Jak být v práci organizovanější? Praktické tipy a triky

Celý pracovní den uběhl, pracovali jste jako šampioni, ale stále jste nedosáhli všeho, co jste měli. Vaše úroveň stresu je na maximu a práce se hromadí, takže jste v bodě, kdy máte pocit, že každou chvíli vybuchnete.

Ptáte se: „Jak to, že všichni ostatní zvládají svou práci tak snadno? Jsou moji kolegové Jim a Dwight prostě chytřejší než já?“ Ne, nejsou. Klíčem k jejich úspěchu v práci je dobrá organizace. 💡

Pravděpodobně si říkáte: „To vím, ale prostě to nedokážu.“ Dokážete. Organizovanost není něco, s čím se člověk rodí – lze ji rozvíjet praxí.

V tomto článku vám nabídneme 15 praktických tipů, jak být v práci organizovanější a dosáhnout více za méně času.

Jaký vliv má neorganizovanost v práci na váš tým?

Špatná organizace v práci snižuje vaši produktivitu a zvyšuje stres. V určitém okamžiku ztratíte kontrolu nad svým pracovním vytížením, zmeškáte termíny a příležitosti k růstu a zažijete vyhoření. To samozřejmě ještě více zvýší vaši úroveň stresu a vy se ocitnete v nekonečném kruhu.

Situace se ještě zhorší, když pracujete v týmu. Neorganizovanost jednoho člena může vést ke špatné komunikaci, nespravedlivému nebo neefektivnímu rozdělování zdrojů, nízké morálce, nedodržování termínů, nespokojenosti klientů a dokonce i ke konfliktům.

Když jste součástí týmu, jste jako kolečko v soukolí – pokud se jedna část rozbije, soukolí se nemůže pohnout. Zlepšením svých organizačních schopností udržujete týmový stroj dobře promazaný a směřujete k dosažení svých cílů. ⚙️

Výhody organizovanosti v práci

Špičková organizace vede ke snížení stresu, zvýšení produktivity a efektivity a včasnému dokončení úkolů. V průběhu času vám dobré organizační schopnosti mohou přinést povýšení a příležitosti k růstu a pomohou vám vytvořit si reputaci oddaného zaměstnance s vynikajícími pracovními návyky.

Pokud jste součástí týmu, vaši kolegové vás budou považovat za spolehlivého člověka a nebudou se bát s vámi spolupracovat na projektech. Navíc nebudete mít žádné potíže s komunikací s kolegy a dokončováním práce včas, což zajistí, že projekt nebude zaostávat.

15 praktických technik, jak být v práci organizovanější

Sestavili jsme 15 organizačních tipů a strategií, které vám pomohou zlepšit vaše dovednosti a dosáhnout pracovních cílů.

1. Centralizujte svou práci pomocí platformy pro správu dokumentů

Přeskakování mezi aplikacemi a platformami za účelem nalezení potřebných informací může být psychicky vyčerpávající a rušivé. Zlepšete své organizační schopnosti tím, že své práce budete centralizovat pomocí ClickUp Docs.

Tato vynikající funkce je centrem správy dokumentů – umožňuje vám vytvářet, spravovat, upravovat a sdílet dokumenty související s prací.

Pracovní příručky, informace o projektech, technická dokumentace, smlouvy, mzdové výkazy, faktury nebo záznamy o výdajích – zajistěte jejich bezpečnost a ochranu v ClickUp Docs. Spolupracujte se svým týmem na vylepšení stávajících dokumentů a vytváření nových s maximální možností přizpůsobení.

Udržování všeho na jednom místě může snížit stres a zajistit, že neztrácíte čas hledáním důležitých souborů.

2. Rozdělte si pracovní zátěž na jednotlivé úkoly

Řekněme, že jste novinář a do konce týdne musíte odevzdat rozsáhlý článek. Místo toho, abyste panikařili kvůli počtu slov, které musíte napsat, rozdělte si pracovní zátěž na jednotlivé úkoly.

Řekněme, že máte za pět dní napsat 9 000 slov. Článek má 30 podnadpisů, což znamená, že každý den můžete dokončit šest. Nebo si můžete stanovit denní cíl v počtu slov. Dosahování těchto denních cílů vám pomůže zůstat na správné cestě a sledovat svůj pokrok.

ClickUp Tasks vám pomůže organizovat a spravovat vaše pracovní úkoly, aniž byste se cítili přetížení. Tato funkce je vhodná pro jednotlivce i týmy. Přidejte přiřazené osoby, nastavte priority, rozdělte úkoly na podúkoly, sledujte a spravujte čas, přidejte podrobnosti pomocí vlastních polí a nastupte do organizovaného vlaku. 🚂

3. Organizujte si dny pomocí Kanban tabule

Kanbanová tabule je nástroj agilního projektového řízení, ale co má společného s organizací? Pokud ji používáte správně, může vám tabule pomoci vizualizovat pracovní postupy a zlepšit vaše schopnosti v oblasti řízení úkolů.

