Всяка организация работи с редица доставчици за широк спектър от дейности. Това може да бъде закупуване на лаптопи/друга електроника, управление на заплатите, провеждане на обучения/семинари, офис сигурност, одити за качество или аутсорсинг на управлението на проекти.
Проучванията показват, че броят на външните доставчици, използвани от дадена организация, се е увеличил през последните две години. Тази тенденция ще продължи.
За да управлявате тази растяща мрежа от доставчици ефективно и сигурно, се нуждаете от стабилна система за управление на доставчици. Нека видим как можете да изградите система за управление на доставчици, която работи.
Какво е управление на доставчици?
Управлението на доставчиците е процесът на поддържане на здрави взаимоотношения с доставчиците и доставчиците на услуги на дадена организация. То включва няколко дейности, като например:
- Избор на доставчици
- Договаряне на договори
- Включване на доставчици и предоставяне на достъп
- Получаване на фактури и извършване на плащания
- Оценяване на ефективността
- Напускане, ако е необходимо
Ефективният процес на управление на доставчиците е от основно значение за правилното изпълнение на работата. Той позволява на организациите да изграждат стратегически отношения с доставчиците, като гарантират качеството, надеждността и рентабилността на техните продукти и услуги. Той е от решаващо значение и за безпроблемното функциониране, намаляването на риска и управлението на веригата на доставки.
Ето някои от предимствата в подробности.
Предимствата на управлението на доставчиците
Успешното управление на доставчиците е толкова важно, колкото управлението на работната сила или опитът на служителите. То помага на организацията да използва мрежата си от доставчици/доставчици на услуги, за да максимизира взаимната полза. Ето как.
Детайлна видимост
Първото и най-важно предимство на доброто управление на взаимоотношенията с доставчиците е прозрачността. То помага на организациите да разберат:
- Кой предоставя какъв продукт/услуга
- Каква е цената на всеки продукт/услуга?
- Изпълняват ли се всички споразумения за ниво на обслужване (SLA)?
- Има ли неизплатени фактури?
С проследяване в реално време на всички дейности, свързани с доставчиците, можете да елиминирате загубите, да засилите сигурността и да оптимизирате ефективността.
Повишена производителност
Системата за управление на доставчиците подготвя доставчика за успех. Тя очертава работата, която трябва да извърши, критериите за приемане и крайните срокове.
За доставчика тази яснота улеснява процеса на доставка на продукта/услугата. За екипите по доставки на организацията това оптимизира взаимоотношенията. С добро управление на доставчиците можете:
- Автоматизирайте повтарящите се процеси
- Оптимизирайте работните процеси за по-добра последователност
- Фокусирайте се върху стратегическите инициативи, вместо върху рутинните административни задачи.
Намаляване на риска
Управлението на доставчиците помага за създаването на стратегически подход за идентифициране и намаляване на рисковете, независимо дали става въпрос за несъответствие или неизпълнение. Една добра система за управление на доставчиците ще разполага с процеси, автоматизация и контролни списъци за:
- Оценяване на възможностите на доставчиците
- Управление на съответствието с нормативните изисквания
- Съответствие с фирмените стандарти и политики
- Надеждност и история на обслужването
Можете да използвате практики за управление на доставчици, за да провеждате проверки на миналото, да изисквате финансова информация и да преглеждате референции, за да се уверите, че даден доставчик не представлява правен или оперативен риск. Като идентифицирате и намалите тези рискове предварително, можете да избегнете скъпи прекъсвания, правни санкции и увреждане на репутацията ви.
Резултати от ESG
Целите в областта на околната среда, социалната отговорност и корпоративното управление (ESG) стават изключително важни за организациите по целия свят. Добрата система за управление на доставчиците помага да съгласувате избора на доставчици с вашата ESG стратегия, включително трудовите практики, разнообразието и ангажираността на общността.
Стратегическо управление
Един добър инструмент за управление на доставчиците предоставя ценна информация за моделите на разходите, представянето на доставчиците и пазарните тенденции, подпомагайки стратегическото вземане на решения.
