Мнозина от нас се борят да постигнат целите си за производителност и имаме чувството, че денят е свършил, преди да сме изпълнили всичко от дневния си ред. Но можем да преодолеем това и да повишим производителността си, като си поставим цели и проследяваме напредъка към тяхното постигане. Това ни помага да оценим напредъка, който сме постигнали, но също така ни дава начин да се придържаме към плана си за постигане на желаното, вместо да се разсейваме.
Този подробен поглед върху процеса на поставяне на цели се подкрепя от проучвания за това как ръководителите на екипи, изпълнителните директори и проектните мениджъри постигат повече за по-кратко време. Например, ще разгледаме какво представляват умните (и SMART) цели и как да ги използвате. Като следвате съветите, изложени по-долу, ще можете да постигнете последователен напредък към целите си.
Значението на поставянето на цели
Поставянето на цели е един от най-добрите начини да постигнете целите на проекта си. Ако са поставени правилно, целите предоставят реалистична пътна карта към успеха, премахват част от стреса, свързан с несигурността, и ви позволяват да управлявате времето си по-добре. Целите също така осигуряват отчетност, която може да спомогне за по-добри работни и лични навици.
Видове цели
Всеки тип цел има роля в гарантирането, че ще постигнете това, което сте си поставили за цел. Включете тези общи типове цели в стратегията си и бързо ще видите как те се допълват взаимно и повишават производителността ви.
Краткосрочни срещу дългосрочни цели
Краткосрочните цели трябва да бъдат изпълнени незабавно или в близко бъдеще. Например, завършването на задача по проект може да бъде краткосрочна цел.
Дългосрочните цели, или бъдещите цели, включват по-голямата картина. Например, завършването на конкретен проект може да бъде краткосрочна цел, а увеличените приходи от завършения проект можете да използвате за разрастване на компанията си като дългосрочна цел. Краткосрочните цели помагат за постигането на идеалното бъдеще.
Лични срещу професионални цели
Един от най-лесните начини да се провалите в постигането на целите си е да се изтощите. Това се случва, когато няма достатъчно баланс между работата и личния живот. Ако се фокусирате прекалено много върху една област от живота си, другата страда.
Когато това се случи, производителността може да спадне, а психическото здраве да се влоши. Личните цели може да изглеждат като пречка за професионалния ви живот, но в действителност те помагат да поддържате висока мотивация за постигане на кариерните си цели.
Балансирайте стремежите си, като например лидерски цели, с по-лични цели, за да допълните усилията си.
Предимства на поставянето на цели
Целите могат да бъдат плашещи. Някои хора се чудят дали стресът от поставянето на цел си заслужава. Щом започнете да поставяте цели и да проследявате редовно напредъка си, ще откриете, че те ви мотивират, а не ви демотивират.
Фокус и посока
Поставянето на цели ви позволява да планирате деня си и да се придържате към този план. Правилно организираните цели ви дават обща представа за това, което трябва да направите.
Този подход улеснява фокусирането върху настоящата задача и избягването на разсейвания, докато преминавате от една задача към следващата. Още по-добре, този тип насоки са лесен начин за повишаване на производителността.
Мотивация и ангажираност
Докато работите по целите си, ще се чувствате добре всеки път, когато постигнете някоя от тях. Когато една цел приключи и започне следващата, желанието да изпитате отново това чувство ще ви помогне да намерите мотивацията, от която се нуждаете, за да се заемете с работата и да я свършите.
Измерване на напредъка и успеха
Без да си поставяте цели и да измервате напредъка, лесно е да попаднете в капана на чувството, че се въртите в кръг. Понякога постигаме много, но не си даваме заслуженото признание за това.
Но когато си поставяте цели и се опитвате да ги спазвате, това ви дава възможност да погледнете назад към това, което сте направили. Често ще откривате, че е повече, отколкото сте мислили. Това може да ви помогне да предотвратите негативните нагласи да убият мотивацията ви.
Чести предизвикателства при поставянето на цели
Лошият процес на планиране при поставянето на цели може да навреди на мотивацията ви, вместо да я подсили. По-долу са изброени няколко неща, които могат да се объркат при поставянето на цели, и как да ги противодействате, за да постигнете положителното чувство, което ефективните цели осигуряват.
Липса на яснота
Ако не обмислите внимателно планирането на целите си, може да създадете прекалено широки цели. Когато дойде време да седнете и да постигнете такава цел, ви липсва посоката, която дава една добре планирана цел.
Когато определяте целите си, винаги ги формулирайте ясно и разбираемо. Трябва да знаете точно началната и крайната точка на целта, за да можете да я постигнете ефективно.
