Zákazníci nemají velké požadavky, potřebují jen přehlednost, aktuální informace, snadný přístup k informacím a způsob, jak vás v případě potřeby kontaktovat. Tyto jednoduché požadavky však často vedou k neustálému posílání e-mailů, roztříštěným souborům a nekonečným schůzkám o stavu projektu, což vyvolává frustraci na obou stranách.
Dobře strukturovaný klientský portál centralizuje vše, takže zákazníci vždy vědí, kam se obrátit pro aktualizace, dokumenty a komunikaci.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak vytvořit klientský portál v ClickUp, aplikaci pro vše, co souvisí s prací! PS: Podíváme se na několik šablon připravených k použití, abyste mohli začít pracovat hned. 💁
⏰ 60sekundové shrnutí
Postupujte podle těchto kroků a vytvořte klientské portály pomocí ClickUp:
Krok č. 1: Nastavte digitální prostor vyhrazený pro klienty
Krok č. 2: Centralizujte informace o klientech pomocí ClickUp Docs
Krok č. 3: Organizujte úkoly a projekty klientů
Krok č. 4: Zlepšete komunikaci s klienty pomocí ClickUp Chat
Krok č. 5: Vytvořte klientský dashboard pro studium dat v reálném čase pomocí ClickUp Dashboards.
Krok č. 6: Automatizujte opakující se pracovní postupy pomocí automatizací ClickUp
Krok č. 7: Integrujte externí aplikace pro lepší funkčnost s ClickUp Integrations
Co je klientský portál?
Klientský portál je bezpečný, centralizovaný prostor , kde mohou organizace a klienti spolupracovat, přistupovat k dokumentům, sledovat průběh projektů a efektivně komunikovat.
Systematizované klientské portály zabraňují rozptýleným e-mailům a nedorozuměním a ClickUp usnadňuje nastavení portálů, které vyhovují vašemu pracovnímu postupu.
Už se nemusíte obávat, že citlivé informace skončí v nesprávných rukou. Díky přizpůsobitelným oprávněním v ClickUp můžete přesně rozhodovat o tom, co zákazníci uvidí a k čemu budou mít přístup, a zachovat tak transparentnost bez nadměrného sdílení informací.
Od sledování úkolů po automatické aktualizace nabízí platforma přizpůsobitelné možnosti pro správu více klientů.
💡 Tip pro profesionály: Zavedení klientského portálu může přinést určité výzvy, jako je nízká míra přijetí ze strany klientů. Abyste tuto překážku překonali, informujte klienty o výhodách portálu, nabídněte pobídky pro první uživatele a zajistěte důkladné školení, aby se klienti s novým systémem cítili pohodlně a zapojili se do něj.
Kdo používá klientský portál?
Subjekty jako agentury, konzultanti, nezávislí pracovníci, právnické firmy a poskytovatelé finančních služeb používají klientské portály ke sdílení informací, aniž by se museli spoléhat na nekonečné e-maily.
Zde je několik profesí, které takové portály využívají pro lepší správu projektů klientů: ⚒️
- Marketingové a kreativní agentury: Sdílejte aktualizace projektů, designové podklady a zpětnou vazbu od klientů na jednom přehledném místě.
- Konzultanti a koučové: Poskytněte klientům strukturované plány, sledování pokroku a snadný přístup k zdrojům.
- Právní a finanční odborníci: Sdílejte citlivé dokumenty, spisy a finanční zprávy bezpečně a zároveň zajistěte dodržování předpisů.
- Týmy zákaznické podpory: Nabídněte klientům samoobslužné centrum pro často kladené otázky, tikety a komunikaci v reálném čase.
- IT a SaaS společnosti: Zefektivněte onboardování klientů, požadavky na funkce a průběžnou podporu prostřednictvím jediného portálu.
- Stavební a realitní firmy: Poskytujte klientům informace o nemovitostech, smlouvách a harmonogramech projektů v strukturovaném prostředí.
