Globální agentury ztrácejí čas, když jsou briefy, zpětná vazba, soubory a sledování dodávek uloženy v různých nástrojích. V různých časových pásmech se malé mezery v předávání promění v reálná zpoždění dodávek.
Výzkum Harvard Business School zjistil, že synchronní komunikace, jako jsou telefonní hovory a videochaty, poklesla o 11 %, když se časová prodleva mezi spolupracovníky zvýšila o jednu hodinu.
V tomto průvodci rozebíráme nejlepší cloudové nástroje pro zvýšení produktivity globálních agentur, v čem je každý z nich nejlepší a jak vytvořit dodávkový stack, který zůstane rychlý napříč časovými pásmy. Ukážeme také, jak ClickUp slučuje úkoly, dokumenty, spolupráci, reportování a AI do jednoho pracovního prostoru, takže globální týmy tráví méně času honěním se za úkoly a více času jejich plněním.
📖 Přečtěte si také: Správa pracovních postupů: nástroje, výhody a osvědčené postupy
Nejlepší cloudové nástroje pro zvýšení produktivity v kostce
Hledáte rychlé srovnání nejlepších nástrojů pro cloudovou produktivitu? Zde je přehled nejlepších cloudových nástrojů pro produktivitu globálních agentur a toho, co každý z nich nabízí. 📊
| Nástroj | Nejlepší funkce | Nejlepší pro | Ceny* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Integrovaná správa úkolů, dokumenty, dashboardy, sledování času, automatizační nástroje a spolupráce v reálném čase. | Agentury, které chtějí mít správu úkolů, sledování projektů, dokumenty a reporty na jednom místě | Navždy zdarma; přizpůsobení dostupné pro podniky |
| Notion | Dokumenty a wiki, databáze, zobrazení sledování projektů, spolupráce týmů, šablony | Týmy, které chtějí flexibilní dokumenty a jednoduché řízení projektů v jednom pracovním prostoru | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify začínají na 12 USD/uživatel/měsíc. |
| Microsoft 365 | Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, sdílení souborů OneDrive, kalendáře Outlook | Agentury standardizované na Microsoft Office a správcovské ovládací prvky na podnikové úrovni | K dispozici je bezplatná zkušební verze; placené tarify začínají na 7,20 $ za uživatele a měsíc. |
| Google Workspace | Google Drive, Google Docs, Google Calendar, videohovory Meet, sdílené disky a ovládací prvky pro správce | Rozptýlené týmy, které pracují v Google Docs a potřebují rychlé sdílení souborů a události v kalendáři | K dispozici je bezplatná zkušební verze; placené tarify začínají na 8,40 USD za uživatele a měsíc, fakturované ročně. |
| Figma/FigJam | Multiplayerový design, prototypování, workshopy FigJam, komentáře, historie verzí | Kreativní a produktové týmy, které potřebují předávat návrhy a zpětnou vazbu v jednom souboru | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify začínají na 5 USD za místo za měsíc. |
| Adobe Creative Cloud | Kreativní aplikace, sdílené knihovny, úložiště aktiv, historie verzí a konzole pro správu | Agentury produkující velké množství kreativních materiálů napříč týmy a klienty | K dispozici je bezplatná zkušební verze; cena začíná na 54,99 USD za licenci za měsíc, účtováno ročně. |
| Slack | Kanály, huddles, videohovory, sdílení obrazovky, integrace a externí spolupráce přes Slack Connect | Komunikační nástroje pro agentury, které vyžadují rychlejší předávání úkolů a méně dlouhých e-mailových konverzací | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify začínají na 8,75 $ za uživatele a měsíc. |
| Airtable | Správa práce ve stylu databáze, zobrazení, automatizace, formuláře, oprávnění a funkce pro vytváření reportů. | Provozní a dodavatelské týmy spravující pracovní toky, zdroje a požadavky klientů ve velkém měřítku | K dispozici je bezplatný tarif; tarif Team je účtován ve výši 24 USD za uživatele a měsíc. |
| Miro | Vizuální tabule, šablony, workshopy, videohovory, hlasování, Talktracks | Týmy zaměřené na strategii, výzkum a workshopy, které potřebují asynchronní spolupráci napříč časovými pásmy | K dispozici je bezplatný tarif; placené tarify začínají na 8 USD za uživatele a měsíc. |
| Dropbox Business | Ukládání souborů, sdílení souborů, ovládací prvky pro správce, oprávnění, správa verzí, možnosti obnovení | Agentury, které potřebují spolehlivé cloudové úložiště souborů a strukturovaný přístup k aktivům klientů | Placené tarify začínají na 19,99 $ za uživatele a měsíc. |
Jak hodnotíme software v ClickUp
Náš redakční tým postupuje transparentně, na základě výzkumu a nezávisle na dodavatelích, takže se můžete spolehnout, že naše doporučení vycházejí z reálné hodnoty produktů.
Zde je podrobný přehled toho, jak v ClickUp hodnotíme software.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší nástroje pro zvýšení produktivity agentur a týmů
Co byste měli hledat v cloudových nástrojích pro zvýšení produktivity globálních agentur?
Při řízení projektů napříč regiony potřebujete produktivní software, který vám pomůže udržet přehled o harmonogramu a úkolech. Začněte tím, že zkontrolujete, zda daný nástroj podporuje efektivní řízení projektů a úkolů, aniž by členům vašeho týmu přidělával administrativní práci.
✅ Zde je to, co je pro globální agentury nejdůležitější:
- Přehledná organizace úkolů, díky které můžete přidělovat úkoly, sledovat pokrok a udržovat konzistentní sledování projektů napříč více projekty.
- Skutečná týmová spolupráce s komentáři, schvalováním a sdíleným kontextem, díky čemuž zjednodušíte komunikaci mezi časovými pásmy.
- Spolehlivé sdílení souborů s úložištěm souborů, kontrolou verzí a kontrolou přístupu, aby aktiva klientů zůstala přesná a bezpečná.
