Бизнес процесите, които са работели, когато екипът ви е бил по-малък или преди да достигнете сегашния мащаб, може би вече са остарели, неефективни и нерезултатни.
Управлението на бизнес процесите (BPM) ви помага да анализирате и оптимизирате текущите си процеси чрез доказани практики за подобряване на процесите. Това може да означава подобрения в бизнес процесите, като автоматизиране на повтарящи се задачи, премахване на пречки, коригиране на неефективни процеси или предефиниране на целите във връзка с бизнес резултатите.
Нека разгледаме някои примери за управление на бизнес процеси и най-добри практики, които подобряват ефективността и спестяват разходи, както и подпомагат цифровата трансформация.
Какво е управление на бизнес процеси?
Управлението на бизнес процесите, или BPM, е подход, при който организациите оценяват, моделират и препроектират своите бизнес процеси, за да постигнат максимална ефективност и ръст на приходите.
Бизнес процесът е поредица от задачи или дейности, които вашата компания изпълнява чрез координиране на хора, системи и информация, за да постигне бизнес резултати, които подкрепят вашата бизнес стратегия или постигат конкретни цели.
BPM съгласува бизнес инвестициите в ИТ с бизнес стратегията и спомага за стандартизиране на операциите, подобряване на гъвкавостта, увеличаване на ефективността на работния процес и подобряване на съответствието.
С какво управлението на бизнес процесите се различава от самите бизнес процеси?
Бизнес процесът включва различни задачи, дейности и работни потоци, които позволяват на организациите да постигнат своите цели. Той управлява ежедневните дейности на бизнеса, включително обслужване на клиенти, производство, снабдяване, финансово управление и др.
Управлението на бизнес процесите оптимизира тези бизнес процеси, за да ги направи по-ефективни. То помага за управлението както на стратегическата, така и на оперативната страна на вашите бизнес процеси.
Подробно разбиране на управлението на бизнес процесите
С какво управлението на бизнес процесите се различава от управлението на проекти и задачи?
Управлението на задачите се фокусира върху организирането, разпределянето, приоритизирането и проследяването на задачите и дейностите, за да се гарантира, че те са изпълнени навреме. Вие наблюдавате ежедневните задачи, които допринасят за по-големи проекти или процеси.
Управлението на проекти обхваща всички дейности по даден проект от началото до края. Това включва определяне на обхвата на проекта, разпределяне на задачите, създаване на графици, проследяване на напредъка и разпределяне на ресурсите.
Прочетете още: Управление на проекти срещу управление на задачи
BPM оптимизира различни бизнес процеси и операции, за да помогне на организациите да постигнат по-големи цели, като управление на взаимоотношенията с клиентите, снабдяване, назначаване на служители, управление на веригата на доставки и изпълнение на поръчки.
| Общ преглед | Управление на задачите | Управление на проекти | Управление на бизнес процесите BPM |
| Какво е това | Включва изпълнението на самостоятелни и индивидуални задачи | Включва събития, които имат начална и крайна дата | Занимава се с текущи стратегии и съществуващи процеси |
| Фокусира се върху | Управление на натоварването на екипа ви | Наблюдава единични събития, когато възникне необходимост | Максимизира ефективността на ежедневните бизнес процеси |
| Цел | Управление на екип | Прозрачност | Ефективност |
Предимства на управлението на бизнес процесите:
- Повишена ефективност: Оптимизацията на процесите минимизира оперативните разходи, подобрява производителността на служителите и елиминира излишните дейности, което спестява време и усилия.
- По-добро вземане на решения: Софтуерът за управление на бизнес процеси предоставя на заинтересованите страни ценна информация за оперативната ефективност на конкретни бизнес процеси. Той им помага да оптимизират процесите в цялата компания чрез преструктуриране на бизнес процесите с помощта на анализи и отчети, за да вземат информирани решения.
- Повишена гъвкавост: Адаптивен и мащабируем процес може да устои на променящите се пазарни условия, колебанията в търсенето от страна на клиентите и конкуренцията.
- По-добро клиентско преживяване: Постоянно предоставяйте стойност на клиентите чрез подобряване на ефективността на процесите и автоматизиране на работните потоци за всички отдели.
- По-добро съответствие: Провеждайте редовни одити на процесите, за да проверите съответствието с нормативните изисквания. Съгласуването на бизнес процесите с индустриалните стандарти за съответствие и вътрешните политики спомага за намаляване на рисковете, поддържане на сигурността и избягване на санкции.
