{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е управление на дизайнерски проекти?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Управлението на дизайнерски проекти е процесът на управление на дизайнерски проекти, създаване и делегиране на задачи, надзор на ресурсите и проследяване на проекта до неговото завършване. " } } ] }
Ако искате да опишете ежедневието на мениджър на дизайнерски проект за по-малко от 30 секунди, просто гледайте епизода от Friends, в който Рос пренася новия си диван на горния етаж. Знаете го: „Завърти! Завърти! Завърти!“
Това е малко драматично. Но ефективното управление на дизайнерски проекти изисква висока степен на гъвкавост – в допълнение към подробен процес на заявки, ясни срокове и отворено сътрудничество от начало до край. Причината е, че правилният план на проекта често е решаващият фактор за успеха или провала на един дизайнерски проект. 😯
Но създаването на собствен план за действие не е лесна задача – управлението на дизайнерски проекти е едно от най-трудните за реализиране, тъй като изисква почти постоянна междуфункционална съвместна работа между клиенти, други отдели, членове на екипа или всички изброени.
Освен това, вашите дизайнерски заявки рядко ще попадат в рамките на един и същ проект. Един ден може да създавате лого, а на следващия да преработвате цял уебсайт! Дизайнът засяга почти всеки аспект от бизнеса и ние сме тук, за да ви помогнем да разберете всичко това. 🤓
Независимо дали оптимизирате настоящия си процес на управление на проекти или започвате от нулата, този наръчник е за вас. Разделихме основните елементи на управлението на дизайнерски проекти и обобщихме 10-те най-важни съвета, които ще помогнат на ръководителите на дизайнерски екипи да постигнат успех.
Какво е управление на дизайнерски проекти?
Управлението на дизайнерски проекти е процесът на управление на дизайнерски проекти, създаване и делегиране на задачи, контрол на ресурсите и проследяване на проекта до неговото завършване.
Независимо дали става въпрос за друг член на вашата организация или за клиент, управлението на дизайнерски проекти започва с заявка – нещо като мини творческа поръчка от други отдели или фирми.
Оттам заявката често се включва в проектно задание, което да насочва следващите стъпки на проекта, и тук влиза в игра творческото управление на проекти.
Целта не е само да се усъвършенстват работните процеси в графичния дизайн или да се поддържа екипът в правилната посока – основната цел на правилното управление на дизайнерски проекти е да се преодолее комуникационната пропаст между дизайнерския екип и възложителя, независимо дали това е клиент или вътрешен заинтересован.
Освен това, много дизайнерски заявки изискват повече от един резултат на проект, което води до многократни кръгове на обратна връзка и непрекъсната работа в екип, за да се доставят активите според очакванията на възложителя. Добър пример за това е рекламна или маркетингова кампания, състояща се от множество дизайнерски активи от творчески екипи, всеки от които отговаря за различен резултат.
Това изисква надзор от страна на мениджъра на дизайнерския проект върху множество графици, работни процеси и одобрения, за да се гарантира, че цялостният проект ще бъде завършен без непредвидени забавяния.
Звучи като прекалено много готвачи в кухнята, нали? Ето защо правилният процес на управление на дизайнерски проекти е толкова важен инструмент!
Защо управлението на дизайнерски проекти е важно?
Да кажем най-малко, че управлението на дизайнерски проекти може да бъде сложно. Нещата могат да се усложнят бързо, защото всяка заявка е уникална. Много процеси по управление на проекти обикновено следват подобна структура ден след ден, с изключение на няколко малки корекции.
Но в творческия свят вероятно ще се налага да се занимавате с няколко по-малки дизайнерски проекта по една заявка или редовно да променяте подхода си, за да отговорите на нуждите на клиенти от различни индустрии.
В този случай е почти по-добре да мислите за плана си за управление на дизайнерски проекти като за бампери на боулинг писта – той държи целия екип на правилния курс, като оставя много място за проучвания по пътя. 🎳
Наличието на дизайн процес дава на вашия дизайнерски екип усещане за посока, дори когато заявката е малко неясна. Но това не е само в полза на екипа!
Правилният процес на управление на проекти дава на вашите клиенти спокойствие, като поставя основите на отворени и честни работни отношения. Това ще ги накара да мислят критично за това, което искат, как да дават конструктивна обратна връзка и да комуникират концепциите, които вече са предвидили за проекта.
