Jak vést efektivní ad hoc schůzku

Ne všechny spontánní schůzky jsou špatné. Někdy opravdu potřebujete co nejrychleji svolat ty správné lidi do (virtuální) místnosti.

Problém je ale v tom, že většina ad hoc schůzek není záměrná. Jsou uspěchané, nejasné a rozptylují pozornost, takže si všichni kladou otázku, proč nestačilo poslat e-mail.

Změňme to. Se správným formátem, nástroji a přípravou mohou improvizovaná setkání skutečně posunout věci vpřed.

📌 Pravdou je, že improvizované schůzky mají své opodstatnění – ale pouze pokud jsou záměrné.

V tomto průvodci se dozvíte, jak:

Pojďme se podívat na to, co ad hoc schůzka vlastně znamená a jak se liší od pravidelných schůzek.

Co znamená ad hoc schůzka?

Termín „ad hoc“ pochází z latiny a znamená „pro tento konkrétní účel“. V pracovním kontextu je ad hoc schůzka neplánovaná schůzka svolaná za účelem řešení naléhavých rozhodnutí, řešení kritických problémů nebo reakce na vnější faktory, které vyžadují okamžitou akci.

Tyto schůzky nejsou součástí vašich pravidelných opakujících se schůzek ani dlouhodobých plánovacích zasedání. Jedná se spíše o krátká, cílená setkání zaměřená na sladění postupů, která se často organizují, když tým potřebuje rychle jednat a společně vyřešit konkrétní téma.

📌 Příklad: Řekněme, že těsně před spuštěním dojde k závažné chybě, která naruší proces platby. Vedoucí vývojář, QA a produktový manažer se rychle spojí přes Google Meet, aby problém vyřešili. Jedná se o improvizovanou schůzku – bez formálního programu, pouze s přístupem k příslušným osobám v reálném čase za účelem přijetí důležitého rozhodnutí.

Jak se liší od běžné schůzky?

Zde je srovnání ad hoc schůzky s typickou pravidelnou schůzkou:

Kdy využít ad hoc schůzku (a kdy ji přehodnotit)

Chytří projektoví manažeři vědí, že improvizované schůzky by měly být až poslední možností, protože ničí produktivitu. 🧠

Nejlepší výsledky dosahujeme, když jsme plně soustředění. Ale i krátká neplánovaná schůzka nás může vyrušit z pracovního rytmu – a výzkumy ukazují, že po vyrušení trvá více než 23 minut, než se znovu dostaneme do správného tempa!

Zde je tedy skutečná otázka: Je tato schůzka naléhavá, nebo jde jen o reflexivní reakci?

Může se zdát, že krátký rozhovor vše rychle vyřeší, ale někdy se jedná pouze o spontánní reakci. Než svoláte všechny účastníky, zeptejte se: Je to nejlepší způsob, jak problém vyřešit, nebo existuje chytřejší alternativa?

Toto je pět nejčastějších scénářů, kdy může být ad hoc schůzka vhodná:

7 základních kroků k vedení produktivní ad hoc schůzky

Pokud nechcete, aby vaše schůzky byly jen dalším vyplňovačem kalendáře, musíte zajistit, aby byly zaměřené, efektivní a prospěšné pro všechny účastníky.

Než se pustíte do jednotlivých kroků, ujistěte se, že máte k dispozici správné nástroje. Funkce online schůzek ClickUp vám umožňují hladce plánovat, spolupracovat a sledovat pokrok, takže i spontánní synchronizace budou strukturované.

Projděme si sedm základních kroků k optimalizaci logistiky vašich ad hoc schůzek.

Krok 1: Definujte cíle a připravte program

Bez společného cíle se i 10minutová porada může zvrhnout v nekoncentrovanou diskusi. Začněte s jasným cílem. Co chcete do konce schůzky dosáhnout? Ať už je cílem rychlé sladění nebo schůzka za účelem shromáždění informací, pojmenování požadovaného výsledku vám pomůže nasměrovat konverzaci.

