Kdy je nejhorší čas přemýšlet o tom, jak formulovat citlivou odpověď zákazníkovi? Pravděpodobně když máte plnou schránku a už máte zpoždění s odpověďmi. 🫠
Zpožděná objednávka, žádost o vrácení peněz, zmatený zákazník – tyto situace vyžadují více než jen rychlou reakci. Vyžadují správná slova. A psát je pokaždé od začátku? To je rychlá cesta k vyhoření.
Proto jsou šablony odpovědí zákaznického servisu tak užitečné. Pomáhají vám reagovat rychleji, znít profesionálněji a zachovat konzistentnost, aniž byste ztratili lidský přístup.
Podíváme se na několik užitečných šablon ClickUp a některé další užitečné šablony. 🤩
Co jsou šablony odpovědí zákaznického servisu?
Šablony odpovědí zákaznického servisu jsou standardizované zprávy používané k odpovídání na často kladené otázky (FAQ), řešení opakujících se problémů nebo potvrzování dotazů.
Každá šablona je strukturována tak, aby řešila konkrétní typ dotazu, jako jsou aktualizace dodání, problémy s fakturací nebo kroky k řešení problémů. Týmy mohou přizpůsobit podrobnosti, jako jsou jména nebo čísla objednávek, přičemž zachovají základní sdělení beze změny.
Tyto šablony jsou často rozděleny podle kanálu – e-mail, živý chat nebo sociální média – a slouží k udržení rychlosti pracovního toku, zkrácení doby školení nových agentů a zajištění, že v odpovědích nebudou chybět žádné důležité informace.
Přehled nejlepších šablon odpovědí zákaznického servisu
Zde je souhrnná tabulka nejlepších šablon pro odpovědi zákaznického servisu:
| Název šablony | Stáhnout šablonu | Nejlepší funkce | Ideální pro | Vizuální formát |
| Šablona pro eskalaci zákaznického servisu ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Escalation paths, real-time tracking, forms, canned responses | Směrování urgentních problémů, sledování řešení | Seznam, tabule, formulář ClickUp |
| Šablona pro správu zákaznického servisu ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Centralizované tikety, automatické vytváření úkolů, vizuální tabule | Organizace úkolů týmu, vyvažování pracovního zatížení | Seznam, tabule, formulář ClickUp |
| Šablona pro analýzu potřeb zákazníků ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Integrované sekce, dílčí úkoly, vlastní pole, sledování následných kroků | Zaškolení klientů, řešení problémů, analýza zpětné vazby | ClickUp Doc, Seznam |
| Šablona pro popis problému zákazníka ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Strukturovaná zpětná vazba, kontext, návrhy řešení | Dokumentace opakujících se problémů, diagnostika týmu | ClickUp Doc |
| Šablona helpdesku ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Zaznamenávání ticketů, stanovení priorit, hodnocení kvality, průvodce pro nové zaměstnance | Zaznamenávání/prioritizace ticketů, sledování požadavků | Seznam, tabule, formulář ClickUp |
| Šablona ClickUp pro úspěch zákazníků | Získejte šablonu zdarma | Sledování stavu klientů, NPS, stav obnovení/odchodu | Správa vztahů s klienty, obnovení | Seznam ClickUp, tabule |
| Šablona zákaznické podpory ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Automatické označování, směrování, přiřaditelné úkoly, sledování termínů | Zpracování žádostí o podporu, přidělování úkolů týmu | Seznam, tabule, formulář ClickUp |
| Šablona průzkumu spokojenosti zákazníků ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Průzkumy, hodnocení, otevřené otázky, sledování KPI | Měření spokojenosti, strukturovaná zpětná vazba | Formulář ClickUp, seznam |
| Šablona formuláře pro zpětnou vazbu ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Vlastní pole, automatické třídění, více zobrazení | Sběr otevřených zpětných vazeb, řízení očekávání | Formulář ClickUp, seznam |
| Šablona kontaktního formuláře pro zákazníky ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Přizpůsobitelná pole, automatické směrování, vytváření úkolů | Zaznamenávání dotazů, přesměrování na podporu | Formulář ClickUp, seznam |
