Wie man einen effektiven Zeitplan für die Arbeit erstellt

Im Lieferkettenmanagement ist die "pünktliche und vollständige" Lieferung von Waren entscheidend. In der modernen Fertigung wird die "Just-in-time-Produktion" bevorzugt. Auch in den Medien werden Veröffentlichungstermine für Projekte Monate, wenn nicht Jahre im Voraus festgelegt.

Im Business ist die Festlegung eines Termins eines der ersten Dinge, über die die Führungskräfte entscheiden. Dann arbeiten die Teams von diesem Datum aus rückwärts, um die Lieferung zu planen. In der Terminologie des Projektmanagements wird dies als Workback-Plan bezeichnet. Dieser Blogbeitrag befasst sich ausführlich mit dem Rückwirkungsplan und zeigt, wie Sie einen solchen für Ihr Projekt erstellen können.

Was ist ein Rückwirkungszeitplan?

Ein Terminplan ist ein Projekt, das plan tool in dem Manager Ziele und Meilensteine in umgekehrter Reihenfolge festlegen, beginnend mit dem Endtermin. Wie bei jedem Projektplan werden Sie eine Karte mit allen Aufgaben erstellen, die Ressourcen bestimmen und den Aufwand abschätzen. Im Gegensatz zu anderen Methoden beginnen Sie damit nachverfolgung der Ziele mit dem endgültigen Meilenstein und dem Zeitplan rückwärts.

Nehmen wir an, Ihr Forschungsteam muss bis zum 31. Dezember einen Bericht vorlegen. Das Verfassen eines Berichts umfasst die folgenden Schritte: Literaturrecherche, Durchführung einer Umfrage, Analyse der Antworten, Verfassen des Berichts, Visualisierung der Diagramme und schließlich Korrekturlesen für die Übermittlung. Ihr Arbeitsplan sieht wie folgt aus.

Gemäß diesem Zeitplan müssen Sie Ihre Arbeit bis zum 6. Dezember aufnehmen. Allerdings müssen Sie den Zeitplan des Projekts entsprechend anpassen, wenn es Feiertage und andere Unwägbarkeiten gibt.

Warum sind Zeitpläne wichtig?

Ein Zeitplan für die Rückwirkungsphase ermutigt Sie, die Arbeit mit dem Ziel vor Augen zu beginnen. Er hilft, sich auf das Endergebnis zu konzentrieren, Aufgaben effizient zu planen und die Produktion zu rationalisieren. So geht's.

Durchführbarkeit sicherstellen: Manager verwenden einen Zeitplan, um zu prüfen, ob sie das Projekt innerhalb der gesetzten Frist abschließen können. In der obigen Instanz zum Beispiel ist es unmöglich, das Projekt bis dahin abzuschließen, wenn die Frist weniger als 25 Tage ab heute beträgt. Mit dieser Information können Sie eine Erweiterung der Frist beantragen oder zusätzliche Ressourcen erhalten.

Ausrichtung der Mitglieder des Teams: Ein Arbeitsplan zeigt die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Mitgliedern des Teams deutlich auf. Er fördert eine bessere Zusammenarbeit, indem er das Team auf den endgültigen Abgabetermin einschwört.

Verhandlung über den Umfang: Wenn die Frist für das Projekt nicht verhandelbar ist, können Sie mit dem Projektsponsor oder dem Client über eine Reduzierung des Umfangs verhandeln. Prioritäten für die Arbeit setzen auf der Grundlage der vereinbarten Änderungen und schließen Sie wichtige Aufgaben ab, um sicherzustellen, dass Sie qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern.

Ressourcenplanung: Mit konstanten Fristen können Sie Ihre Ressourcen effizient auswählen. Wenn zum Beispiel jemand im Team einen anderen Termin verfolgt, werden Sie ihn nicht einbeziehen wollen. Oder wenn jemand an einer unkritischen Aufgabe arbeitet, können Sie ihm diese neu zuweisen und ihn in Ihren Zeitplan aufnehmen. Außerdem hilft es den Mitgliedern des Teams, die kritischen Termine zu erkennen und ihre Freizeit entsprechend zu planen.

Wie erstellt man einen Zeitplan für die Arbeitszeit?

Legen Sie die Grundlagen fest, bevor Sie einen Zeitplan erstellen: den Umfang des Projekts, die benötigten Ressourcen und den Endtermin.

1. Skizzieren Sie den Umfang des Projekts

Wie bei jedem Projektplan müssen Sie die Anforderungen verstehen. Einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, lauten wie folgt.

• Was ist derprojektziel? Beispiel: Entwicklung einer mobilen App zur Erfassung von Lieferanteninformationen für das Onboarding
• Wie ist der Output definiert? Beispiel: Sie müssen die Felder Name, Handynummer und E-Mail ID erfassen und automatisch in der Datenbank für die Lieferantenverwaltung speichern
• Wer muss sie genehmigen? Beispiel: Projektsponsor und Qualitätsanalytiker
• Auf welchen Plattformen soll die App funktionieren? Beispiel: Android und iOS
• Was ist der Endtermin?

