Nejlepší příkazy pro automatizaci pracovních postupů v ChatGPT

Automatizace pracovních postupů je proces nahrazování manuálních, opakujících se kroků v obchodních procesech technologicky řízenými rutinami, které šetří čas a zvyšují produktivitu.

📖 Přečtěte si také: Jak funguje ChatGPT? Využijte ChatGPT na maximum

Například když je předložen nový kreativní brief, vygenerujte shrnutí projektu s cíli, cílovou skupinou a časovým harmonogramem v bodech.

💡 Tip pro profesionály: Zde je pro vás hack pro ChatGPT. Propojte příkazy do řetězce, aby výstup jednoho příkazu byl vstupem pro další, a vytvořte tak vícestupňové pracovní postupy bez ručního zásahu.

💡 Tip pro profesionály: Otestujte příkazy v extrémních případech, abyste odhalili skryté nedostatky před nasazením automatizace ve velkém měřítku.

Pokyn: Působte jako konzultant pro automatizaci. Analyzujte každodenní pracovní postupy marketingového týmu a určete opakující se úkoly, které lze automatizovat. Prezentujte je v tabulce s úkoly, stráveným časem, potenciálem automatizace a navrhovanými nástroji.

Prompt: Jsem [uveďte podrobně problém, se kterým se potýkáte, včetně kontextu]. Vytvořte seznam 5 praktických případů použití automatizace pro [odvětví nebo oddělení, např. „personální oddělení ve středních podnicích“]. Pro každý případ použití popište pracovní postup, výhody automatizace a navrhněte vhodné nástroje nebo platformy. Chci, abyste [uveďte podrobně, jak chcete výstup, včetně příkladů].

Pokyn: Působte jako systémový analytik. Vytvořte kontrolní seznam pro vyhodnocení, zda je proces připraven k automatizaci. Zahrňte kritéria jako opakovatelnost, pravidla, formát dat a zpracování výjimek.

🎥 Podívejte se: Jak používat AI integrovanou do vašeho pracovního prostoru

Pokyn: Působte jako technologický poradce. Doporučte nejlepší automatizační platformu pro zpracování [úkolu]. Porovnejte Zapier, Make, ClickUp Automations nebo API v tabulce výhod a nevýhod s náklady.

Prompt: Používám [nástroj A] pro CRM a [nástroj B] pro e-mailový marketing. Navrhněte automatizační pracovní postup pro synchronizaci kontaktů mezi těmito dvěma nástroji. Uveďte seznam požadovaných API, kroků a bezpečnostních opatření.

Prompt: Působte jako architekt pracovních postupů. Vytvořte integrační plán, ve kterém ClickUp, Slack a Google Drive spolupracují na [procesu]. Naplánujte přesné spouštěče a akce napříč nástroji.

Pokyn: Vžijte se do role specialisty na automatizaci. Navrhněte pracovní postup pro automatizaci úkolů, jako je [vložte úkol]. Uveďte podrobné kroky pro nastavení automatizace pomocí nástrojů, jako je [vložte nástroj], a jejich integraci s platformami, jako jsou [vložte platformy, např. Excel, Google Sheets nebo Trello].

📖 Přečtěte si také: Jak používat ChatGPT pro efektivní řízení projektů

Příkaz: Fungujte jako pravidlový engine. Vytvořte podmíněnou logiku pro automatizaci, která směruje nové úkoly odlišně v závislosti na prioritě a oddělení. Prezentujte jako vývojový diagram IF → THEN.

Příkaz: Působte jako procesní inženýr. Vytvořte šablonu dokumentace pro automatizační pracovní postupy s následujícími sekcemi: Přehled, Spouštěč, Akce, Nástroje, Zpracování výjimek a Vlastník.

🔍 Věděli jste, že... Automatizované systémy výběru mýtného, jako je E-ZPass, byly poprvé zavedeny na konci 80. let. Předtím museli řidiči čekat v dlouhých frontách u pokladen, což z automatizace silničního provozu učinilo jednu z prvních mainstreamových technologií pro zvýšení pohodlí.

