15 osvědčených způsobů, jak spravovat více klientů

Být projektovým manažerem znamená řídit očekávání klientů, výstupy, rozpočty, termíny, projektové týmy a mnoho dalšího. Úspěšní projektoví manažeři musí činit správná rozhodnutí a používat optimální nástroje, aby mohli hladce řídit všechny aspekty několika proměnných, které jsou do projektu zapojeny.

Správa více klientů není tolik o shonu, jako spíše o plynulosti. Vyžaduje strukturované systémy, proaktivní komunikaci a časové řízení na úrovni ninjů. Co změní pravidla hry? Chytré priority, jasné hranice a nástroje, které za vás odvedou těžkou práci – takže nejenže držíte krok, ale dokonce vedete.

Navíc jednotlivé projekty mají různé požadavky a nároky, což může projektového manažera nutit k tomu, aby se věnoval několika úkolům a povinnostem najednou.

I když se práce s více klienty může zdát jako náročný úkol, máme pro vás několik tipů a triků, které vám pomohou dosáhnout úspěchu.

Jaké jsou výzvy při práci s více klienty

Práce s více klienty může vypadat jako známka úspěchu – a také jí je –, ale v zákulisí to spíše připomíná řízení cirkusu s deseti principály, kteří všichni křičí najednou. Takto vypadá žonglování v praxi:

1. Problémy s časovým managementem

Realita: Vaše pondělní ráno začíná sprintem – klient A potřebuje urgentně změnit svou úvodní stránku, klient B má za 15 minut strategickou schůzku a klient C právě nahlásil chybu, která „musí být opravena ještě dnes“. A to jste ještě ani nestihli dopít první šálek kávy.

Proč je to problém: Každý klient očekává plnou pozornost. Bez důsledného systému rozvrhování času a plánování se buď vyčerpáte, nebo zanedbáte některé úkoly.

2. Problémy s prioritizací

Realita: Během jedné hodiny dostanete tři zprávy na Slacku:

„Potřebujeme, aby tato kampaň byla spuštěna ještě dnes. “

„Můžete si tento návrh hned teď prohlédnout?“

„Jen rychlá 15minutová synchronizace?“ Spoiler: Žádná z nich ve skutečnosti není rychlá.

Proč je to složité: Každý klient si myslí, že jeho projekt si zaslouží nejvyšší prioritu. Rozhodování o tom, co má přednost (a diplomatické sdělování tohoto rozhodnutí), se stává každodenním balancováním na laně.

3. Přetížení komunikací

Jak to funguje: Jeden klient chce aktualizace přes Notion. Jiný trvá na týdenních e-mailech. Třetí odpovídá pouze přes WhatsApp. A klient č. 4 se vám přestal ozývat – až do chvíle, kdy najednou potřebuje všechno hned.

Proč je to důležité: Obecné aktualizace nestačí. Potřebujete komunikaci přizpůsobenou konkrétním klientům a preferovaným kanálům, která všechny informuje, aniž by vás přetěžovala.

4. Přetahovaná o zdroje

Co se stane: Váš nejlepší designér je zavalení dvěma urgentními návrhy – pro dva klienty – s překrývajícími se termíny. Mezitím je váš vývojář v polovině sprintu, když další klient požádá o „rychlou opravu“, která se nakonec změní v čtyřhodinovou práci.

Výzva: Když jsou týmy a nástroje sdíleny mezi projekty, je nevyhnutelné, že dojde k nedostatku zdrojů – a dodání kvalitní práce se stává balancováním mezi diplomacií a termíny.

5. Učební křivka v oboru

Příklad z praxe: V úterý se zabýváte analytikou B2B SaaS. Ve středu prověřujete kampaně na sociálních médiích pro značku kosmetických přípravků. A ve čtvrtek? Čtete si o dodržování právních předpisů pro klienta z oblasti fintech.

Proč je to vyčerpávající: Každé odvětví má svůj vlastní slang, klíčové ukazatele výkonnosti a zvláštnosti. Neustálé přepínání mentálních převodů ztěžuje poskytování strategických poznatků, aniž byste se utopili v přepínání kontextů.

6. Vkrádá se rozsahový posun

Postupujte takto: Klient řekne: „Můžeme přidat ještě jednu stránku?“ Nebo: „To by nemělo trvat déle než hodinu, že?“ Vynásobte to šesti klienty a bum – týden vašeho týmu je najednou zaplněn neplánovanou prací.

Domino efekt: Rozšiřování rozsahu projektu se zpočátku může jevit jako neškodné, ale v průběhu času snižuje kapacitu, narušuje časové plány a zatěžuje vztahy s klienty.

7. Právní a compliance noční můry

Je to složité: jeden klient chce analytiku v souladu s GDPR, druhý podléhá předpisům HIPAA a třetí zasílá 40stránkovou smlouvu plnou právních nástrah a odškodňovacích doložek.

Proč je to riskantní: Pokud nebudete opatrní, přehlédnutí požadavku na dodržování předpisů může znamenat právní problémy – nebo úplnou ztrátu důvěry klienta.

