فك شفرة اجتماع تقييم الأداء: كيفية الحصول على عملية تقييم أداء عادلة

تعد مراجعات الأداء واحدة من أكثر الواجبات المرهقة لموظفي الموارد البشرية، وكذلك الإدارة الوسطى والعليا. والمشكلة في أي نظام مراجعة الأداء هو أنه يعتمد على آراء ذاتية ويمكن أن يكون عرضة للتحيز. ويشعر معظم المديرين بالضغط للحفاظ على نفس المعايير أثناء مناقشة تقييمات الموظفين أو اختيار أصحاب الأداء الأفضل.

وفقًا لـ مسح ماكينزي أن أكثر من نصف المشاركين في الاستطلاع وجدوا أن عملية المراجعة الحالية لشركاتهم معيبة. يمكن أن يكون هذا الشعور ضارًا لأي شركة على المدى الطويل لأنه يسد سبل التطوير المهني ويؤدي إلى دوران الموظفين الموهوبين.

ولحسن الحظ، فإن اجتماع تقويم الأداء هو الحل الواعد هنا. فالمزيد والمزيد من الشركات ترى قيمة تنظيم جلسات لمعايرة درجات الموظفين لضمان إجراء تقييمات عادلة وشفافة.

ما هي هذه الجلسات، وكيف تعمل على تحسين موثوقية ودقة تقييمات تقييم الأداء؟ هذا ما سنستكشفه في هذه المدونة. سنقوم بتغطية:

• كيف تبدو معايرة مراجعة الأداء
• كيفية تحسين عملية المراجعة الخاصة بك

مكافأة: سنقدم أيضًا منصة شاملة للموظفين وإدارة الأداء لمساعدتك في مراجعات الأداء. 🍀

اجتماع معايرة الأداء ودوره في إدارة الأداء

تقييمات الأداء "غير العادلة" شائعة جداً في الفرق التي تضم أقساماً ومدراء متعددين. فغالبًا ما تكون عملية مراجعة الأداء متحيزة، ليس بسبب سوء النية، ولكن بسبب اختلاف معايير المديرين لتقييم الإنتاجية وأخلاقيات العمل والمهارات.

يسمح اجتماع معايرة الأداء للمدراء والمشرفين بإزالة أي تحيز من خلال مناقشة ومقارنة كيفية تقييمهم لفرقهم. ويهدف إلى:

• ضمان تمتع جميع الموظفين بنفس معايير الأداء
• معايرة تقييمات الأداء إذا بدت التقييمات متحيزة

تشمل العوامل الحاسمة التي يحاول المدراء تحديدها في هذه الاجتماعات ما يلي:

• مؤشرات الأداء الرئيسية(KPIs) والمقاييس المستخدمة
• الأسباب الكامنة وراء التقييمات المبالغ فيها أو القاسية (للتأكد من أنها مبررة)
• أخطاء في نظام التقييم بسبب مشاكل مثل:
  
  • مقاييس تقييم غير متماسكة
  • محدودية التدريب على التقييم الإداري أو الخبرة في التقييم الإداري مع برامج الموارد البشرية
    • المعايير المفقودة لتقييم الموظفين

تكمن الفكرة وراء جلسات المعايرة في مناقشة التقييمات والدفع بالنتائج التي يتم الحصول عليها بتوافق الآراء. وهي عادةً ما تكون المرحلة الأخيرة من دورة مراجعة الأداء، ويتم تنفيذها قبل مشاركة تقييمات الأداء الفردية مع الموظفين.

معايرة مراجعة الأداء: مثال

يقود بيتر ومارك فريقين مختلفين لمشروعات تطوير تطبيقات منفصلة داخل الشركة. خلال فترة تقييم الأداء، يقيّم مارك مختبر الأخطاء في فريقه بـ 9/10، بينما يقيّم بيتر مختبر الأخطاء في فريقه بـ 7/10.

