Повечето терапевти прекарват повече време в документиране на сесиите, отколкото биха искали.
Nuance Communications установи, че лекарите прекарват средно около 13,5 часа седмично в изготвяне на документация.
Това се случва, когато вашата система за проследяване ви пречи, вместо да ви помага. Но не винаги трябва да е така.
Шаблонът за проследяване на терапевтични сесии с клиенти ви предоставя предварително създадена структура за записване на подробностите от сесиите, проследяване на напредъка и управление на последващите действия. С тези шаблони не е необходимо да преосмисляте работния си процес всеки път. Можете да ги използвате независимо от това дали работите самостоятелно или сте част от група.
Какво е шаблон за проследяване на терапевтични сесии с клиенти?
Шаблонът за проследяване на терапевтични сесии с клиенти е структуриран документ или цифров инструмент, който помага на терапевтите да записват датите на сесиите, проблемите на клиентите, използваните интервенции и наблюденията за напредъка.
Това гарантира, че всяка важна подробност се записва последователно, сесия след сесия. При повечето такива шаблони имате полета за записване на
- Информация за клиента
- Дата и час на сесията
- Представяне на проблеми
- Приложени интервенции
- Отговор на клиента и
- Всякакви домашни задачи или график за последващи действия
Тези шаблони се използват от лицензирани терапевти, консултанти, социални работници и психолози за поддържане на ясна и организирана документация.
🤝 Приятелско напомняне: Обикновеният дневник на сесиите може да следи само дати и основни бележки, но един изчерпателен тракер ви помага да наблюдавате напредъка към целите на лечението и да измервате резултатите на клиентите във времето. Можете също да избирате от конкретни формати на документация, като SOAP (Субективно, Обективно, Оценка, План), DAP (Данни, Оценка, План) или BIRP (Поведение, Интервенция, Реакция, План), което ги прави адаптируеми към изискванията на вашата практика.
Най-добрите шаблони за проследяване на терапевтични сесии с клиенти на един поглед
| Име на шаблона | Връзка за изтегляне | Идеален за | Най-добри функции | Формат/платформа |
|---|---|---|---|---|
| Шаблон за управление на пациенти от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Терапевти, управляващи пълни натоварвания | Централизиране на записите на клиентите, историята на сесиите и последващите действия | Цифров (ClickUp) |
| Шаблон за списък с пациенти от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Самостоятелно практикуващи | Поддържане на прост и организиран списък с клиенти | Цифров (ClickUp) |
| Шаблон за доклад по случай от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Терапевти, които пишат официални доклади | Създаване на структурирани обобщения на случаи за препратки или правни нужди | Цифров (ClickUp Docs) |
| Шаблон за успех на клиента от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Целеви терапевтични практики | Проследяване на напредъка към целите на лечението във времето | Цифров (ClickUp) |
| Шаблон за управление на клиенти в юридическата сфера от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Съдебни или наложени от съда случаи | Управление на документация с висока степен на съответствие и срокове | Цифров (ClickUp) |
| Шаблон за план за самопомощ от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Ангажираност между сесиите | Задаване и проследяване на домашни задачи и рутинни дейности на клиенти | Цифров (ClickUp, споделяем с клиенти) |
| Шаблон за дневник на мениджъра от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Клинични супервайзори | Надзор над терапевти, бележки за супервизия и лицензиране | Цифров (ClickUp) |
| Шаблон за график на терапевтични сесии от Template.net | Изтеглете този шаблон | Планиране на срещи | Организиране на седмични графици за терапия | Документ за изтегляне |
| Шаблон за бележки SOAP за печат от Goodocs | Изтеглете този шаблон | Документация на базата на SOAP | Написване на структурирани бележки за напредъка по метода SOAP | Google Docs / Word |
| Шаблон за проследяване на времето от Vertex42 | Изтеглете този шаблон | Практики, фокусирани върху фактурирането | Проследяване на фактурируемо и нефактурируемо време | Електронна таблица |
Какво да търсите в шаблон за проследяване на терапевтични сесии с клиенти
Изборът на грешен шаблон може да доведе до повече работа, а не до по-малко. Затова е важно да потърсите инструмент, който да се вписва в съществуващия ви клиничен работен процес, вместо да ви налага нов. Преди да се ангажирате, уверете се, че шаблонът отговаря на тези ключови критерии.
