Когато транзакционната работа в областта на човешките ресурси отнема целия ви ден, важните неща – като програми за задържане на служители, изграждане на култура и развитие на таланти – се отлагат за „някога“.
Това не е точно провал на личната продуктивност, а провал на системата.
Повечето екипи по човешки ресурси прекарват по-голямата част от времето си в административна работа, която може да бъде автоматизирана: отговаряне на едни и същи въпроси, свързани с политиките, търсене на одобрения или ръчно актуализиране на таблици.
Това не оставя почти никакъв капацитет за стратегическата работа, която действително влияе върху задържането на персонала и културата.
Този блог ви показва как да си върнете това време чрез автоматизиране на повтарящите се HR работни процеси, изграждане на системи за самообслужване и използване на изкуствен интелект за обработка на транзакционни задачи, така че екипът ви да може да се съсредоточи върху това, в което хората са най-добри.
Какво представлява административната такса за човешките ресурси?
Административната тежест в областта на човешките ресурси е общото време и енергия, които вашият екип отделя за повтарящи се административни задачи с ниска стойност.
Това е безкраен цикъл от ръчно обработване на заявки за отпуск, преследване на одобрения и актуализиране на HRIS системи, които веднага остаряват. Тази тежест засяга всички, които работят с хора, от координатори, които се давят в пощенските си кутии, до директори, които не могат да намерят свободно време за стратегическо планиране на работната сила.
Ето някои от най-честите причини за административната тежест в областта на човешките ресурси:
- Обработка на заявки за отпуск: Ръчно съпоставяне на календари и търсене на мениджъри за просто одобрение
- Въпроси за регистрация за социални придобивки: Отговаряне на въпроси като „кога е отворена регистрацията?“ и „къде мога да намеря списъка с доставчици?“ десетки пъти всяка есен.
- Документация за съответствие: Търсене на подписани потвърждения и сертификати за обучение в различни системи по време на одит.
- Документация за назначаване на нови служители: Проследяване на статуса на попълване на формулярите I-9 и формулярите за директно депозиране за всеки новоназначен служител и изпращане на напомняния за последващи действия.
- Изясняване на политиките: Повтаряне на едни и същи обяснения за отпуск по майчинство, отчети за разходи или политики за работа от дома всяка седмица.
Това създава огромно количество разпръснати задачи. Често се случва екипите да губят часове в търсене на необходимата информация, превключване между приложения и търсене на файлове в различни платформи. Важната информация, от която се нуждаете, може да е разпръсната в имейли, чат разговори, споделени дискове и дори в личните бележки на някого.
Скритите разходи на административната работа в областта на човешките ресурси
Реалната цена на административните разходи за човешките ресурси е много по-висока от загубеното работно време – бизнес лидерите, които отделят над 10 часа седмично за административна работа, свързана с човешките ресурси , губят 171 997 долара годишно от загуба на производителност.
Това се проявява в три критични области, които организациите често не успяват да измерят, което създава пречка за цялата дейност. Когато вашият екип по човешки ресурси е затънал в реактивен режим, последствията се разпространяват навън.
Стратегически алтернативни разходи
Всеки час, който екипът ви прекарва в повтарящи се административни задачи, е час, който не може да бъде посветен на работа с голямо въздействие, като задържане на най-добрите таланти, обучение на мениджъри или подобряване на опита на хората. Най-ценните ви таланти в областта на човешките ресурси се изразходват за задачи, които могат да бъдат автоматизирани, като стратегическите им умения остават неизползвани.
Влошено преживяване на служителите
Когато служителите се сблъскват с бавни отговори на прости заявки за отпуск, въпроси за социални придобивки или разяснения на политики, това създава напрежение и неудовлетвореност. Тридневното чакане за одобрение на проста заявка подкопава доверието им в HR и създава усещане за неефективност на компанията.
Изчерпване и текучество на персонала
Ролите с голям административен обем са бърз път към незаинтересованост за професионалистите, които са отговорни за стимулирането на ангажираността в цялата организация. Това създава порочен кръг – проблем с задържането на персонала в екипа, който би трябвало да решава проблеми със задържането на персонала.
Налаганото и постоянно превключване на контекста, необходимо за съвременните HR операции, се натрупва бързо, увеличава административната тежест и ускорява изчерпването.
📮 ClickUp Insight: 83% от специалистите, работещи с информация, разчитат предимно на имейл и чат за комуникация в екипа. Въпреки това, почти 60% от работния им ден се губи в превключване между тези инструменти и търсене на информация.
