Die Optimierung Ihrer Dokumenten-Workflows ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Betriebsablauf. Dies ist keine einmalige Aufgabe, sondern etwas, das Sie regelmäßig durchführen müssen, um maximale Effizienz zu gewährleisten.
Sie müssen sich immer wieder fragen, ob Ihre Workflows effizient und gut organisiert sind. Gewährleisten sie schnelle Genehmigungen und weisen sie klare Verantwortlichkeiten aus? Oder empfinden Sie sie als träge und unorganisiert, mit Verzögerungen und Verwirrung, die den Fortschritt behindern?
Denken Sie über die Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen nach. Betrachten Sie die folgenden Szenarien, um einzuschätzen, wo Ihr Unternehmen steht:
- Werden Genehmigungen zeitnah erteilt, Projektanfragen korrekt protokolliert und Rollen klar definiert?
- Oder haben Sie mit verzögerten Genehmigungen, in der Schwebe hängenden Projektanfragen und weit verbreiteter Verwirrung darüber zu kämpfen, wer was macht?
Wenn Ihre Erfahrungen eher in Richtung Letzteres gehen, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Prozess-Workflows einer Umgestaltung bedürfen. Hier kommt die Dokumenten-Workflow-Software ins Spiel – eine garantierte Lösung zur Optimierung Ihrer täglichen Abläufe. Diese Tools verbessern die Effizienz, indem sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren.
Die Wahl der richtigen Software für den Dokumenten-Workflow ist entscheidend für die Verfeinerung und Optimierung Ihrer organisatorischen Abläufe.
Was ist Dokumenten-Workflow-Software?
Mit einer Software für den Dokumenten-Workflow können Sie den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten verwalten. Sie optimiert die Dokumentenerstellung, beginnend mit der Ideenfindung, und umfasst die Versionskontrolle, die Nachverfolgung von Genehmigungen, die Freigabe und die Speicherung von Inhalten.
Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, wie die besten Tools für den Dokumenten-Workflow des Jahres 2024 Ihre Geschäftsabläufe revolutionieren können.
Worauf sollten Sie bei einer Dokumenten-Workflow-Software achten?
Bei der Suche nach der besten Dokumenten-Workflow-Software sollten Sie sich auf Features konzentrieren, die die Effizienz verbessern, Abläufe optimieren und Ihre Daten schützen. Zu den Schlüssel-Elementen, auf die Sie achten sollten, gehören:
- Workflow-Automatisierung: Wählen Sie eine Dokumenten-Workflow-Software, die sich wiederholende Aufgaben automatisieren kann, vom Dokumenten-Routing bis hin zu Genehmigungsprozessen, und Ihr Team von manuellen Aufgaben befreit.
- Cloud-basierte Dokumentenverwaltung: Greifen Sie jederzeit und überall auf Dokumente zu und stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer auf dem gleichen Stand ist, egal ob es remote oder im Büro arbeitet.
- Umfassender Dokumentenmanagement-Workflow: Suchen Sie nach Lösungen, die ein robustes Dokumentenmanagementsystem bieten – von der Erstellung über das Scannen und Archivieren bis hin zum Abrufen und Löschen – und so das Lebenszyklusmanagement von Dokumenten verbessern.
- Erweiterte Features für Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Dokumenten-Workflow-Software über robuste Sicherheitsprotokolle verfügt, einschließlich Berechtigungen und Prüfpfaden, um sensible Informationen zu schützen.
- Integrationsmöglichkeiten: Wählen Sie eine Dokumenten-Workflow-Software, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Tools und Systeme integrieren lässt und einen einheitlichen Workflow ermöglicht.
- Anpassbarkeit und Skalierbarkeit: Entscheiden Sie sich für Plattformen, die benutzerdefinierte Vorlagen, Formularverarbeitung und eine Drag-and-Drop-Oberfläche bieten, damit Sie Workflows an Ihre individuellen Geschäftsprozesse anpassen können.
- Erweiterte Benutzerverwaltung: Achten Sie auf wichtige Features, mit denen Sie Benutzerrollen und -verantwortlichkeiten verwalten können, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen, diese bearbeiten oder freigeben können.
Die 10 besten Dokumenten-Workflow-Softwareprogramme für 2024
Die richtige Dokumenten-Workflow-Software sollte komplexe Dokumenten-Workflows mit Finesse bewältigen und eine skalierbare, sichere und integrative Dokumenten-Workflow-Software bieten, um Ihren sich wandelnden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Werfen wir einen Blick auf die 10 besten Dokumenten-Workflow-Softwareprogramme im Jahr 2024.
