Zdroje pro řízení projektů: typy, význam a proces plánování

Co by byl malíř bez barev? Malíř! 😅

Vtip může být zbytečný, ale řízení zdrojů rozhodně není. Tento proces v zákulisí hraje klíčovou roli v úspěchu každého projektu. Pravdou je, že i když máte k dispozici vysoce kvalitní materiály a schopné lidi, nebude to mít žádný význam, pokud nevíte, jak je správně využít.

Abyste mohli projekt efektivně naplánovat a realizovat, musíte znát zdroje, které potřebujete, a zdroje, které máte k dispozici. Musíte také umět dobře spravovat zdroje. Teprve pak může váš projekt proběhnout hladce a dosáhnout příznivých výsledků.

Tento průvodce jsme vytvořili, abychom vám pomohli osvěžit vaše znalosti o zdrojích pro řízení projektů. Dozvíte se o různých typech zdrojů, jak je identifikovat a spravovat a jak může software pro správu zdrojů tyto procesy zjednodušit.

Co jsou zdroje pro řízení projektů?

Prostředky projektu představují vše, na čem závisí úspěšné dokončení projektu. Řízení prostředků je proces plánování a využívání těchto prvků.

Zdroje pro řízení projektů mohou být fyzické, jako například nástroje a materiály, a nehmotné, jako například čas a úsilí.

Fyzické zdroje mají konkrétní peněžní hodnotu. Mohou být dočasné nebo pevné v závislosti na tom, jak dlouho je máte k dispozici. Nicméně i nehmotné zdroje, jako jsou smlouvy, mohou mít datum vypršení platnosti.

Zdroje pro řízení projektů můžeme také rozdělit na interní a externí. Interní zdroje jsou aktiva vaší společnosti, jako například kancelářské prostory, zatímco externí zdroje jsou ty, které získáváte nebo najímáte zvenčí. Mezi příklady externích zdrojů patří dodavatelé a prodejci.

Tip pro profesionály: Chcete-li mít přehled o všech zdrojích, použijte robustní software pro správu zdrojů, jako je ClickUp. Projektoví manažeři používají ClickUp jako komplexní centrum pro plánování zdrojů a práce. Díky všestranným funkcím a možnostem přizpůsobení tohoto nástroje je možné jej hladce integrovat do jakéhokoli projektového workflow.

Proč je řízení projektových zdrojů důležité?

Důležitost řízení zdrojů si ilustrujeme na příkladu:

Představte si, že jste projektový manažer dohlížející na vývoj důležité aplikace.

Protože jste nevěnovali dostatek času plánování, nepodařilo se vám stanovit realistický časový harmonogram a určit zdroje potřebné k dokončení projektu. Jakmile vývoj začne, věci se rychle začnou zhoršovat. Vývojáři a další účastníci projektu závodí s časem, jsou pod tlakem a nepodávají nejlepší výkony.

Výsledkem je podprůměrná aplikace, která výrazně překročila termín dodání. Je plná chyb a vyžaduje mnoho oprav, což nakonec stojí mnohem více, než se předpokládalo. Všichni, včetně klienta, jsou nespokojeni.

Takový neorganizovaný přístup může fungovat, pokud je společnost malá, ale ne pokud řídíte velké projekty pro podniky, které se zabývají více projekty současně. V tomto scénáři musíte přijmout strategický přístup, pečlivě analyzovat požadavky projektu a podle toho přidělovat zdroje. Ambiciózní, ale proveditelný harmonogram projektu zohledňuje nevyhnutelné vznikající problémy a zajišťuje, že váš tým pracuje bez stresu a efektivně. Můžete dodržet termíny bez snížení kvality a potenciálně dokonce překonat očekávání klienta. 🏆

Typy projektových zdrojů

Zdroje v projektovém řízení lze klasifikovat mnoha způsoby, v tomto článku se však zaměříme na čtyři základní typy:

V následujících částech se dozvíte o jednotlivých typech, jejich významu a příkladech:

Finanční zdroje

Peníze jsou nejcennějším zdrojem pro jakýkoli projekt. Představují základ pro všechny ostatní zdroje projektového řízení, jako jsou materiály a pracovní síla. Proto je nutné je od samého začátku pečlivě spravovat. 💵

Finanční podporu pro váš projekt můžete získat z různých zdrojů, například:

Při finančním rozhodování se opírejte o nákladově efektivní možnosti. V nejhorším případě vám nakonec zbydou nějaké peníze. Na druhou stranu, pokud vám v polovině projektu dojdou finanční prostředky, bude ohrožena celá operace.