Machen Sie sich je nach Art Ihres Projekts mit allen weiteren Details und Erwartungen vertraut, bevor Sie einen Zeitplan für die Umsetzung erstellen. Wenn er zu komplex ist, unterteilen Sie ihn in projektphasen zur einfacheren Verwaltung.

Unterteilen Sie dann weiter in Aufgaben. Kategorisieren Sie die Aufgaben nach Priorität, damit Sie die Aufgaben mit niedriger Priorität streichen können, falls die gesamte Lieferung innerhalb der Frist unmöglich ist. Schätzen Sie schließlich den Aufwand für jede Aufgabe genau ein, um einen Zeitplan zu erstellen.

2. Erforderliche Ressourcen ermitteln

Wie oben dargelegt, werden für eine einfache mobile Anwendung ein UX-Autor, ein Designer, ein Android-Entwickler, ein iOS-Entwickler, ein Qualitätsanalytiker und ein Projektmanager benötigt. Bei einer genaueren Analyse werden Sie feststellen, dass Sie nicht alle Ressourcen für das gesamte Projekt benötigen. Schätzen Sie also ab, wie viele Stunden jeder von ihnen benötigt, um das Maximum herauszuholen ressourcenauslastung .

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3. Wählen Sie ein Workback Scheduling tool

Ein Workback-Zeitplan erfordert kreative Planung. Sie müssen ausgehend von einem bestimmten Termin rückwärts arbeiten und Aufgaben und Abhängigkeiten so organisieren, dass sie in einen vorgegebenen Zeitplan passen. Projektmanager brauchen ein benutzerfreundliches, einfach zu bedienendes Tool, das alles verwaltet. ClickUp projektmanagement tool bietet Features, mit denen dies mühelos über mehrere Projekte hinweg möglich ist.

• ClickUp Aufgaben , Unteraufgaben und Checklisten, um Ihr Projekt hierarchisch zu gliedern
• ClickUp Mindmaps zur Visualisierung des Workflows im Projekt
• Benutzerprofile zur Zuweisung von Aufgaben und zur Zusammenarbeit im Kontext der jeweiligen Aufgabe
• Ansicht des Kalenders um den gesamten Zyklus des Projekts zu sehen
• Einfache Drag-and-Drop-Funktionen für die Planung von Szenarien

4. Erstellen von Rückwirkungsplänen ab dem Lieferdatum

Öffnen Sie Ihre scheduling tool und beginnen Sie am Ende.

• Planen Sie zunächst die letzte Aufgabe auf das Lieferdatum, d.h. die Deadline
• Dann stellen Sie die Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe rückwärts vom Lieferdatum zum Startdatum ein. In ClickUp Aufgaben können Sie für jede Aufgabe und Unteraufgabe das Startdatum und das Fälligkeitsdatum angeben, um genau zu planen
• Weisen Sie den Aufgaben Benutzer zu. Mit ClickUp können Sie mehrere Benutzer einer einzigen Aufgabe zuweisen. Fügen Sie Betrachter hinzu, die Kommentare und andere Details sehen können
• Verbinden Sieabhängige Aufgaben und taggen Sie sie, falls erforderlich

5. Überprüfen und verfeinern Sie Ihren Zeitplan für die Rückarbeit

Nun, da Sie jedes Detail geplant haben, ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und sicherzustellen, dass alles zusammenpasst. ClickUp bietet drei Ansichten, die das Planen der Rückarbeit lächerlich einfach machen.

ClickUp Kalender-Ansicht

Verwalten und organisieren Sie Projekte und planen Sie Aufgaben in der flexiblen Ansicht des Kalenders, damit Teams synchronisiert bleiben

Zeigen Sie Ihr Projekt in einem Kalender nach Tag, Woche oder Monat mit Drag-and-Drop an aufgabenverwaltung . Vermeiden Sie die Zuweisung von Aufgaben an freien Tagen. Überprüfen Sie, ob Sie der gleichen Person am gleichen Tag überlappende oder mehrere Aufgaben zugewiesen haben. Synchronisieren Sie Ihre Google Kalender oder andere moderne Planungstools, die Sie möglicherweise verwenden, um die aktuelle Verfügbarkeit zu bestätigen.

ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht

Sortieren Sie Ihre Aufgaben schnell und einfach, und erstellen Sie kaskadierende Ansichten mit einem einzigen Klick, um den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen

Ein Gantt-Diagramm zeigt den Fortschritt des Projekts entlang einer Zeitleiste an, normalerweise in Form eines Balkendiagramms. Ein einfaches Gantt Diagramm sieht wie folgt aus.

