Wie können Sie als Projektleiter feststellen, ob Sie Fortschritte wie geplant machen? Erstens, indem Sie den Fortschritt mit dem Plan vergleichen, und zweitens, indem Sie den Plan mit den Benchmarks vergleichen. Die S-Kurve ist eine einfache, effektive und visuelle Methode, um beides zu erreichen.
Lassen Sie uns ins Detail gehen!
Was ist eine S-Kurve im Projektmanagement?
Eine S-Kurve ist, wie der Name schon sagt, ein S-förmiges mathematisches Diagramm, in dem kumulative Datenpunkte auf der X- und Y-Achse aufgetragen werden.
Wenn Sie zum Beispiel die kumulierte Zeit für das Projekt (täglich/wöchentlich/monatlich) auf der X-Achse und die kumulierten Aufgaben, die Sie ausgeführt haben, auf der Y-Achse auftragen, erhalten Sie ein Diagramm in der Form des Buchstaben S.
S-Kurve der Länge der nationalen Gaspipelines in den USA von 1970 bis 2015 [ Quelle ]
Eine S-Kurve hat zwei Wendepunkte. Das Wachstum eines Projekts ist in der Regel in den ersten Phasen langsam, weil sich die Teams an die Branche gewöhnen oder die Anforderungen verstehen.
Diese Kinderkrankheiten werden am ersten Wendepunkt behoben, und das Projekt beschleunigt sich, so dass eine steigende Tendenz entsteht. Am zweiten Wendepunkt reift das Projekt und der Fortschritt flacht ab.
Die S-Kurve ist nichts Geplantes oder Erzwungenes; sie ist lediglich der natürliche Fortschritt eines Projekts. Das einzige, was Sie vielleicht beeinflussen können, ist, wo die Wendepunkte auftreten.
Bedeutung der S-Kurven für die Entscheidungsfindung
Die S-Kurve ist eines der einfachsten Tools, die dem Projektmanager zur Verfügung stehen, und bietet überragende Vorteile. Die S-Kurve bietet eine ganzheitliche Ansicht des Projekts und wird zu einem wichtigen Bestandteil der Entscheidungsfindung entscheidungsprozesses . So geht's.
Nachverfolgung des Fortschritts mit S-Kurven
Zu Beginn eines Projekts machen alle Manager Prognosen darüber, wie lange das Projekt dauern wird, wie viele Mitarbeiter sie brauchen, welche anderen Ressourcen sie benötigen, wie viel es kosten wird, usw.
Die häufigste Verwendung einer S-Kurve besteht darin, diese Prognosen mit den laufenden Fortschritten zu kartographieren, was als hervorragendes Hilfsmittel dient bericht über den Status des Projekts . Projektmanager können Abweichungen visualisieren, indem sie das aktuelle Leistungsdiagramm über die Kurve der Projektion legen.
Im obigen Beispiel der S-Kurve der National Gas Pipeline ist die orangefarbene Linie die Projektion und die blaue Linie der Fortschritt. Sie werden sehen, dass die Leistung von 1870 bis 1985 die Prognosen übertraf.
Für einen Projektmanager könnte dies ein gutes Zeichen sein, wenn man die damit verbundenen Kosten und Konsequenzen berücksichtigt.
Prognose des Projektbedarfs
Eine S-Kurve eignet sich auch hervorragend zur Vorhersage des Zeitpunkts, an dem das Projekt die meisten Ressourcen oder Investitionen benötigt. Bei einem Projekt zur Entwicklung eines Softwareprodukts werden beispielsweise in der Phase des Minimum Viable Product (MVP) weniger Ressourcen benötigt als in der Phase, in der der Client das MVP akzeptiert und das Produkt in Auftrag gibt.
Durch die Kartierung des Wendepunkts (Annahme des MVP) können Projektmanager vorhersagen, wann zusätzliche Mitglieder des Teams erforderlich sein werden. Sie können auch vorhersagen, wie viel Flexibilität im System während des gesamten Lebenszyklus des Projekts benötigt wird, was die Erstellung von Backup-Plänen erleichtert.
Szenario-Planung
Indem Sie die Eingaben der S-Kurve variieren, können Sie für mögliche Szenarien planen. So können Sie zum Beispiel feststellen, ob die Kosten sinken, wenn Sie den Zeitrahmen des Projekts verlängern. Oder Sie können die Größe des Projektteams erhöhen, um den ersten Wendepunkt nach links zu verschieben.
Auf diese Weise können Sie verschiedene Möglichkeiten planen und visualisieren und die Ergebnisse vernünftig vorhersagen.
Cash Flow managen
Jeder Manager ist bestrebt, das Projekt im Rahmen des ihm zugewiesenen Budgets abzuschließen. Doch fast 60% der Organisationen überschreiten ihre Budgets. Dies geschieht allmählich und in kleinen Schritten und bleibt unbemerkt.
Eine S-Kurve kann dies verhindern. Projektmanager können Cash Flow-Prognosen erstellen, indem sie die geplanten Ausgaben auf einer S-Kurve mit der Zeitleiste für die Mittelfreigabe (die in Ihrer Vorlage für das Projektbudget enthalten ist) überlagern.