| Šablona průzkumu spokojenosti s produkty ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Cílené otázky, sledování spokojenosti, analýza sentimentu | Zpětná vazba k produktu, stanovení priorit funkcí | Formulář ClickUp, seznam |
| Šablona zprávy o reakci na incidenty ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Zaznamenávání incidentů, vlastní stavy, sledování následných kroků | Dokumentace incidentů, přiřazování následných opatření | ClickUp Seznam, dokument |
| Šablony odpovědí zákaznické podpory od Email Meter | Stáhnout tuto šablonu | 10 připravených šablon e-mailů, scénáře urgentních/přechodových situací | Zrychlení odpovědí, běžné e-maily podpory | Balíček e-mailů (PDF/Doc) |
| Šablony e-mailů zákaznického servisu od Zendesk | Stáhnout tuto šablonu | 30 šablon, poruchy služeb, obnovení, upsell | Konzistentní hlas značky, různé scénáře | |
| Šablona e-mailové odpovědi zákaznického servisu od společnosti Medallia | Stáhnout tuto šablonu | Šablony pro zpoždění, vysvětlení zásad, omluvy | Následné kroky, objasnění zásad, žádosti o zpětnou vazbu | |
| Šablony e-mailů zákaznického servisu od Hiver | Stáhnout tuto šablonu | Rychlé, standardizované odpovědi, pokrývají zpoždění/chyby | Zpracování velkého objemu, rychlé odpovědi | |
| Šablony odpovědí zákaznického servisu od LiveAgent | Stáhnout tuto šablonu | Šablony pro automatické odpovědi, rozzlobené zákazníky a stížnosti | Odpovědi pro více scénářů, efektivní podpora | Web/HTML |
| Šablony odpovědí zákaznického servisu na sociálních médiích od LiveAgent | Stáhnout tuto šablonu | Specifické pro sociální média, s vhodným tónem, řešení problémů | Sociální podpora, rychlé odpovědi, ochrana zákazníků | Web/HTML |
Co dělá šablonu odpovědi zákaznického servisu dobrou?
Šablony mohou ušetřit čas, ale pokud jsou vágní nebo příliš formální, ztrácejí smysl.
Dobrá šablona pro odpovědi zákaznického servisu představuje správnou rovnováhu. Zde je několik tipů, na co se zaměřit. 👇
- Jasné zástupné symboly: Zvýrazňuje části jako [Jméno zákazníka] nebo [Číslo tiketu] pro rychlou personalizaci.
- Integrace formulářů: Zachycuje příchozí dotazy a okamžitě je směruje do úkolů pro rychlé třídění.
- Pokyny pro další kroky: Obsahuje relevantní odkazy, pokyny nebo možnosti kontaktu pro vyřešení problému bez zbytečného dohadování.
- Více zobrazení: Přepínání mezi tabulemi ve stylu doručené pošty, seznamy podle naléhavosti nebo sledování spokojenosti několika kliknutími
- Upravitelný formát: Umožňuje týmům upravovat jazyk, přidávat aktualizace nebo přizpůsobovat nové produkty a zásady.
- Časovače odpovědí: Navrhují, kdy je třeba provést následnou kontrolu nebo eskalaci na základě typu odpovědi nebo složitosti problému.
- Sekce interních poznámek: Poskytuje prostor pro zástupce, aby mohli přidat rychlý kontext nebo komentáře pro členy týmu, aniž by to ovlivnilo zprávu zákazníka.
18 šablon pro zákaznický servis
Každá odpověď ovlivňuje to, jak zákazníci vnímají vaši značku, proto je důležité, aby byla správná. Bez jasného systému však i ty nejlepší týmy mohou přehlédnout zprávu nebo reagovat příliš pozdě.
Zde je 18 šablon zákaznického servisu připravených k použití, které si můžete prohlédnout. 👀
1. Šablona pro eskalaci zákaznického servisu ClickUp
Šablona ClickUp Customer Service Escalation Template nabízí jasný a organizovaný přístup k řešení problémů s podporou od jejich nahlášení až po úplné vyřešení.
Obsahuje šest předem nakonfigurovaných zobrazení přizpůsobených různým fázím procesu podpory.
Formulář zákaznického servisu zaznamenává podrobnosti ticketů ve strukturovaném formátu, zatímco seznam ticketů nabízí přehled všech požadavků, který lze třídit a filtrovat. Zobrazení předdefinovaných odpovědí usnadňuje přístup k předem připraveným odpovědím pro rychlejší komunikaci. Tabulka úrovní podpory vizuálně organizuje eskalované tickety podle týmu nebo úrovně a volitelný přehled eskalací pomáhá supervizorům sledovat případy s vysokou prioritou v reálném čase.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Zefektivňuje řešení urgentních problémů díky jasným postupům eskalace a sledování v reálném čase.