Rozdělte si práci na úkoly a seskupte je podle jejich stavu nebo jiného kritéria podle vlastního výběru. Můžete například vytvořit tři kategorie:

Seřaďte své úkoly do příslušných kategorií a přesouvejte je, jak je odškrtáváte ze seznamu, abyste se mohli soustředit a mít přehled o svém pracovním vytížení.

Kanbanové tabule ClickUp nabízejí rozhraní typu drag-and-drop a spoustu možností přizpůsobení, takže s nimi nemůžete šlápnout vedle. Navíc podporují týmovou spolupráci a jsou vhodné pro složitější projekty.

4. Vylepšete organizaci svého stolu

Výzkumy ukazují, že nepořádek může způsobit stres, což vede k špatné organizaci, prokrastinaci a chaosu. Navíc neuklizený stůl může být pro vaše kolegy varovným signálem – mohou vás vnímat jako neorganizovaného a lhostejného.

Vyklizení stolu nevyřeší podstatu problému. Ale je to určitě první krok k tomu, abyste se dostali zpět na správnou cestu. Mnoho lidí uvádí, že se cítí produktivnější, když si uklidí stůl. To není žádné překvapení – když máte uklizené pracovní prostředí, můžete se v něm snadno orientovat, máte méně rozptýlení a cítíte se méně přetížení. To platí i pro vaše digitální zařízení. Odstraňte digitální nepořádek na ploše a v mobilních aplikacích, abyste uvolnili místo pro důležité informace.

Zbavte se zbytečných papírů, uspořádejte si dokumenty do zásuvek s popisky, používejte úložné boxy a proměňte se v produktivní stroj. 🤖

5. Vizualizujte pracovní postupy pomocí myšlenkových map

Pokud jste vizuální typ, zkuste zlepšit své organizační schopnosti pomocí myšlenkových map – diagramů, které znázorňují vaše nápady, myšlenky a pracovní postupy.

Svůj plán můžete zapsat na papír nebo použít pokročilou funkci, jako je ClickUp Mind Maps. Kromě toho, že vám tato funkce umožňuje vizuálně zmapovat vaše procesy, můžete také propojovat úkoly, vytvářet závislosti a zvát členy týmu, aby přispěli. Tak budete mít vždy přehled o svých současných i budoucích úkolech!

Pokud nechcete nebo nevíte, jak vytvořit myšlenkové mapy od nuly, použijte jednu ze šablon myšlenkových map ClickUp.

6. Zlepšete své soustředění pomocí metody Pomodoro

Pomodoro je technika time managementu, která obvykle zahrnuje 25 minut práce a pětiminutovou přestávku, s delší přestávkou (obvykle 15 minut) po čtyřech pracovních intervalech.

Tato technika vám pomůže omezit rozptýlení, zlepšit soustředění, udržet motivaci a snížit duševní únavu a vyčerpání.

V závislosti na svém oboru a úrovni soustředění můžete upravit délku svých intervalů. Například můžete pracovat 30 minut a udělat si sedmiminutovou přestávku, pokud vám to vyhovuje.

Ačkoli se metoda Pomodoro osvědčila u mnoha lidí, ne každému vyhovuje. Pokud vám nevyhovuje, nenuťte se do ní – existuje spousta dalších možností, jak zlepšit svou organizaci.

7. Používejte aplikace pro sledování cílů

Dosažení cílů je uspokojující a motivující. Pokud máte potíže s organizací, mohou vám pomoci aplikace pro sledování cílů. Umožní vám rozdělit pracovní den na menší cíle a postupně je odškrtávat ze seznamu.

Funkce jako připomenutí a sledování času vám pomohou udržet se na správné cestě. Používejte aplikace s grafy pokroku, abyste si udrželi přehled a viděli, jak se postupem času zlepšujete.

Výhodou těchto aplikací oproti zapisování cílů na papír je jejich flexibilita. Můžete rychle měnit své milníky podle toho, jak postupujete, a usilovat o neustálé zlepšování.

8. Naučte se stanovovat priority

Příčinou vašich organizačních problémů může být špatné stanovení priorit. Pravdou je, že ne všechno, co děláte, má stejnou důležitost. Pokoušet se zvládnout vše najednou vede k nedostatku soustředění a plýtvání energií a časem na úkoly, které nemusíte dokončit okamžitě.