خلال اجتماع تقويم الأداء، يجلس مارك وبيتر لمناقشة تقييميهما ويدركان أن كلا مختبري الأخطاء:

• التزموا بمواعيدهم النهائية دون تقصير
• العمل على مشاريع متشابهة
• وضع ساعات عمل متساوية
• التواصل بشكل استباقي

بشكل عام، لا يوجد اختلاف جوهري في عملهما لتبرير الاختلاف في التقييم، لذلك هذا مثال واضح على معايير الأداء المختلفة. في هذه الحالة، يجب أن يتفق مارك وبيتر على الدرجة المناسبة لكلا مختبري الأخطاء.

الفرق بين معايرة الأداء ومعايرة الموهبة

يجب عدم الخلط بين جلسات معايرة الأداء واجتماعات معايرة المواهب. بينما يتضمن كلاهما تقييم أداء الموظفين من قبل المشرفين عليهم, أهداف الموارد البشرية لكل عملية مختلفة.

تهدف جلسة معايرة المواهب إلى تقييم القدرات الحالية للشركة بناءً على مهارات موظفيها ومستويات أدائهم. تُستخدم هذه المعلومات لتحديد متطلبات التوظيف المستقبلية للشركة.

من ناحية أخرى، تحاول معايرة الأداء تحديد الموظفين ذوي الأداء العالي والأداء المنخفض بدقة لضمان مراجعات خالية من التحيز والإنصاف في التعويضات. كما أنها تهيئ المديرين لطرح النقاشات حول فرص التعلّم ورفع مستوى المهارات خلال اجتماعات مراجعة الأداء.

فوائد عملية معايرة الأداء

بالإضافة إلى إزالة تأثير التحيز والمحسوبية من التقييمات، توفر عملية معايرة مراجعة الأداء الفوائد التالية

انخفاض معدل تخبط الموظفين

وفقًا لـ بحث 2019 ، يمكن أن تؤدي تقييمات تقييم الأداء غير العادلة إلى إبعاد ما يصل إلى 85% من الموظفين عن الشركة. تساعدك تقييمات الأداء على الاحتفاظ بالموظفين من خلال ضمان عملية تقييم عادلة.

ثقافة عمل أكثر صحة

تمنع تقييمات الأداء الموحدة إساءة استخدام السلطة الإدارية، وتحافظ على ثقافة العمل إيجابية، وتضمن للمديرين الحفاظ على حسن النية في نمو الموظفين.

إنتاجية صافية أعلى

A دراسة هارفارد بزنس ريفيو 2020 أن سوء المعاملة الإدارية يمكن أن يقلل من الإنتاجية. وبطبيعة الحال، فإن الموظفين الذين يعملون في بيئة خالية من التحيز مع تعويض عادل يكونون أكثر إنتاجية.

حوكمة أفضل للشركات

تعمل معايرة الأداء على تعزيز أفضل ممارسات الحوكمة المؤسسية من خلال زيادة الشفافية والمساءلة في مراجعات الأداء، مما يحسن صورة الشركة.

تحسين مهارات التقييم الإداري

تساعد معايرة الأداء المديرين على صقل مهاراتهم في التقييم، والتعرف على النقاط العمياء لديهم، وتقديم تقييمات أداء أكثر دقة بمرور الوقت.

إجراء معايرة تقييم الأداء: الاجتماعات وأصحاب المصلحة

تتضمن عملية معايرة مراجعة الأداء العديد من أصحاب المصلحة والمراحل. دعونا نناقش كلاهما. 👇

أصحاب المصلحة الرئيسيون في عملية مراجعة الأداء

في حين أن عملية المعايرة الداخلية تختلف من مؤسسة لأخرى، فإن القاعدة هي إنشاء لجنة معايرة للعملية بأكملها. ويشمل أصحاب المصلحة في هذه اللجنة ما يلي:

• المشرفون والمديرون وقادة الفرق
• المديرين التنفيذيين لأقسام الأعمال ذات الصلة
• أحد موظفي الموارد البشرية لعقد الاجتماع وتسهيله

تقوم بعض الشركات أيضًا بتعيين مقاطعين متحيزين للبحث عن علامات التحيز في محادثات الاجتماع.