Например, ако данните показват, че харчите повече за технически консултанти, можете да обмислите наемането на вътрешен екип като алтернатива.
При внедряването на система, която осигурява предимства в управлението на доставчиците, вероятно ще срещнете няколко предизвикателства.
Предизвикателства в управлението на доставчиците и решения
Предизвикателствата, свързани със системите за управление на доставчиците, могат да бъдат разбрани в раздела „Управление на договори и намаляване на риска“.
Управление на договори
Договорът е изчерпателен набор от условия, които определят отношенията между доставчика и компанията. Това създава различни предизвикателства, като например:
Мащаб: Ако трябва да извършите шест проверки за един доставчик, то само за мрежа от десет доставчици ще трябва да изпълните 60 задачи. Ръчното извършване на тази дейност за всеки нов доставчик или предоговаряне на договор може да бъде досадно.
Сложност: Договорите могат да съдържат множество взаимосвързани клаузи за проследяване на задължения, етапи, резултати, плащания, разрешаване на спорове и т.н. По-важното е, че не можете да използвате един и същ договор за доставчик на софтуерни услуги и за доставчика си на кафе: колкото повече доставчици, толкова по-сложни са условията.
Гъвкавост: Договорите се изготвят така, че да са строги, за да могат да се прилагат. Въпреки това, фирмите трябва да ги направят достатъчно гъвкави, за да се адаптират към променящите се бизнес нужди, актуализации на нормативната уредба или проблеми с изпълнението.
Съответствие: В договора двете страни се съгласяват с конкретни условия. Гарантирането, че те ще спазват тези условия през целия срок на договора, може да бъде значително предизвикателство.
Управление на жизнения цикъл: Управлението на целия жизнен цикъл, включително подновявания, предоговаряния и прекратявания, може да бъде сложно, особено ако договорите са с много дълъг срок.
Видимост и интеграция: Поддържайте централизирана база данни с записите, достъпна за всички при необходимост. Различаващите се системи могат да възпрепятстват потока на информация, което води до неефективност и грешки.
Оценка на риска
Всички горепосочени проблеми в управлението на договорите се усложняват от риска, който те създават за организациите. Някои от най-често срещаните предизвикателства в управлението на риска са:
Стандартизация: Не можете да извършвате една и съща оценка на риска за всеки доставчик. Създаването на уникален контролен списък за всеки доставчик обаче може да бъде досадно.
Последователност: Осигуряването на последователност при оценяването, класифицирането и приоритизирането на рисковете в различните отдели или бизнес единици може да усложни процеса на управление на доставчиците.
Ограничения на ресурсите: Провеждането на задълбочени оценки изисква значителни ресурси по отношение на време, експертиза и технологии.
Киберсигурност и поверителност на данните: Бързата дигитализация прави управлението на рисковете, свързани с киберсигурността и поверителността на данните, свързани с доставчиците, сложно.
За да преодолеете тези предизвикателства и да укрепите практиките си за управление на доставчиците, се нуждаете от подходящи инструменти и процеси.
Как да изградите система за управление на доставчиците?
Изграждането на ефективна система за управление на доставчиците не изисква разработването на нов софтуер. Можете да изберете софтуер, създаден за тази цел, или да адаптирате надежден инструмент за управление на проекти, за да управлявате взаимоотношенията си с доставчиците.
Няколко организации използват ClickUp за управление на взаимоотношенията с доставчиците, създаване на процеси, задачи, списъци за проверка и напомняния. Ако искате да изградите система за управление на доставчиците за вашата организация, ето как можете да го направите.
1. Определете изискванията
Започнете с ясно дефиниране на целите и изискванията на вашата система за управление на доставчиците. Поставянето на ясни цели ще насочи разработването и внедряването на вашата система.
Някои от общите бизнес цели, които организациите се стремят да постигнат с помощта на стратегия за управление на доставчиците, са:
- Икономия на разходи
- Управление на риска
- Проследяване на SLA
- Оценки на представянето
- Финансово управление
2. Настройте софтуера за управление на доставчиците
Въз основа на нуждите и изискванията, които сте идентифицирали по-рано, настройте следните функции, за да създадете солидна основа.
