تسوية الموارد: كيفية تسليم المشاريع في الوقت المحدد والميزانية المحدّدة

هل تقوم بالمزيد من العمل بسبب مواردك المحدودة؟

أم أنك تجد أنك تواجه باستمرار تعارضاً في الموارد بسبب الإفراط في إسناد المهام إلى فريقك؟

لا تمثل إدارة الموارد المتاحة لديك تحديًا فحسب، بل هي أيضًا جزء أساسي من وظيفة أي قائد فريق. عندما يتم ذلك بشكل صحيح، فإن تقنية إدارة المشروع لتسوية الموارد تساعد الفرق على العمل بكفاءة أكبر من خلال توزيع العمل بشكل استراتيجي وعادل بين أعضاء فريقك.

في كثير من الأحيان، لا تحتاج بالضرورة بالضرورة إلى موارد إضافية مثل الموظفين والبرامج. بدلاً من ذلك، عليك حل تعارضات الموارد في مرحلة التخطيط حتى تتجنب أي مشاكل منذ البداية.

إذا كان لديك فضول حول تسوية الموارد وتتساءل عن كيفية القيام بذلك، فنحن هنا لمساعدتك. سنتناول ما هي تسوية الموارد بالضبط، وكيف تعمل، والنصائح التي يمكنك استخدامها لإتقانها.

لنتعمق في الأمر.

ما هي تسوية الموارد؟

تسوية الموارد هي تقنية إدارة المشاريع تُستخدم لإدارة الوقت والتوافر من الموظفين الداخليين، أو المساهمين الخارجيين مثل الوكالات والمستقلين، أو البرامج لإكمال المشروع ضمن إطار زمني وميزانية متفق عليها.

الهدف من تسوية الموارد هو إنجاز المزيد بموارد أقل. عادةً ما يتم التحكم في تسوية الموارد من قبل مديري المشاريع أو قادة الفرق الذين يحتاجون إلى تقليل التأخير الناجم عن الأولويات المتضاربة أو طلبات متزامنة لنفس الموارد.

ربما تكون قد سمعت أيضًا أن تسوية الموارد تسمى أشياء مختلفة مثل تخصيص الموارد أو إدارة عبء العمل أو إدارة تبعيات الموارد. بالنسبة للجزء الأكبر، كل هذه المصطلحات متشابهة ولها أهداف متشابهة - إدارة الموارد المتاحة، ومنع تعارض الموارد، وضمان عدم استخدام أعضاء الفريق بشكل أقل أو أكثر من اللازم.

كيف يتم تعريف الموارد

في إدارة المشاريع، تنقسم الموارد بشكل عام إلى فئتين:

• الموارد غير الملموسة: الملكية الفكرية، والعمليات، والمهارات، والأفكار، والوقت

• الموارد الملموسة: الموارد البشرية والمالية والبرمجيات,المواد، والعقارات لن يقوم كل فريق بإدارة نفس النوع من الموارد بالضبط، ولكن بالنسبة للجزء الأكبر، هناك قواسم مشتركة تنطبق على جميع المجالات. على سبيل المثال، فإن غالبية مديري المشاريع يديرون فعلياً الموارد المتاحة مثل:

• ساعات العمل: عدد الساعات المتاحة أو المستخدمة لإكمال المهمة والمشروع بأكمله
• المهارات والمهارات: استخدام مهارات الفريق أو المهارات الفردية المعروفة لإكمال المشاريع بشكل أسرع
• القوى العاملة: عدد أعضاء الفريق وساعات عملهم المتاحة لإكمال المشروع
• الميزانية: الميزانية: الأموال المتاحة أو المنفقة لإنجاز المشروع
• المواد: عدد المواد: عدد المواد المتوفرة أو المستخدمة لإنجاز المشروع (غالبًا ما يكون جانبًا مهمًا من جوانبإدارة الإنشاءات)

من السهل تتبع قيم الموارد الملموسة وغير الملموسة في الحقول المخصصة لجميع مهامك

فوائد تسوية الموارد

تعتمد مزايا تسوية الموارد على نوع الموارد والقيود للمشروع ككل. بدون فعالية إدارة الموارد ينتهي بك الأمر في إحدى حالتين:

• الإفراط في التخصيص: تخصيص موارد لمشروع ما أكثر مما هو متاح من فريقك
• الإفراط في التخصيص: عدم جدولة موارد كافية للوصول إلى إنجاز المشروع

إذا كنت تقوم بتخصيص موارد أقل أو أكثر من اللازم، فأنت لا تستخدم مواردك بأقصى إمكاناتها. وهذا بطبيعة الحال يقلل من كفاءة مواردك، وبالتالي يزيد من تكاليف مشروعك.

