Най-добрите команди за автоматизиране на работните процеси в ChatGPT

Автоматизацията на работните процеси е процесът на замяна на ръчните, повтарящи се стъпки в бизнес процесите с технологични рутинни действия, които спестяват време и повишават производителността.

📖 Прочетете също: Как работи ChatGPT? Извлечете максимума от ChatGPT

Например, когато бъде подаден нов творчески бриф, генерирайте резюме на проекта с цели, целева аудитория и график в точки.

💡 Съвет от професионалист: Ето един трик за ChatGPT. Свържете команди една след друга, така че резултатът от една да стане вход за следващата, създавайки многоетапни работни процеси без ръчна намеса.

💡 Съвет от професионалист: Тествайте команди с крайни случаи, за да откриете скрити недостатъци, преди да внедрите автоматизацията в мащаб.

Подсказка: Действайте като консултант по автоматизация. Анализирайте ежедневните работни процеси на маркетинговия екип и определете повтарящите се задачи, които могат да бъдат автоматизирани. Представете ги в таблица с задачи, отнето време, потенциал за автоматизация и предложени инструменти.

Подсказка: Аз съм [опишете подробно проблема, с който се сблъсквате, като посочите контекста]. Създайте списък с 5 практични примера за автоматизация за [индустрия или отдел, например „отдели по човешки ресурси в средни по размер компании“]. За всеки пример опишете работния процес, предимствата на автоматизацията и предложете подходящи инструменти или платформи. Искам да [опишете подробно как искате да изглежда резултатът, като дадете примери].

Подсказка: Действайте като системен анализатор. Създайте списък за проверка, за да оцените дали даден процес е готов за автоматизация. Включете критерии като повторяемост, правила, формат на данните и обработка на изключения.

🎥 Гледайте: Как да използвате изкуствен интелект, който се интегрира с вашето работно пространство

Подсказка: Действайте като технологичен съветник. Препоръчайте най-добрата платформа за автоматизация за обработка на [задача]. Сравнете Zapier, Make, ClickUp Automations или API в таблица с предимства/недостатъци и разходи.

Подсказка: Използвам [Инструмент А] за CRM и [Инструмент Б] за имейл маркетинг. Проектирайте автоматизиран работен процес за синхронизиране на контактите между двата инструмента. Избройте необходимите API, стъпки и съображения за сигурност.

Подсказка: Действайте като архитект на работния процес. Създайте план за интеграция, в който ClickUp, Slack и Google Drive работят заедно за [процес]. Начертайте точните тригери и действия в различните инструменти.

Подсказка: Влезте в ролята на специалист по автоматизация. Проектирайте работен процес за автоматизиране на задачи като [Вмъкнете задача]. Включете подробни стъпки за настройка на автоматизацията с помощта на инструменти като [Вмъкнете инструмент] и интегрирането им с платформи като [Вмъкнете платформи, например Excel, Google Sheets или Trello].

📖 Прочетете също: Как да използвате ChatGPT за ефективно управление на проекти

Подсказка: Действайте като двигател на правила. Изградете условна логика за автоматизация, която разпределя новите задачи по различен начин в зависимост от приоритета и отдела. Представете я като диаграма IF → THEN.

Подсказка: Действайте като инженер по процесите. Създайте шаблон за документация за автоматизирани работни процеси с раздели: Общ преглед, Тригер, Действие, Инструменти, Обработка на изключения и Собственик.

🔍 Знаете ли, че... Автоматизираните системи за събиране на такси, като E-ZPass, бяха въведени за първи път в края на 80-те години. Преди това шофьорите трябваше да чакат на дълги опашки, за да платят в брой, което направи автоматизацията на пътищата една от първите широко разпространени технологии за удобство.

Подсказка: Действайте като експерт по автоматизация на данни. Предоставете стъпка по стъпка план за автоматизиране на събирането, организирането и генерирането на отчети за [Вмъкнете цел, например проследяване на продажбите, мониторинг на производителността]. Включете указания за използването на инструменти като Google Apps Script, Power Query или API.

📮 ClickUp Insight: 62% от нашите респонденти разчитат на инструменти за разговорна изкуствена интелигентност като ChatGPT и Claude. Познатият им интерфейс на чатбот и многофункционалните им способности – да генерират съдържание, да анализират данни и др. – може би са причината за тяхната популярност в различни роли и индустрии.

Ако обаче потребителят трябва да превключва към друг раздел, за да зададе въпрос на изкуствения интелект, свързаните с това разходи за превключване и промяна на контекста се натрупват с времето.

Но не с ClickUp Brain. Той се намира точно в работното ви пространство, знае върху какво работите, разбира обикновени текстови команди и ви дава отговори, които са изключително подходящи за вашите задачи! Повишете производителността си двойно с ClickUp!

Подсказка: Действайте като бизнес анализатор. Създайте автоматизиран работен процес, който актуализира таблото в [Инструмент, например Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] с данни в реално време от [източници]. Очертайте тригерите, трансформациите на данни и честотата на актуализация.