- Zajistěte, aby každý ticket skončil u správného týmu nebo manažera – už žádné ztracené požadavky.
- Integrované formuláře a předdefinované odpovědi pomáhají vašemu týmu reagovat rychleji a konzistentněji.
📌 Ideální pro: Přesměrování problémů s vysokou prioritou na správné agenty a sledování průběhu řešení bez zpoždění.
🧠 Zajímavost: I přes všechny pokroky v oblasti umělé inteligence 75 % zákazníků uvádí, že při řešení složitých problémů raději komunikuje s živým člověkem.
2. Šablona pro správu zákaznického servisu ClickUp
S šablonou ClickUp pro správu zákaznického servisu můžete spravovat všechny žádosti o podporu, od nových ticketů až po následné kontakty se zákazníky. Tato šablona vám umožňuje centralizovat všechny tickety na jednom místě a třídit je podle typu problému, priority nebo přiděleného agenta.
Pomocí vestavěného formuláře můžete automaticky převádět příchozí požadavky na úkoly a pomocí zobrazení ClickUp Board View můžete přetahovat tikety mezi fázemi, jako jsou Probíhá, Eskalováno nebo Vyřešeno, aniž byste ztratili přehled.
Pokud vám například zákazník pošle e-mail ohledně neprovedené platby, můžete problém zaznamenat pomocí formuláře žádosti, označit jej jako „Problém s fakturací“, přiřadit jej svému zástupci finanční podpory a označit jej jako „Vysoká priorita“.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Centralizuje všechny žádosti o podporu pro snadné třídění podle priority, typu nebo agenta.
- Automatizuje vytváření úkolů z příchozích požadavků, čímž šetří čas a snižuje počet chyb.
- Vizuální tabule a seznamy zajišťují transparentnost pracovní zátěže a pokroku vašeho týmu.
📌 Ideální pro: Manažery zákaznického servisu, kteří organizují úkoly týmu, vyvažují pracovní zátěž a sledují celkovou výkonnost řešení ticketů.
💟 Bonus: Příliš mnoho nástrojů, neboli rozptýlená práce, brzdí vaše pracovní postupy v oblasti zákaznického servisu díky nesouvislým procesům.
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, eliminuje chaos v zákaznickém servisu. S pomocí softwaru ClickUp pro správu projektů v zákaznickém servisu můžete spravovat tikety, sledovat konverzace a mít přehled o následných krocích, aniž byste museli přepínat mezi záložkami.
3. Šablona pro analýzu potřeb zákazníků ClickUp
Pomocí šablony ClickUp pro analýzu potřeb zákazníků vytvořte jasný akční plán na základě požadavků vašich zákazníků.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
Tato šablona pro hodnocení zákazníků vám pomůže:
- Získejte informace o problémech, preferencích nebo neuspokojených potřebách pomocí integrovaných sekcí, jako jsou popis zákazníka, cíl projektu a hodnotící nástroje.
- Rozdělte své poznatky na dílčí úkoly a kontrolní seznamy, aby váš tým přesně věděl, co má zkontrolovat, analyzovat a vylepšit.
- Zaznamenávejte odkazy na průzkumy, podpůrné dokumenty a interní poznámky na jednom místě, abyste nemuseli hledat roztroušené zpětné vazby.
- Přiřaďte následné akce správným osobám a sledujte odpovědnost pomocí vlastních polí ClickUp, jako jsou „Připravil“, „Zkontroloval“ a „Zdroj dat“.
📌 Ideální pro: Zástupce, kteří shromažďují podrobné informace o očekáváních klientů během onboardingu nebo řešení problémů, aby mohli efektivněji přizpůsobovat řešení.
📖 Přečtěte si také: Software pro automatizaci formulářů pro sběr a analýzu dat
4. Šablona pro popis problému zákazníka ClickUp
Využijte šablonu ClickUp pro popis problémů zákazníků a rozčleňte opakující se stížnosti zákazníků do strukturovaných prohlášení, která vám pomohou činit chytřejší rozhodnutí.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Analyzujte zpětnou vazbu od zákazníků a popište konkrétní překážky, kterým každý typ zákazníků čelí během své cesty.
- Přidejte k těmto problémovým bodům kontext, aby váš tým pochopil, proč existují.
- Navrhujte cílená řešení, která řeší ten správný problém, ne jen ten nejhlasitější.