8. Lavina projektových rizik

Jak to vypadá: Klíčový účastník jednoho projektu přestane komunikovat, nástroj přestane fungovat uprostřed kampaně a další klient náhle odstoupí od měsíční smlouvy. To vše během jednoho týdne.

Proč je to tak náročné: Rizika se neobjevují po jednom. Když se objeví najednou, vyvíjí to velký tlak na schopnost vašeho týmu reagovat a zotavit se.

9. Vyhoření je reálný problém

Ten pocit: V půlnoci odpovídáte na zprávy, ve sprše si v duchu procházíte zadání a ve svém „volném dni“ kontrolujete přehledy. Zní vám to povědomě?

Proč je to důležité: Neustálé žonglování, tlak ze strany klientů a nejasné hranice mohou vás (a váš tým) psychicky a emocionálně vyčerpat. Pokud se dostaví syndrom vyhoření, výkonnost – a spokojenost klientů – utrpí.

Nyní, když znáte potenciální výzvy v oblasti řízení projektů, podívejme se na možná řešení.

Jak efektivně spravovat více klientů: osvědčené tipy a triky

Správa více klientů je snazší, když dobře plánujete a vyberete si správný nástroj pro řízení projektů. Existuje několik způsobů, jak spravovat více projektů, a zde je několik osvědčených strategií.

1. Centralizujte řízení projektů

Centralizace je vynikající způsob, jak si udržet přehled při práci s více účty pomocí řešení pro správu projektů. Zabraňuje vzniku datových nebo informačních sil, které brání efektivní správě projektů.

Software pro správu projektů navíc poskytuje jednotný přehled o všech vašich projektech a jejich stavu, aniž byste museli přepínat mezi různými platformami nebo aplikacemi.

ClickUp pro řízení projektů nabízí komplexní přehled všech vašich projektů, sleduje více úkolů, spravuje termíny, oslavuje milníky a mnoho dalšího.

Holistický pohled na všechny základní operace zajišťuje, že nic neunikne vaší pozornosti, a zvyšuje produktivitu a efektivitu. Zároveň slouží jako platforma pro koordinaci hladké spolupráce, která vede k rychlejšímu dosažení cílů.

2. Dodržujte rutinu

Při správě více klientů nejsou rutiny nudné – jsou vaším systémem přežití.

Denní nebo týdenní rytmus vám pomůže udržet si pevnou půdu pod nohama, zatímco potřeby klientů, zadání a termíny se neustále mění jako v hře Whac-A-Mole. Strukturovaná rutina vám pomůže soustředit se na správné úkoly, nejen na ty nejhlasitější.

Například projektový manažer na volné noze, který spolupracuje s fintechovým startupem, marketingovou agenturou a neziskovou organizací, si nastavil týdenní rytmus takto:

Rána byla vyhrazena pro hloubkovou strategickou práci (plány pro klienty, briefingy, plánování sprintů).

Polední časové úseky byly vyhrazeny pro schůzky a asynchronní kontroly.

Odpoledne věnovala administrativě, aktualizacím a kontrole dokumentů. Tímto způsobem se dostavovala pravidelně, aniž by se vyčerpala nebo skákala mezi vlákny Slacku jako lidský pingpongový míček.

Jak to funguje:

Naplánujte si denní rutinu na základě svých energetických vzorců (jste ranní ptáče? Naplánujte si podle toho svou intenzivní práci).

Vytvořte si měsíční plán kontrol, abyste získali přehled a mohli přehodnotit priority u jednotlivých účtů.

Zohledněte specifické časové okna jednotlivých klientů, například „úterní odpoledne = schůzky s klientem B“ nebo „pátky = závěrečné zprávy“.

Používejte opakující se úkoly pro rutinní činnosti, jako jsou týdenní zprávy, retrospektivy nebo audity obsahu – není třeba každý týden vymýšlet kolo znovu.

Nastavte si šablony úkolů pro opakující se pracovní postupy (např. přijímání nových klientů, publikování blogu, zasílání faktur).

Vytvořte si pro každý den přehledový panel, který zobrazuje pouze úkoly naplánované na daný den ve všech projektech.

Využijte kombinaci kalendáře a seznamu k přepínání mezi celkovým přehledem a denním zaměřením, abyste nikdy nic nezmeškali.

3. Stanovte jasná očekávání

Umět dobře řídit jednotlivé projekty je jedna věc. Ale zvládnout očekávání klientů napříč několika účty? To je úplně nová úroveň boje s bossem. Například digitální agentura používající ClickUp vytváří dokument s očekáváními klientů propojený s každým projektem. Ten popisuje dohodnuté výstupy, klíčová data a komunikační normy, takže po dvou týdnech nedochází k momentům typu „Ale já jsem si myslel...“.

Jedno zmeškané termín pro aktualizaci webových stránek klienta A může zpozdit sociální kampaň klienta B, zejména pokud váš designový tým pracuje pro oba klienty. Najednou už nespravujete jen časové plány, ale také domino efekt, který nikdo nepředvídal.