- Съвместимост на формата на документацията: Шаблонът трябва да поддържа предпочитания от вас стил, независимо дали е SOAP, DAP, BIRP или прост наративен формат, без да изисква неудобни решения.
- Полеза, които могат да се персонализират: Всяка практика е различна. Трябва да имате възможност да добавяте, премахвате или преименувате раздели, за да съответстват на вашата специалност, независимо дали работите с индивидуални лица, двойки или групи.
- Проследяване на напредъка във времето: Знаете ли, че в някои случаи на депресивни разстройства грижата, базирана на измервания, може да намали наполовина средното време за реакция на лечението в сравнение със стандартната грижа? Добрият шаблон подкрепя грижата, базирана на измервания, като ви показва повече от една сесия. Той ви позволява да видите цялата траектория на лечението на клиента, което улеснява откриването на модели и прегледа на напредъка към постигането на целите.
- Интеграция на графиците: Несвързаните календари и бележки създават Work Sprawl — фрагментиране на информацията, което ви кара да губите часове в търсене в различни приложения и претърсване на файлове. Шаблон, който свързва документацията от сесиите с назначенията и напомнянията за последващи действия, съхранява всичко на едно място.
- Съображения за сигурно съхранение: Когато работите с чувствителна информация за клиенти, платформата, на която се хоства вашият шаблон, трябва да поддържа изискванията за поверителност и сигурност на вашата практика, особено предвид високите средни разходи за нарушения на данните в здравеопазването (10,93 милиона долара).
- Лесно използване по време на сесиите: Когато отделяте време за клиент, последното, от което се нуждаете, е сложен шаблон, който отвлича вниманието ви. Добрият инструмент за проследяване на сесиите е лесен за навигация, бърз за попълване и е проектиран да подпомага сесията, а не да отвлича вниманието от нея.
- Функции за сътрудничество: Ако работите в групова практика или имате супервайзор, шаблонът трябва да позволява на няколко клиницисти да имат сигурен достъп, да коментират и актуализират записите на клиентите с подходящи разрешения.
В този обзор сме подбрали идеалните шаблони, които отговарят на тези нужди по различни начини.
10 безплатни шаблона за проследяване на терапевтични сесии с клиенти
Нека ви покажем няколко шаблона, създадени да помогнат на терапевтите да организират документацията от сесиите, да проследяват напредъка на клиентите и да намалят административните задачи. Първите седем шаблона са създадени в ClickUp. Това е първото в света конвергентно AI работно пространство, където можете да записвате бележки, да управлявате последващи действия и да съхранявате информация за клиентите на едно място. Останалите шаблони са външни опции, които можете да разгледате в зависимост от нуждите на вашата практика.
1. Шаблон за управление на пациенти от ClickUp™
Управлението на пълния брой случаи ви се струва като жонглиране с твърде много неща наведнъж? С информацията за клиентите, разпръсната в календари, приложения за водене на бележки и отделни файлове, в крайна сметка губите време в търсене на информация.
И още нещо? В суматохата важните детайли могат да бъдат пропуснати. Този изчерпателен шаблон за управление на пациенти от ClickUp™ решава този проблем, като създава централизирано хранилище за цялата информация за пациентите, срещите и историята на сесиите в едно работно пространство.
Той е идеален за терапевти, които се нуждаят от бърз достъп до цялостния процес на клиента, без да превключват между десетки инструменти.
🌟 Защо ще харесате този шаблон:
- Създавайте чернови на обобщения на сесиите от бележките си или получавайте автоматизирани предложения за последващи действия с ClickUp Brain, вашия AI асистент, който отчита контекста.