1. ClickUp
ClickUp ist nicht nur ein ganzheitliches Tool für das Projektmanagement, sondern auch ein umfassendes Tool zur Optimierung der Dokumentenerstellung, -verwaltung und -zusammenarbeit. Es ist ein zentraler hub für die Verwaltung der Freigabe, Bearbeitung, Überarbeitung und den Austausch von Dokumenten zwischen Teammitgliedern und fördert so eine verbesserte Kontrolle und Organisation.
Die Vielseitigkeit von ClickUp zeigt sich in seinen umfangreichen Integrationsmöglichkeiten, die eine Verbindung zu über 1.000 Tools ermöglichen. Native Integrationen führen eine Synchronisierung mit Ihrem bestehenden Workflow durch und bieten eine einheitliche Plattform für Aufgaben und Projekte.
Die besten Features von ClickUp
- ClickUp Docs: Erstellen Sie Dokumente, die auf jede Art von Arbeit zugeschnitten sind, und arbeiten Sie in Echtzeit zusammen. Markieren Sie Teammitglieder für Feedback, weisen Sie Aktionspunkte zu und wandeln Sie den Text in umsetzbare Aufgaben um. ClickUp Docs revolutioniert die Art und Weise, wie Teams Projektdokumentationen erstellen, verwalten und gemeinsam bearbeiten.
- ClickUp-Vorlagen: Maximieren Sie Ihre Produktivität mit ClickUp, indem Sie Vorlagen nutzen, um Ihre Prozesse effizient zu optimieren. ClickUp-Vorlagen, wie z. B. Vorlagen für Prozessdokumentation, Design-Dokumentvorlagen, SOP-Vorlagen usw., bieten eine Grundlage für das schnelle Setup von Dokumentationen für verschiedene Anforderungen.
- ClickUp-Ziele: Legen Sie präzise, messbare Ziele fest und führen Sie die Nachverfolgung des Fortschritts durch, indem Sie die Erledigung von Aufgaben integrieren, um den Fortschritt genau zu visualisieren. Organisieren Sie Ziele in Ordnern für eine optimierte Verwaltung und stellen Sie so die Ausrichtung auf übergeordnete Unternehmensziele sicher.
- ClickUp Brain: Verwandeln Sie Ihren Projekt- und Dokumentenmanagement-Workflow mit ClickUp Brain. Nutzen Sie den KI-Wissensmanager für sofortige, kontextbezogene Einblicke aus Ihren Dokumenten, Aufgaben und Projekten. Verwenden Sie zusätzlich den KI-Projektmanager, um die Dokumentenerstellung, Aufgabenaktualisierungen und Fortschrittsberichte zu automatisieren und so Ihre Effizienz zu steigern.
Limitierungen von ClickUp
- Benutzer hatten Probleme mit den Filteroptionen.
- Die ständige Sichtbarkeit von Filtern, Suchfeldern und anderen Feldern auf Dashboards kann die Ansicht überladen.
Preise für ClickUp
- Free Forever
- Unbegrenzt: 7 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 12 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
- ClickUp Brain: Verfügbar in allen kostenpflichtigen Plänen für 5 $ pro ClickUp-Workspace-Mitglied und Monat.
ClickUp-Bewertungen
- G2: 4,7/5 (über 2.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 2.000 Bewertungen)
2. DocuWare
DocuWare ermöglicht es Unternehmen, Abläufe in verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Personalwesen und Finanzen zu optimieren. Durch die Gestaltung und Automatisierung von Prozessen, die auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind, steigert DocuWare die Produktivität Ihrer Teams.
Die besten Features von DocuWare
- Automatisieren Sie benutzerdefinierte Dokumenten-Workflows effizient mit der Dokumenten-Workflow-Management-Software von DocuWare über eine Drag-and-Drop-Oberfläche.
- Sorgen Sie für präzise Dokumentenverarbeitung und Entscheidungsfindung mit umfassender Kontrolle und Transparenz.
- Greifen Sie dank mobiler Unterstützung überall auf Dokumenten-Workflow-Aufgaben zu und verwalten Sie Aufgaben effizient mit automatischen Updates, klaren Zuweisungen, Eskalationen und Vertretungsregeln.
Limitierungen von DocuWare
- Die Offline-Bearbeitung von Dokumenten kann Herausforderungen mit sich bringen, die die Produktivität in Instanzen ohne Internetzugang beeinträchtigen können.
- Die umfassende Funktion von DocuWare ist mit einer Lernkurve verbunden, die für manche, insbesondere für diejenigen ohne technischen Hintergrund, steil sein kann.