Pokyn: Působte jako odborník na automatizaci dat. Poskytněte podrobný plán automatizace sběru dat, organizace a generování zpráv pro [vložte účel, např. sledování prodeje, monitorování výkonu]. Zahrňte pokyny k používání nástrojů, jako jsou Google Apps Script, Power Query nebo API.

📮 ClickUp Insight: 62 % našich respondentů spoléhá na konverzační nástroje umělé inteligence, jako jsou ChatGPT a Claude. Jejich známé rozhraní chatbotů a všestranné schopnosti – generovat obsah, analyzovat data a další – mohou být důvodem, proč jsou tak populární v různých rolích a odvětvích.

Pokud však uživatel musí pokaždé přepnout na jinou kartu, aby položil AI otázku, související náklady na přepínání a změnu kontextu se časem sčítají.

Ale ne s ClickUp Brain. Je přímo ve vašem pracovním prostoru, ví, na čem pracujete, rozumí jednoduchým textovým pokynům a poskytuje vám odpovědi, které jsou pro vaše úkoly velmi relevantní! Zkušejte dvojnásobné zvýšení produktivity s ClickUp!

Příkaz: Působte jako obchodní analytik. Vytvořte automatizovaný pracovní postup, který aktualizuje dashboard v [nástroji, např. Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] pomocí dat v reálném čase z [zdrojů]. Nastíňte spouštěče, transformace dat a frekvenci aktualizací.

Pokyn: Navrhněte automatizovaný pracovní postup, který před odesláním zprávy ověří příchozí data z hlediska chyb. Zahrňte kroky pro detekci duplicit, kontrolu formátování a oznámení v případě nalezení problémů.

Prompt: Vytvořte pracovní postup, ve kterém nové dotazy zákazníků automaticky generují úkol v ClickUp, navrhněte odpověď v Gmailu přes ChatGPT a odešlete ji ke schválení manažerovi ve Slacku.

⚙️ Bonus: Šablona ClickUp Email Automation Template automatizuje vaše e-mailové pracovní postupy tím, že spouští e-maily na základě stavu úkolů, termínů splnění nebo akcí zákazníků. Můžete nastavit sekvence, připomenutí a následné akce, aby kampaně běžely automaticky, což sníží manuální práci a zároveň zajistí, že každá zpráva bude odeslána včas a dorazí k cílovému příjemci.

Příkaz: Navrhněte automatizaci, která každý den v 17:00 zveřejní souhrn všech úkolů ClickUp přesunutých do stavu „Dokončeno“. Uveďte název úkolu, přidělenou osobu a čas dokončení.

Příkaz: Navrhněte automatizaci, která bude zveřejňovat aktualizace z [nástroje A, např. ClickUp] do [nástroje B, např. Slack] ve strukturovaném denním přehledu. Zahrňte pole jako stav úkolu, přidělená osoba a termín splnění.

🚀 Výhoda ClickUp: Ne vždy máte čas zadávat příkazy. ClickUp Brain MAX podporuje funkci Talk to text, takže můžete diktovat příkazy nebo nápady při přesunech mezi schůzkami.

Například vedoucí projektu může zadat rychlý požadavek, jako je „shrňte včerejší technickou poradu a zdůrazněte překážky“, a Brain MAX vytvoří písemné shrnutí spojené se správným seznamem úkolů.

Příkaz: Napište skript v jazyce Python, který automaticky stáhne přílohy z Gmailu a uloží je na Google Drive. Přidejte komentáře pro nasazení.

Příkaz: Vygenerujte skript webhooku, který se spustí, když dojde k [vložte událost, např. odeslání nového formuláře] v [nástroji]. Skript by měl zavolat ChatGPT, aby shrnul událost a zveřejnil ji v [cílovém nástroji]. Přiložte pokyny k nasazení.

Prompt: Chovejte se jako odborník na API. Napište API volání potřebná k synchronizaci [datového typu] mezi [nástrojem A] a [nástrojem B]. Uveďte kroky ověřování, příklady koncových bodů a strategie řešení chyb.