- Проследявайте основни демографски данни за клиентите, кодове за диагнози, информация за застраховки и конкретни цели на лечението, като създадете специални полета в ClickUp.
- Вижте натовареността си в класически списък със задачи с ClickUp List View, визуализирайте етапите на клиента от приемането до освобождаването с ClickUp Board View или планирайте предстоящи срещи с ClickUp Calendar View.
- Свържете целия работен процес на клиента в едно работно пространство. С ClickUp Task Dependencies се уверете, че оценките на приемането са завършени преди първата сесия и че планирането на изписването е свързано с последните срещи.
2. Шаблон за списък с пациенти от ClickUp™
Не можете да се решите между обикновена електронна таблица и пълноценна система за управление на клиенти?
Изборът може да бъде изключително труден, особено за самостоятелно практикуващи специалисти. Обикновена електронна таблица може да ви се стори твърде тромава и несъвършена. Същевременно сложната система може да е прекалено сложна, с функции, които може би никога няма да използвате. Шаблонът за списък с пациенти на ClickUp™ предлага добро средно решение.
Използвайте го, за да създадете прост и организиран списък с клиенти, в който важните подробности са достъпни с един поглед. Това е перфектна отправна точка, която може да се разраства заедно с вашата практика. По-късно можете да добавите по-подробно проследяване, без да се налага да пресъздавате системата си от нулата.
🌟 Защо ще харесате този шаблон:
- Използвайте опциите за бързо филтриране, за да сортирате списъка с клиенти по статус, като например активни, в очакване или освободени, така че да можете да се съсредоточите върху тези, които се нуждаят от внимание.
- Проследявайте типа сесия за всеки клиент, независимо дали става въпрос за индивидуална, двойна, семейна или групова терапия, с помощта на персонализираните полета на ClickUp.
- Създавайте напомняния, когато клиент не е посещавал в рамките на определен период от време, и елиминирайте ръчното проверяване на календара с ClickUp Automations.
3. Шаблон за доклад по случай от ClickUp™
Съставянето на доклади за случаи за лекари, училища или юридически лица често включва досаден процес на копиране и поставяне от разпръснати бележки от сесиите. Тази ръчна работа не само отнема много време, но и е податлива на грешки, което води до риск от непълна или неточна документация. Този шаблон за доклад за случай от ClickUp™ оптимизира целия процес, като интегрира вашите бележки и доклади в една единна система.
Той е предназначен за клиницисти, които се нуждаят от структурирана, професионална документация за външни страни.
🌟 Защо ще харесате този шаблон:
- Напишете подробни описателни доклади директно в работното си пространство и ги свържете с историята на сесиите на клиента с ClickUp Docs.
- Създайте отделни раздели за първоначалната оценка, бележки за напредъка по сесии и обобщение на крайния резултат, като организирате отчетите си с вложени страници.
- Получавайте обратна връзка от супервайзор или се консултирайте с колега директно върху документа с функции за сътрудничество като коментари и @споменавания.
- Напишете първоначално резюме на случая, като съберете ключови подробности от предишни терапевтични бележки в единен доклад с ClickUp Brain.
📮 ClickUp Insight: Средностатистическият професионалист прекарва над 30 минути на ден в търсене на информация, свързана с работата си – това са над 120 часа годишно, загубени в претърсване на имейли, Slack низове и разпръснати файлове. Интелигентен AI асистент, вграден в работното ви пространство, може да промени това. Представяме ви ClickUp Brain. Той предоставя незабавни прозрения и отговори, като извежда на преден план подходящите документи, разговори и подробности за задачите за секунди – така можете да спрете да търсите и да започнете да работите. 💫 Реални резултати: Екипи като QubicaAMF спестиха над 5 часа седмично с помощта на ClickUp – това са над 250 часа годишно на човек – като премахнаха остарелите процеси за управление на знанията. Представете си какво би могъл да създаде вашият екип с една допълнителна седмица продуктивност на тримесечие!