Това помага на ръководителите на проекти да получат всичко необходимо от клиента в самото начало, за да няма изненади или разочарования по време на работата.
Управлението на проекти е лепилото в процеса на дизайн проекта
Ръководителят на проекта винаги се движи по тънката граница, за да задоволи екипа по дизайн и клиента. Важно е да се уверите, че и двете страни са на една и съща вълна и се чувстват свободни да говорят открито. В края на краищата, всички работите за една и съща цел!
Имайте предвид, че очертаването на идеалния процес е само половината от битката. Без подходящия софтуер за управление на дизайнерски проекти няма да се възползвате от същите предимства и няма да можете да ги изпълните толкова ефективно. Инструментите за управление на проекти са предназначени да оптимизират процесите ви и да ги развият с функции за:
- Управлявайте натоварването на екипа си и се уверете, че задачите са разпределени равномерно.
- Проследявайте напредъка на макро и микро ниво в полза на екипа и заинтересованите страни.
- Обсъждайте и сътрудничете си по дизайнерските концепции
- Визуализирайте и представяйте работата си лесно по време на срещи
- Автоматизирайте рутинните задачи
И още много други!
Всеки софтуер за управление на дизайнерски проекти има своя специфична ниша – независимо дали е специализиран в конкретни методологии за управление на проекти, като инструмент за уеб дизайн, поддържа различни техники за генериране на идеи, предлага широка гама от шаблони за работни процеси и т.н. – така че със сигурност ще намерите такъв, който най-добре отговаря на нуждите на вашия екип, ако все още нямате такъв в технологичния си набор.
Докато преглеждате този наръчник, запомнете ключовите характеристики, споменати тук, които биха били от голяма полза за специфичните нужди и приложения на вашия екип.
Методики за управление на дизайнерски проекти
Няма два еднакви проекта, така че няма универсален подход към управлението на дизайнерски проекти. Разбирането на четирите основни методологии за управление на проекти ще ви помогне да положите по-добра основа за вашия екип или клиенти, когато започвате от нулата.
Методология „Водопад“
Методологията „водопад“ следва линеен процес с ясно разграничени фази. Тя работи най-добре за проекти с ясно определени изисквания и очаквания от самото начало, при които работите в рамките на определен график.
Агилна методология
Агилната методология се фокусира върху итеративни цикли – разбиване на компонентите на проекта на по-малки задачи, които се изпълняват в управляеми периоди от време, обикновено 4-6 седмици. Този метод насърчава сътрудничеството между всички заинтересовани страни и е най-подходящ, когато обхватът на проекта може да се променя с течение на времето.
Методология Канбан
Методиката Kanban се основава на визуализиране на работния процес – ограничаване на броя задачи, по които работите във всяка фаза, за да сте сигурни, че не поемате повече, отколкото можете да се справите. Този стил работи добре с екипи, които разчитат на задачи или дизайнерски файлове, преминаващи през ръцете на много хора, преди да бъдат завършени.
Методология Scrum
Методологията Scrum е комбинация от водопадния и гъвкавия подход, идеална за екипи с комплексни проекти, които изискват по-кратки проверки за определяне на приоритетите между крайните срокове. Тя също така осигурява по-голяма структура в сравнение с традиционните гъвкави методи, като същевременно запазва екипа достатъчно гъвкав, за да се справя с промените.
Фази на работния процес при управлението на дизайнерски проекти
Въпреки че всеки дизайнерски проект е уникален, най-добрият начин да ги реализирате е да ги разделите на ключови фази на управление на проекти – от мозъчна атака до изпълнение на проекта. Ще ви покажем как. 🤓
Фаза 1: Брейнсторминг
Вашият дизайнерски проект обикновено започва с заявка – не я бъркайте с пътна карта! Заявката ви обхваща само основните елементи на проекта, така че тя е по-скоро трамплин за процеса на управление на проекта, отколкото пътеводна звезда. Тя поставя основите на дизайнерското задание и е източникът на творчеството на екипа.
Креативните брифинги разглеждат подробно заявката, очертавайки първоначалните изисквания, цели и потенциални пречки на проекта. Те трябва да се фокусират върху кой, какво, къде, защо и как на вашия проект, като акцентът е върху заявката и нейната обща цел.
