كيفية إدارة مشاريع متعددة بنجاح

تقريبًا 60% من مديري المشاريع يعملون في وقت واحد على مشروعين إلى خمسة مشاريع في وقت واحد.

إن ضمان نفس المستوى من التركيز والإنتاجية وجودة المخرجات عبر المشاريع هو قوة خارقة يجب أن يتمتع بها مديرو المشاريع. يمكن أن يؤدي الأداء الضعيف للمشروع إلى إهدار هائل للاستثمار- 114%, على وجه الدقة

لحسن الحظ، يمكن لمديري المشاريع التوفيق بين المشاريع مع وجود نظام قوي.

في هذه المقالة، سنقدم لك فكرة عن التحديات الشائعة التي من المحتمل أن تواجهها والاستراتيجيات التي ستساعدك على العمل بذكاء أكبر، وتحسين الكفاءة، وإدارة مشاريع متعددة. ولكن أولاً، دعنا نفهم لماذا تعد الإدارة الفعالة للمشاريع المتعددة أمرًا حيويًا للغاية.

المخاطر التي تشكلها الإدارة غير الكافية للمشاريع المتعددة

يمكن أن يؤدي عدم القدرة على إدارة المشاريع المتعددة بشكل جيد إلى مجموعة من المخاطر التي تؤثر على الجداول الزمنية والميزانيات وأداء الفريق والنجاح التنظيمي. فيما يلي المخاطر الرئيسية التي يجب مراعاتها:

• المواعيد النهائية الضائعة: يمكن أن يؤدي ضعف التنسيق وترتيب الأولويات إلى التأخير في مشروع واحد أو أكثر. وهذا لن يقلل من ثقة العميل فحسب، بل ستكون له أيضًا آثار مالية محتملة
• تجاوزات في الميزانية: يمكن أن يؤدي التخصيص غير الفعال للموارد وانعدام الرقابة إلى تجاوز الإنفاق. وهذا لا يقلل من ربحية المشروع فحسب، بل يمكن أن يجعل من الصعب أيضًا الحصول على تمويل أو موافقات مستقبلية للمشروع
• الافتقار إلى الوضوح: يمكن أن يؤدي عدم كفاية التواصل وعدم وضوح الأولويات إلى عدم معرفة الفرق بما يجب التركيز عليه. وقد يؤثر ذلك على الروح المعنوية والإنتاجية
• تحميل الفريق فوق طاقته: يمكن أن يؤدي سوء إدارة المحفظة إلى إثقال كاهل أعضاء الفريق من خلال توزيعهم على العديد من المشاريع. وهذا يزيد من خطر وقوع الأخطاء ويمكن أن يسبب أيضًا الإرهاق والاستنزاف في الفريق
• زحف النطاق: يمكن أن يؤدي سوء إدارة نطاقات المشاريع عبر مبادرات متعددة إلى تغييرات وإضافات غير منضبطة، مما يؤدي إلى تمديد الجداول الزمنية والميزانيات الممددة وإحباط أعضاء الفريق
• النتائج دون المستوى: يمكن أن يؤدي عدم التركيز والتسرع في المواعيد النهائية إلى التنازل عن الجودة. ويمكن أن يؤدي الفشل في التسليم على النحو المتوقع إلى تكاليف إعادة العمل، ناهيك عن عدم رضا العملاء والسمعة السلبية
• انخفاض مشاركة أصحاب المصلحة: يمكن أن يؤدي التواصل غير الفعال وعدم تلبية التوقعات عبر المشاريع إلى توتر العلاقات مع أصحاب المصلحة ويؤدي إلى فقدان فرص العمل المستقبلية
• انخفاض مستوى الرؤية: يمكن أن يؤدي ضعف تتبع المشروع إلى عدم رؤية الفريق للعوائق أو التأخير أو مشاكل الامتثال أو أي نقص محتمل في الموارد. وهذا يمكن أن يجعل المشروع ينحرف عن مساره
• سوء المواءمة الاستراتيجية: إذا تم التخطيط للمشروع وإدارته بشكل سيء، فإن المشاريع تواجه خطر عدم التوافق مع الأهداف التنظيمية، وبالتالي تتسبب في إهدار الموارد
• زيادة المخاطر: بدون إدارة المخاطر بشكل استباقي، يمكن أن تتصاعد المشاكل في أحد المشاريع وتتفاقم في المشاريع الأخرى. وهذا يزيد من فرصة الفشل والضرر المالي أو الضرر المحتمل على السمعة
• الفرص الضائعة: قد يؤدي سوء تحديد الأولويات وتخصيص الموارد إلى تعثر بعض المشاريع أو عدم اكتمالها
• فقدان الابتكار: قد تفتقر فرق العمل المنهمكة في مشاريع متعددة إلى النطاق الترددي للتفكير الإبداعي أو الابتكار

