Neugierig auf Projektintegrationsmanagement?
Auch wenn es kompliziert klingt, bedeutet Projektintegrationsmanagement einfach nur, die verschiedenen Teile Ihrer Projektarbeit miteinander zu verknüpfen.
Es ist wie das Zusammenbauen von Ikea-Möbeln.
Außer, dass Projektintegrationsmanagement viel einfacher ist, als es aussieht, nicht umgekehrt.
In diesem Artikel behandeln wir, was Projektintegrationsmanagement ist, warum Sie es brauchen, welche Schritte dazu gehören und welche wesentlichen Vorteile es bietet.
Außerdem zeigen wir Ihnen, wie ein Projektmanagement-Tool das integrierte Projektmanagement zum Kinderspiel macht.
Los geht's.
Was ist Projektintegrationsmanagement?
Projektintegrationsmanagement bezieht sich auf die Prozesse und Aktivitäten, die alle Elemente Ihres Projekts koordinieren. Es ist besonders nützlich, wenn Ihr Projekt funktionsübergreifende Teams umfasst und von einem einheitlicheren Ansatz für das Projektmanagement profitieren würde.
Mit anderen Worten: Integriertes Projektmanagement (IPM) umfasst alles, was Sie zu erledigen haben, um sicherzustellen, dass alle Teile Ihres Projekts zusammenwirken.
Ähnlich wie Nick Fury es für die Avengers getan hat!
Im Rahmen des IPM identifizieren, definieren, integrieren und koordinieren Sie die einzelnen Prozesse einer Organisation, wie z. B. Arbeitsaufteilung, Beschaffung, Lieferungen usw.
Und manchmal bedeutet dies, Kompromisse zwischen konkurrierenden Zielen und Prozessgruppen innerhalb Ihres Unternehmens zu schließen.
Was ist der Zweck des integrierten Projektmanagements?
Bei herkömmlichen Projekten ist es ziemlich üblich, dass Teams aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Und man könnte erwarten, dass diese Teams einen ziemlich einheitlichen und integrierten Ansatz für das Projektmanagement verfolgen, da sie alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Nein!
Die meisten Teams arbeiten in selbst geschaffenen Silos .
Es ist, als befänden sie sich auf getrennten Inseln, isoliert durch Funkstille.
Ja, das sind schlechte Nachrichten für Ihr Projekt und Ihr Unternehmen.
Glücklicherweise hilft genau das Projektmanagement dabei, dem ein Ende zu setzen.
Keine Arbeit mehr in Silos oder Inseln.
Mit einem integrierten Ansatz für Projektmanagement können Sie für mehr Stabilität und Einheit sorgen in Bezug auf:
- Ressourcenmanagement
- Überlagernde Zeitpläne
- Offene Kommunikation
- Kostenkontrolle
- Qualitätsmanagement
- Einbindung der Stakeholder
Schauen wir uns einmal an, wie Sie die Einstellungen einrichten können:
Was sind die sechs Prozesse des Projektmanagements für die Integration?
Das Projektmanagement umfasst sechs wichtige Schritte:
Hier finden Sie eine genauere Beschreibung der einzelnen Prozesse des Projektmanagements für das Projekt:
1. Erstellen Sie eine Charta für das Projekt
Die Definition der Projektcharta ist in der Regel der erste Schritt auf Ihrem Weg zur Projektintegration.
Eine Charta ist ein kurzes Dokument, in dem der Umfang, die Projektleistungen, Informationen zu den Stakeholdern und Projektsponsoren sowie andere notwendige Informationen wie das Budget und die Risiken aufgeführt sind.
Es handelt sich um einen wichtigen organisatorischen Prozess, der die Existenz eines Projekts formell anerkennt und dem Projektmanager die Nutzung von Unternehmensressourcen für Projektaktivitäten genehmigt. Es ist der einfachste Weg, um alle Beteiligten von Anfang an auf den gleichen Stand zu bringen.
Betrachten Sie die Projektcharta als eine Art Vertrag, der während des gesamten Projektzyklus verbindlich ist.