- Integrované sledování času a podrobné zprávy, díky kterým můžete sledovat produktivitu, chránit marže a zvyšovat spokojenost zákazníků.
- Automatizační nástroje pro opakující se úkoly , aby produktivita vašeho týmu zůstala stabilní i během předávání úkolů
- Komunikační nástroje, které podporují videohovory a sdílení obrazovky, když potřebujete rychlou koordinaci, a navíc integraci s nástroji jako Google Drive, Google Calendar a Microsoft Teams.
- Funkce reportování a pokročilé analytické nástroje, které poskytují cenné informace o pracovní zátěži, rizicích dodání a postupu prací na probíhajících projektech.
- Funkce pro firmy, jako jsou ovládací prvky pro správce, zabezpečení a přizpůsobené ceny, takže můžete stejný systém škálovat napříč regiony s rostoucím počtem zaměstnanců.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší software pro kreativní řízení projektů
Nejlepší cloudové nástroje pro zvýšení produktivity globálních agentur
Zde je náš výběr nejlepších cloudových nástrojů pro zvýšení produktivity, které můžete použít, pokud jste globální agentura a chcete řídit své projekty a úkoly včas.
1. ClickUp (nejlepší pro omezení rozptýlení práce a rozptýlení AI v globálním dodávání)
Globální agentury ztrácejí čas, když je dodávka závislá na systémech, které nesdílejí kontext. Briefy, schválení, zpětná vazba a sledování končí na různých místech. Tato fragmentace se nazývá rozptýlená práce a zpomaluje provádění úkolů v týmech pracujících na dálku.
Umělá inteligence může přidat další vrstvu složitosti, když týmy používají více nástrojů umělé inteligence bez sdíleného kontextu. Výsledkem je více přepínání, více duplicitní práce a méně konzistentní provádění.
ClickUp pomáhá řešit oba problémy tím, že je konvergovaným pracovním prostorem s umělou inteligencí, který sjednocuje váš základní produktivní software do jednoho systému. To pomáhá udržet provádění úkolů v kontextu a vytvářet pracovní postupy s menším počtem komunikačních mezer.
Zde je stručný přehled toho, jak vám ClickUp může pomoci tohoto cíle dosáhnout.
Udržujte konverzace propojené s dodávkami pomocí ClickUp Chat a ClickUp SyncUps.
Když chat funguje mimo vaše nástroje pro správu projektů, aktualizace se ztrácejí a úkoly se odkládají. ClickUp Chat je navržen tak, aby propojoval konverzace s realizací, takže můžete zprávy převádět na úkoly, udržovat vlákna spojená s příslušnou prací a omezit počet zpráv tam a zpět.
Pro synchronizaci v reálném čase, když ji potřebujete, vám ClickUp SyncUps nabízí integrované audio/video hovory a sdílení obrazovky ve stejném prostředí, které váš tým používá ke správě projektů, takže můžete přejít od diskuse k úkolu bez nutnosti přepínat mezi nástroji.
📌 Příklad: Váš vedoucí účtu v New Yorku zveřejní v chatu požadavek klienta na změnu, vytvoří z této zprávy úkol, označí vlastníka designu APAC a tým použije krátkou synchronizaci SyncUp k potvrzení rozsahu před předáním na konci dne.
Spravujte úkoly a sledujte projekty spolehlivě s ClickUp Tasks.
Agentura přestává fungovat, když je organizace úkolů mezi týmy nekonzistentní. ClickUp Tasks usnadňuje standardizaci způsobu přidělování úkolů a udržuje přehledné sledování projektů napříč více projekty. Můžete strukturovat práci s vlastníky, termíny, stavy a úrovní detailů, které potřebujete pro složité projekty, aniž byste týmy nutili do rigidních pracovních postupů.
To je obzvláště užitečné, když na stejném projektu pracují různí členové týmu z různých regionů.
Uchovávejte briefy, zpětnou vazbu a rozhodnutí na jednom místě pomocí ClickUp Docs.
Práce globální agentury vyžaduje rozsáhlou dokumentaci: briefy, poznámky klientů, plány kampaní, kreativní pokyny, výsledky schůzek a kontext revizí jsou roztroušeny v různých složkách.
ClickUp Docs uchovává dokumentaci v blízkosti dodávky, takže týmy neztrácejí čas hledáním nejnovější verze. Můžete spolupracovat v reálném čase, přidávat komentáře k recenzím a udržovat dokumentaci propojenou s prací, kterou podporuje.
To snižuje množství přepracování v týmech pracujících na dálku, protože „důvod“ úkolu zůstává k dispozici, když jej o několik hodin později převezme jiná oblast.
💡 Tip pro profesionály: Používejte ClickUp Docs Hub jako „knihovnu předávaných dokumentů“ pro každého klienta.
Pokud je váš tým rozptýlený v různých časových pásmech, nejrychlejším způsobem, jak se vyhnout přepracování, je zajistit, aby byl „nejnovější brief“ snadno k nalezení. Docs Hub vám poskytuje jedno centralizované místo pro organizaci, vyhledávání a vytváření dokumentů a wiki, takže váš tým v oblasti APAC (Asie-Pacifik) nezačne pracovat na zastaralém souboru, který váš tým v USA přes noc aktualizoval.
Zajistěte operačním týmům přehlednost pomocí dashboardů ClickUp.
Vedoucí provozu a manažeři dodávek potřebují rychlé a spolehlivé reporty. Dashboardy ClickUp vám umožňují vytvářet klientské portály a přehledy výkonnosti, které sledují pokrok napříč více projekty, aniž byste museli ručně aktualizovat stav.
Pokud je pro marže důležité sledování času, ClickUp Dashboards také podporuje reportování ve stylu časových rozpisů a časové přehledy, takže můžete odpovědět na otázky jako „Jak dlouho to trvalo?“ s menším množstvím práce s tabulkami.
💡 Tip pro profesionály: Použijte karty ClickUp AI Cards k řešení asynchronních aktualizací stavu napříč časovými pásmy.
