كمسوّق، اعتدتُ أن أفخر بنفسي كمسوّق لكوني متعدد المهام. فالجمع بين وضع الاستراتيجيات وإنشاء المحتوى والعمليات والتحليلات كان يبدو لي دليلاً على الكفاءة المطلقة. لكن الحقيقة أنني كنت غارقاً في بحر من علامات التبويب المفتوحة والمشاريع نصف المنتهية.
يبرز أحد الأيام الكابوسية بشكل خاص. كنت أكتب منشورًا في مدونة - وهو منشور مهم لإطلاق حملة قادمة. لكن تركيزي كان مشتتاً. ظل صندوق بريدي الوارد ينفجر بالإشعارات، وكانت تحديثات وسائل التواصل الاجتماعي تومض على شاشتي، وهاتفي يطن بالرسائل الواردة. لقد جعلني التبديل المستمر في السياق أشعر بالإرهاق والتعرض للأخطاء وعانت كتابتي.
في تلك اللحظة من الفوضى، أدركت أن نهجي في تعدد المهام لم يكن يجعلني منتجة؛ فقد كان ذلك يضعف ذاكرتي العاملة ويعيق قدرتي على إنجاز عمل جيد. لقد كنت ألعب باستمرار لعبة اللحاق بالركب، مضحياً بكل من الدقة والإبداع. لقد حان وقت التغيير
عندها عثرت على مفهوم المهام الأحادية. كان تبني المهام الأحادية يعني إعطاء الأولوية للتركيز العميق على وهم الإنتاجية الذي يوفره تعدد المهام في كثير من الأحيان.
كان ذلك يعني الالتزام الكامل بمهمة واحدة في كل مرة، والانغماس في تعقيداتها، وإبعاد كل ما يشتت انتباهي.
في هذا المقال، سوف أشارككم تجربتي مع المهام الأحادية وكيف ساعدتني على استعادة وقتي وراحة بالي في عالم يتطلب كلا الأمرين باستمرار.
ما هي المهام الأحادية؟
المهمة الأحادية أو المهام الأحادية هي ممارسة تكريس الانتباه الكامل لمهمة واحدة دون الاستسلام للمشتتات
وهو يساعد على إنتاج عمل عالي الجودة لأنك منخرط في عملك بالكامل. كما أنها تخفف من الضغط الذهني الناتج عن التبديل المستمر بين المهام، مما يسمح لك بإنجاز المزيد خلال فترات قصيرة ومكثفة من العمل المركز.
تاريخ المهام الأحادية
على الرغم من أن الحكماء والفنانين والشعراء والمعلمين ربما مارسوا المهام الأحادية في العصور القديمة، إلا أن المناقشات الأكاديمية حول هذا المفهوم لم تبدأ إلا في أواخر القرن العشرين. عندما سلط الباحثون الضوء على أوجه القصور والتكاليف المعرفية المرتبطة بتعدد المهام، ظهر مفهوم المهام الأحادية كنقطة مقابلة قوية.
ومن الأمثلة البارزة على ذلك
1. في كتابه "التدفق: سيكولوجية التجربة المثلى" (1990)، تحدث ميهالي سيكسزينتميهالي عن تحقيق "التدفق"، وهي "حالة ينخرط فيها الناس في نشاط ما بحيث لا يبدو أن هناك شيئًا آخر مهمًا." ولتحقيق التدفق، اقترح وضع أهداف واقعية تتماشى مع مجموعة المهارات الخاصة بك والتركيز الكامل على نشاط واحد، أي القيام بمهمة واحدة كما نسميها اليوم.
_ إن علامة الشخص الذي يتحكم في وعيه هي القدرة على تركيز الانتباه كما يشاء، وأن يكون غافلاً عن المشتتات، والتركيز للمدة التي يستغرقها تحقيق الهدف، وليس أكثر من ذلك. والشخص الذي يستطيع القيام بذلك عادةً ما يستمتع بمجريات الحياة اليومية العادية_.
ميهالي تشيكسينتميهالي
2. في ورقة بحثية صدرت عام 2001 بعنوان السيطرة التنفيذية على العمليات الإدراكية في التبديل بين المهام ، وجد علماء النفس روبنشتاين وماير وإيفانز أن "التحكم التنفيذي" في دماغنا يعمل على مرحلتين: "تبديل الأهداف" (اتخاذ القرار بفعل شيء ما بدلًا من شيء آخر) و"تفعيل القواعد" (تغيير قواعد ما نقوم به).
تساعدنا هاتان المرحلتان على التبديل بين المهام دون أن ندرك ذلك، وهو أمر مفيد للغاية. تأتي المشكلة عندما يتعارض التبديل بين المهام مع ما نحتاج إلى إنجازه بكفاءة وأمان.