Oder wie es in Game of Thrones heißt:
„Im Namen der Sieben versiegele ich hiermit diese beiden Einheiten: das Projekt und das Projektmanagement.
Von diesem Tag an bis zum Ende des Projekts gehören Sie zusammen. ”
Zumindest glauben wir, dass sie das gesagt haben.
Um eine Projektcharta zu erstellen, müssen Sie zunächst über ausreichende Kenntnisse in folgenden Bereichen verfügen:
- Hintergrund des Projekts und Details zum Business Case
- Beschreibung des Projektumfangs und -zwecks
- Projektrisiken, Annahmen, Einschränkungen und Abhängigkeiten
- Ergebnisse
- Projektanforderungen
- Kriterien für den Erfolg des Projekts
- Projekt-Meilensteine und Zeitleisten
- Relevante Stakeholder und Rollen im Projektteam
- Projektbudget
Sobald alles Notwendige verfügbar ist, können Sie eine Projektcharta erstellen.
Aber wo erstellt man es?
Natürlich können Sie es mit tools wie Excel oder Word auch ganz schwer zu erledigen versuchen.
Oder Sie wählen den einfachen (und cleveren) Weg und erstellen die Charta mit ClickUp Dokumenten.
Moment mal, was ist ClickUp?
ClickUp ist eine der weltweit am besten bewerteten Lösungen für Projektmanagement, die von leistungsstarken Teams für die effektive Verwaltung von Projekten eingesetzt wird.
Haben wir schon erwähnt, dass es auch kostenlos ist?
Cha-ching!
So erstellen Sie eine Charta für ein Projekt mit ClickUp
Verwenden Sie ClickUp Docs, um interne und externe Dokumente, Wikis, Wissensdatenbanken und vieles mehr zu erstellen.
Das Erstellen einer Projektcharta mit Docs ist ein Kinderspiel.
Und sobald Sie alle erforderlichen Informationen in ein Dokument eingegeben haben, können Sie ganz einfach:
- Benutzerdefiniertes Erscheinungsbild
- Rich-Text-Bearbeitung durchführen
- URLs einbetten
- Zugriffsrechte regulieren
- Seiten verschachteln für eine bessere Kategorisierung
- Fügen Sie Kommentare hinzu, um die Bearbeitung durchzuführen.
Weitere Informationen zu Projektchartas finden Sie in diesen Artikeln:
2. Entwickeln Sie einen Plan für das Projektmanagement
Die Entwicklung eines integrierten Plans ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt im gesamten Prozess des Projektmanagements.
Ohne einen geeigneten Plan für das Projektmanagement könnte es zu einem absoluten Chaos kommen.
Unklare Ziele, verpasste Fristen, ungenaue Budgetschätzungen ... die Liste ist endlos.
Ein gut durchdachter Plan für ein Projekt hingegen hilft Ihnen dabei, Ihre Fristen mühelos einzuhalten. Er gibt allen Projektabteilungen eine Vorstellung davon, was zu tun ist und wie sie ihre Arbeit untereinander koordinieren können.
Aber was ist ein Plan für das Projektmanagement?
Der Plan für das Projektmanagement ist eine umfassende Liste aller Projektprozesse und -schritte, die Sie bis zum Abschließen des Projekts begleiten.
Betrachten Sie es als einen Plan für Pläne.
Ein Plan für das Projektmanagement kann alle Wissensbereiche umfassen, wie zum Beispiel:
- Umfangsmanagementplan
- Prozessverbesserungsplan
- Personalplan
- Kommunikationsplan
- Qualitätsmanagement-Plan
- Beschaffungsplan
Lesen Sie mehr über diese Pläne.
Im Vergleich zur Projektcharta ist ein Projektplan ein weitaus detaillierteres Projektdokument, da er alle Aspekte der Projektdurchführung abdeckt.