الإدارة الفعالة للمشاريع المتعددة أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الكفاءة التشغيلية، وتقديم نتائج عالية الجودة، وحماية سمعة المؤسسة وربحيتها.

12 استراتيجية لإدارة المشاريع المتعددة بنجاح

1. الاستفادة من برمجيات إدارة المشاريع 77% من فرق إدارة المشاريع الناجحة تستخدم برمجيات لإدارة المشاريع والمهام. ومع ذلك، فقط

46% من المنظمات تعطي الأولوية للثقافة التي تقدر إدارة المشاريع.

يمكن لبرامج إدارة المشاريع مثل ClickUp أن تساعدك في التغلب على العديد من التحديات المرتبطة بإدارة مشاريع متعددة.

ClickUp هو برنامج مركزي أداة لإدارة المشاريع التي يمكن أن تستضيف مشاريع متعددة وتساعدك على التنقل بسلاسة بين المهام - وهي ميزة حاسمة عندما تخرج الأمور عن السيطرة (كما يحدث غالبًا، عدة مرات في اليوم!). المحافظ في ClickUp مصممة لتبسيط إدارة المشاريع لمشاريع متعددة. من الاستراتيجية إلى التنفيذ، يمكنك تتبع مشروعك في مكان واحد.

ClickUp لتخطيط العمل وتتبعه وإدارته عبر مشاريع متعددة

مصدر واحد للحقيقة يعني الرؤية المطلقة للاختناقات والمخاطر وصعوبات توفير الموارد وغير ذلك الكثير. مع أكثر من 15 طريقة مختلفة لتصور عملك من مخططات جانت إلى الجدول الزمني إلى القوائم واللوحات والتقويمات - يمكنك العثور على طريقة عرض تناسب الجميع.

بالإضافة إلى ذلك, لوحات معلومات ClickUp تعرض التقدم المحرز في الوقت الفعلي حتى تكون دائمًا متقدمًا بخطوة إلى الأمام. ClickUp لمديري المشاريع يقدم ميزات يمكن أن تساعدك على:

• وضع الاستراتيجيات والتخطيط
• تصور سير عملك
• تخصيص المهام
• تتبع الوقت وإدارة الموارد
• التعاون مع فريقك
• توقع النتائج

💡 نصيحة احترافية: استخدم خاصية ClickUp قوالب مجانية لإدارة المشاريع وابدأ تخطيط مشروعك مع كل مشروع.

2. التركيز، بدلاً من تعدد المهام، من أجل الإنتاجية

عادةً ما يتعامل مديرو المشاريع مع ثلاثة إلى أربعة مشاريع في وقت واحد - والتحدي الأكبر الذي يواجههم؟ التركيز.