Preise für DocuWare
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen für DocuWare
- G2: 4,5/5 (220 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (88 Stimmen)
3. Fluix
Fluix verwandelt umständliche Papierprozesse in optimierte digitale Dokumenten-Workflows. Durch den Einsatz von Fluix kann Ihr Unternehmen eine papierlose Umgebung schaffen, Routineaufgaben automatisieren und Engpässe beseitigen, die die Produktivität beeinträchtigen.
Ganz gleich, ob Sie Marktführer oder ein wachsendes Unternehmen sind – die Tools von Fluix wurden entwickelt, um Ihre Betriebsabläufe mit digitalen Dokumenten und der Automatisierung von Dokumenten-Workflows zu optimieren.
Die besten Features von Fluix
- Zentralisieren Sie Ihre Dokumentenmanagement-Software mit Fluix, um Genauigkeit, Sicherheit und Compliance zu verbessern.
- Gewinnen Sie die Kontrolle über Prozesse für schnellere Genehmigungen und verbesserte Compliance mit Fluix.
- Verwandeln Sie Daten in strategische Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen und operative Verbesserungen mit Fluix.
- Greifen Sie auf aktuelle und genaue Informationen aus einer einheitlichen Quelle zu und ermöglichen Sie so datengestützte Entscheidungen.
Limitierungen von Fluix
- Die Funktionen zur Formularerstellung von Fluix können komplex sein und für normale Benutzer eine Herausforderung darstellen.
- Benutzer empfinden es als unbequem, zwischen verschiedenen Symbolleisten zum Hervorheben und Markieren wechseln zu müssen, und das Hinzufügen von Lesezeichen ist umständlich.
Preise von Fluix
- Kernpaket: 50 $ pro Benutzer und Monat, bei einer Mindestanzahl von 10 Benutzern
Bewertungen für Fluix
- G2: 4,8/5 (18 Bewertungen)
- Capterra: 4,8/5 (45 Stimmen)
4. DocuSign
DocuSign bietet Softwarelösungen für den Dokumenten-Workflow, um den Vertragsprozess über verschiedene Funktionen des Geschäfts hinweg zu optimieren. Es ist nützlich für elektronische Signaturen und hilft dabei, den gesamten Lebenszyklus von Verträgen von der Erstellung über die Ausführung bis hin zur Verwaltung zu transformieren.
Die wichtigsten Features von DocuSign
- Versenden, unterzeichnen und genehmigen Sie Dokumente digital mit dem sicheren und rechtsverbindlichen E-Signatur-Feature von DocuSign, das weltweit auf jedem Gerät verfügbar ist.
- Automatisieren Sie mit DocuSign CLM den gesamten Vertragsmanagementprozess, vom Entwurf bis zur Verlängerung, um die Effizienz zu steigern und Risiken zu reduzieren.
- Erstellen Sie automatisch genaue und konsistente Dokumente und nutzen Sie die Analysen von DocuSign, um Einblicke in Vertragsprozesse zu gewinnen und den Dokumenten-Workflow zu optimieren.
Limitierungen von DocuSign
- Die Offline-Funktionen von DocuSign können manchmal eingeschränkt sein, was für Benutzer, die ohne Internetzugang mit Dokumenten arbeiten müssen, eine Herausforderung darstellt.
Preise für DocuSign
- Persönlich: 15 $/Monat für grundlegende Anforderungen an elektronische Signaturen
- Standard: 45 $/Monat pro Benutzer für Teams
- Business Pro: 65 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen für DocuSign
- G2: 4,5/5 (2.327 Bewertungen)
- Capterra: 4,8/5 (517 Bewertungen)
5. Avokaado
Avokaado CLM ist eine All-in-One-Software für den Dokumenten-Workflow, mit der Teams aus verschiedenen Abteilungen Verträge einfach und effizient automatisieren, verhandeln, elektronisch unterzeichnen und verwalten können. Sie zielt darauf ab, manuelle Arbeit zu eliminieren, sodass sich Unternehmen auf strategische Aufgaben konzentrieren können, indem sie die Vorteile der Automatisierung des Workflows in ihren Vertragsprozessen nutzen.
Die besten Features von Avokaado
- Automatisieren Sie die Erstellung, Verhandlung und Verwaltung von Verträgen mit Avokaado CLM, um den Lebenszyklus zu beschleunigen und Compliance und Genauigkeit sicherzustellen.
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Teams bei Verträgen mit Avokaado und ermöglichen Sie eine reibungslose Kommunikation und einen reibungslosen Dokumenten-Workflow mit allen Beteiligten.
- Beschleunigen Sie Genehmigungsprozesse mit den sicheren E-Signing-Funktionen von Avokaado CLM, die elektronische Signaturen von überall und jederzeit ermöglichen.
