يشعر 61% من المديرين التنفيذيين أن ما لا يقل عن نصف الوقت الذي يقضونه في اتخاذ القرارات - معظمه في اجتماعات غير فعالة - لا يحرك في الواقع ساكناً, وفقًا لماكينزي .

هذا الشعور يتردد صداه لدى عدد لا يحصى من المهنيين الذين يتذللون أو يرتجفون عندما يرن نظامهم بتنبيه آخر للاجتماعات.

تهدف الاجتماعات الفعالة إلى الجمع بين مجموعة مختارة من الأشخاص لتبادل المعلومات ووجهات النظر والبيانات من أجل تحقيق نتيجة معينة. وسواء كان الأمر يتعلق باتخاذ القرارات، أو العصف الذهني، أو وضع خطط عمل، فإن الهدف هو ضمان خروج الجميع وهم يشعرون بالإنتاجية.

إذن، كيف تدير اجتماعات فعالة تكسر حلقة الإحباط؟ دعنا نرى. 👀

## أنواع الاجتماعات

خلافاً للاعتقاد الشائع، يبدأ العمل الأساسي للاجتماع الناجح قبل الاجتماع بكثير. فطبيعة الاجتماع الذي تستضيفه تحدد ذلك إلى حد كبير.

اعتمادًا على النتيجة المقصودة، هناك بعض الأنواع الشائعة من الاجتماعات يمكنك التخطيط لفريقك 🧑‍💻

1. الاجتماعات الشخصية

تستضيف هذه الاجتماعات جميع المشاركين فعلياً في مكان واحد - بشكل عام داخل مباني المكاتب.

تتيح التفاعلات وجهاً لوجه خلال الاجتماعات الشخصية المشاركة في الوقت الفعلي وتجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية. فهي تسمح للمشاركين بالتواصل بوضوح والتفاعل بكفاءة، مما يقضي على سوء التواصل.

وبدون عوائق المشتتات الرقمية، من المرجح أن يلتقط المشاركون الإشارات غير اللفظية، مما يجعل التفاعلات تبدو أكثر واقعية. يتيح هذا الإعداد التعاون الفوري من خلال السماح بمشاركة الأفكار والمناقشات والمناقشات في الوقت الفعلي.

نصيحة ودية: قم بتطبيق قاعدة "ممنوع استخدام الأجهزة" لتقليل عوامل التشتيت. يساعد وضع الحواسيب المحمولة والهواتف جانباً في الحفاظ على تركيز الجميع ويقلل من فرص الاجتماعات غير المنتجة.

🔍 الأفضل من أجل: جلسات الابتكار أو جلسات العصف الذهني التي تركز على الكشف عن حلول إبداعية للتحديات المختلفة. كما أنها تناسب اتخاذ قرارات معقدة ذات تأثير متعدد الوظائف.

2. الاجتماعات الافتراضية

تعد الاجتماعات الافتراضية، أو الاجتماعات عن بُعد، مثالاً للمرونة. فهي تسمح للمشاركين بالانضمام من أي مكان وعلى أي جهاز، مثل الهاتف المحمول أو الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر اللوحي. تُعقد هذه الاجتماعات رقميًا عبر منصة مؤتمرات الفيديو/الصوت.

توفر الاجتماعات الافتراضية النفقات مثل استئجار قاعات المؤتمرات، خاصةً للمؤسسات التي لديها قوة عاملة عالمية. ونظراً لمرونتها، يمكن للفرق اتخاذ قرارات فورية وتجنب متاعب تنظيم اجتماع شخصي.

فهي تخفف من حاجة المشاركين إلى التواجد في مكان معين في وقت محدد وتجعل التنظيم أسهل. على سبيل المثال، يمكن للمضيف تتبع الاجتماع بسهولة من خلال استخدام الذكاء الاصطناعي لملاحظات الاجتماع .