Přidejte kartu AI Project Update (Aktualizace projektu AI) nebo AI Executive Summary (Shrnutí AI) do svého panelu ClickUp, abyste mohli sdílet přehledný snímek průběhu projektu bez nutnosti plánovat další hovory. Kartu můžete také nasměrovat na konkrétní seznam, složku nebo prostor a před předáním ji znovu spustit, aby byla aktualizace aktuální.
Omezte opakující se úkoly pomocí automatizace ClickUp.
Když předávání závisí na paměti, globální dodávky se zpomalují. Automatizace ClickUp pomáhá automatizovat rutinní pracovní postupy (jako aktualizace stavů, směrování práce, upozorňování recenzentů nebo přiřazování vlastníků), takže předem stanovené akce mohou proběhnout automaticky, jakmile jsou splněny podmínky.
ClickUp také nabízí více než 100 připravených šablon pro automatizaci pracovních postupů, které urychlují nastavení. Jedná se o jeden z nejpraktičtějších způsobů, jak omezit opakující se úkoly a zároveň zachovat odpovědnost za jejich provedení.
Chraňte své marže pomocí sledování času a zobrazení pracovní zátěže v ClickUp.
Pro globální agentury není sledování času jen požadavkem na výkaz práce. Je to signál marže a kapacity.
ClickUp podporuje sledování času stráveného na úkolech pomocí časovačů nebo ručních záznamů, včetně časových rozpisů a karet na řídicím panelu, takže můžete udržovat časová data vázaná na skutečnou práci.
A pro plánování kapacity pomáhá zobrazení pracovní zátěže týmům vizualizovat, kdo má nadměrnou nebo nedostatečnou kapacitu, s možností nastavit limity kapacity a zobrazit pracovní zátěž podle dne, týdne nebo měsíce.
Udržujte AI užitečnou s ClickUp Brain a ClickUp Enterprise Search
Umělá inteligence může zvýšit rychlost, ale pouze pokud respektuje kontext a oprávnění. ClickUp Brain přidává do vašich úkolů a projektů vrstvu umělé inteligence, která propojuje dokumenty a členy týmu s jednotnými oprávněními a ovládacími prvky pro ochranu soukromí.
Zásady AI ClickUp také zabraňují třetím stranám poskytujícím AI služby v trénování na vašich datech a neumožňují uchovávání dat třetích stran. To je důležité pro agentury pracující s citlivými daty.
Když je hlavním problémem „Kde je nejnovější odpověď?“, funkce Enterprise Search od ClickUp podporuje vyhledávání napříč propojenými nástroji a aplikacemi (například Drive, Slack a Gmail) z jednoho místa, takže týmy mohou najít kontext, aniž by musely znovu otevírat pět různých systémů.
💡 Tip pro profesionály: Provádějte rychlejší aktualizace stavu a synchronizujte předávání úkolů pomocí ClickUp Brain MAX.
ClickUp Brain MAX vám pomůže proměnit roztříštěné aktualizace ve strukturované signály, což je přesně to, co potřebujete, když vzdálené týmy nejsou online ve stejnou dobu.
Nejlepší funkce ClickUp
- Zmapujte pracovní postupy kampaní v ClickUp Whiteboards a přeměňte poznámkové lístky nebo tvary na úkoly, aby se workshopy proměnily v proveditelné projektové plány.
- Zaznamenávejte požadavky klientů pomocí formulářů ClickUp, které automaticky vytvářejí úkoly, aplikují šablony a přiřazují vlastníky pro konzistentní příjem napříč vzdálenými týmy.
- Prohlížejte kreativní materiály pomocí ClickUp Proofing, kde můžete přímo do příloh úkolů vkládat poznámky k obrázkům, videím a souborům PDF a přidávat zpětnou vazbu ve formě komentářů.
- Synchronizujte správu plánů v kalendáři ClickUp, který je integrován s kalendářem Google a kalendářem Outlook, takže události v kalendáři se zobrazují společně s dodávkami.
- Opakujte opakovatelné kroky dodávky pomocí šablon úkolů ClickUp, aby týmy mohly rychleji provádět konzistentní úkoly v rámci více projektů.
Omezení ClickUp
- Noví členové týmu se mohou zpočátku cítit přetížení, protože platforma nabízí mnoho možností konfigurace.
Ceny ClickUp
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 11 000 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 530 recenzí)
Co o ClickUp říkají skuteční uživatelé?
Uživatel G2 sdílel pozitivní komentář k ClickUp:
Líbí se mi integrační systémy a platforma ClickUp. Opravdu usnadňují a zefektivňují celý proces. Někdy není rozvržení nejvíce uživatelsky přívětivé a v sekci časového rozvrhu se moje úkoly nezobrazují, pokud je nevyhledám slovo od slova. Počáteční nastavení bylo také zdlouhavé.
Líbí se mi integrační systémy a platforma ClickUp. Opravdu usnadňují a zefektivňují proces. Někdy není rozvržení nejvíce uživatelsky přívětivé a v sekci časového rozvrhu se moje úkoly nezobrazují, pokud je nevyhledám slovo od slova. Počáteční nastavení bylo také zdlouhavé.
📖 Přečtěte si také: Co je spolupráce v reálném čase a jaké výhody může přinést vašemu týmu?
2. Notion (nejlepší pro vytváření sdílených znalostních center a pracovních prostorů pro klienty)
Když globální agentura realizuje více projektů, nejrychlejší způsob, jak ztratit čas, je nechat „zdroj pravdy“ rozptýlit se mezi dokumenty a chatovými vlákny. Notion je užitečný, protože vám umožňuje uchovávat kontext projektu a dokumentaci k dodávkám pohromadě, takže vzdálené týmy mohou pokračovat v práci, aniž by musely hledat nejnovější pokyny nebo rozhodnutí.
V oblasti řízení projektů je silnou stránkou Notion jeho databáze. Můžete nastavit databázi úkolů se stavem, přidělenou osobou a termíny splnění a poté si stejnou práci zobrazit jako tabulku, tabuli, kalendář nebo časovou osu, podle toho, jak vaši projektoví manažeři rádi sledují projekty.