وعلى الرغم من أن الوقت الذي يستغرقه التبديل بين المهام قد يبدو ضئيلًا - مجرد جزء من الثانية في كل مرة - إلا أنه يتراكم عندما نقفز باستمرار إلى المهمة التالية ويقلل من الإنتاجية.
قد يبدو تعدد المهام وكأنه ممارسة موفرة للوقت. ومع ذلك، فإن هذه التوقفات الذهنية القصيرة الناجمة عن التبديل بين المهام يمكن أن تستهلك ما يصل إلى 40 بالمائة من وقتنا الإنتاجي.
ساهم هؤلاء الباحثون وغيرهم الكثير في علم النفس، وعلم الأعصاب، والدراسات الإنتاجية في فهم المهام الأحادية والبحث فيها والدعوة إليها. إذا كنت ترغب في فهم أصول المهام الأحادية وتطبيقاتها بشكل أعمق، فلدينا توصية لك.
قراءة مقترحة: العمل العميق لكال نيوبورت
في عمله الأساسي بعنوان العمل العميق نُشر في عام 2016، يجادل كال نيوبورت بأنه في عالم مليء بالمشتتات، مثل وسائل التواصل الاجتماعي والاتصال الدائم، أصبحت القدرة على التركيز بعمق على المهام نادرة وقيمة بشكل متزايد.
عبر أمازون يعرّف العمل العميق بأنه نشاط مهني يتم أداؤه في حالة من التركيز الخالي من التشتت الذي يدفع قدراتك المعرفية إلى أقصى حدودها. ويرتبط العمل العميق ارتباطًا وثيقًا بالمهام الأحادية، والذي يتطلب أيضًا تركيزًا مكثفًا على أكثر من مهمة واحدة لإنتاج مخرجات عالية الجودة.
يؤكد الكتاب على أن العمل العميق أصبح ذا أهمية متزايدة في الاقتصاد القائم على المعرفة اليوم، حيث يعد العمل عالي الجودة والتعلم السريع أمرًا حاسمًا للنجاح. وسيزدهر العمال الذين يستطيعون أداء العمل المتعمق باستمرار، بينما سيزدهر أولئك الذين لا يستطيعون ذلك.
يتحدث نيوبورت عن القواعد الأربع للعمل العميق:
- القاعدة رقم 1: العمل بعمق. التركيز بشكل مكثف على مهمة ما لفترة مستدامة، وتقليل المشتتات.
- القاعدة رقم 2: تقبّل الملل. يقترح نيوبورت أنه لتدريب عقلك على العمل العميق، عليك أن تتقبل الملل وتتجنب البحث عن المشتتات كلما شعرت بالملل.
- القاعدة رقم 3: توقف عن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي. يدعو نيوبورت إلى التقليل من استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أو الاستغناء عنها، والتي تهدر الوقت وتميل إلى أن تكون مصدرًا رئيسيًا للتشتيت.
- القاعدة رقم 4: استنزاف المياه الضحلة. تشجع هذه القاعدة الأفراد على تقليل العمل السطحي (المهام غير المتطلبة معرفيًا والمهام اللوجستية) لخلق المزيد من الفترات الزمنية الفارغة للعمل العميق.
- يرى نيوبورت أن الانخراط في العمل العميق يؤدي باستمرار إلى إنتاجية أعلى، وعمل أفضل جودة، واكتساب مهارات أسرع.
المكونات الأساسية للعمل الأحادي
كيف يمكنك التحول من تعدد المهام إلى العمل الأحادي؟ إليكم ما تعلمته من التجربة ومن خلال دمج العناصر الأساسية للمهام الأحادية في جلسات العمل الخاصة بي:
تحديد أولويات المهام
أقوم بإنشاء ترتيب للعمليات بناءً على الأولوية والمواعيد النهائية. يساعدني ذلك على تحديد المهام الأكثر إلحاحًا التي تحتاج إلى اهتمام غير مقسّم بسرعة. أضعها على رأس قائمة المهام التي يجب أن أقوم بها وأعمل عليها أول شيء خلال اليوم، مما يضمن أن يكون لجهودي الأثر المرجو.
إدارة الوقت
أفضّل تخصيص جدول زمني محدد لكل مهمة وتقسيمها إلى مجموعات صغيرة من الوقت. يساعدني هذا النهج على البقاء على رأس المواعيد النهائية دون أن تشتت انتباهي.
البيئة المناسبة
يتطلب القيام بمهمة واحدة مساحة خالية من الضوضاء غير الضرورية والإشعارات الرقمية والمقاطعات. بالنسبة لي، تعمل مساحة مكتبي المنعزلة أو غرفة الدراسة الخاصة بي بشكل أفضل، مع إغلاق الباب وإبقاء أجهزتي المحمولة جانباً.