След като проектното задание е готово, екипът може да започне да обсъжда концепции, да изготвя макети и да сътрудничи за начини за изпълнение на заданието. Най-добре е това да се направи по време на екипна сесия за обсъждане, като се използват доказани техники за стимулиране на творчеството в рамките на структурата, определена в заданието.
Вашият инструмент за управление на творчески проекти ще ви бъде от полза тук – особено визуалните инструменти като софтуер за дигитална бяла дъска за създаване на wireframes, скициране на нови концепции и съвместна работа по mood board заедно с екипа.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТСъберете идеите си на едно място и ги реализирайте по-бързо, като ги обсъждате на цифровата бяла дъска на ClickUp! Бялата дъска в ClickUp е толкова сътрудническа, колкото и креативна, с курсори на живо за скициране, редактиране и представяне на концепции пред екипа без припокриване. Тя е идеалният ресурс за записване на вашите идеи в миг. Освен това, имате достъп до стотици шаблони, специфични за бялата дъска, за всичко – от табла за визия до планове за действие, за да съгласувате екипа по отношение на непосредствените цели, очаквания и др.
След като сте събрали най-добрите си идеи, може би е време да ги споделите с клиента. Ако използвате инструмент за съвместна работа с бяла дъска, можете просто да представите платното си по време на първоначалната среща, за да предадете вашите дизайни по подходящ и най-ефективен начин.
Първата ви среща е от решаващо значение. Тя определя как проектните мениджъри могат да зададат очакванията за текущата комуникация по отношение на тона, честотата и каналите между екипа и клиента.
Това е и първата възможност за вашия клиент да даде обратна връзка и първата възможност за екипа да я приложи – два фактора, които ще играят решаваща роля в бъдещите ви работни отношения. Клиентът може вече да има представа за крайния продукт.
Сега е ред на ръководителите на дизайна да използват инструментите, с които разполагат (т.е. заявката, брифинга и първоначалните идеи), за да определят точно тази концепция и да я реализират.
Освен това е от решаващо значение количеството работа, необходимо за изпълнение на поръчката, да съответства на бюджета и очакванията на клиента. Това може да наложи някои промени, за да бъдат и двете страни доволни.
Определянето на ясни професионални граници в самото начало ще гарантира, че членовете и клиентите са на едно мнение относно това, което може да бъде постигнато с наличните ресурси. И когато вашият екип и заинтересованите страни са в съгласие, е време да изготвите план за проекта!
Фаза 2: Планиране и подготовка на проекта
Подробното планиране подготвя екипа ви за цялостен успех на проекта. Тук можете да оцените дизайн концепцията си за потенциални пречки или затруднения и да се подготвите добре, преди да продължите.
Тази информация е от съществено значение за изготвянето на пътната карта на вашия дизайнерски проект и окончателния списък със задачи! И тук става дума за всички задачи, свързани с проекта, а не само за тези, които са свързани с дизайна. Подробният основен списък с най-важните ви задачи ще разкрие допълнителна информация, като зависимости между задачите, и ще ви даде представа за бъдещите ви срокове.
Оттам можете да започнете да планирате рутинни срещи, да оценявате ресурсите си и да определяте приблизителен график за проекта. В този момент вашата пътна карта вече започва да придобива форма и скоро ще сте готови да пренесете проекта си от бялата дъска в реалността!
С вашия проектен план на високо ниво можете да се съсредоточите върху детайлите, за да определите етапите на проекта и основните срокове, и да започнете да разпределяте задачи, за да изградите работните си процеси! След като задачите са разпределени, етапите са определени и сроковете са създадени, ще сте готови да преминете към следващата фаза.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТАко използвате Whiteboards в ClickUp, можете просто да превърнете фигурите от таблото си в изпълними задачи и да започнете да действате по работния си процес за секунди. Функции като множество изпълнители, наблюдатели, присвоени коментари и персонализирани статуси на задачите ще ви осигурят по-голяма прозрачност в напредъка на задачите ви от самото начало и ще държат членовете в течение на напредъка на проекта.