🔍 الأفضل لـ: سباقات السرعة مثل تحديثات المشروع أو تقارير المهام والاجتماعات الفردية التي تضم فرق العمل عن بُعد.

3. الاجتماعات المختلطة

ظهرت الاجتماعات المختلطة كضرورة في أعقاب الإغلاق الذي فرضته الجائحة. لكنها لا تزال تلعب دوراً رئيسياً اليوم. لماذا؟ تقارير بروموليف أن 52% على الأقل من البالغين في الولايات المتحدة كشفوا أنهم سيفكرون في ترك وظائفهم إذا اضطروا للعمل من المكتب بدوام كامل.

وبالتالي، فإن العمل الهجين يحقق أفضل الحلول الوسط. تُعد الاجتماعات المختلطة أداة قوية تعتمدها الشركات - من الشركات متعددة الجنسيات إلى المؤسسات الافتراضية - للتعاون مع فرق العمل العالمية المتزايدة.

تتضمن هذه الاجتماعات عادةً مشاركين شخصيًا وعن بُعد على حد سواء.

وكما هو الحال في الإعدادات عن بُعد، فإن الاجتماعات غير المقطوعة غير مضمونة في الإعدادات المختلطة. ومع ذلك، فإن استخدام منصة مؤتمرات فيديو قوية واتصال مستقر بالإنترنت يمكن أن يقطع شوطاً طويلاً في جعل هذه الاجتماعات أكثر قابلية للإدارة.

🔍 الأفضل من أجل: الفرق التي تضم مزيجًا من المشاركين الشخصيين والمشاركين عن بُعد؛ والمؤسسات الكبيرة ذات الفرق العالمية؛ والحالات التي تكون فيها المرونة أمرًا أساسيًا؛ والاجتماعات التي تتطلب مدخلات من أصحاب المصلحة غير الحاضرين فعليًا ولكنها ضرورية لاتخاذ القرار.

📖 اقرأ أيضًا: كيف تختار إيقاع الاجتماعات المناسب لفريقك

التخطيط والتحضير للاجتماعات الفعالة

كما تم تحديده سابقاً، فإن وضع الأسس التي تحدد ما إذا كان الاجتماع فعالاً أو مجرد ثقب أسود آخر لوقت فريقك وموارده.

لكن الطريقة الأولى المؤكدة لعقد اجتماع رائع هي أن تقوم ببعض العمل العميق بنفسك.

إليك بعض الأمور التي يجب تذكرها أثناء التخطيط و التحضير لاجتماعك .🙋

تحديد أهداف واضحة للاجتماع

ابدأ بتحديد الأهداف التي تريد تحقيقها من خلال هذا الاجتماع. ثم، فكر فيما إذا كانت النتيجة التي تسعى لتحقيقها تتطلب "حقًا" مشاركة فريقك النشطة والفعلية.

يمكنك أيضًا أن تسأل عما إذا كانت المحادثات عبر البريد الإلكتروني أو إشعارات المذكرات يمكن أن تحقق نفس النتيجة. جانب آخر مهم هو ما إذا كان الهدف حساساً من حيث الوقت ويتطلب اتخاذ إجراء فوري.

إذا كانت إجابتك على كلا السؤالين بنعم، فقد حان الوقت لتنظيم اجتماعك.

إعداد جدول أعمال فعال للاجتماع

بمجرد أن يكون لديك هدف واضح لاجتماعك, صياغة جدول أعمال يحدد المواضيع الرئيسية، ومن يجب أن يناقشها، وما هي الأدوار التي يجب أن يتم تنفيذها (ومن قبل من).

يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك لترتيب بنود جدول الأعمال حسب الأولوية وتخصيص إطار زمني لمناقشة كل منها.

