Оуен Джоунс е старши маркетинг специалист в ZoomShift, онлайн приложение за създаване на графици. Той е опитен SaaS маркетинг специалист, специализирал в съдържателен маркетинг, CRO и реклама във Facebook. Обича да споделя знанията си с другите, за да им помогне да подобрят резултатите си.
Едно от най-големите предимства на разпределения екип от дизайнери е свободата да наемете най-добрите кадри, независимо от това къде живеят. С подходящите умения и инструменти за управление на разпределени екипи ще можете да ръководите екипа от дизайнери на вашите мечти към успеха.
От всички предизвикателства при управлението на отдалечен екип, най-трудното е да се гарантира, че хората остават продуктивни, креативни и сътрудничат, когато няма никой друг наоколо. Като мениджър, вие трябва да се погрижите вашите служители винаги да са в най-добрата си форма.
5 стратегии, които могат да ви помогнат да поддържате разпределен екип в правилната посока
1. Определете измерими бизнес и лични цели
Не е тайна, че комуникацията обикновено е по-лесна в офиса. Ето защо е важно да пишете и говорите по ясен и лесен за разбиране начин, като се съгласявате за реалистични задачи и срокове.
Определянето на ключови показатели за ефективност (KPI) е чудесна идея, за да зададете вашите очаквания като работодател. Те ще обхващат всичко, което очаквате от тях. По-долу е даден пример за таблица с KPI за различни отдели на една компания.
В вашия случай обаче KPI ще обхващат неща като:
- Време, което трябва да се отдели за дизайн проекта
- Колко работа очаквате да свърши един човек за един ден?
- Оценки за удовлетвореността на клиентите
Когато членовете на екипа ви знаят какво очаквате от тях, те могат да изработят стратегии за постигане на тези цели от самото начало. Създаването на солиден процес на проектиране за целия екип, за да се постигнат целите на екипа, също е задължително условие за ефективност.
2. Планирайте индивидуални срещи веднъж седмично
Редовните срещи са задължителни. Трябва да знаете дали задачите се изпълняват и дали целите се постигат. Индивидуалните срещи ще ви помогнат да проследявате резултатите. Ще можете да опознаете по-добре членовете на екипа си и да отбележите евентуалните им притеснения.
Винаги структурирайте срещите си.
Преди всяка среща създайте дневен ред. Дневният ред ще ви помогне да поддържате срещата в правилната посока. Ето няколко причини, поради които това е необходимо:
- Уведомете предварително членовете на екипа за дизайна за целта
- Определя ясни очаквания за това, което трябва да се случи преди и по време на срещата.
- Поддържа участниците фокусирани върху темата
- Определя темпото на срещата
- Посочете началната и крайната дата, за да може всеки да планира според тях.
Друга добра идея са ежедневните stand-up срещи. Това са кратки срещи с членовете на отдалечения екип, за да сте в течение с ежедневните новини. Не се притеснявайте, не е необходимо да стоите на крака по време на тези срещи.
Можете да обсъждате текущи задачи, проблеми, неща, които се нуждаят от подобрение, тенденции в дизайна и най-добри действия. Искате вашият дизайнерски екип да има цялостен поглед върху всичко, върху което се работи, да разпределя ефективно работата, да изяснява недоразуменията и да е в крак с последните новини в областта на дизайна.
Например, можете да обхванете какво ще правят членовете на вашия дизайнерски екип в понеделник и петък през седмицата. Използването на софтуер за планиране е чудесен начин да сте в крак с всички натоварени графици. Ето пример за график от Zoomshift, показан в мобилно приложение.
Също така трябва да планирате месечни групови чатове с целия екип. Тези чатове са възможност за хората да се срещат и да общуват.
Друго нещо, което си заслужава да се спомене, е колко е важно служителите да получават често признание за отличната си работа. Това важи особено когато сте на индивидуална среща, където служителят ви има цялото ви внимание.
Ако все още не знаете това, имайте предвид, че служителите, включително тези в творческата индустрия, постоянно търсят потвърждение за работата си и са по-склонни да проявяват лоялност, когато получават похвали. Те няма да останат, ако в компанията няма култура на обратна връзка. Тяхното мнение трябва да се чувства важно, а отворената линия за комуникация трябва да е достатъчна, за да се гарантира това.
И накрая, не се паникьосвайте, ако от време на време в срещата се включат деца или домашни любимци. Такива ситуации се случват по време на срещите и са част от културата на работа от дома.
3. Използвайте софтуер за управление на проекти и комуникационни инструменти
Не мога да подчертая достатъчно колко е важно да се установят ясни канали за комуникация за отдалечен екип. Всяка компания трябва да има предпочитан канал за комуникация. Той трябва да е ясен и лесно достъпен. Skype е добър пример за прост и безплатен софтуер за комуникация.
За да сте сигурни, че ще постигнете бизнес плана си и целите на екипа, се нуждаете от решение за управление на проекти. Можете да използвате софтуер за управление на проекти, за да споделяте информация и да разпределяте задачи. С такъв софтуер можете да създадете канал за дизайн, където вашите дизайнери могат лесно да комуникират.