Program schůzky pomáhá stanovit priority konkrétních témat a jasně definovat úkoly, které je třeba řešit. Pro 15minutovou schůzku nepotřebujete komplexní program, ale uvedení tří hlavních cílů dá všem účastníkům jasný směr. Pokud máte málo času, použijte šablonu programu schůzky, abyste si udrželi přehled.

Znalost programu umožňuje účastníkům shromáždit své myšlenky, relevantní data nebo potřebné materiály, což vede k jednání zaměřenému na konkrétní záměr. Na konci schůzky můžete vyhodnotit, zda byly cíle splněny nebo zda je třeba přijmout další opatření.

Hledáte rychlý způsob, jak zorganizovat a sdílet program pro vaše improvizované schůzky? ClickUp – aplikace pro vše, co souvisí s prací – vám umožní vytvořit a sdílet programy během několika minut, takže váš tým zůstane i za pochodu v souladu.

ClickUp vám umožňuje vytvářet dokumentaci v rámci ClickUp Docs a sdílet ji interně i externě. Účastníci mohou před schůzkou využít interaktivní funkce ClickUp, jako jsou komentáře nebo kontrolní seznamy, a přidat své připomínky nebo otázky.

Platforma nabízí výběr bezplatných šablon pro schůzky a konference, díky kterým můžete během několika minut vytvořit profesionálně vypadající program. Můžete například vyzkoušet šablonu ClickUp All Hands Meeting Template pro plánované schůzky v rámci celé společnosti nebo šablonu ClickUp Scrum Meeting Template pro improvizované schůzky s menšími skupinami.

Krok 2: Určete a informujte správné účastníky

Správná kombinace lidí rozhoduje o úspěchu nebo neúspěchu ad hoc schůzky. Pokud přizvete nesprávné lidi, budou mít pocit, že je to ztráta času. Pokud vám bude chybět někdo důležitý, riskujete, že odejdete s nedomyšlenými rozhodnutími nebo budete potřebovat další schůzku.

Nezapomeňte zahrnout:

Pro optimální produktivitu udržujte velikost skupiny na přijatelné úrovni, zejména u virtuálních schůzek. S ClickUp můžete využívat funkce spolupráce v reálném čase a identifikovat vhodné účastníky:

Zobrazení týmu a kapacitaPomocí zobrazení týmu můžete zjistit, kdo má přidělené které úkoly, a zkontrolovat jejich aktuální pracovní vytížení. Díky tomu je snazší pozvat pouze ty správné osoby, které jsou k dispozici a jsou pro diskusi nezbytné.

Propojené vyhledávání a adresář osobPomocí propojeného vyhledávání nebo adresáře osob můžete rychle vyhledat členy týmu podle jména, role nebo pracovní zátěže. Tím zajistíte, že zapojíte správné spolupracovníky na základě kontextu a kapacity.

Vlastní oznámení a zmínkyPřizpůsobte si nastavení oznámení, abyste se vyhnuli přetížení. Používejte @zmínky v úkolech, komentářích, dokumentech a chatu, abyste přímo informovali jednotlivce nebo skupiny. Tímto způsobem budou účastníci schůzky informováni ještě před jejím zahájením.

Správa doručené pošty a oznámeníDoručená pošta ClickUp vám pomáhá udržet přehled o aktualizacích tím, že sdružuje související oznámení a umožňuje vám filtrovat podle zmínek nebo úkolů. Můžete také odložit položky nebo je označit jako nepřečtené, abyste měli přehled o svých následných krocích.

Krok 3: Podporujte účast

Aktivní účast odlišuje úspěšnou schůzku od schůzky, která mohla být nahrazena e-mailem. Hlavní hodnota improvizovaných schůzek spočívá v interaktivní výměně nápadů a společném řešení problémů.

Musíte záměrně podporovat spolupráci, zejména u méně výřečných členů týmu nebo členů týmu, kteří se připojují z různých míst.