- Намалени разходи: Инструментът за управление на бизнес процеси ви помага да автоматизирате повтарящи се задачи и да идентифицирате процеси, които могат да бъдат подобрени, като по този начин намалявате загубите и оптимизирате бизнес процесите, за да спестите разходи за труд и материали.
Видове управление на бизнес процесите
1. Човекоцентрично управление на бизнес процесите
Човекоцентричното управление на бизнес процесите се фокусира върху човешкото участие, обикновено за задачи, изискващи одобрение.
Пример за това е преглеждане на данни и създаване на документи като доклади, предложения и договори с доставчици.
Можете да използвате BPM за автоматизиране на поддържащи функции, като възлагане на задачи и уведомяване на заинтересованите страни.
2. Интеграционно-ориентирано управление на бизнес процесите
Този тип управление на бизнес процесите не изисква голямо човешко участие за непрекъснато усъвършенстване.
Бизнес процесите, ориентирани към интеграция, зависят от API и системи, които интегрират данни между различни приложения, като например управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) или управление на проекти.
3. Документно-ориентирано управление на бизнес процесите
Този тип BPM се фокусира върху конкретни документи, като предложения или договори.
Той централизира и стандартизира всички процеси, от създаването на документи до одобряването и архивирането им.
Например, когато дадена компания закупува продукт, договорът трябва да премине през различни отдели и няколко кръга на одобрение, за да бъде сключено споразумение между клиента и доставчика.
Десет примера за управление на бизнес процеси
Нека разгледаме няколко примера за управление на бизнес процеси, с които можете да се идентифицирате, преди да ги приложите на практика.
1. Привличане на клиенти
Ето как можете да приложите жизнения цикъл на BPM, за да оптимизирате работните потоци в процеса на привличане на клиенти.
Пример: Банка иска да оптимизира процеса на привличане на клиенти, за да повиши ефективността, да сведе до минимум грешките и да подобри цялостното преживяване на клиентите.
Започнете с изготвянето на карта на процесите, включваща различните стъпки, свързани с назначаването на нови служители. Това включва подаване на заявление за откриване на сметка, проверка на самоличността и настройка на сметката.
След това обмислете кои процеси можете да автоматизирате с помощта на BPM технологии.
Например, онлайн заявленията за откриване на сметка могат да бъдат интегрирани с банковите CRM системи, за да се събира информация за клиентите и да се стартира автоматично процеса на проверка на самоличността.
Централизираната система за управление на бизнес процесите може да съхранява цифрово документи на клиенти, което улеснява достъпа до тях и намалява бумажната работа. BPM стандартизира тези процеси и осигурява гладко предаване между различните отдели, участващи в процеса на наемане на нови служители.
Резултат: По-бързо привличане на клиенти, което също така отговаря на необходимите нормативни изисквания.
Прочетете още: Ето нашите 10 любими шаблона за работни потоци за практически всеки екип и процес
2. Приемане на нови служители
Въвеждане на нови служители BPM ви помага да въведете новите си служители по ефективен начин. BPM оптимизира всичко – от документацията до интеграцията в организацията ви.
Настройте тригери и възлагайте задачи, като използвате инструменти за автоматизация на работния процес или BPM платформа, за да осигурите гладко предаване на задачите между отделите.
Например, след като отдел „Човешки ресурси“ получи попълнените формуляри и документи на даден служител, системата автоматично възлага задачи на ИТ отдела, за да помогне за настройването на компютъра и достъпа до системата на служителя.
Резултат: По-бързо въвеждане в работата с минимални ръчни усилия, подобряване на процесите по въвеждане в работата на HR.
3. Управление на съответствието
Можете да стандартизирате процесите, свързани с съответствието, в цялата организация, за да гарантирате спазването на отрасловите регулации и вътрешните политики.
Инструментите за автоматизация на процесите ви помагат да планирате дейностите по съответствие и да автоматизирате проверките за съответствие, работните потоци за одобрение и валидирането на данни.
Пример: Фармацевтична компания трябва да спазва здравните и правителствените разпоредби относно производството и разпространението на лекарства и медикаменти.
В този случай, когато бъде публикувано ново регулиране, софтуерът за управление на бизнес процеси незабавно задейства процес на оценка, за да прецени текущите процеси на съответствие в компанията. Системата автоматично възлага различни задачи на съответните отдели, участващи в процеса на управление на съответствието.
След приключване на оценката резултатите се обобщават в доклад и се създава работен процес за внедряване на необходимите промени, както и за тяхното преразглеждане и одобрение.
