Продавачите прекарват само 36% от времето си в продажби, или малко над два часа на ден.
Останалото време прекарват в необходими ежедневни задачи като екипни срещи, сортиране на различни технологични инструменти или ръчно актуализиране на CRM системи.
Представете си колко повече приходи бихте реализирали всеки месец, ако тези ръчни практики бяха премахнати.
Тук софтуерът за управление на проекти може да помогне както на професионалистите в продажбите, така и на проектните мениджъри. Интегрирането на основни стратегии за управление на проекти в процесите на продажбите може да помогне на мениджърите по продажбите:
- Оптимизирайте проследяването на потенциални клиенти
- Повишете точността на прогнозите за продажбите
- Ускорете цикъла на продажбите
Така управлението на продажбените проекти в крайна сметка води до повишени приходи и удовлетвореност на клиентите.
Искате ли да видите как тези основни принципи могат да променят вашите продажби? Да започнем.
Предимства на управлението на продажбените проекти
Внедряването на софтуер за управление на проекти във вашите стратегии за продажби има осезаеми ползи за вашия екип по продажбите. Ето кратък поглед върху петте най-важни от тях:
- Ясно определяне на целите: Когато всички споделят едно и също разбиране за целта, постигането на целите става по-лесно. Представете си, че вашият екип започва всеки месец с ясно определени цели за проекта, разпределени по региони и продукти. Тази яснота предотвратява объркването и поддържа всички фокусирани върху една и съща крайна цел.
- Подобрено сътрудничество: Ефективното управление на проекти насърчава вашите екипи, като продажби, маркетинг, обслужване на клиенти и др., да сътрудничат безпроблемно. Например, инструментите за управление на продажбени проекти позволяват по-добра комуникация, така че маркетингът знае точно какви видове потенциални клиенти са необходими на продажбите, а продажбите могат да предоставят обратна връзка в реално време. Това може да означава по-бърза квалификация на потенциалните клиенти и маркетингови материали, които наистина резонират с потенциалните клиенти.
- Интелигентно разпределение на ресурсите: Знанието къде да разпределите ресурсите си може да направи голяма разлика. Да предположим, че имате ценен клиент, който се нуждае от допълнително внимание. Управлението на продажбените проекти ви помага да коригирате натоварването на екипа си, така че най-добрите ви служители да могат да се грижат за този потенциален клиент или ключова връзка, без да пренебрегват другите си клиенти.
- По-добро управление на времето: С инструменти за управление на проекти вашият екип може да организира ежедневните си задачи по-ефективно, като се гарантира, че нищо не се пропуска. Представете си, че използвате инструмент за управление на проекти, който предупреждава вашия търговец, когато е време да се свърже с потенциален клиент или да поднови договор. Това ще поддържа продажбения процес в правилната посока и ще го направи ефективен. Инструментите за проследяване на времето в платформи за управление на проекти като ClickUp могат също да покажат на търговските представители къде времето им се използва прекалено много или прекалено малко.
- Отчетност: Прилагането на управлението на проекти в продажбите спомага за изграждането на отчетност чрез установяване на ясни роли и отговорности. Когато възможностите за продажби се разпределят и проследяват като индивидуални задачи, членовете на екипа изпитват по-голямо чувство на отговорност и ангажираност в управлението на проектите за продажби. Това също така дава възможност за конструктивна обратна връзка и непрекъснато усъвършенстване. Например, проверката на всички загубени възможности може да помогне за идентифициране на областите, в които екипът ви може да се подобри.
Ключови компоненти на управлението на продажбените проекти
За да успеете в управлението на продажбени проекти, е от решаващо значение да овладеете няколко основни компонента. Нека разгледаме какво прави този подход ефективен и как можете да го приложите успешно.
1. Поставете ясни цели и задачи
Започнете всеки проект, като определите какво означава успех. Ясно формулирайте вашите продажбени цели и задачи, така че всеки да знае към какво се стреми. Това съгласуване е основата на ефективното управление на продажбени проекти и гарантира, че всички членове на екипа се стремят към едни и същи резултати.
Например, ако продавате нов маркетингов софтуер на фирми, ясната цел може да бъде да сключите 30 нови договора през следващото финансово тримесечие. Тази цел е измерима и предоставя ориентир за екипа по продажбите.