Několik způsobů, jak toho dosáhnout:

Navíc pro týmy pracující na dálku s překrývajícími se pracovními hodinami mohou být synchronní schůzky obtížné. V takových případech lze k usnadnění zapojení všech účastníků využít software pro týmovou spolupráci nebo denní standup schůzky s podporou asynchronních schůzek. Konečným cílem je vytvořit prostředí pro schůzky, kde může každý efektivně přispívat bez ohledu na svůj preferovaný styl komunikace nebo místo, kde se nachází.

Bonus: Prozkoumejte šablonu ClickUp Daily Standup Meeting Template a přesvědčte se, že hlas každého účastníka je dostatečně slyšet.

Je navržen tak, aby zefektivnil každodenní kontroly týmu tím, že poskytuje centralizované centrum pro plánování, pořizování poznámek a sledování pokroku. Obsahuje přizpůsobitelné stavy, pole a zobrazení, což týmům umožňuje efektivně spravovat úkoly a sledovat aktualizace v reálném čase.

Tato šablona nahrazuje manuální metody sledování a zvyšuje transparentnost, odpovědnost a spolupráci v týmech.

Získejte bezplatnou šablonu

Krok 4: Řízení času během schůzky

Aby byla schůzka efektivní a účastníci zůstali soustředění, je důležité zajistit, aby se ad hoc schůzka nepřetáhla. Věnujte pozornost těmto sedmi tipům, jak udržet schůzku pod kontrolou:

Díky nativní funkci sledování času v ClickUp můžete měřit čas schůzek na různých platformách – na počítači, mobilu nebo ve webovém prohlížeči pomocí bezplatného rozšíření pro Chrome. Nejlepší na tom je, že ClickUp se integruje s nejoblíbenějšími aplikacemi pro schůzky, takže můžete pohodlně měřit čas svých schůzek i během huddle v Slacku nebo schůzky v Zoomu.

Kromě toho můžete pomocí kalendáře ClickUp najít nejvhodnější čas pro neplánovanou schůzku, aniž byste přetěžovali svůj tým. Umožňuje vám zobrazit rozvrhy týmu, blokovat čas na soustředěnou práci a nastavit připomenutí událostí, aby schůzka proběhla podle plánu. Je to obzvláště užitečné, když řešíte naléhavé záležitosti a termíny na různých místech.

Krok 5: Zaznamenejte rozhodnutí a úkoly

Poznámky pořízené během efektivních ad hoc schůzek by měly být stručné a zaměřené výhradně na klíčové aspekty. Všechna důležitá rozhodnutí zaznamenejte do zápisu ze schůzky. Ten poslouží jako podklad pro následné kroky a shrnutí pro ty, kteří se schůzky nezúčastnili.

Navíc si zapište konkrétní úkoly, které je třeba přidělit, včetně toho, kdo je za každý úkol zodpovědný a termín jeho splnění.

ClickUp nabízí komplexní sadu funkcí, díky nimž je pořizování poznámek hračkou. Jeho bezplatné šablony poznámek z jednání zajišťují konzistentnost napříč jednáními a pomáhají udržovat standardizovaný formát pro zaznamenávání klíčových informací.

S AI Notetaker od ClickUp se nemusíte starat o ruční zaznamenávání všeho. Automaticky se připojí k vaší schůzce, zaznamená konverzaci, vygeneruje stručný zápis ze schůzky a zvýrazní klíčové momenty, jako jsou rozhodnutí, akční položky a přiřazení úkolů. Ty můžete okamžitě proměnit v úkoly – včetně termínů, přiřazených osob a stavu.

Je obzvláště užitečný při improvizovaných schůzkách, kdy jste neplánovali podrobné pořizování poznámek, ale přesto potřebujete přesný záznam toho, co bylo řečeno a co se bude dít dál.

➡️ Zjistěte více o využití umělé inteligence pro pořizování poznámek ze schůzek a o tom, jak vám usnadní následné kroky.

Krok 6: Přiřaďte a sledujte následné úkoly

Jak jsme právě viděli, zápisy ze schůzek úzce souvisejí s následnými úkoly. Pokud máte na konci schůzky úkoly, které je třeba přidělit, znamená to, že schůzka nebyla jen pasivním diskusním fórem, ale katalyzátorem akce a pokroku.