"لماذا
إن معرفة "لماذا" وراء كل عمل يمنحني القناعة بالتركيز على المهمة التي أقوم بها. على سبيل المثال، إذا كنت أقوم بإعداد دليل إرشادي للعلامة التجارية ليتبعه فريقي، فإن "السبب" هو تحسين جودة عمل فريقي وكفاءته.
التحضير الذهني
بصفتي شخصًا متعدد المهام وتحولت إلى شخص أحادي المهام، يجب أن أستعد للدخول في المنطقة الذهنية. هكذا أفعل ذلك: أجلس في هدوء لبضع دقائق، وأقوم بتقييم أهمية المهمة، وأضع خريطة ذهنية لكيفية المضي قدمًا وأبدأ.
أخذ فترات راحة
من المهم أن تأخذ فترات راحة منتظمة للراحة وإعادة شحن طاقتك. أحب التنزه في حديقة الشرفة الخاصة بي عندما أكون في المنزل أو القيام بنزهة سريعة حول المكتب للحصول على بعض الهواء النقي في الأيام التي أعمل فيها من المكتب.
التأمل والتكيف
أجلس مع تقدم مهامي كل أسبوع لتقييم إنتاجيتي وتحديد مجال للتحسين. غالبًا ما يكون القيام بمهمة واحدة أمرًا صعبًا لأنني اعتدت على التنقل بين المهام، ولكن جلسات المراجعة الذاتية هذه تضع الأمور في نصابها الصحيح.
سأتطرق بالتفصيل إلى النصائح والاستراتيجيات والأدوات التي ساعدتني على تنمية عادة القيام بمهمة واحدة. ولكن قبل ذلك، أود أن أشارككم الفرق الإيجابي الذي أحدثه القيام بمهمة واحدة في حياتي.
فوائد المهام الأحادية
تعدد المهام هو قاتل للإنتاجية. وجدت دراسة أن تعدد مهام الوسائط العالية (على سبيل المثال، التبديل بين عدة تطبيقات ومنصات التواصل الاجتماعي في وقت واحد) يمكن أن يقلل من كثافة المادة الرمادية في منطقة القشرة الحزامية الأمامية للدماغ، والتي تنظم التعاطف والتحكم العاطفي.
إن بناء عضلاتك الأحادية له العديد من الفوائد. ستكون هناك بعض السقطات الأولية، ولكن هذا ثمن زهيد مقابل بناء عادة صحية ستثري حياتك.
- الإبقاء على التشتت الذهني: دراسة لجامعة ستانفورد وجدت أن الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة في وسائط أقل كثافة هم أقل عرضة للتشتت. ويمكنهم بسهولة منع التأثر بمحفزات خارجية لا علاقة لها بمهمتهم
- زيادة الإنتاجية: إذا كرست انتباهي الكامل لمهمة واحدة، يمكنني أن أكون أسرع وأكثر كفاءة في إنجازها. لن أضطر إلى إضاعة الوقت في التنقل بين المهام المختلفة، وهو ما يستنزف طاقتي وتركيزي في كثير من الأحيان
- جودة أفضل في العمل: عندما أنغمس في مهمة ما بانتباه تام، أحصل على المزيد من الوقت لسبر أغوارها، مما يؤدي إلى نتائج مدروسة وعالية الجودة. كما أن القيام بمهمة واحدة يغذي إبداعي، حيث أحصل على مساحة ذهنية لاستكشاف الأفكار والحلول دون انقطاع
- تقليل الإجهاد: يساعدني العمل على مهمة واحدة في كل مرة على التخلص من الفوضى الذهنية التي تنتج عن محاولة الموازنة بين عدة مهام بجهد متساوٍ. فبدون إلهاء الطلبات المتنافسة التي تجذبني في اتجاهات مختلفة، يمكنني إكمال عملي بسهولة
- تعزيز الوظيفة الإدراكية: يدعم أداء المهام الأحادية تحسين التركيز والأداء الإدراكي من خلال تقليل العبء الإدراكي. يحسّن التركيز المستمر على مهمة واحدة من الاحتفاظ بالمعلومات ومعالجتها، مما يؤدي إلى تحسين التذكر والفهم. بعد ممارسة المهام الأحادية لسنوات، تمكنت من صقل مهاراتي في حل المشكلات، ويمكنني التكيف بسهولة مع بيئات التعلم المعقدة
نصائح للمهام الأحادية الفعالة
إن العنصر الأساسي لجعل المهام الأحادية ناجحة بالنسبة لك هو العقلية. كن مستعدًا لبذل الجهد الشاق للحفاظ على تركيزك على مهمة واحدة، وابذل قصارى جهدك لمقاومة إغراء التحقق من هاتفك أو الانتقال إلى مهمة أخرى.