2. Планирайте вашите етапи и стратегия
Разделете вашата стратегия за продажби на изпълними етапи. По този начин можете да проследявате напредъка стъпка по стъпка и да правите корекции, ако е необходимо. Планирането ви помага да спазвате графика и поддържа мотивацията на екипа, като отбелязвате малките успехи по пътя.
Продължавайки с примера за продажбите на софтуер, един от важните етапи може да бъде постигането на 100 квалифицирани потенциални клиенти през първия месец. Това е практически стъпка към общата цел за сключване на договори.
3. Управлявайте рисковете проактивно
Идентифицирайте потенциалните рискове в ранния етап на проекта. Независимо дали става въпрос за промени на пазара, непредсказуемост на клиентите или вътрешни предизвикателства, наличието на план за намаляване на тези рискове ви подготвя и ви позволява да реагирате бързо, като по този начин намалявате вероятността от провал на проекта.
Да предположим, че конкурент пуска на пазара подобен софтуер с по-усъвършенствани функции. Планът за смекчаване на последиците може да включва по-силни аргументи, подчертаващи лекотата на употреба и простотата на вашия софтуер или други отличителни характеристики.
4. Създайте ефективни канали за комуникация
Осигурете среда за сътрудничество, в която всеки може лесно да споделя актуална информация, да задава въпроси и да има достъп до важни данни. Създаването на ефективни и отворени канали за комуникация, като редовни срещи, споделени цифрови работни пространства или групи за незабавни съобщения, помага за поддържането на яснота и последователност в екипа.
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Chat View, за да споделяте и получавате незабавни актуализации. Възлагайте задачи директно от чатовете, за да избегнете объркване и да спестите време.
5. Делегирайте задачите ясно
Разпределяйте задачите въз основа на силните страни и способностите на членовете на екипа. Ясното делегиране гарантира отчетност и оптимизира работата на екипа ви. Става въпрос да възлагате подходящите задачи на подходящите хора и да им осигурявате необходимата подкрепа, за да ги изпълнят ефективно.
6. Извършете задълбочен анализ след приключване на проекта
Подробният анализ след проекта позволява на вашия екип по продажбите да се поучи от минали успехи и неуспехи, да усъвършенства стратегиите си, да идентифицира извлечените поуки и в крайна сметка да постигне по-голям успех в бъдещи проекти. Дори ако целите по продажбите са постигнати, анализът на проекта може да разкрие области, които могат да бъдат подобрени.
Например, може да установите, че някои маркетингови канали са по-малко ефективни от други. Тази информация може да се използва за усъвършенстване на стратегията за бъдещи продажбени проекти.
Дори и най-добре планираните проекти в управлението на продажбите могат да се сблъскат с някои типични препятствия. Осъзнаването на тези предизвикателства е ключът към ефективното им преодоляване. Нека разгледаме някои конкретни проблеми, с които може да се сблъскате:
Често срещани предизвикателства в управлението на продажбените проекти
Навигирането в света на управлението на продажбени проекти не винаги е лесно. Вероятно ще срещнете няколко често срещани препятствия, които могат да попречат на вашите проекти. Ето трите най-често срещани предизвикателства:
1. Разширяване на обхвата на вашите проекти
Според проучване на Института за управление на проекти, 39% от северноамериканските компании се сблъскват с разширяване на обхвата на своите проекти.
Разширяване на обхвата може да възникне в продажбен проект, когато целите на продажбената кампания се разширяват или променят, без да бъдат направени ясни и необходими корекции в ресурсите или графиците. Това може да се случи поради променящи се очаквания и изисквания на клиентите или вътрешни недоразумения относно обхвата на проекта.
Резултатът? Вашият екип може да се окаже в ситуация, в която преследва подвижни цели, което може да доведе до пропуснати срокове и увеличени разходи, без съответно увеличение на приходите.
2. Неочаквани заинтересовани страни, които се появяват на сцената
Продажбените проекти често привличат интерес от неочаквани места, като например внезапното включване на изпълнителен директор или различни отдели, които искат да имат думата в проекта.
Тези нови заинтересовани страни могат да въведат нови изисквания или да променят фокуса на проекта, което усложнява продажбената стратегия и нейното изпълнение. Управлението на тези неочаквани промени, без да се проваля проекта, е деликатен баланс.