Tato šablona je dodávána jako dokument připravený k okamžitému použití, který je již strukturován pro rychlé a jasné řešení problémů. Předpokládejme například, že váš tým vytváří nový proces onboardingu, ale uživatelé ho před dokončením nastavení opouštějí.
Tuto šablonu můžete použít k definování cílového uživatele, shromáždění zpětné vazby z ticketů podpory nebo záznamů relací a k identifikaci problémových míst. Poté sepište jasný popis problému, projděte jej se svým týmem a po dohodě jej označte jako vyřešený.
📌 Ideální pro: Zákaznické služby, které jasně dokumentují problémy, aby pomohly týmům rychleji diagnostikovat a řešit opakující se problémy.
💡Tip pro profesionály: Brain MAX je váš desktopový pomocník poháněný umělou inteligencí, díky kterému bude psaní e-mailů zákaznické podpory hračkou. Stačí použít funkci převodu řeči na text a přirozeně vyslovit svou zprávu – Brain MAX okamžitě zachytí vaše slova, uspořádá vaše myšlenky a pomůže vám vytvořit jasné a empatické odpovědi.
Už se nemusíte trápit s hledáním správného tónu nebo vynecháváním důležitých detailů. S Brain MAX můžete rychle vytvářet propracované, profesionální e-maily s využitím několika LLM, a to vše z jedné desktopové aplikace.
5. Šablona helpdesku ClickUp
Potřebujete lepší způsob, jak zvládat rozzlobené nebo nespokojené požadavky zákazníků, aniž byste ztratili přehled o prioritách? K vyřízení každého ticketu můžete použít šablonu ClickUp Help Desk. Integrovaný formulář okamžitě přemění nové dotazy na úkoly a pomůže vám dosáhnout vašich cílů v oblasti zákaznického servisu.
Tato šablona je užitečná pro příchozí hlášení chyb, urgentní požadavky na funkce nebo opakující se problémy s účtem. Pomůže vám zaznamenat, přiřadit a vyřešit každý z nich, aniž byste přehlédli důležité podrobnosti nebo termíny pro odpověď.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
Přepínejte mezi třemi vestavěnými zobrazeními a pracujte tak, jak vašemu týmu vyhovuje:
- Úroveň obtížnosti Zobrazte si, jak složitý je každý problém, než jej přidělíte.
- Průvodce pro nové členy týmu, aby mohli hned od začátku postupovat podle jednotného procesu.
- Zobrazení skóre QA pro sledování řešení ticketů a postupné zlepšování kvality odpovědí
📌 Ideální pro: Zaznamenávání ticketů, stanovení priority požadavků a přiřazování úkolů s možností sledování stavu v reálném čase.
6. Šablona ClickUp Client Success
Šablona ClickUp Client Success nabízí chytřejší způsob, jak spravovat vztahy s klienty, překonávat výzvy v oblasti zákaznického servisu a udržovat každý účet na správné cestě.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Seskupte klienty podle jejich stavu, například podle rizika odchodu, průměrného stavu nebo velmi dobrého stavu, abyste věděli, na co se zaměřit.
- Sledujte klíčové podrobnosti, jako je úroveň podpory, zapojení, poslední kontaktní bod a skóre Net Promoter Score (NPS), vedle sebe.
- Vytvořte stavy úkolů, jako je „Připraveno k obnovení“, „Začlenění“, „Odchod“ nebo „Péče“, abyste měli pod kontrolou každou fázi klienta.
Úspěch klienta navíc spočívá v budování dlouhodobých vztahů, sledování aktivity účtu a proaktivním přístupu k potřebám klienta – to vše se perfektně shoduje s ClickUp CRM .
Pokud například skóre NPS klienta klesne a jeho poslední schůzka se konala před několika týdny, šablona Client Success Template jej označí jako klienta s rizikem odchodu. Pomocí ClickUp CRM pak můžete okamžitě vyvolat celou historii interakcí, zkontrolovat poznámky k účtu, přiřadit následný úkol a naplánovat další kontaktní bod, aniž byste museli opustit svůj pracovní prostor.
📌 Ideální pro: Týmy zákaznické podpory, které spravují vztahy s klienty, sledují milníky a dbají na včasné obnovení smluv.
7. Šablona zákaznické podpory ClickUp
Pokud je váš proces podpory roztříštěný, nemůžete poskytovat skvělé zákaznické zkušenosti. S šablonou zákaznické podpory ClickUp můžete každou příchozí zprávu, dotaz nebo stížnost proměnit v organizovaný úkol, který je sledován, přiřazen a vyřešen.
