أحد أهم جوانب إدارة المشروع هو تفويض العمل. على الرغم من أنك قد تكون نجمًا خارقًا، إلا أن الحقيقة هي أنك ببساطة لا تستطيع القيام بكل الأعمال الشاقة بنفسك. أنت بحاجة إلى أعضاء الفريق لتولي المهام حتى تتمكن من التركيز على الأولويات الأخرى .
بالإضافة إلى ذلك، فإن تفويض العمل يمكّن زملاءك في العمل من المشاركة في العمل والاستفادة من نقاط قوتهم.
سواء كنت تقود فريقًا صغيرًا أو الإشراف على مشاريع متعددة ، فإن تسليم المهام إلى أعضاء الفريق الآخرين يساعدك على تحقيق أهدافك ويجعل العملية أكثر سلاسة. لكن معرفة كيفية تفويض العمل يكون القول أحيانًا أسهل من الفعل - خاصة إذا كنت جديدًا في الإدارة.
هنا، سوف نتعمق أكثر في التفويض، ونقدم إرشادات حول تفويض المهام، ونسلط الضوء على الفوائد العديدة لتفويض العمل لأعضاء الفريق الآخرين. بعد ذلك، سنقدم نصائح حول كيفية تفويض العمل حتى تكون مديراً أكثر فعالية. 🤩
ما هو التفويض؟
التفويض هو عملية إعادة تعيين مهام محددة لأشخاص آخرين في فريقك. يتم ذلك حتى يتمكن قادة ومدراء الفريق من تركيز جهودهم في مكان آخر بينما يقوم عضو آخر في الفريق بتولي المهام التي لا يتوفر لديك الوقت لها. تفويض المهام يتم تفعيله أيضًا عندما تكون المهمة أو النشاط أكثر ملاءمة لمجموعة مهارات شخص ما في الفريق.
التفويض هو عنصر حاسم في إدارة الفريق ولكنها أيضًا مخيفة، خاصة للمديرين الجدد.
فبالنسبة لبعض المدراء، يكون التخلي عن العمل صعباً. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت مديرًا يحب أن يكون لديك السيطرة وأن تكون مساهمًا في كل مهمة.
بالنسبة للمدراء الآخرين، فإن اكتشاف المهام المناسبة لتفويضها يمثل تحدياً بالنسبة لهم. وفي أحيان أخرى، يمكن أن تكون إدارة المهام وتنظيمها فوضوية، مما يجعل من الصعب التفويض حتى لو كنت ترغب في ذلك.
يتطلب هذا النشاط الإداري أيضًا مهارات قيادية قوية ومهارات تفويض المهام. للقيام بذلك بشكل فعال، تحتاج إلى التواصل بوضوح، وأن تكون منظمًا، وأن تقدم الدعم. تحتاج أيضًا إلى أن تكون قادرًا على تحديد متى يجب عليك القيام بالعمل بنفسك ومتى يجب عليك تفويض المهام. 🛠️
متى يجب تفويض المهام
إن معرفة المهام المناسبة لتفويضها ليس علمًا دقيقًا، بل هو أقرب إلى الفن. لا يوجد سيناريو محدد حيث يجب تفويض جميع المهام. بل يتعلق الأمر باحتياجات عملك ونطاق عمل فريقك والنتائج المرجوة.