احتفظ بقائمة المراجعة السريعة هذه في متناول يدك أثناء صياغة جدول أعمال الاجتماع :

• المتحدثون المعينون لتناول مواضيع محددة
• وقت الاجتماع ومكانه
• مدة الاجتماع
• معلومات أساسية ذات صلة بالموضوع

هنا، مستندات ClickUp يمكن أن يكون رفيقك المثالي للتخطيط للاجتماعات وإعداد جداول الأعمال، وتنسيق جدول أعمال فريقك، وتعيين المهام المتكررة بناءً على نتائج الاجتماع.

تعاون مع فريقك باستخدام مستندات ClickUp Docs لضمان إجراء مناقشة مثمرة

الـ قالب جدول أعمال ClickUp يساعدك على تبسيط اجتماعاتك الفعالة من خلال السماح لك بتتبع الأهداف، وتحديد الأهداف، وإنشاء هيكل واضح للاجتماع، وتعيين المهام وعناصر العمل - كل ذلك في مكان واحد.

لدي اجتماعات كل أسبوعين مع مشرفي ونستخدم ClickUp لجدول أعمالنا. أشعر بأنني في قمة نشاطي لأن جميع طلبات الفعاليات والعروض التقديمية الخاصة بي موجودة هنا، بالإضافة إلى مؤشر حالة محدث يمكنها الاطلاع عليه.

مايكل تيرنر، مدير مساعد، المجتمعات المهنية

دعوة المشاركين المناسبين في الاجتماعات

مثل أي فعالية، فإن قائمة الضيوف التي تضعها هي أساس نجاحها (اقرأ: الفعالية).

في مكان العمل، هذا يعني تجميع النسبة المناسبة من كل مجموعة - صانعي القرار والخبراء في الموضوع والمنفذين وبالطبع المنظم. قد يؤدي وجود عدد كبير جدًا من صانعي القرار إلى طريق مسدود وتأخير المناقشات حول التنفيذ.

ومن ناحية أخرى، من الضروري إشراك أصحاب المصلحة ذوي وجهات النظر المتنوعة خلال اجتماعات العصف الذهني. وبشكل عام، فإن القاعدة العامة الجيدة هي دعوة الحد الأدنى من الأشخاص المطلوبين لتحقيق هدفك

هل تعلم؟ ينص المبدأ التوجيهي لاجتماعات البيتزا على أن الاجتماعات يجب ألا تضم أكثر من عدد من الحضور يزيد عن عدد اثنين من البيتزا. وتستند هذه القاعدة إلى فكرة أن الاجتماعات الأصغر حجمًا أكثر إنتاجية وفعالية من الاجتماعات الأكبر حجمًا. وغالبًا ما تُنسب هذه القاعدة إلى جيف بيزوس، مؤسس شركة أمازون.

حدد مواعيد الاجتماعات بعناية

تحافظ جدولة الاجتماعات في أوقات مناسبة على مشاركة الحضور وتركيزهم، مما يؤدي في النهاية إلى المزيد من مناقشات مثمرة ونتائج الاجتماعات.

ابدأ بالحصول على موافقة الأعضاء الذين من المرجح أن تتعطل جداولهم الزمنية، مثل المشاركين في الاجتماع في نفس الموقع الذين يعملون من مناطق زمنية مختلفة.

💡 نصيحة احترافية: يمكن أن تحدد جداول الاجتماعات الطاقة والإنتاجية الإجمالية لأعضاء فريقك. وفقًا للبحث من هارفارد بيزنس ريفيو، فإن جدولة الاجتماعات عالية النشاط عندما يكون فريقك يعاني من أقل ضغط في عبء العمل يمكن أن يعزز من طاقته وإنتاجيته.

سواء كنت تقوم بتنظيم مكالمات الاستعداد الأسبوعية أو اجتماعات الفريق الطارئة المخصصة، فإن مراجعة جدول كل مشارك للعثور على وقت مثالي للاجتماع أمر ممل.

عرض التقويم انقر فوق التقويم

مع عرض تقويم ClickUp يمكنك تجميع تقويماتك وتقويمات فريقك في مكان واحد.