Jak na to:

Stanovte si předem realistické cíle a termíny. Neslibujte třídenní dodací lhůtu u něčeho, co trvá týden, jen abyste krátkodobě potěšili klienta.

Buďte transparentní, když se objeví neočekávané překážky, jako je zpoždění integrace třetí strany nebo nedostatek obsahu.

Pomocí vlastních polí ClickUp můžete sledovat závazky SLA, milníky signalizující důležité termíny a automatizace, které informují zúčastněné strany o změnách v časovém harmonogramu. Můžete dokonce přiřadit stav projektu, aby klienti věděli, jak věci postupují, aniž byste museli volat znovu.

4. Udržujte oddělení

Buďme realističtí – když během jednoho dne přeskakujete mezi šesti různými klienty, je snadné se v tom ztratit. Určitě nechcete poslat e-mailem značkové materiály konkurenta klienta D. (Uf.) Jako příklad lze uvést freelancerku, která spravovala SEO pro advokátní kancelář, značku D2C v oblasti péče o pleť a platformu SaaS. To se naučila tvrdým způsobem, když omylem nahrála „blogový kalendář“ určený pro jednoho klienta do sdílené složky jiného klienta. Tato jedna záměna ji stála smlouvu.

Řešení? Vytvořte jasné hranice mezi prací jednotlivých klientů. Nejen mentálně, ale i ve struktuře vašich projektů, úkolů a komunikace.

Jak tomu zabránit:

Pro každý klientský účet použijte samostatné prostory nebo složky ClickUp.

Označujte úkoly podle jména klienta, týmu nebo typu výstupu.

Každé složce přiřaďte specializované vlastníky projektů nebo account manažery, aby vždy existovala osoba zodpovědná za danou složku.

📌 Jak vám pomůže ClickUp:

Prostory udržují svět každého klienta zcela oddělený – od dokumentů, přes dashboardy, úkoly až po časové osy.

Soukromé zobrazení pomáhá členům týmu soustředit se pouze na to, co potřebují.

Díky barevně odlišeným značkám a přizpůsobeným ovládacím panelům můžete přecházet mezi klienty, aniž byste ztratili přehled nebo se zbláznili.

5. Procvičujte si časové blokování

Nyní, když už mluvíme o hranicích, pojďme se podívat na taktiku time managementu, která skutečně funguje, když žonglujete s více klienty: time blocking.

Blokování času znamená vyhradit si konkrétní, neměnné části dne pro jednoho klienta nebo projekt. Je to jako říct zbytku chaosu: „Počkejte, tahle hodina patří klientovi X.“

Například stratégka obsahu, která měla na starosti tři zakázky – blog o vzdělávacích technologiích, ghostwriting pro B2B LinkedIn a přepracování SEO pro SaaS – zjistila, že neustále přechází mezi úkoly. Začala psát pro jednu značku a skončila tím, že odpovídala na zprávy ze Slacku od jiné. Do poledne nestihla udělat nic smysluplného.

Vyhradila si tedy dopoledne pro psaní náročných textů (SaaS blogy), odpoledne po obědě pro tvorbu obsahu pro sociální sítě a den zakončila administrativními úkoly a kontrolou klientů. To změnilo vše.

Každému klientovi věnujete plnou pozornost – už žádné míchání tónů, strategií nebo výstupů.

Stanovíte realistická očekávání ohledně termínu dokončení práce.

Vyhnete se vyhoření, protože budete přesně vědět, co vás čeká a kdy.

Pomocí zobrazení kalendáře můžete vizuálně blokovat čas pro projekty jednotlivých klientů – úkoly můžete přetahovat přímo do svého denního rozvrhu.

Zapněte funkci Sledování času, abyste viděli, jak dlouho každý úkol skutečně trvá (budete si za to vděční, až budete později odhadovat termíny).

Zkombinujte data zahájení a termíny splnění s prioritami úkolů a naplánujte si celý týden několika kliknutími.

Nastavte si opakující se úkoly pro pravidelné kontroly klientů, revize obsahu nebo týdenní zprávy, aby se vaše rutina nerozpadla uprostřed sprintu.

6. Hromadné zpracování úkolů

Měli jste někdy pocit, že vám mozek přestává fungovat, protože během jedné hodiny přecházíte od strategických hovorů k briefům o obsahu a fakturaci? To je cena za přepínání mezi různými úkoly. Řešení: hromadné zpracování.

Hromadné zpracování znamená seskupení podobných úkolů a jejich dokončení v jednom soustředěném bloku. Místo přeskakování mezi nesouvisejícími úkoly se dostanete do správného tempa a zůstanete v něm, což je zásadní, když spravujete více klientů s velmi odlišnými potřebami.

