Das Limit für Datei-Uploads von einem einzelnen Konto beträgt bis zu 750 GB innerhalb von 24 Stunden. Obwohl dieses Limit nach 24 Stunden zurückgesetzt wird, reicht es für viele Geschäfte, die große Mengen an Mediendateien wie Google Fotos hochladen müssen, immer noch nicht aus.
Wenn Sie nach einer Alternative zu Google Drive suchen, haben wir eine Empfehlung für Sie.
Lernen Sie ClickUp kennen: Die beste Alternative zu Google Drive
Vielleicht haben Sie schon von ClickUp als Lösung für das Projektmanagement gehört, aber seine Features gehen weit darüber hinaus. Lassen Sie uns lernen, wie man ClickUp als Alternative zu Google Drive nutzt.
ClickUp als Datenbank-tool als Ersatz für Sheets
Das integrierte Diagramm-Tool und die visuellen Features von ClickUp, zu denen das Entwerfen, Erstellen und Verwalten von No-Code-Datenbanken gehören, machen es zur ersten Wahl für große Projektdatenbanken.
Verwenden Sie Mindmaps, um Ideen in Ihrer Datenbank zu notieren. Erweitern Sie diese Ideen mit ClickUp Whiteboards, um die Konzepte mit Haftnotizen, Verbindungselementen, Bildern und anderen Objekten der Datenbank zu verbinden.
Wechseln Sie zur Ansicht der Tabellen, um die gesamte Idee in eine Datenbankstruktur umzuwandeln.
Die Tabellenansicht verfügt über mehr als 15 benutzerdefinierte Felder und Formeln, mit denen Sie Zeit sparen und den Datenbankentwurfsprozess beschleunigen können. Mit ClickUp-Dashboards können Sie Erkenntnisse aus dieser Datenbank anzeigen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen.
ClickUp Hierarchie zur Optimierung Ihrer Projekte
Verwenden Sie das Hierarchie-Feature von ClickUp, um Ihre Dateien, Dokumente, Tabellen und Formulare zu speichern und zu organisieren. So stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team auf dem gleichen Stand ist, jeder Zugriff auf alle Dateien hat und weniger Verwirrung entsteht.
Organisieren Sie Ihre Dateien entsprechend Ihren Präferenzen in Ordnern und wählen Sie die gewünschte Ordnerstruktur – Listenansicht, Tabelle oder Board-Ansicht.
Verbessern Sie Ihre Sichtbarkeit und die Ihres Teams mit der „Ansicht „Alles“. Kategorisieren Sie Aufgaben mit Unteraufgaben, um mehr Kontrolle über Ihre Projekte zu erlangen und Ihren Teams die Flexibilität zu geben, die sie verdienen.
ClickUp Docs als Ersatz für Docs
Verwenden Sie ClickUp Docs, um Entwürfe zu erstellen, Tabellen hinzuzufügen und diese für die zukünftige Verwendung in Wissensdatenbanken umzuwandeln. Nutzen Sie die Vorteile der Echtzeit-Zusammenarbeit, indem Sie Teammitglieder taggen, Kommentare posten und normale Texte in nachverfolgbare Texte umwandeln, um den Fortschritt zu überwachen.
Verbinden Sie Ihre Dokumente mit anderen Workflows, um die Zugänglichkeit zu verbessern und die Produktivität sicherzustellen.
Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams mit Google Drive-Hacks
Das Erlernen fortgeschrittener Google Drive-Hacks ist notwendig, wenn Ihr Team Google Workspace für die tägliche Kommunikation, die Verwaltung von Dateien und Dokumenten, die Datenbankverwaltung und andere Arbeitsabläufe nutzt. Auf diese Weise können Sie eng mit Remote-Teams zusammenarbeiten und alle organisatorischen Aufgaben nachverfolgen.
Nutzen Sie die oben genannten Google Drive-Hacks, um Ihre täglichen Aufgaben schneller abzuschließen.
Steigern Sie Ihre Produktivität mit Google Drive-Tastatur-Verknüpfungen, Offline-Zugriff und anderen Tricks, wie z. B. bearbeitbaren PDFs, einer intelligenten Suchmaschinen-Funktion und einer umfangreichen Bibliothek mit Vorlagen.
Wenn Sie nach einem weiteren Tool zur Steigerung der Produktivität suchen, das eine großartige Alternative zu Google Drive darstellt, probieren Sie ClickUp aus. Melden Sie sich kostenlos an.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wie nutzt man Google Drive am effektivsten?
Um Google Drive oder einen Drive-Ordner möglichst effektiv zu nutzen, lernen Sie die Tastatur-Verknüpfungen für Google Drive kennen, damit Sie mehrere Schritte vermeiden können. Greifen Sie auf Offline-Dokumente und ganze Ordner zu, um Ihre Produktivität zu erhalten.
Wie nutze ich Google Drive intelligent?
Nutzen Sie Features wie Offline-Zugriff, erweiterte Suche, Vorlagenbibliothek, Team Drive zum Speichern von Dateien und Quick Share-Funktionen, um neue Ordner zu erstellen und diese zu organisieren. Sie können auch andere Google-Tools wie den PDF-Editor verwenden, um Ihren Workspace zu optimieren.
Was sind die drei Vorteile von Google Drive?
Die drei Vorteile von Google Drive sind folgende:
- Es ist eine einzige Quelle der Wahrheit für Remote-Teams, um in Echtzeit an mehr als einer Datei zusammenzuarbeiten.
- Es ist erschwinglich, und alle Änderungen, die Sie an den Dateien vornehmen, werden automatisch gespeichert.
- Damit können Sie Dateien oder Microsoft-Dokumente ohne Internetzugang bearbeiten.