ClickUp a jeho více než 15 zobrazení vám pomohou stanovit priority správných úkolů. Začněte tím, že sestavíte seznam všech svých úkolů. Poté:

Můžete si stanovit termíny, určit úsilí potřebné k dokončení úkolů nebo přidat další kritérium, které vám pomůže efektivně stanovit priority. Občas se vraťte ke svým seznamům a v případě potřeby je přeskupte.

9. Nebojte se delegovat

Snažit se všechno zvládnout sám a odmítat pomoc kolegů sice svědčí o vaší oddanosti, ale může vás to rychle vyčerpat. Pokud pracujete v týmu, nebojte se delegovat úkoly na své kolegy – rozdělení pracovní zátěže vám pomůže dosáhnout rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem a zajistí vám dostatek času na organizaci vašich dnů, aniž byste se cítili přetížení nebo stresovaní.

Delegování práce může být náročnější, pokud pracujete na dálku. Naštěstí vám nástroje jako ClickUp umožňují pracovat jako jeden tým a jasně komunikovat, i když nejste na stejném místě.

10. Vytvořte si seznamy úkolů

Seznamy úkolů jsou základem dobré organizace. Ať už si píšete nákupní seznam nebo si děláte přehled pracovního rozvrhu, sepsání seznamu úkolů vám pomůže prožít den bez zádrhelů.

Můžete se vydat tradiční cestou – vzít si pero a kus papíru a zapsat si své úkoly, abyste zůstali soustředění a organizovaní. Nebo si můžete vzít šablonu ClickUp s předem připravenými sekcemi a spravovat tak své pracovní postupy. Ať už se rozhodnete jakkoli, je rozumné stanovit si priority úkolů a časový rámec pro jejich dokončení, abyste předešli prokrastinaci.

11. Omezte rozptýlení

Rozptýlení jsou vaším největším nepřítelem – telefon, televize, nepořádek v okolí a sociální sítě vás odvádějí od práce.

Pokud chcete zůstat soustředění, musíte se rozloučit s rozptýleními. To samozřejmě neznamená, že musíte vyhodit svá zařízení. Místo toho nastavte telefon na režim „Nerušit“, vypněte televizi a pozastavte oznámení ze sociálních sítí. Uklidněte svůj stůl a prostor kolem sebe, aby nic nenarušovalo vaši koncentraci.

12. Používejte kalendář ke sledování svých úkolů

Pokud chcete zlepšit svou organizaci, musíte začít myslet dopředu a zapisování věcí do kalendáře může být vaší cestou k úspěchu. Máte za dva týdny důležitou schůzku? Zapište si ji, abyste na ni nezapomněli. Zapište si vše, od menších úkolů po velké projekty a události.

Do kalendáře můžete také přidávat osobní položky a přiřazovat úkoly. Tímto způsobem předejdete překrývání a zmatkům a získáte jasnou představu o své dostupnosti a pracovní zátěži.

Zobrazení kalendáře ClickUp vám pomůže plánovat a spravovat časové osy a rozvrhy, barevně označovat položky pro snazší orientaci a stanovovat priority.

13. Dělejte si pravidelné přestávky

Nejste stroj a nemůžete pracovat bez přestávky – pravidelné přestávky jsou důležitou součástí zdravého pracovního dne. Během přestávek máte čas odpočinout si, znovu se soustředit a uklidnit mysl. Navíc se můžete protáhnout a nadýchat se čerstvého vzduchu.

Když si nedopřejete přestávky, vaše soustředění v určitém okamžiku poklesne. Budete se cítit přetížení a vyčerpaní, takže váš výkon poklesne. Vaše úkoly se budou hromadit a ztratíte přehled o svých prioritách a pracovním vytížení, což povede k neorganizovanosti.

Přestávky se mohou zdát jako ztráta času, ale ve skutečnosti zvyšují vaši produktivitu. Naplánujte si je rozumně a buďte ve své práci úspěšní.

14. Zkuste si rozvrhnout čas

Pomáhá vám podrobný plán udržet si přehled a být zodpovědní? Zkuste time blocking – techniku produktivity, která spočívá v rozdělení dne na časové úseky věnované různým úkolům. Tento hybrid mezi seznamem úkolů a kalendářem minimalizuje ztrátu času a pomůže vám soustředit se na vaše cíle.

Vytvořte si svůj rozvrh od základu nebo použijte jednu z šablon pro blokování času od ClickUp. Nastíňte všechny pracovní i osobní úkoly, přidejte časové rozmezí a užijte si pocit úspěchu, který pocítíte, když budete dodržovat svůj rozvrh.

15. Vytvořte si denní rutinu

Flexibilní pracovní doba a práce na dálku vám dávají svobodu pracovat v době, kdy se cítíte nejproduktivnější. To ale neznamená, že můžete lenošit a odkládat práci na poslední chvíli.