Bei einer Überschreitung können sie das Budget neu aushandeln oder den Umfang reduzieren. Bleiben sie unter dem Budget, können sie Ressourcen hinzufügen oder Einsparungen ausweisen.
Arten von S-Kurven
Die S-Kurve ist zwar ein Oberbegriff, der mehrere Diagramme in der Form des Buchstabens umfasst, doch sind nicht alle von ihnen gleich. Verschiedene Arten von S-Kurven dienen unterschiedlichen Zwecken und werden von verschiedenen datenvisualisierungstools . Hier sind die gängigsten davon.
Grundlinien-S-Kurve
Dies ist der Plan/die Projektion, den/die der Projektleiter gleich zu Beginn des Projekts erstellt. In der Regel umreißt dieser Projektplan den Aufwand, die Kosten und die Reihenfolge der zu leistenden Arbeit.
Er bildet die Grundlage für alle anstehenden Arbeiten, daher der Name. Obwohl er im Allgemeinen nicht geändert wird, können manchmal unvermeidliche Änderungen des Umfangs oder des Zeitplans dazu führen, dass die Manager auch die S-Kurve des Basisplans ändern müssen.
Einzelziel S-Kurve
Diese Kurve dient der Nachverfolgung des Fortschritts des Projekts während seines Verlaufs. Sie bildet die verschiedenen Elemente des Projekts auf der Grundlage realer Daten ab, oft in Echtzeit. Wenn sich die Ziel-S-Kurve mit der Basis-S-Kurve schneidet, ist Ihr Projekt in guter Form - d. h. es macht Fortschritte wie geplant.
Eventuelle Abweichungen erfordern möglicherweise Eingriffe, wie z. B. die Zuweisung von mehr Ressourcen oder zusätzliche Investitionen.
Bananenkurve
Eine Bananenkurve ist die Darstellung von zwei S-Kurven in einem Diagramm. Instanzen, die ein Projekt planen, können beispielsweise frühe Start-/Enddaten und späte Start-/Enddaten in Betracht ziehen und diese in einer Karte darstellen.
Die sich schneidenden S-Kurven nehmen die Form einer Banane an und zeigen Ihnen die kritischen Pfad und wie viel Puffer/Free Float Sie haben.
S-Kurve: Anwendungsfälle
Sie können S-Kurven für zwei beliebige zusammenhängende Parameter erstellen, aber hier sind die, die Projektmanager am nützlichsten finden.
- Kosten vs. Zeit S-Kurve: Stellt die Zeit auf der horizontalen und die Kosten für die Durchführung des Projekts auf der vertikalen Achse dar. Diese S-Kurve hilft bei der Nachverfolgung der Kosten über den Lebenszyklus eines Projekts
- s-Kurve Umsatz/Ertrag vs. Zeit: Die Karte zeigt die prognostizierten Daten für den Umsatz im Zeitverlauf. Diese S-Kurve hilft dabei, den Break-even-Punkt und den potenziellen ROI zu ermitteln
- s-Kurve Mannstunden im Vergleich zur Zeit: Die Karte zeigt die Zeit, die benötigt wird, um das Projekt über verschiedene Phasen hinweg abzuschließen. Diese S-Kurve hilft bei der Schätzung undressourcenzuweisung S-Kurven sind zwar flexibel und für verschiedene Szenarien nützlich, haben aber auch ihre eigenen Limits.
Limitierungen von S-Kurven
Die Form der S-Kurve selbst ist nicht besonders aufschlussreich, außer dass sie eine Aussage darüber trifft, wie sich eine Situation natürlich entwickelt. Die meisten Datenpunkte haben eine S-Form, wenn sie kumuliert aufgetragen werden.
In der Erweiterung zeigt eine S-Kurve nicht an, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, die über das hinausgehen, was zusätzliche Mittel oder Ressourcen zu erledigen vermögen. Dies limitiert kreative Problemlösungen.
Eine S-Kurve erledigt keine unvorhergesehenen Umstände oder externen Faktoren, wie z. B. eine Pandemie oder die Markteinführung eines ähnlichen Produkts durch einen Wettbewerber. Es handelt sich um ein Diagramm von Ereignissen, bei denen alles konstant bleibt.
Sie spiegelt auch nicht die dynamische Entwicklung des Marktes wider. Die S-Kurve könnte darauf begrenzt sein, Entscheidungen zu treffen, um auf dem sich ständig weiterentwickelnden Markt zu bestehen.
Diese Limits gelten für jedes Tool oder Framework, das für einen bestimmten Zweck entwickelt wurde. Je nachdem, wofür Sie es verwenden, können S-Kurven äußerst nützlich sein. Und so geht's.
Wie man eine S-Kurve erstellt
Um eine S-Kurve zu erstellen, brauchen Sie nur Daten. Sobald Sie Daten haben, können Sie eine S-Kurve in einem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm oder mindmapping-Software .
