Wie können Sie als Projektmanager feststellen, ob Sie wie geplant vorankommen? Zum einen, indem Sie den Fortschritt mit dem Plan vergleichen, und zum anderen, indem Sie den Plan mit Benchmarks vergleichen. Die S-Kurve ist eine einfache, effektive und anschauliche Methode, um beides zu erreichen.
Lassen Sie uns ins Detail gehen!
Was ist eine S-Kurve im Projektmanagement?
Eine S-Kurve ist, wie der Name schon sagt, ein S-förmiger mathematischer Graph mit einer S-Form, der kumulative Datenpunkte auf der X- und Y-Achse darstellt.
Wenn Sie beispielsweise die kumulierte Zeit für das Projekt (täglich/wöchentlich/monatlich) auf der X-Achse und die kumulierten Aufgaben, die Sie ausgeführt haben, auf der Y-Achse darstellen, erhalten Sie ein Diagramm, das in etwa die Form des Buchstabens S hat.
Eine S-Kurve hat zwei Wendepunkte. Das Wachstum eines Projekts verläuft in der Regel in der ersten Phase langsam, da sich die Teams erst mit der Branche vertraut machen oder die Anforderungen verstehen lernen.
Diese Anlaufschwierigkeiten werden am ersten Wendepunkt gelöst, und das Projekt beschleunigt sich, wodurch eine Aufwärtskurve entsteht. Am zweiten Wendepunkt reift das Projekt, wodurch sich der Fortschritt abflacht.
Die S-Kurve ist nichts, was konstruiert oder erzwungen wird, sondern lediglich der natürliche Verlauf eines Projekts. Das Einzige, was Sie möglicherweise beeinflussen können, ist, wo die Wendepunkte auftreten.
Die Bedeutung von S-Kurven für die Entscheidungsfindung
Die S-Kurve ist eines der einfachsten tools, die einem Projektmanager zur Verfügung stehen, und bietet enorme Vorteile. Die S-Kurve vermittelt eine ganzheitliche Ansicht des Projekts und wird so zu einem wichtigen Bestandteil des Entscheidungsprozesses. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert.
Verfolgen Sie den Fortschritt mit S-Kurven
Zu Beginn eines Projekts erstellen alle Manager Prognosen darüber, wie lange das Projekt dauern wird, wie viele Mitarbeiter sie benötigen, welche weiteren Ressourcen sie benötigen, wie viel das Projekt kosten wird usw.
Die häufigste Verwendung einer S-Kurve besteht darin, diese Prognosen mit dem laufenden Fortschritt abzugleichen, wodurch sie als hervorragender Statusbericht für das Projekt dient. Projektmanager können Abweichungen visualisieren, indem sie die aktuelle Leistungsgrafik über die Prognosekurve legen.
Wenn Sie das obige Beispiel der S-Kurve für die nationale Gasleitung betrachten, stellt die orangefarbene Linie die Prognose und die blaue Linie den Fortschritt dar. Sie sehen, dass die Leistung von 1870 bis 1985 die Prognosen übertroffen hat.
Für einen Projektmanager könnte dies unter Berücksichtigung der damit verbundenen Kosten und Konsequenzen ein gutes Zeichen sein.
Prognostizieren Sie den Bedarf des Projekts
Eine S-Kurve eignet sich auch hervorragend, um vorherzusagen, wann das Projekt maximale Ressourcen oder Investitionen benötigt. Bei einem Software-Produktentwicklungsprojekt beispielsweise ist in der Phase des minimal funktionsfähigen Produkts (MVP) nicht so viel Ressourcen erforderlich wie zu dem Zeitpunkt, an dem der Client das MVP akzeptiert und das Produkt in Auftrag gibt.
Durch die Darstellung des Wendepunkts (Akzeptanz des MVP) können Projektmanager vorhersagen, wann zusätzliche Mitglieder des Teams benötigt werden. Sie können auch die während des gesamten Projektlebenszyklus erforderliche Flexibilität des Systems vorhersagen, was bei der Erstellung von Backups hilft.
Szenarioplanung
Durch Variieren der Eingaben in die S-Kurve können Sie potenzielle Szenarien planen. Sie können beispielsweise sehen, ob die Kosten sinken, wenn Sie den Zeitrahmen des Projekts verlängern. Oder Sie können die Größe des Teams erhöhen, um den ersten Wendepunkt nach links zu verschieben.
Auf diese Weise können Sie verschiedene Möglichkeiten planen und visualisieren und die Ergebnisse vernünftig vorhersagen.
Cashflow verwalten
Jeder Manager ist bestrebt, das Projekt innerhalb des ihm zugewiesenen Budgets abzuschließen. Dennoch überschreiten fast 60 % der Unternehmen ihr Budget. Dies geschieht schrittweise und in kleinen Schritten, sodass es unbemerkt bleibt.