3. Осигуряване на висока степен на удовлетвореност на клиентите през целия проект
Удовлетвореността на клиентите е от ключово значение в управлението на продажбените проекти. Очакванията на всеки клиент са много различни и за да ги изпълните (или надминете), е необходимо нещо повече от постигането на продажбените цели.
За да поддържат удовлетвореността на клиентите, екипите по продажбите може да се наложи да предоставят персонализирани решения, да реагират бързо на обратната връзка и да адаптират процесите, за да отговорят по-добре на техните нужди, като същевременно управляват обхвата и ресурсите на проекта. Тази динамика може да бъде особено предизвикателна, тъй като често изисква адаптации в реално време и отлични умения за управление на проекти в продажбите.
Прочетете също: Един ден от живота на мениджър по продажбите
Какви инструменти са ви необходими за управление на продажбените проекти
Качественият технологичен пакет може да ви помогне да управлявате ефективно продажбените проекти. Такова система може да включва различни видове софтуер, включително:
- CRM системи
- Инструменти за комуникация
- Аналитични платформи
- Софтуер за управление на проекти
Освен това, не е необходимо да претоварвате системата си с множество приложения, за да използвате всички тези технологии.
Инструментът „всичко в едно“ като ClickUp обединява управлението на проекти, CRM функциите, инструментите за комуникация и аналитиката. Управлявайте взаимоотношенията с клиентите, проследявайте сделките в продажбените канали и сътрудничете лесно с екипа си – всичко това в ClickUp.
💡Съвет от професионалист: Не искате да се откажете от някои съществуващи инструменти? Тогава не го правете. ClickUp предлага интеграции с популярни приложения като Slack, Google Drive, Salesforce, HubSpot, Zoom, Dropbox и други. Можете да свържете любимите си приложения и да продължите да ги използвате в екосистемата на ClickUp.
ClickUp: Универсална платформа за управление на продажбени проекти
ClickUp for Sales Teams се отличава с комбинацията от продажби и управление на проекти, което позволява на мениджъра на продажбени проекти да наблюдава проекта от началото до края. Този софтуер обединява всички необходими инструменти като B2B CRM софтуер, инструменти за подпомагане на продажбите, анализи, управление на задачи, комуникация и други.
Нека разгледаме подробно как ClickUp може да подобри управлението на вашите продажбени проекти:
1. Софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM)
С CRM системата ClickUp можете да организирате всички взаимодействия с клиенти и информация на едно място. Тя позволява на екипите да управляват и проследяват ефективно своя продажбен процес с помощта на персонализирани изгледи като списъци, Kanban табла и таблици.
Тези изгледи позволяват на екипите по продажбите да визуализират своя поток от проекти, да следят напредъка и да приоритизират задачите. Персонализираните полета помагат за проследяването на важни детайли като статус на потенциалните клиенти, размер на сделката и взаимодействия с клиенти, като гарантират, че никаква информация не се пропуска. Системата за управление на контакти на ClickUp ви позволява да организирате и анализирате точно данните за клиентите, което улеснява по-доброто управление на взаимоотношенията.
Чрез автоматизиране на рутинните задачи и предоставяне на надеждни инструменти за управление на процеса, ClickUp CRM повишава производителността и ефективността на екипа по продажбите.
💡Съвет от професионалист: Автоматизирайте задачите за проследяване с ClickUp Automations, за да гарантирате навременни отговори на потенциалните клиенти и да поддържате ефективното функциониране на вашия процес на продажби.
2. Инструменти за анализ
Аналитичните инструменти на ClickUp предоставят информация в реално време за вашите KPI за продажбите, резултатите, напредъка по сделките и производителността на екипа. С таблата на ClickUp можете да визуализирате тенденциите в данните, да проследявате резултатите и производителността на екипа и да измервате успеха спрямо целите.
Освен това ClickUp предлага персонализирани отчети, които можете да адаптирате към вашите специфични нужди. Той се интегрира и с много от вашите ежедневни инструменти като Salesforce и Zoho, като допълнително подобрява вашата способност да проследявате и анализирате данни за продажбите.
