Im Lieferkettenmanagement ist die „pünktliche und vollständige“ Lieferung von Waren von entscheidender Bedeutung. In der modernen Fertigung wird die „Just-in-time-Produktion“ bevorzugt. Auch die Medien legen Veröffentlichungstermine für Projekte Monate, wenn nicht sogar Jahre im Voraus fest.
Eine Frist ist eines der ersten Dinge, die Führungskräfte im Geschäft festlegen. Anschließend arbeiten die Teams rückwärts von diesem Datum aus, um die Lieferung zu planen. In der Terminologie des Projektmanagements wird dies als Workback-Zeitplan bezeichnet. Dieser Blogbeitrag befasst sich ausführlich mit dem Workback-Zeitplan und konzentriert sich darauf, wie Sie einen solchen Zeitplan für Ihr Projekt erstellen können.
Was ist ein Workback-Zeitplan?
Ein Workback-Zeitplan ist ein Projektplanungstool, bei dem Manager Ziele und Meilensteine in umgekehrter Reihenfolge festlegen, beginnend mit dem endgültigen Termin. Wie bei jedem Projektzeitplan werden Sie alle Aufgaben zuordnen, Ressourcen identifizieren und Zeitaufwand/Aufwand schätzen. Danach beginnen Sie, anders als bei anderen Methoden, mit der Nachverfolgung der Ziele beim endgültigen Meilenstein und planen rückwärts.
Nehmen wir an, Ihr Forschungsteam muss bis zum 31. Dezember einen Bericht einreichen. Das Verfassen eines Berichts umfasst die folgenden Schritte: Literaturrecherche, Durchführung einer Umfrage, Analyse der Antworten, Verfassen des Berichts, Visualisierung der Grafiken und schließlich Korrekturlesen vor der Übermittlung. Ihr Workback-Zeitplan würde wie folgt aussehen.
| Meilenstein | Aufwand in Tagen | Frist |
| Übermittlung | – | 31. Dezember |
| Korrekturlesen | 3 | 28. Dezember |
| Visualisieren | 2 | 26. Dezember |
| Schreiben | 5 | 21. Dezember |
| Analyse | 5 | 16. Dezember |
| Umfrage | 7 | 9. Dezember |
| Literaturübersicht | 3 | 6. Dezember |
Gemäß diesem Workback-Zeitplan müssen Sie bis zum 6. Dezember mit der Arbeit beginnen. Allerdings müssen Sie den Zeitplan des Projekts entsprechend anpassen, wenn Feiertage oder andere unvorhergesehene Ereignisse dazwischenkommen.
Warum sind Workback-Zeitpläne wichtig?
Ein Workback-Zeitplan ermutigt Sie, mit dem Ende im Blick zu beginnen. Er hilft Ihnen, sich auf das Endergebnis zu konzentrieren, Aufgaben effizient zu planen und die Produktion zu optimieren. So geht's.
Sicherstellung der Machbarkeit: Manager verwenden einen Workback-Zeitplan, um zu beurteilen, ob sie das Projekt bis zum Stichtag abschließen können. Wenn beispielsweise im obigen Beispiel der Stichtag weniger als 25 Tage ab heute entfernt wäre, wäre es unmöglich, das Projekt bis dahin abzuschließen. Mit dieser Information können Sie eine Erweiterung des Stichtags beantragen oder zusätzliche Ressourcen anfordern.
Teammitglieder aufeinander abstimmen: Ein Workback-Zeitplan zeigt deutlich die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Teammitgliedern auf. Er fördert eine bessere Zusammenarbeit und motiviert das Team, die endgültige Frist einzuhalten.
Verhandlung des Umfangs: Wenn der Projekttermin nicht verhandelbar ist, können Sie mit dem Projektsponsor oder Client eine Reduzierung des Umfangs aushandeln. Priorisieren Sie die Arbeit auf der Grundlage der vereinbarten Änderungen und schließen Sie wichtige Aufgaben ab, um sicherzustellen, dass Sie qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern.
Ressourcenplanung: Bei konstanten Terminen können Sie Ihre Ressourcen effektiv auswählen. Wenn beispielsweise jemand aus dem Team einen anderen Termin einhalten muss, sollten Sie diese Person nicht einbeziehen. Oder wenn jemand an einer nicht kritischen Aufgabe arbeitet, können Sie diese neu zuweisen und die Person in Ihren Zeitplan einbeziehen. Darüber hinaus hilft es den Mitgliedern des Teams, die kritischen Termine zu erkennen, um ihre Freizeit entsprechend zu planen.
Wie erstellt man einen Workback-Zeitplan?
Machen Sie sich mit den Grundlagen vertraut, bevor Sie einen Workback-Zeitplan erstellen: Umfang des Projekts, erforderliche Ressourcen und endgültiger Termin.