التعلّم كيفية التركيز أكثر تعقيدًا مما تعتقد. جرب هذه النصائح لتحسين مهاراتك في التركيز

• قل لا للمهام ذات الأولوية المنخفضة في قائمة أولوياتك. كلما قمت بمهام متعددة، زادت فرص وقوع حوادث مؤسفة
• قم بأتمتة مهامك الإدارية والمهام المتكررة باستخدامClickUp Brainمساعد الذكاء الاصطناعي الجاهز دائمًا، والذي يمكنه إنشاء جداول أعمال لك، وإنشاء قوائم مراجعة، وتحرير المحتوى، وغير ذلك الكثير
• تنفيذ المربعات الزمنية - وهي استراتيجية تدرب فيها عقلك بوعي على إكمال مهمة ما خلال فترة زمنية محددة
• ممارسة اليقظة الذهنية وإيقاف تشغيل تلك الإشعارات المزعجة التي يمكن أن تعطل تركيزك. يمكنك أيضًا استخدامتطبيقات التركيز لتوجيه ذهنك والمساعدة في الحفاظ على مستويات تركيز ثابتة

3. تحديد أولويات المهام بشكل صحيح

هل تجد نفسك تنفق الكثير من الوقت دون أن تنجز الكثير؟ قد تكون تعطي الأولوية للمهام ذات القيمة المنخفضة التي قد تستهلك وقتك وطاقتك وجهدك. تحديد أولويات المهام في ClickUp يتيح لك تحديد الأولويات بأقل جهد ممكن. إليك طريقة عمله:

• اختر من بين أربعة مستويات (أعلام) للأولوية: عاجلة، عالية، عالية، عادية، ومنخفضة
• فرز مهامك حسب الوقت لمعرفة المهام الأكثر أهمية في سير عملك
• قم بإسقاط العناصر ذات الأولوية العالية في علبة المهام الخاصة بك، وهي متاحة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
• ادمج مهامك ذات الأولوية مع التبعيات. (مثل "انتظار" أو "حظر")
• تعيين فلاتر لتواريخ الاستحقاق وحفظها أو مشاركتها مع الفريق

يمكنك أيضًا القيام بذلك بكفاءة أكبر باستخدام

قوالب تحديد الأولويات

.

تنزيل هذا القالب

نموذج مصفوفة أولويات ClickUp

💡 نصيحة للمحترفين: استخدم نموذج مصفوفة أولوية النقر فوق الأولوية لتصنيف المهام بناءً على التأثير والجهد.

4. التواصل بوضوح

يعد الحفاظ على خط تواصل مستمر أمرًا أساسيًا لنجاح المشروع لأسباب عديدة:

• يمكن لأصحاب المصلحة مشاركة توقعاتهم مع أعضاء الفريق لمواءمة عملهم بشكل أفضل. يمكن للعملاء مشاركة الملاحظات الفورية إذا ساءت الأمور
• إنشاء حلقة ملاحظات لفريقك ومساعدتهم في الوصول إلى الأهداف بشكل أسرع دون المساومة على الجودة
• عقد اجتماعات الفريق لإعادة وضع الاستراتيجيات ومراجعة حالة المشروع. النهج الاستباقي يقطع شوطاً طويلاً
• قم بإدارة توقعات العميل والجداول الزمنية ومنع زحف النطاق المخيف

لكن كيف يمكنك التواصل بوضوح؟ من خلال التواصل _حيث يجري العمل.

من أفضل مكان للبدء هو الاستثمار في أداة تحدد أولويات التواصل، على غرار ClickUp Chat :

احتفظ بجميع أعمالك - ومحادثاتك - في مكان واحد مع ClickUp Chat

تؤدي المحادثات المبعثرة التي تحدث عبر أدوات متعددة إلى الارتباك والأخطاء. باستخدام الدردشة، يمكنك مشاركة التحديثات في الوقت الفعلي في مكان العمل مباشرةً، والحصول على رؤية مشتركة بين أعضاء الفريق حول من يعمل على ماذا.

يمكنك أيضاً وضع تفاعلاتك في سياق مرئي وتحسين إمكانية الفهم. أضف الروابط والمرفقات والملفات وملفات GIF والصور ومقاطع الفيديو وأي شيء يوصل الرسالة.