Například marketingová konzultantka, která spravuje pět stálých klientů, začala seskupovat svůj týdenní pracovní tok takto:

Pondělí dopoledne: Zprávy pro klienty (analytika, e-mailové metriky, SEO data)

Úterý odpoledne: Kontrola obsahu na všech účtech

Středa: Strategické schůzky a příprava na jednání

Pátek: Správa, faktury a úklid nástrojů

Její produktivita? Nahoru. Její úroveň stresu? Dolů. Její víkendy? Skutečně volné.

Proč to funguje:

Snížíte tak duševní únavu tím, že se budete soustředit vždy jen na jednu věc.

Zrychlíte tak provádění úkolů, protože se nemusíte neustále přeorientovávat.

Získáte kvalitnější výsledky, protože se váš mozek soustředí na daný typ úkolu a nemusí přeskakovat mezi nástroji a tématy.

Použijte značky úkolů, jako jsou „Reporting“, „Creative“, „Admin“ atd., k kategorizaci a filtrování práce pro dávkové zpracování.

Vytvořte uložené pohledy pro každý typ úkolu, například „pohled na reporty“, který zahrnuje všechny analytické úkoly napříč klienty.

Nastavte si šablony hromadných úkolů s předem nahranými úkoly pro opakující se seskupené činnosti (např. „Úterní fronta na kontrolu obsahu“).

Použijte automatizace k spuštění kontrolního seznamu, dílčího úkolu nebo aktualizace stavu, když začíná den dávkového zpracování.

7. Stanovte priority úkolů

Buďme realističtí – když se snažíte zvládnout projekty více klientů najednou, všechno se zdá důležité. Ale zacházet s každým úkolem, jako by byl urgentní? Tak se stává, že se nestíhají termíny a týmy jsou vyčerpané. Stanovení priorit je to, co odlišuje reaktivní chaos od proaktivního plnění úkolů.

Pokud je prioritizace provedena správně, funguje jako GPS pro váš pracovní postup: ukazuje vašemu týmu, co je třeba řešit jako první, co odložit a co může počkat.

Například spravujete projekty pro klienta A, klienta D a klienta F. Všichni tři mají „naléhavé“ požadavky, které přicházejí ve stejný den. Bez jasného stanovení priorit se váš tým rozdělí, spěchá s dodávkami a dodává podprůměrnou práci. S vhodnou maticí priorit? Nejprve vyřídíte právní lhůtu klienta D, pozastavíte revizi kampaně klienta A a klienta F budete informovat o realistických termínech.

Díky stanovení priorit se váš tým může soustředit na práci, která skutečně přináší výsledky.

Vyhnete se tak mentalitě „všechno hoří“, která snižuje produktivitu.

Snížíte tak počet přepínání mezi úkoly, což vám každý týden ušetří několik hodin času.

Klienti získají jasnost, po které touží, a výsledky, za které zaplatili.

Pomocí vlastních polí, jako je Priorita (nízká/normální/vysoká/naléhavá) a Skóre dopadu, můžete úkoly třídit podle toho, co je nejdůležitější.

Vytvořte si matici priorit pomocí tabulky nebo tabule ClickUp, abyste mohli filtrovat podle naléhavosti a důležitosti.

Použijte automatizace ClickUp k přiřazení SLA nebo připomenutí na základě priority úkolů.

Nastavte si ClickUp Brain tak, aby okamžitě shrnoval týdenní úkoly s nejvyšší prioritou podle klienta nebo přidělené osoby – nemusíte tak ručně sledovat aktualizace.

Vytvořte si panely ClickUp, které na první pohled zobrazují úkoly s vysokou prioritou u všech klientů.

8. Přizpůsobte komunikaci

Dobrá komunikace není jen o tom, abyste byli v obraze – je to způsob, jak budovat důvěru, snižovat fluktuaci a dát klientům pocit, že jsou VIP (a ne jen další položkou ve vašem CRM). Ale když spravujete projekty pro více klientů, nestačí jen zkopírovat a vložit stejnou aktualizaci ze Slacku každému klientovi.

Každý klient má jiný styl komunikace: někteří chtějí denní aktualizace, jiní dávají přednost týdenním rekapitulacím. Někteří chtějí přehledné dashboardy, zatímco jiní milují podrobné záznamy úkolů. Vaše práce? Přizpůsobit se jejich stylu, aniž byste svůj tým zahltili zprávami a e-maily.

Například klient A chce dostávat aktualizace v pondělí, středu a pátek e-mailem. Klient B dává přednost týdenní zprávě ve Slacku s videem Loom. A klient C? Ten chce dashboard ClickUp, který může kdykoli zkontrolovat. Pokud váš tým používá pro všechny tři stejný komunikační rytmus, někdo se bude cítit ignorován nebo přetížen.

Personalizovaná komunikace buduje hlubší důvěru u klientů.

Minimalizuje to zbytečné dohadování tím, že zainteresovaným stranám poskytuje přesně to, co potřebují.

Díky tomu bude váš interní tým jednotný v tom, jak, kdy a kde komunikovat.

Snižuje to riziko nedorozumění, která by mohla narušit časový harmonogram nebo očekávání.