ومع ذلك، هناك بعض الإرشادات التي يمكنك استخدامها لتحديد المهام التي يجب أن تقوم بتفويضها في عملية التفويض. ابدأ بطرح الأسئلة التالية على نفسك لتحديد ما إذا كان ينبغي عليك تفويض العمل:
- هل هذه المهمة مستهلكة للوقت؟ إذا كان لديك الكثير من المهام التي تستهلك جزءًا كبيرًا من وقتك واهتمامك الذي يمكن أن تنفقه بشكل أفضل في مكان آخر، فقد يكون الوقت قد حان لتفويض المسؤولية إلى شخص آخر لديه الوقت الكافي لتوليها
- هل العمل متكرر؟ غالبًا ما يتم تسليم المهام المتكررة إلى أعضاء الفريق الآخرين. هذه طريقة سهلة للتفويض دون الحاجة إلى قضاء الوقت في التدريب المستمر وتسليم الأعمال الجديدة
- هل هناك شخص ما في الفريق مجهز بشكل أفضل للتعامل مع هذا العمل؟ إذا لم تكن لديك المهارات اللازمة لإكمال النشاط أو إذا كان هناك شخص ما في الفريق لديه معرفة أعمق بالموضوع، ففكر في تفويض العمل له
- هل تسمح هذه المهمة لعضو الفريق بالنمو وبناء المهارات؟ يريد القادة الجيدون أن تنمو فرقهم وتتعلم مع الشركة. يساعد تحديد المهام المفوضة التي يمكن أن تبني على المهارات الحالية وتوفر معرفة جديدة على تحقيق هذا الهدف
- هل لدي القدرة على تدريب الموظف بشكل فعال، ومراجعة عمله، وتقديم الدعم أثناء عملية التفويض؟ تفويض المهام لا يعني تسليم شيء ما وعدم التعامل معه مرة أخرى. يجب أن تلعب دورًا نشطًا في تقديم الدعم والتوجيه ومراجعة النتائج المرجوة. تأكد من أن لديك الوقت الكافي لذلك
إن اتخاذ قرار بشأن كيفية تفويض المهام وأيها مرشح جيد هو عملية. فإلى جانب طرح هذه الأسئلة على نفسك، فكر في من ستفوض إليه العمل. ضع في اعتبارك مدى امتلاء قائمة المهام وما هو شعورهم حيال القيام بهذه المهام، وما إذا كان من المحتمل أن ينجحوا في ذلك أم لا. 💪
10 نصائح حول كيفية تفويض المهام بفاعلية
الآن بعد أن عرفت ما الذي يشكل العمل المفوض ومتى يتم تنفيذه، وفوائد اختيار الشخص المناسب، حان الوقت للتفكير في كيفية تطبيقه عملياً. سواءً كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بالتفويض أو تبحث عن طرق لبناء مهاراتك، إليك 10 نصائح مفيدة للتفويض الفعال. 🌻
1. حدد ما يجب تفويضه
أولاً، تحتاج إلى تحديد العمل الذي تريد تفويضه. بصفتك رائد أعمال، يمكنك تفويض بعض المهام فقط إلى مساعد أو موظف مستقل. قد ترغب في تفويض عشرات المهام إلى أقسام مختلفة كمدير مشروع أو قائد فريق.
أيًا كان اختيارك للتفويض، من المهم أن تفكر بدقة فيما تريد نقله إلى أعضاء الفريق الآخرين.
إضافة عدة مكلّفين وتفويض التعليقات من مهام ClickUp الخاصة بك
بشكل عام، تعتبر أنواع الأعمال التالية مرشحة للتفويض بشكل عام:
- المهام المتكررة
- العمل الذي يتوافق مع خبرة أو اهتمامات أحد أعضاء الفريق
- العمل المرتبط بـأهداف الشخص ### 2. إنشاء إطار عمل للتواصل الواضح
بصفتك قائد فريق، فأنت تعلم مدى أهمية التواصل. والتفويض لا يختلف عن ذلك. تحتاج إلى وضع إطار عمل واضح إطار عمل وتوقعات واضحة للتواصل .
قم بتخصيص قالب مصفوفة تفويض السلطة الخاص بـ ClickUp لإعداد تسلسل قيادي للقرارات على جميع المستويات التي يمكن للجميع الوصول إليها
استخدم قالب مصفوفة تفويض السلطة الخاص ب ClickUp لتبسيط عملية اتخاذ القرار في فريقك. تسمح لك تسعة حقول مخصصة بتعيين الصلاحيات، بينما تتيح لك ثلاث طرق عرض إنشاء قاعدة بيانات للمعلومات حتى يعرف الجميع من المسؤول عن ماذا.