يجب أن يتماشى حجم لجنة المعايرة مع حجم مؤسستك. وفقًا ل دراسة كلية هارفارد للأعمال ، تعتبر اللجنة المكونة من 3-5 أعضاء مثالية للمؤسسات التي يقل عدد موظفيها عن 100 موظف.

كيفية إجراء اجتماع معايرة مراجعة الأداء: 7 خطوات

يمكن تقسيم العملية الكاملة لإجراء اجتماعات تقويم الأداء إلى سبع خطوات عبر ثلاث مراحل: التحضير لما قبل الاجتماع، و الاجتماع نفسه، و أنشطة ما بعد الاجتماع._ دعونا نستكشف كل منها بالتفصيل

التحضير لما قبل الاجتماع

يتضمن التحضير السابق للاجتماع إنشاء وتحليل مسودات التقييم، وتحديد مقياس التقييم، وجدولة العمل.

بالإضافة إلى ذلك، وبسبب الطبيعة المعقدة لجلسة التقييم، يجب عليك إعداد فريقك باستخدام برامج الموارد البشرية أو مشاركة الموظفين أو برامج مماثلة لتتبع درجات التقييم والتعديلات، بالإضافة إلى الاحتفاظ بالملاحظات للرجوع إليها في المستقبل.

لدينا الحل المناسب لك- انقر فوق ! إنه مشروع و منصة إدارة الأداء التي تتيح لك التعامل مع اجتماعات تقويم الأداء بكل سهولة.

في الأقسام التالية، سنناقش في الأقسام التالية بعض الميزات ضمن مجموعة الموارد البشرية في ClickUp المثالية لجدولة الاجتماعات وإجراء تقييمات الموظفين ومشاركة مراجعات الأداء.

الخطوة 1: إنشاء مقاييس التقييم قبل عملية تقييم الأداء

يمكنك على الأرجح تخطي هذه الخطوة إذا كان لديك نظام تقييم للموظفين يعتمد عليه. ولكن إذا لم يكن لديك، فأنت بحاجة إلى إنشاء مقياس التقييم الخاص بك أولاً لتوحيد معايير الأداء. يجب أن يتضمن المقياس جميع مؤشرات الأداء الرئيسية للموارد البشرية لتقييم أداء الموظفين. تشمل المعايير الشائعة ما يلي:

• الأهداف المحققة
• المواعيد النهائية الفائتة
• مهارات التواصل
• الإنتاجية

يجب عليك أيضاً تحديد إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) ، وشرح كيفية حساب درجة الأداء لكل مؤشر أداء رئيسي، وتقديم التقييم العام.

هل تبحث عن طريقة منظمة لتتبع تقييمات الأداء؟ استخدم وظيفة تتبع الأهداف في ClickUp لتحديد الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية وتوزيع الأداء المتوقع لكل دور.

مع أهداف النقر يمكنك تعيين أهداف الأداء المستندة إلى المهام أو الأهداف الرقمية وتتبع أداء الموظفين في الوقت الفعلي تلقائيًا. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تسريع تتبع الأداء مع الحفاظ على موضوعيته.

اختر من بين أنواع الأهداف المختلفة للقياس بالعملة والنسب المئوية والأرقام والصواب أو الخطأ

بعد ذلك، استخدم أداة قالب تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لأداء الموظف في ClickUp لتحديد نظام التقييم الخاص بك لكل مؤشر أداء رئيسي. تساعد بنيته المبنية مسبقًا على تتبع التقدم المحرز نحو تحقيق أهداف الموظفين الفردية وتحديد أصحاب الأداء الأفضل بشكل أسرع.