4. Шаблон за успех на клиента от ClickUp™
Когато се фокусирате върху бележките от индивидуалните сесии, може да бъде трудно да видите цялостната картина на напредъка на клиента във времето. Това затруднява откриването на дългосрочни модели, ефективното коригиране на плановете за лечение или демонстрирането на терапевтичния напредък пред клиента. Този ориентиран към целите шаблон за успех на клиента от ClickUp™ премества фокуса от единични сесии към целия процес на лечение.
Въпреки че първоначално е създаден за CRM, можете лесно да го адаптирате към напредъка на сесиите, като промените стандартните персонализирани статуси според вашите предпочитания.
🌟 Защо ще харесате този шаблон:
- Следете напредъка към конкретни цели на лечението, като „намаляване на симптомите на тревожност“ или „разработване на стратегии за справяне“, с помощта на ClickUp Milestones.
- Вижте как клиентите напредват към целите си с индикатори за напредък, които се актуализират през сесиите.
- Включете измервания на резултатите, като самооценки на клиенти или стандартизирани оценки, с помощта на персонализираните полета на ClickUp.
- Създавайте автоматично диаграми и графики, за да визуализирате тенденциите в напредъка на клиентите, без да се налага ръчно създаване на отчети, като използвате таблата на ClickUp.
🎥 Бонус: За да видите как можете да създадете персонализиран клиентски табло, което визуализира вашите терапевтични данни и проследява ключови показатели в цялата ви практика, гледайте (и адаптирайте) този постепенен урок.
5. Шаблон за управление на юридически клиенти от ClickUp™
Шаблонът за управление на юридически клиенти на ClickUp™ е истинско богатство за случаи, които носят тежка тежест на съответствие и документация. Да, говорим за съдебни случаи, клиенти, назначени от съда, и т.н.
Това е инструментът, от който се нуждаете, когато един пропуснат краен срок или лошо документирана комуникация могат да имат сериозни правни и професионални последствия. Можете да му се доверите, че ще ви осигури необходимата прецизна документация за тези ситуации с висок залог.
Въпреки че е създаден за юридически специалисти, неговата структура е идеално подходяща за терапевти, които се нуждаят от подробна и обоснована документация.
🌟 Защо ще харесате този шаблон:
- Записвайте всяко взаимодействие с клиент с подробни дневници на дейностите, които включват автоматични времеви отметки за целите на съответствието и одита.
- Съхранявайте формулярите за съгласие, съдебните заповеди и цялата свързана кореспонденция, прикачени директно към досието на клиента.
- Проследявайте важни срокове за спазване на изискванията, като дати на съдебни заседания или подаване на доклади, с интегрираното управление на задачите в ClickUp.
- Предоставете контролиран достъп само за преглед на конкретни записи, когато адвокати, супервайзори или други страни се нуждаят от видимост с персонализирани разрешения в ClickUp.
6. Шаблон за план за самопомощ от ClickUp™
Ето един сценарий, който почти всеки терапевт познава добре: вие задавате домашна работа между сесиите – записки в дневник, упражнения за заземяване, проследяване на настроението или задачи за излагане на стреса – така че клиентите да могат да постигнат напредък извън терапевтичната стая. Но до следващата сесия работата е или недовършена, или напълно забравена.
Резултатът? Продължавате да губите ценно време от сесията, като обяснявате отново задачите, вместо да надграждате върху тях. Този шаблон за план за самопомощ от ClickUp™ решава този проблем, като ви предоставя на вас и вашите клиенти споделено цифрово пространство за работа между сесиите.
Това ви помага да разширите терапевтичния процес в ежедневието на вашите клиенти, като ги държите ангажирани и отговорни.
🌟 Защо ще харесате този шаблон:
- Дайте на клиентите достъп за преглед или редактиране, за да актуализират своя напредък (ако е подходящо за вашата практика), като споделите плана с тях.