Der Plan für das Projektmanagement beschreibt die Elemente Ihrer Projektsatzung, wie zum Beispiel:
- Ziele und Zielsetzungen
- Zeitplan
- Standardprozesse
- Rollen und Verantwortlichkeiten
Aber wenn Sie nicht gerade Dr. Strange sind, wird es nicht einfach sein, selbst Pläne innerhalb von Plänen innerhalb von Plänen zu erstellen.
Die Erstellung eines Plans für das Projektmanagement ist ziemlich kompliziert, muss aber nicht unbedingt nervenaufreibend sein.
Mit Projektmanagement-Software wie ClickUp könnte die Projektplanung zu Ihrer bevorzugten Beschäftigung werden.
Mit ClickUp können Sie:
- Definieren und weisen Sie Aufgaben , Unteraufgaben und Checklisten zu: Erstellen Sie Aufgaben und Unteraufgaben für verschiedene Projektteile und weisen Sie jedem Mitglied des Teams eine Aufgabe zu. Unterteilen Sie die Aufgaben in kleinere Aktivitäten des Projektmanagements innerhalb einer Checkliste und haken Sie diese nach und nach ab.
- Ziele festlegen : ClickUp aktualisiert automatisch den Gesamtfortschritt des Projekts in Prozent, wenn Sie bestimmte Projektziele und Projektaktivitäten fertiggestellt haben. Wenn Sie im Voraus Ziele festlegen, können Sie später den Projektfortschritt besser verfolgen.
- Setzen Sie Meilensteine: Unterteilen Sie Projekte in mehrere Phasen mit Meilensteinen, die die einzelnen Projektphasen voneinander trennen. Solche Markierungen des Fortschritts können verwendet werden, um bedeutende Fortschritte Ihres Teams oder das Ende einer wichtigen Phase Ihres Projekts zu kennzeichnen.
3. Projektdurchführung verwalten
Die Projektdurchführung ist zweifellos die Phase, in der man sich die Haare raufen möchte. Oft ist es die längste und komplexeste Phase im Projekt-Zyklus, in der Sie Ihren perfekt ausgearbeiteten Plan umsetzen.
Und die meisten Teams empfinden ausnahmslos so:
Sobald Ihr Projektplan fertig ist, sollten Sie proaktiv bleiben, um sicherzustellen, dass die Projektdurchführung auch tatsächlich nach Plan verläuft. Führen Sie aktiv die Nachverfolgung durch, um sicherzustellen, dass alle Ihre Teams und Abteilungen über Alles verfügen, was sie für eine effektive Zusammenarbeit benötigen.
Denken Sie daran, dass Sie als Projektmanager während der Phase der Projektdurchführung das Sagen haben.
Die Ausführungsphase des Projektintegrationsmanagementprozesses umfasst in der Regel:
- Bewältigung mehrerer Aufgaben und -ergebnisse eines Projekts
- Verwaltung der Zusammenarbeit im Team des Projekts
- Sicherstellen, dass Meilensteine erreicht werden
- Empfehlung von Änderungen zusammen mit vorbeugenden und korrigierenden Maßnahmen
- Berichterstellung zum Projektstatus an relevante Stakeholder
- Planung von Meetings mit dem Führungsteam, um Aktualisierungen und Hindernisse zu besprechen
Klingt langweilig?
Kein Problem!
Mit ClickUp war die Umsetzung eines Plans für ein Projekt noch nie so einfach:
- Wählen Sie aus mehreren Ansichten wie Board, Box, Liste, Kalender und mehr, um den Workflow aus verschiedenen Blickwinkeln zu verwalten. Wenn Sie beispielsweise ein Fan von Kanban sind, können Sie die Board-Ansicht verwenden, um Aufgaben in einem Kanban-Board nach Status, Datum, Priorität, Mitarbeitern usw. zu visualisieren.
- Nutzen Sie die Workload-Ansicht, um die Kapazitäten Ihres Teams zu planen, zu visualisieren und zu überwachen. So können Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Status für verschiedene Phasen in einem definierten Prozess oder Workflow. Ein agiler Softwareentwicklungs-Workflow kann beispielsweise eine Phase „Update angefordert“ haben, während eine Agentur für Content-Marketing etwas wie „Content-Ideen“ verwenden kann.