Notion také pomáhá se správou harmonogramů prostřednictvím kalendáře Notion. Může zobrazovat položky databáze Notion společně s událostmi kalendáře Google, což je užitečné, když potřebujete sladit termíny úkolů s událostmi kalendáře v různých časových pásmech.
Nejlepší funkce Notion
- Organizujte úkoly a pracovní postupy řízení projektů pomocí databází, které podporují podúkoly a vlastní vlastnosti pro přehlednější organizaci úkolů.
- Propojte více kalendářů a spravujte události a termíny dodání na jednom místě.
- Propojte nástroje jako Slack a Google Drive, abyste omezili ruční ukládání souborů a udrželi spolupráci v chodu.
- Ovládejte, kdo má přístup k čemu, což vám pomůže při správě stránek pro klienty a interních dodacích dokumentů napříč mnoha členy týmu.
Omezení Notion
- Někteří uživatelé uvádějí, že rozhraní může být zpočátku složité a nastavení vyžaduje čas, aby se s ním větší týmy naučily pracovat.
- Výkon často klesá, když se databáze a stránky zvětšují, což může ovlivnit každodenní produktivitu týmu.
Ceny Notion
- Zdarma
- Plus: 12 $ za člena za měsíc
- Podnikání: 24 $ za člena za měsíc
- Podnik: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Notion
- G2: 4,6/5 (více než 9 500 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2 670 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Notion?
Uživatel G2 říká:
„Je velmi flexibilní a lze jej upravovat/využívat od řízení projektů a sledování úkolů až po pokrytí potřeb CRM.“
„Je velmi flexibilní a lze jej upravovat/využívat od řízení projektů a sledování úkolů až po pokrytí potřeb CRM.“
📖 Přečtěte si také: Nástroje pro marketingovou spolupráci pro týmy
3. Microsoft 365 (nejlepší pro agentury, které standardizují dodávky v Microsoft Teams a Microsoft Office)
Pokud vaše agentura již vytváří návrhy a zprávy v Microsoft Office, Microsoft 365 může snížit tření v pracovním postupu, protože základní práce s textem a tabulkami zůstává ve stejné sadě, kterou váš tým již zná.
Microsoft Teams se obvykle stává centrem týmové spolupráce, s chatem, videohovory a sdílením obrazovky pro recenze klientů a interní předávání. Pro sdílení souborů podporují OneDrive a SharePoint cloudové úložiště souborů a řízení přístupu, což pomáhá při práci s externími zúčastněnými stranami.
Microsoft 365 se pro distribuovanou práci stává užitečnějším díky společnému vytváření dokumentů. Když jsou soubory uloženy v OneDrive, SharePoint nebo Teams, může na stejném souboru Word, Excel nebo PowerPoint pracovat více lidí současně. To snižuje problémy s kontrolou verzí, které se objevují, když týmy předávají přílohy napříč časovými pásmy.
Nejlepší funkce Microsoft 365
- Provádějte videohovory a sdílení obrazovky pro hodnocení klientů, interní porady a předávání úkolů napříč časovými pásmy.
- Spolupracujte na výstupech v aplikacích Word, Excel a PowerPoint díky společnému vytváření dokumentů v reálném čase, když jsou soubory uloženy v OneDrive nebo SharePoint.
- Vyřešte problémy se zaměněnými verzemi souborů pomocí historie verzí a strukturovaného verzování dokumentů pro sdílenou práci.
- Automatizujte opakující se úkoly, jako jsou rutinní oznámení a jednoduché pracovní postupy, s dodatečnou licencí pro širší podnikové scénáře.
Omezení Microsoft 365
- Vyžaduje samostatný software pro správu projektů, pokud potřebujete podrobnější sledování projektů, plánování zdrojů nebo podporu pro složité projekty.
- Přidává další práci s nastavením, pokud chcete konzistentní správu napříč Teams, OneDrive a SharePoint v měřítku.
- V mnoha nastaveních závisí na možnostech třetích stran pro sledování času a agenturní produktivní reportování.
Ceny Microsoft 365
- Business Basic: 7,20 $ za uživatele za měsíc
- Business Standard: 15,00 $ za uživatele za měsíc
- Business Premium: 26,40 $ za uživatele za měsíc
- Plány pro podniky: Ceny na míru
- Bezplatná zkušební verze: K dispozici
Hodnocení a recenze Microsoft 365
- G2: 4,6/5 (více než 5 680 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 13 980 recenzí)
Co říkají uživatelé o Microsoft 365?
Uživatel Capterra říká:
„Microsoft 365 nabízí vynikající poměr ceny a výkonu, zejména díky několika nástrojům zahrnutým v jediném předplatném. Sdílení souborů a správa dokumentů fungují perfektně s OneDrive a SharePoint. Snadné použití je další silnou stránkou spolu s zákaznickou podporou.“
„Microsoft 365 nabízí vynikající poměr ceny a výkonu, zejména díky několika nástrojům zahrnutým v jediném předplatném. Sdílení souborů a správa dokumentů fungují perfektně s OneDrive a SharePoint. Snadné použití je další silnou stránkou spolu s zákaznickou podporou.“
📮ClickUp Insight: Téměř 88 % respondentů našeho průzkumu nyní využívá nástroje umělé inteligence ke zjednodušení a zrychlení osobních úkolů. Chcete dosáhnout stejných výhod v práci pomocí online nástrojů pro spolupráci?
ClickUp je tu, aby vám pomohl! ClickUp Brain, vestavěný AI asistent ClickUp, vám pomůže zvýšit produktivitu o 30 % díky menšímu počtu schůzek, rychlým souhrnům generovaným AI a automatizovaným úkolům.
📖 Přečtěte si také: Bezplatné šablony pro zvýšení produktivity v Excelu a ClickUp
4. Google Workspace (nejvhodnější pro agentury, které spolupracují s klienty prostřednictvím Google Drive, Google Docs a Google Calendar)
Pro agentury, které provádějí mnoho práce vyžadující kontrolu, je Google Workspace často vhodnou volbou, protože jeho základy jsou postaveny na spolupráci v reálném čase. Google Drive podporuje ukládání souborů v cloudu a sdílení souborů, zatímco Google Docs usnadňuje vzdáleným týmům společnou úpravu briefů a pracovních návrhů, aniž by si musely posílat různé verze e-mailem.