فيما يلي بعض النصائح والطرق التكتيكية والعادات اليومية التي ساعدتني في جعل المهام الأحادية جزءًا أساسيًا ومنتجًا من جدولي الزمني. جربها بنفسك، وأضف إليها لمساتك الخاصة، و خطط لأيام عملك بشكل أكثر فعالية.
1. ابدأ صغيراً
عندما بدأت في ممارسة المهام الأحادية، عانيت من انخفاض هائل في الإنتاجية في الأيام الأولى. شعرت أن الاستمرار في التركيز كان مستحيلاً، ومجرد التفكير في الاستمرار في المهمة لفترة طويلة أصابني بالقلق. استغرق الأمر مني بعض الوقت لأدرك خطئي - كنت أحاول إكمال مهام ضخمة في مواعيد نهائية قصيرة جدًا
لذا، أخذت التلميح وقمت بإعداد جلسة العمل الخاصة بي حول مهمة واحدة صغيرة وصعبة في وقت واحد، مع جداول زمنية معقولة. كان ذلك بمثابة تغيير لقواعد اللعبة. لقد أتاح لي البدء بمهمة صغيرة الراحة في البدء بالمهمة بسهولة وبناء التركيز مع مرور الوقت، وبناء الزخم تدريجيًا للبقاء في المنطقة لفترات أطول.
على سبيل المثال، إذا اضطررت إلى إنشاء دراسة حالة لشركتي، أبدأ بغمس قدمي في الماء بدلاً من الغوص فيه. قد يتضمن ذلك التحدث إلى العملاء مباشرة، أو جمع بيانات ثانوية من عملائنا، أو مراجعة شهادات العملاء السابقين.
وبعد تقدير الوقت الذي قد يستغرقه الأمر، أمنح نفسي موعداً نهائياً مناسباً. الفكرة بسيطة - لا ترهق نفسك!
نصائح في لمحة سريعة:
- اعمل على مهام صغيرة ولكنها مؤثرة في البداية لبناء الزخم
- وضع جدول زمني معقول لإكمال المهمة
- افعل ذلك كل يوم لجعل المهام الأحادية عادةً
2. احصل على مساحة عمل مخصصة
على مر السنين، اكتشفت هذا الأمر بشأن عاداتي في العمل: حتى عندما يمكنني العمل من أي مكان، أحتاج إلى زاويتي الصغيرة للقيام بعملي. في المنزل، أنشأت مساحة عمل مخصصة مع كل ما هو ضروري في متناول يدي - من أدوات العمل المفضلة لدي وأدواتي المكتبية إلى أفضل الوجبات الخفيفة وإبريقي المائي. أقوم بإنشاء مساحة عمل مؤقتة في غرفتي في الفندق إذا كنت أعمل أثناء السفر.
لماذا أفعل ذلك بينما يمكنني ببساطة الاستمتاع بالعمل من سريري؟ حسناً، أدخل على الفور في وضع العمل على مكتبي. عندما أكون على مكتبي، لست مضطرًا لإقناع نفسي بالجلوس والتركيز على المهام الأحادية - كل شيء يتدفق كعملية طبيعية. أحاول أيضًا أن أحافظ على مكتبي مرتبًا ومرتبًا قدر الإمكان لضمان عدم وجود فوضى بصرية تشتت انتباهي
نصائح في لمحة سريعة:
- احصل على محطة عمل منفصلة إذا كنت تعمل من المنزل
- احتفظ بالأساسيات في متناول يديك حتى لا تضطر إلى ترك مكتبك دون داعٍ
- حافظ على مكتبك وأجهزتك الرقمية خالية من الفوضى
3. ضع قائمة مهام مرتبة حسب الأولوية
في بداية الأسبوع، أقوم بإنشاء قائمة مهام مفصلة على تطبيق إدارة المهام . تتضمن هذه القائمة جميع بنود العمل الصغيرة والكبيرة التي أريد تغطيتها على مدار الأسبوع.
الآن، بعض هذه المهام لها أولوية عالية. أضع علامة على جميع مهامي على أساس أولوية عالية أو متوسطة أو منخفضة. أستوعب مهمتين إلى ثلاث مهام ذات أولوية عالية فقط في اليوم للحفاظ على الجودة. يساعدني هذا الفصل أيضًا على التركيز على المهام الأكثر أهمية وتأثيرًا أولاً، مما يضمن عدم عرقلة التقدم في سير العمل.
على مدى السنوات القليلة الماضية، تحولت إلى المفكرة الرقمية لـ ClickUp بدلاً من الملاحظات اللاصقة بالقلم والورق. فأنا أستخدمها كعقل ثانٍ لي - بدءاً من إنشاء قوائم المهام وترتيبها حسب الأولويات إلى تفريغ أفكاري المفاجئة، كل شيء يحدث في التطبيق.