أضف أي شخص إلى محادثات عملك باستخدام @الإشارات وتعيين تعليقات لأعضاء فرديين والحفاظ على عناصر العمل نقل

💡 نصيحة احترافية: اعتمد أدوات التواصل وقوالب لتوفير الوقت والجهد

5. الحد من تبديل السياق

في سعيك لإدارة مشاريع متعددة وزيادة الإنتاجية - يمكن أن يعيقك "تبديل السياق" في طريقك.

وغالبًا ما يتم الخلط بينه وبين تعدد المهام، تبديل السياق هو أهون الشرين. باستخدام تبديل السياق، يمكنك الانتقال بين التطبيقات وبدء مهام جديدة، تاركًا المهام القديمة في منتصف الطريق.

وللأسف، فإن آثاره الضارة تتجاوز الإنتاجية. دراسة من جامعة كاليفورنيا، إيرفين, ذكرت أن 20 دقيقة فقط من المقاطعات المتكررة يمكن أن تسبب زيادة التوتر والضغط والإحباط في العمل.

إذن، كيف تتعامل مع تبديل السياق؟

استبدل جميع تطبيقاتك وأدواتك المتباينة بـ منصة واحدة، مما يسمح لفريقك بالوصول إلى كل شيء في متناول أيديهم.

على سبيل المثال، يجمع ClickUp جميع مهامك ومحادثاتك ومشاريعك في منصة واحدة سهلة الاستخدام. من إدارة العمل والتواصل إلى التعاون، كل ذلك يحدث في مساحة واحدة مشتركة.

بالإضافة إلى ذلك، يدعم ClickUp أكثر من 1000 تطبيق خارجي متكامل مما يتيح لك تنفيذ حل واحد على مستوى المؤسسة بأكملها يكون موطنًا لأدواتك المفضلة. وتخلص الفريق من التبديل اللاواعي للسياق.

6. عندما تتغير الأولويات، كن مرنًا

هل فريقك غير قادر على تتبع الأولويات المتغيرة؟ إن عدم القدرة على التمحور حسب ما يتطلبه الموقف هو عيب كبير لمديري المشاريع.

يحدث هذا في الغالب عندما تستخدم قوائم مهام وجداول بيانات متعددة لتتبع تقدم المشروع.

الحلان الكبيران؟

• تنفيذ عملية التحكم في التغيير: سيسمح لك ذلك بإدارة طلبات التغييرات في المشروع. إذا طلب أحد أصحاب المصلحة إجراء تغيير في المشروع، يمكنك عرض ذلك في الجدول الزمني للمشروع على الفور. يمكنك أيضًا الاستفادة من هذه العملية للسماح لأصحاب المصلحة بالموافقة على طلبات التغيير أو رفضها حسب ما يرونه مناسبًا.
• مشاركة مصدر مركزي للحقيقة: استخدم أداة لتتبع طلبات المشروع المتغيرة وتأكد من أن هذه الأداة متاحة لأعضاء الفريق لاستخدامها خارج الإنترنت وعبر الإنترنت.

عندما يحصل أعضاء فريقك على رؤية عرض النطاق الترددي للفريق وحالة المهام في الوقت الفعلي، يمكنهم تغيير التروس والعمل بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، ستتمكن أيضًا من الاطمئنان على الفريق عندما تضيق الأمور.

7. وازن بين أعباء عمل فريقك

توزيع عبء العمل على فريقك بالتساوي يعزز نمو الأعمال ورفاهية الموظفين.

قم بإثقال كاهل الموظف بالمهام، وستحصل على عمل غير مكتمل في أحسن الأحوال وعمل رديء الجودة في أسوأ الأحوال. حتى أن عدم الاستفادة من الموظفين بشكل كافٍ يمكن أن يجعلهم غير متحمسين ومتوترين.