Tip pro profesionály: Šablona Project Budget with WBS od ClickUp představuje jednoduchý, ale efektivní způsob, jak spravovat výdaje vašeho projektu. Obsahuje strukturu rozdělení práce (WBS), která vám umožní sledovat i ty nejmenší výdaje.

Materiální zdroje

Materiální zdroje jsou veškerý majetek, který vaše společnost vlastní nebo si půjčuje a který umožňuje realizaci vašeho projektu. Patří mezi ně:

Tip pro profesionály: ClickUp nabízí různé šablony, které vám pomohou spravovat materiální zdroje projektu. Například šablona ClickUp Inventory Management Template je ideální pro sledování dostupnosti zdrojů projektu, stavu objednávek, dodavatelů a cen. Pomocí šablony ClickUp Asset Management Template můžete vést záznamy o inventáři, stavu a opravách vašeho vybavení. 🛠️

Lidské zdroje

Lidé, kteří realizují váš projekt, jsou nejobtížněji spravovatelným zdrojem, protože představují řadu proměnných, které je třeba zvážit před vytvořením plánů. Jsou to jedinečné osobnosti s odlišnými závazky, vlastnostmi a dovednostmi. Jsou také nezbytní pro provádění všech projektových operací, od nápadu po realizaci. 👥

Proto nábor členů projektového týmu, jejich rozvoj a udržení jejich spokojenosti vyžaduje značné množství času a finančních prostředků. Podle výzkumu Project Management Institute může nedostatek talentů bránit 40 % snah o implementaci strategie.

Lidské zdroje mohou zahrnovat:

Profesionální tip: Věděli jste, že ClickUp slouží také jako nástroj pro řízení týmu? Zjednodušuje nábor, zaškolování a administrativu. Díky více než 100 předem připraveným šablonám pro HR můžete snadno zvládnout jakýkoli proces v oblasti lidských zdrojů.

Čas

Ačkoli je to práce, která projekt posouvá vpřed, čas, který tato práce zabere, je při plánování nezbytným zdrojem, který je třeba zohlednit. Čas jsou peníze – projekt nelze protahovat do nekonečna. Musí se řídit harmonogramem, aby se vešel do rozpočtu a nezasahoval do jiných závazků.

Čas závisí také na různých dalších zdrojích projektového řízení. Například čím více lidí pracuje na konkrétním úkolu, tím méně času jim jeho dokončení zabere. Pokud dokončení úkolu závisí na konkrétním omezeném materiálu, budete muset zajistit dostatečné množství daného zdroje, abyste předešli zbytečným zdržením.

Zpočátku může být odhadování času potřebného na úkoly v rámci projektu obtížné – pokud však nebudete čas sledovat. Díky tomu budete moci v budoucnu přesněji přidělovat časové úseky jednotlivým úkolům a stanovit realistické časové harmonogramy projektů. ⌛

Profesionální tip: ClickUp vám umožňuje zaznamenávat čas z jakéhokoli zařízení a rychle generovat zprávy pro analýzu.

Identifikace a správa zdrojů pro projekt: postup krok za krokem

Pokud chcete, aby váš projekt proběhl bez problémů, začněte s přípravami v dostatečném předstihu před datem zahájení projektu a věnujte pozornost tomu, jak spravujete zdroje.

V další části se podělíme o nezbytné kroky pro řízení projektových zdrojů. Dozvíte se také o některých užitečných technikách řízení, jako je vyrovnávání zdrojů a prognózování.

Krok 1: Definujte rozsah projektu

Vytvoření plánu projektu je prvním krokem v příručce každého správce zdrojů. Seznamte všechny informace, které jsou zásadní pro zahájení práce na projektu, například:

Znalost specifik činností vašeho projektu vám pomůže posoudit potřebné zdroje.