Тези анализи помагат както на ръководителите на продажбите, така и на проектните мениджъри да вземат решения въз основа на данни, да идентифицират пречки, да решават проблеми бързо и да коригират стратегиите си, за да подобрят резултатите. Разбирането на тези показатели позволява на екипите да оптимизират непрекъснато своите процеси на продажби и гарантира, че те са в съответствие с по-широките бизнес цели.
3. Централизирано управление на задачите
С ClickUp Tasks можете да разделите всеки проект, независимо от неговия размер, на по-малки, управляеми задачи. Това помага на търговските представители да управляват всичко по структуриран начин, от първоначалното проследяване на потенциални клиенти до окончателното сключване на сделката.
Всяка задача може да бъде адаптирана към специфичните нужди на продажбения процес, като се гарантира, че всеки детайл е отчетен. Например, можете да добавите персонализирани полета като „Размер на организацията“ или „Бюджет“, за да събирате конкретна информация.
4. Интеграция на документи и изкуствен интелект
ClickUp Docs е особено полезен за търговските представители, които се нуждаят от бърз достъп до презентационни документи, договори или стратегически планове. Връзката на всички свързани документи директно с съответните задачи означава по-бърза подготовка за срещи и презентации, което повишава общата продуктивност.
Освен това, ClickUp Brain подобрява тази интеграция, като предоставя AI-базирани анализи и автоматизация. Търговските представители могат да го използват, за да задават въпроси относно документи, да получават незабавни обобщения на съдържанието и дори да генерират бележки от срещи или презентации.
Прочетете също: Как да използвате изкуствен интелект в продажбите
5. Проследяване на целите
ClickUp Goals позволява на екипите по продажбите да проследяват работата си спрямо стратегическите цели с измерими задачи. Това е от решаващо значение за продажбите, където резултатите могат да бъдат свързани с конкретни цели, като тримесечни продажбени цели или цели за привличане на клиенти.
6. Инструменти за визуално сътрудничество
ClickUp Whiteboards дава живот на идеите на екипа, улеснявайки визуалното сътрудничество, което е идеално за изработване на стратегии за продажби или планиране на продажбени канали. Тези инструменти помагат на екипите да провеждат мозъчна атака по динамичен и ангажиращ начин, улеснявайки разработването и усъвършенстването на стратегиите за продажби.
7. Персонализирани шаблони, специфични за продажбите
Шаблоните могат значително да намалят времето, прекарано в повтарящи се задачи, и да помогнат за поддържането на стандартен подход към дейностите, свързани с продажбите. ClickUp предлага множество шаблони, специфични за продажбите, като например шаблони за планове за продажби, за да оптимизира процесите в дейностите на вашия екип. Нека разгледаме някои от тези шаблони:
a. Шаблон за план за продажби на ClickUp
Шаблонът за план за продажби на ClickUp е идеален за определяне на ясни и реалистични цели за продажбите. Той е лесен за използване от начинаещи, напълно персонализируем и готов за употреба за секунди. Този шаблон ви помага да структурирате стратегията си за продажби, да проследявате резултатите и да се адаптирате според нуждите. Това гарантира, че екипът ви остава съгласуван и фокусиран върху постигането на определените цели.
б. Шаблон за продажбена тръба на ClickUp
Шаблонът за продажбена тръба на ClickUp е проектиран да управлява ефективно вашия процес на продажби от квалифициране на потенциални клиенти до сключване на сделки. Този готов за употреба, напълно персонализируем шаблон предоставя структуриран подход за проследяване на потенциални клиенти и управление на сделки. С функции, позволяващи последователна рамка за квалифициране и процес на сключване на сделки, той е проектиран да повиши вашите продажбени резултати.
c. Шаблон за отчет за продажбите на ClickUp
Шаблонът за отчет за продажбите на ClickUp предоставя цялостен подход за проследяване на месечните, тримесечните или годишните продажби. Той ви помага да следите ефективно напредъка на вашите продажбени дейности. Позволява ви да организирате ключови показатели в различните отдели, да визуализирате тенденциите в продажбите с различни диаграми и да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение. Някои от основните му функции включват персонализирани статуси за проследяване на напредъка, персонализирани полета за подробна категоризация на данните и множество изгледи, като годишни и месечни отчети за продажбите.