Фаза 3: Приведете плана си в действие
Време е за вълнуващата част – готови сте да пристъпите към действие! В този момент вероятно вече ви се иска да започнете. А правилното планиране значително улеснява нещата.
Вашата пътна карта е по същество планът за проекта, но докато екипът работи по него, изгледите на проекта като диаграми на Гант, табла Канбан и календари ще помогнат на мениджърите да наблюдават графиците в реално време и от всяко ниво. Те могат също да ви помогнат да предвидите важни събития по проекта, като етапи и предстоящи срещи със заинтересовани страни!
Уверете се, че редовно се свързвате с клиентите си и провеждате достатъчно срещи с екипа и външните заинтересовани страни, за да държите всички в течение на всички важни промени. Редовните срещи с екипа не трябва да отнемат ценно време от дизайна, но 10-минутна седмична среща за обсъждане ще ви даде спокойствие, когато докладвате на заинтересованите страни.
Фаза 4: Да останете на правилния път
С напредването на проекта ви, ще получите поне една основна серия от обратна връзка от клиента си. В идеалния случай, вашите проверки по време на процеса са гарантирали, че няма да има големи изненади и промените са минимални! Но все пак е важно да отделите достатъчно време за подходящи ревизии като предпазна мярка.
Макар идеята за обратна връзка и многократни итерации да изглежда малко неясна в графика ви, има много начини да останете на път и да бъдете една крачка напред, докато крайният срок наближава, като например:
- Автоматизация на задачите, за да елиминирате натоварената работа от графика на екипа ви
- Дръжте под ръка споделена папка с дизайни, за да можете да преглеждате минали проекти, да съхранявате текущи дизайни и като цяло да подреждате важните си проекти на едно място.
- Създаване на стандартизиран метод за именуване и експортиране на вашата работа, за да не губите време в търсене на ресурси.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТТаблото за управление на ClickUp предоставя на мениджърите персонализирана панорамна гледка върху състоянието на проекта, за да се гарантира максимална производителност. Можете да проследявате напредъка си към завършване по броя на постигнатите етапи, да изчислявате времето, прекарано по задачите, да преглеждате натоварването на екипа си и много други! Така никога няма да бъдете изненадани от графика на проекта.
Фаза 5: Закриване на проекта и отразяване
Проектът може би е към края си, но все още не е приключил! Особено що се отнася до взаимоотношенията с клиентите.
На този етап вие предавате одобрените резултати на клиента или заинтересованите страни за последен път и се уверявате, че сте отговорили на техните очаквания от начало до край. Като проектен мениджър, това е и моментът да проверите отново дали всяка задача е маркирана като изпълнена и дали вътрешните копия или вашите активи са правилно наименовани и категоризирани.
Последният етап от процеса на управление на проекта може да се използва, за да се свържете отново с клиента си и да обмислите цялостното преживяване. Използвайте това като възможност да се поучите от грешките си.
Имаше ли някаква част от вашия дизайнерски процес, която не протече според плана?
Отделете време, за да обмислите какво е проработило добре и, просто казано, какво не е проработило. Улеснете процеса за вашия проектен екип с шаблона за ретроспектива на проекта ClickUp. Това ще ви помогне да избегнете повтарянето на същите грешки и в крайна сметка ще ви помогне да станете по-добър проектен мениджър.
Освен това, вашият клиент ще го оцени и вероятно ще се върне при вашия екип за други дизайнерски проекти в бъдеще!
10 съвета за мениджъри на дизайнерски проекти
Така че, ние очертахме елементите, които движат всяка фаза от управлението на проекти, но най-добре пазените тайни на управлението на дизайнерски проекти се крият в детайлите!
Преди следващата си стартираща среща, разгледайте тези изпитани и доказани трикове, за да направите усилията си още по-ефективни за екипа.
1. Продължавайте да усъвършенствате формулярите за заявки за дизайн
Когато поемате повече дизайнерски проекти, помислете как да извлечете нужната информация от клиентите си още в самото начало. Обхванете основните елементи, но бъдете и конкретни, задавайте въпроси и използвайте обратната връзка от предишни клиенти в допълнение към собствения си опит, за да усъвършенствате процеса на приемане на информация.