Die Gantt-Ansicht von ClickUp vereinfacht selbst die komplexesten Projekte. Sie können

• Zeitleisten und Meilensteine eines Projekts visualisieren
• Abhängigkeiten hinzufügen, indem Sie zwei Aufgaben auswählen und eine Linie zwischen ihnen ziehen
• Einzelne Aufgaben und Gruppen durch Ziehen und Ablegen von Aufgaben visuell umplanen
• Blockieren von Aufgaben, die von unvollständigen Aufgaben abhängig sind, um zu verhindern, dass Teammitglieder versehentlich mit der Arbeit daran beginnen

Außerdem können Sie jedes Mal, wenn Sie die Details einer Aufgabe in der Gantt Diagramm geht die Benachrichtigung an alle Benutzer der Aufgabe, so dass alle auf der gleichen Seite sind. Hier sind einige Vorlagen für Gantt Diagramme für Projekte um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

ClickUp Workload-Ansicht

Nutzen Sie ClickUp zur Automatisierung Ihres Workloads mit über 100 Automatisierungen, einem praktischen KI-Assistenten und einer einheitlichen Workload-Ansicht

Wenn Sie alle Details eingestellt haben, wird die Workload-Ansicht, d. h. die Ansicht der kapazität des Teams wird richtig aussehen. Sie können jedoch feststellen, ob Sie jemanden überlastet haben, einen Termin festgelegt haben, wenn er nicht verfügbar ist, oder Aufgaben zugewiesen haben, die seine Kapazität übersteigen.

Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um zu sehen, wer vorne oder hinten liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen

Schließlich verwenden Sie die ClickUp Box-Ansicht um lose Enden zu verknüpfen.

In der Box-Ansicht können Sie sehen, woran Ihr Team arbeitet, was es erreicht hat und wie hoch seine Kapazität ist

Tipps & Strategien für den Arbeitsplan

Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, wollen wir uns nun einigen praktischen Strategien und Tipps zuwenden, die Ihnen bei der Optimierung Ihres Workback-Plans helfen.

Synchronisieren Sie Ihren Urlaubs- und Freizeitkalender

Vermeiden Sie unnötigen Stress, indem Sie den Urlaubskalender Ihres Unternehmens direkt mit ClickUp synchronisieren. Regen Sie auch die Mitglieder Ihres Teams an, ihre Google Kalender mit ClickUp zu synchronisieren.

Fügen Sie Start- und Fälligkeitsdaten für alle Aufgaben hinzu

Fügen Sie zur Ansicht des Projektfortschritts in einem Gantt-Diagramm das Startdatum und die Fälligkeitsdaten aller Aufgaben hinzu und simulieren Sie, wie ein erfolgreicher Abschluss des Projekts aussehen wird.

Zeitschätzungen hinzufügen

Schätzen Sie die benötigte Zeit für alle Aufgaben, um den Workload im Voraus abzuschätzen, damit Sie pläne für unvorhergesehene Ereignisse wenn etwas länger dauert.

Ermitteln Sie die Voraussetzungen und sammeln Sie sie im Voraus

Betrachten Sie Ihr Projekt ergebnisse kritisch und ermitteln Sie die Voraussetzungen. Wenn Sie zum Beispiel eine mobile App entwickeln, benötigen Sie eine Sandbox-Umgebung, Markenrichtlinien, Zugang zu einem iOS-Entwicklerkonto und mehr.

Setzen Sie auf Flexibilität, nicht auf Perfektion

Es gibt keinen idealen Zeitplan. Dass Mitglieder des Teams krank werden, Flüge Verspätung haben, die Cloud-Entwicklungsumgebung ausfällt usw., ist zu erwarten. Erstellen Sie also einen Backup Plan, um mit solchen angemessenen Hindernissen umzugehen.

Planen Sie eine Pufferzeit ein

Es ist nie ratsam, Aufgaben bis zur letzten Minute zu planen. Enge und starre Zeitpläne sind nicht nur ineffizient, sondern auch sehr stressig. Planen Sie also etwas Pufferzeit für die endgültige Lieferung und kritische Meilensteine ein.

Erstellen Sie einen idiotensicheren Zeitplan mit ClickUp

Workback Scheduling kann unbeliebt sein, weil es uns die Flexibilität nimmt und uns für die Einhaltung von Terminen verantwortlich macht. Projekte mit knappen Fristen sind jedoch an der Tagesordnung, und ein Workback-Plan ist das beste Tool, um sie zu bewältigen.

Das Projektmanagement tool von ClickUp berücksichtigt die Möglichkeit, dass während eines Projekts Störungen auftreten. Nutzen Sie die mehr als 15 Ansichten, um die Details zu verwalten und mit einem Klick auf eine Schaltfläche eine ganzheitliche Ansicht zu erhalten. Passen Sie alle Aspekte des Zeitplans an, einschließlich Aufgaben, Unteraufgaben, Checklisten, Status, Tags, usw. Starten Sie kostenlos mit Ihrem Workback-Zeitplan anmeldung für ClickUp heute.