Vytvořte si v ClickUp přehledy specifické pro jednotlivé klienty s aktualizacemi v reálném čase, grafy a zobrazením projektů.

Pomocí Docs + ClickUp Brain můžete automaticky generovat týdenní souhrny a zprávy přizpůsobené každému klientovi.

Automatizujte aktualizace stavu prostřednictvím e-mailu, Slacku nebo oznámení pomocí ClickUp Automations.

Pomocí formulářů ClickUp můžete získávat nové klienty a zjistit, jaké komunikační kanály a frekvence komunikace preferují.

Udržujte vyhrazené prostory nebo složky pro každého klienta, doplněné přiřazenými vlákny komentářů, @zmínkami a soukromými poznámkami.

Profesionální tip: Použijte ClickUp Relationships k propojení komunikačních úkolů s výsledky. Tímto způsobem váš tým nikdy nezmešká aktualizaci klienta a každá zpráva je zakotvena v kontextu.

9. Naplánujte si pravidelné kontroly

Jistě, máte k dispozici dashboardy, stavy úkolů a vlákna zpráv – ale nic nepřekoná staré dobré osobní setkání (nebo schůzku přes Zoom). Pravidelné kontroly jsou místem, kde se projevují nuance: zvednuté obočí, „rychlé otázky“ na okraj a jemné napětí, které se nikdy nedostane do komentářů.

Pro projektové manažery, kteří žonglují s projekty více klientů, jsou check-iny ventilem pro uvolnění tlaku. Udržují plynulý tok konverzace, minimalizují nesoulad a zabraňují tomu, aby se malé problémy zvrhly v katastrofy.

Například sprint vašeho týmu postupuje rychle, ale klient se už týden neozval. Bez naplánované kontroly nevíte, zda je spokojený, nebo frustrovaný. Následují změny rozsahu na poslední chvíli a shon před termínem. Kdybyste měli tu kontrolu uprostřed týdne? Krize by byla zažehnána.

Pomáhá udržovat soulad v rozsahu, očekáváních a termínech dodání.

Budujte důvěru klientů prostřednictvím transparentnosti a důsledného zapojení.

Nabízí prostor pro odstranění překážek, vyjasnění zpětné vazby nebo resetování priorit.

Posiluje vnitřní odpovědnost tím, že podporuje denní aktualizace pokroku.

Vytvořte opakující se úkoly pro kontroly týmu a klientů – denní porady, týdenní synchronizace, dvoutýdenní revize – cokoliv vás napadne.

Pomocí zobrazení kalendáře ClickUp můžete vizuálně zmapovat všechny termíny kontrol a zabránit překrývání více projektů.

Využijte ClickUp Docs pro přípravu programů schůzek a poté automaticky převádějte body jednání na praktické úkoly po skončení schůzky.

Pomocí ClickUp Brain můžete po každé schůzce automaticky generovat souhrny, úkoly a připomenutí.

Nastavte automatické zprávy, které budou před každou plánovanou schůzkou upozorňovat členy týmu nebo klienty, abyste zvýšili účast a lepší přípravu.

Profesionální tip: Označte úkoly štítky s prioritou, jako například „🟢 Synchronizace s klientem“ nebo „🔵 Porada týmu“, aby váš kalendář zůstal přehledný a vaše hlava méně unavená.

10. Plánujte rizika a nepředvídané události

Nepotřebujete křišťálovou kouli, abyste věděli, že se něco pokazí. Termíny se posouvají. Dodavatelé selhávají. Klienti mění směr uprostřed sprintu. Vynásobte to 5–10 projekty a máte hotový chaos – pokud nemáte zabudované rezervy a záložní plány.

Řízení rizik není jen „příjemným bonusem“. Je to vaše záchranná síť.

Například jste naplánovali spuštění obsahu pro klienta B, ale váš freelancer na poslední chvíli zmizel. Spěcháte, najmete někoho nového a stěží stihnete termín – jenže teď jste vyčerpali rozpočet a morálku týmu. Kdybyste označili závislost na freelancerovi jako riziko, měli byste zajištěnou zálohu.

Rizika se při více aktivních projektech znásobují – jedno zpoždění může vyvolat dominový efekt.

Nouzové plány zachovávají časové harmonogramy, kapacitu týmu a důvěru klientů.

Připravený tým reaguje rychle, místo aby panikařil nebo improvizoval.

Přestaňte být hasičem a staňte se stratégem.

Vytvořte registr rizik projektu pomocí vlastního dokumentu ClickUp Doc, který obsahuje sekce pro pravděpodobnost, dopad, spouštěče a kroky k řešení.

Pomocí vlastních polí, jako jsou „Úroveň rizika“ a „Připravenost na nepředvídané události“, označte úkoly s vysokou prioritou v přehledu úkolů.

Nastavte si opakující se úkoly, abyste mohli během týdenních kontrol klientů přezkoumávat a aktualizovat rizika.

Vytvořte šablonu kontrolního seznamu pro nouzový plán pro případ zpoždění dodavatele, změn rozsahu nebo technických poruch a poté ji duplikujte pro všechny projekty.