Това ви позволява да получите пълен преглед на процесите за съответствие, за да се уверите, че всяка стъпка е изпълнена. Системата изпраща предупреждения, когато дадена задача е просрочена или когато има несъответствие. Тя поддържа и одитна следа, за да проследява всички задачи и дейности, свързани със съответствието.
Резултат: Вашият бизнес остава в съответствие с изискванията, като се изискват по-малко усилия.
Прочетете още: 10 най-добри софтуера за документиране на бизнес процеси
4. Управление на жизнения цикъл на продукта
Управлението на бизнес процесите ви помага да управлявате систематично всичко – от концепцията до проектирането, разработването и дистрибуцията на даден продукт.
Пример: Софтуерна компания разработва нов CRM софтуер за малки и средни предприятия.
Внедрете BPM, за да оптимизирате процеса на събиране и управление на важна информация, като изисквания на потребителите и спецификации на продуктите. Това позволява на продуктовите мениджъри и разработчиците да имат лесен достъп до критична информация по време на разработването на продукта.
Инструментите за управление на бизнес процесите (BPM) могат да ви помогнат да координирате процеса на внедряване и да управлявате комуникацията с клиентите и поддръжката на билетите.
Резултат: Намалява времето за пускане на пазара на софтуерни версии и гарантира, че продуктът е по-добре съобразен с нуждите и очакванията на клиентите.
5. Управление на проекти
BPM може да се използва за оптимизиране на процесите от началото до завършването на даден проект.
Пример: Маркетингова агенция, която е внедрила BPM за по-добро управление на проектите.
BPM може да помогне за стандартизиране на планирането на кампании и комуникацията с клиенти, автоматизиране на задачите, управление на данни с подходяща документация и ефективно разпределяне на ресурсите. То може също така да даде на заинтересованите страни 360-градусова представа за напредъка на различните дейности по стартирането на кампании.
Резултат: Оптимизирани работни процеси по проекти, засилено сътрудничество и подобрено качество на резултатите от проектите.
6. Управление на договори
Автоматизацията на процесите в управлението на договори позволява на екипите да създават и управляват договори по-бързо,
Пример: Адвокатска кантора използва автоматизация на бизнес процесите за създаване и управление на договори. Тези договори след това преминават през работен поток за одобрение с няколко одобряващи лица. Когато одобряващото лице подпише документа, той автоматично се изпраща на определеното одобряващо лице в следващия етап, докато не бъде одобрен от всички заинтересовани страни.
Тъй като договорите са срочни, можете да настроите автоматични напомняния, за да изпращате уведомления за подновяване на всички, включени в договора.
Резултат: По-бързо обработване и подновяване на договори.
7. Управление на риска
Един от най-добрите примери за управление на бизнес процеси е BPM, който оценява процесите на оценка на риска.
Пример: Финансова институция внедрява софтуер за автоматизация на процесите, за да управлява рисковете, свързани с одобряването на кредити.
Системата оптимизира процеса на одобрение на кредити, като анализира данните на клиентите, кредитните им рейтинги и предишни финансови резултати, за да определи дали кредитополучателят представлява кредитен риск. Ако анализът покаже, че клиентът е с висок риск, заявлението се препраща към друг екип за допълнителна проверка.
Приложенията с нисък риск се обработват незабавно, без никакви забавяния. Това помага на финансовата институция да отпуска заеми, без да рискува активите си.
Резултат: Намалява грешките и спомага за намаляване на риска.
8. Придобиване и доставки
Управлението на бизнес процесите при придобиване и доставки оптимизира избора на доставчици, доставката на стоки и обработката на фактури.
Пример: Управлението на бизнес процесите помага на производствена компания да автоматизира създаването на заявки за покупка.
Когато запасите от даден продукт достигнат предварително определена граница, софтуерът за управление на бизнес процесите незабавно задейства заявка за покупка. Заявката преминава през процес на одобрение и се оценява спрямо бюджета, наличността на артикула и квалификационните фактори на доставчика.
След като заявката получи окончателно одобрение, се създава поръчка за покупка, която се изпраща по електронен път на доставчика. След това системата за управление на бизнес процесите проследява статуса на поръчката за покупка и управлява комуникациите, докато въпросният продукт не бъде възстановен.
Резултат: Съответстващ и ефективен процес на доставки.
9. Управление на доставчиците
Можете да създадете процеси за автоматизиране на набирането на доставчици и управлението на договори.
Пример: Производител на автомобилни части иска да подобри управлението на доставчиците.
