بعض العمليات في مكان العمل تجعل الفرق تتحرك. والبعض الآخر يبطئها دون أن يلاحظها أحد. موافقة بسيطة تتحول إلى تأخير لمدة أسبوع. تتكرر مهمة روتينية من قبل فريقين مختلفين. تتراكم أوجه القصور الصغيرة - مما يكلف الوقت والمال والزخم.
بدون تمثيل مرئي لسير العمل، غالبًا ما تفشل الفرق في رؤية أماكن حدوث الأعطال، مما يجعل من الصعب تحسين العملية بأكملها بشكل فعال. لا تعاني معظم الشركات لأنها تفتقر إلى الموهبة أو الاستراتيجية. إنها تعاني لأن عملياتها تعمل ضدها.
يكشف هذا الدليل عن كيفية اكتشاف أوجه القصور الخفية، وتبسيط سير العمل، وبناء العمليات التي تغذي الإنتاجية بدلاً من تعطيلها.
## ⏰ ملخص 60 ثانية
هل تعاني من عدم الكفاءة أو التأخير أو المهام الزائدة عن الحاجة؟ إليك كيفية تحسين عمليات مكان العمل وزيادة الإنتاجية الحقيقية:
- حدِّد أوجه القصور مثل التأخير في الموافقات، والعمل المتكرر، والمسؤوليات غير المتناسقة قبل أن تؤثر على نتائج الأعمال
- تبسيط العمليات من خلال تخطيط سير العمل، وأتمتة المهام اليدوية، وإلغاء الخطوات غير الضرورية
- الحفاظ على الكفاءة من خلال المراجعات المنتظمة للعمليات، والتوثيق الواضح، وسير العمل القابل للتكيف مع أعمالك
- تعزيز التعاون من خلال الحد من سوء التواصل، وتوضيح الأدوار، وضمان سلاسة عمليات التسليم بين الفرق
- حسِّن إجراءات عملك من خلال الأتمتة والرؤى المدعومة بالذكاء الاصطناعي والإدارة المركزية للمهام للحفاظ على كفاءة العمليات وتركيز الفرق
لكل ما سبق، ClickUp هو الحل الأمثل لكل ما سبق. اشترك مجانًا وشاهد الإنتاجية ترتفع في عمليات مكان عملك.
ما هي عمليات مكان العمل؟
عمليات مكان العمل هي الخطوات المنظمة التي تتبعها فرق العمل لإكمال المهام بكفاءة. فهي تضمن الاتساق وتقلل من الأخطاء وتحافظ على سير العمليات بسلاسة.
على سبيل المثال، عندما تقوم شركة ما بتعيين موظف جديد، يكون هناك تدفق واضح للعمليات:
- يقوم قسم الموارد البشرية بجمع المستندات وإعداد الوصول إلى النظام
- يقوم المدير بتعيين التدريب والمهام الأولية
- يكمل الموظف الجديد وحدات التأهيل ويلتقي بالفريق
بدون عملية محددة، تفوت المهام، ويحدث التأخير، وتنخفض الإنتاجية.
يساعد سير العمل المخطط بشكل جيد على تحديد الثغرات، والتخلص من التكرار، وضمان سير العملية بأكملها بسلاسة. سواء كان الأمر يتعلق بالتوظيف أو تنفيذ المشروع أو خدمة العملاء، توفر عمليات مكان العمل خارطة طريق تساعد الشركات على تحقيق أهدافها.
اقرأ المزيد: كيفية إنشاء نماذج وأساليب وأنظمة سير العمل الفعالة
الفوائد الرئيسية لتبسيط عمليات مكان العمل
تؤدي أوجه عدم الكفاءة في مكان العمل إلى إبطاء فرق العمل وإضاعة الوقت وخلق تعقيدات غير ضرورية. يضمن تبسيط العمليات أن تتحرك كل مهمة بسلاسة من البداية إلى النهاية، مما يحسن الكفاءة ويجعل التعاون أسهل.