Нереалистични очаквания
Когато започнете да поставяте цели, може да установите, че не познавате добре своите възможности. Това може да доведе до поставяне на цели, които са далеч над това, което можете да постигнете за деня. Без реалистични цели ще забележите, че изоставате от графика си или рискувате да се демотивирате или изчерпате.
Винаги поставяйте цели, които можете да постигнете в рамките на времето, което сте си отделили. Може да не знаете веднага какви са вашите възможности. В такива случаи бъдете предпазливи и си поставяйте по-малки цели.
Лошо управление на времето
Дори и да успеете да се концентрирате върху задачите си и да работите по целите си, не можете да изпълните важните неща. Вероятно имате много цели с различна степен на важност. Най-добре е да отделите времето си първо на важните.
Като приоритизирате целите си, можете да сте сигурни, че важните задачи винаги се изпълняват и че използвате времето си по най-добрия начин. Много от техниките, които ще обсъдим по-късно, ви помагат да приоритизирате целите си въз основа на тяхната важност.
Стратегии и техники за поставяне на цели
Проблемите, които обсъдихме по-рано, не са нови. Това са предизвикателства, с които се сблъскват хората, които поставят цели, откакто са били поставени цели. Добрата новина е, че има много методи, които можете да използвате, за да ги преодолеете. Тук ще ви представим няколко техники за поставяне на цели, които можете да използвате, за да създадете по-ефективни цели.
1. Поставете SMART цели
Рамката SMART е техника за поставяне на цели, предназначена да ви помогне да създадете цели, които можете да постигнете. Цели, които ще ви помогнат да останете мотивирани, вместо да ви отнемат мотивацията. Името SMART е лесно за запомняне акроним:
SMART: Конкретни, измерими, постижими, релевантни, обвързани с време
Тези пет фактора съставляват цел, която максимизира шансовете за успех. Нека разгледаме всеки от тях:
- Конкретност: Конкретната цел не е двусмислена. Когато започвате да работите по целта, трябва да знаете точно какво трябва да бъде постигнато.
- Измерими: Трябва да можете да проследявате напредъка по постигането на целта си. Измеримите цели отговарят на въпроси като: Колко? Колко? За колко време?
- Постижимост: Вече обсъдихме важността на постижимите цели. Те ви предпазват от поставянето на прекалено високи цели и от провал.
- Релевантност: Целта, която си поставяте, трябва да е релевантна за вас, както и всички общовалидни теми в целите ви.
- Срок: Като ви дават времева рамка за тяхното изпълнение, целите с определен срок ви помагат да поддържате чувство за спешност, като същевременно продължавате да давате приоритет на напредъка си.
2. Определете приоритетите си
По-рано обсъдихме как една цел може да бъде спешна, важна или и двете. Спешните цели трябва винаги да се изпълняват навреме, затова е важно да имате някаква рамка за приоритизиране на целите си. Често използван метод е матрицата на Айзенхауер (или матрицата „спешно-важно“).
Това е техника за поставяне на цели, която определя четири квадранта в зависимост от спешността или важността на целта. Квадрантът, в който попада дадена цел, ви показва как трябва да я постигнете.
Матрицата на Айзенхауер
- Спешно и важно: Ако дадена цел е едновременно спешна и важна, тя трябва да бъде включена в списъка с нещата, които трябва да направите незабавно.
- Не е спешно, но е важно: Важните цели, които не е необходимо да бъдат изпълнени веднага, трябва да бъдат планирани според тяхната важност.
- Спешно, но не важно: Цел, която се счита за спешна, но не е важна, може да се наложи да бъде изпълнена незабавно, но не от вас. Делегирайте отговорността за тези задачи.
- Не е спешно и не е важно: Цел, която не е нито спешна, нито важна, трябва да бъде напълно премахната от списъка ви със задачи.
3. Използвайте системи за непрекъснато наблюдение
Целите ви помагат да следите времето си и ви мотивират да ги постигнете. Но без постоянно наблюдение тази мотивация може да не се появи. Има няколко шаблона за поставяне на цели, които могат да ви помогнат да определите и следите целите си.
Преминайте към цифровото определяне и мониторинг на цели
Най-добрият начин да следите целите си е чрез приложение за проследяване на цели. С ClickUp получавате пълнофункционално приложение за проследяване на цели, заедно с цялостна платформа за продуктивност.
ClickUp Goals ви позволява да задавате и проследявате конкретни цели за цялостно решение за мониторинг на целите, допълнено с седмична карта за оценка. Разделянето на големите цели на по-малки цели осигурява гъвкавост, която ви помага да останете на правилния път. Например, можете да празнувате победите си, да разработите план за растеж, когато искате повече структура, или да следите колко напредък сте постигнали.