С конвергентно AI работно пространство като ClickUp, управлението на HR проекти, съобщенията, имейлите и чатовете ви се събират на едно място! Ето как то може да ускори вашите HR работни процеси, започвайки с въвеждането на нови служители!
📮 ClickUp Insight: 83% от специалистите, работещи с информация, разчитат предимно на имейл и чат за комуникация в екипа. Въпреки това, почти 60% от работния им ден се губи в превключване между тези инструменти и търсене на информация.
С конвергентно AI работно пространство като ClickUp, управлението на HR проекти, съобщенията, имейлите и чатовете ви се обединяват на едно място! Ето как то може да ускори вашите HR работни процеси, започвайки с въвеждането на нови служители!
Стратегии за намаляване на административната тежест в областта на човешките ресурси
Намаляването на административната тежест на екипа ви не изисква мащабна теоретична реформа.
Всичко започва с практични, приложими подходи, насочени към конкретни категории административни загуби. Ключът е да се комбинират по-интелигентни процеси с подходящите инструменти, превръщайки досадната ръчна работа в рационализирани, автоматизирани работни процеси. ✨
Автоматизирайте заявките за отпуск и проследяването на спазването на правилата
Ръчното обработване на заявки е основен източник на административни проблеми, създавайки затруднения, грешки и неудовлетвореност както за служителите, така и за мениджърите. Първата линия на защита срещу тази повтаряща се работа е автоматизацията на работните процеси в областта на човешките ресурси. Тя елиминира безкрайното разминаване между заявката и решението.
Спрете да управлявате заявките за отпуск чрез хаотични вериги от имейли и започнете да използвате структуриран, автоматизиран процес. Цялата работна процедура става безпроблемна с ClickUp:
- Служителите подават заявките си чрез стандартизиран формуляр ClickUp, което ви гарантира, че ще получите цялата необходима информация предварително.
- ClickUp Automation незабавно препраща заявката към съответния мениджър за одобрение въз основа на задачата на екипа.
- След одобрение, друга автоматизация може да задейства актуализации на календара и дори да коригира автоматично балансите на отпуските.
- Ако дадено искане бъде отхвърлено, автоматизацията може да изисква от мениджъра да посочи причина, като по този начин се гарантира ясна комуникация.
Същият принцип важи и за проследяването на вашите списъци за проверка на съответствието.
Вместо ръчно да преследвате сертификати, подновяване на обучения и потвърждения на политики, можете да използвате автоматизирани напомняния. Създайте тригери, които изпращат известия преди крайните срокове, задавайте задачи за проследяване на просрочени елементи и регистрирайте дати на завършване на одити , за да създадете чист одит трак, използвайки шаблоните за автоматизация на ClickUp.
🛠️ Набор от инструменти: Използвайте готовия за употреба шаблон за календар за отпуски на ClickUp, за да започнете с този процес.
Създайте централизирана база от знания за човешките ресурси
Колко време от деня си прекарвате в отговаряне на едни и същи въпроси? Повечето от това време се губи за въпроси, на които служителите биха могли да отговорят сами с подходяща система за управление на знанията – ако само знаеха къде да търсят.
Решението не е просто да се създаде повече документация, а да се създаде документация, която хората могат действително да намерят и използват.
Можете да решите този проблем, като създадете централизирана база от знания за човешките ресурси с ClickUp Docs. Това ви дава едно място, където да съхранявате всички свои политики, ръководства за социални придобивки и стандартни оперативни процедури. Тъй като Docs са интегрирани с вашата работа, можете да ги свържете директно с задачи и работни процеси.
Организирайте знанията си с вложени страници за интуитивна навигация:
- Предимства: Здравна застраховка → Стъпки за записване → Списък с доставчици
- Отпуск: Политика за платен отпуск → График за празници → Процес за подаване на заявление за отпуск
- Въвеждане в работата: Чеклист за първата седмица → Достъп до системи → Представяне на екипа
Тъй като това е динамичен документ, можете да правите актуализации в реално време, като елиминирате риска от разпространение на остарели PDF версии по имейл. Когато се промени дадена политика, актуализирате един документ, а не 47 разпръснати файла.
Още по-добре, дайте възможност за незабавни отговори на въпросите на служителите, като свържете тази база от знания с AI-базираната търсачка на ClickUp Brain.
Това позволява на служителите да задават въпроси на обикновен английски език и да получават незабавни отговори, извлечени директно от вашата документация. Тази проста функция превръща опита на служителите от „изпращане на имейл до HR и чакане“ в „търсене и незабавно намиране“.
