Vytváření programu pomocí softwaru pro správu projektů může být náročné, ale my vám s tím pomůžeme! Na první pohled se to může zdát zbytečné, ale jaká je alternativa? Psát si plány tužkou na papír? Nejsme v roce 1990!
Existuje důvod, proč se tolik špičkových týmů obrátilo na ClickUp pro své schůzky a agendy. ClickUp má širokou škálu funkcí, které vám pomohou se vším, od nejjednodušších plánů až po pokročilé itineráře pro týmové schůzky. Pojďme na to!
12 nejlepších funkcí ClickUp pro plánování schůzky
Zde jsou nejlepší funkce pro plánování schůzky nebo vytvoření programu schůzky pomocí ClickUp:
1. Poznámkový blok
Prvním krokem k čemukoli je vytvoření plánu, nebo alespoň by tomu tak mělo být. Mnozí z nás se vytváření plánu vyhýbají, protože se to jeví jako velký zbytečný proces, ale v ClickUp je to jednoduché! Poznámkový blok vám umožňuje rychle si zapsat myšlenky, jakmile vás napadnou. Co když jste v pracovním týmu ClickUp a nechcete, aby vaši kolegové viděli vaše plány na dnešní večeři? To je na poznámkovém bloku skvělé – je zcela soukromý. Můžete si ho také přidat jako rozšíření pro Chrome a používat ho při procházení webu. Propojí se s vaším hlavním účtem ClickUp! Je to skvělé místo, kde můžete začít vytvářet svůj program a zaznamenávat své myšlenky, jakmile vás napadnou.
2. Seznam a termíny úkolů
Můžete nastavit termíny splnění pro celý seznam nebo pro samotný úkol. Tato funkce je nezbytná, pokud máte určité úkoly, které je třeba splnit před začátkem schůzky. Zajistěte odpovědnost a ujistěte se, že všichni mají stejné informace o tom, kdy je třeba úkoly splnit, pomocí termínů splnění! Jedním z nápadů je přidat program schůzky do popisu úkolu, viz níže!
3. Popis úkolu
Jakmile víte, kdy se schůzka bude konat, a máte několik základních nápadů, je čas sestavit program a požádat tým o připomínky. V ClickUp vkládáme program do popisu úkolu a vy jej můžete libovolně upravovat pomocí formátování bohatého textu. Účastníci pak mohou pomocí komentářů vkládat své nápady a doplňovat program.
4. Přiřazené komentáře
Poté, co všichni přidají své nápady, můžete pomocí komentářů vytvořit akční položky nebo úkoly pro každou osobu s přiřazenými komentáři. Ostatní funkce jsou skvělé pro zajištění odpovědnosti a pro to, aby vše potřebné pro schůzku bylo hotovo včas!
5. Rozšíření pro Chrome
Řekněme, že procházíte web a uvědomíte si, že potřebujete vytvořit úkol z webové stránky, kterou právě prohlížíte, abyste se ujistili, že se k němu dostanete během nadcházející schůzky... ClickUp má pro to řešení! Naše rozšíření pro Chrome vám umožňuje rychle vytvořit úkol z webové stránky, kterou právě prohlížíte. Můžete dokonce nastavit výchozí seznam, abyste mohli snadno přidávat úkoly do seznamu schůzek.
6. Šablony úkolů
Naše zbrusu nové šablony úkolů vám umožňují snadno ukládat úkoly, které používáte opakovaně. To je ideální pro schůzky. Zde v ClickUp začínáme každou schůzku procházením našeho týdenního standupu, takže šablony úkolů jsou ideální pro zajištění toho, že pokaždé postupujeme podle stejného obecného procesu. To také zajišťuje konzistenci bez ohledu na to, kdo má směnu nebo kdo řídí. Nezapomeňte využít tuto výkonnou funkci při plánování své příští schůzky.
7. Opakující se úkoly
Téměř každá kancelář má určité úkoly, které se provádějí podle plánu. Opakující se úkoly jsou pro tento účel vynikající a jsou skvělým způsobem, jak zajistit, aby se stejné úkoly prováděly podle stanoveného harmonogramu nebo aby se znovu otevřely, jakmile budou uzavřeny. Naše opakující se úkoly jsou extrémně robustní a umožňují zdánlivě neomezené množství kombinací. Tato funkce skutečně odlišuje ClickUp od konkurence a umožní vám snadno naplánovat úkoly, které provádíte každý týden.
8. Závislosti
Mnozí z nás mají úkoly, které nemůžeme splnit, dokud neskončí schůzka nebo není sestaven program... a právě zde přicházejí na řadu závislosti! Umožňují vám mít úkoly, které čekají na jiné úkoly nebo je blokují, takže není pochyb o tom, kdy můžete začít.
9. Tagy
Tagy jsou skvělým způsobem, jak sledovat všechny úkoly související s vaší schůzkou, i když jsou v různých seznamech. Všechny své úkoly typu „standup“ můžete snadno označit tagem „standup“ a pomocí filtrování k nim přistupovat napříč seznamy.
10. Kalendář
V kalendáři můžete snadno zobrazit všechny své úkoly s termíny splnění. Jako bonus nabízíme obousměrnou synchronizaci s kalendářem Google, takže své úkoly z ClickUp uvidíte také v kalendáři Google, ať už online nebo v mobilní aplikaci.
11. Kontrolní seznamy
Seznamy úkolů můžete používat v rámci úkolů nebo v poznámkovém bloku, podle svých potřeb. V ClickUp často platí, že pokud schůzku týmu vede pouze jedna osoba, použije seznam úkolů ve svém poznámkovém bloku, protože je to snadný způsob, jak si pořizovat efektivní poznámky ze schůzky. Seznamy úkolů jsou „chytré“, takže je můžete fyzicky odškrtávat a vnořovat, pokud se dva úkoly vzájemně souvisejí.
Pokud se jedná o společnou schůzku, často je dobré použít kontrolní seznam v rámci úkolu, aby každý spolupracovník mohl odškrtávat položky svého kontrolního seznamu.
12. Používejte Slack
Používá váš tým Slack ke komunikaci a eliminaci zbytečných e-mailů? Nebo je váš tým na dálku propojen napříč několika časovými pásmy a Slack je nezbytným nástrojem pro sdílení poznámek a informací o postupu práce? I v tomto případě vám ClickUp může pomoci. Pokud se v konverzacích na Slacku objeví skvělý nápad nebo úkol, můžete tuto zprávu na Slacku automaticky převést na úkol nebo komentář. Zjistěte více o tom, jak Slack spolupracuje s ClickUpem.
Závěr
Tento seznam je čím dál delší, a to z dobrého důvodu! Máme spoustu funkcí zaměřených na vytváření programů a plánování schůzek. Všechny funkce jsou velmi přizpůsobitelné, takže ať už máte jakékoli potřeby, máme pro vás řešení!