Mnoho lidí považuje za užitečné vytvořit si rutiny. Výzkumy ukazují, že chování se může stát zvykem, pokud je prováděno důsledně. To znamená, že pokud začnete pracovat každý den v 9 hodin ráno, nakonec se to stane zvykem, pokud budete dodržovat svůj rozvrh.

Vytvořte si rutinu, která se nezaměřuje výhradně na práci. Před začátkem pracovního dne se projděte, naplánujte si přestávky a odměňte se za dodržování svých plánů sledováním nové epizody televizního seriálu, který máte na seznamu! 📺

3 šablony pro lepší organizaci v práci

Šablony s předem připravenými sekcemi vám pomohou zůstat organizovaní, plánovat si dny a udržet si soustředění. Podívejte se na tyto tři šablony ClickUp, které z vás udělají organizačního kouzelníka! 🧙

1. Šablona jednoduchého pracovního plánu ClickUp

Potřebujete vizualizovat své úkoly a časové plány? Šablona ClickUp Simple Work Plan poskytuje základ pro vytváření podrobných plánů, organizaci vaší pracovní zátěže a spolupráci s vaším týmem.

Šablona nabízí dva pohledy – plán projektu a Ganttův diagram projektu.

V zobrazení Projektový plán můžete vypsat všechny své úkoly a doplnit o nich informace pomocí vlastních polí. Ve výchozím nastavení máte k dispozici pole Přiřazený, Datum zahájení a termín, Priorita, Fáze projektu, Průběh projektu a Komentáře. Můžete být co nejpodrobnější a udržovat všechny v obraze.

Zobrazení Projekt Gantt vizualizuje úkol z předchozího zobrazení v Ganttově diagramu. Pomáhá vám pochopit časové osy a předcházet překrývání, čímž zvyšuje organizaci v celé organizaci.

2. Šablona jednoduchých úkolů ClickUp

Organizace a řízení pracovních postupů není složité, pokud používáte správné nástroje. Šablona ClickUp Simple To-Dos je ideální volbou pro všechny, kteří chtějí vytvářet snadno srozumitelné přehledy úkolů.

S touto šablonou získáte dva seznamy a jednu tabuli. První, obecnější zobrazení je Všechny úkoly, kde zadáte své povinnosti a povinnosti svého týmu. Můžete přidat:

Zobrazení automaticky kategorizuje úkoly podle stavu (k provedení, v procesu, blokováno nebo dokončeno) pro snazší orientaci.

Aby bylo možné úkoly dále třídit, zobrazení Prioritní úkoly odfiltruje urgentní úkoly, které jste označili jako vysoce prioritní. Pomůže vám to zbavit se rušivých vlivů a soustředit se na úkoly, které vyžadují vaši okamžitou pozornost.

Zobrazení Status Board je kanbanová tabule, která vaše úkoly převede na karty seskupené podle jejich stavu. Pomocí rozhraní drag-and-drop ClickUp můžete karty přesouvat a organizovat svou práci.

3. Šablona denního plánovače ClickUp

Jednou z nejúčinnějších věcí, které můžete udělat pro zlepšení svých organizačních schopností, je vytvoření podrobného plánu svých úkolů. Tímto způsobem zůstanete zodpovědní, budete mít maximální kontrolu nad svým dnem a minimalizujete riziko, že vám něco unikne. Šablona denního plánovače ClickUp je jednoduché řešení vašich organizačních problémů.

Šablona se standardně zaměřuje na vaše osobní cíle. Zobrazení Všechny úkoly zobrazuje úkoly seskupené do dvou kategorií – Sledování návyků a Osobní úkoly. Šablony ClickUp jsou však známé svou přizpůsobitelností, takže toto nastavení můžete změnit a zachytit i úkoly po termínu.

Pomocí vlastních polí (jako stav, přiřazená osoba, termín a priorita) můžete zadávat podrobnosti o svých úkolech a s jistotou spravovat pracovní postupy.

Zobrazení tabule vizualizuje vaše úkoly na tabuli Kanban, zatímco zobrazení kalendáře vám pomůže plánovat časové osy a harmonogramy.

Udržujte svou práci organizovanou s ClickUp

Špatná organizace vám může bránit v tom, abyste zazářili jako hvězda, kterou jste. ⭐

Ať už je příčinou vaší neorganizovanosti cokoli, ClickUp vám může pomoci. Jeho šablony, integrace s více než 1 000 aplikacemi, více než 15 zobrazeními, možnostmi mapování procesů a nástroji pro správu času vám pomohou zůstat na správné cestě a stát se odborníkem na organizaci.

Vyzkoušejte bezplatnou verzi ClickUp a zjistěte, proč se svět zbláznil do této uživatelsky přívětivé platformy!