Необходима е технология за машинно обучение BPM, за да се събира и оценява информация за доставчиците. Алгоритъмът оценява всеки доставчик въз основа на фактори като съответствие, квалификации и история на представянето.
Тези оценки се обобщават в доклади и се изпращат на съответните заинтересовани страни, които могат да решат с кой доставчик да продължат.
След като доставчикът бъде избран, BPM системите могат да се използват и за управление на договори, подновяване и спазване на изискванията. По този начин можете да автоматизирате ръчни задачи като избор на доставчик и да получите информация за състоянието на взаимоотношенията с доставчиците, договорите, спазването на изискванията и плащанията.
Резултат: Подобрени отношения с доставчиците.
10. Логистика
Управлението на бизнес процесите в логистиката може да оптимизира управлението на складовете и транспорта.
Пример: Глобална транспортна компания използва BPM инструменти, за да подобри ефективността на своите логистични операции.
Когато клиент направи поръчка, системата за управление на бизнес процесите (BPM) незабавно задейства заявка за доставка. Заявката се възлага на най-подходящия превозвач въз основа на фактори като срокове за доставка, маршрути за доставка, разходи и наличност на превозни средства.
Когато поръчката е в процес на доставка, системата проследява местоположението на пратката и изпраща актуализации на статуса на клиента, за да знае къде се намира поръчката му и кога се очаква да бъде доставена.
Ако има някакви пречки, превозвачът веднага получава уведомление, което му позволява да предприеме незабавни коригиращи мерки.
Резултат: Подобрени срокове за доставка и повишена удовлетвореност на клиентите.
Най-добри практики за управление на бизнес процеси
Софтуерът за управление на проекти на ClickUp разполага с многофункционални функции, които ви помагат да създадете свои работни потоци и да изградите система за управление на бизнес процеси, която отговаря на вашите нужди.
Нека разгледаме няколко примера за управление на бизнес процеси с ClickUp. Платформата може да ви помогне да подобрите BPM с автоматизирани работни потоци, сътрудничество в екип, отчети в реално време, шаблони за картографиране на процеси, вграден AI асистент и формуляри за събиране на обратна връзка.
1. Проектиране
Най-добрият начин да разработите стратегия за управление на бизнес процесите (BPM) за вашата организация зависи от вашите процеси и стратегическите цели на организацията.
SWOT анализът ще ви помогне да разберете какво трябва да се промени в съществуващите бизнес процеси, да идентифицирате потенциални пречки и необходимите подобрения в новите процеси.
Също така, съберете мненията на заинтересованите страни относно ежедневните операции и новите бизнес процеси, които планирате да внедрите.
Възможностите за съвместна работа на Docs, включително редактиране в реално време, добавяне на коментари и възлагане на задачи, както и богато форматиране, улесняват участието на заинтересованите страни и членовете на вашия екип в дискусията за управлението на бизнес процесите.
Можете да използвате Docs за създаване на SOP, които представляват централизирано хранилище на цялата информация, свързана с процесите, за настоящи и бъдещи служители.
2. Моделиране
Използвайте карти на процесите на етапа на моделиране, за да визуализирате предложените бизнес процеси, включително обзор на различните задачи, дейности, потоци и събития, които ще допринесат за процеса, върху който работите.
Създайте модели на процесите, като използвате инструмент за управление на бизнес процесите (BPM) или софтуер за управление на работния поток, за да анализирате потока от дейности, точките на вземане на решения и зависимостите. Това разбива сложните процеси и стъпки, свързани с автоматизацията на процесите, добавя стойност и премахва неефективните дейности.
Тук шаблонът за картографиране на процеси на ClickUp ви помага да оцените процесите, които се нуждаят от подобрение, да съберете информация за пречките и да визуализирате процесите от начало до край.
Шаблонът предоставя всички инструменти, от които се нуждаете, за да:
- Оценете как процесите могат да бъдат подобрени
- Съберете информация за пречките или слабите места във вашата система
- Визуализирайте процесите бързо и лесно от начало до край
Бизнес анализаторите и проектните мениджъри обичат да използват този шаблон, тъй като той опростява сложните процеси в лесни за следване диаграми и показва взаимоотношенията между различните стъпки в даден процес.
3. Изпълнение
Тази фаза има за цел да включи автоматизация, за да се намалят повтарящите се задачи и ръчните грешки.
ClickUp Automations поддържа управлението на бизнес процесите чрез автоматизиране на създаването, възлагането и актуализирането на статуса на задачите. То може автоматично да променя статуса на задачите, докато те преминават през различните етапи на вашия BPM работен процес.