🚀 Výhoda ClickUp: Když shromažďujete odpovědi z průzkumů prostřednictvím formulářů ClickUp, každé odeslání se stane úkolem ve vašem pracovním prostoru. To znamená, že data jsou již strukturovaná a připravená k prozkoumání.

Poté můžete požádat ClickUp Brain, aby zkontroloval odpovědi, zvýraznil opakující se témata a identifikoval klíčové citáty. Pokud například více zákazníků zmíní potíže během onboardingu, umělá inteligence může tento trend označit a pomoci vám okamžitě přiřadit následný úkol onboardovacímu týmu.

Syntetizujte zpětnou vazbu pomocí ClickUp Brain

Pokyn: Jsem [uveďte podrobně problém, se kterým se potýkáte, včetně souvislostí]. Pomozte mi odhadnout návratnost investic (ROI) za automatizaci [popište proces, např. „zadávání údajů z faktur“]. Uveďte faktory, které je třeba zohlednit, poskytněte vzorový výpočtový šablonu a vysvětlete, jak interpretovat výsledky. Chci, abyste [uveďte podrobně, jak chcete výstup, včetně příkladů].

Pokyn: Vytvořte model pro odhad úspory času pro automatizaci kvalifikace potenciálních zákazníků. Výsledky sdílejte v grafu s 12měsíční prognózou.

Prompt: Vytvořte tři scénáře (konzervativní, realistický, agresivní) ukazující dopad automatizace úkolů souvisejících s onboardováním zákazníků na produktivitu týmu.

Příkaz: V mém pracovním postupu Zapier se setkávám s [chybou]. Analyzujte možné příčiny, uveďte diagnostické kroky a navrhněte opravy ve formě kontrolního seznamu.

🧠 Zajímavost: První automatická odpověď na e-mail byla vytvořena v roce 1971 pro ARPANET, ranou formu internetu. Posílala jednoduchá oznámení „mimo kancelář“, aby vysvětlila zpoždění v odpovědích na e-maily.

Pokyn: Působte jako inženýr spolehlivosti. Navrhněte strategie převzetí služeb při selhání, pokud dojde k selhání automatizačního kroku (např. časový limit API). Výstup ve formě rozhodovacího stromu.

Prompt: Jsem [uveďte aktuální nastavení automatizace]. Navrhněte plán, jak tento pracovní postup rozšířit na více oddělení. Zahrňte mapování závislostí, konsolidaci nástrojů a úvahy o správě.

Pokyn: Jsem [zmínka o kontextu týmu HR]. Navrhněte pět automatizovaných pracovních postupů pro HR, které pokrývají nábor, zaškolování, mzdy a dodržování předpisů. Uveďte podrobnosti o nástrojích a krocích k implementaci.

📖 Přečtěte si také: Jak používat ChatGPT-4o v práci

Pokyn: Působte jako konzultant pro automatizaci marketingu. Navrhněte pět automatizovaných pracovních postupů pro kreativní briefy, schvalování aktiv, reportování kampaní a aktualizace pro zainteresované strany. Výstupem bude knihovna případových studií.

🚀 Výhoda ClickUp: Týmy podpory často tráví hodiny odpovídáním na stejné otázky, jako je resetování hesla nebo dotazy týkající se fakturace. Předem připravený agent Autopilot od ClickUp načte přesné kroky z vašich dokumentů nápovědy a odpoví přímo zákazníkovi.

Například když několik zákazníků požádá o aktualizaci svých platebních údajů, agent okamžitě poskytne pokyny, což vašemu týmu umožní soustředit se na řešení problémů, které vyžadují osobní přístup.

📖 Přečtěte si také: ChatGPT vs. ClickUp: Který generativní nástroj AI je nejlepší?

🔍 Věděli jste, že... Starověcí Řekové vytvořili některé z nejstarších automatizovaných zařízení. Hero z Alexandrie navrhl v 1. století n. l. parní stroj, který je často považován za první zaznamenaný příklad programovatelného zařízení.