Eine S-Kurve kann dies verhindern. Projektmanager können Cashflow-Prognosen erstellen, indem sie die geplanten Ausgaben auf einer S-Kurve mit der Zeitleiste für die Freigabe der Mittel (die in Ihrer Projektbudget-Vorlage enthalten ist) überlagern.
Wenn sie das Budget überschreiten, können sie das Budget neu verhandeln oder den Umfang reduzieren. Wenn sie das Budget unterschreiten, können sie Ressourcen hinzufügen oder Einsparungen vorweisen.
Arten von S-Kurven
Die S-Kurve ist zwar ein Oberbegriff für mehrere Grafiken, die wie der Buchstabe geformt sind, aber nicht alle sind gleich. Verschiedene Arten von S-Kurven dienen unterschiedlichen Zwecken und werden von verschiedenen tools für Datenvisualisierung angeboten. Hier sind die gängigsten.
Basis-S-Kurve
Dies ist der Plan/die Prognose, den/die der Projektmanager gleich zu Beginn erstellt. In der Regel enthält dieser Projektplan einen Überblick über den Aufwand, die Kosten und die Abfolge der zu erbringenden Leistungen.
Sie legt die Basis für alle anstehenden Arbeiten fest, daher auch der Name. Obwohl sie in der Regel nicht geändert wird, können manchmal unvermeidbare Änderungen im Umfang oder Zeitplan dazu führen, dass Manager auch die Basis-S-Kurve anpassen müssen.
Einzelziel-S-Kurve
Diese wird verwendet, um den Fortschritt des Projekts in Echtzeit zu verfolgen. Sie bildet die verschiedenen Projektelemente auf der Grundlage realer Daten ab, oft in Echtzeit. Wenn sich die Ziel-S-Kurve mit der Basis-S-Kurve schneidet, ist Ihr Projekt auf einem guten Weg – d. h. es verläuft wie geplant.
Jede Abweichung kann Maßnahmen erfordern, wie z. B. die Zuweisung weiterer Ressourcen oder zusätzliche Investitionen.
Bananenkurve
Eine Bananenkurve ist die Darstellung von zwei S-Kurven in einem Diagramm. Bei der Planung eines Projekts können Sie beispielsweise frühe Startdaten und späte Enddaten berücksichtigen und diese alle auf einer Karte darstellen.
Die sich überschneidenden S-Kurven bilden eine Bananenform und zeigen Ihnen den kritischen Pfad und wie viel Puffer/Freiraum Sie haben.
Anwendungsfälle für die S-Kurve
Sie können S-Kurven für zwei beliebige miteinander in Zusammenhang stehende Parameter erstellen. Hier sind diejenigen aufgeführt, die im Projektmanagement am nützlichsten sind.
- Kosten-Zeit-S-Kurve: Stellt die Zeit auf der horizontalen Achse und die Kosten für die Durchführung des Projekts auf der vertikalen Achse dar. Diese S-Kurve hilft bei der Nachverfolgung der Kosten über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts hinweg.
- S-Kurve für Umsatz/Einnahmen im Zeitverlauf: Erzeugt eine Karte mit den prognostizierten Umsatzdaten im Zeitverlauf. Diese S-Kurve hilft dabei, die Gewinnschwelle und den potenziellen ROI zu ermitteln.
- Arbeitsstunden vs. Zeit-S-Kurve: Stellt die Zeit dar, die zum Abschließen des Projekts benötigt wird, in verschiedenen Phasen. Diese S-Kurve hilft bei der Schätzung und Ressourcenzuweisung.
S-Kurven sind zwar flexibel und in vielen Szenarien nützlich, haben aber auch ihre Limite.
Limitations of S-Curves
Die Form der S-Kurve selbst ist nicht besonders aufschlussreich, außer dass sie eine Tatsache darüber darstellt, wie sich eine Situation auf natürliche Weise entwickelt. Kumulativ gesehen nehmen die meisten Datenpunkte wahrscheinlich eine S-Form an, wenn sie grafisch dargestellt werden.
Im weiteren Sinne gibt eine S-Kurve keinen Hinweis darauf, welche Maßnahmen über die Bereitstellung zusätzlicher Mittel oder Ressourcen hinaus ergriffen werden müssen. Dies schränkt die kreative Problemlösung ein.
Eine S-Kurve berücksichtigt keine unvorhergesehenen Umstände oder externen Faktoren wie eine Pandemie oder die Einführung eines ähnlichen Produkts durch einen Wettbewerber. Es handelt sich um eine grafische Darstellung von Ereignissen, bei denen alle Faktoren konstant bleiben.
Außerdem spiegelt sie nicht die dynamische Entwicklung des Marktes wider. Die S-Kurve könnte sich darauf beschränken, Entscheidungen zu treffen, um auf dem sich ständig weiterentwickelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Diese Limite gelten für alle Tools oder Frameworks, die für einen bestimmten Zweck entwickelt wurden. Je nachdem, wofür Sie sie einsetzen, können S-Kurven äußerst nützlich sein. Hier erfahren Sie, wie.