Krok 2: Komunikujte s členy týmu

Do procesu plánování zdrojů byste měli zapojit celý tým. Jeho členové jsou odborníci, kteří mohou mít zkušenosti s podobnými projekty a mohou vám poskytnout rady, které vám pomohou s prognózováním zdrojů.

Poté můžete provést přesnější odhady, kolik času a dalších nezbytných zdrojů každá projektová úloha vyžaduje, a efektivně je přidělit. 🔮

Krok 3: Analyzujte dostupné zdroje

Než určíte, kolik každého zdroje je třeba vyčlenit, musíte shromáždit údaje o aktuálně dostupných aktivech. Primárním zdrojem, který byste měli zvážit, je rozpočet. Poté, co pokryjete základní potřeby, věnujte pozornost následujícímu:

Zajištěním všech prostředků pro úspěšné zahájení projektu bez zpoždění vytvoříte pevný základ, na kterém budete moci stavět.

Krok 4: Vytvořte plán zdrojů

Jakmile budete mít všechny potřebné informace, vypracujte oficiální plán zdrojů. Tento dokument bude vodítkem pro budoucí úsilí v oblasti řízení zdrojů v rámci celého týmu. Definujte všechny požadavky na zdroje projektu a uveďte jejich popisy, potřebné množství a termíny pro jejich obstarávání.

Krok 5: Vytvořte harmonogram zdrojů

V této fázi musíte sladit svůj plán zdrojů s plánem projektu. Plánování zdrojů zabraňuje zpožděním a zajišťuje, že veškeré vybavení a materiály dorazí včas, takže váš tým nemusí ztrácet čas čekáním. Pokud potřebujete najmout externí dodavatele, ujistěte se, že jsou k dispozici, aby mohli vykonávat svou práci v případě potřeby. 📝

Krok 6: Přidělte zdroje

Přidělování zdrojů je jádrem vaší strategie řízení zdrojů. V této fázi musíte využít veškerou svou mentální sílu a dovednosti v oblasti time managementu, abyste určili, kdo bude který zdroj používat a kdy.

Mnohé zdroje jsou omezené, proto je nutné předem vytvořit přesný harmonogram, který ovlivní dva rozhodující faktory úspěchu projektu:

Tento proces přidělování zdrojů k různým úkolům projektu se nazývá zatížení zdrojů a je nedílnou součástí plánovacího období.

Při přidělování práce členům týmu zohledněte jejich dostupnost a práci jim přidělte podle toho. Ačkoli to zní teoreticky lákavě, vyplnit jejich čas tak, aby dosáhli 100% kapacity, není dobrý nápad. Nepředvídané okolnosti se vyskytují neustále – pokud jeden z členů týmu onemocní, ostatní ho budou muset zastoupit. Nechat si pro takové situace určitou rezervu vám pomůže dodržet harmonogram projektu.

Je velmi důležité být přizpůsobivý a rychle upravovat termíny nebo přerozdělovat zdroje, aby bylo možné řešit vzniklé problémy a zabránit přepracování. Tento proces nazýváme vyrovnáváním zdrojů.

Krok 7: Sledujte pokrok a analyzujte výsledky

Měli byste sledovat, jak jsou zdroje využívány, abyste se ujistili, že nezaostáváte za harmonogramem nebo nepřekračujete rozpočet. Abyste získali co nejpřesnější informace, měli byste předem stanovit klíčové ukazatele výkonnosti a měřit pokrok v průběhu životního cyklu projektu. Tak budete moci rychle odhalit problémy a řešit je, než naruší celý projekt.

Jakmile tým dokončí projekt, můžete tyto metriky analyzovat, abyste porozuměli efektivitě svých snah o řízení zdrojů. Tímto způsobem budete přesně vědět, co se povedlo a co byste měli v příštím projektu vylepšit. 📈

Jak spravovat zdroje projektu pomocí ClickUp

Plánování zdrojů je pravděpodobně nejnáročnějším aspektem projektového řízení. Vyžaduje, abyste mysleli několik kroků dopředu. Pokud uděláte jednu špatnou volbu, celý projekt se může zvrtnout. Naštěstí máte k dispozici nástroje pro správu zdrojů, jako je ClickUp, které vám zajistí, že budete mít vše, co potřebujete pro zahájení projektu. 🛫