إليك كيف يعود تبسيط العمليات في مكان العمل بالفائدة على المؤسسة:
- التنفيذ الأسرع
- تعمل عمليات سير العمل الواضحة على التخلص من الخطوات غير الضرورية وتقليل عمليات الذهاب والإياب، وتضمن تقدم المهام دون تأخير
- إنتاجية أعلى
- يقضي الموظفون وقتًا أقل في معرفة ما يجب القيام به ووقتًا أطول في العمل الهادف
- تقليل التكاليف التشغيلية
- تحسين كفاءة العمليات يقلل من إهدار الموارد وتكرار العمل والأخطاء التي يمكن تجنبها
👀 هل تعلم؟ يمكن أن تؤدي إدارة عمليات الأعمال (BPM) إلى تخفيض التكلفة بنسبة 20% للمؤسسات ?
من خلال تبسيط تدفقات العمل وتقليل التكرار إلى أدنى حد ممكن، تعمل إدارة عمليات إدارة الأعمال على تعزيز الكفاءة وخفض النفقات التشغيلية بشكل كبير.
- القابلية للتوسع
- تساعد إجراءات التشغيل القياسية فرق العمل على التكيف مع النمو دون فوضى أو سوء تنسيق
- تعاون أقوى
- الأدوار والمسؤوليات المحددة تقلل من سوء التواصل وتبقي الفرق على نفس الصفحة
- اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً
- توفر العملية المنظمة رؤية أفضل للأداء، مما يساعد القادة على تحسين سير العمل
من الأمثلة الشائعة جدًا الموافقات على المشاريع. فبدون عملية منظمة، تضيع الطلبات في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني، ويتم تداول إصدارات متعددة من نفس المستند، وتستغرق القرارات وقتًا طويلاً. يعمل سير العمل المبسّط على أتمتة الموافقات وإخطار الأشخاص المناسبين وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي.
عندما تسير العمليات بسلاسة، تعمل الفرق بشكل أكثر ذكاءً، وتعمل الشركات بكفاءة أكبر، وتتحسن الإنتاجية بشكل طبيعي.
اقرأ أيضًا: ما هي إدارة عمليات الأعمال؟ الاستراتيجيات والقوالب والأمثلة
أنواع عمليات مكان العمل
تعتمد كل شركة على عمليات منظمة للحفاظ على سير العمليات بسلاسة. يضمن بعضها عمل وظائف الأعمال الأساسية بكفاءة، بينما يدعم البعض الآخر سير العمل الداخلي.
يساعد فهم هذه الأنواع المختلفة من عمليات مكان العمل الشركات على تحديد أوجه القصور وتحسين الإنتاجية وتبسيط العمليات.
العمليات الأساسية
هذه هي أهم عمليات سير العمل التي تؤثر بشكل مباشر على الإيرادات والعملاء ونتائج الأعمال. وبدونها، لا يمكن للشركة أن تعمل بفعالية.
- المبيعات واكتساب العملاء: توليد العملاء المحتملين والموافقات على العقود وإتمام الصفقات
- تطوير المنتجات: وضع تصور للمنتجات أو الخدمات الجديدة واختبارها وإطلاقها
- تنفيذ الطلبات: معالجة طلبات العملاء وتغليفها وشحنها
عمليات الدعم
لا تولد هذه العمليات إيرادات بشكل مباشر ولكنها ضرورية لتحقيق الكفاءة التشغيلية. فهي تضمن حصول الفرق على الموارد والأدوات والمعلومات اللازمة لأداء أدوارها.
- دعم تكنولوجيا المعلومات: إدارة تحديثات النظام واستكشاف المشكلات وحلها والحفاظ على الأمن السيبراني
- الموارد البشرية: التوظيف والتأهيل وإدارة كشوف المرتبات ومراجعات الأداء
- المالية والمحاسبة: إعداد الميزانية، وإعداد الفواتير، وتتبع النفقات
👀 هل تعلم؟ هل تعلم؟ جذور الموارد البشرية ترجع إلى الثورة الصناعية، عندما أدركت الشركات أن معاملة الموظفين بشكل جيد يؤدي إلى زيادة الإنتاجية
ما بدأ كبرامج بسيطة للرعاية الاجتماعية تطور في نهاية المطاف إلى إدارات موارد بشرية حديثة، لتشكل كل شيء من التوظيف إلى ثقافة الشركة اليوم!