Jak vytvořit klientský portál v ClickUp
Nastavení klientského portálu pomocí ClickUp CRM může znít složitě, ale ve skutečnosti je to velmi jednoduché. Ať už potřebujete jednoduchý prostor pro sdílení souborů nebo plně interaktivní centrum s úkoly, aktualizacemi a automatizací, tato platforma vám umožní vytvořit portál, který bude vyhovovat vám i vašim zákazníkům.
Zde je podrobný návod, jak vytvořit efektivní portál. 👀
Krok č. 1: Vytvořte vyhrazený prostor pro klienty v ClickUp
Vytvořte speciální pracovní prostor ClickUp , abyste měli všechny informace o klientech přehledně uspořádané a snadno dostupné.
Přihlaste se do ClickUp a vytvořte nový pracovní prostor s názvem „Vzorový klientský portál“ se složkou pro každého klienta ve vašem stávajícím pracovním prostoru.
Poté můžete v několika jednoduchých krocích importovat informace o klientech nebo projektech do ClickUp.
Ujistěte se, že jsou data namapována na konkrétní vlastní pole v ClickUp , aby se informace o projektu zobrazovaly přehledně a byly připraveny k použití.
Jakmile jsou data projektu připravena v ClickUp, můžete vy nebo vaši zákazníci použít vlastní zobrazení, například zobrazení seznamu, které vám pomůže zlepšit přehlednost informací.
Na druhou stranu, ClickUp Custom Statuses vám umožňuje označit životní cyklus projektu klienta, například „Čeká na vyřízení“, „Probíhá“, „Kontrola“ a „Dokončeno“. Zvažte nastavení oprávnění od samého začátku, abyste mohli kontrolovat, co mohou klienti zobrazit a upravovat. Tím zajistíte, že budou mít přístup pouze k relevantním úkolům a dokumentům.
🤝 Přátelské připomenutí: Zaveďte dvoufaktorové ověřování (2FA) a jednotné přihlášení (SSO), abyste zajistili bezpečný přístup k citlivým informacím. Tím si u klientů vybudujete důvěru v oblasti ochrany dat.
Krok č. 2: Centralizujte dokumentaci klientů
Každý klientský portál potřebuje strukturovanou znalostní databázi, kde mají klienti přístup k důležitým zdrojům, jako jsou pokyny a zprávy. Přidejte Doc View nahoru vedle přehledu a uložte tam všechny důležité dokumenty.
Pomocí příkazů Slash v zobrazení Doc můžete snadno vytvářet nebo vkládat dokumentaci pomocí ClickUp Docs. Funguje jako interaktivní centrum pro ukládání smluv s klienty, návrhů, často kladených dotazů a zásad na jednom místě. Můžete také vytvářet plány projektů nebo průvodce pro snadnou orientaci.
Od vkládání multimediálního obsahu a odkazů s bohatými možnostmi formátování až po přidávání relevantních úkolů specifických pro daný projekt – Docs centralizuje vaši databázi. Navíc můžete pomocí Doc Relationships propojit dokumenty související s klienty napříč úkoly a projekty pro rychlou navigaci.
Krok č. 3: Organizujte úkoly a projekty klientů
Správa práce pro klienty se může rychle stát chaotickou – různé projekty, měnící se priority a nekonečný seznam úkolů. Vytvořte úkoly ClickUp a vytvořte flexibilní strukturu pro organizaci interních úkolů, projektů a zadání.
Vytvářejte konkrétní úkoly pro různé klientské projekty s prioritními značkami, přiřazenými osobami a popisy úkolů, abyste mohli snadno přidělovat zdroje. Každý úkol má také podúkoly a kontrolní seznamy, které vám pomohou rozdělit jej na proveditelné kroky.
Digitální agentura může například nastavit seznamy úkolů, jako je „Vývoj webových stránek“, s podúkoly, jako je „Schválení designu“, „Nahrání obsahu“ a „Závěrečné testování“. Můžete také povolit závislosti úkolů pro postupné provádění. Ušetříte tak hodiny zpoždění a zbytečných překážek v pracovních postupech projektu.