Искане за предложения
Всяка връзка с доставчик започва с искане за оферта (RFP). Настройте софтуера си за управление на доставките, за да събирате информация чрез единна стандартизирана форма. Настройте данните за доставчиците да се показват като списък/сортирани по конкретни етикети, за да можете лесно да подбирате и сравнявате субектите.
Формулярите на ClickUp са чудесно място, където да настроите това като част от вашата практика за управление на доставчици. Използвайте шаблона на ClickUp за заявка за оферта (RFP), за да започнете веднага.
Оценете риска, свързан с доставчиците
Създайте стандартизирани рискови одити, които оценяват доставчиците по различни показатели, като финансово състояние, оперативна стабилност, спазване на нормативните изисквания и практики за киберсигурност.
Можете да събирате тези данни, като използвате формулярите на ClickUp. Можете също да създадете задачи с повторно използваеми списъци за проверка, за да помогнете на екипите по доставките да ускорят процеса.
Интегрирайте
Свържете софтуера си за управление на доставчици/изпълнители с различни корпоративни инструменти като ERP, фактуриране, управление на плащания и др. Това гарантира безпроблемен поток на данни и процеси между системите, подобрява оперативната ефективност и минимизира грешките.
ClickUp се интегрира с над 1000 инструмента, включително Zendesk, Dropbox, Google Suite и др.
Персонализирайте
Направете софтуера си за управление на доставчици подходящ за вашите уникални нужди. Повече от 15 мощни изгледа, над 35 ClickApps, многобройни шаблони и интеграции на ClickUp ви позволяват да създадете софтуер точно такъв, какъвто го искате.
Прилагайте политики
Документирайте политиките и процедурите, които доставчиците трябва да следват, и ги направете достъпни за всеки, който се нуждае от тях. Например, ако искате доставчиците ви да качват фактури като PDF файлове във вашата ERP система, напишете стандартна оперативна процедура (SOP) с поддръжка за отстраняване на проблеми.
ClickUp Docs предлага модерен, динамичен и лесен за използване интерфейс за записване на SOP. С ClickUp Brain можете също да задавате въпроси и да получавате отговори, вместо да губите време в търсене.
Уверете се, че тези политики са в съответствие с целите на вашата организация и нормативните стандарти. Използвайте шаблоните за договори.
Автоматизирайте
Използвайте системата за управление на доставчиците, за да централизирате и автоматизирате процесите. Вместо да получавате оферти по имейл и да ги консолидирате ръчно, създайте шаблони за заявки за оферти (RFQ), които улесняват събирането на данни.
ClickUp Automations ви позволява също да извършвате рутинна работа на автопилот. Някои от най-ценните автоматизации в управлението на доставчици са:
- Възложете на отдела за съответствие/правния отдел да изпълни задачата, когато всички документи бъдат получени от доставчика.
- Напомняйте на потребителите за просрочени задачи
- Преместете се в отделен списък с „допуснати доставчици“, когато има промяна в статуса им.
- Приложете шаблона с контролен списък, когато статуса се промени на „оценка на доставчика“.
След като сте настроили софтуера за управление на доставчиците, е време да управлявате вашите взаимоотношения.
3. Управление на взаимоотношенията с доставчиците
Включване
Създайте структуриран процес за въвеждане на доставчици, за да се уверите, че всички нови доставчици отговарят на вашите организационни стандарти и изисквания.
- Използвайте списъка за проверка, за да се уверите, че сте събрали цялата необходима информация.
- Създайте потребители доставчици в ClickUp като гости или пълноправни потребители, за да имат достъп до цялата необходима им информация.
- Разпределяйте задачи и преминавайте без усилие към управлението на проекти. Можете да използвате ClickUp и като софтуер за управление на поръчки за доставчици.
- Задайте цели в ClickUp Goals и дайте възможност на доставчиците си да проследяват напредъка си.
Комуникирайте
Установете редовни проверки и срещи за преглед с вашите доставчици. Поканете ги да коментират задачите и подзадачите, за да могат да изяснят всичко в контекста и в реално време.