Seien Sie so detailliert und kreativ, wie Sie möchten!
4. Arbeit an Projekten überwachen
Wenn Sie bis zum Hals in Arbeit stecken, verliert man leicht den Überblick darüber, wie weit man schon gekommen ist oder wie viel noch zu tun ist.
Für ein effektives Projektmanagement müssen Sie die Projektleistung regelmäßig überwachen und mit einer festgelegten Projektbasislinie vergleichen. Es ist auch wichtig zu beobachten, wie gut alle zusammenarbeiten und ob Ihre Projektabteilungen so einheitlich sind, wie Sie es sich wünschen.
Stellen Sie Fragen wie:
- Liegen wir im Zeitplan?
- Sind alle in der Lage, effektiv zusammenzuarbeiten?
- Welche Aufgabe blockiert den Fortschritt?
- Wie viel schneller müssen wir arbeiten, um die Fristen einzuhalten?
- Wie sieht die Arbeit innerhalb des Projektteams aus?
Ohne das richtige tool ist es unmöglich, solche Fragen zu beantworten und entsprechend zu handeln.
Mit dem richtigen Tool wie ClickUp ist das jedoch ein Kinderspiel.
Mit diesem Projektmanagement-Tool können Sie:
- Erstellen Sie interaktive Gantt-Diagramme, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen, Termine zu verwalten und Engpässe zu bewältigen. Lesen Sie hier mehr über Gantt-Diagramme.
- Visualisieren Sie die Arbeitsaktivitäten Ihres Teams mit dem Feature Pulse.
- Nutzen Sie das Dashboard -Feature, um mit verschiedenen Diagrammen wie Burnup-, Burndown-, Velocity- und kumulativen Diagrammen den Überblick über Ihre Projekte zu behalten.
Mit diesen Projektüberwachungsfunktionen können Sie mögliche Probleme schnell erkennen, Ihr Projektteam warnen und den Projektplan entsprechend anpassen.
5. Änderungskontrolle durchführen
Bei jedem Projekt müssen Sie mit unerwarteten Unbekannten umgehen.
Dies sind Dinge, die außerhalb der unmittelbaren Kontrolle des Projekts liegen und den Fortschritt des Projekts beeinträchtigen können.
Keine Sorge, das gehört alles dazu.
Sie benötigen lediglich ein System innerhalb Ihrer Integrationsmanagementstrategie, um Probleme wie zusätzliche Änderungswünsche von Stakeholdern und die Nichtverfügbarkeit von Ressourcen zu lösen.
Ein integrierter Änderungskontrollprozess, mit dem Änderungsanfragen bequem bearbeitet und genehmigt werden können, ist unerlässlich. Dies ist eine der intelligentesten Methoden, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse einheitlich und miteinander in Verbindung stehen, unabhängig von etwaigen Problemen im Rahmen der Projekte, die unterwegs auftreten können.
Aber wie macht man das?
Ein Dokument, in dem die Änderungsanforderungen festgehalten sind, kann zwar hilfreich sein, reicht jedoch nicht aus, um die Vielzahl und Häufigkeit der meisten spontanen Änderungen zu bewältigen.
Alternativ können Sie auch einfach E-Mails über genehmigte Änderungen hin und her senden.
Dies ist jedoch nicht nur extrem langsam, sondern es wird auch schwierig sein, die Verantwortlichkeit für die integrierte Änderungskontrolle aufrechtzuerhalten.
ClickUp löst dieses Dilemma im Änderungsmanagement durch folgende Funktionen:
- Prüfung -Feature, das mit PDF-, PNG-, GIF-, JPEG- und WEBP-Dateien kompatibel ist. Damit können Sie Feedback zentralisieren und den Genehmigungsprozess für Änderungsanfragen und mehr beschleunigen.
- Clip -Feature, mit dem Sie Videos (mit Ton) aufnehmen und mit Ihrem Team freigeben können, um schnelle Vorschläge zu Aspekten zu erhalten, die Sie ändern möchten.