Използвайте изкуствен интелект за проследяване на настроенията на служителите
Разбирането на анализа на настроенията на служителите е от решаващо значение за проактивния HR, особено когато само 21% от служителите са ангажирани в работата си.
Но често това е едно от първите неща, които се отлагат заради ежедневната административна тежест. Докато анализирате резултатите от ръчно проведени проучвания или провеждате интервюта с напускащи служители, вече сте изостанали. Нуждаете се от начин да забележите тенденциите, преди те да се превърнат в проблеми.
Тук изкуственият интелект се превръща в истинско предимство. Анализирайте моделите във всичките си HR работни процеси и превърнете ежедневните данни в полезни прозрения с ClickUp Brain.
- Идентифицирайте тенденциите в заявките: внезапният скок в заявките за отпуск от определен екип може да бъде ранен сигнал за изчерпване, което ви позволява да се намесите, преди това да се отрази на задържането на персонала.
- Теми за обратна връзка: AI може да анализира отговорите от ClickUp Forms, за да идентифицира общи проблеми или предложения от въпросите в анкетата за удовлетвореността на служителите.
- Открийте ранни предупредителни сигнали: Чрез свързване на разпръснати части от информация, изкуственият интелект може да ви помогне да откриете проблеми, преди те да ескалират до официални жалби или оставки.
Изкуственият интелект се занимава с разпознаването на модели в голям мащаб, за което хората просто нямат време. Това освобождава екипа ви по човешки ресурси, който може да действа въз основа на получената информация, вместо просто да я събира. Ето как изглежда работата с хора, когато не сте затрупани с административни задачи.
🎥 Гледайте този обзор на AI инструменти, които трансформират HR операциите, за да видите как тези технологии се прилагат в реални HR контексти:
Как изкуственият интелект елиминира повтарящите се задачи в областта на човешките ресурси
Има голяма разлика между „автоматизирани работни процеси ” и „интелигентни работни процеси”.
Основната автоматизация е чудесна за следване на прости, предварително определени правила. Но изкуственият интелект прави още една крачка напред, като разбира контекста, което му позволява да се справя със задачи, които преди бяха твърде сложни за автоматизиране.
Контекстно-зависими отговори от контролирани източници
Вместо да препращате въпросите на служителите към HR отдела или да разчитате на статични често задавани въпроси, AI може да извлича отговори директно от одобрени документи с политики.
Тъй като отговорът се основава на същата контролирана документация, която HR поддържа, това намалява както времето за отговор, така и несъответствията. Системата отговаря на въпроса, но източникът на истината остава непроменен.
Структурирано създаване на чернови с човешка проверка
Изкуственият интелект може да генерира първи чернови на длъжностни характеристики, актуализации на политики, вътрешни съобщения и комуникации за назначаване на нови служители, като синтезира съществуващ език, шаблони и минали решения.
Това не премахва прегледа, но елиминира повтарящата се работа по настройката, която забавя екипите по човешки ресурси и въвежда различия между сходни документи.
Оперативна интелигентност в работните процеси на HR
Когато изкуственият интелект има видимост върху състоянието на задачите, зависимостите и графиците, той може да открие оперативни проблеми, преди те да ескалират.
Примери за това са идентифицирането на стъпки при назначаването на нови служители, които често се забавят, подчертаването на задачи, свързани с нормативното съответствие, чиито срокове наближават, или сигнализирането на предавания, които често причиняват забавяния. Това превръща дейностите по управление на човешките ресурси от реактивно почистване в проактивно управление.
В този момент повечето екипи достигат тавана с „AI като асистент“. Истинското повишаване на ефективността идва, когато AI може да предприема действия, а не само да дава предложения.
Където AI агентите променят модела
Системите, базирани на агенти, превръщат изкуствения интелект от пасивна роля в активен участник в работните процеси. Вместо да отговарят на еднократни команди, агентите работят непрекъснато в съответствие с определени правила, разрешения и контекст.
ClickUp Super Agents са проектирани да работят на това ниво.
Това са конфигурируеми агенти без код, които работят в работната среда и имат достъп до задачи, документи, статуси, коментари и персонализирани полета. Тъй като работят в рамките на същия модел на разрешения като останалата част от системата, те следват същите граници на управление, на които вече разчитат екипите по човешки ресурси.
От техническа гледна точка, Super Agents съчетават четири елемента:
- Тригери: Събития като промяна в статуса на задача, създаване на нов запис за нает служител или актуализиране на документ.
- Инструкции: Ясна, подлежаща на одит логика, определяща какво трябва да направи агентът във всеки сценарий.