Limitierungen von Avokaado
- Benutzer, die an kleinen Laptop-Bildschirmen arbeiten, könnten Schwierigkeiten haben, Text während der Erstellung zu lesen, insbesondere wenn Optionen auf der rechten Seite angezeigt werden und die Ansicht des Haupttextfelds verdecken.
Preise für Avokaado
- Kostenloses Konto: Unbegrenzte Anzahl von Benutzern, bis zu fünf Dokumente/Monat
- Privates Workspace: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- On-Prem-Lösung: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Avokaado-Bewertungen
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
6. FileHold
FileHold wurde entwickelt, um Dokumenten-Workflows zu optimieren und zu automatisieren und einen sicheren und kontrollierten Zugriff auf Dokumente innerhalb eines Unternehmens zu gewährleisten. FileHold ist speziell auf Unternehmen zugeschnitten, die einen effizienten Dokumentenmanagement-Workflow suchen, und bietet verschiedene Features zur Verbesserung der Dokumentensicherheit, Zugänglichkeit und Compliance.
Die besten Features von FileHold
- Verbessern Sie die Sicherheit der Dokumente und Compliance mit dem sicheren, kontrollierten Dokumentenzugriff von FileHold, der nur autorisierten Benutzern vorbehalten ist.
- Optimieren Sie Ihre Abläufe mit anpassbaren Dokumenten-Workflows für die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten und führen Sie die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse durch.
- Mit FileHold bleibt Ihre Produktivität erhalten, da Sie jederzeit und überall von jedem Gerät aus auf Ihre Dokumente zugreifen können.
Limitierungen von FileHold
- Die Funktionen der mobilen Anwendung von FileHold sind eingeschränkt.
- Die Komplexität der Konfiguration von Sicherheitsrollen und Berechtigungen kann abschreckend sein und bei unsachgemäßer Verwaltung zu Risiken für die Sicherheit der Daten führen.
Preise für FileHold
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen von FileHold
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: 4,7/5 (45 Bewertungen)
7. CFlow
CFlow ist eine No-Code-Plattform für Dokumenten-Workflows, die die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen operative Prozesse abwickeln. Sie macht herkömmliche Papierformulare, E-Mails und Tabellenkalkulationen überflüssig, indem sie eine Workflow-Automatisierung einführt, die Effizienz und Produktivität verspricht.
Die besten Features von CFlow
- Starten Sie die Automatisierung des Workflows mit der Bibliothek von Cflow, die gebrauchsfertige Dokumenten-Workflow-Vorlagen für verschiedene Abteilungen enthält.
- Nahtlose Integration mit Tools von Drittanbietern dank der einfachen API-Integration von Cflow mit G Suite, Office 365 und mehr.
- Sorgen Sie für Datensicherheit mit robuster Verschlüsselung und Automatisierung der Backups in hochsicheren AWS-Rechenzentren.
- Ermöglichen Sie flexible Genehmigungen, sodass auch Nicht-Cflow-Benutzer Anfragen genehmigen können, und steigern Sie so die Nutzbarkeit.
Limitierungen von CFlow
- Es gab Instanzen mit langsamer Leistung bei der Übertragung großer Datenmengen.
CFlow-Preise
- Happy Plan: 12 $/Monat pro Benutzer bei mindestens 10 Benutzern
- Joy Plan: 16 $/Monat pro Benutzer bei mindestens 10 Benutzern
- Bliss-Plan: 22 $/Monat pro Benutzer bei mindestens 10 Benutzern
CFlow-Bewertungen
- G2: 5,0/5 (53 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
8. Docsumo
Docsumo ist eine Dokumenten-Workflow-Software, die speziell dafür entwickelt wurde, Daten aus unstrukturierten Dokumenten effizient und präzise zu extrahieren.
Docsumo zielt darauf ab, den Dokumenten-Workflow in Branchen wie Finanzen, Versicherungen, Immobilien und Kreditwesen zu transformieren, und bietet einen Bereich an Features, die den manuellen Aufwand minimieren und die Datengenauigkeit maximieren sollen.
Features von Docusumo
- Nutzen Sie die vorab trainierten APIs von Docsumo für die sofortige Bereitstellung auf Dokumenten wie Rechnungen und ID-Karten.
- Verbessern Sie die Genauigkeit der Datenextraktion mit dem maschinellen Lernen von Docsumo, das aus jedem Dokument lernt.
- Extrahieren Sie Daten effizient aus komplexen Dokumententabellen mit Table Vision.
- Bewerten Sie die Zuverlässigkeit von Daten mit den Vertrauenswürdigkeitsscores von Docsumo.