6. Das Projekt schließen
Nach all Ihrer harten Arbeit ist Ihr Projekt endlich fertiggestellt, und es ist Zeit, die magischen Worte zu sagen: „Projekt schließen!“
Aber Moment mal, es gibt noch einige Dinge, die Sie vielleicht überprüfen sollten:
- Wie erfolgreich waren die im Projekt eingeführten Prozesse?
- Haben wir den richtigen Ansatz für das Projektmanagement verfolgt?
- Gibt es Ziele für das Projekt, die wir nicht erreichen konnten?
- Hätten wir einige Aspekte des Projekts verbessern können?
Lehnen Sie sich zurück. Nehmen Sie eine Tasse Kaffee zur Hand. Und denken Sie nach.
Nehmen Sie sich nun die Zeit, mit Ihren Projektteam-Mitgliedern und den relevanten Stakeholdern zu sprechen. Geben Sie ihnen eine Tour durch die bewältigten Aufgaben und die erreichten Meilensteine. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, einheitliches Feedback dazu zu erhalten, was Sie bei zukünftigen Projekten verbessern können.
Außerdem müssen Sie Ihrem Client die Unterlagen zum Abschluss des Projekts weiterleiten, einschließlich aller wichtigen Anhänge, Rechnungsdetails, Benutzerhandbücher usw.
ClickUp eignet sich perfekt für all diese Anwendungsfälle:
- Mit benutzerdefinierten Berechtigungen können Sie Clients in Ihren Projekt-Space einladen, ohne den Datenschutz zu beeinträchtigen.
- Mit Public Sharing können Sie fast alles in ClickUp mit anderen freigeben. Zeitleiste, Mindmap, bestimmte Aufgaben ... was auch immer Sie möchten.
- Nutzen Sie die Chat -Ansicht, um Erfolge mit Ihrem Projekt-Team zu besprechen, Erfolgspartys zu planen und vieles mehr.
Das sind also alle sechs Schritte, die man zu erledigen hat, um mit Projektintegrationsmanagement hervorragende Arbeit zu leisten.
Was sind die Vorteile der Implementierung von Projektintegrationsmanagement?
Wir haben alles zum Thema integriertes Projektmanagement besprochen, bis auf eine Sache.
Was haben Sie davon?
Die wichtigsten Vorteile der Implementierung eines integrierten Projektmanagements sind:
- Bessere Koordination: Durch die Erstellung einer Liste aller Prozesse und Aufgaben, die Aufteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Überwachung der Projektleistung usw. erhalten Projekte einen Zweck und eine Richtung.
- Zeitersparnis: Durch den proaktiven Umgang mit gemeinsam genutzten Ressourcen und sich überschneidenden Zeitplänen kann das Projektintegrationsmanagement die Arbeitseffizienz innerhalb von Teams verbessern und Leerlaufzeiten reduzieren.
- Verantwortlichkeit: Der Projektmanager, die Projektteammitglieder und die relevanten Stakeholder pflegen eine konsistente Kommunikation. Dies trägt zu einem besseren Erwartungsmanagement bei und schafft ein Gefühl der Verantwortlichkeit.
Fazit
Von der Erstellung einer Projektcharta bis zum erfolgreichen Abschluss des Projekts hilft Ihnen das integrierte Projektmanagement dabei, die verschiedenen Teile eines Projekts effizient zu koordinieren.
Allerdings können Sie nicht alle Teile eines Projekts alleine integrieren.
Für ein erfolgreiches Projektintegrationsmanagement benötigen Sie eine kostenlose Projektmanagement-Software wie ClickUp.
Mit unzähligen Features, von der Planung der Kapazität bis zum Remote-Projektmanagement, kann ClickUp Sie auf allen Fronten der integrierten Projektabwicklung unterstützen.
Holen Sie sich ClickUp noch heute kostenlos und erstellen Sie eine Verbindung zu allem in Ihrem Projekt-Space im Handumdrehen!