Google Kalendář je také důležitým důvodem, proč globální týmy přecházejí na Workspace. Sdílené kalendáře usnadňují správu plánů napříč časovými pásmy, protože časy schůzek se přizpůsobují místnímu času a dostupnosti každého účastníka.
Google Meet pak podporuje živé momenty, které jsou stále důležité, jako jsou kreativní recenze a kontroly zainteresovaných stran, pomocí videohovorů a sdílení obrazovky.
Nejlepší funkce Google Workspace
- Ovládejte oprávnění ke sdílení souborů na úrovni složek, včetně sdílení se skupinami a prostory pro spolupráci.
- Udržujte mezifunkční revize v chodu díky spolupráci v reálném čase pro členy distribuovaných týmů.
- Koordinujte události v kalendáři napříč regiony pomocí nastavení časových pásem navržených pro globální plány.
- Provádějte videohovory s možností sdílení obrazovky, které podporují pracovní postupy agentur s velkým množstvím revizí.
- Přidejte sdílené disky a pokročilé verzování dokumentů, když přejdete na dražší tarify.
Omezení Google Workspace
- Pokud chcete integrovanou hloubkovou správu úkolů, Ganttovy diagramy nebo komplexní organizaci úkolů, potřebujete specializované nástroje pro správu projektů.
- Vyžaduje silnou správu, aby se zabránilo chaotickému sdílení s externími subjekty v souvislosti s rozšiřováním spolupráce mezi klienty a freelancery.
- Spoléhá se na doplňky nebo sousední systémy pro sledování času a pokročilou analytiku nad rámec základních správních reportů.
Ceny Google Workspace
- Business Starter: 8,40 $ za uživatele za měsíc
- Business Standard: 16,80 $ za uživatele za měsíc
- Business Plus: 26,40 $ za uživatele za měsíc
- Plány pro podniky: Ceny na míru
- Bezplatná zkušební verze: K dispozici je bezplatná 14denní zkušební verze.
Hodnocení a recenze Google Workspace
- G2: 4,6/5 (více než 47 390 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 17 380 recenzí)
Co říkají uživatelé o Google Workspace?
Uživatel na Capterra řekl:
„Myslím si, že Google Workspace je vynikající pracovní prostor pro správu týmů. Je velmi snadné přecházet mezi 20 sdílenými disky, které máme v každé z našich poboček. Dokážu snadno přesouvat dokumenty. Možnost používat speciální @ pro e-mailovou komunikaci zefektivňuje komunikaci v týmu.“
„Myslím si, že Google Workspace je vynikající pracovní prostor pro správu týmů. Je velmi snadné přecházet mezi 20 sdílenými disky, které máme v každé z našich poboček. Dokážu snadno přesouvat dokumenty. Možnost používat speciální @ pro e-mailovou komunikaci zefektivňuje komunikaci v týmu.“
📖 Přečtěte si také: Nejlepší software pro sjednocené pracovní prostředí, který centralizuje vaši práci
5. Figma/FigJam (nejlepší pro spolupráci na designu v reálném čase napříč časovými pásmy)
Když designéři a klienti pracují v různých časových pásmech, zpětná vazba se může stát překážkou. Figma pomáhá, protože týmy pracují z jediného cloudového souboru, což omezuje problém „nesprávné verze“ a udržuje komentáře vázané na konkrétní diskutovaný designový prvek.
Figma je také navržena pro živou spolupráci v souborech. Cursor chat umožňuje uživatelům psát do návrhového souboru dočasné zprávy s rychlými dotazy a potvrzeními během překrývajících se pracovních hodin, což může snížit počet krátkých videohovorů, které narušují soustředění.
Oprávnění jsou vázána na přístup k prohlížení a úpravám, takže můžete pozvat správné členy týmu, aniž byste všem dali plnou kontrolu. Pro workshopy a plánování v rané fázi podporuje FigJam kolaborativní whiteboarding s možnostmi živého chatu, komentářů a zvuku.
Nejlepší funkce Figma/FigJam
- Diskutujte o zpětné vazbě přímo v souboru, aniž byste museli přepínat mezi komunikačními nástroji.
- Ovládejte, co mohou členové týmu dělat, pomocí přístupu View, Collab, Dev a Full.
- Podporujte velké skupiny recenzentů se stovkami spolupracovníků v jednom souboru.
- Sdílejte práci prostřednictvím odkazů, aby recenze zůstaly propojené se správným kontextem.
Omezení Figma/FigJam
- Při složitých projektech s těžšími soubory může dojít ke zpomalení výkonu.
- Offline funkce jsou omezené, což může být problém při cestování.
Ceny Figma/FigJam
- Starter: Bezplatný tarif
- Profesionální: 5 $ (Collab) / 15 $ (Dev) / 20 $ (Full) za místo za měsíc
- Organizace: 5 $ (Collab) / 25 $ (Dev) / 55 $ (Full) za místo za měsíc
- Enterprise: 5 $ (Collab) / 35 $ (Dev) / 90 $ (Full) za místo za měsíc
Hodnocení a recenze Figma/FigJam
- G2: 4,7/5 (více než 1 400 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 840 recenzí)
Co říkají uživatelé o Figma/FigJam?
Recenzent G2 řekl:
„Spolupráce s členy týmu je plynulá, což nám umožňuje proměnit promyšlené nápady v realitu. Tento nástroj podporuje naše aktivity v oblasti výzkumu UX, jako je mapování uživatelských cest, brainstormingové sezení a provádění kritických hodnocení designu. “
„Spolupráce s členy týmu je plynulá, což nám umožňuje proměnit promyšlené nápady v realitu. Tento nástroj podporuje naše aktivity v oblasti výzkumu UX, jako je mapování uživatelských cest, brainstormingové sezení a provádění kritických hodnocení designu. “
💡 Tip pro profesionály: Pokud chcete získat podrobnější informace o tom, jak ClickUp podporuje tento provozní model, ClickUp pro kreativní agentury pomáhá s plánováním a prezentací práce na jednom místě.