قم بتحويل أي إدخال في ClickUp Notepad إلى مهمة ClickUp قابلة للتتبع مع تواريخ الاستحقاق، والمكلفين، والأولويات، والمزيد
بمجرد الانتهاء من مهمة ما، أقوم بإزالتها من القائمة والانتقال إلى مهمة أخرى. هذه أداة بسيطة، لكنها تُحدث فرقًا كبيرًا في كيفية تنظيم جدولي الزمني!
لمحة سريعة:
- استخدمتطبيق تدوين الملاحظات لتدوين مهامك اليومية والتركيز على مهمتين أو ثلاث مهام ذات أولوية في اليوم
- قم بترتيبها حسب الأولوية حتى لا يفوتك أي شيء
- تخلص من الأفكار المتطفلة على تطبيق الملاحظات للحفاظ على تركيزك على المهمة التي بين يديك
4. خصص أوقاتًا للمهام المختلفة
ادعوني مهووسًا بالإنتاجية، ولكني أحب ترتيب التقويم الخاص بي مع تخصيص مجموعات محددة من الوقت للمهام المختلفة على أ حجب الوقت الأداة.
على سبيل المثال، أحاول القيام بالجزء الأكثر صعوبة من العمل، مثل العصف الذهني للأفكار الجديدة والبحث والكتابة، خلال النصف الأول من اليوم لأن هذه هي ساعات ذروة إنتاجيتي. أما بالنسبة للاجتماعات اليومية مع فريقي أو اجتماعات العملاء، فأنا أفضل فترة ما بعد الظهر. أما المساء فأخصصه لمراجعة عمل فريقي وتحليل نتائج الحملات وتوثيق المكاسب والخسائر.
باتباع تقنية بومودورو، أقوم بتحديد فترات زمنية تتراوح بين 25 و30 دقيقة لكل مهمة، تليها استراحة قصيرة. خلال تلك الجلسات القصيرة، أواصل التركيز بعمق على مهمة واحدة فقط، وتؤدي الاستراحات وظيفة رائعة في منع الإرهاق. تكامل ClickUp's PomoDone مع ClickUp كان أحد المزايا المفضلة لدي - يمكنني بدء مؤقت من أي مهمة ClickUp أو مباشرةً من امتداد PomoDone.
أنا أيضاً من أشد المؤيدين لنظرية "العمل العميق" لكال نيوبورت. أنا أشجع فريقي على تخصيص ساعتين إلى أربع ساعات في جداولهم للانخراط في العمل العميق. ومن الممارسات الأخرى التي ساعدتنا في ذلك تخصيص يوم جمعة خالٍ من الاجتماعات - أي الحفاظ على يوم كامل خالٍ من الملهيات لتنمية عادة العمل الأحادي.
نصائح في لمحة سريعة:
- استخدمتطبيق تدوين الملاحظات لتدوين مهامك اليومية والتركيز على مهمتين أو ثلاث مهام ذات أولوية في اليوم
- قم بترتيبها حسب الأولوية حتى لا يفوتك أي شيء
- تخلص من الأفكار المتطفلة على تطبيق الملاحظات للحفاظ على تركيزك على المهمة التي بين يديك
5. DND والتخلص من السموم الرقمية
أثناء جلسات عملي المركزة أبقي هاتفي المحمول والأجهزة اللوحية في وضع عدم الإزعاج. بالنسبة لسطح المكتب والكمبيوتر المحمول، أقوم بإيقاف تشغيل الإشعارات على جميع تطبيقات التواصل. أعود إلى تلك التطبيقات أثناء استراحات بومودورو لمتابعة ما يقوم به فريقي.
من الاستراتيجيات الأخرى التي ساعدتني هي تقليل تفاعلاتي الرقمية (خاصةً وسائل التواصل الاجتماعي) ما لم تكن مرتبطة بالعمل. كما أحب أيضًا أن أقوم بالتخلص الكامل من التفاعلات الرقمية بين الحين والآخر، شيء يشبه نسخة أقل حدة من "أسابيع التفكير" التي يقوم بها بيل غيتس للحصول على مزيد من الوضوح في التفكير والتركيز. نعم، أشعر بالفعل بالتشتت أثناء التخلص من المشتتات، ولكنني أشعر براحة لا مثيل لها عندما أجلس بمفردي مع أفكاري!
نصائح في لمحة سريعة:
- استخدمتطبيق تدوين الملاحظات لتدوين مهامك اليومية والتركيز على مهمتين أو ثلاث مهام ذات أولوية في اليوم
- قم بترتيبها حسب الأولوية حتى لا يفوتك أي شيء
- تخلص من الأفكار المتطفلة على تطبيق الملاحظات للحفاظ على تركيزك على المهمة التي بين يديك
الاستخدام الشائع وأمثلة على المهام الأحادية
لا تقتصر المهام الأحادية على معالجة مهمة واحدة في كل مرة. بل تمتد تطبيقاته على نطاق واسع.