قم بتخصيص طريقة عرض تقويم ClickUp مع مفاتيح تبديل مثل العرض اليومي والأسبوعي والشهري

يمكنك حتى تعديل جدولك الزمني من خلال إجراء سحب وإفلات بسيط. تحافظ طريقة عرض التقويم على مزامنة الجميع، بحيث يبقى فريقك بأكمله على نفس الصفحة - حرفياً.

قالب اجتماعات النقر فوق الاجتماعات

تحميل هذا القالب

قم بتبسيط اجتماعاتك من البداية إلى النهاية باستخدام قالب ClickUp Meetings

ال قالب اجتماعات ClickUp يجعل اجتماعاتك أكثر كفاءة. فهو يتيح لك إدارة جدول أعمالك، وتدوين الملاحظات، وتتبع عمليات المتابعة، مع الاحتفاظ بجميع التفاصيل المهمة في متناول يدك.

يمكنك بسهولة تخصيص القالب ليتناسب مع احتياجات اجتماعك، مما يضمن تغطية كل موضوع رئيسي. يُعد قسم الملاحظات مثاليًا لتسجيل النقاط المهمة التي تمت مناقشتها، بينما يحافظ قسم المتابعة على وضوح بنود الإجراءات والمسؤوليات، مما يسهل عليك متابعة ما سيأتي بعد ذلك.

🧠 هل تعلم؟ دراسة أجراها الزميل تشير إلى أن أفضل وقت لجدولة الاجتماعات هو منتصف الصباح، خاصة بين الساعة 10 صباحًا و12 ظهرًا. وفي حين أن صباح يوم الاثنين هو أسوأ وقت للاجتماعات، فإن أيام الثلاثاء تعتبر الأكثر مثالية.

إدارة الاجتماعات الفعالة

ضع السابقة الصحيحة عند بدء اجتماعك.

إليك بعض المبادئ التوجيهية التي يجب تذكرها أثناء إدارة اجتماعك القادم. 📋

ابدأ في الوقت المحدد

بدء اجتماعاتك في الوقت المحدد هو وسيلة فعالة لمواكبة جدول الأعمال. كما أنه يدل على احترام وقت المشاركين ومراعاة وقتهم.

تعيين الأدوار

تتسم معظم الاجتماعات بالديناميكية، حيث تتكشف التطورات الجديدة بشكل سريع. للحفاظ على استمرار الزخم، قم بتحويل هذه المناقشات إلى نتائج قابلة للتنفيذ لفريقك.

مع اجتماعات ClickUp ، يمكنك بسهولة تحويل هذه الوجبات الجاهزة إلى مهام.

تتيح لك مهام ClickUp Tasks إنشاء نقاط عمل مفصّلة مباشرةً من ملاحظات الاجتماع، مما يضمن عدم تفويت أي شيء.

استخدم أنواعًا مختلفة من مهام ClickUp لتتبع المسؤوليات بكل سهولة

بمجرد قيامك بإنشاء المهام، يمكنك تفويضها باستخدام انقر فوق تعيين التعليقات الذي يمكّنك من تعيين مسؤوليات محددة لأعضاء الفريق مباشرةً من تعليقات المهمة.

اجعل أصحاب المصلحة مسؤولين عن مهامهم باستخدام ClickUp Assign Comments (تعيين التعليقات)

اقرأ أيضًا:📖 اقرأ أيضًا: 10 قوالب ملاحظات اجتماعات مجانية لتدوين محاضر اجتماعات أفضل

### تشجيع التعاون

المقياس الحقيقي لنجاح أي اجتماع هو مقدار التعاون الهادف الذي يسهله. ويمكنك تحقيق ذلك من خلال دعوة وجهات نظر متنوعة حول مواضيع المناقشة أو حتى تكليف المشاركين ببنود العمل.