Můžete shromažďovat všechny příchozí požadavky prostřednictvím formuláře, automaticky označovat tikety podle naléhavosti nebo tématu a směrovat je přímo správnému členovi týmu. Podporuje plynulejší předávání mezi kontaktními místy podpory a marketingu, čímž posiluje vaši celkovou marketingovou strategii životního cyklu zákazníka.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Každý dotaz převede na organizovaný úkol, který lze přiřadit, a zajistí tak úplnou přehlednost.
- Automaticky označuje a směruje tikety podle naléhavosti nebo tématu správnému členovi týmu.
- Podporuje konzistentní a vysoce kvalitní odpovědi napříč všemi kanály.
📌 Ideální pro: Zpracování složitých požadavků na podporu s přizpůsobenými stavy, přiřazením úkolů týmu a sledováním termínů v softwaru pro zákaznickou podporu.
8. Šablona průzkumu spokojenosti zákazníků ClickUp
Potřebujete zjistit, jak jsou vaši zákazníci skutečně spokojeni s vašimi službami nebo podporou? Můžete použít šablonu průzkumu spokojenosti zákazníků ClickUp „ “ (Zjistěte, co vaši zákazníci opravdu chtějí), abyste získali upřímné odpovědi, zjistili, co funguje, a určili, co je třeba vylepšit, aniž byste museli dlouho diskutovat.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Vytvářejte krátké průzkumy s rychlým hodnocením i otevřenými otázkami, abyste pochopili, jak lidé skutečně vnímají vaši podporu, služby nebo produkty.
- Zjistěte opakující se problémy a úspěchy pomocí zobrazení, jako je hodnocení znalostí a zobrazení respondentů, aby se každá odpověď proměnila v jasný další krok.
- Vyhodnoťte, jak váš tým zvládl každou interakci, aniž byste museli prohledávat tikety nebo konverzace.
A to nejlepší? Každá odpověď se promění v sledovatelný úkol, který vám pomůže snadno měřit klíčové ukazatele výkonnosti v oblasti zákaznické zkušenosti.
📌 Ideální pro: Shromažďování strukturované zpětné vazby prostřednictvím průzkumů a měření spokojenosti v rámci vztahů se zákazníky.
9. Šablona formuláře pro zpětnou vazbu ClickUp
Nemusíte hledat roztroušené e-maily ani čekat na následné telefonáty, abyste zjistili, co si někdo myslí o vašem produktu nebo službě. Šablona formuláře pro zpětnou vazbu ClickUp vám umožňuje vytvořit rychlý a organizovaný způsob, jak shromažďovat názory a proměnit je v konkrétní kroky.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
Tato šablona formuláře pro zpětnou vazbu vám pomůže:
- Vytvořte jednoduchý formulář s vlastními poli, jako je datum nákupu, poskytovatel služeb, úroveň zákazníka a celkové hodnocení.
- Ptejte se na správnou kombinaci otázek: hodnocení hvězdičkami, otevřené komentáře nebo výběr z více možností.
- Automaticky třídit a seskupovat zpětnou vazbu do přehledných zobrazení, jako je seznam doporučení, tabulka zpětné vazby nebo tabulka hodnocení poskytovatelů.
Vezměme si například někoho, kdo si nedávno zakoupil vaši službu, ale ohodnotil ji nízkým hodnocením. Můžete okamžitě vidět jeho úroveň, poskytovatele a komentáře, abyste ho mohli kontaktovat, vyřešit problém a poučit se z něj.
📌 Ideální pro: Týmy, které shromažďují otevřené podněty, aby mohly řídit očekávání klientů a identifikovat opakující se mezery ve službách.
🔍 Věděli jste? Recenze jsou důležité. Hodnota je důležitá. Společně? Dokonalá kombinace. Studie z roku 2023 zjistila, že dobré reference klientů a pozitivní zpětná vazba + pocit, že neztrácíte peníze = silnější loajalita. V podstatě jde o to, aby se lidé cítili chytře, že si vybrali právě vás.
10. Šablona kontaktního formuláře pro zákazníky ClickUp
Šablona kontaktního formuláře ClickUp vám umožní zaznamenat každou otázku, připomínku nebo požadavek a okamžitě jej předat správné osobě.
Přizpůsobte formulář pomocí polí, jako je číslo objednávky, kategorie produktu nebo důvod kontaktu, abyste měli jistotu, že každé odeslání obsahuje kontext, který váš tým potřebuje.