عمليات الإدارة
وهي تشرف على أداء الأعمال، وتضمن الامتثال، وتساعد القيادة على اتخاذ قرارات قائمة على البيانات.
- التخطيط الاستراتيجي: وضع أهداف الشركة ومواءمة فرق العمل نحو رؤية مشتركة
- مراقبة الجودة: مراقبة المنتجات والخدمات لتلبية معايير الصناعة
- الامتثال للوائح التنظيمية: التأكد من أن جميع العمليات التجارية تتبع اللوائح القانونية والصناعية
العمليات التشغيلية
تضمن عمليات سير العمل هذه سير الأنشطة التجارية اليومية بسلاسة وتتماشى مع أهداف الشركة.
- المشتريات: توريد المواد، والتفاوض مع الموردين، وإدارة المخزون
- الخدمات اللوجستية وإدارة سلسلة التوريد: تنسيق عمليات النقل والتخزين والتوزيع
- إدارة المرافق: إدارة المرافق: الحفاظ على المساحات المكتبية والمعدات وبروتوكولات السلامة في مكان العمل
عمليات خدمة العملاء
تضمن هذه العمليات التفاعل الإيجابي مع العملاء والاحتفاظ بهم من خلال التعامل مع الاستفسارات وحل المشكلات وتحسين رضا العملاء.
- مكتب المساعدة والدعم الفني: الرد على استفسارات العملاء واستكشاف المشاكل وإصلاحها وتقديم الحلول
- إدارة ملاحظات العملاء: جمع رؤى العملاء وتحليلها والتصرف بناءً عليها
- برامج الولاء والاحتفاظ بالعملاء: إدارة الخصومات وبرامج المكافآت واستراتيجيات المشاركة طويلة الأجل
عمليات الابتكار والتحسين
تركز هذه العمليات على تحسين سير العمل الحالي، وإدخال عمليات جديدة، وتعزيز ثقافة التحسين المستمر.
- تحسين العمليات: تحديد الاختناقات وتبسيط العمليات من أجل تحسين الكفاءة
- البحث والتطوير: استكشاف نماذج أعمال وخدمات وتطورات تكنولوجية جديدة
- إدارة التغيير: إدارة التغيير: تنفيذ التغييرات المؤسسية مع ضمان الحد الأدنى من التعطيل
اقرأ أيضًا: نصائح الخبراء لتبسيط العمليات يتبع كل قسم عمليات منظمة، سواء كانت مهام يومية، أو سير عمل الموافقة، أو عمليات تنفيذ سير العمل الجديدة. إن التعرف على عمليات مكان العمل التي تحتاج إلى تحسين هو الخطوة الأولى في تحسين الكفاءة وتحقيق نتائج أفضل للأعمال.
كيف يمكن تحديد العمليات غير الفعالة؟
غالبًا ما تمر أوجه عدم الكفاءة في مكان العمل دون أن يلاحظها أحد حتى تبدأ في إبطاء الإنتاجية أو تأخير المشاريع أو خلق إحباط غير ضروري.
يمكن أن تصبح العملية التي كانت تعمل بشكل جيد في السابق قديمة بسبب تغير احتياجات العمل أو تطور التكنولوجيا أو نمو هياكل الفريق. إن تحديد أوجه القصور هي الخطوة الأولى نحو تحسين نتائج الأعمال.
التعرف على الاختناقات والتأخيرات
يتباطأ العمل عندما تنطوي العمليات على الكثير من الخطوات أو الموافقات غير الضرورية أو الأدوات القديمة.
- الموافقات على النفقات: يقوم الموظف بتقديم طلب سداد النفقات، ولكن بدلاً من أن تتم معالجته بسرعة، ينتقل عبر أقسام متعددة، في انتظار توقيعات المديرين الذين قد لا يكونون متاحين على الفور. يؤدي التأخير إلى الإحباط وتعطيل سير العمل.
- تسليم المشاريع: تظل المهام في قوائم الانتظار في انتظار الموافقة أو إعادة التخصيص، مما يؤدي إلى إبطاء التقدم وإحداث ثغرات غير ضرورية في التنفيذ.