S ClickUp Brain můžete rychle odhalit rizikové vzorce u jednotlivých klientů a shrnout 5 nejvýznamnějších hrozeb pro vedení společnosti.

11. Zefektivněte a automatizujte procesy

Přiznejme si to – žonglování s termíny klientů, aktualizacemi týmu a zprávami o stavu už teď připomíná kontaktní sport. To poslední, co potřebujete, je plýtvat energií na podřadné, opakující se úkoly, které za vás může zvládnout dobře nastavený pracovní postup.

Právě zde přichází na řadu automatizace, která funguje jako váš asistent v zákulisí a tiše spravuje rutinní práci, abyste se mohli soustředit na celkovou strategii a budování vztahů.

Například máte pět klientů, z nichž každý vyžaduje týdenní zprávy. Ručně shromažďujete informace o postupu prací, formátujete je do dokumentu a posíláte je e-mailem jeden po druhém. Nyní si představte, že to vše nahradíte automatizovanou zprávou, která načítá data přímo z projektových tabulek, generuje souhrn a doručuje jej – vždy včas. To vám každý týden ušetří hodiny práce. A vaše mozkové buňky? Budou vám vděčné.

Snižuje počet lidských chyb způsobených opakovanou manuální prací

Šetří čas při rutinních úkolech, jako je podávání zpráv, připomínky a následné kroky.

Zajišťuje konzistentnost a včasnost komunikace s klienty

Uvolní kapacitu týmu pro kreativní a strategické myšlení

Škálování správy účtů bez škálování vyhoření

Pomocí automatizací ClickUp můžete automaticky aktualizovat stav úkolů, přiřazovat spolupracovníky a spouštět oznámení – bez nutnosti ručního zadávání.

Nastavte formuláře ClickUp pro shromažďování podnětů, zpětné vazby nebo požadavků klientů a jejich automatické směrování do úkolů nebo seznamů.

S ClickUp Brain můžete generovat zprávy z projektových dat a odesílat je e-mailem nebo prostřednictvím Docs, přizpůsobené pro každého klienta.

Vytvořte si vlastní šablonu pro úspěch klientů v ClickUp nebo začněte s předem připravenou šablonou, abyste standardizovali onboardování, komunikaci a dodávky napříč všemi účty.

Kombinujte opakující se úkoly a přizpůsobené panely pro sledování automatizovaných pracovních postupů a označujte vše, co vyžaduje vaši pozornost.

12. Připravenost na požadavky na změny

Projekty málokdy zůstávají neměnné – klienti mění priority, přicházejí noví stakeholdeři nebo externí faktory vyžadují změnu.

A co když dojde ke změně? Nechcete, aby váš tým zpanikařil nebo aby se váš rozsah práce vymkl kontrole.

Místo toho, abyste se tomu bránili, připravte se na to. Solidní proces žádostí o změnu zajišťuje, že každá úprava je záměrná, sledovaná a implementovaná bez chaosu.

Například jste uprostřed procesu obnovy značky pro klienta D a najednou chce jeho generální ředitel zahrnout novou produktovou řadu. Bez jasného procesu žádostí o změny je váš tým již v polovině finálních návrhů a nyní čelí přepracování, zmeškaným termínům a rostoucí frustraci.

Co kdyby ta žádost prošla nejprve strukturovaným hodnocením? Mohli byste upravit časové plány, zdroje a priority, aniž byste tým vyčerpali nebo někoho zaskočili.

Zabraňuje to rozšiřování rozsahu projektu a udržuje projekty v souladu s dohodnutými výstupy.

Chrání čas, energii a kapacitu vašeho týmu, aniž byste působili jako nepružní.

Klientům poskytuje transparentní způsob, jak požadovat změny a zároveň pochopit jejich dopad.

Lokalizuje změny, takže změna u jednoho klienta nenaruší ostatní projekty.

Vytvořte formulář pro žádosti o změnu, který se přímo napojí na tabuli ClickUp projektu – zaznamená, kdo co, proč a kdy požadoval.

Vytvořte pro každého klienta dokument s protokolem změn, abyste měli přehled o požadavcích, schváleních a výsledcích.

K sledování fází žádostí používejte vlastní stavy úkolů, jako například „Ve schvalování“, „Schváleno“ nebo „Odloženo“.

S ClickUp Brain můžete automaticky sumarizovat záznamy o změnách a získávat hodnocení dopadů v časových osách, rozpočtech a alokacích zdrojů.

Přidejte automatizaci, abyste mohli označit prioritní požadavky a okamžitě informovat zúčastněné strany – tak vám neunikne žádná aktualizace.

13. Požádejte o recenze a zpětnou vazbu

Myslíte si, že je vše v pořádku, protože si nikdo nestěžuje? Zamyslete se znovu.

Někdy má klient pocit, že mu není věnována dostatečná pozornost. Jindy je tiše zklamán výsledkem, ale je příliš zdvořilý, aby to řekl na rovinu. Nebo hůře, je frustrovaný a uvažuje o změně dodavatele... aniž by vám dal šanci věci napravit.