So erstellen Sie eine S-Kurve
Um eine S-Kurve zu erstellen, benötigen Sie lediglich Daten. Sobald Sie über Daten verfügen, können Sie eine S-Kurve in jeder Tabellenkalkulation oder Mindmaps-Software erstellen.
1. Sammeln Sie Ihre Daten
Für grundlegende S-Kurven im Projektmanagement benötigen Sie Daten zu Zeitaufwand, Kosten, erforderlichen Ressourcen, Umsatzmöglichkeiten usw. Sammeln Sie alle diese Daten auf einer Standardskala.
Wenn Sie sich für eine Zeit-gegen-x-S-Kurve entscheiden, möchten Sie vielleicht auch Meilensteine einbeziehen. Bei einem Software-Produktentwicklungsprojekt wären dies beispielsweise Prototyp, Benutzertests, MVP-Start, Beta-Start usw. Durch die Darstellung dieser Meilensteine können Sie die natürlichen Wendepunkte mit Ihren Projektmeilensteinen in Verbindung bringen. Wenn Sie bereits eine visuelle Software für das Projektmanagement wie ClickUp verwenden, haben Sie diese Daten wahrscheinlich im Laufe der Zeit gesammelt.
2. Wählen Sie die benötigten Daten aus
Bei der Verwaltung Ihrer Projekte in ClickUp verfügen Sie wahrscheinlich über eine Vielzahl von Informationen:
- Aufgaben
- Meilensteine
- Zeitleisten
- Prioritäten
- Fälligkeitsdaten und tatsächliche Liefertermine
- Zeitschätzungen und tatsächlich durchgeführte Zeiterfassung
- Workload für jedes Team-Mitglied
Wählen Sie die Daten aus, die Sie für die gewünschte Analyse benötigen. Dies können beispielsweise kumulative Echtzeitdaten sein. Das ClickUp Whiteboard eignet sich hervorragend, um Workflows zu visualisieren, all diese Elemente zu kombinieren und an einem Ort zu betrachten.
3. Zeichnen Sie Ihre S-Kurve auf
Sobald Sie die beiden Datenpunkte ausgewählt haben, mit denen Sie eine S-Kurve zeichnen möchten, können Sie diese plotten! Als Beispiel können Sie ein Burn-up-Diagramm erstellen, das Sie mit dem Dashboard von ClickUp automatisch tun können.
Das kumulative Flussdiagramm kann Ihnen auch dabei helfen, den tatsächlichen Fortschritt Ihres Projekts im Vergleich zum erwarteten Fortschritt auf einer S-Kurve zu überwachen. Im Verlauf Ihres Projekts können Sie Widgets für alle benötigten Datenpunkte erstellen. Sie können sogar eine benutzerdefinierte Datenquelle für die Berichterstellung anpassen, um den Fortschritt zu messen.
4. Handeln Sie mit Ihrer S-Kurve
Sobald Ihre Grafik fertig ist, nutzen Sie das Whiteboard von ClickUp als Workspace, um die Informationen zu interpretieren. Fügen Sie Ihrer S-Kurve Formen, Diagramme, Grafiken und andere visuelle Elemente hinzu, um einen vollständigen Kontext darzustellen.
Öffnen Sie ClickUp Mindmaps, um die Verbindungen zwischen Elementen, Aufgaben und Projekten zu verstehen. Sie können auch unsere Datenflussdiagramm-Vorlagen verwenden, um zu visualisieren, wie Ihre Entscheidungen zu einem Parameter andere beeinflussen können.
Optimieren Sie Workflows und treffen Sie bessere Entscheidungen auf der Grundlage der verfügbaren datengestützten Grafiken und Diagramme.
Mit ClickUp die S-Kurve erklimmen
Der Erfolg eines Projektmanagers wird durch die termingerechte und budgetgerechte Lieferung definiert. Die größte Herausforderung für Projektmanager bei der Erreichung dieses Ziels ist die mangelnde Sichtbarkeit. Oft konzentrieren sie sich zu sehr auf die Bäume und übersehen dabei den Wald, wenn auch unbeabsichtigt.
Das Projektmanagement-Tool von ClickUp wurde entwickelt, um dies zu verhindern. Mit ClickUp können Sie sich detailliert mit jedem Aspekt eines Projekts befassen, z. B. mit Aufgaben, Unteraufgaben, Checklisten und so weiter.
Sie können auch ganz einfach herauszoomen und sich jeden Tag einen Überblick über Ihr Dashboard verschaffen, das in Echtzeit aktualisiert wird.
Die S-Kurve ist nur eine von Dutzenden Diagrammen und Grafiken, auf die Sie in ClickUp zugreifen können. Kanban-Boards, Zeitleisten, Tabellenansichten, Ziele, Zeiterfassung und Dutzende externer Integrationen bieten Ihnen alles, was Sie benötigen, um wie geplant voranzukommen.