💡 Tip pro profesionály: Začleňte barvy značky vaší společnosti do klientského portálu, abyste dosáhli jednotné identity značky. Navíc použijte vysoký kontrast mezi barvami textu a pozadí, abyste zvýšili čitelnost. Pro pozadí můžete použít uklidňující barvy, jako je modrá nebo zelená, abyste vytvořili pocit důvěry a profesionality.
Krok č. 4: Zlepšete komunikaci s klienty
Skvělý portál usnadňuje komunikaci. Využijte ClickUp Chat, který je k dispozici na levém postranním panelu, aby konverzace plynuly, aniž by se ztrácely v nekonečných e-mailových vláknech.
Vytvořte speciální kanály pro projekty, vkládejte rychlé aktualizace, diskutujte v reálném čase a používejte komentáře ve vláknech, aby vše souviselo se správnými úkoly. Díky integrovaným oznámením nikdo nic nezmešká. Je to jednoduché, plynulé a méně chaotické.
Zde je několik dalších způsobů, jak můžete ClickUp Chat využít:
- Proměňte zprávy v akční úkoly s podrobnostmi generovanými umělou inteligencí, abyste zajistili odpovědnost.
- Propojte relevantní úkoly, dokumenty ClickUp Docs nebo jiné zdroje pro snadný přístup.
- Pomocí příspěvků sdílejte důležité oznámení a milníky.
- Spusťte SyncUps přímo z chatu a zajistěte tak plynulý průběh schůzek s klienty.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší B2B CRM software pro prodejní týmy
Chcete lépe spolupracovat se svými klienty? Použijte ClickUp Whiteboards! Podívejte se, jak na to. 👇🏼
💡 Tip pro profesionály: Přidejte do svého klientského portálu zobrazení formuláře ClickUp , aby byly procesy přijímání projektů mnohem strukturovanější a snáze sledovatelné.
Krok č. 5: Vytvořte klientský dashboard pro studium dat v reálném čase
Klienti milují přehlednost.
Díky přístupu k personalizovanému klientskému panelu mohou kdykoli zkontrolovat klíčové ukazatele – bez čekání, bez výměny e-mailů, pouze potřebné informace.
Dashboardy ClickUp poskytují vašim zákazníkům přehled o jejich projektech. Vytvořte si vlastní rozhraní s grafy a metrikami na vyžádání, aby mohli kdykoli zkontrolovat aktualizace. Vyberte si z více než 50 vlastních widgetů pro zobrazení procenta dokončení projektu a zpráv o postupu prací na aktivních úkolech nebo termínech.
Chcete, aby byl portál více personalizovaný? Přidejte jejich logo, upravte barvy a uspořádejte karty tak, aby jim to vyhovovalo. Můžete také přidat karty pro sledování času, abyste mohli zaznamenávat fakturovatelné hodiny a přesně sdílet časové rozvrhy s klienty.
Například poradenská firma může nastavit dashboard, který na jednom místě zobrazuje milníky projektu, faktury klientů a analytické údaje o zapojení.
🤝 Přátelské připomenutí: Použijte relevantní obrázky nebo ikony, které uživatele provedou portálem, a váš software pro správu projektů v klientském portálu tak bude vizuálně atraktivní a funkční.
Krok č. 6: Automatizujte opakující se pracovní postupy pomocí automatizací ClickUp
Vzpomeňte si na všechen čas (a peníze) promarněné opakováním stejných úkolů – přidělováním práce, zasíláním upomínek a sledováním faktur. To se rychle nasčítá. Se správným pracovním postupem můžete vše automatizovat.
ClickUp Automations vám umožňuje automatizovat pracovní postupy, nastavit spouštěče a akce a spravovat opakující se úkoly, jako je onboardování klientů, následné kroky a zasílání aktualizací projektů.