Подсказка: Проектирайте автоматизиран работен процес, който проверява входящите данни за грешки преди отчитането. Включете стъпки за откриване на дубликати, проверка на форматирането и известия при откриване на проблеми.

Подсказка: Създайте работен процес, при който новите запитвания от клиенти автоматично генерират задача в ClickUp, изгответе отговор в Gmail чрез ChatGPT и го изпратете за одобрение на мениджър в Slack.

⚙️ Бонус: Шаблонът за автоматизация на имейли на ClickUp автоматизира работните ви потоци, като задейства имейли въз основа на статуса на задачите, крайните срокове или действията на клиентите. Можете да настроите последователности, напомняния и последващи действия, така че кампаниите да се изпълняват автоматично, което намалява ръчната работа, като същевременно всяко съобщение се изпраща по график и достига целевата аудитория.

Подсказка: Проектирайте автоматизация, която публикува обобщение на всички задачи в ClickUp, преместени в „Завършени“ в 17:00 ч. всеки ден. Включете името на задачата, отговорното лице и времето за завършване.

Подсказка: Проектирайте автоматизация, която публикува актуализации от [Инструмент А, например ClickUp] в [Инструмент Б, например Slack] в структуриран ежедневен обзор. Включете полета като статус на задачата, изпълнител и краен срок.

🚀 Предимство на ClickUp: Не винаги имате време да въведете команда. ClickUp Brain MAX поддържа функцията „Talk to text“, така че можете да диктувате команди или идеи, докато се придвижвате между срещите.

Например, ръководител на проект може да направи бърза заявка като „обобщи вчерашната инженерна среща и подчертай препятствията“, а Brain MAX ще изготви писмено обобщение, свързано с правилния списък със задачи.

Подсказка: Напишете Python скрипт, който автоматично да изтегля прикачените файлове от Gmail и да ги запазва в Google Drive. Включете коментари за внедряване.

Подсказка: Генерирайте скрипт за уебхук, който се задейства, когато [Вмъкнете събитие, например, подаване на нова форма] се случи в [Инструмент]. Скриптът трябва да извика ChatGPT, за да обобщи събитието и да го публикува в [Целеви инструмент]. Включете инструкции за внедряване.

Подсказка: Действайте като експерт по API. Напишете API повикванията, необходими за синхронизиране на [тип данни] между [Инструмент А] и [Инструмент Б]. Предоставете стъпки за удостоверяване, примери за крайни точки и стратегии за справяне с грешки.

🚀 Предимство на ClickUp: Когато събирате отговори от анкети чрез ClickUp Forms, всяко подадено отговора се превръща в задача във вашето работно пространство. Това означава, че данните вече са структурирани и готови за проучване.

След това можете да помолите ClickUp Brain да прегледа отговорите, да подчертае повтарящи се теми и да идентифицира ключови цитати. Например, ако няколко клиента споменават за трудности по време на въвеждането, изкуственият интелект може да отбележи тази тенденция и да ви помогне да възложите незабавно последваща задача на екипа по въвеждането.

Синтезирайте обратната връзка с ClickUp Brain

Подсказка: Аз съм [опишете подробно проблема, с който се сблъсквате, като посочите контекста]. Помогнете ми да изчисля възвръщаемостта на инвестицията (ROI) за автоматизиране на [опишете процеса, например „въвеждане на данни от фактури”]. Избройте факторите, които трябва да се вземат под внимание, предоставете примерна шаблон за изчисление и обяснете как да се интерпретират резултатите. Искам да [опишете подробно как искате да изглежда резултатът, като дадете примери].

Подсказка: Изградете модел за прогнозиране на спестяване на време за автоматизиране на квалификацията на потенциални клиенти. Споделете резултатите в диаграма с 12-месечна прогноза.

Подсказка: Генерирайте три сценария (консервативен, реалистичен, агресивен), показващи влиянието на автоматизирането на задачите по въвеждането на нови клиенти върху производителността на екипа.

Подсказка: Срещам [грешка] в работния си поток в Zapier. Анализирайте възможните причини, избройте диагностичните стъпки и предложете решения във формат на списък за проверка.

🧠 Интересен факт: Първият автоответчик за имейли е създаден през 1971 г. за ARPANET, ранната версия на интернет. Той изпращаше прости съобщения „извън офиса“, за да обясни закъсненията в отговорите на имейли.

Подсказка: Действайте като инженер по надеждност. Предложете стратегии за прехвърляне при отказ, ако дадена стъпка от автоматизацията се провали (напр. изтичане на времето за API). Изведете резултата като дърво на решенията.

Подсказка: Аз съм [споменете текущата настройка за автоматизация]. Предложете план за разширяване на този работен процес в няколко отдела. Включете картиране на зависимостите, консолидиране на инструментите и съображения за управление.