مع التسوية السليمة للموارد، لن تنجز مشاريعك بشكل أسرع فحسب، بل ستتمكن من إنجازها بكفاءة أكبر. وهذه الكفاءة لها مزاياها:

• تقليل إجهاد الفريق: تتجنب عملية تسوية الموارد الإفراط في العمل أو التقليل من استخدام فريقك لتجنب الإرهاق والحفاظ على الشعور بالتوازن والإنصاف. يساعد ذلك على تحديد المواضع التي تحتاج إلى موارد إضافية مع فهمقدرة فريقك لتفويض المهام بشكل مناسب
• زيادة العائد على الاستثمار: تخصيص الموارد بكفاءة للحصول على آخر قطرة من الموارد المتاحة لديك حتى تتجنب إنفاق الوقت أو المال غير الضروري على المزيد من الموارد للوصول إلى تاريخ إنجاز المشروع
• الحد من المخاطر والسهو: من المرجح أن ينتج أعضاء الفريق المثقلون بالأعباء عملاً ينطوي على أخطاء، الأمر الذي يرتبط بتأخير المشروع واختناقاته وحتى الفشل الكامل للمشروع
• تواصل أفضل: باستخدام الأدوات المناسبة، فإن تسوية الموارد تُنشئ رؤية واضحة لأعباء العمل، مما سيؤدي إلى تحسين الشفافية,تواصل الفريقوالثقة في القيادة

توفر طريقة عرض عبء العمل ClickUp Workload View رؤى حول مقاييس مشروعك لتكون متقدمًا بخطوة إلى الأمام

تقنيات تسوية الموارد الأكثر شيوعًا وأمثلة على ذلك

إذن أنت تعرف ما هي تسوية الموارد وسبب أهميتها. ولكن كيف يتم ذلك في الواقع؟

أولاً، من الأفضل فهم كل تقنية من تقنيات تسوية الموارد حتى تعرف ما هو الأفضل لسير عملك! 💡

التتبع السريع التتبع السريع في إدارة المشاريع هو عندما يتم إكمال المهام قبل الموعد المحدد. يسمح لك بالاستفادة من أي وقت فراغ في

الجدول الزمني للمشروع مع السماح لك أيضًا باستباق أي قيود محتملة على الموارد.

تعطل

يحدث التعطل عندما تقلل الجدول الزمني لمهمة ما عن طريق تخصيص المزيد من الموارد أو زيادة ساعات عمل الفريق. هذه طريقة رائعة لتقليل الوقت من المشروع عندما تكون هناك مواعيد نهائية صعبة.

طريقة المسار الحرج

فهم التبعيات الخاصة بمشروعك من خلال ميزة المسار الحرج في ClickUp طريقة المسار الحرج (CPM) هي تقنية مستخدمة في إدارة المشروع تتيح لك معرفة المهام التي يجب إكمالها أولاً. تحدد معرفة المسار الحرج المهام التي يمكن تأخيرها حتى تتمكن من تحرير الموارد للمهام الأخرى.

بالإضافة إلى ذلك، فإن المسار الحرج هو في الأساس الحد الأدنى لعدد المهام التي يجب عليك إنهاؤها لإكمال المشروع.

تجانس الموارد

ارتقِ بإدارة وقتك خطوة إلى الأمام باستخدام طريقة عرض عبء العمل في ClickUp وشاهد كيف يقيس وقتك المقدر لكل مهمة مقابل الوقت الإجمالي في أسبوعك

يستخدم أسلوب تسوية الموارد الموارد الموارد الموجودة لإنجاز المهام بدلاً من طلب مساعدة إضافية. يُعد أسلوب تسوية الموارد هذا طريقة رائعة لتجنب إثقال كاهل أعضاء الفريق وضمان إنجاز كل مهمة بطريقة فعالة.

تجانس الموارد مثالي أيضًا للاستخدام عندما يكون لدى جميع أعضاء فريقك الكثير من العمل.