على سبيل المثال، هل تعلم أن المهام الأحادية تتماشى مع مبادئ اليقظة الذهنية من خلال تشجيع الوعي في اللحظة الحاضرة أثناء القيام بمهمة واحدة؟
وهو ليس اتجاهاً جديداً أيضاً. فقد دأبت شخصيات مشهورة في مجال الأعمال والرياضة وحتى الأدب على ممارسة العمل المركّز لسنوات للوصول إلى ذروة حياتهم المهنية.
بينما كان بيل غيتس يستغرق "أسابيع التفكير"، قيل إن ج. ك. رولينغ، وهي من أنصار العمل العميق والمركّز، كانت تنزل في غرفة في فندق لإنهاء سلسلة هاري بوتر. وقد سهّلت هذه العزلة قدرتها على القيام بمهمة واحدة والانغماس الكامل في العملية الإبداعية.
تشدد أوبرا وينفري أيضًا على أهمية الانتباه المركز أثناء المقابلات. فهي تخرس هاتفها وتحافظ على التواصل بالعينين للتفاعل بشكل كامل مع من تجري معه المقابلة، مما يخلق مساحة لمحادثة أكثر جدوى.
خلاصة القول؟ أنت في صحبة النخبة عندما تقوم بمهمة واحدة!
التحديات في المهام الأحادية
بصفتك شخصًا معتادًا على القيام بمهام متعددة ويتأقلم مع المهام الأحادية، فإن الأمر ليس دائمًا على ما يرام.
فيما يلي بعض التحديات التي يمكن أن نواجهها في حياتنا اليومية أثناء القيام بمهمة واحدة والحلول التي ابتكرتها لإنجاح الأمور:
المشتتات الخارجية
هناك الكثير من المحفزات الخارجية التي تحاول أن تحرفني عن المسار الصحيح - إشعار بريد إلكتروني جديد يظهر لي ويغريني بفتحه، أو رسالة نصية تلاحقني بطلب "مكالمة سريعة" من زميل في الفريق، أو قططي وكلابي تحدق بي متسائلة لماذا لا ألعب معهم.
حسناً، ليس لديّ حل للحل الأخير. أنا فقط آخذ استراحة وألعب لعبة الجلب لبضع دقائق قبل أن أعود للعب مرة أخرى. أنا لا أضع القواعد هنا، بل هم من يفعلون ذلك
لكن بالنسبة للنوعين الأولين، ابتكرت بعض الطرق السريعة للتعامل معهما.
كيف أتصدى لها: أقوم بقطع الوصول حتى لا يقترب مني المشتت
كيف؟ عن طريق كتم صوت الإشعارات على جميع الأجهزة لفترة محددة، وإبقاء هاتفي على وضع الطيران (وبعيداً عن عيني في معظم الأحيان)، وإيجاد مكان للعمل حيث لا يزعجني أحد (من الواضح أن حيواناتي الأليفة استثناء).
الشعور بالإرهاق
عندما أعلم في قرارة نفسي أن لدي قائمة طويلة من الأشياء التي يجب أن أنجزها اليوم، فإن الاستمرار في التركيز على مهمة واحدة يشعرني بالإرهاق. مهما حاولت أن أعمل على منشور المدونة الذي من المفترض أن يُنشر غدًا، يظل عقلي يذكرني بالمهام المعلقة:
_يجب أن أناقش حملة قادمة مع فريق التسويق، ويجب أن أراجع وأضع اللمسات الأخيرة على تقويم المحتوى للشهر القادم، ويجب أن أقوم أيضًا بالتسوق من البقالة هذا الأسبوع!
...، وبفضل هذه النوافذ المنبثقة الداخلية غير المرغوب فيها، أشعر بأنني مستنزف أسرع مما ينبغي.
كيف أتصدى لها: أحاول كتابة أفكاري المتطفلة على الورق أو على تطبيق قائمة المهام لإخراجها من رأسي. إنها مدونة، لن أنساها أؤكد لنفسي.
تنجح هذه الحيلة تقريبًا على الفور، ولكن عندما لا تنجح، ألجأ إلى أ مصفوفة الأولوية لترتيب مهامي بناءً على المهام العاجلة وغير العاجلة والمهمة وغير المهمة. تساعدني هذه المصفوفة في تحديد المهام التي يجب أن أعمل عليها فورًا، أو أجدولتها لوقت لاحق، أو أفوضها لفريقي، أو أشطبها من قائمتي.
التعرض للدغ من خطأ "أنت لا تقوم بما يكفي
عندما أكون منغمسًا في مهمة تستغرق وقتًا طويلاً وتنتظرني عدة مهام أخرى يجب شطبها من قائمتي، يداهمني قطار أفكار مفاجئ.