Jedna vynikající funkce? Můžete automaticky přiřazovat odeslané formuláře podle typu problému. Otázky týkající se fakturace tak putují přímo na finanční oddělení a technické dotazy na oddělení podpory. To znamená méně třídění a lepší udržení zákazníků díky včasné a relevantní podpoře.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Zaznamenávejte každý dotaz pomocí přizpůsobitelných polí pro úplný kontext.
- Okamžitě směruje podání správnému týmu nebo agentovi pro rychlejší odpovědi.
- Každý kontakt se stává úkolem, takže vám nic neunikne.
📌 Ideální pro: Zaznamenávání příchozích dotazů s kontaktními údaji a jejich směrování do správné fronty technické podpory.
🧠 Zajímavost: První call centrum bylo zřízeno britskou společností pomocí systému zvaného PABX (Private Automated Business Exchanges). Umožňovalo podnikům spravovat velké objemy zákaznických hovorů.
11. Šablona průzkumu spokojenosti s produktem ClickUp
S šablonou průzkumu zpětné vazby k produktu ClickUp vám spuštění průzkumu, který vám pomůže, zabere jen pár minut:
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Ptejte se jasně a konkrétně, aby zákazníci vaše dotazy neignorovali.
- Zjistěte vzorce ve stížnostech, požadavcích na funkce nebo frustracích.
- Sledujte hodnocení spokojenosti a trendy v podávání žádostí v průběhu času.
Řekněme, že zákazníci neustále upozorňují na nepohodlný proces platby. Místo toho, abyste odpovídali na každý jednotlivý ticket, pošlete jim tento dotazník a získejte strukturovanou zpětnou vazbu v odpovídajícím rozsahu. Získáte tak relevantní podrobnosti, které můžete použít jako argumenty pro změny, a ne jen sbírku stížností.
Pomocí tohoto nástroje pro zpětnou vazbu od zákazníků můžete zobrazit všechny odpovědi na jednom místě, seřazené podle hodnocení produktů, komentářů a sentimentu. Takto je snazší zjistit, co je třeba opravit jako první a co již funguje.
📌 Ideální pro: Shromažďování informací o konkrétních produktech za účelem stanovení priorit funkcí, aktualizací nebo oprav má zásadní význam pro správu klientů.
12. Šablona zprávy o reakci na incident ClickUp
Pokud dojde k problému, jako je únik dat, narušení účtu nebo podezřelé přihlášení, nestačí jen zoufalé zprávy ve Slacku. Šablona zprávy o reakci na incidenty ClickUp vám umožní zaznamenat všechny podrobnosti, informovat všechny zúčastněné a vyhnout se opakovaným chybám.
Tato šablona úkolů vytvoří pro každou událost samostatný úkol, rozdělí jej do fází pomocí vlastních stavů a přidá důležitý kontext pomocí vlastních polí, jako jsou Schváleno, Poznámky k události a Podpůrné dokumenty.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Zaznamenává každou událost s podrobným kontextem, přizpůsobenými stavy a podpůrnými dokumenty.
- Přiřazujte následné kroky a sledujte řešení, abyste předešli opakovaným chybám.
- Udržuje váš tým v kritických situacích sjednocený a informovaný.
📌 Ideální pro: Manažery a týmy podpory, které dokumentují závažné incidenty, přidělují následné úkoly a poučují se z toho, co se nepovedlo.
🧠 Zajímavost: Humor (pokud je použit správně) může učinit interakce se zákazníky nezapomenutelnými. Lehký vtip nebo zábavný, přátelský tón mohou proměnit rutinní chat s podporou v něco, co zákazníci skutečně ocení – díky čemuž si značku spíše zapamatují a doporučí ji dál.
Podívejte se na toto video a zjistěte, jak využívat umělou inteligenci v zákaznickém servisu:
13. Šablony odpovědí zákaznické podpory od Email Meter
E-maily týkající se podpory nejsou vždy snadné. Některé jsou časově náročné, jiné vyžadují správnou rovnováhu empatie a srozumitelnosti. Email Meter to chápe. Proto nabízí jeden balíček 10 šablon e-mailů zákaznického servisu, které vám pomohou rychleji odpovídat a spravovat komunikaci se zákazníky pomocí vzorových odpovědí.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
Zde je podrobnější pohled na dvě vynikající šablony v balíčku:
- Zákazník potřebuje odpověď co nejdříve: Tato šablona je určena pro urgentní e-maily, ve kterých je zákazník zjevně ve stresu. Pomůže vám najít správný tón – klidný, uctivý a uklidňující – i když přijatá zpráva není zdvořilá.