اقرأ المزيد: أفضل أدوات برامج أتمتة المهام
التكرار غير الضروري والجهود المكررة
يمكن أن تصبح المهام التي يجب أن تكون واضحة ومباشرة زائدة عن الحاجة بسبب نقص التنسيق بين الفرق.
- سوء التنسيق بين التسويق والمبيعات: يعمل فريق التسويق على حملة ما بينما يبدأ فريق المبيعات مبادرة مماثلة دون علمه، مما يؤدي إلى إهدار الموارد في عمل متداخل.
- أخطاء في إدخال البيانات: تقوم الأقسام المختلفة بإدخال نفس المعلومات يدويًا في أنظمة منفصلة، مما يزيد من مخاطر الأخطاء والتناقضات.
الافتقار إلى الوضوح والمساءلة
تصبح العملية غير فعالة عندما يكون الموظفون غير واضحين بشأن أدوارهم أو مسؤولياتهم.
- المهام غير المعينة: لا يكون للمشروع العاجل مالك معين، مما يؤدي إلى تأخيرات حيث تفترض الفرق المختلفة أن شخصًا آخر يتولى الأمر.
- ارتباك في الموافقة: يبقى العقد دون أن يُمسّ لأنه لا أحد يعرف من لديه التوقيع النهائي، مما يؤدي إلى إبطاء العمليات التجارية.
العمل اليدوي المتكرر في سير العمل الرقمي
حتى في أماكن العمل الحديثة، لا تزال بعض العمليات تعتمد على خطوات يدوية يمكن أتمتتها.
- استفسارات العملاء: يقوم فريق خدمة العملاء بتسجيل كل طلب دعم يدويًا في جدول بيانات بدلاً من استخدام نظام التذاكر الآلي.
- تتبع المخزون: يقوم الموظفون بتحديث مستويات المخزون يدويًا بدلاً من استخدام برامج التتبع في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء وسوء إدارة المخزون.
اقرأ المزيد: 10 أمثلة على أتمتة سير العمل وحالات الاستخدام
إحباط الموظفين والحلول البديلة
عندما يعثر الموظفون باستمرار على حلول بديلة لتجنب عملية ما، فإن ذلك يعد علامة على عدم الكفاءة.
- تجنب إدارة علاقات العملاء: يقوم مندوبو المبيعات بتتبع العملاء المحتملين في الملاحظات الشخصية بدلاً من استخدام نظام إدارة علاقات العملاء في الشركة لأن النظام معقد للغاية أو يستغرق وقتًا طويلاً.
- التواصل غير الرسمي: يعتمد الموظفون على المحادثات الجانبية وسلاسل البريد الإلكتروني بدلاً من اتباع سير عمل منظم، مما يجعل من الصعب تتبع التقدم المحرز.
التناقضات في التنفيذ
عندما يتم التعامل مع نفس المهمة بشكل مختلف اعتمادًا على من يقوم بها، تظهر أوجه عدم الكفاءة.
- الموافقات المالية: يتبع أحد الموظفين إرشادات صارمة لمدفوعات البائعين، بينما يتخطى موظف آخر خطوات لتسريع العملية، مما يؤدي إلى مخاطر الامتثال.
- ثغرات في التدريب: تتبع بعض الفرق إجراءات قديمة بينما تقوم فرق أخرى بتطبيق إجراءات سير عمل جديدة، مما يؤدي إلى نتائج غير متسقة بين الأقسام.
إن التعرف على أوجه القصور هذه هو الخطوة الأولى في تقييم كيفية تأثير عمليات مكان العمل على الأداء. وبمجرد تحديدها، يمكن للشركات البدء في معالجتها لضمان سلاسة وفعالية العمليات.
اقرأ أيضًا: ما هو نظام إدارة العمل وكيفية تطبيقه؟
كيف يمكن تحسين عمليات مكان العمل؟
يجب أن تتطور عمليات مكان العمل مع تغير احتياجات العمل. تؤدي عمليات سير العمل التي عفا عليها الزمن إلى إبطاء فرق العمل، وتتسبب في سوء التواصل، وتزيد من العمل اليدوي. يضمن النهج المنظم لتحسين العمليات الكفاءة وقابلية التوسع والإنتاجية على المدى الطويل.