1. Skizzieren Sie den Umfang des Projekts
Wie bei jedem Projektzeitplan müssen Sie die Anforderungen verstehen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten.
- Was ist das Projektziel? Beispiel: Entwicklung einer mobilen App zur Erfassung von Lieferanteninformationen für das Onboarding
- Wie wird die Ausgabe definiert? Beispiel: Sie müssen die Felder „Name“, „Handynummer“ und „E-Mail-ID“ erfassen und automatisch in der Lieferantenverwaltungsdatenbank speichern.
- Wer muss zustimmen? Beispiel: Projektsponsor und Qualitätsanalyst
- Auf welchen Plattformen sollte die App funktionieren? Beispiel: Android und iOS
- Was ist die endgültige Frist?
Machen Sie sich vor der Erstellung eines Workback-Zeitplans mit allen Details und Erwartungen vertraut, die für Ihr Projekt relevant sind. Wenn es zu komplex ist, unterteilen Sie es in Projektphasen, um die Verwaltung zu vereinfachen.
Teilen Sie diese dann weiter in einzelne Aufgaben auf. Kategorisieren Sie die Aufgaben nach Priorität, damit Sie diejenigen mit niedriger Priorität entfernen können, falls die gesamte Lieferung innerhalb der Frist nicht möglich ist. Schätzen Sie schließlich den Aufwand für jede Aufgabe Ihres Workback-Zeitplans genau ein.
2. Ermitteln Sie die erforderlichen Ressourcen
Wie oben beschrieben, benötigt eine einfache mobile Anwendung einen UX-Autor, einen Designer, einen Android-Entwickler, einen iOS-Entwickler, einen Qualitätsanalysten und ein Projektmanagement. Bei einer genaueren Analyse werden Sie feststellen, dass Sie nicht alle Ressourcen für das gesamte Projekt benötigen. Schätzen Sie also, wie viele Stunden Sie jeweils benötigen, um die Ressourcennutzung zu maximieren.
3. Wählen Sie ein Workback-Planungstool
Ein Workback-Zeitplan erfordert kreative Planung. Sie müssen von einem bestimmten Termin aus rückwärts arbeiten und Aufgaben und Abhängigkeiten so organisieren, dass sie in einen vorgegebenen Zeitplan passen. Projektmanager benötigen ein benutzerfreundliches, einfach zu bedienendes Tool, das alles verwaltet. Das Projektmanagement-Tool ClickUp bietet Features, mit denen dies mühelos über mehrere Projekte hinweg möglich ist.
- ClickUp-Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten, um Ihr Projekt hierarchisch zu gliedern
- ClickUp Mindmaps zur Visualisierung des Projekt-Workflows
- Benutzerprofile zum Zuweisen von Aufgaben und zur Zusammenarbeit im Kontext jeder Aufgabe
- Kalender-Ansicht, um den gesamten Zyklus des Projekts zu sehen
- Einfache Drag-and-Drop-Funktionen für die Szenarioplanung
4. Erstellen Sie Workback-Zeitpläne, beginnend mit dem Liefertermin
Öffnen Sie Ihr Planungstool und beginnen Sie am Ende.
- Planen Sie zunächst die letzte Aufgabe am Liefertermin, d. h. am Stichtag.
- Legen Sie dann die Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe rückwärts vom Liefertermin bis zum Startdatum fest. In ClickUp Aufgaben können Sie das Startdatum und das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe und Unteraufgabe hinzufügen, um eine genaue Planung zu ermöglichen.
- Weisen Sie den Aufgaben Benutzer zu. Verwenden Sie ClickUp, um einer einzelnen Aufgabe mehrere Benutzer zuzuweisen. Fügen Sie Betrachter hinzu, die Kommentare und andere Details sehen können.
- Verbinden Sie abhängige Aufgaben miteinander und versehen Sie sie bei Bedarf mit Tags
5. Überprüfen und verfeinern Sie Ihren Workback-Zeitplan
Nachdem Sie nun jedes Detail geplant haben, ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und sicherzustellen, dass alles zusammenpasst. ClickUp bietet drei Ansichten, die die Workback-Planung unglaublich einfach machen.
ClickUp-Kalender-Ansicht
Zeigen Sie Ihr Projekt in einem Kalender nach Tag, Woche oder Monat mit Drag-and-Drop-Projektmanagement an. Vermeiden Sie es, Aufgaben an wöchentlichen freien Tagen zuzuweisen. Überprüfen Sie, ob Sie derselben Person am selben Tag überlappende oder mehrere Aufgaben zugewiesen haben. Durchführen Sie eine Synchronisierung Ihrer Google Kalender oder anderer moderner Planungstools, die Sie möglicherweise verwenden, um die aktualisierte Verfügbarkeit zu bestätigen.
ClickUp-Gantt-Ansicht
Ein Gantt-Diagramm zeigt den Fortschritt des Projekts entlang einer Zeitleiste, in der Regel in Form eines Balkendiagramms. Ein einfaches Gantt-Diagramm sieht wie folgt aus.