_هل أقوم بما يكفي؟ لدي الكثير لأفعله، والوقت قليل جدًا! كيف سأنهي كل شيء إذا كنت عالقًا في مهمة واحدة؟
آه. والآن، أنا متوترة، وتركيزي قد طار من النافذة.
كيف أواجه ذلك: أحاول أن أقنع نفسي بعقلية مختلفة. عوضًا عن التركيز على أنني عالق في مهمة واحدة، أعيد صياغة الأمر على أنه إحراز تقدم، مهمة واحدة في كل مرة. لا يمكنك صعود الدرج ما لم تضع قدمك على الدرجة الأولى، أقول لنفسي.
عادةً ما يساعدني هذا الحديث التشجيعي. على سبيل المثال، إذا كانت مهمتي هي إنشاء موجز محتوى لمنشور في المدونة، فإن المهام الصغيرة أو المهام الفرعية ستكون وضع أفكار للمواضيع، وإيجاد الكلمات المفتاحية، والبحث عن أجزاء المحتوى ذات الصلة للرجوع إليها، وإنشاء مخطط تفصيلي. وهذا يجعلني أشعر على الفور بالرضا عن إنتاجيتي.
كيفية تنفيذ المهام الأحادية في ClickUp
إحدى الأدوات التي ساعدتني في جعل المهام الأحادية جزءًا أساسيًا من حياتي هي ClickUp. هناك الكثير من تطبيقات تحديد الوقت والتركيز، ولكن لا يوجد أي منها يتصل بسير عملي كما يفعل ClickUp.
فهو يساعدني على تحقيق أهداف إدارة الوقت تحسين مهارات إدارة المهام ومواءمة وقت تركيزي مع جدولي اليومي، ويتيح لي التعاون مع فريقي، وكل ذلك على نفس المنصة. لا حاجة إلى التنقل بين تطبيقات متعددة، لذلك لا حاجة للتبديل بين المهام.
إليك كيف أستخدم ClickUp لتنفيذ المهام الأحادية:
إدارة الوقت والانتباه
- ضبط تواريخ البدء والاستحقاق، وتتبع مقدار الوقت الذي أقضيه في مهمة ما، وأضف ملاحظات للسياق، واحصل على رؤى حول إنتاجيتي (وإنتاجية فريقي) باستخدامميزة إدارة الوقت في ClickUp
أضف تقديرات الوقت لكل مهمة وانقل مشروعك إلى الأمام بسلاسة
- تصوّر مهامي اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية باستخدامعرض التقويم الخاص بـClickUp. يمكنك جدولة المهام ومشاركتها باستخدام وظيفة السحب والإفلات السريع، وإعداد الاجتماعات، وإنشاء كتل مرمزة بالألوان للمهام المختلفة
- مزامنة بلديالنقر فوق المهام مع التقويم وتطبيقات تتبع الوقت في مجموعتي التقنية (مثل تقويم جوجل) وإدارة جدولي الزمني بسهولة من منصة واحدة
- إبعاد المشتتات مع تشغيل وضع التركيزالنقر فوق المستندات. يخفي وضع التركيز البؤري للصفحة الشريط الجانبي، مما يجعل عيني ملتصقة بالنص الذي أعمل عليه فقط؛ ويقلل وضع التركيز البؤري للكتلة من عتامة النصوص والمحتويات الأخرى في المستند حتى أتمكن من الانتباه إلى الفقرة التي أكتبها فقط
حافظ على تركيزك العميق على ما تكتبه باستخدام وضع التركيز البؤري المجمّع في ClickUp Docs
- قم بتغيير تاريخ الاستحقاق في مهمة مؤجلة تحجب مهام أخرى، و دع ClickUp يضبط تلقائيًا تواريخ الاستحقاق للمهام التابعة
عندما أرغب في تنظيم ساعات عملي بطريقة أكثر تنظيماً، أذهب إلى قوالب حظر الوقت . على سبيل المثال قالب حظر الوقت اليومي في ClickUp يساعدني في مواءمة جدولي الزمني مع ساعات ذروة الإنتاجية ويجعلني أركز على مهمة واحدة ذات أولوية في كل مرة.