Pomocí ClickUp Tasks přiřaďte nové úkoly jedné nebo více osobám. Členové týmu mohou přidávat komentáře přímo k úkolům, což usnadňuje transparentní spolupráci.

Přizpůsobitelné dílčí úkoly a kontrolní seznamy v rámci úkolů na platformě pomáhají rozdělit složité následné akce na zvládnutelné kroky. Využijte vlastní pole k zahrnutí konkrétních informací o úkolu (například webové odkazy nebo soubory s návrhy). Sledování úkolů je snadné díky:

Někdy je úkol vytvořený po schůzce závislý na dokončení již existujícího úkolu, nebo již existující úkol nyní závisí na nově přiřazeném následném úkolu. ClickUp Dependencies vám umožňuje nastavit závislosti mezi propojenými úkoly, což vám pomůže začlenit následné úkoly do stávajícího pracovního postupu.

Krok 7: Zhodnocení a reflexe

Schůzka skončila, ale byla úspěšná? Zamyslete se nad tím, co fungovalo a co ne, abyste v budoucnu mohli zlepšit schůzky svolané na poslední chvíli.

Shromažďování zpětné vazby od účastníků vám může pomoci pochopit jejich pohledy a to, co je třeba příště změnit. Zde je několik otázek, které můžete položit:

Hledáte správné nástroje pro sběr zpětné vazby? Můžete si přizpůsobit formuláře ClickUp tak, aby obsahovaly konkrétní otázky relevantní pro vaši ad hoc schůzku, a poté je jednoduše sdílet s účastníky prostřednictvím odkazu.

Odpovědi na formuláře zpětné vazby lze v ClickUp automaticky převést na úkoly. To je obzvláště užitečné, pokud zpětná vazba navrhuje konkrétní kroky nebo oblasti, které je třeba zlepšit.

3 běžné výzvy spojené s ad hoc schůzkami [s řešeními]

Rychlost, s jakou se vaše firma přizpůsobí a reaguje na nové situace, může ovlivnit její budoucnost. Ad hoc schůzky nabízejí flexibilitu potřebnou k okamžité reakci na tyto situace. Právě tato flexibilita však s sebou přináší řadu výzev. Podívejme se na ně – nejen proto, abychom pochopili jejich dopady, ale také abychom se s nimi dokázali efektivně vypořádat.

1. Narušení pracovních postupů

Již jsme zmínili, že přerušení negativně ovlivňují produktivitu a snižují schopnost soustředit se na práci. Mají však také negativní dopad na morálku zaměstnanců.

Když schůzky neustále narušují soustředění, vyvolává to obavy z toho, že se zpozdíte s důležitými úkoly, zejména pokud schůzka nepřinese jasný výsledek. A pokud se to stane pravidlem, může to negativně ovlivnit důvěru a angažovanost týmu.

Řešení

Vyhraďte si chráněný čas na soustředěnou práci v kalendáři ClickUp pomocí stavu „Zaneprázdněn“ nebo nastavení sdílené dostupnosti. Tím zajistíte, že během hodin nejvyšší produktivity vašeho týmu nebudou naplánována zbytečná přerušení. Můžete také nastavit klidové hodiny pro práci pouze v asynchronním režimu na různých místech.

2. Nedostatek struktury

Není nic horšího než ad hoc schůzka bez jasného směru – jen nekonečné povídání a vágní závěry typu „vrátíme se k tomu“. Bez jasného cíle může i 15minutová schůzka připadat jako ztráta času.

To je běžné, když je schůzka vyvolána vnějšími faktory, jako je eskalace ze strany zákazníka nebo interní překážka, ale nikdo si neudělá chvilku na to, aby stanovil její účel.

Řešení

I když spěcháte, věnujte chvilku času nastínění základní struktury schůzky. Může to být něco tak jednoduchého, jako definování hlavního cíle schůzky a několika klíčových bodů k diskusi.