Erstellen Sie Mind Maps in ClickUp, um wichtige Ideen aufzuschlüsseln
1. Sammeln Sie Ihre Daten
Für grundlegende S-Kurven im Projektmanagement benötigen Sie Daten über Zeitaufwand, Kosten, benötigte Ressourcen, Einnahmemöglichkeiten usw. Sammeln Sie alle diese Daten auf einer Standardskala.
Wenn Sie sich für eine Zeit-gegen-x-S-Kurve entscheiden, sollten Sie auch Meilensteine einbeziehen. Wenn es sich beispielsweise um ein Projekt zur Entwicklung eines Softwareprodukts handelt, wären die Meilensteine Prototyp, Benutzertests, MVP-Einführung, Beta-Einführung usw. Die Karte hilft Ihnen, die natürlichen Wendepunkte mit den Meilensteinen Ihres Projekts zu korrelieren. Wenn Sie bereits ein software für visuelles Projektmanagement wie ClickUp, werden Sie diese Daten wahrscheinlich im Laufe der Zeit gesammelt haben.
Machen Sie die Zeitleiste Ihres Projekts mit einem Netzdiagramm, dem Gantt-Diagramm von ClickUp oder einer anderen Methode übersichtlicher
2. Wählen Sie die benötigten Daten aus
Wenn Sie Ihre Projekte mit ClickUp verwalten, werden Sie wahrscheinlich eine Vielzahl von Informationen haben:
- Aufgaben
- Meilensteine
- Zeitleisten
- Prioritäten
- Fälligkeitsdaten und tatsächliche Liefertermine
- Zeitschätzungen und tatsächliche Nachverfolgung
- Workloads für jedes Mitglied des Teams
Wählen Sie die Daten aus, die Sie je nach der gewünschten Analyse benötigen. Dies können kumulierte Echtzeitdaten sein. Das ClickUp Whiteboard ist eine großartige Möglichkeit, Workflows zu visualisieren, all diese Elemente zu kombinieren und sie an einem Ort zu sehen.
Brainstorming, Notizen hinzufügen und die besten Ideen zusammenbringen mit ClickUp Whiteboards
3. Zeichnen Sie Ihre S-Kurve
Sobald Sie die beiden Datenpunkte ausgewählt haben, mit denen Sie eine S-Kurve zeichnen möchten, können Sie sie aufzeichnen! Wenn Sie zum Beispiel eine S-Kurve erstellen möchten diagramm zum Abbrennen mit dem Dashboard von ClickUp können Sie diese automatisch erstellen.
Diagramm Sprint Widget im Dashboard
Das kumulative Flow-Diagramm kann Ihnen auch dabei helfen, den tatsächlichen Fortschritt Ihres Projekts gegenüber dem erwarteten Fortschritt auf einer S-Kurve zu überwachen. Während des Fortschritts Ihres Projekts können Sie Widgets für alle benötigten Datenpunkte erstellen. Sie können sogar die Datenquelle für eine granulare Berichterstellung zur Messung des Fortschritts benutzerdefiniert anpassen.
4. Ergreifen Sie Maßnahmen mit Ihrer S-Kurve
Sobald Ihr Diagramm fertig ist, nutzen Sie das ClickUp-Whiteboard als Workspace, um die Informationen sinnvoll zu nutzen. Fügen Sie Formen, Diagramme und andere visuelle Elemente zu Ihrer S-Kurve hinzu, um einen vollständigen Kontext zu präsentieren.
Öffnen Sie ClickUp Mindmaps um die Verbindungen zwischen den Elementen, Aufgaben und Projekten zu verstehen. Sie können auch unsere Vorlagen für Datenflussdiagramme verwenden, um zu veranschaulichen, wie Ihre Entscheidungen zu einem beliebigen Parameter andere beeinflussen können. Arbeitsabläufe optimieren und treffen Sie bessere Entscheidungen auf der Grundlage datengestützter Diagramme und Tabellen.
Mit ClickUp die S-Kurve hochfahren
Der Erfolg eines Projektmanagers definiert sich über die termingerechte und budgetkonforme Lieferung Die größte Herausforderung für Projektmanager, dies zu erreichen, ist die mangelnde Sichtbarkeit. Oft sind sie zu sehr auf die Bäume fokussiert, als dass sie den Wald übersehen, selbst wenn dies unabsichtlich geschieht.
ClickUp's projektmanagement tool ist darauf ausgelegt, dies zu verhindern. Mit ClickUp können Sie jeden Aspekt eines Projekts bis ins kleinste Detail erfassen, z. B. Aufgaben, Unteraufgaben, Checklisten und so weiter.
Sie können auch ganz einfach herauszoomen und das Gesamtbild auf Ihrem Dashboard sehen, das jeden Tag in Echtzeit aktualisiert wird.
Die S-Kurve ist nur eines der Dutzenden von Diagrammen und Grafiken, auf die Sie in ClickUp zugreifen können. Kanban-Boards, Zeitleisten, Tabellenansichten, Ziele, Zeiterfassung und Dutzende von externen Integrationen bieten Ihnen alles, was Sie brauchen, um wie geplant voranzukommen.