Die Gantt-Ansicht von ClickUp vereinfacht selbst die komplexesten Projekte. Sie können
- Visualisieren Sie Zeitleisten für Projekte und Meilensteine
- Fügen Sie Abhängigkeiten hinzu, indem Sie zwei Aufgaben auswählen und eine Linie zwischen ihnen ziehen
- Planen Sie einzelne Aufgaben und Gruppen visuell neu, indem Sie Aufgaben per Drag & Drop verschieben.
- Blockieren Sie Aufgaben, die von unvollständigen Aufgaben abhängig sind, um zu verhindern, dass Teammitglieder versehentlich mit der Arbeit daran beginnen.
Außerdem werden jedes Mal, wenn Sie die Aufgabendetails im Gantt-Diagramm ändern, alle Benutzer der Aufgabe benachrichtigt, sodass alle auf dem gleichen Stand sind. Hier finden Sie einige Vorlagen für Gantt-Diagramme, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
ClickUp-Workload-Ansicht
Wenn Sie alle Details festgelegt haben, wird die Workload-Ansicht, d. h. die Kapazität des Teams, korrekt angezeigt. Sie können jedoch erkennen, ob Sie jemanden überlastet, für einen Termin eingeplant haben, zu dem er nicht verfügbar ist, oder ihm Aufgaben zugewiesen haben, die seine Kapazität übersteigen.
Nutzen Sie schließlich die ClickUp Team-Ansicht, um lose Enden zu verknüpfen.
Tipps und Strategien für Workback-Zeitpläne
Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, wollen wir uns einigen praktischen Strategien und Tipps zuwenden, die Ihnen helfen, Ihren Workback-Zeitplan zu optimieren.
Führen Sie die Synchronisierung Ihres Urlaubs- und Freizeitkalenders durch
Vermeiden Sie unnötigen Stress, indem Sie den Feiertagskalender Ihres Unternehmens direkt mit ClickUp synchronisieren. Ermutigen Sie außerdem Ihre Mitglieder des Teams, ihre Google Kalender mit ClickUp zu synchronisieren.
Fügen Sie Startdaten und Fälligkeitsdaten für alle Aufgaben hinzu
Um den Projektfortschritt in einem Gantt-Diagramm anzuzeigen, fügen Sie allen Aufgaben das Projektstartdatum und die Fälligkeitsdaten hinzu und simulieren Sie, wie ein erfolgreicher Projektabschluss aussehen würde.
Zeitschätzungen hinzufügen
Schätzen Sie den Zeitaufwand für alle Aufgaben, um den Workload im Voraus zu prognostizieren, damit Sie Notfallpläne erstellen können, falls etwas länger dauert.
Identifizieren Sie Voraussetzungen und sammeln Sie diese im Voraus
Betrachten Sie die Ergebnisse Ihres Projekts kritisch und identifizieren Sie die Voraussetzungen. Wenn Sie beispielsweise eine mobile App entwickeln, benötigen Sie eine Sandbox-Umgebung, Markenrichtlinien, Zugriff auf ein iOS-Entwicklerkonto und vieles mehr.
Setzen Sie auf Flexibilität statt Perfektion
Es gibt keinen idealen Zeitplan. Es ist zu erwarten, dass Mitglieder des Teams krank werden, Flüge verspätet sind, die Cloud-Entwicklungsumgebung Ausfallzeiten hat usw. Erstellen Sie daher einen Plan für ein Backup, um solche vernünftigen Hindernisse zu bewältigen.
Planen Sie Pufferzeiten ein
Es ist niemals ratsam, Aufgaben bis zur letzten Minute zu planen. Enge und starre Zeitpläne sind nicht nur ineffizient, sondern auch sehr stressig. Planen Sie daher etwas Pufferzeit für die endgültige Lieferung und wichtige Meilensteine ein.
Erstellen Sie mit ClickUp einen narrensicheren Workback-Zeitplan
Workback-Planung ist oft unbeliebt, weil sie Flexibilität einschränkt und uns dazu zwingt, Termine einzuhalten. Projekte mit engen Terminen sind jedoch an der Tagesordnung, und ein Workback-Zeitplan ist das beste tool, um sie zu bewältigen.
Das Projektmanagement-Tool von ClickUp berücksichtigt die Möglichkeit von Störungen während eines Projekts. Nutzen Sie die mehr als 15 Ansichten, um die Details zu verwalten und mit einer Schaltfläche einen ganzheitlichen Überblick zu erhalten. Passen Sie alle Aspekte des Zeitplans an, einschließlich Aufgaben, Unteraufgaben, Checklisten, Status, Tags usw. Starten Sie kostenlos mit Ihrem Workback-Zeitplan – melden Sie sich noch heute bei ClickUp an.