اختر من بين أنواع الأهداف المختلفة للقياس حسب العملة والنسب المئوية والأرقام والصواب أو الخطأ

الخطوة 2: جمع مسودات التقييمات قبل جلسات تقييم الأداء

اطلب من مديريك ومشرفيك في مختلف الأقسام إكمال مسودات التقييمات لتقاريرهم المباشرة. تأكد من حصولهم على مقياس التقييم وإجراءات التشغيل الموحدة مسبقًا. بمجرد اكتمال مسودات التقييم، يجب على المراجعين تقديمها إلى قسم الموارد البشرية أو لجنة المعايرة.

وأفضل طريقة لتبسيط هذه العملية هي استخدام النقر فوق النماذج لتسجيل ردود المديرين وتنظيمها. تتيح لك المنصة إنشاء نماذج مخصصة وذات علامة تجارية لجمع المدخلات الإدارية حول أداء أعضاء الفريق الفردي بطريقة منظمة وموضوعية. يمكنك حتى استخدام المنطق الشرطي لإنشاء نماذج ديناميكية مع مجموعات أسئلة قائمة على الإجابات.

أفضل جزء هو أنه يمكن تحويل جميع الردود إلى مهام قابلة للتتبع وعرضها في مكان واحد باستخدام عرض جدول ClickUp . يمكنك أيضًا توصيلها بسير عمل مراجعة الأداء من خلال الأتمتة .

يمكنك البدء على الفور بتخصيص قالب نموذج التقييم من ClickUp والذي يتضمن جميع حقول الإجابة القياسية لتقييم الأداء. لا تقلق - يمكنك حذف بعضها أو إضافة حقولك الخاصة!

اجمع المعلومات والردود بسهولة في قالب النموذج البسيط هذا

الخطوة 3: تحليل بيانات الأداء المجمعة

بعد ذلك، يجب أن يقوم ممثل الموارد البشرية أو عضو اللجنة بتحليل مسودات التقييمات ومقارنة تقييمات الأداء الإجمالية للأقسام والمجموعات المختلفة. يتم إجراء هذا التحليل لتحديد العناصر التالية:

• الاختلافات في تقييمات المجموعات النسبية (على سبيل المثال، فريق المشروع 1 مقابل فريق المشروع 2)
• التصنيفات المقارنة بناءً على أهداف وعمل كل مجموعة
• الانحرافات داخل التوزيع المتناسق، مثل تدفقالمعينين الجدد في فريق واحد قد ترغب أيضًا في الاستفادة من بيانات مراجعة الأداء السابقة لهذه المجموعات. قم بمقارنة التقييمات التاريخية لاكتشاف أي أنماط محتملة، مثل الزيادة المفاجئة أو الانخفاض المفاجئ في تقييمات إحدى المجموعات. ستكون هذه النتائج هي نقاط المناقشة الرئيسية خلال اجتماع معايرة مراجعة الأداء.

يمكن أن يساعدك ClickUp في هذا التحليل من خلال لوحات المعلومات المرئية . استخدمها لتصور بيانات الأداء التدريجي للمجموعات المختلفة من خلال المخططات الدائرية والرسوم البيانية الشريطية والمخططات الخطية وعشرات التصورات الأخرى. أضف كلاً من بطاقات بيانات الأداء التاريخية والحالية إلى مساحة العمل الخاصة بك واكتشف الأنماط بلمحة واحدة. 👀

تتبع أداء الموظفين وعبء العمل باستخدام لوحات المعلومات القابلة للتخصيص في ClickUp

الخطوة 4: جدولة الاجتماع والتخطيط له

من الناحية المثالية، يجب على مسؤول الموارد البشرية جدولة اجتماع تقويم الأداء في وقت يناسب جميع أصحاب المصلحة. وينبغي أن يخطر المشاركين المحتملين عبر رسالة بريد إلكتروني يوضح فيها:

1. أن يقوم بـجدول أعمال الاجتماع,النتائج التفصيلية، والوثائق التي يجب قراءتها مسبقًا
2. الـمنصة الاجتماعات وأدواتها لاستخدامها (مثل السبورة البيضاء للعصف الذهني)
3. ترتيبات تسجيل محضر الاجتماع يمكنك الآن استخدام عرض تقويم ClickUp للتحقق من جداول المديرين عبر الأقسام وتحديد وقت اجتماع مناسب. بمجرد تحديد الفترة الزمنية، استخدم انقر فوق المهام لجدولة اجتماعك. ما عليك سوى إنشاء مهمة وإرفاق مستند جدول أعمال الاجتماع وتعيين المهمة لجميع المديرين المشاركين. يرسل البرنامج تلقائياً إشعاراً إلى الحاضرين.

قم بإنشاء قائمة مهام لتنظيم جميع اجتماعاتك واحتفالات السرعة الرشيقة في ClickUp

ألست متأكداً ممن ستدعو؟ استخدم أداة قالب المخطط التنظيمي ClickUp لتصور التسلسل الهرمي التنظيمي الخاص بك وتحديد جميع المديرين والمشرفين الذين يجب أن يساهموا في اجتماعات المعايرة.

تصور بسهولة هيكل فرقك وتخطيطها مع قالب السبورة البيضاء للمخطط التنظيمي البسيط هذا

يمكنك أيضًا إرسال قالب محضر اجتماع ClickUp إلى مدون الملاحظات المعين. يتضمن القالب مساحات مخصصة لإدراج المدعوين وعناصر الإجراءات والمكلفين بالمهام، مما يجعله وثيقة مرجعية أساسية لدورات المراجعة المستقبلية.

قالب إطار عمل محضر الاجتماع من ClickUp لتسجيل جدول الأعمال والدروس المستفادة والمدعوين والتفاصيل الأخرى للاجتماع

إجراء الاجتماع

في يوم الاجتماع، يجب أن يصل كل مدير مع مسودة تقارير التقييم الخاصة به والتفاصيل التالية:

• أصحاب الأداء الأعلى والأقل أداءً في فريقهم
• الأسئلة الخاصة بالموظفين لمناقشتها خلال الاجتماع
• تفاصيل الترقيات المقترحة وزيادات التعويضات وبرامج التدريب

إليك كيفية تنفيذ ذلك ▶️

الخطوة 5: دع المديرين يناقشون تقاريرهم

يمكن لميسر الاجتماع أن يبدأ الاجتماع ببيان موجز عن مراجعة الأداء الأهداف والغايات . بعد ذلك، يجب أن يتدخل المديرون لمقارنة ومناقشة التقييمات الفردية الخاصة بهم واحدًا تلو الآخر. تنتبه لجنة المعايرة إلى ما يلي:

• التناقضات في تقييمات الأداء للمرشحين ذوي الملفات الوظيفية المتشابهة
• متوسط التقييمات لكل فريق (يمكن الموافقة على التقييمات المنطقية على الفور)
• الموظفون الذين كان أداؤهم أقل من التوقعات أو تجاوزها
• التقييمات العالية أو المنخفضة بشكل استثنائي والأسباب الكامنة وراءها

خلال هذه المناقشات، يجب على ميسر الاجتماع البحث عن علامات التحيز غير المقصود ومقاطعته إذا لزم الأمر.

ولكي تكون هذه الخطوة مثمرة وتدعم المقارنة، يجب على المدراء استخدام نفس المعايير أثناء تقديم مراجعاتهم. ويمكن تحقيق ذلك من خلال قالب مراجعة الأداء ClickUp .