- Контекст на работната среда: Динамичен достъп до документи, политики, задачи и исторически решения в областта на човешките ресурси.
- Действия: Създаване или актуализиране на задачи, публикуване на коментари, искане на одобрения или обобщаване на състоянието за преглед.
В работните процеси в областта на човешките ресурси това позволява следните примери за употреба:
- Координиране на въвеждането в работата чрез създаване на задачи в ИТ, съоръженията и мениджърите, когато се добави нов служител.
- Проследяване на потвържденията за политиките и автоматично проследяване при пропуснати срокове
- Подгответе пакети за одобрение, като съберете контекста, предишните решения и подкрепящата документация преди човешката проверка.
- Поддържане на непрекъснатост при предаването на задачи чрез обобщаване на промените и необходимите действия
Важно е да се отбележи, че Super Agents не заместват лицата, вземащи решения. Те работят в рамките на определени граници, ескалират към хора на етапите на одобрение и оставят проследима следа от действията си. Резултатът е непрекъснато изпълнение на повтарящите се слоеве, които забавят екипите.
ClickUp Accelerator: Активирайте 10 HR агента още на първия ден
Екипите по човешки ресурси могат да активират предварително създадени, безкодови супер агенти незабавно, без инженерна работа или персонализирани интеграции. Тъй като тези агенти са свързани със задачи, документи, формуляри, одобрения и разрешения, те работят в рамките на регулирани работни процеси от първия ден.
Ето 10 агенти, специфични за HR, които могат да бъдат пуснати веднага:
🤖 Агент за отговори по въпроси, свързани с политиката на човешките ресурси: Отговаря на въпросите на служителите, като извлича одобрени отговори от наръчници, документи с политики и вътрешни бази от знания.
🤖 Агент за организиране на въвеждането на нови служители: проследява напредъка на новоназначените служители, възлага задачи, изисква липсващи документи и автоматично ескалира забавянията.
🤖 Агент за съответствие при напускане: Гарантира, че стъпките за премахване на достъпа, възстановяване на активи и документиране са изпълнени и регистрирани преди приключване.
🤖 Агент за отпуски и платен отпуск: Интерпретира заявленията за отпуск, ги препраща за одобрение, актуализира записите и уведомява заинтересованите страни.
🤖 Агент за координация на набирането на персонал: Управлява графика на интервютата, последващите действия, събирането на обратна връзка и актуализирането на статуса на кандидатите.
🤖 Агент за готовност на оферти и договори: Проверява одобренията, потвържденията за възнагражденията и документацията, преди офертите да бъдат публикувани.
🤖 Агент за проследяване на обучения и сертификати: Следи за завършването на задължителните обучения и напомня на служителите или мениджърите преди крайните срокове.
🤖 Агент за цикъл на оценка на представянето: Проследява етапите на оценката, напомня на мениджърите и съставя структурирани обобщения на получената информация.
🤖 HR Inbox Deflection Agent: Открива повтарящи се въпроси и ги разрешава автоматично, като намалява броя на постъпващите HR заявки.
🤖 Агент за отчитане на HR операциите: Генерира периодични обобщения на статуса на назначаването, отворените въпроси и рисковете за съответствие за ръководството.
Не забравяйте, че тези агенти не са тук, за да заменят преценката на HR; те просто поемат транзакционната площ, която пречи на HR екипите да я упражняват.
Показатели, които доказват, че намаляването на административната тежест в областта на човешките ресурси работи
Как да разберете дали усилията ви за намаляване на административните разходи дават резултат?
Без измерване дори най-добрите инициативи могат да изчезнат, защото тяхното въздействие не е ясно. За да докажете, че инвестицията ви в по-добри работни процеси за управление на персонала се отплаща, трябва да проследявате правилните показатели.
Ето няколко ключови показателя, които трябва да следите:
Показатели, базирани на времето
- Средно време за разрешаване на заявки: Колко време отнема одобряването на заявка за отпуск?
- Време за отговор на HR: Колко бързо се отговаря на въпросите на служителите?
- Време за приобщаване: Колко дни са необходими на един новоназначен служител, за да стане напълно продуктивен?
Показатели за обема
- Приемане на самообслужването: какъв процент от въпросите, свързани с политиките, получават отговор чрез вашата база от знания, в сравнение с директния контакт с HR?
- Използване на автоматизацията: Колко заявки преминават през автоматизирани работни процеси в сравнение с ръчното обработване?