Най-добри практики за управление на продажбени проекти
За да поддържате продажбения си проект на правилния път, като същевременно поддържате съгласуваността на екипите си, трябва да възприемете определени техники и най-добри практики за управление на продажбени проекти. Ето как можете да приложите ефективно тези практики, за да управлявате успешно продажбения си проект:
1. Централизирайте информацията си
Съхранявайте цялата информация за вашите проекти на едно място. По този начин се създава централно хранилище, където вие и вашият екип можете да имате достъп до данни за клиенти, актуализации на проекти и показатели за ефективност. Този подход:
- Предотвратява изолирането на информацията
- Гарантира, че всички са на една и съща страница
- Позволява бързо вземане на решения въз основа на точни и актуални данни.
За да направите това, трябва да:
- Използвайте инструмент за управление на проекти като ClickUp, за да съхранявате всички данни, свързани с проекта.
- Насърчавайте членовете на екипа да актуализират информацията за проекта веднага след срещи или взаимодействия с клиенти, за да поддържат данните актуални.
- Настройте разрешенията, за да гарантирате, че чувствителната информация е защитена, но достъпна за тези, които се нуждаят от нея.
2. Създайте регистър на заинтересованите страни
Знайте кои са участниците във вашия проект и какви са техните роли. Създаването на регистър на заинтересованите страни ви помага да проследявате интересите, участието и влиянието на всеки. За продажбените проекти това означава да разберете кои лица във вашата компания оказват влияние върху решенията и кои взаимодействат директно с потенциалните клиенти.
💡Съвет от професионалист: Създайте карти на заинтересованите страни и други визуални инструменти, за да разберете и покажете взаимоотношенията и нивата на влияние на различните ключови заинтересовани страни.
3. Документирайте общите цели
Уверете се, че всички участници в проекта или екипа са запознати с общите цели. Документирането на общите цели на проекта помага за съгласуване на усилията на екипа и предоставя критерий за измерване на успеха на проекта. Това може да означава определяне на ясни цели за привличане на клиенти, процент на задържане или приходи от продажби. Документирането на тези цели улеснява всички да останат фокусирани и мотивирани.
4. Изгответе съвместен план за действие
Разработете план за действие, с който всички са съгласни. Този план трябва да очертава всяка стъпка от процеса на продажбите, да разпределя отговорностите и да определя крайни срокове. Общият план за действие гарантира, че нито една задача няма да бъде пропусната и че всеки член на екипа знае своите конкретни роли и крайни срокове. Ето няколко добри практики за това:
- Разделете основните цели на по-малки, управляеми задачи с определени отговорности.
- Определете ясни срокове и включете буферни периоди за неочаквани забавяния.
- Уверете се, че за всички задачи са разпределени необходимите ресурси, от човешки ресурси до инструменти и бюджет.
5. Поддържайте редовна комуникация
Поддържайте отворени линии за комуникация. Редовните актуализации, чрез срещи, имейли или бързи проверки, помагат на всички да бъдат информирани за напредъка на проекта и възникващите проблеми.
За отдела по продажбите последователната и прозрачна комуникация може да означава разликата между пропуснати и използвани възможности, тъй като гарантира навременни реакции на промените на пазара и нуждите на клиентите.
💡Съвет от професионалист: Насърчавайте политика на отворени врати, при която членовете на екипа се чувстват комфортно да повдигат въпроси или да правят предложения по всяко време.
Използване на управлението на проекти за успех в продажбите с ClickUp
Интегрирането на принципите на управлението на проекти в стратегиите за продажби рационализира продажбените операции и подобрява сътрудничеството в екипа, отчетността и общата ефективност. С подходящите инструменти за управление на проекти и автоматизация на продажбите, мениджърите по продажбите могат да преодолеят ограниченията на ресурсите и да подобрят своите процеси, увеличавайки приходите и удовлетвореността на клиентите.
Сред безбройните инструменти за продажби, достъпни за мениджърите на продажбени проекти, ClickUp се отличава с всеобхватните си функции, които обхващат всеки аспект от управлението на продажбени проекти, от CRM интеграция до анализи в реално време и персонализирани шаблони. За мениджърите на продажбени проекти, които искат да оптимизират процесите си, да развиват бизнеса си и да постигат по-високи цели, ClickUp може да се окаже революционен инструмент.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и променете подхода си към управлението на продажбите!