ليس من المستغرب أن تنفق الولايات المتحدة الأمريكية 300 مليار دولار كل عام على أيام العمل الضائعة والمشاكل الصحية الناجمة عن الإجهاد المرتبط بالعمل.

خلاصة القول: في كلا السيناريوهين، ستخسر المؤسسة.

يمكن أن يؤدي العثور على هذه النقطة الرائعة إلى تعزيز معنويات الفريق والحفاظ على سير المشروع بسلاسة.

تتفهم منصات إدارة المشاريع مثل ClickUp مدى أهمية إدارة عبء العمل للمشاريع

لضمان حصول الجميع على عبء عمل متساوٍ، ستحتاج إلى رؤية كاملة للأشخاص والمشاريع والمهام المعنية. عرض عبء العمل في ClickUp يجعل ذلك ممكنًا. اطلع على ورقة المهام والتقويم الخاص بكل عضو وراجع من يعمل على ماذا.

فرز المهام حسب الحالة والمكلفين بالمهام وفهم أعباء العمل الأسبوعية باستخدام ClickUp

استنادًا إلى كيفية تقدم مشروعك، يمكنك تخصيص طريقة العرض، وتتبع مستوى جهد المهمة، وإعادة ضبط قدرة فريقك، والعمل دون انقطاع أو تأخير.

8. ضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق لكل مشروع

يعد تحديد الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية أمرًا أساسيًا لقياس تقدم الموظفين. ولكن تحديد الأهداف له آثار نفسية أعمق وأكثر تأثيرًا.

تزعم مجلة فوربس أن الأشخاص الذين يتصورون أهدافهم بوضوح 1.2 إلى 1.4 ضعف أكثر احتمالاً لإنجازها.

لذا، عندما تبدأ في النظر إلى الأهداف كجزء من إنشاء أهدافك المنظمة خطة المشروع, ستكون في وضع أفضل لتحقيقها.

في سياق الأعمال، تأخذ الأهداف شكل معالم رئيسية. يتبنى مديرو المشاريع المتمرسون عملية تحديد الأهداف التالية:

• أولاً، يعملون على تحديدأهداف المشروع
  • ثم يركزون بعد ذلك على تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة
• بعد ذلك، يقومون بتعيين المهام لأعضاء الفريق المناسبين
• وأخيراً، يضعون أهدافاً قابلة للقياس وواقعية وواضحة

💡 نصيحة احترافية: أهداف النقر رائع لتنظيم جميع أهدافك (فكّر في دورات العدو السريع، وبطاقات الأداء الأسبوعية للموظفين، و OKRs، وما إلى ذلك) في مجلدات سهلة الاستخدام. يمكنك إنشاء أهداف بتنسيقات متنوعة - عدد، صواب/خطأ، مهمة، نقدية، أوصاف، إلخ. بالإضافة إلى ذلك، لا داعي للقلق بشأن متابعة تقدم مشروعك. يمكن للأداة أن تتولى الأمر نيابةً عنك.

قم بتعيين أهداف واضحة وتتبعها دون عناء باستخدام ClickUp Goals (أهداف ClickUp) لدفع نجاح فريقك

9. تفويض فعال

لا يمكنك إدارة كل مهمة بنفسك، والتفويض المناسب يمكّن أعضاء الفريق. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تفويض مسؤوليات مشروعك، فإليك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها:

• تقييم نقاط قوة وقدرات كل عضو من أعضاء الفريق
• تعيين المهام بناءً على خبرة كل عضو من أعضاء الفريق وقدراته وعبء العمل
• ثق بفريقك وركز على تقديم التوجيه بدلاً من الإدارة التفصيلية
• اعتماد أنظمة وعمليات قوية تعزز المساءلة

💡 نصيحة احترافية: برنامج إدارة المهام يجعل من السهل تعيين المهام وتتبع التقدم المحرز طوال مدة المشروع

10. نمذجة عمليات سير العمل المتكررة وتوفير وقت لا يقدر بثمن

هل تقوم باستمرار بإعادة بناء نفس مهام سير العمل في كل مرة يبدأ فيها مشروع جديد؟

هذا ليس الاستخدام الأكثر إنتاجية لوقتك. إذا كانت مشاريعك غالبًا ما تحتوي على مجموعة مشتركة من مخرجات المشروع أو العمليات، قم بإنشاء قوالب خاصة بك لسير العمل والعمليات الشائعة الاستخدام.