Můžete například automatizovat celý proces onboardingu klientů. Když je do pracovního prostoru přidán nový klient, ClickUp automaticky vytvoří seznam „Onboarding klientů“, přiřadí úkoly specialistovi na onboarding, nastaví termíny splnění a změní stavy úkolů.
Na ClickUp jsem narazil, když jsem hledal zákaznický portál. Netušil jsem, že se stane naší virtuální kanceláří, protože umí mnohem víc. Nahradil několik jiných softwarů a nákladů a lze jej přizpůsobit procesům každého z našich týmů. Používám ho osobně i profesionálně a pomáhám s ním i ostatním. ClickUp na celý život!
Na ClickUp jsem narazil, když jsem hledal zákaznický portál. Netušil jsem, že se stane naší virtuální kanceláří, protože umí mnohem víc. Nahradil několik jiných softwarů a nákladů a lze jej přizpůsobit procesům každého z našich týmů. Používám ho osobně i profesionálně a pomáhám s ním i ostatním. ClickUp na celý život!
Krok č. 7: Integrujte externí aplikace pro lepší funkčnost
Integrace ClickUp s aplikacemi třetích stran vám umožňuje propojit váš klientský portál s běžně používanými nástroji pro plynulejší práci. Díky tomu můžete synchronizovat software preferovaný vašimi klienty a zároveň zdůraznit, že vám záleží na jejich preferencích.
Pomocí integrace ClickUp můžete propojit další nástroje, jako například:
- Google Drive a Dropbox: Umožněte bezpečné a bezproblémové sdílení souborů v rámci celé organizace pomocí sdílených složek Google Drive.
- Microsoft Teams: Informujte klienty o aktualizacích projektů na jejich preferované komunikační platformě.
- Nástroje CRM (HubSpot, Salesforce atd.): Synchronizujte údaje o klientech pro komplexní správu vztahů s klienty.
- Google Kalendář: Synchronizujte termíny s Google Kalendářem pro automatické plánování.
Například právní firma může integrovat Google Drive pro ukládání smluv a konverzací s klienty a automaticky je propojit s odpovídajícími úkoly v ClickUp.
📮ClickUp Insight: 92 % zaměstnanců používá nekonzistentní metody ke sledování úkolů, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení.
Ať už posíláte následné poznámky nebo používáte tabulky, proces je často roztříštěný a neefektivní. Řešení pro správu úkolů ClickUp zajišťuje plynulý převod konverzací na úkoly, takže váš tým může jednat rychle a zůstat v souladu.
Šablony klientského portálu v ClickUp
Šablony klientského portálu ClickUp zefektivňují komunikaci s klienty a správu projektů. Tyto šablony jsou přizpůsobitelné a uživatelsky přívětivé a poskytují klientům centralizovaný prostor pro přístup k detailům projektu, časovým plánům a úkolům.
Podívejme se na některé, které můžete použít. 📝
1. Šablona ClickUp Quick Start Client Services
Šablona ClickUp Quick Start Client Services Template efektivně zefektivňuje procesy správy klientů. Její komplexní přístup ke správě klientských účtů vám umožňuje snadno vymezit rozsah požadavků a sledovat průběh projektu.
Šablona obsahuje příklad projektu, který slouží jako praktický odkaz, který vám pomůže rychle si představit, jak jednotlivé funkce použít v reálných situacích.
Týmová wiki navíc podporuje plynulé sdílení znalostí. Tato uživatelsky přívětivá šablona se zaměřuje na klíčové prvky, které přinášejí skvělé výsledky, a je ideální pro zlepšení služeb zákazníkům bez nutnosti složitých nastavení.
2. Šablona ClickUp CRM
Šablona ClickUp CRM vylepšuje správu vztahů se zákazníky a poskytuje organizovaný způsob správy potenciálních zákazníků a péče o vztahy se zákazníky.