5 نصائح أساسية لتسوية الموارد بفعالية

أنت محترف في تسوية الموارد في هذه المرحلة! ولكن لا يزال من المفيد للغاية لقادة الفريق معرفة كيفية التعامل مع الطلب على الموارد على أفضل وجه. دعنا نلقي نظرة على أفضل خمس ممارسات لتخصيص الموارد!

1. ضع تقديرات واقعية لاحتياجات مشروعك من الموارد

قبل البدء في المشروع، قم بعمل تقدير واقعي لعدد الموارد التي من المحتمل أن يحتاجها مشروعك. في حين يمكنك استخدام تقنيات تسوية الموارد في وقت لاحق، إلا أنه من الأفضل دائمًا أن تفرط في التحضير لمشروعك.

عرض التقديرات الزمنية لمهام ClickUp وتتبعها بسهولة لإدارة الموارد بشكل أفضل

لا تأخذ تخميناً عشوائياً بشأن توافر الموارد وقدرة فريقك. عليك أن تخطط لأي اختناقات مفاجئة أو مهام اللحظة الأخيرة التي يمكن أن تعرقل الجدول الزمني لمشروعك. كلما كنت أكثر واقعية بشأن مدى توفر الموارد لديك، كلما كان بإمكانك إنهاء المشروع في الوقت المحدد بشكل أفضل.

مكافأة:_

_/مرجع/ /مدونة؟ p=52218 برامج إدارة موارد التسويق *%/%href/_

2. حدد جميع الثغرات المحتملة في موارد مشروعك

تحدث فجوات الموارد عندما تنشأ مشكلات أو مشاكل غير متوقعة بعد بدء العمل قد تعيق الجدول الزمني للمشروع. على سبيل المثال، إذا كنت إدارة فريق من الكتاب خلال شهر عطلة مزدحم، قد ينتهي بك الأمر بموارد محدودة متاحة إذا أخذ العديد من أعضاء الفريق أيام إجازة متشابهة.

تقسيم نطاق المشروع إلى أجزاء صغيرة التسليمات ، وتتبع المنجزات بسهولة لكل مرحلة، ومرحلة من مراحل الفريق المشارك في ClickUp Whiteboards

الأمر متروك لمدير المشروع أو قائد الفريق للتخطيط المسبق للفجوات المحتملة في موارد المشروع. تسوية الموارد لا تتعلق فقط بتسوية أعباء العمل - فهي تعتمد على ما إذا كنت قد أخذت فجوات الموارد في الاعتبار أثناء التخطيط الأولي للمشروع أم لا.

ولتجنب هذه الثغرات على أفضل وجه، تأكد من تحديد نطاق المشروع حتى لا تعلق مع اثنين من أعضاء الفريق عندما تخطط لستة أعضاء لإكمال المشروع. من المستحيل تقريبًا منع جميع الثغرات في الموارد، ولكن القليل من التحضير والمراجعة يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً.

مكافأة:

/هريف/ /blog?p=47200 قوالب تحليل الفجوة //%/href/

!

3. إنشاء قائمة مهام ذات أولوية

قم دائمًا بإنشاء قائمة بأولويات المهام والموارد عند التعامل مع مشاريعك. إنها طريقة بسيطة وفعالة في نفس الوقت لمعرفة ما يجب تحديد أولوياته بوضوح في حالة وجود أي تعارض أو قيود. 📄

على سبيل المثال، لنفترض أن لديك مشروعين جاريين للتطوير يحتاجان إلى عضو إضافي في الفريق - الأول لديه جدول زمني مرن والآخر لديه موعد نهائي صارم. المشكلة هي أنه ليس لديك سوى مطور واحد فقط.

ما المشروع الذي ستخصص له هذا المطور؟

تجميع المهام في لوحة كانبان حسب الحالة والحقول المخصصة والأولوية والمزيد في طريقة عرض لوحة ClickUp

ستحتاج إلى تعيينها إلى المشروع الثاني بموعد نهائي صارم. على الرغم من أن هذا مثال بسيط لتحديد مستوى الموارد، إلا أن تحديد أولويات المهام يضمن لك معرفة ما يحتاج إلى أكبر قدر من الاهتمام لصالح الجدول الزمني للمشروع!

تعلم كيفية إدارة الموارد باستخدام

_/href/ مدونة؟ ص=65012_ تقويم الموارد *%/href/_

!