Формата за попълване в ClickUp ще направи това просто, лесно и готово за представяне с прост URL адрес, който можете да споделите с клиентите. Щом попълнят формата, тя автоматично ще се превърне в задача за изпълнение в ClickUp, така че екипът няма да губи време в преглеждане, обсъждане и създаване на стратегия за проекта.
2. Ангажирайте целия екип
Преди да обмислите да включите клиента, уверете се, че целият ви екип е свързан и е съгласен с крайните резултати. Помолете екипа да прегледа крайния проект вътрешно, за да изрази евентуални последни опасения и да изглади малките детайли, които правят разликата за вашия клиент.
3. Определете ясни цели на проекта
Независимо от типа на целите или очакванията на проекта, още на първата среща трябва да избегнете недоразумения и неудобни разговори с клиента. Най-добрият начин да направите това е да се подготвите с бележки от срещата или подробни цели на проекта, за да поддържате разговора в правилната посока.
4. Разчитайте на инструментите си за сътрудничество
Изолираността е смъртта на всеки велик дизайнерски проект. Насърчавайте екипа си да работи заедно и да комуникира често. Но ние разбираме – проблемът обикновено се свежда до това, че нещата се губят в имейлите.
Не е задължително да бъде така. Инструменти като Chat view в ClickUp ще централизират всички разговори по проекта и ще включат всеки член на екипа, без натиск от външни заинтересовани страни, които наблюдават всяка ваша стъпка.
5. Избягвайте прекомерната комуникация
Границата е тънка и трябва да я спазвате! Прекалено комуникативните мениджъри бързо създават усещане за „микромениджмънт“, дори и да имат добри намерения. Персонализираните статуси на задачите дават на мениджърите видимост върху напредъка на отделните задачи и елиминират необходимостта от ежедневни проверки.
6. Персонализираните полета са ваши приятели
Включете повече информация на един поглед, за да не се налага да претърсвате купчина задачи, за да намерите актуализацията, която търсите. А ако използвате персонализирани полета в ClickUp, можете дори да проследявате отчитаното време, бележки, итерации и актуализации, без да напускате списъка си.
Можете дори да филтрирате и групирате задачите въз основа на вашите персонализирани полета, за да прегледате задачите за секунди и да работите по-ефективно във всички области.
7. Бъдете гъвкави
Опитайте се да си отделите повече време, отколкото мислите. Това време за резерва ще успокои екипа и ще позволи проектите да се изпълнят навреме, дори когато възникнат неочаквани предизвикателства.
8. Уважавайте границите на екипа си
Не насрочвайте срещи по време на фокусните часове на екипа си и не се поддавайте на всички последни искания на клиента си за допълнителна среща. Това ще помогне на екипа ви да намери здравословен баланс между работата и личния живот и ще доведе до по-позитивно отношение към проекта.
9. Дайте приоритет на креативността и структурата
Управлението на дизайнерски проекти е постоянен баланс! Даването на ясни параметри на вашите дизайнери ще гарантира, че те канализират своята креативност по най-продуктивния начин.
10. Получавайте обратна връзка от екипа
Подобно на ретроспективата на екипа, попитайте дизайнерите си какво е минало добре и какво е причинило проблеми, за да можете да подобрите тяхното преживяване на работното място. Запознайте се с техните умения, стил на работа, предпочитани канали за комуникация и силни страни.
Не се страхувайте да направите още едно проучване – може да звучи малко клиширано, но екипът ви ще го оцени. Изгледът „Работна натовареност“ в ClickUp ще ви даде представа кои са претоварените, кои имат допълнителен капацитет и каква е общата работна натовареност на екипа ви!
Софтуер за управление на дизайнерски проекти
Най-добрият начин да помогнете на ръководителите на проекти да успеят във всеки проект? Започнете с подходящите инструменти за управление на творчески проекти!
ClickUp е единственият инструмент за управление на проекти, който е достатъчно мощен, за да обедини цялата ви работа в една съвместна и динамична платформа. С хиляди персонализирани шаблони, стотици функции за управление на проекти и над 1000 интеграции, той е идеален за всеки дизайнерски екип на всеки етап от процеса на управление на проекти.
Възползвайте се максимално от професионалните съвети, посочени в тази статия, и оптимизирайте процеса на управление на проекти, като се регистрирате за безплатния план на ClickUp — или надстройте списъка си с функции за само 7 долара!