6. Adobe Creative Cloud (nejlepší pro správu značkové kreativní produkce ve velkém měřítku)
Globální agentury, které dodávají velké objemy kreativních assetů, se často potýkají se stejným problémem: soubory a prvky značky se rozptýlí a recenzenti si nejsou jisti, která verze je schválená. Adobe Creative Cloud pro týmy je vytvořen pro takové prostředí a kombinuje základní kreativní aplikace s obchodními kontrolami, které agenturám pomáhají spravovat assety a přístup k nim pro členy týmu.
Pro každodenní kreativní činnosti jsou důležité sdílené knihovny. Prostřednictvím Adobe Creative Cloud mají týmy přístup k „knihovnám vlastněným společností“, které pomáhají udržovat konzistentnost značkových aktiv, jako jsou barvy a komponenty, napříč více projekty.
Na straně administrátora získávají uživatelé přístup k webové administrační konzoli a možnost získat zpět aktiva, když někdo odejde. To je užitečné pro agentury s freelancery, rotujícími týmy nebo častými změnami personálu, protože vlastnictví a přístup mohou zůstat pod kontrolou firmy, místo aby byly uloženy v osobních účtech.
Nejlepší funkce Adobe Creative Cloud
- Ukládejte sdílené zdroje a palety barev, abyste zachovali konzistenci značky napříč projekty.
- Obnovte starší verze souborů až 180 dní zpětně.
- Spravujte licence centrálně a získejte zpět firemní aktiva při změně rolí.
- Udržujte pracovní soubory přístupné v cloudu pro vzdálené týmy
Omezení Adobe Creative Cloud
- Týmy často potřebují čas na školení, aby se staly plně kompetentními.
- Ceny se mohou zdát vysoké, zejména pro malé týmy s mnoha uživateli.
Ceny Adobe Creative Cloud
- Creative Cloud Standard: 54,99 $ za licenci za měsíc, fakturováno ročně
- Creative Cloud Pro: 69,99 $ za licenci za měsíc, fakturováno ročně
- Creative Cloud Pro pro týmy: 99,99 $ za licenci měsíčně, fakturováno ročně
Hodnocení a recenze Adobe Creative Cloud
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,7/5 (více než 7 300 recenzí)
Co říkají uživatelé o Adobe Creative Cloud?
Recenzent G2 uvedl:
„Moje každodenní práce zahrnuje přípravu krátkých lekcí, vzdělávacích videí, materiálů pro pacienty a online výukových lekcí. Používám jej (Adobe Creative Cloud) k navrhování dietních tabulek, příspěvků pro pacienty a vizuálních materiálů souvisejících se zdravím pro různé stavy, které pravidelně používám při klinickém poradenství, vzdělávacích příspěvcích a online výukových lekcích.“
„Moje každodenní práce zahrnuje přípravu krátkých lekcí, vzdělávacích videí, materiálů pro pacienty a online výukových lekcí. Používám jej (Adobe Creative Cloud) k navrhování dietních tabulek, příspěvků pro pacienty a vizuálních materiálů souvisejících se zdravím pro různé stavy, které pravidelně používám při klinickém poradenství, vzdělávacích příspěvcích a online výukových lekcích.“
📖 Přečtěte si také: Příklady automatizace pracovních postupů a případy použití
7. Slack (nejlepší pro rychlou komunikaci mezi klienty a interními kanály)
Když globální agentura realizuje dodávky napříč časovými pásmy, největším zpomalením jsou obvykle mezery mezi aktualizacemi. Lidé dělají rozhodnutí na jednom místě, někdo zmešká kontext a další region stráví první hodinu dotazováním se „co se změnilo?“
Slack je navržen pro nelineární, asynchronní komunikaci, takže týmy mohou přispívat aktualizacemi, když jsou online, místo aby čekaly na „vhodné časové okno“ nebo odpovídaly na dlouhé e-mailové vlákna.
Místo toho, aby se informace šířily náhodně v přímých zprávách a doručených zprávách, přístup Slacku podporuje organizované diskuse podle projektů nebo témat, což snižuje riziko, že klíčoví členové týmu zůstanou mimo dění. To může zlepšit produktivitu týmu, když se paralelně realizuje více projektů a každý den dochází k předávání úkolů. Slack také funguje dobře, když agentury potřebují spolupracovat s externími zainteresovanými stranami.
Nejlepší funkce Slacku
- Spolupracujte s klienty a partnery ve sdílených kanálech, aniž byste museli otevírat celý svůj pracovní prostor.
- Provádějte audio a video hovory se sdílením obrazovky pro rychlé schvalování a předávání úkolů.
- Udržujte zprávy, soubory a konverzace prohledávatelné, aby projektoví manažeři mohli rychle najít rozhodnutí.
- Propojte více než 2 600 aplikací, včetně Google Drive, a zajistěte tak sdílení souborů v rámci konverzací.
Omezení Slacku
- Bezplatný tarif omezuje historii zpráv a souborů, což může snížit přehlednost dlouhodobé práce s klienty.
- Slack není software pro správu projektů, takže stále potřebujete nástroje pro správu projektů, abyste mohli přidělovat úkoly a sledovat pokrok.
Ceny Slacku
- Výhoda: 8,75 $ za uživatele a měsíc
- Business+: 18 $ za uživatele za měsíc
- Enterprise Grid: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Slacku
- G2: 4,5/5 (více než 37 990 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 23 975 recenzí)
Co říkají uživatelé o Slacku?