Добре обмислен процес и софтуер за управление на проекти помагат да се гарантира, че всеки дизайнер има глобална представа за това, което се случва с проекта. Когато цялата информация е на едно място, достъпна за всички, проследяването на промените и решенията е по-лесно. Според много дизайнери ClickUp е софтуер за управление на проекти, който им помага да организират задачите по начин, който отговаря на техния работен процес.
Един от най-важните елементи при ръководенето на екип е ефективният процес на обратна връзка по отношение на дизайна. За тази цел можете да използвате избраната от вас платформа за управление на проекти. Ето няколко начина, по които можете да давате обратна връзка на вашия отдалечен екип:
- Записи: Ако давате конкретни инструкции на вашите дизайнери, можете да използвате видеозаписи, за да предадете това, което имате предвид. Можете да добавяте коментари или бележки към конкретни части от проекта, които искате да подчертаете.
- Снимки на екрана: Понякога е по-лесно и по-бързо да покажете какво имате предвид с помощта на снимка на екрана. Визуалните елементи помагат да се изясни за какво говорите. Разширението FireShot за Google Chrome също е чудесен инструмент, който ви позволява да заснемате, редактирате и запазвате снимки на цялата уеб страница като PDF/JPEG/GIF/PNG файлове.
- Скици: Когато описанието не е достатъчно, не се срамувайте да го нарисувате. Можете да използвате хартия и молив или онлайн приложение, за да визуализирате идеите си и да ги предадете на екипа си.
- Коментари: Понякога по-простото е по-добро. Добрата платформа за управление на проекти ще ви позволи да оставяте коментари, лепящи се бележки или обратна връзка с точки.
Опитайте се да ограничите обратната връзка по дизайна до няколко различни места. Целта е да улесните дизайнера в намирането и да позволите бързото внедряване.
4. Развийте култура на „Извършване на задачите“
„Getting Things Done“ (GTD) е система за лична продуктивност, разработена от Дейвид Алън и публикувана в книга със същото име. Тя се описва като система за управление на времето, която позволява на човек да се съсредоточи върху изпълнението на всяка задача, изброена в външен списък.
Авторът твърди, че можете да изпълните правилно само една задача наведнъж.
Въз основа на системата GTD, ClickUp пусна шаблон Getting Things Done, който помага за организирането на задачи и проекти. Шаблонът записва и разбива задачите на изпълними работни елементи. Той се предлага с различни вградени изгледи, персонализирани полета и документи, които помагат на потребителите да приоритизират, проследяват и изпълняват задачите си на едно място.
Шаблон „Getting Things Done“ в ClickUp
Бонусите и наградите са доста стандартна характеристика на професионалната заетост. Според Reward Gateway, 90% от служителите в областта на човешките ресурси са съгласни, че ефективната програма за признание и награди спомага за постигането на бизнес резултати. Ако даден служител постоянно постига своите KPI и показва, че е надежден, трябва да го наградите.
5. Бъдете гъвкави и се доверявайте на колегите си
Наличието на всички в един и същи офис не гарантира продуктивност. Въпреки това е по-лесно да следите какво прави всеки. Трябва да имате екип от служители, на които можете да се доверите. Не е възможно да наблюдавате хората, когато работят дистанционно.
Работата от дома има много предимства. Гъвкавост, спестяване на време и пари за пътуване, липса на дрескод, за да споменем само някои от тях.
Не всеки обаче е способен да постигне очакваното ниво.
Работата от дома може да бъде изпълнена с разсейващи фактори и на някои служители може да им е трудно да разделят работата от личния живот. Вашите служители трябва да изпълняват възложените им задачи и да постигат резултати.
Ако решите да дадете на вашите дизайнери висока степен на творческа свобода, бъдете сигурни, че можете да очаквате отлични резултати. Уточнете, че вашите дизайнери ще носят отговорност за своята работа и за своите решения. Ако не успеят да изпълнят задачите си, ще трябва да вземете трудното решение дали те са подходящи за вашата компания.
В днешно време не е необичайно служителите да са разпръснати в различни часови зони. Може да е трудно да се свържете с някого, когато в неговата часова зона е 2 часа сутринта. Трябва да уважавате часовите зони на членовете на екипа си. С други думи, опитайте се да се приспособите към времето, което най-добре подхожда на другите.
Винаги посочвайте часовите зони заедно с часа на насрочената среща. Не забравяйте да проверите дали има национални или религиозни празници в страните на вашите служители.
Заключение
Работата от разстояние не е за всеки и в това няма нищо лошо. Вашата задача като мениджър на разпределен дизайнерски екип е да намерите онези, които обичат работата от разстояние и разбират нейната специфика. Индустрията за софтуерен дизайн и разработка се развива постоянно и ние трябва да бъдем бързи, за да отговорим на новите изисквания.
Не забравяйте, че нищо не може да замести личната комуникация. Опитайте се да организирате периодични срещи, като използвате наличните ви средства, дори когато работите дистанционно.