قالب محضر اجتماع ClickUp Meeting Minutes Template

تحميل هذا القالب

قم بتبسيط كل شيء من تسجيل محاضر الاجتماعات إلى تعيين عناصر الإجراءات باستخدام قالب محضر الاجتماع

ال قالب محضر اجتماع ClickUp يوفر طريقة سلسة لتوثيق اجتماعاتك. يمكنك تسجيل الحضور بسهولة، والتأكد من تسجيل جميع الحاضرين. يتيح القالب تدوين الملاحظات التفصيلية لكل بند من بنود جدول الأعمال، وتسجيل المناقشات والقرارات الرئيسية.

يتيح التصميم التعاوني للقالب إمكانية مساهمة عدة مستخدمين وتعديلها في الوقت الفعلي حتى يظل فريقك متناسقاً. كما أنه يتتبع النتائج والرؤى الرئيسية، مما يوفر قيمة ملخص الاجتماع لأصحاب المصلحة الذين لم يتمكنوا من الحضور

إدارة وقت الاجتماع بشكل صحيح

أفضل طريقة لإدارة اجتماع فعال هي تحديد الوقت المخصص لكل بند من بنود جدول الأعمال والالتزام به.

ولكن هذا قد يعني أيضًا إدارة النقاش الصحي مع ضمان عدم خروج المناقشات عن الموضوع المطروح. ضع في اعتبارك إدراج منسق في قائمة المشاركين إذا كنت، بصفتك المنظم، تشارك أيضًا في اتخاذ القرارات.

## المتابعة والمساءلة بعد الاجتماعات

الآن وبعد انتهاء الاجتماع، يبدأ العمل الحقيقي. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه بتتبع النتائج التي يهدف اجتماعك إلى تحقيقها.

إليك كيف يمكنك تحليل اجتماعاتك والتأكد من أن اجتماعاتك لها نتائج مفيدة. 🎯

تجميع نتائج الاجتماعات

يمكنك قياس الفعالية الحقيقية للاجتماع من خلال النتائج التي توصل إليها كل مشارك. لا يثبت الاجتماع فعاليته إلا عندما يؤدي إلى أهداف أو خطط عمل جوهرية للعمل على تحقيقها

يجب تحويل خلاصة اجتماعك إلى نتائج قابلة للتنفيذ لكل الحاضرين. خلال المناقشات الطويلة، من الأسهل أن تفقد خلال المناقشات الطويلة مسار نقاط المحادثة الدقيقة. على سبيل المثال، قد تكون النقاط المتعلقة ببند معين من بنود جدول الأعمال قد أثيرت ولكن لم يتم التطرق إليها.

بالنسبة لأولئك المكلفين بتلخيص نتائج الاجتماعات فلا داعي لاستعراض جميع التفاصيل يدويًا.

مع انقر فوق الدماغ مساعد مدمج للذكاء الاصطناعي، يمكنك تلخيص ملاحظات الاجتماع دون أن تفوتك أي نبضة (أو أي خبر عن المحادثة).

الوصول إلى الرؤى والإجراءات من ملاحظات الاجتماع بشكل أسرع باستخدام ClickUp Brain

بالإضافة إلى ذلك، فإن قالب تقرير اجتماع ClickUp هو أيضًا أداة رائعة لتلخيص بيانات الاجتماع والتقاطها بسرعة، بدءًا من نوع الاجتماع وموقعه ومدته وحتى عدد الحاضرين.

أتمتة تفويض المهام

الخطوة التالية هي ضمان عدم بقاء نتائج الاجتماعات هذه على الورق فقط. يصبح دمجها في سير العمل اليومي أمرًا بالغ الأهمية لتوليد نتائج اجتماعات ذات مغزى. يمكنك استخدام أتمتة ClickUp لتعيين المهام وجدولة المتابعة عند الحاجة.

يساعد استخدام الأتمتة جنباً إلى جنب مع ClickUp Brain على زيادة فعالية اجتماعك إلى أقصى حد مع تخفيف العبء عنك.