Níže vysvětlíme, jak pomocí ClickUp plánovat a spravovat zdroje pro jakýkoli projekt. Můžete začít od nuly nebo využít mnoho hotových šablon ClickUp. Pro začátek vám mohou pomoci tyto dvě:

Zde je návod, jak co nejlépe využít komplexní funkce ClickUp pro řízení projektů:

Vytvořte si svůj pracovní prostor a inventář

Projektová hierarchie ClickUp vám umožňuje organizovat a zefektivnit celý proces správy zdrojů. Vytvořte si pracovní prostor, přidejte úkol pro každou pracovní položku a přiřaďte jej odpovědné osobě v týmu. Definujte závislosti úkolů, abyste vyjasnili pořadí úkolů a zabránili vzniku překážek. 🔗

Využijte jednu z automatizací ClickUp nebo si vytvořte vlastní, abyste optimalizovali svůj pracovní postup a rozšířili své operace. Díky automatizacím nemusíte ztrácet čas opakující se manuální prací a můžete se místo toho soustředit na správu zdrojů.

ClickUp dále zjednodušuje mezifunkční spolupráci a komunikaci – pomocí zobrazení úkolů můžete přidávat popisy, kontrolní seznamy a soubory a pomáhat přiděleným osobám hladce vykonávat jejich práci. Pokud potřebujete přímý vstup od členů týmu nebo zainteresovaných stran, požádejte o něj v komentářích k úkolům nebo prostřednictvím ClickUp Chat.

Naplánujte si své zdroje

ClickUp nabízí více než 15 přizpůsobitelných zobrazení, která vám umožní snadno spravovat a sledovat všechny aspekty plánování zdrojů. Získejte jasný přehled o aktuálních a nevyužitých zdrojích díky využití:

Každému zdroji přiřaďte značku priority, aby váš tým věděl, co je třeba řešit jako první. Můžete také přidat vlastní pole, například stavy a vzorce, které mohou automaticky vypočítat vaše náklady.

Jakmile budete mít všechny informace, vytvořte návrh plánu řízení zdrojů pomocí ClickUp Docs — vestavěného textového editoru platformy. Pro plánování zdrojů můžete použít zobrazení ClickUp Gantt nebo zobrazení Kalendář, abyste vizualizovali časovou osu nadcházejících činností v oblasti řízení zdrojů.

Vytvořte si vlastní ClickUp formuláře pro žádosti o informace od dodavatelů, jako jsou ceny a skladové zásoby. Ukládejte a organizujte všechna shromážděná data pro snazší analýzu nákladů a přínosů a rozhodování. Díky zobrazení mapy v ClickUp můžete zkontrolovat přesnou polohu každého dodavatele nebo zařízení, aniž byste museli opustit aplikaci. 📍

Přiřazujte práci a sledujte pokrok

Nyní je čas uvést váš plán zdrojů do praxe pomocí alokace zdrojů. Pomocí zobrazení pracovní zátěže v ClickUp přiřaďte práci členům týmu na základě jejich dostupnosti. Definujte jejich kapacitu pomocí indikátorů, jako jsou:

Můžete dokonce přidat vlastní pole, abyste přizpůsobili zobrazení pracovním postupům konkrétních týmů. Poté už stačí jen vybrat, jak chcete, aby se zobrazení zobrazovalo, včetně zobrazeného období.

Jakmile váš tým dokončí práci a využije zdroje, může zaznamenat svůj pokrok na platformě. Pomocí více než 50 karet můžete vytvořit vlastní ClickUp Dashboard, abyste mohli na první pohled posoudit výkonnost. Můžete také specifikovat své cíle v ClickUp Goals a sledovat svůj pokrok pomocí měřitelných cílů.

Optimalizujte správu zdrojů projektu pomocí ClickUp

Způsob, jakým nakládáte se zdroji pro řízení projektů, může rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu vašeho projektu. Efektivní plánování a přidělování zdrojů připraví váš tým na úspěch a zajistí včasné a bezproblémové dodání projektu.

Správa zdrojů je složitá operace, ale můžete ji zjednodušit využitím výhod softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp. Vyzkoušejte ClickUp zdarma a využijte jej k přípravě té nejchutnější limonády z citronů, které jste dostali! 🍋