- Разделете рутинните дейности по самогрижа на малки, изпълними задачи, които клиентите могат да отбелязват всеки ден с помощта на списъците за задачи в ClickUp.
- Помогнете на клиентите да практикуват последователно нови умения за справяне и да изграждат здравословни навици с помощта на ClickUp Recurring Tasks и ClickUp Reminders.
- Клиентите могат да имат достъп и да актуализират плана си отвсякъде, използвайки мобилното приложение ClickUp, което улеснява поддържането на плана.
👀 Знаете ли, че... Благосъстоянието на терапевта влияе върху резултатите на клиентите: В проучване от 2024 г. пациентите, лекувани от терапевти, страдащи от изчерпване, са по-малко склонни да покажат клинично значимо подобрение в симптомите на посттравматично стресово разстройство в сравнение с тези, чиито терапевти не са изчерпани.
Уверете се, че се грижите и за вашите нужди, докато подкрепяте клиентите си в техните!
7. Шаблон за дневник на мениджъра от ClickUp™
Този вариант е за клинични супервайзори или мениджъри на практики, които ръководят работата на няколко терапевти.
Когато информацията за супервизията е разпръсната в различни имейли, таблици и разговори, видимостта се нарушава. Трудно е да се сравняват случаите, лесно се пропускат бележките за супервизията и важни дати, като подновяване на лицензи, стават лесни за пропускане.
Този шаблон за мениджърски дневник от ClickUp™ централизира всички ваши надзорни и административни функции в една организирана система. Можете да проследявате случаите на терапевтите, да записвате сесиите за надзор, да документирате обратната връзка и действията, които трябва да бъдат предприети, и да следите етапите на съответствие на едно място. Не е необходимо да търсите актуализации или да събирате информация от различни инструменти.
Накратко, той ви помага да поддържате качеството на грижите и спазването на правилата, без да се налага да управлявате екипа си в детайли.
🌟 Защо ще харесате този шаблон:
- Документирайте дискусиите и действията, като създавате записи в дневника за всяка супервизионна сесия, която провеждате с отделни клиницисти.
- Никога не пропускайте изискванията за лицензиране, кредитите за продължаващо обучение или крайните срокове за подновяване на сертификатите за целия си екип.
- Получете ясен преглед на разпределението на случаите, за да се уверите, че работата е балансирана в цялата практика.
- Визуализирайте показателите за цялата практика, като общия брой активни клиенти, средния брой сесии на седмица или новите клиенти, с таблата на ClickUp.
8. Шаблон за график на терапевтични сесии от Template.net
Този шаблон за график на терапевтични сесии е прост, но мощен инструмент за организиране на вашите срещи и структуриране на седмицата ви с яснота. Той очертава деня от седмицата, времевите слотове, имената на клиентите, типа терапия и целите на сесията, така че да можете да планирате сесиите с намерение, вместо да се мъчите да запомните подробностите.
🌟 Защо ще харесате този шаблон:
- Визуализирайте натоварването си и избегнете припокриването
- Осигурете време за почивки и подготовка между клиентите.
- Лесно го адаптирайте към вашия работен процес, независимо дали провеждате индивидуална терапия, групова работа или смесени формати.
- Намалете стреса, свързан с ежедневната логистика, и освободете повече време за клинична работа.
9. Шаблон за SOAP бележки за терапевтични сесии, подходящ за печат, от Goodocs
Много клиницисти са обучени да използват документационния формат SOAP и предпочитат шаблона за SOAP бележки за терапевтични сесии на TheGoodocs, тъй като той е създаден специално за този формат. Шаблонът за SOAP бележки организира информацията за пациента в четири отделни секции:
- Субективно: Това, което клиентът съобщава за своите чувства, симптоми и преживявания.
- Цел: Фактическите наблюдения на терапевта, като например емоциите, външния вид или поведението на клиента.
- Оценка: Клиничната интерпретация на терапевта на субективната и обективната информация.