Подсказка: Аз съм [споменете контекста на екипа по човешки ресурси]. Предложете пет автоматизирани работни процеса за човешките ресурси, обхващащи набиране на персонал, въвеждане в работата, изплащане на заплати и спазване на нормативните изисквания. Предоставете подробности за инструментите и стъпките за внедряване.

📖 Прочетете също: Как да използвате ChatGPT-4o на работа

Подсказка: Действайте като консултант по автоматизация на маркетинга. Проектирайте пет работни потока за автоматизация за творчески брифинги, одобрения на активи, отчети за кампании и актуализации за заинтересованите страни. Изведете резултата като библиотека с примери за употреба.

🚀 Предимство на ClickUp: Екипите за поддръжка често прекарват часове в отговаряне на едни и същи въпроси, като например за нулиране на пароли или запитвания за фактуриране. Предварително създаденият Autopilot Agent на ClickUp извлича точни стъпки от вашите помощни документи и отговаря директно на клиента.

Например, когато няколко клиента поискат актуализиране на данните си за плащане, агентът веднага предоставя инструкциите, което позволява на екипа ви да се съсредоточи върху решаването на проблеми, които изискват лично отношение.

📖 Прочетете също: ChatGPT срещу ClickUp: Кой генеративен AI инструмент е най-добър?

🔍 Знаете ли, че... Древните гърци са създали едни от първите автоматизирани устройства. Герой от Александрия е проектирал машина, задвижвана с пара, през 1 век след Христа, която често се счита за първият документиран пример за програмируемо устройство.

⚙️ Бонус: Вдъхновете се от тези примери за работни процеси, за да дадете на екипа си свободата да се справи с големите проекти.

🧠 Интересен факт: Първият индустриален робот се наричаше Unimate и започна работа в завод на General Motors през 1961 г. Каква беше неговата задача? Да премества горещи метални отливки. В началото хората се страхуваха толкова много от него, че накараха компанията да го държи зад предпазна решетка.

Например, когато пристигне нов отговор в Google Form, можете да активирате ChatGPT да създаде чернова на имейл, след което да го запази като чернова в Gmail.

📖 Прочетете също: Управление на работния процес: инструменти, предимства и най-добри практики

📌 Пример: Да предположим, че един блогър добавя идеи в Google Sheet.

Zap следи новите редове и чрез Zapier задейства ChatGPT, за да превърне концепцията в план за блог. След това създава задача в ClickUp с картирани полета като заглавие, автор и краен срок. По този начин преминавате директно от мозъчна атака с идеи към управлявана, възложена работа.

Например, когато екипът по продукта копира план за внедряване на функция от ChatGPT в задача в ClickUp, Automations може незабавно да назначи инженери, да създаде задачи за тестване и да уведоми QA, след като етапите на разработката са завършени.

📣 Мнение на клиент: Джоди Салис от United Way Suncoast споделя:

Не мога да кажа достатъчно добри думи за него. Между автоматизацията, шаблоните и всички различни видове проследяване и изгледи, просто няма как да сгрешите с ClickUp.

Например, превърнете хаотичните бележки от срещи в практически обобщения на задачи, автоматично препращайте попълнени формуляри към правилния собственик или дори свържете няколко действия, като например създаване на кратко творческо обобщение и изпращането му директно в Slack и по имейл за одобрение.

🎥 Гледайте: Как да настроите първия си AI агент?

⚙️ Бонус: Можете също да опитате подсказките на ClickUp за ChatGPT за съдържателен маркетинг и шаблон за създаване на съдържание. Съхранени директно в ClickUp Docs, те са пълни с готови за употреба подсказки за създаване на блогове, публикации в социални мрежи или рекламни текстове.

Да предположим, че маркетинг мениджър подготвя месечен отчет за резултатите. Той може да попита AI задача мениджъра кои кампании са генерирали най-голямо ангажиране през изминалия месец и да получи обобщение, свързано със задачите, кратките описания на кампаниите и творческите ресурси.

Например, директорът по човешки ресурси, който се подготвя за годишните прегледи, може да помоли Brain MAX да анализира бележките за представянето на служителите, изпълнените задачи и обратната връзка от колегите.

Системата изготвя подробен доклад, в който се подчертават силните страни, областите за подобрение и забележителните постижения на всеки член на екипа. С тази консолидирана информация директорът по човешки ресурси може да провежда по-ефективни прегледи и да предоставя значима обратна връзка, подкрепена с данни.

🎥 Гледайте: Използвайте неограничения потенциал на Brain MAX

Например, екипът за обслужване на клиенти може да създаде документ, пълен с подсказки за многократна употреба за изготвяне на отговори на билети, обобщаване на обратната връзка от клиентите и ескалиране на проблеми.

Когато настъпи ден с голям обем работа, агентите отварят документа, вземат тествана подсказка и дават точни отговори, които съответстват на стандартите на екипа. С течение на времето документът се превръща в база от знания, която новите агенти могат да използват още от първия ден, което значително намалява времето за обучение.