قم بتعيين المربعات الزمنية، وقم بإدراج قوائم المهام اليومية، وحدد أولويات مهامك، وخصص بعض الوقت لتدوين يومياتك باستخدام قالب تحديد الوقت اليومي من ClickUp
يتيح هذا القالب القابل للتخصيص
- تخصيص وقت محدد لكل مهمة
- تحليل المهام التي أحتاج إلى القيام بها على الفور، والمهام التي يمكنني تأجيلها، أو المهام التي يمكنني تفويضها باستخدام مصفوفة الأولويات
- منع الإرهاق من خلال التقدير الدقيق للوقت اللازم لإنجاز مهمة ما
- تصوّر قائمة مهامي لليوم بأكمله في لمحة سريعة
- تعيين فترات زمنية للتوقف والتأمل في يومي
يعمل هذا الإطار للاستخدام الشخصي ولإدارة الجداول الزمنية اليومية لفريقي. في الأيام التي يكون لديّ فيها الكثير من المهام التعاونية، يساعدني هذا القالب في تعيين المهام المتكررة لأعضاء الفريق، وإضافة مدة زمنية لكل مهمة، وتعيين فئات مخصصة، مثل تأليف أو كتابة أو تحرير
- أنشئ تذكيرات من أي مكان في مساحة العمل الخاصة بي مع المرفقات والتواريخ والجداول الزمنية المتكررة. قمت أيضًا بتعيينانقر فوق التذكيرات لتعليقات محددة داخل مهمة ما لتذكر مكان متابعة المحادثات المهمة
إدارة المهام
- لقد قمت بتخصيص مساحة عمل ClickUp لتتناسب مع سير العمل الخاص بي من خلال تعيين حالات وحقول مخصصة (على سبيل المثال، غالبًا ما تحتوي مشاريعنا الكتابية على حالات مثل "العصف الذهني" و"البحث" و"الكتابة" و"المسودة النهائية")
صمم مساحة العمل الخاصة بك على طريقتك مع الحالات المخصصة لمهام وأهداف ClickUp
- أضف الأولويات لتمييز المهام بناءً على ما إذا كانت عاجلة أو عالية أو عادية أو ذات أولوية منخفضة
رتب مهامك حسب الأولويات واقضِ وقتك في العمل الذي يحرك عجلة العمل باستخدام ClickUp
- اربط المهام ذات الصلة لفهم العلاقة بينها، والعثور على الموارد المشتركة، وتتبع التقدم المحرز، وإزالة الاختناقات، مثل ربط مهمة كتابة مدونة ما بتحسين محركات البحث
ربط المهام المتشابهة أو التابعة للحفاظ على التماسك وإدارة الموارد ذات الصلة في مكان واحد
- قم بتقسيم أهدافي اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية إلى أهداف أصغر معأهداف النقر فوق الأهداف. يمكنني وضع جداول زمنية واضحة، وتعيين المهام لعضو واحد أو عدة أعضاء في الفريق، وتتبع مهامي مع التتبع التلقائي للتقدم المحرز
ركز على أهدافك قصيرة المدى وطويلة المدى مع ClickUp Goals
تدوين الملاحظات
- تدوين الملاحظات، وإنشاء قوائم مهام يومية، وتدوين الأفكار العشوائية أو الأفكار التي تخطر على بالي باستخدامClickUp Notepad. يمكنني سحب العناصر وإسقاطها أو تداخل أحدها تحت الآخر لإنشاء تسلسل هرمي مرئي (على سبيل المثال، إضافة "إجراء مقابلة مع الشركات الصغيرة والمتوسطة" كعنصر متداخل تحت "كتابة منشور المدونة") وتحويل هذه الخربشات إلى عناصر/مهام عمل بنقرات قليلة
دوِّن الملاحظات والأفكار السريعة على ClickUp Notepad
... وهذا مجرد غيض من فيض. وباعتباره أداة مصممة لتعزيز العمل المركز، فإن معظم ميزات ClickUp تدعم القيام بمهمة واحدة. وبمجرد أن تكتسب هذه العادة، يمكنك استكشاف التطبيق بشكل متعمق واكتشاف المزيد من الميزات لتقليل التشتت وتوفير الوقت وتحسين جودة العمل.
مونوتاسينغ طريقي نحو الإنتاجية والتميز
مكّنني تطبيق Monotasking من إدارة وقتي وإنتاجيتي. ولهذا السبب غالباً ما أوصي به لأعضاء فريقي الذين يكافحون من أجل مواكبة العمل.
من خلال التركيز على شيء واحد فقط في كل مرة، وجدت نفسي أنجح في إنجاز المهام بوضوح وكفاءة جديدين. لا يتعلق الأمر فقط بإنجاز المربعات بشكل أسرع، بل يتعلق بإنجاز الأمور بشكل أفضل.
إن القيام بمهمة واحدة له هذه الطريقة المخادعة في إطلاق العنان لإبداعي ومهاراتي في حل المشكلات، مما يجعلني أتساءل لماذا أزعجني تعدد المهام في المقام الأول. أنا أستمتع بالضغط على زر الإيقاف المؤقت للمشتتات والتواجد في اللحظة التي أقوم بها في انسيابي
عادةً ما تحصل التكنولوجيا على سمعة سيئة لكونها مشتتة للانتباه، ولكن مع برامج مثل ClickUp، يمكنني الحفاظ على تركيز حاد للغاية والالتزام بمواعيدي النهائية باستمرار. جرّب ClickUp بنفسك وشاهد كيف تزداد إنتاجيتك!