- Přechod od prodeje ke správě účtu: Po uzavření obchodu použijte tuto šablonu, abyste poděkovali zákazníkovi, představili mu jeho nového správce účtu a dali mu vědět, že jste i nadále k dispozici pro případné další dotazy.
📌 Ideální pro: Zrychlení odpovědí díky předem připravené knihovně e-mailových odpovědí pro běžné scénáře.
14. Šablony e-mailů zákaznického servisu od Zendesk
30 šablon e-mailů zákaznického servisu od Zendesk vám pomůže vyřešit téměř všechny běžné (i neobvyklé) scénáře podpory, aniž byste museli psát od začátku.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Uklidněte zákazníky po selhání služby
- Prodávejte další produkty, aniž byste působili jako prodejci
- Posílejte upomínky k prodloužení nebo oznámení o zvýšení cen bez nepříjemných situací.
- Zajistěte konzistentní komunikaci při střídání členů týmu.
📌 Ideální pro: Agenty a manažery, kteří udržují konzistentní hlas a tón značky v každém e-mailu zákazníkům.
15. Šablona e-mailové odpovědi zákaznického servisu od společnosti Medallia
Tato sada šablon od společnosti Medallia poskytuje pracovníkům zákaznického servisu připravené odpovědi pro nejčastější a nejobtížnější situace. Jakoukoli šablonu můžete zkopírovat, vložit a přizpůsobit tak, aby:
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Komunikujte efektivně s frustrovanými zákazníky, jejichž zásilky jsou zpožděné, nesprávné nebo poškozené, aniž byste museli hledat slova.
- Objasněte složité firemní zásady nebo nejasnosti ohledně fakturace během několika sekund.
- Proměňte negativní zkušenosti z telefonických hovorů nebo chatů v druhou šanci pomocí správné omluvy a projevu dobré vůle.
📌 Ideální pro: Následné sledování zkušeností se službami pomocí strukturované šablony žádosti o zpětnou vazbu.
16. Šablony e-mailů zákaznického servisu od Hiver
Tyto šablony jsou určeny pro týmy zákaznického servisu, které chtějí odpovídat rychleji, aniž by zněly roboticky. Každá z nich řeší konkrétní situaci v rámci poskytování podpory a umožňuje vašemu týmu jasně a sebevědomě řešit zpoždění, chyby nebo dokonce rozloučení.
Díky těmto šablonám můžete uklidnit znepokojené zákazníky proaktivními aktualizacemi, uzavřít vyřešené tikety s osobním přístupem a mnoho dalšího.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Poskytuje rychlé, standardizované odpovědi, které nezní roboticky.
- Zahrnuje zpoždění, chyby, rozloučení a další situace, které jsou popsány jasně a s ohledem na detail.
- Pomáhá týmům efektivně zpracovávat velké objemy e-mailů s žádostmi o podporu.
📌 Ideální pro: Odesílání rychlých, standardizovaných odpovědí při zpracování velkého množství e-mailů s žádostmi o podporu.
17. Šablony odpovědí zákaznického servisu od LiveAgent
Šablony LiveAgent, které jsou určeny pro ty, kdo se denně zabývají komunikací s klienty, vám ušetří práci s psaním profesionálních odpovědí.
Bez ohledu na tón nebo naléhavost existuje šablona, která se hodí pro danou situaci.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Šablona automatické e-mailové odpovědi: Okamžitě potvrďte přijetí zprávy a jasně sdělte, kdy může zákazník očekávat odpověď.
- Šablona e-mailu pro rozzlobeného zákazníka: Uklidněte napjatou situaci empatií, odpovědností a ujištěním.
- Šablona pro odpověď na stížnost zákazníka: Řešte problémy přímo, nabízejte řešení a ukažte zákazníkovi, že jste mu naslouchali.
📌 Ideální pro: Zástupce zákaznického servisu, kteří řeší různé situace zákazníků a potřebují efektivní odpovědi pokrývající více případů použití.
🧠 Zajímavost: Nejstarší písemná stížnost zákazníka pochází z roku 1750 př. n. l. ze starověké Mezopotámie. Muž jménem Nanni napsal na hliněnou tabulku stížnost, že obdržel nesprávnou jakost mědi.