Ať už jste start-up nebo zavedená společnost, tato šablona poskytuje strukturovaný, ale flexibilní způsob sledování interakcí s klienty, průběhu prodeje, dokončených úkolů a následných kroků bez nutnosti používat roztříštěné tabulky nebo nesouvislé nástroje.
Uspořádejte si seznamy potenciálních a stávajících zákazníků a sledujte průběh svých kampaní pomocí flexibilních grafických přehledů. Šablona CRM vám také umožňuje sledovat vztahy se zákazníky pomocí metrik, jako jsou hodnocení spokojenosti, obnovené smlouvy a vyřešené dotazy.
3. Šablona pro spolupráci s klienty ClickUp
Šablona ClickUp Client Success Collaboration sleduje vaši cestu od nápadu, realizace a hodnocení výkonu až po opatření k udržení zákazníků.
Do úkolů můžete přidávat karty a podúkoly, abyste si mohli dělat poznámky v různých fázích spolupráce, například během zaškolování, měsíčních kontrol, po podpisu smlouvy a další.
Sledujte míru získávání a obnovování klientů a informujte své týmy o oblastech, které je třeba zlepšit při jednání s konkrétními klienty. Můžete také přidat formuláře pro sběr údajů o klientech během různých fází projektu a vytvořit průvodce pro lepší pochopení projektu.
⚙️ Bonus: Získejte přístup k dalším šablonám pro správu klientů a získejte náskok při vytváření funkcemi nabitého klientského portálu.
Osvědčené postupy pro správu klientských portálů
Kromě neustálé optimalizace zahrnuje efektivní klientský portál také digitalizované strategie správy zákazníků a neomezené možnosti přizpůsobení.
Zde je několik osvědčených postupů pro vytvoření efektivního klientského portálu:
- Přizpůsobte portál potřebám klientů: Přizpůsobte dashboardy, zobrazení úkolů a oprávnění tak, aby odpovídaly preferencím klientů a požadavkům odvětví, a zlepšete tak zapojení a použitelnost.
- Automatizujte rutinní interakce s klienty: Použijte automatizace ClickUp k odesílání aktualizací stavu, přiřazování úkolů a spouštění připomínek, čímž ušetříte čas a zajistíte včasné odpovědi.
- Sledujte výkon portálu a zapojení: Sledujte aktivitu klientů, míru dokončení úkolů a zpětnou vazbu pomocí dashboardů ClickUp, abyste identifikovali potenciální překážky a zlepšili efektivitu.
- Zajistěte bezpečný přístup a oprávnění založená na rolích: Nastavte vlastní oprávnění pro kontrolu viditelnosti dat a poskytněte zákazníkům přístup pouze k relevantním souborům, projektům a komunikaci.
- Provádějte pravidelné aktualizace a kontroly: Naplánujte pravidelné audity, abyste vylepšili pracovní postupy, aktualizovali zdroje a vylepšili funkce portálu na základě zpětné vazby od uživatelů.
- Zjednodušte komunikaci pomocí ClickUp Chat: Centralizujte diskuse pomocí označování klientů v komentářích k úkolům a pomocí chatu v reálném čase, čímž snížíte potřebu rozptýlených e-mailů.
⚙️ Bonus: Objevte několik osvědčených tajemství, jak snadno sledovat klienty.
Otevřete portál k úspěchu s ClickUp
Dobře navržený klientský portál podporuje transparentnost a lepší zapojení klientů. Nástroje jako ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, poskytují maximální flexibilitu pro vytvoření přizpůsobeného, vysoce výkonného centrálního uzlu pro mnoho klientů.
Jeho funkce, jako je ClickUp Docs pro správu znalostí, přizpůsobitelné panely pro sledování KPI a chat pro interní a externí komunikaci, zajistí, že vše poběží podle plánu.
Získáte také předem připravené šablony, které vám usnadní udržování vztahů se zákazníky.
Zaregistrujte se do ClickUp zdarma ještě dnes. ✅