4. Приложете метода „Get Things Done“
Понякога имате толкова много идеи в главата си, че е трудно да знаете откъде да започнете. Дейвид Алън разработи рамката Getting Things Done (GTD), за да ви помогне да изкарате тези идеи от главата си и да ги организирате. Основната философия е да записвате всички задачи и идеи, които ви хрумват, и след това да ги подредите по начин, който улеснява управлението им. Шаблонът GTD може да ви помогне да се ориентирате в метода.
Петте стъпки на GTD
Рамката GTD се състои от пет стъпки. Когато преминете през процеса, ще получите организиран списък с проекти, по които трябва да се работи, и такива, които могат да бъдат отхвърлени.
- Записване: Съберете всички задачи, идеи, проекти или други ангажименти и ги запишете, използвайки метода, който предпочитате.
- Изяснете: Разберете какво означава всеки елемент. Решете дали си струва да го преследвате или не. Ако да, решете следващата стъпка и резултата.
- Организирайте: Поставете всички изпълними задачи в категории. Как ще ги категоризирате, зависи от вас.
- Размислете: Редовно преглеждайте списъците си, за да освежите паметта си и да се концентрирате върху подходящите задачи за момента.
- Ангажирайте се: След като задачите и списъците ви са ясни, започнете да ги изпълнявате, като използвате софтуера за управление на задачи по ваш избор.
5. Опитайте целите и ключовите резултати (OKR)
Разделянето на задачите на набор от цели и ключови резултати е една от най-добрите техники за поставяне на цели за цялата организация. Това помага да се опростят предизвикателните цели и предоставя начин за проследяване на стратегическите цели на компанията чрез измерими резултати. Има няколко софтуерни проекта за OKR, които могат да помогнат на компаниите да извлекат максимална полза от тази рамка.
Принципи на OKR
OKR включват цели, които са качествени и ориентирани към действие. Те трябва да бъдат ясни и лесни за запомняне. Всяка цел трябва да съответства на визията и стратегията на вашата компания.
Тъй като целите винаги трябва да бъдат измерими, втората половина от OKR са ключовите резултати. Тези показатели ще се използват за измерване на напредъка към целите.
OKR са предназначени да разширяват границите и са проектирани да бъдат изключително амбициозни, но все пак постижими. Поради тази допълнителна трудност, успеваемост от 60-70% обикновено се счита за добра. Ако не успеете да постигнете целта си, използвайте OKR, за да проучите методологии за подобряване на процесите, така че да можете да продължите да се стремите към желания резултат.
Това е и причината тези цели да са на организационно ниво. OKR работят най-добре за създаване на екипни цели и измерване на напредъка. Ако се използват като индивидуални показатели за ефективност, изкушението да се опростят с цел справедливост би било прекалено силно.
6. Справяйте се с промяната в обхвата чрез прогнозиране на проектите
Някои проекти, особено в областта на софтуера, имат навика да нарастват до неуправляеми размери. Екипът има повече страхотни идеи, отколкото могат да бъдат реализирани в необходимото време, а опитът да се направи това води до пропуснати срокове и забавени пускания.
Инструментите за прогнозиране на проекти могат да помогнат за планиране на продължителността на даден проект, но този проблем се решава по-добре на етапа на поставяне на цели.
Методът MoSCoW
Този метод се занимава с проекти, които нарастват значително по размер, като класифицира задачите по важност. Задачите се класифицират в четири категории: задължителни, препоръчителни, възможни или незадължителни. Наименованието му идва от първата буква на всяка категория. Ето какво означава всяка от тях:
- Задължително: Тези задачи са неотменими изисквания на проекта. Това включва спазване на законовите изисквания, критични функционалности или ключови резултати.
- Задължителни: Това са важни, но не критични задачи. Те са с висок приоритет и трябва да бъдат включени, ако е възможно, защото допринасят значително за крайния резултат.
- Може да има: Това са по-малко важните, но все пак желателни елементи, които могат да подобрят проекта, но могат да бъдат по-лесно премахнати, ако възникнат ограничения във времето.
- Няма да има: Тези задачи са били разгледани, но няма да бъдат включени в крайния продукт. Това може да означава, че са добри идеи, но трябва да бъдат отложени за бъдещо издание.
Постигнете целите си с ClickUp
ClickUp предоставя на вашата организация всички необходими инструменти за поставяне и постигане на цели. Функцията ClickUp Goals има дълъг списък с примери за употреба, но софтуерът е нещо повече от проследяване на цели. ClickUp предлага множество инструменти за продуктивност и управление на проекти, които ще ви помогнат да подобрите работната производителност във всеки аспект от вашия бизнес.
Опитайте ClickUp безплатно още днес, за да видите как може да подобри вашата ефективност и да ви помогне да постигнете целите на вашите проекти навреме!