Показатели за резултатите
- Капацитет на екипа по човешки ресурси: Колко часа седмично екипът ви има на разположение за стратегически проекти?
- Удовлетвореност на служителите от HR: Какви са резултатите от проучването ви за отзивчивостта и полезността на HR?
💡Професионален съвет: Измервайте ефективността на екипа и напредъка на проектите с един поглед с таблата на ClickUp, които създават висококачествено визуално представяне на вашата работа. Вашата табла се превръща в неоспоримо доказателство, че намаляването на административните разходи води директно до измеримо подобрение на ефективността и капацитета.
Как да започнете да намалявате административната тежест в областта на човешките ресурси още днес
Не е необходимо да имате мащабен, многомесечен план за трансформация, за да започнете. Ключът е да създадете инерция с незабавни успехи, които носят осезаема стойност веднага. Итеративният подход прави процеса управляем и показва бърз напредък.
Ето как можете да го направите с малко помощ от ClickUp. 🛠️
Действия за първата седмица
- Проверете времето си: Помолете членовете на екипа си по човешки ресурси да проследят къде всъщност прекарват работното си време в продължение на една седмица, за да получите ясна представа за базовото ниво.
- Идентифицирайте трите най-големи проблема: Определете най-повтарящите се и отнемащи време задачи, които причиняват най-голямо неудовлетворение.
- Настройте един автоматизиран работен процес: Започнете с типа заявки с най-голям обем – обикновено това са заявките за отпуск – и създайте проста автоматизация за тях.
Приоритети за първия месец
- Създайте основна база от знания: Документирайте отговорите на 10-те най-често задавани въпроса относно политиките в ClickUp Docs.
- Конфигурирайте AI търсене: насочете ClickUp Brain към новата си HR документация, за да може да започне да отговаря на въпросите на служителите.
- Активирайте един AI агент: Настройте прост AI агент, който да обработва често задаваните въпроси на служителите в определен чат канал.
Непрекъсната оптимизация
- Преглеждайте таблото си ежемесечно: Търсете нови възможности за автоматизация въз основа на вашите показатели.
- Разширете базата си от знания: Добавете нова документация въз основа на въпросите, които все още постъпват в пощенската кутия на екипа ви.
- Усъвършенствайте работните си процеси: Непрекъснато търсете ръчни стъпки в съществуващите си процеси, които могат да бъдат автоматизирани.
📖 Прочетете още: Съжалително срещу несъжалително прекратяване на трудовото правоотношение: разлики и най-добри практики
Елиминирайте административната тежест в областта на човешките ресурси с ClickUp
Административната тежест в HR рядко се дължи на един единствен проблем в процеса. Тя се натрупва, когато работата, контекстът и решенията са разпръснати в прекалено много системи, което принуждава екипите да преосмислят всичко всеки път, когато нещо се промени.
Намаляването на това триене започва с консолидация. Когато проектите, документацията, комуникацията и отчитането се намират в едно единно, управлявано работно пространство, рутинната работа в областта на човешките ресурси става по-лесна за управление и подобряване. Автоматизацията може да ускори изпълнението на задачите, изкуственият интелект може да извежда отговори от одобрени източници, а екипите могат да виждат какво се случва, без да събират актуализациите на ръка.
Платформи като ClickUp подкрепят тази промяна, като обединяват изпълнението и интелигентността в една и съща среда. Резултатът е повече време за HR екипите да се фокусират върху хората, планирането и работата, която действително се възползва от опита и преценката.
Започнете безплатно с ClickUp и върнете времето на вашия HR екип. ✅
Често задавани въпроси
Въпреки че има различия, проучванията показват, че административната работа често отнема по-голямата част от времето на HR специалистите, оставяйки малко място за стратегически инициативи като развитие на таланти или планиране на задържането на персонала.
Традиционната автоматизация следва предварително зададени правила, докато работните процеси, задвижвани от изкуствен интелект, разбират контекста и могат да се справят със задачи, които преди изискваха човешка интерпретация, като отговаряне на въпроси, свързани с политиките, или идентифициране на тенденции в настроенията.
Управлявайте HR работните процеси като управление на заявки за услуги, документиране на политики и назначаване на нови служители, без да се налага да използвате отделни специализирани инструменти, като използвате конвергентно работно пространство като ClickUp, което комбинира управление на проекти, документиране и комуникация.
Възвръщаемостта на инвестицията включва възстановена капацитет на HR за стратегическа работа, по-бързо разрешаване на заявките на служителите, намалено изчерпване на HR и подобрена удовлетвореност на служителите от отзивчивостта на HR.