سيؤدي ذلك إلى تسريع عملك ومنع حدوث ثغرات في سير العمل.

💡 نصيحة احترافية: قم بتحديث القوالب الخاصة بك بشكل روتيني مع الأفكار وأفضل الممارسات لضمان جودة التسليم.

11. حافظ على التنظيم مع التوثيق

قد تتطلب إدارة مشاريع متعددة الكثير. الكثير من العمليات وسير العمل والفرق والجداول الزمنية. ابق على اطلاع على كل ذلك من خلال التنظيم وثائق المشروع .

الوثائق الدقيقة والمحدثة تمنع الارتباك وتبقي المشاريع على المسار الصحيح.

احتفظ بوثائق منفصلة ولكن موحدة لكل مشروع (مثل المتطلبات والجداول الزمنية وسجلات المخاطر) واستخدم أدوات إدارة الوثائق لضمان إمكانية وصول جميع أصحاب المصلحة إليها.

توليد الأفكار وخرائط طريق المنتجات وموجزات المنتجات وأتمتة التوثيق وإجراءات التشغيل الموحدة والمزيد مع ClickUp Brain

💡 نصيحة احترافية: أنشئ وثائق المشروع باستخدام ClickUp Brain وشاركها بأمان باستخدام مستندات ClickUp

12. توقع المخاطر وإدارتها

أفضل طريقة لإدارة مشاريع متعددة معًا بكفاءة هي الإعداد الجيد. وأحد الجوانب الحاسمة لهذا الإعداد هو التخطيط للمخاطر. برنامج إدارة المخاطر مثل ClickUp يمكن أن يساعدك.

تضاعف المشاريع المتداخلة من احتمالات المخاطر والاضطرابات. بالإضافة إلى أن التأخير في أحد المشاريع يمكن أن يكون له تأثير مضاعف على المشاريع الأخرى. لذلك:

• إجراء تقييم للمخاطر لكل مشروع وتوثيق خطط الطوارئ
• تحديد أوجه الترابط بين المشاريع ومواءمة الجداول الزمنية وفقًا لذلك
• مراجعة المخاطر بانتظام أثناء تحديثات المشروع ومعالجة المشاكل المحتملة في وقت مبكر

💡 نصيحة احترافية: قوالب تقييم المخاطر يمكن أن تزيل التخمين من عملية تقدير المخاطر

إدارة مشاريع متعددة بسهولة باستخدام ClickUp

ما هي المعضلة الأكثر شيوعاً التي يواجهها مديرو المشاريع؟ كيفية إدارة مشاريع متعددة دون أن يفقدوا صوابهم.

وهذا أمر مفهوم. فمدراء المشاريع لديهم عمل شاق للغاية.

وبصفتك مدير مشروع، قد تجد نفسك في كثير من الأحيان مشغولاً بتسليم المشاريع التي كان من المقرر تسليمها بالأمس. وقد تتعامل أيضًا مع عملاء تحت ضغط كبير وفريق عمل مرهق. ودعنا لا ننسى الحفاظ على توقعات أصحاب المصلحة في ظل ميزانيات المشاريع المحدودة.

إن وجود فريق عمل قوي برنامج إدارة المشاريع مثل ClickUp هو الأداة المناسبة لهذه المهمة. اشترك مجانًا اليوم وتخلص من عناء إدارة مشاريع متعددة.