أدوات تتبع مدمجة و تبعية المشروع تُعلمك التحذيرات بالمخاطر المحتملة والنجاحات البارزة.
مكافأة: قوالب مصفوفة المهارات !
4. إنشاء الأولويات
يعرف القادة الفعالون كيفية تحديد أولويات العمل ومدى أهمية التمييز بين المهام التي يجب إنجازها أولاً لتجنب تأخير المشروع. بالنسبة لتفويض المهام، من الأهمية بمكان التواصل بوضوح بشأن البنود التي يجب معالجتها أولاً.
وبهذه الطريقة، يعرف عضو الفريق من أين يبدأ ولديه خريطة طريق لما سيأتي بعد ذلك.
استخدم قالب مصفوفة أولويات ClickUp هذا لتحديد المهام الحرجة مرسومة حسب مدى إلحاحها وتأثيرها وأهميتها
هذه الخطوة مهمة جدًا؛ وهي أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الفرق تستخدم قالب مصفوفة الأولويات في ClickUp . ابدأ بإدراج جميع المهام التي يجب إكمالها. قم بتقييم مدى أهمية كل منها وأيها عاجل.
ضعها في مصفوفة الأولويات من أجل تنظيم ما له الأولوية بشكل مرئي. يمكن لأعضاء الفريق استخدام هذا كمرجع للعمل الذي يحتاجون إلى التركيز عليه أولاً، ويمكنهم أن يروا بسرعة ما هو التالي.
/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6322890 تنزيل هذا القالب /%ctaBtntn/
5. عرض السياق والخلفية
يكون عملك أكثر نجاحًا عندما تفهم دوره في تحقيق أهداف الشركة. وينطبق الأمر نفسه على أعضاء الفريق الذين تفوض إليهم المهام.
ساعدهم على فهم كيف تتناسب المهمة أو المشروع الذي يعملون عليه مع الصورة الكبيرة والنتيجة المرجوة التي تريدها. إذا فهموا كيف يساهمون في الفريق ويشعرون بأنهم جزء مهم من الفريق، فسيكونون أكثر رغبة في تحقيق النجاح.
يساعد السياق أيضًا أعضاء فريقك على فهم الغرض من المهمة بشكل كامل. في حين أنك قد تكون محترفًا في هذه المهام، إلا أنها جديدة على زملائك في العمل. اعرض عليهم إرشادهم خلال المهمة أو أنشئ مقطع فيديو يوضح كيفية القيام بها.
وبهذه الطريقة، يمكنك أن تشعر بالثقة عند تسليم المهام ومعرفة أن أعضاء فريقك لديهم المعلومات التي يحتاجونها لإكمال العمل بنجاح.
مثال على مصفوفة RACI في مستندات ClickUp
يساعد أيضًا في توفير معلومات حول الهيكل التنظيمي للمشروع. أداة مثل مصفوفات RACI من ClickUp يمكن أن تعطي عضو الفريق نظرة ثاقبة على أدوار المشروع , مخرجات المشروع ومن يمكن اللجوء إليه في حال ظهور أي مشاكل. 📝
إذا كنت ترغب في تنمية فرق عمل عالية الأداء، فأنت بحاجة إلى هيكلية تساعدهم على معالجة المهام (ومعالجة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً) حتى تعرف أنت وفريقك ما هو متوقع منك بالضبط. التفويض الفعال يساعد الجميع على معرفة المهمة التي بين يديك.
6. تقديم الدعم عند الحاجة إليه
بصفتك مدير مشروع أو قائد فريق، يجب عليك دعم فريقك طوال فترة المشروع، وليس فقط في البداية عندما تقوم بتوفير السياق. وقد يعني ذلك تقديم التدريب إذا كانت هناك مهارات يحتاجون إلى تطويرها لتحقيق النجاح.
ويمكن أن يعني أيضًا تقديم الدعم فيما يتعلق بالموارد - مثل برنامج إدارة المهام -الدعم المالي أو ربطهم بالخبراء الذين يمكنهم دعم عملهم.