4. تنفيذ مدير موارد مخصص

إذا لم تكن قد خمنت الآن، فإن إدارة مواردك ليست مهمة سهلة. إنها تستغرق وقتًا طويلاً للغاية وتتضمن الكثير من المتغيرات.

لهذا السبب يجب أن تحاول دائمًا أن يكون لديك مدير مخصص للموارد يهتم بجميع احتياجات تسوية الموارد. يكرس هذا الشخص وقته لإتقان المسار الحرج و إدارة مشاريع متعددة إلى حدود مواردها.

عندما يمتلك شخص واحد هذه العملية، فإنك بذلك تجعل المسؤولية مركزية، مما يجعل إدارة تسوية الموارد أسهل بكثير. بالإضافة إلى ذلك، لن تضيف مسؤولية إدارة الموارد على فريقك، مما يترك لهم الحرية للتركيز على عبء العمل الفعلي للمشروع .

5. تتبع كل ما تقوم بإعادة تخصيصه

قد يبدو من البساطة نقل بعض المهام، أو المشاركة في بعض عمليات إعادة تخصيص الموارد، أو نقل المشاريع إلى مواردك الإضافية. ومع ذلك، يجب تتبع كل شيء. أنت بحاجة إلى معرفة أين تم تعيين مهامك في الأصل وإلا فإنك تخاطر بحدوث مشكلات كبيرة في عملية تخصيص الموارد الخاصة بك.

لماذا؟

بدون التتبع، فإنك تخاطر بتعيين عمل مزدوج، أو تخطي خطوات في الجدول الزمني للمشروع، أو فقدان معلومات مهمة حول ما يجب الانتقال إليه بعد ذلك. إذا لم تقم بتتبع جميع مواردك بدقة وأين تم إعادة تخصيصها، فإن مشروعك سيواجه حتماً مشاكل مكلفة. 📈

استخدم أداة المخطط الهبوطي في ClickUp لقياس الإنتاج على الجدول الزمني للمشروع لاكتشاف أي مشاكل محتملة في الموارد أدوات تخصيص الموارد يمكن أن تتبع جميع مهامك، وبالنسبة للفرق الرشيقة، يمكنك تشغيل مخططات الإنهاك لقياس إنتاجك إلى ما تم تعيينه في الأصل. المغزى من كل هذا هو القول بأنك بحاجة إلى برنامج إدارة مشروع قابل للتخصيص ويجعل جهود فرقك مركزية.

قوالب تحديد مستوى الموارد لنجاح إدارة المشروع من البداية إلى النهاية

هل تريد تخصيص مواردك بشكل أسرع بكثير؟ ابدأ بقالب!

لدينا خمسة من أفضل قوالب ClickUp التي يمكنك استخدامها - مجانًا تمامًا - لبدء إدارة أعباء عمل فرقك بكفاءة أكبر.

1. قالب تخصيص الموارد ClickUp

تعرف على الميزانيات والمكلفين وأنواع النواتج وأصحاب المصلحة والفرق المسؤولة في عرض واحد بسيط

بصفتك مدير مشروع، عليك أن تعرف أين يتم استثمار مواردك. قالب تخصيص الموارد في ClickUp أداة رائعة لتسوية الموارد. ذلك لأنه يمنحك رؤية واضحة للمكان الذي تنتهي إليه مواردك وما قد يحتاج إلى بعض التغييرات.

هذا القالب رائع لتتبع جميع المواد، والقوى العاملة، والميزانية، والساعات ضمن مساحة واحدة. استخدم عرض القائمة للحصول على نظرة شاملة لما تم تعيينه لفريقك وكيف يتناسب مع الجدول الزمني للمشروع.

تنزيل هذا القالب

2. قالب تخطيط الموارد ClickUp

قم بتوزيع الموارد بسهولة باستخدام قالب تخطيط الموارد من ClickUp قالب تخطيط الموارد من ClickUp أداة رائعة لتسوية الموارد وتسوية الموارد باستخدام طريقة عرض كانبان مع وظائف السحب والإفلات لإعادة التخصيص.

يساعد هذا القالب أيضًا في تحديد الموارد المتاحة ومن يملكها ومتى تكون متاحة. تأكد من توزيع الموارد بفعالية والسماح للمديرين بتحديد ومعالجة القيود المحتملة على الموارد قبل ظهورها باستخدام هذا القالب.

يمكنك أيضاً تحديد أولويات المهام والتأكد من توفر الموارد المناسبة عند الحاجة إليها.