Stanovte přísný časový limit pro schůzku a dodržujte ho. Zvažte, zda požádat účastníky, aby během schůzky vstali – v online schůzkách to může být nepříjemné, ale může to posílit respekt všech k časovým omezením. 😏

3. Nadměrné používání a závislost

Ad hoc schůzky nabízejí okamžitou zpětnou vazbu a lákají možností okamžitého řešení naléhavých problémů, což může být přitažlivé. Noví nebo mladší manažeři mohou mít pocit, že se od nich očekává časté pořádání schůzek, aby prokázali své proaktivní vedení a zapojení.

Mohou se domnívat, že je to způsob, jak zůstat v kontaktu a informováni, zejména pokud stále budují vztahy se svým týmem v prostředí vzdálené nebo hybridní práce.

Řešení

Ad hoc schůzky nejsou týmové budovací sezení. Stanovte jasná pravidla, kdy svolat improvizovanou schůzku a kdy použít asynchronní komunikaci. Váš tým může používat nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, ke sledování pokroku a drobných problémů. Pokud lze například otázku vyřešit pomocí rychlých komentářů nebo aktualizací projektu ve sdíleném dokumentu, není nutné svolávat schůzku.

Nasměrujte své ad hoc schůzky správným směrem s ClickUp

Ad hoc schůzky jsou dvojsečným mečem – nabízejí flexibilitu a soustředění, ale pokud nejste opatrní, mohou snížit produktivitu vašeho týmu. Proč tuto výzvu nezměnit v příležitost s ClickUp?

ClickUp vám pomůže přejít od „zavoláme si“ k zdokumentovaným výsledkům, přiděleným úkolům a sledovaným následným krokům – vše na jednom místě. Žádné ztracené poznámky. Žádné roztříštěné aktualizace. Jen jasný kontext, spolupráce a pokrok.

ClickUp vám poskytuje vše, co potřebujete k pořádání chytřejších schůzek, od plánování po shrnutí. To znamená méně zpoždění, větší soulad a značnou úsporu času.

👉 Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes – navždy zdarma!

Často kladené otázky

Co znamená ad hoc schůzka?

Ad hoc schůzka je neplánovaná schůzka, která se zabývá konkrétním tématem vyžadujícím okamžitou akci. Termín ad hoc pochází z latiny a znamená „pro tento účel“. Tyto schůzky obvykle vyvolávají naléhavé záležitosti, neočekávané aktualizace nebo rychle se měnící příležitosti.

📌 Jaký je příklad ad hoc schůzky?

Produktový manažer svolá na poslední chvíli schůzku s vývojářským a QA týmem, aby vyřešil kritický problém, který byl objeven těsně před spuštěním. Nejedná se o plánovanou schůzku, ale o rychlou, cílenou diskusi, jejímž cílem je sjednotit názory a rozhodnout o dalších krocích. Jedná se o improvizovanou schůzku, nebo v tomto případě o ad hoc schůzku.

Co znamená ad hoc v práci?

Na pracovišti se termínem „ad hoc“ označuje cokoli, co vzniklo pro jednorázovou událost nebo dočasnou potřebu. Ad hoc úkol, výbor nebo schůzka existují za účelem řešení konkrétního problému, nikoli jako součást rutinního procesu.

Proč se tomu říká ad hoc?

Ad hoc je latinský výraz pro „pro tuto příležitost“. V obchodním světě se používá k popisu řešení, schůzek nebo rozhodnutí přijatých na místě za účelem vyřešení neočekávaných situací nebo časově náročných problémů.

Kdy bych neměl plánovat ad hoc schůzku?

Vyhněte se jejich plánování, pokud:

K ověření potřeby použijte rychlý kontrolní seznam nebo Eisenhowerovu matici .

Jak dokumentovat ad hoc schůzky?

Použijte jednoduchou, zaměřenou strukturu, která zahrnuje:

Vyzkoušejte ClickUp AI Notetaker , abyste mohli zaznamenávat své schůzky, generovat zápisy ze schůzek a automaticky vytvářet úkoly na základě přepisu.