7. إعطاء الأولوية للنتائج على العملية
ليس معنى أن عضو الفريق ينجز المهمة بطريقة مختلفة عن الطريقة التي تنجزها أنت، أنه لم يقم بعمل جيد. يرجى التركيز على النتيجة بدلاً من التركيز على الطريقة التي وصلوا بها إلى هناك. نحن نتعلم ونعمل بشكل مختلف، لذا كن منفتح الذهن عند مراجعة كل مهمة تم تفويضها.
العمل الجيد والنتائج هي ما يجب أن يكون مهماً. 🏆
8. ركز على الاستقلالية ولكن تحقق من
قم بتعيين المهام لتكرارها حسب الوقت أو الحدث في ClickUp حتى لا تدير المهام التي تفوضها بشكل دقيق
من الرائع أن تثق بالأشخاص الذين تعمل معهم للقيام بعملهم وإنجاز المهام في الوقت المحدد. لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك اتباع نهج عدم التدخل الكامل. امنح أعضاء فريقك المساحة والوقت اللازمين لإنهاء العمل، ولكن قم بجدولة عمليات التحقق المنتظمة.
ناقش عدد المرات التي تريد أن تتفقد فيها أعضاء فريقك. يجب أن توازن بين عدم الإدارة التفصيلية ولكن مع إجراء مراجعات منتظمة.
يختار العديد من المدراء الاجتماع كل أسبوعين أو شهرياً. بينما يختار آخرون ممن يعملون في مشاريع ذات جدول زمني أطول أن يراجعوا كل ثلاثة أشهر. خلال هذه الاجتماعات، قدم لهم الدعم إذا كانت لديهم أسئلة أو مخاوف وقدم لهم الإرشادات اللازمة لإنجاز العمل.
تذكر، في نهاية المطاف، أنت مسؤول عن نجاح المشروع. بعد اكتماله، خطط لإجراء مراجعة لمراجعة ما نجح بشكل جيد وما يمكن تحسينه. يمكنك تنفيذ هذه التغييرات في إدارة سير العمل العمليات للمشروع التالي.
9. احتفل بالفوز
كبشر، نحب العمل في بيئة إيجابية ورؤية عملنا محل تقدير واعتراف. احتفل بالإنجازات والمكاسب الصغيرة كلما كان ذلك ممكنًا. هذا يعزز الروح المعنوية، ويخلق بيئة ممتعة للعمل، ويوفر حوافز للقيام بعمل جيد. 🥳
10. مراجعة العمل واستخدام التعليقات لإثراء العملية الخاصة بك
التفويض الناجح لا يتعلق فقط بتعيين المهام ورؤيتها حتى اكتمالها. أحد المكونات الرئيسية للتفويض هو مراجعة العملية لمعرفة ما نجح وما يمكن تحسينه. اطلب من أعضاء فريقك تقديم ملاحظات بناءة حول العملية.
إنشاء نماذج أكثر ذكاءً في ClickUp باستخدام المنطق الشرطي لتبسيط العملية - بغض النظر عن مدى تعقيدها
حدد المجالات التي نجح فيها كل منكما وفكر فيما إذا كان هناك أي مجال للتحسين.