الخطوة 1: تحديد نقاط الضعف في العمليات الحالية
قبل إجراء التحسينات، من الضروري قبل إجراء التحسينات فهم مواطن القصور.
تتبع تقدم مشاريعك باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards
- تحليل بيانات الأداء
- تتبع التأخيرات في المشاريع، والمواعيد النهائية الفائتة، والاختناقات المتكررة
- اجمع ملاحظات الموظفين
- غالبًا ما يكون لدى أعضاء الفريق الذين يستخدمون العملية يوميًا رؤى قيمة حول ما ينجح وما لا ينجح
- تقييم المهام اليدوية
- تحديد المهام المتكررة التي يمكن تبسيطها باستخدام أتمتة سير العمل
- مراجعة تبعيات المهام
- إذا توقف التقدم بانتظام في انتظار الموافقات أو المعلومات، فهذا يشير إلى انهيار العملية ClickUp Dashboards تساعدك في الحصول على رؤية واضحة في الوقت الفعلي لأداء الفريق، وتتبع المشاريع الجارية، وتحديد الاختناقات.
إن نموذج عملية وإجراءات ClickUp يوفر طريقة منظمة لتوثيق سير العمل، مما يضمن الاتساق بين الفرق.
نموذج عملية وإجراءات ClickUp
يساعد الشركات:
- توحيد العمليات من خلال إنشاء مرجع مركزي لجميع العمليات المتكررة
- تقليل الأخطاء وسوء التواصل من خلال تحديد خطوات ومسؤوليات واضحة
- تحسين الكفاءة من خلال ضمان اتباع فرق العمل لمهام سير العمل المحسّنة والموثقة جيدًا
الخطوة 2: قم بتخطيط سير العمل الجديد
بمجرد تحديد مجالات المشكلة، فإن إنشاء تدفق واضح للعملية يضمن تنفيذ أكثر سلاسة.
- حدد كل خطوة
- حدد ما يجب أن يحدث في كل مرحلة لإزالة الخطوات غير الضرورية
- توضيح الأدوار والمسؤوليات
- تعيين الملكية لمنع الارتباك أو ازدواجية العمل
- ضبط سير عمل الموافقات
- تقليل التأخيرات عن طريق التخلص من الموافقات غير الضرورية وأتمتة الموافقات المتكررة
مع انقر فوق الدماغ يمكنك الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لتحليل كفاءة سير العمل واقتراح التحسينات وتقديم توصيات عملية في الوقت الفعلي.
الخطوة 3: أتمتة المهام المتكررة
تؤدي العمليات اليدوية إلى إبطاء فرق العمل. أتمتة المهام المتكررة يقلل من الأخطاء ويحسن الكفاءة.
- تعيينات المهام
- تعيين المهام تلقائيًا بناءً على الدور أو الأولوية أو التبعيات
- عمليات سير العمل المتكررة
- قم بإعداد تذكيرات تلقائية للتقارير الأسبوعية أو الموافقات أو عمليات التحقق الروتينية
- عملية تحديثات الوثائق
- ضمان استمرار تحديث السياسات وسير العمل دون الحاجة إلى إدخال يدوي
تمكّن الأتمتة الفرق من تشغيل الإجراءات وتعيين العمل وتبسيط الموافقات دون بذل جهد إضافي. استخدام أتمتة ClickUp لتعيين المهام المتكررة، وتقليل عبء العمل اليدوي.
أتمتة المهام المتكررة باستخدام ClickUp
الخطوة 4: تحسين التواصل والتعاون
يؤدي سوء التواصل إلى تعطل العمليات. يضمن النظام المركزي سلاسة التعاون.
- توثيق سير العمل في مساحة مشتركة
- حافظ على إمكانية الوصول إلى أدلة العمليات بحيث يتبع الجميع نفس الخطوات
- ضمان التحديثات في الوقت الحقيقي
- تقليل الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني المبعثرة والحفاظ على توافق أعضاء الفريق
- تبسيط الموافقات وحلقات الملاحظات
- تجنب سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة من خلال دمج المناقشات مباشرةً في المهام
مع انقر فوق الدردشة و انقر فوق التعليقات ، يمكنك التواصل داخل المهام، مما يلغي الحاجة إلى أدوات المراسلة الخارجية.