اطلب من جميع مدرائك تسجيل وتحليل تقييماتهم باستخدام هيكل المراجعة الخالي من الرتوش في القالب. يمكنهم تسجيل أهداف كل موظف, مبادرات التحسين الذاتي والإنجازات. هذا المستوى من التفصيل يساعد اللجنة على إجراء تحليل 360 درجة لكل تقييم

تتبع أداء الموظفين وتقييمه بكفاءة باستخدام قالب مراجعة الأداء من ClickUp

الخطوة 6: ضبط التقييمات وقرارات التعويضات

حدد نقاط التعارض ودع المديرين يتبادلون الأفكار للوصول إلى تقييم توافقي للتقييمات ذات الصلة. من المهم في هذه الخطوة تسجيل الأساس المنطقي وراء كل قرار يتم اتخاذه.

على سبيل المثال، إذا شعر المديرون بأن موظفًا معينًا الإنتاجية عالية بشكل استثنائي فيمكنهم مراجعة جودة عملهم لمعرفة ما إذا كانت الإنتاجية تأتي على حساب الإنتاجية ومن ثم إجراء التقييم النهائي.

تذكّر أن جلسات تقويم الأداء تُعقد لتحديد أصحاب الأداء العالي والضعيف على حد سواء، لذا يجب عليك أيضًا تدوين قائمة بالموظفين الذين يحتاجون إلى مزيد من التدريب.

يمكنك تسجيل نتائج كل تقييم في مستندات ClickUp -حل مركزي لإدارة المستندات. استخدم هذه المساحة لتخزين جميع معلومات التقييم مثل سجل التقييم، والمقياس، والدرجات الأولية والمعدلة، والأساس المنطقي المعمول به.

قم بإنشاء مستنداتك وتحريرها ومشاركتها في الوقت الفعلي مع فريقك باستخدام ClickUp Docs

يدعم ClickUp Docs التحرير المباشر والمتعاونين المتعددين، حتى يتمكن فريقك من استخدام الأداة بشكل مريح أثناء الاجتماع.

أنشطة وملاحظات ما بعد الاجتماع

حان وقت التغذية الراجعة! مع نهاية اجتماع تقويم الأداء الناجح، تتمثل الخطوة الأخيرة في مشاركة مراجعات الأداء المعتمدة مع تقاريرك المباشرة.

الخطوة 7: مشاركة الملاحظات والمراجعات مع الموظفين

قم بدعوة جميع تقاريرك المباشرة من أجل اجتماع فردي ومشاركة تقييمات الأداء معهم. قدم تفاصيل حول معايير الأداء واشرح لهم المواضع التي تقصر أو تتجاوز التوقعات. قم بتحفيز الموظفين إذا رأيت ذلك مناسبًا وأخبرهم كيف يمكنهم تحسين تقييماتهم في المستقبل.

بالنسبة للموظفين الذين لم يكن أداؤهم جيدًا، يمكنك التفكير في استخدام قالب خطة العمل التصحيحية ClickUp لدعم جهود التحسين التي يبذلونها. استخدمه ليس فقط لتسجيل ملاحظاتك ولكن أيضًا لتسجيل السبب الجذري للمشكلات المتعلقة بأدائهم وخطوات العمل التي يمكنهم اتخاذها للتغلب عليها.

استخدم قالب خطة العمل التصحيحية ClickUp لحل النزاعات بين مختلف الفرق

بمجرد انتهاء دورة المراجعة، يمكنك إعادة النظر في مستندات التقييم في أي وقت في ClickUp Docs. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاستفادة من ClickUp AI لتلخيص مراجعات الأداء السابقة وملاحظات اجتماع المعايرة قبل دورة مراجعة الأداء التالية.

عزز جودة مراجعات أدائك باستخدام ClickUp

إذا كنت ترغب في الحفاظ على عدالة مراجعات الأداء والاحتفاظ بأفضل موظفيك، فمن الضروري معايرة التقييمات بشكل صحيح. لحسن الحظ، تعمل منصات مثل ClickUp على تبسيط العملية باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية و قوالب مراجعة الأداء ولوحات المعلومات وميزات أخرى مفيدة. اشترك في ClickUp واتخذ خطوتك الأولى نحو معايرة فعالة لمراجعة الأداء. 🤠