Recenzent G2 zanechal následující komentář:
„Ze všech komunikačních softwarů, které jsem použil, je Slack rozhodně nejkomplexnější, nejintuitivnější a má krásné rozhraní. Nenapadá mě žádná oblast, kterou by bylo možné vylepšit... Možnost vytvářet kanály s lidmi jak uvnitř, tak vně mé organizace je úžasná!“
„Ze všech komunikačních softwarů, které jsem použil, je Slack rozhodně nejkomplexnější, nejintuitivnější a má krásné rozhraní. Nenapadá mě žádná oblast, kterou by bylo možné vylepšit... Možnost vytvářet kanály s lidmi jak uvnitř, tak vně mé organizace je úžasná!“
🎥 Podívejte se na video: 60 % času znalostních pracovníků se ztrácí pouhým hledáním informací. Řešení? Znalostní báze s umělou inteligencí, která funguje jako digitální mozek vašeho týmu.
V tomto videu uvidíte, jak krok za krokem vytvořit znalostní bázi AI.
📖 Přečtěte si také: Jak používat ClickUp pro agentury: funkce, příklady a tipy
8. Airtable (nejlepší pro strukturované pracovní postupy a provoz kampaní)
Airtable se profiluje jako platforma pro vytváření obchodních aplikací a propojování pracovních postupů a dat od začátku do konce, což je užitečné pro operační týmy, které potřebují jediný systém pro provádění opakujících se pracovních postupů.
Pro agentury je skutečnou výhodou kontrola a konzistence. Můžete standardizovat způsob sledování práce v různých regionech a omezit zmatek v reportingu, který vzniká, když se informace o dodávkách duplikují v několika nástrojích. To dělá z Airtable praktický nástroj produktivity pro týmy, které spravují složité úkoly a probíhající projekty ve velkém měřítku.
Airtable také klade důraz na správu a bezpečnost jako součást své platformy, což je důležité při správě informací o klientech a strukturovaných provozních dat mezi členy distribuovaného týmu.
Nejlepší funkce Airtable
- Proměňte základny na role založené pohledy pro kreativce, operátory a vedoucí účtů.
- Automatizujte opakující se úkoly, jako jsou aktualizace stavu, oznámení a schvalování.
- Přepínejte mezi mřížkovým a jinými rozvrženími, abyste podpořili různé pracovní postupy.
- Shromažďujte požadavky klientů a interní pokyny v jednotném formátu.
Omezení Airtable
- Někteří uživatelé uvádějí, že při prvním nastavení pro složitější úkoly je třeba se s ním nejprve seznámit.
- Recenzenti často poukazují na zvýšení cen, pokud potřebujete pokročilé funkce nebo více úložného prostoru.
Ceny Airtable
- Tým: 24 $ za uživatele za měsíc
- Podnikání: 54 $ za uživatele za měsíc
- Podniková úroveň: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Airtable
- G2: 4,6/5 (více než 3 180 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 2 210 recenzí)
Co říkají uživatelé o Airtable?
Recenzent na G2 řekl:
„Začal jsem používat Airtable v momentě, kdy jsem si uvědomil, že jsem vyčerpal všechny možnosti, které Excel nabízí. Po nesčetných pokusech vtěsnat strukturu databáze do tabulek jsem konečně našel Airtable a téměř deset let poté jsem nikdy nelitoval. Airtable je na začátku neuvěřitelně snadné ovládat.“
„Začal jsem používat Airtable v momentě, kdy jsem si uvědomil, že jsem vyčerpal vše, co Excel mohl nabídnout. Po nesčetných pokusech vtěsnat strukturu databáze do tabulek jsem konečně našel Airtable a téměř deset let poté jsem nikdy nelitoval. Airtable je na začátku neuvěřitelně snadné ovládat.“
📖 Přečtěte si také: Jak zlepšit spolupráci na projektech v jakémkoli měřítku
9. Miro (nejlepší pro workshopy, sladění a vizuální spolupráci)
V distribuovaných agenturách se koordinace často stává skrytým projektem. Miro je postaveno na zoomovatelné online tabuli, která podporuje synchronní i asynchronní spolupráci, což usnadňuje udržování viditelnosti plánované práce a její opětovné použití napříč časovými pásmy.
Pro vedoucí agentur je Miro nejcennější, když potřebujete proměnit nejasné vstupy ve sdílený plán. Týmy jej používají k brainstormingu, mapování pracovních postupů a pořádání strukturovaných workshopů, což pomáhá omezit nesprávné interpretace při předávání úkolů. Jeho knihovna šablon také pomáhá týmům začít rychleji, místo aby musely vytvářet každou tabuli od nuly.
Miro se také zaměřuje na asynchronní vysvětlování, nejen na asynchronní úpravy. S Talktrackem mohou týmy nahrávat návody, které zůstanou vložené v tabuli, takže někdo v jiné oblasti může pochopit rozhodnutí a záměr, aniž by bylo nutné plánovat další schůzku.
Nejlepší funkce Miro
- Pořádejte interaktivní workshopy s pomocí facilitačních nástrojů, jako jsou časovač a hlasování.
- Nahrávejte asynchronní průchody pomocí Talktrack, aby týmy v jiných časových pásmech mohly sledovat rozhodnutí přímo na tabuli.
- Spolupracujte v rámci schůzek Microsoft Teams s pomocí nástroje Miro v Teams.
- Pořádejte videohovory na tabuli se sdílením obrazovky, integrací kalendáře a živým přepisováním do dokumentu (beta).
Omezení Miro
- Miro dobře podporuje spolupráci, ale stále potřebujete nástroje pro řízení projektů pro správu úkolů, sledování času a podávání zpráv o dodávkách.
- Bez silných standardů pracovního prostoru a odpovědnosti může být obtížné spravovat tabule ve velkém měřítku.
Ceny Miro
- Zdarma
- Starter: 8 $ za uživatele za měsíc
- Podnikání: 16 $ za uživatele za měsíc
- Podnik: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Miro
- G2: 4,7/5 (více než 12 330 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 1 670 recenzí)
Co říkají uživatelé o Miro?