Proto nečekejte, až vám někdo dá zpětnou vazbu – požádejte o ni sami. Proaktivně.

Například máte pět klientů a klient C najednou přestane být tak aktivní. Nevyzvedá telefony a odpovídá jen stručně. Ukáže se, že nebyl spokojený s posledním dodaným produktem, ale neřekl to. Jednoduchá otázka „Jak se vám to líbilo?“ mohla zachránit váš vztah.

Proč je to důležité:

Klientům tím dáte najevo, že vám na nich záleží a že nepracujete na autopilota.

Odhalíte slepé body a provedete korekci, než se malé problémy zvětší.

Vytváří to kulturu transparentnosti, vzájemného respektu a neustálého zlepšování.

Získáte tak spolehlivý materiál pro reference, případové studie nebo dokonce vylepšení produktů/služeb.

Přidejte úkoly s žádostí o zpětnou vazbu do svých pracovních postupů po dodání – automatizované a opakující se po každém významném milníku nebo sprintu.

Pomocí formulářů v ClickUp můžete shromažďovat strukturovanou zpětnou vazbu od jednotlivých klientů, která je přímo propojena s jejich projektovou složkou.

Označte zpětnou vazbu jako „Pozitivní“, „Neutrální“ nebo „Vyžaduje akci“ pomocí vlastních polí, což usnadňuje sledování sentimentu v průběhu času.

Odpovědi ukládejte do centrálního dokumentu s názvem „Zpětná vazba od klientů“, který je propojen s projektovým dashboardem, abyste k nim měli přístup i v budoucnu a mohli se k nim vracet.

S ClickUp Brain můžete kvalitativní zpětnou vazbu shrnout do akčních bodů nebo témat pro více klientů, aby se s nimi mohl snadno seznámit celý tým.

14. Vše dokumentujte

Při správě více klientů se spoléhat na paměť je jako používat lepící papírky v hurikánu. Dokumentace není volitelná – je to vaše tajná zbraň.

Od podrobných plánů projektů až po jednoduché denní kontrolní seznamy – zapisování všeho vám poskytne spolehlivý referenční bod, když dojde k chaosu ve vaší schránce. Takto si udržíte kontrolu, vyhnete se situacím typu „on řekl, ona řekla“ a vnesete jasnost do složitého prostředí s více klienty.

Řekněme například, že pracujete na dvou podobných kampaních pro různé klienty – jedna v oblasti zdravotnických technologií, druhá v oblasti vzdělávacích technologií. Bez řádné dokumentace byste mohli zapomenout, že klient A požadoval formát obsahu založený na datech, zatímco klient B chtěl narativní tón. Najednou se vracíte ke starým zprávám ve Slacku, abyste potvrdili kreativní směr, a tím ztrácíte čas (a důvěryhodnost).

Nebo ještě hůře, na schůzce byla schválena změna rozsahu, ale nebyla zaznamenána. O dva týdny později klient zpochybňuje dodatečné hodiny. Vaše jediná obrana? „Věřte mi, diskutovali jsme o tom.“ Jo... to není moc dobré.

Proč je to důležité:

Okamžitě získáte přehled o tom, co bylo dohodnuto, kdy a proč.

Snížíte tak závislost na paměti a eliminujete zpětné sledování.

Vytvoříte jediný zdroj pravdivých informací o projektech, časových plánech, rozhodnutích a změnách rozsahu.

Umožníte spolupráci týmu – všichni mohou zůstat v kontaktu, i když je někdo nemocný nebo offline.

Použijte Docs k ukládání projektových briefů, strategických poznámek a záznamů z jednání s klienty – vše je prohledávatelné a propojené s příslušnými úkoly.

Připojte dokumenty k úkolům nebo milníkům, aby byly vždy k dispozici souvislosti týkající se výstupů a termínů.

Proměňte poznámky z jednání v akční položky pomocí ClickUp AI nebo ClickUp Brain, díky čemuž bude vše sledovatelné a realizovatelné.

Pomocí vlastních polí můžete sledovat záznamy o rozhodnutích nebo změny rozsahu přímo v rámci úkolů, takže se žádné informace neztratí v diskusních vláknech nebo přímých zprávách.

Profesionální tip: Vytvořte dokument „Protokol rozhodnutí klienta“ v složce každého klienta v ClickUp. Po každé významné změně přidejte řádek s poznámkou o rozhodnutí, datu a osobě, která jej schválila. Je to vaše složka s účtenkami, ale mnohem elegantnější.

15. Zavést vzájemné učení mezi klienty

Jedna z největších skrytých výhod práce s více klienty? Získáte přehled o tom, co skutečně funguje – napříč odvětvími, velikostí organizací a technologickými platformami.

Učení napříč klienty spočívá v rozpoznání těch nejlepších postupů, extrahování toho, co funguje v jednom projektu, a (chytrém) použití v jiných projektech. Je to jako kopírování a vkládání úspěchu – bez problémů s autorskými právy.