إدارة عمليات ClickUp التلقائية لتقليل مخاطر الخطأ البشري والحفاظ على الاتساق أثناء الاجتماعات المتكررة

مراقبة التقدم المحرز

قم بسد الفجوة بين القرارات والإجراءات من خلال متابعة المهام من اجتماعك.

يمكن أن يتضمن ذلك مراقبة حالة المهام بانتظام أو جدولة اجتماعات فردية مع المكلف بالمهمة كلما كان التدخل مطلوبًا. يمكنك تحديد وتيرة هذه الاجتماعات الفردية بناءً على مدى تعقيد المهمة والأشخاص المعنيين.

من الممارسات الرائعة العمل ضمن فرق العمل وتحديد "الشركاء" الذين يمكنهم العمل بمفردهم لتوقع العوائق وإنشاء أطر عمل تخفيفية.

عندما تصبح الفرق مركزة بشكل مفرط على أجزاء محددة من المشروع، فإنها غالبًا ما تغفل عن الصورة الأكبر. هذا المنظور الضيق يمكن أن يمنعهم من الكشف عن رؤى قيمة يمكن أن تسرّع عملية صنع القرار. ClickUp Dashboards هي أداة تعاون قوية تساعد فريقك على تحسين تخطيط المشروع وأدائه، وإدارة سباقات السرعة بشكل أفضل، وتحديد أولويات العمل من خلال تصور عملك.

تحويل البيانات إلى رؤى قابلة للتنفيذ باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards

تقوم بتقسيم حالة المهام المختلفة داخل مشاريعك لتوفير رؤية شاملة لما هو متأخر وتساعدك على تخصيص الموارد وفقًا لذلك.

## قياس فعالية الاجتماعات

إن قياس فعالية اجتماعاتك ليس مجرد تمرين أدائي في الغرور. بل اعتبره تدقيقاً بدلاً من ذلك.

كلما فهمت أكثر ما يجعل الاجتماع ناجحًا، كلما كانت اجتماعاتك أفضل. دعنا نكشف عن المقاييس التي تحتاجها لقياس فعالية الاجتماع. 📊

• التوقيت: قارن بين التوقيت الذي كان من المفترض أن تبدأ فيه اجتماعاتك أو تنتهي مقابل التوقيت الذي انتهت فيه. تحقق مما إذا كنت قد تمكنت من تغطية جدول أعمالك في الوقت الذي حددته أثناءالتحضير للاجتماع
  • الإجراءات المتخذة: تتبع بنود الإجراءات التي تم إنشاؤها وإغلاقها قبل الاجتماع التالي. يساعدك هذا على قياس فعالية متابعة اجتماعاتك وكيف يمكنك تحسين هذه العملية
• الملاحظات التي تم جمعها: قف وراء فعالية اجتماعاتك. استفد من الاستبيانات المجهولة لتحديد ومعالجة أي ثغرات ليشعر المشاركون بالتفاعل والتقدير
• جدوى القرارات التي تم اتخاذها: تتبع الاجتماعات التي تم فيها اتخاذ قرارات مهمة لاكتساب رؤى حول العمليات والأشخاص اللازمين للتنفيذ الناجح. تساعد هذه الممارسة على تحديد ما إذا كانت تلك القرارات ستخدم أهدافك أو تحتاج إلى إعادة النظر فيها في المستقبل
• المشاركة المكتسبة: تعرف على الاجتماعات التي تولد مشاركة عالية وهادفة لإنشاء نموذج للتعاون المثمر. استخدم هذه الرؤى لتحسين الاجتماعات المستقبلية وتعزيز بيئة فريق عمل أكثر تفاعلاً وفعالية

## أفضل الممارسات لأنواع اجتماعات محددة

يختلف كل اجتماع عن الآخر، وبالتالي يختلف أيضًا ما يجعل كل اجتماع مثمرًا. تتوقف القواعد الذهبية لتخطيط الاجتماعات الناجحة وإدارتها على بعض أفضل الممارسات.