⚙️ Bonus: Nechte se inspirovat těmito příklady pracovních postupů a dejte svému týmu svobodu, aby zvládl velké projekty.

🧠 Zajímavost: První průmyslový robot se jmenoval Unimate a začal pracovat v továrně General Motors v roce 1961. Jeho úkolem bylo přesouvat horké kovové odlitky. Lidé se ho zpočátku tak báli, že donutili společnost, aby ho držela za bezpečnostní klecí.

Například když přijde nová odpověď v Google Formuláři, můžete spustit ChatGPT, aby vytvořil návrh e-mailu, a poté jej uložit jako koncept v Gmailu.

📖 Přečtěte si také: Správa pracovních postupů: nástroje, výhody a osvědčené postupy

📌 Příklad: Předpokládejme, že blogger přidává nápady do tabulky Google Sheet.

Zap sleduje nové řádky a prostřednictvím Zapier spouští ChatGPT, aby koncept zdokonalil do podoby osnovy blogu. Poté vytvoří úkol ClickUp s namapovanými poli, jako je název, autor a termín odevzdání. Tímto způsobem přejdete přímo od brainstormingu nápadů k řízené a přidělené práci.

Například když produktový tým zkopíruje plán zavedení nové funkce z ChatGPT do úkolu ClickUp, automatizace může okamžitě přidělit inženýry, vytvořit testovací úkoly a informovat oddělení kontroly kvality, jakmile jsou milníky vývoje dokončeny.

📣 Hlas zákazníka: Jodi Salice ze společnosti United Way Suncoast říká:

Nemohu o tom říct dost dobrého. Mezi automatizací, šablonami a všemi různými druhy sledování a zobrazeními prostě není možné s ClickUpem udělat chybu.

Například přeměňte neuspořádané poznámky z jednání na praktické souhrny úkolů, automaticky směrujte odeslané formuláře správnému vlastníkovi nebo dokonce propojte více akcí dohromady, jako je například vytvoření kreativního stručného souhrnu a jeho odeslání přímo do Slacku a e-mailu ke schválení.

🎥 Podívejte se: Jak nastavit svého prvního AI agenta?

⚙️ Bonus: Můžete také vyzkoušet šablonu ClickUp ChatGPT Prompts for Content Marketing and Creation Template. Je uložena přímo v ClickUp Docs a obsahuje řadu připravených podnětů pro tvorbu blogů, příspěvků na sociálních sítích nebo reklamních textů.

Předpokládejme, že marketingový manažer připravuje měsíční zprávu o výkonu. Může se zeptat správce úkolů AI, které kampaně vygenerovaly v uplynulém měsíci nejvyšší zapojení, a získat souhrn spojený s úkoly, přehledy kampaní a kreativními prostředky.

Například personální ředitel, který se připravuje na výroční hodnocení, může požádat Brain MAX, aby analyzoval poznámky o výkonu zaměstnanců, dokončené úkoly a zpětnou vazbu od kolegů.

Systém vytváří podrobnou zprávu, která zdůrazňuje silné stránky každého člena týmu, oblasti, které je třeba zlepšit, a významné úspěchy. Díky těmto konsolidovaným informacím může personální ředitel provádět hodnocení efektivněji a poskytovat smysluplnou zpětnou vazbu podloženou daty.

🎥 Sledujte: Využijte neomezený potenciál Brain MAX

Například tým zákaznické podpory může vytvořit dokument plný opakovaně použitelných pokynů pro vypracování odpovědí na dotazy, shrnutí zpětné vazby od zákazníků a eskalaci problémů.

Když nastane den s velkým objemem práce, agenti otevřou dokument, vyberou osvědčený příkaz a vytvoří přesné odpovědi, které jsou v souladu se standardy týmu. Postupem času se dokument vyvine v znalostní databázi, kterou mohou noví agenti používat hned od prvního dne, což výrazně zkracuje dobu školení.