- План: Следващите стъпки в плана за лечение, включително интервенции и домашни задачи.
Този шаблон на Goodocs е достъпен безплатно както в Google Docs, така и в Microsoft Word, което ви позволява лесно да персонализирате и отпечатвате бележките си от сесиите. Получавате готови заместващи символи за всяка секция, така че можете да се съсредоточите върху записването на значимия напредък, вместо да преоткривате бележките си от нулата.
🎥 Бонус: Искате да научите как да пишете по-добри SOAP бележки? Вижте нашите най-добри съвети в това кратко обяснително видео:
10. Шаблон за проследяване на времето от Vertex42
Ако фактурирате на час или трябва да проследявате времето, прекарано в неплатена работа като документация и супервизия, този шаблон за проследяване на времето от Vertex42 може да ви помогне. Използвайте го, за да проследявате времето, прекарано в сесии с клиенти, бележки по случаи, телефонни консултации и други административни задачи. Той опростява точното фактуриране на частната практика и отговаря на изискванията за документация на застраховките.
💡 Съвет от професионалист: Макар да има самостоятелни шаблони за проследяване на времето под формата на електронни таблици или специални приложения, това е още една област, в която интегриран инструмент може да намали трудностите. Записвайте продължителността на сесиите директно в записите на клиента, без да се налага да използвате отделен инструмент, като използвате вградената функция за проследяване на времето в ClickUp във всяка задача в ClickUp.
Структура, която създава пространство за по-добра грижа
Подходящият инструмент за проследяване на терапевтични сесии прави повече от просто опростяване на документацията. Той оформя начина, по който времето и вниманието се проявяват във вашата практика.
Шаблоните за проследяване на терапевтичните сесии с клиенти, изброени в тази публикация в блога, ви спестяват време, което можете да посветите на клиентите си. Те намаляват когнитивната натовареност и подобряват последователността между сесиите. Резултатът е по-ясна непрекъснатост както за лекарите, така и за клиентите.
И как да изберете подходящия?
Не забравяйте, че добрите системи за документиране не се възприемат като административна работа. Те остават на заден план и позволяват терапията да се фокусира върху най-важното. А най-добрите от тях? Те позволяват вашите бележки, графици, домашни задачи и проследяване на напредъка да се съхраняват в една поддържаща система. Точно както прави ClickUp.
Опитайте сами. Регистрирайте се безплатно в ClickUp!
Често задавани въпроси (FAQ)
Шаблонът за терапевтични бележки (често наричани психотерапевтични бележки) е предназначен за личните наблюдения и впечатления на клинициста – те се съхраняват отделно от официалния архив и са обект на специална защита на личните данни съгласно HIPAA. Шаблонът за бележки за напредъка е част от официалното досие на клиента, в което се документират подробностите за лечението, реакцията на клиента и плановете, които могат да бъдат споделени с застрахователни компании, супервайзори или други клиницисти, участващи в грижите.
Повечето цифрови шаблони ви позволяват да преименувате или добавите персонализирани полета, за да съответстват на предпочитания от вас формат. Можете да създадете раздели за всеки компонент (например Субективно, Обективно, Оценка, План за SOAP) и да премахнете всички полета, които не се отнасят за вашия стил на документиране.
ClickUp предлага функции за сигурност на корпоративно ниво и може да подписва споразумения за бизнес партньорство (BAA) за организации, които изискват съответствие с HIPAA. Винаги трябва да се консултирате с вашия служител по съответствие и да прегледате документацията за сигурност на ClickUp, за да потвърдите, че отговаря на специфичните изисквания на вашата практика.
Цифровите проследяващи системи предоставят записи с възможност за търсене, автоматични резервни копия и по-лесно сътрудничество с супервайзорите. Те също така ви позволяват да свържете бележките от сесиите директно с графиците и задачите за последващи действия, като по този начин намалявате разпръснатите документи, които се получават при използването на хартия или несвързани електронни таблици.