تنزيل هذا النموذج

3. انقر فوق قالب مخطط جانت البسيط

استخدم ميزات السحب والإفلات في قالب ClickUp Simple Gantt Chart لإعادة تعيين المهام وفهم تبعياتها مخططات جانت هي تمثيل مرئي لمهام المشروع وموارده وجداوله الزمنية. قوالب مخطط جانت البياني تساعد مديري المشاريع على تحديد الأماكن التي ينبغي تخصيص الموارد فيها، ومراقبة التقدم المحرز، وتحديد الاختناقات المحتملة.

ومع قالب مخطط جانتت البياني البسيط الخاص ب ClickUp يمكنك تحسين استخدام الموارد وضمان إكمال المهام في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية من خلال جدول زمني مرئي. باستخدام هذا القالب يمكنك:

• تصور التقدم المحرز في مهام فريقك فيعرض جانت في ClickUp ومعرفة من الذي يعمل على ماذا في لمحة سريعة
• تفصيل ومعرفة كيفية ارتباط المهام بالأهداف العامة والتبعيات لإكمال المشروع ومعرفة كيفية ارتباط المهام بالأهداف العامة والتبعيات لإكمال المشروع

تنزيل هذا القالب

4. قالب مصفوفة موارد مشروع ClickUp

احصل على نظرة على حالة مواردك لمعرفة المرحلة والقسم والنوع والميزانية وتاريخ الاستحقاق والمزيد

ما هي التكلفة الإجمالية المتوقعة لمواردك؟ قالب مصفوفة موارد المشروع الخاص بـ ClickUp أداة رائعة لمعرفة ذلك.

كما أنه يساعد على ضمان توزيع الموارد بكفاءة، مما يسمح لفرق المشروع بالتركيز على المهام التي يجب إنجازها في الوقت المحدد وضمن الميزانية المقترحة. يأتي القالب كاملاً مع خمس حالات، وستة حقول مخصصة، وسبعة أنواع عرض.

تنزيل هذا القالب

5. قالب عبء عمل الموظف ClickUp

تصور مقدار العمل المخصص للمساهمين الأفراد وكذلك لكل فريق من فرقك باستخدام طريقة عرض عبء العمل في ClickUp

للحصول على تحليل أكثر تفصيلاً ومرئيًا لعبء العمل الملقى على عاتق كل عضو من أعضاء فريقك، يمكن استخدام نموذج عبء عمل الموظف ClickUp ضروري. يمكن لهذا القالب أيضًا إلقاء نظرة على عبء العمل الكلي للفريق، وهو مثالي للعملاء المحتملين الذين يديرون مجموعات أو فرق متعددة.

استخدم هذا القالب لمعرفة من يمكنه تولي المزيد من العمل أو المشاريع الجديدة. انظر بصريًا مقدار العمل المخصص حاليًا لكل فرد أو الفريق ككل. وسواء أكنت بحاجة إلى استخدام تقديرات الوقت أو حجم المهام أو نقاط العدو أو الحقول المخصصة لمراقبة أعباء العمل، يمكن لهذا القالب القيام بكل ذلك.

قم بتنزيل هذا القالب

ابدأ عملية تحديد مستوى الموارد الخاصة بك مع ClickUp

لا يجب أن تكون عملية تسوية الموارد مهمة مروعة بمفردها. فأنت تحتاج ببساطة إلى الأداة المناسبة لتتبع وقياس وقياس وقياس وتنظيم عملك في لوحة تحكم مرئية.

لحسن الحظ، يمكنك تنظيم عملية تسوية الموارد من البداية إلى النهاية باستخدام أدوات إدارة المشاريع القابلة للتخصيص من ClickUp. ClickUp هي أداة برنامج رائد في إدارة المشاريع .

سواء كنت بحاجة إلى المساعدة في تعيينات الموارد، أو جدولة المشروع، أو التسوية التلقائية، أو الجدولة المقيدة بالموارد - فإن برنامج ClickUp يوفر لك ما تحتاجه! وخلافا لغيرها أدوات إدارة المشاريع تتكيف ClickUp مع احتياجات فريقك من الموارد، وليس العكس.

إنها مرنة للغاية بحيث لا تكون محصوراً في حقول محددة مسبقاً ولوحات تحكم مقيدة. استخدم أحد القوالب المجانية من ClickUp لتنفيذ استراتيجية تسوية الموارد الخاصة بك!