دعنا نستكشف استراتيجيات الاجتماعات الفعالة التي يمكن أن ترفع مستوى جميع اجتماعاتك:

### 🤝 تحسين الاجتماعات الشخصية

• حدد الغرض: تأكد من أن كل مشارك يمكنه إضافة أو استخلاص شيء ذي قيمة خلال الاجتماع. ولكن الأهم من ذلك، تأكد من أن جميع المشاركين يعرفون ما الذي يحاول الاجتماع تحقيقه
• صمم البيئة المناسبة للاجتماع: احرص على تهيئة الأجواء التي تشجع على المشاركة والإنتاجية، سواء كان ذلك في قاعة اجتماعات رسمية أو في مكان غير رسمي لجلسة عصف ذهني
• مكافحة الإرهاق الناتج عن الاجتماعات: دمج عناصر أو أنشطة تفاعلية للحفاظ على مستويات الطاقة العالية والحفاظ على تفاعل المشاركين خلال الجلسات الطويلة

🤝 تحسين تجارب الاجتماعات الافتراضية

• اجعلها قصيرة: خطط لاجتماعات قصيرة تؤدي إلى نتائج فعالة. إن التحديق في الشاشة لساعات طويلة أمر مرهق، لذا قم بتحويل هذا الماراثون الذي يستغرق 3 ساعات إلى 30 دقيقة من خلال تقليص جدول أعمالك
• اختر المشاركين بحكمة: قلل عدد المشاركين لتحقيق أقصى قدر من الفعالية. ما لم تكن تستضيف حدثًا على مستوى المؤسسة، فاحرص على ألا يزيد عدد المشاركين عن سبعة مشاركين كحد أقصى، خاصةً في اجتماعات صنع القرار
• تعزيز الشمولية: قم بإشراك المشاركين بنشاط خلال الاجتماعات الافتراضية. الأمر متروك للمنظمين والقادة لتيسير المحادثة والتفاعل بين الحاضرين

🤝 تحقيق الاستفادة القصوى من الاجتماعات المختلطة

• تحديد آداب الاجتماع: تحديد ما إذا كان سيتم استخدام الفيديو والإرشادات الأخرى. يساعد تحديد آداب الاجتماع على توحيد ما هو مقبول وما هو غير مقبول، مما يسمح للمشاركين - عن بعد أو شخصيًا - بالتعاون بشكل أكثر تماسكًا
• تعزيز الرؤية للجميع: التأكد من أن كل مشارك يشعر بأنه مشمول. خاصةً عندما تطغى المحادثات الشخصية على مساهمات المشاركين عن بُعد، فإن جعل الفيديو إلزاميًا يخلق مجالًا أكثر إنصافًا للتعاون
• تعزيز المشاركة: مكافحة الانفصال عن الموقع وتعزيز تعاون أعضاء فريقك. استخدم أدوات مثل التصويت في الوقت الفعلي للقضاء على المسافة التي يواجهها المشاركون عن بُعد

التغلب على تحديات الاجتماعات الشائعة

بغض النظر عن طبيعة اجتماعك، فإنه لا يخلو من التحديات. فحتى أكثر الاجتماعات التي تم التخطيط لها بشكل جيد يمكن أن تنحرف عن مسارها، دعنا نستكشف بعض التحديات الشائعة للاجتماعات الفعالة. ⚠️

التعامل مع الأفراد الذين يهيمنون على المناقشات

تكمن ميزة الاجتماعات في قدرتها على توليد وجهات نظر مختلفة.

لذلك عندما يحتكر صوت أو صوتان مهيمنان المناقشة، لا يتبقى هناك مساحة كبيرة لوجهات النظر الأخرى. والنتيجة؟ رؤى سطحية وأحادية البعد وغير مفيدة في نهاية المطاف.