فوائد تفويض مسؤوليات العمل
A مدير مشروع جيد يعرف مدى أهمية التفويض الفعال. فهو يسمح لك بتركيز جهودك في مكان آخر، وتساعدك مهارات التفويض على بناء فريقك بحيث يؤدي الجميع بأفضل ما لديهم ويحقق النتيجة المرجوة. ✨
فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية للتفويض:
- إنه يمكّن : يسمح التفويض لأعضاء الفريق باتباع نهج عملي. من خلال المشاركة الفعالة وتعلم كفاءات جديدة ولعب دور في المشاريع المهمة، سيشعر أعضاء الفريق بأنهم أكثر ارتباطًا بالشركة وأنهم يحدثون فرقًا في عملهم
- يقلل من الإرهاق: عندما تقوم بتفويض المهام بفعالية، فإنك توزع أعباء العمل. وبهذه الطريقة، سيكون كل عضو من أعضاء الفريق مشغولاً ولكن ليس مرهقاً أو منهكاً. تؤدي رؤية أعباء عمل كل عضو من أعضاء الفريق إلى زيادة التركيز على رفاهية الفريق وثقافة الشركة السعيدة
افهم في لمحة سريعة من في فريقك الذي يعاني من نقص أو إفراط في العمل حتى تتمكن من إعادة تخصيص مواردك بسهولة
- يعزز التطوير المهني والابتكار: من خلال السماح لفريقك بالعمل على المهام من تلقاء نفسه، فإنك تمنحهم رخصة إبداعية للتوصل إلى حلول مبتكرة وأساليب جديدة
- إنه يبني الثقة والتواصل: يتطلب التفويض أن يتواصل الأشخاص بفعالية. كما أنه يدعم التمكين لأن المديرين يثقون في أعضاء الفريق لتولي العمل دون إدارة العملية بشكل دقيق
- يمكن أن يوفر الوقت ويساعدك على الوصول إلى أهداف جديدة: من خلال تقسيم العمل بفعالية، سيستغرق الأمر وقتًا أقل لإكمال المشروع وتحقيق أهدافك
- يجعل وضع الميزانية أكثر فعالية: تقسيم المشاريع إلى مهام صغيرة الحجم لكل عضو من أعضاء الفريق يجعل وضع الميزانية أسهل لأن لديك خريطة طريق واضحة لجميع الموارد والأفراد المعنيين
## تحديات تفويض المهام
يعد تفويض المهام بنجاح مهارة بالغة الأهمية لأي مدير، لكنه يشكل تحدياً. إليك بعض العقبات الشائعة التي قد يواجهها المديرون في عملية التفويض:
- انعدام الثقة: يجد بعض المدراء صعوبة في الثقة بالآخرين لإتمام المهام وفقًا لمعاييرهم، مما يؤدي إلى التردد في تسليم المسؤوليات
- الخوف من فقدان السيطرة: التفويض يعني التخلي عن مستوى معين من السيطرة على كيفية تنفيذ المهام، الأمر الذي قد يكون غير مريح للمدراء الذين اعتادوا الإشراف على كل التفاصيل
- عدم كفاية التدريب: قد يفتقر أعضاء الفريق إلى المهارات أو المعرفة اللازمة لتولي مهام معينة، مما يتطلب وقتاً وموارد للتدريب
- صعوبة في إسناد المهام المناسبة للأشخاص المناسبين: قد تكون مطابقة المهام مع أعضاء الفريق المناسبين بناءً على مهاراتهم واهتماماتهم وعبء العمل معقداً
- مقاومة أعضاء الفريق: ليس كل الموظفين متحمسين لتولي مسؤوليات إضافية، خاصة إذا شعروا بأنهم مثقلون بالعمل أو إذا كانت المهمة تبدو خارج نطاق خبرتهم
- التواصل غير الفعال: قد يؤدي سوء الفهم حول توقعات المهام أو المواعيد النهائية أو الأهداف إلى نتائج سيئة في عملية التفويض
- قيود الوقت *: يتطلب التفويض السليم وقتًا للتدريب والمراقبة والتغذية الراجعة، الأمر الذي قد يشكل تحديًا فيالبيئات سريعة الوتيرة ## تسخير قوة تفويض المهام ## تسخير قوة تفويض المهام
إن إتقان فن التفويض يتعلق بمعرفة المهام التي يجب تفويضها، ومن الذي يجب تفويضها إليه، وكيفية القيام بذلك بفعالية. مع هذه النصائح العشر، ستكون في طريقك إلى تنفيذ التفويض الناجح على جميع مستويات مؤسستك. جرّب ClickUp اليوم للتعامل مع جميع عمليات إدارة مشروعك. من تنظيم المهام وتعيينها إلى إنشاء مصفوفة أولويات واستخدام أدوات التتبع لمراقبة التقدم المحرز، ستجد ما تحتاجه لتكون قائداً فعالاً. 👩🏽💼