Използвайте чат прозореца на ClickUp, за да консолидирате разговорите с доставчиците и да отговаряте ефективно.
Оценете
Определете ясни показатели за ефективност и въведете редовни процеси за мониторинг и оценка.
- Използвайте шаблони за списъци с доставчици, за да следите всичките си доставчици на едно място.
- Използвайте таблото на ClickUp, за да обсъдите показатели като срокове за доставка, стандарти за качество, рентабилност и спазване на SLA.
- Използвайте тези показатели, за да оцените ефективността на доставчиците и да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение.
- Настройте напомняния за подновяване на договори, одити за съответствие, предоговаряне и др.
Ако сте начинаещ в изграждането на системи за управление на доставчици, не се притеснявайте. Шаблонът за контролен списък за управление на доставчици на ClickUp е идеална отправна точка. Той представлява цялостно решение за управление на доставчици, от първоначални проверки до оценка на представянето.
4. Оптимизирайте постепенно
С течение на времето ще научите повече за процесите на управление на доставчиците, въз основа на което можете да оптимизирате и инструментите си. Например, ако фактурирането е податливо на грешки, можете да използвате ClickUp Clips за урок по процеса на заснемане на екрана.
Ако имате доставчици от различни географски райони, можете да настроите персонализирано поле за валута. Можете да настроите предупреждения за зависимост, ако имате двама доставчици, които работят по един и същ процес.
Учете се от взаимоотношенията си с доставчиците и инвестирайте в непрекъснато усъвършенстване.
Укрепете процеса си за управление на доставчиците с ClickUp
Основната цел на обръщането към доставчик е да се намали натоварването на вътрешните екипи. Цялото упражнение е безсмислено, ако управлението на доставчиците създава допълнително натоварване за вашите екипи по проекти/доставки.
Ето защо добре структурираната система за управление на доставчиците е от решаващо значение. Безплатният софтуер за управление на проекти ClickUp е гъвкав и адаптивен, което го прави идеален и за управление на доставчици.
Тя ви помага да управлявате целия жизнен цикъл от наемането на доставчика до напускането му. Тя е гъвкава, адаптируема и специално проектирана за вашите нужди. Тя оптимизира процеса и автоматизира работните потоци.
Това е от полза както за вас, така и за доставчика. Опитайте ClickUp безплатно още днес!
Често задавани въпроси за системата за управление на доставчици
1. Какво имате предвид под управление на доставчици?
Управлението на доставчиците се отнася до начина, по който организациите управляват отношенията си с доставчици и доставчици на услуги. То включва избор на доставчици, договаряне на договори, контрол на разходите, управление на доставките и оценка на ефективността.
2. Кои са четирите етапа на управлението на доставчиците?
Четирите етапа на управлението на доставчиците са както следва.
- Избор на доставчици: Идентифициране на потенциални доставчици, оценяване на възможностите и избор на доставчик въз основа на качество, цена, надеждност и обслужване.
- Договаряне на договори: Очертаване на условия, ценообразуване според бизнес модела на доставчика, графици за доставка, стандарти за качество и споразумения за ниво на обслужване.
- Мониторинг на ефективността: Проследяване на ефективността на доставчиците спрямо договорените показатели и SLA
- Управление на взаимоотношенията: Редовна комуникация, разрешаване на проблеми или опасения и съвместна работа за подобряване на процесите и резултатите.
3. Кой отговаря за управлението на доставчиците?
Отговорността за управлението на доставчиците обикновено се поделя между отдела за снабдяване, проектните екипи и финансовия отдел.
- Отделът по доставки отговаря за преглеждане на оферти, договаряне на договори, набиране на доставчици и др.
- Заинтересованите страни по проекта ще имат голямо влияние при избора на доставчика. Те също така ще работят с доставчика, ще оценяват неговата работа, ще дават обратна връзка, ще вземат решения за подновяване на договорите и т.н.
- Финансовите екипи се занимават с фактури, плащания, глоби/санкции, ако има такива.
За доброто управление на взаимоотношенията с доставчиците е необходимо тези три страни да работят съвместно.