إن قالب مستند عمليات شركة ClickUp يساعد الفرق في الحفاظ على وثائق عملية منظمة لسهولة الرجوع إليها.
وهو يتيح:
- نقل المعرفة بسلاسة من خلال الاحتفاظ بجميع وثائق العمليات في موقع واحد منظم
- التنفيذ المتسق من خلال ضمان اتباع الفرق لإجراءات موحدة في جميع الأقسام
- التحديثات السريعة وإمكانية الوصولحتى يكون لدى الفرق دائمًا أحدث إصدار من العملية في متناول أيديهم
توثيق جميع عمليات شركتك باستخدام قالب مستند عمليات الشركة من ClickUp
الخطوة 5: المراقبة والقياس والتنقيح
تحسين العملية هو جهد مستمر. يحافظ التتبع والتحسين المنتظم على كفاءة سير العمل.
- ضع جدولاً زمنيًا لمراجعات العمليات الفصلية: تحديد الثغرات وأوجه القصور قبل أن تتحول إلى مشاكل كبيرة
- استخدم تحليلات الأداء: قياس المدة التي تستغرقها المهام وأين يحدث التأخير
- دمج رؤى الذكاء الاصطناعي: يمكن للأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تحليل سير العمل وتقديم توصيات قائمة على البيانات
استخدام تتبع وقت ClickUp لتوفير رؤى حول المدة الزمنية التي تستغرقها المهام، مما يساعد المديرين على تقييم الكفاءة وإجراء تعديلات مستنيرة على العملية.
تعقب الوقت المرتبط بأي مهمة من أي مكان باستخدام ClickUp Time Tracking
من خلال تطبيق التحسينات المنظمة للعمليات والاستفادة من الأدوات يمكن للشركات تبسيط العمليات وتحسين التعاون وتحقيق نتائج أفضل للأعمال.
اقرأ المزيد: دليل الأتمتة في ClickUp (مع 10 أمثلة لحالات الاستخدام)
أفضل الممارسات للحفاظ على كفاءة عمليات مكان العمل
إصلاح أوجه القصور شيء واحد. أما الحفاظ على كفاءة العمليات بمرور الوقت فهو تحدٍ آخر تماماً.
حتى أفضل عمليات سير العمل يمكن أن تبدأ في الانهيار. يمكن أن تؤدي الأدوات الجديدة، وتغيير الأولويات، وتوسعات الفريق إلى اختناقات وأوجه قصور غير مرئية - غالبًا دون أن يلاحظ أحد ذلك.
إليك كيف يمكن للشركات أن تضمن بقاء العمليات مُحسَّنة وقابلة للتطوير والتكيف.
لا تدع الإفراط في هندسة العمليات يبطئ فرق العمل
كلما كانت العملية أكثر تنظيماً، كلما أصبحت أكثر جموداً. بمرور الوقت، تتسلل طبقات من الموافقات الإضافية والخطوات غير الضرورية والتتبع الزائد عن الحاجة. ما يبدأ كنظام فعال يمكن أن يتحول إلى فوضى بيروقراطية بطيئة.
- انتبه إلى الحمل الزائد للموافقات: كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين في اتخاذ قرار ما، كلما كان تحركه أبطأ
- الحد من الخطوات غير الضرورية: إذا كانت الخطوة لا تضيف قيمة قابلة للقياس، فقم بإزالتها
- تجنب التتبع من أجل التتبع: الإفراط في إعداد التقارير يضيع الوقت دون تحسين الكفاءة
اجعل العمليات قابلة للتكيف، وليس فقط فعالة
لن تنجو العملية الجامدة للغاية من التغييرات غير المتوقعة أو توسعات الأعمال أو التحولات في الصناعة.