Recenzent G2 říká:
„Líbí se mi, jak Miro umožňuje snadno a přirozeně vizualizovat nápady. Je to jako mít nekonečnou tabuli, do které se může zapojit každý. Pořádám mnoho workshopů pro klienty v oblasti reklamy a Miro mi pomáhá spolupracovat v reálném čase.“
„Líbí se mi, jak Miro umožňuje snadno a přirozeně vizualizovat nápady. Je to jako mít nekonečnou tabuli, do které se může zapojit každý. Pořádám mnoho workshopů pro klienty z oblasti reklamy a Miro mi pomáhá spolupracovat v reálném čase.“
📖 Přečtěte si také: Způsoby, jak být v práci produktivnější
10. Dropbox Business (nejlepší pro ukládání souborů, sdílení a správu verzí)
Globální agentury přenášejí velké množství souborů a chyby při práci se soubory jsou drahé. Když týmy sdílejí kreativní materiály napříč regiony, rychle se objeví problém s „nejnovější verzí“ a jedno nesprávné nahrání může projekt zbrzdit.
Dropbox Business je bezpečný cloudový úložiště pro firemní týmy s funkcemi obnovy souborů a historie, které pomáhají snížit riziko náhodného přepsání a smazání během aktivní práce.
Pro vedoucí operací je Dropbox často „nástrojem stability“. Pomáhá udržovat sdílení souborů předvídatelné, snižuje riziko ztráty aktiv a podporuje přehlednější správu složek určených pro klienty. Pokud vaše agentura již používá jiný software pro správu projektů, Dropbox Business může i tak být základem pro spolehlivé ukládání souborů napříč vzdálenými týmy.
Nejlepší funkce Dropbox Business
- Poskytněte 5 TB úložného prostoru ve standardní verzi pro sdílené zdroje agentury.
- Obnovte smazané soubory až 180 dní v rámci standardního tarifu, který podporuje lepší postupy kontroly verzí.
- Přenášejte soubory až do velikosti 100 GB ve standardním režimu pro náročné kreativní projekty.
- Spravujte sdílení a oprávnění týmu pro práci s klienty.
Omezení Dropbox Business
- Dropbox vám pomáhá ukládat a sdílet soubory, ale k přidělování úkolů a sledování pokroku stále potřebujete software pro správu projektů.
- Pokud vaše agentura potřebuje propracovanější pracovní postupy pro kreativní revize, můžete se spolehnout na Adobe Creative Cloud nebo jiné nástroje pro spolupráci, které jej doplňují.
Ceny Dropbox Business
- Profesionální: 19,99 $ měsíčně
- Standard: 18 $ za uživatele za měsíc
- Pokročilé: 30 $ za uživatele a měsíc
- Podnik: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Dropbox Business
- G2: 4,4/5 (více než 30 850 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 21 670 recenzí)
📖 Přečtěte si také: Kreativní operace pro týmy
Co říkají uživatelé o Dropbox Business?
Recenzent G2 říká:
„Na Dropboxu se mi nejvíc líbí jeho bezkonkurenční spolehlivost a pocit, že ho stačí nastavit a pak na něj nemusím myslet. Pro mě je jeho technologie delta-sync stále zlatým standardem: nahrává pouze ty části souboru, které se změnily, což umožňuje neuvěřitelně rychlé aktualizace, i když pracuji s velkými datovými soubory.“
„Na Dropboxu se mi nejvíc líbí jeho bezkonkurenční spolehlivost a pocit, že ho stačí nastavit a pak na něj nemusím myslet. Pro mě je jeho technologie delta-sync stále zlatým standardem: nahrává pouze ty části souboru, které se změnily, což umožňuje neuvěřitelně rychlé aktualizace, i když pracuji s velkými datovými soubory.“
📖 Přečtěte si také: Nejlepší nástroje umělé inteligence pro zvýšení produktivity
Další užitečné nástroje
Pokud máte nastavený základní balík, tyto tři cloudové nástroje pro zvýšení produktivity mohou pokrýt „mezní“ mezery, na které globální agentury narážejí, zejména v oblasti virtuálních schůzek a automatizace opakujících se úkolů napříč více nástroji.
Zoom : Virtuální nástroj pro schůzky, který je užitečný, když klienti stále potřebují živé prezentace. Zoom podporuje videohovory se sdílením obrazovky, takže týmy mohou společně prohlížet prezentace nebo reportovací dashboard, aniž by si musely posílat desítky verzí sem a tam.
Loom : Asynchronní nástroj pro zasílání videozpráv pro rychlejší předávání úkolů napříč časovými pásmy. Loom vám umožňuje nahrávat obrazovku (s kamerou nebo bez ní), okamžitě sdílet odkaz a shromažďovat komentáře, což se hodí pro kreativní zpětnou vazbu, když členové vašeho týmu nejsou online ve stejnou dobu.
Zapier : Nástroj pro automatizaci pracovních postupů, který propojuje aplikace, které vaše agentura již používá. Zapier vám umožňuje vytvářet automatizované pracovní postupy pomocí nastavení spouštěčů a akcí a podporuje integraci více než 7 000 aplikací, což je užitečné, pokud váš proces dodávky zahrnuje nástroje jako Google Drive, Slack a tabulky.
Provozujte globální agenturu v ClickUp
Výběr cloudových nástrojů pro zvýšení produktivity pro globální agenturu není jen o ukládání souborů nebo videohovorech. Jde o propojení úkolů, kontextu, schvalování a reportingu, aby práce pokračovala i v případě, že týmy jsou offline v různých regionech.
ClickUp funguje dobře, pokud chcete omezit přepínání mezi nástroji a vytvořit jediný systém dodávek, na který se týmy mohou spolehnout napříč časovými pásmy. Můžete centralizovat provádění úkolů v Tasks, uchovávat pokyny a rozhodnutí v Docs a sdílet přehled v reálném čase prostřednictvím Dashboards. Automatizace pomáhá zajistit konzistentní předávání úkolů a ClickUp Brain přidává podporu AI do stejného pracovního prostoru, kde k dodávkám skutečně dochází.
Pokud jste připraveni realizovat globální dodávky s menším počtem mezer a rychlejšími předávkami, zaregistrujte se do ClickUp a vytvořte pracovní postup, který vaše týmy mohou převzít bez ztráty kontextu.