الأمر متروك لك بصفتك مضيف الاجتماع لمراقبة الآراء السائدة التي تظهر في الاجتماع عن كثب.

الحل

✅ توجيه المزيد من الأسئلة المفتوحة إلى الأصوات غير السائدة

✅ دعوة وجهات نظر مختلفة عندما لا يتم الاعتراض على رأي ما

✅ استخدام أدوات تفاعلية مثل استطلاعات الرأي للمشاركة والمشاركة المتوازنة

📖 اقرأ أيضًا: كيفية المشاركة في الاجتماعات بفعالية

إرساء الشمولية

يمكن أن تتخذ الشمولية أشكالاً مختلفة اعتمادًا على نوع الاجتماع. في مناقشات صنع القرار، على سبيل المثال، قد تتضمن دعوة أعضاء الفريق المبتدئين لمشاركة وجهات نظرهم الجديدة قبل السماح لقادة الفريق بإبداء آرائهم.

قد تتضمن الاجتماعات المختلطة أو الافتراضية توجيه دعوة خاصة للحاضرين الافتراضيين لمشاركة آرائهم دون أن يقلل من شأنهم الحضور الشخصي.

الحل

✅ إنشاء عمليات للمشاركة ضمن إطار عمل الاجتماع

✅ قم بدمج الوقت المخصص لهذه التفاعلات ضمن نطاق جدول أعمالك

إبقاء المناقشات على المسار الصحيح

الاجتماعات بدون جدول أعمال أشبه ما تكون بمحادثات برادات المياه - الثرثرة.

باستثناء أن المشاركين عندما يحضرون اجتماعك، فإنهم يتوقعون محادثات هادفة. ففي النهاية، هم يأخذون وقتًا من عملهم للانضمام إلى الاجتماع.

حتى مع وجود جدول أعمال، في بعض الأحيان تتجاوز الاجتماعات الوقت المحدد لها أو تفوت تحديثات مهمة، مما يجعل الجميع محبطين.

الحل

✅ تعيين ميسر اجتماعات لإبقاء المناقشات على المسار الصحيح

✅ تعيين حدود زمنية لكل بند من بنود جدول الأعمال

✅ عند ظهور أفكار خارجة عن الموضوع، قم بإعادة توجيه المحادثة مع تسجيلها في محضر الاجتماع

التغلب على العوائق التقنية

تعتبر العوائق التقنية عقبة شائعة في الاجتماعات.

فهي تميل إلى تأخير أو إعاقة سير المناقشات، في أحسن الأحوال، وتعطيل سير الاجتماعات تمامًا، في أسوأ الأحوال. وهنا يصبح تزويد أعضاء فريقك بتكنولوجيا أفضل للاجتماعات والتخطيط لحالات الطوارئ أمرًا غير قابل للتفاوض.

الحل

✅ إجراء عمليات تدقيق تقنية قبل الاجتماعات، خاصةً قبل الأحداث ذات المخاطر العالية

✅ ضبط آداب الاجتماعات، مثل وقت كتم صوت الميكروفونات أو الخلفيات التي يجب استخدامها

📖 اقرأ أيضًا: كيفية إدارة الاجتماعات في ClickUp

تخطيط الاجتماعات الفعالة وإدارتها باستخدام ClickUp

للتلخيص، الاجتماعات الفعالة تخلق تأثيرًا ملموسًا أو ذا مغزى على عملك أو خدمتك/منتجك.

هذا يعني أنه حتى التخطيط لأي اجتماع يتم تشغيله مثل الفيديو بشكل عكسي - تبدأ بالنتيجة، وتخطط كيف تصل إلى هناك (ومع من)، ومن أين بدأت

ولكن بفضل ClickUp، هذه ليست رحلة منفردة. استفد من منظومة من أدوات الإنتاجية لمساعدتك في تخطيط اجتماعاتك وتبسيطها وإدارتها بفعالية. ابدأ مع ClickUp اليوم