- صمم سير العمل بمرونة: يجب أن تكون الفرق قادرة على التكيف دون تعطيل النظام بأكمله
- الاستعداد للتحولات الخارجية: يمكن أن تتطلب تغييرات السوق واللوائح الجديدة والتحولات الاقتصادية تعديلات سريعة في العمليات
- تمكين اتخاذ القرارات السريعة: كلما كانت الفرق قادرة على تكييف العملية بشكل أسرع، كلما قل الاضطراب الذي يسببه ذلك
قراءة إضافية: كيفية أتمتة مهام سير العمل لتعزيز الإنتاجية
احذر من "أوجه القصور الصامتة" التي لا يلاحظها أحد
ليست كل أوجه القصور واضحة. فبعضها مخفي داخل العمليات اليومية - متخفية في شكل عمل روتيني.
- الإفراط في التواصل يستنزف الإنتاجية: تؤدي سلاسل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها، والاجتماعات المفرطة، وتحديثات الحالة غير الضرورية إلى إبطاء عمل الفرق
- الأهداف غير المحددة تخلق عملاً غير ضروري: إذا لم تفهم الفرق كيف ترتبط العملية بأهداف الشركة، فإنها تضيع الوقت على الأولويات الخاطئة
- غياب الملكية يخلق ارتباكاً: عندما لا يمتلك أي شخص عملية ما، فإن التحديثات والتحسينات تسقط في الشقوق
تحقيق التوازن بين التوحيد القياسي واستقلالية الفريق
تضمن العملية الموحدة للغاية الاتساق، ولكن الإفراط في التحكم يحد من الإبداع والقدرة على التكيف.
- التوحيد فقط عندما يكون ذلك منطقيًا: يجب أن يكون سير العمل الأساسي منظمًا، ولكن يجب أن تتمتع الفرق بالحرية في التنفيذ
- تمكين الفرق من تحسين عملياتها الخاصة بها: غالبًا ما يكون العاملون في عملية ما يوميًا على دراية أفضل بكيفية تحسينها
- تشجيع حل المشاكل، وليس فقط اتباع العمليات: يجب أن تركز الفرق على النتائج، وليس فقط على خطوات سير العمل
اقرأ أيضًا: كيفية تحسين كفاءة سير العمل لتعزيز الإنتاجية؟
تعامل مع صيانة العملية كاستراتيجية مستمرة، وليس إصلاحًا لمرة واحدة
لا ينبغي أبدًا اعتبار سير العمل "نهائيًا" فالشركات الأكثر كفاءة تتعامل مع تحسين العمليات كأولوية مستمرة
- مراقبة أداء سير العمل بانتظام: تتبع مواطن التأخير وعدم الكفاءة التي تظهر مع مرور الوقت
- التصرف بناءً على الملاحظات بسرعة: إذا أبلغ الموظفون أو العملاء عن وجود مشكلات، قم بتعديلها قبل أن تتراكم أوجه القصور
- إعادة تقييم الأدوات والتكنولوجيا: قد لا تكون أفضل عملية اليوم هي الحل الأفضل بعد عام من الآن
من خلال تطبيق أفضل الممارسات هذه، يمكن للشركات ضمان أن تظل عملياتها في مكان العمل فعالة وقابلة للتطوير ومتوافقة مع أهداف الشركة.
اجعل عمليات مكان العمل تعمل لصالحك
تحافظ العملية المنظمة جيدًا على كفاءة فرق العمل وتقلل من الجهد المهدر وتمنع اختناقات سير العمل. مع نمو الشركات، يصبح الحفاظ على كفاءة العمليات بنفس أهمية تحسينها.
تساعد عمليات سير العمل التي تشجع على التعاون بين الفرق متعددة الوظائف في القضاء على فجوات التواصل وتحسين التنسيق. من خلال التركيز على العمليات المنظمة، يمكن للشركات تعزيز الإنتاجية وتحسين رضا الموظفين وإنشاء أنظمة تدعم نجاح الأعمال على المدى الطويل.
إن عمليات الأعمال التي تحدد أوجه القصور في وقت مبكر، وتبسط العمليات، وتكيّف سير العمل، تبقى في صدارة التحديات وتحقق نتائج أفضل للأعمال.
هل أنت مستعد لبناء عمليات أكثر ذكاءً؟ اشترك في ClickUp اليوم وتحكم في سير عملك.