Можете да конфигурирате автоматизацията така, че да актуализира статуса на задачата от „В процес“ на „Завършена“, когато всички необходими действия са изпълнени.
Интеграциите на ClickUp с над 1000 приложения гарантират безпроблемен поток на данни между софтуера за управление на бизнес процеси и вашите технологии.
4. Мониторинг
Редовното наблюдение на ефективността на вашите бизнес процеси е важно за идентифициране на пречките и предприемане на коригиращи мерки в реално време. Това може да помогне да се гарантира, че процесите не се отклоняват от очакваните резултати.
За да наблюдавате ефективността на вашите бизнес процеси, да идентифицирате пречките и да предприемете коригиращи действия, се нуждаете от табла в реално време, които визуализират напредъка на различните задачи.
ClickUp Dashboards ви помага да направите това с данни в реално време за вашия бизнес процес и неговата ефективност. Получете подробна и детайлна представа за вашите операции и процеси.
Не забравяйте да дефинирате ключови показатели и индикатори за ефективност, за да проследявате оперативната ефективност на подобренията в бизнес процесите. Можете да проследявате показатели като производителност, разходи на процес, NPS и показатели за съответствие, за да проследявате ефективността на бизнес процесите.
5. Оптимизиране
Организирайте редовни срещи със заинтересованите страни и членовете на екипа, за да информирате всички за състоянието на различните процеси в работния поток. Можете да прегледате данните за производителността и да получите обратна връзка от заинтересованите страни, за да подобрите работния поток на BPM. Това помага за подобряване на процесите.
Формулярът на Clickup събира обратна връзка от всички в стандартизиран формат, за да ви помогне да оптимизирате бизнес процесите, особено за задачи, които се нуждаят от непрекъснато усъвършенстване, като обслужване на клиенти и разработване на продукти.
Съвет от професионалист💡: Ползвайте помощта на ClickUp Brain, за да анализирате получената обратна връзка и да създадете действия за изпълнение.
Продължавайте да правите итеративни промени в BPM въз основа на променящите се нужди на организацията, обратната връзка от заинтересованите страни и клиентите, както и анализа на данните, за да гарантирате неговата ефективност.
Управление на бизнес процесите: бъдещи тенденции
Платформи с ниско ниво на кодиране или без кодиране
Независимо дали сте бизнес анализатор или проектен мениджър, инструментите за управление на бизнес процеси с ниско ниво на кодиране и без кодиране ви позволяват да проектирате автоматизация на процесите, без да разчитате на вашия технически екип, да ускорите циклите на разработка и да реагирате по-бързо на променящите се пазарни условия.
AI и ML
Когато е интегрирана в BPM, изкуственият интелект автоматизира задачи като създаване на документация и работни потоци. Машинното обучение анализира големи масиви от данни, за да даде информация за оптимизиране на съществуващи и нови процеси.
Фокус върху клиента
Бизнес процесите, ориентирани към клиента, поставят нуждите на клиентите в центъра и се фокусират върху подобряването на клиентското преживяване. Процеси като картографиране на пътя на клиента, проучвания на клиентите, събиране на обратна връзка и персонализация ще продължат да бъдат от жизненоважно значение за внедряването на ефективни бизнес процеси.
Прочетете също: Шаблони за подобряване на процесите
Значението и последиците от BPM за съвременния бизнес
Посочените по-горе примери за BPM показват как то надхвърля подобряването на ефективността на процесите и прави вашия бизнес гъвкав и отзивчив към пазарните условия и очакванията на клиентите.
Независимо къде планирате да внедрите автоматизация на бизнес процесите – продажби, управление на доставчици, привличане на клиенти или логистика, това ще окаже съществено влияние върху вашия бизнес, неговия успех и конкурентоспособност.
ClickUp е софтуер за управление на бизнес процеси, подходящ за начинаещи, който ви помага да създавате сложни бизнес процеси бързо и лесно.
Ако сте нови в платформата BPM, ви препоръчваме да се регистрирате безплатно в ClickUp и да я изпробвате.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Какви са примерите за управление на бизнес процеси?
Управлението на бизнес процесите обхваща различни индустрии и отдели. Ето някои от популярните примери за BPM:
BPM може да оптимизира процеса на привличане на клиенти за банките, да автоматизира обработката на поръчки, фактурирането и управлението на запасите за електронната търговия, както и да автоматизира процеси като събиране и валидиране на информация за служителите по време на назначаването им.