18. Šablony odpovědí zákaznického servisu pro sociální média od LiveAgent
Pokud vyřizujete dotazy zákazníků na sociálních médiích, víte, jak často se objevují stejné otázky, stížnosti nebo pochvaly. Odpovídáte na každou z nich ručně? Je to časově náročné, opakující se a vyčerpávající. Šablony zákaznického servisu LiveAgent pro sociální média se zde hodí.
Tyto šablony, které jsou navrženy speciálně pro zástupce zákaznického servisu, týmy podpory a všechny, kdo spravují online interakce, vám pomohou reagovat rychleji, aniž byste zněli jako robot.
🌼 Proč si tuto šablonu zamilujete
- Profesionální odpovědi, které vám pomohou provést uživatele problémy s podporou nebo kroky při řešení potíží.
- Udržujte pozitivní atmosféru pomocí přátelských a vděčných zpráv.
- Uznejte frustraci, upřímně se omluvte a nabídněte skutečná řešení.
📌 Ideální pro: Odpovídání na dotazy zákazníků na sociálních platformách pomocí předem připravených odpovědí s vhodným tónem pro lepší podporu zákazníků.
Poskytujte vynikající služby s ClickUp
Skvělý zákaznický servis nevzniká z předem připravených odpovědí.
Spíše vychází ze systémů, které vyhovují potřebám vašeho týmu, vašich nástrojů a vašich zákazníků.
Šablony odpovědí zákaznického servisu ClickUp zde vynikají. Vytvářejí plně přizpůsobitelný pracovní postup podpory s flexibilními vlastními zobrazeními, stavy a poli přizpůsobenými potřebám vašeho týmu.
Chcete sledovat tikety s vysokou prioritou v zobrazení Kanban? Hotovo. Potřebujete formulář pro zadávání problémů klientů? Snadné.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma!
Často kladené otázky
1. Jak napsat odpověď zákaznickému servisu?
Dobrá odpověď zákaznického servisu by měla být rychlá, zdvořilá, personalizovaná, empatická a zaměřená na řešení. Vždy oslovujte zákazníka jménem, potvrďte jeho problém, vysvětlete řešení a nabídněte další pomoc.
Příklad:
Dobrý den, [jméno zákazníka],
Děkujeme, že jste nás kontaktovali ohledně [problému]. Omlouváme se za způsobené nepříjemnosti. Můžeme vám pomoci následujícím způsobem: [řešení/další kroky]. Pokud máte další dotazy nebo připomínky, neváhejte se na nás obrátit.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
[Vaše jméno]
2. Co je 5 R zákaznického servisu?
5 zásad zákaznického servisu:
- Respekt: Zacházejte s každým zákazníkem s úctou a zdvořilostí.
- Reagujte: Odpovídejte na dotazy zákazníků rychle a vhodně.
- Řešení: Efektivně řešte a opravujte problémy zákazníků.
- Uklidněte: Dejte zákazníkům jistotu, že jejich obavy jsou brány vážně.
- Nezapomeňte: Sledujte a pamatujte si minulé interakce, abyste mohli budovat vztahy.
3. Jak mám reagovat na stížnosti zákazníků?
Použijte šablonu, která potvrzuje problém, omlouvá se, vysvětluje řešení a děkuje zákazníkovi za jeho zpětnou vazbu.
Šablona:
Dobrý den, [jméno zákazníka],
Děkujeme, že jste nás na to upozornili. Je nám líto, že jste měli takovou zkušenost s [popište problém]. Bereme vaši zpětnou vazbu vážně a záležitost prošetřujeme.
Toto děláme pro vyřešení problému: [vysvětlete řešení nebo další kroky].
Dejte nám vědět, pokud pro vás můžeme ještě něco udělat. Děkujeme za vaši trpělivost a za to, že nám dáváte příležitost napravit situaci.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
[Vaše jméno]
4. Jaký je příklad dobré odpovědi zákaznického servisu?
Takto vypadá dobrá odpověď zákaznického servisu:
Ahoj Sarah,
Je mi líto, že vaše objednávka dorazila pozdě. Snažíme se dodávat včas a chápu, jak frustrující to musí být. Vrátil jsem vám náklady na dopravu a urychlil náhradní objednávku, která by měla dorazit do dvou dnů.
Pokud vám mohu být ještě nějak nápomocen, dejte mi prosím vědět. Děkuji za pochopení a za to, že jste naším váženým zákazníkem.
S pozdravem, Alex