Limitierungen von Docusumo
- Das anfängliche Setup und die Schulung von Modellen kann länger dauern als erwartet, insbesondere bei Dokumenten mit erheblichen Abweichungen.
Preise für Docusumo
- Wachstumsplan: Ab 500 $/Monat
- Business-Plan: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Enterprise-Plan: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Docusumo-Bewertungen
- G2: 4,7/5 (46 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
9. Document Logistix
Document Logistix bietet Dokumentenmanagement-Lösungen zur Rationalisierung und Automatisierung von Dokumenten-Workflows in verschiedenen Bereichen, darunter Kreditorenbuchhaltung, Personalwesen, Beschaffung und mehr. Die Lösungen sind flexibel und können vor Ort, in der Cloud oder als SaaS eingesetzt werden, um den individuellen Anforderungen verschiedener Geschäfte gerecht zu werden.
Die besten Features von Document Logistix
- Automatisieren Sie Front- und Backoffice-Abläufe mit umfassenden Dokumenten-Workflow-Lösungen für die digitale Dokumententransformation.
- Greifen Sie auf branchenspezifische Anwendungen für Logistik, Bildung, Fertigung und mehr zu, um den besonderen Herausforderungen Ihrer Branche gerecht zu werden.
- Steigern Sie die Effizienz mit Integrationsfunktionen für Legacy-Systeme und führende Dokumenten-Workflow-Lösungen, ohne den bestehenden Dokumenten-Workflow zu stören.
Limitierungen von Document Logistix
- Document Logistix bietet keinen umfassenden technischen Support und keine Schulungsdienste, was zu einer mangelnden Kundenzufriedenheit und einem Mangel an kontinuierlichem Lernen führt.
Preise für Document Logistix
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen von Document Logistix
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
10. Revver
Revver, ehemals eFileCabinet, verwandelt Dokumentenmanagementsysteme von einer komplexen Aufgabe in eine einfache Aktivität, die Wachstum und positive Auswirkungen fördert. Diese innovative Plattform bietet eine umfassende Suite von Tools zur Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung dokumentenabhängiger Prozesse, wodurch bessere Arbeitspraktiken gefördert und Geschäftsabläufe in verschiedenen Branchen rationalisiert werden.
Die besten Features von Revver
- Automatisieren Sie die Speicherung und Organisation von Dokumenten und beenden Sie das Chaos mit Revver.
- Garantieren Sie den sofortigen Abruf von Dokumenten und reduzieren Sie so die Suchzeit erheblich.
- Beschleunigen Sie Ihren Dokumenten-Workflow mit eSignature und Tools für die Zusammenarbeit, die eine nahtlose gemeinsame Nutzung von Dokumenten ermöglichen.
- Steigern Sie die Effizienz und minimieren Sie menschliche Fehler durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und sich wiederholenden Aufgaben.
- Sorgen Sie für Dokumentenschutz mit Sicherheit auf Bankenniveau und umfassenden Governance-Features.
Limitierungen von Revver
- Einige Benutzer haben den Wunsch nach besser zugänglichen Schulungsressourcen geäußert, um die Features vollständig nutzen zu können.
Preise für Revver
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Revver-Bewertungen
- G2: 4,3/5 (355 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
Optimieren Sie Ihre Dokumente und steigern Sie Ihren Erfolg im Geschäft mit ClickUp
Die Untersuchung verschiedener Optionen für Dokumenten-Workflow-Software zeigt, wie wichtig es ist, eine Lösung zu wählen, die:
- Verwaltet Geschäftsdokumente effizient
- Optimiert Abläufe durch automatisierte Dokumenten-Workflows
Die Wahl der richtigen Dokumenten-Workflow-Software kann Ihre Geschäftsabläufe von Chaos zu Effizienz verwandeln. Während jede Plattform einzigartige Features bietet, sticht ClickUp als beste Dokumenten-Workflow-Software hervor und zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, Papierdokumente in ein digitalisiertes, leicht verwaltbares Format umzuwandeln.
Mit seinem vielseitigen ClikUp Docs, anpassbaren Vorlagen und robusten Integrationen vereinfacht ClickUp das Dokumentenmanagementsystem und verbessert die Zusammenarbeit und Produktivität. Seine KI-gestützten Tools optimieren Ihren Dokumenten-Workflow weiter und sorgen dafür, dass Ihr Team Aufgaben präzise und schnell abschließt.
Für Geschäfte, die bereit sind, ihren Dokumenten-Workflow zu verbessern, ist die Einführung der innovativen Plattform von ClickUp der nächste Schritt zur Förderung von Innovation und Wachstum.
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