Například jste vytvořili skvělý pracovní postup pro onboardování klientů B2B SaaS, který snížil fluktuaci o 20 %. O měsíc později onboardujete fintech startup a uvědomíte si, že 80 % tohoto pracovního postupu je stále použitelné. Upravíte text, vyměníte některé automatizace a hurá – další hladký start s poloviční námahou.

Proč je to tak zásadní změna:

Zkrátíte dobu potřebnou k rozběhnutí nových projektů nebo odvětví.

Vytvořte si knihovnu osvědčených šablon, abyste nemuseli pokaždé vymýšlet kolo znovu.

Proaktivně označujete rizika a úzká místa, protože jste je již dříve zaznamenali.

Zrychlíte dodávání hodnoty – klienti si všimnou, když se pustíte do práce s vervou.

Jak ClickUp pomáhá:

Pomocí dokumentů a šablon vytvořte opakovaně použitelné pracovní postupy, kontrolní seznamy nebo rámce pro zaškolování nových zaměstnanců přizpůsobené danému odvětví nebo typu klienta.

Vytvořte složku s poznatky pro všechny klienty, ve které budete sdílet zajímavé informace, hodnocení projektů nebo úspěšné strategie kampaní.

Nastavte šablony úkolů pro opakující se výstupy, jako jsou plány spuštění, zprávy o sprintu nebo prezentace QBR.

Označte tyto zdroje příslušnými štítky (např. „B2B Onboarding“, „Ecom Funnel“, „Agency Retainer“), abyste je mohli v případě potřeby rychle přizpůsobit.

Tip pro profesionály: Využijte dokumenty ClickUp s podporou umělé inteligence (ClickUp Brain) k shrnutí poznatků z aktualizací projektů nebo schůzek s klienty v různých pracovních prostorech – ideální pro budování znalostní báze, která se vyvíjí společně s vámi.

Výhody používání systému pro řízení projektů pro více klientů a úkolů

Nástroje pro řízení projektů jsou nezbytnou součástí výbavy každého projektového manažera. Při práci s více klienty a úkoly je však správné softwarové řešení pro řízení projektů nezbytné z následujících důvodů:

Centralizace informací: Nástroje pro řízení projektů centralizují správu projektů nebo klientů. Jedná se o komplexní platformu pro vše, co souvisí s projekty, od jejich vytvoření přes organizaci až po správu a uzavření. Je to jediný zdroj pravdivých informací pro všechny členy týmu.

Správa úkolů: Pokud jde o správu úkolů, nic nemůže překonat pohodlí systémů pro správu projektů. Vytvářejte, organizujte, kategorizujte, stanovujte priority a přiřazujte úkoly několika kliknutími.

Spolupráce: Nástroj pro správu projektů je centrem týmové práce. Členové týmu mohou společně vytvářet, upravovat nebo sdílet dokumenty, přidávat komentáře, převádět praktické komentáře do seznamů úkolů a mnoho dalšího.

Řízení termínů: Nástroje pro řízení projektů zobrazují podrobnosti projektu jako časové osy nebo Ganttovy diagramy. Tyto pohledy poskytují přehled o časových osách projektu, blížících se termínech a závislostech. Takové přehledné zobrazení podporuje efektivní řízení času.

Přidělování zdrojů: Vzhledem k tomu, že nástroje pro řízení projektů se aktualizují v reálném čase, můžete snadno sledovat zdroje a proaktivně je přidělovat k určitým úkolům nebo projektům, abyste zajistili jejich úspěch.

Automatizace: Většina moderních platforem pro správu projektů disponuje automatizačními funkcemi, které umožňují zpracovávat opakující se úkoly, připomínky a oznámení, čímž minimalizují manuální úsilí a maximalizují efektivitu.

Reporting a analytika: Funkce reportingu a analytiky v systémech pro řízení projektů pomáhá projektovým manažerům sledovat pokrok, identifikovat úzká místa, měřit výkonnostní metriky a identifikovat trendy, aby mohli činit chytřejší rozhodnutí založená na datech.

Staňte se profesionálem v multitaskingu s ClickUp

Umění spravovat více klientů je velmi žádanou dovedností. Je to také strategická výhoda a konkurenční diferenciátor.

Jakmile zvládnete správu časových harmonogramů, očekávání klientů a různorodých projektových prostředí, stanete se zkušeným projektovým manažerem. Navíc se každý chybný krok stane poučením. Berte to jako zkratku k úspěchu v projektovém managementu.

Využijte výše uvedené tipy a posilte své schopnosti pomocí efektivního nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, a stanete se nezastavitelnou silou!

ClickUp je komplexní platforma pro projekty s nekonečnými možnostmi – přiřazujte a upřednostňujte úkoly, vytvářejte a sledujte cíle, využívejte automatizaci a mnoho dalšího. Od týmové spolupráce po úspěch klientů, ClickUp vám poskytuje kompletní přehled a efektivní provedení. Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes – začátek je zdarma!