Các trường đại học tại Hoa Kỳ đã nhận được 61,5 tỷ USD tiền quyên góp từ thiện trong năm tài chính 2024, tuy nhiên số lượng nhà tài trợ là cựu sinh viên đã giảm 30% dù tổng số tiền quyên góp vẫn duy trì ở mức cao. Các phòng phát triển đang mất đi cơ sở rộng lớn của các cựu sinh viên tích cực tham gia, vốn là nguồn lực duy trì các khoản đóng góp dài hạn.
Một trợ lý AI được tích hợp trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa quy trình đánh giá mức độ tương tác, theo dõi chiến dịch gây quỹ, điều phối sự kiện và quản lý quan hệ với nhà tài trợ, biến dữ liệu cựu sinh viên rời rạc thành một hệ thống có tổ chức.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc sẵn sàng cho trợ lý AI mà bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc quan hệ cựu sinh viên hoàn chỉnh chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng nó, bạn nên xem xét khoảng trống hoạt động mà hệ thống này nhằm giải quyết. Đối với hầu hết các nhóm phát triển, vấn đề không phải là thiếu dữ liệu cựu sinh viên. Mà là việc tương tác, chiến dịch, sự kiện và quản lý mối quan hệ đều nằm rải rác trên quá nhiều hệ thống không kết nối với nhau, khiến không ai có thể nhìn thấy toàn bộ mối quan hệ một cách rõ ràng.
Ai nên thiết lập hệ thống quản lý quan hệ cựu sinh viên này
Thiết lập này được thiết kế dành cho các nhóm quan hệ cựu sinh viên, nhân viên vận hành phát triển, nhóm quyên góp hàng năm, nhóm chăm sóc nhà tài trợ, cán bộ tương tác và các nhà lãnh đạo phát triển đại học chịu trách nhiệm về hoạt động tiếp cận cựu sinh viên, sự kiện, chiến dịch và theo dõi nhà tài trợ. Nó đặc biệt hữu ích cho các tổ chức đã có hệ thống CRM nhưng vẫn phải dựa vào việc điều phối thủ công để quản lý việc chấm điểm tương tác, thực hiện chiến dịch và quy trình chăm sóc nhà tài trợ.
Vấn đề: Phòng Phát triển của bạn đang quản lý 200.000 hồ sơ cựu sinh viên trên năm hệ thống không kết nối với nhau
Nếu bạn có công việc trong lĩnh vực quan hệ cựu sinh viên, thách thức không phải là thiếu cựu sinh viên. Đó là thiếu khả năng hiển thị thông tin chi tiết về ai đang tích cực tham gia, ai đang dần xa rời và ai sẵn sàng đóng góp. Nhóm của bạn phải quản lý hàng chục nghìn (thậm chí hàng trăm nghìn) hồ sơ cựu sinh viên phân tán trên hệ thống CRM, nền tảng email, hệ thống đăng ký sự kiện, cơ sở dữ liệu tình nguyện viên và bất kỳ bảng tính nào mà người điều phối ngày gây quỹ đã tạo ra năm ngoái.
Kết quả là điều dễ dự đoán: tỷ lệ tham gia của cựu sinh viên đã giảm từ khoảng 20% trong những năm 1980 xuống còn khoảng 7,8%, các chiến dịch gây quỹ được thực hiện dựa trên bản năng thay vì dữ liệu tương tác, việc theo dõi sự kiện diễn ra muộn hàng tuần (hoặc không diễn ra), và 70% các tổ chức cựu sinh viên cho biết tăng cường tương tác là mục tiêu hàng đầu của họ trong khi 27% thừa nhận rằng họ không có chiến lược cụ thể nào để đạt được điều đó. Trong khi đó, các tiêu chuẩn CASE không ngừng phát triển và nhóm của bạn vẫn đang đối chiếu hồ sơ theo cách thủ công.
Vấn đề cốt lõi là công tác quan hệ cựu sinh viên đã trở thành một cuộc đua về quy mô, được thực hiện bằng các công cụ thủ công. Bạn không thể cá nhân hóa việc tiếp cận 100.000 cựu sinh viên bằng những phương pháp từng hiệu quả với 10.000 người. Và bạn không thể xây dựng một kênh quyên góp bền vững khi nhóm của bạn dành nhiều thời gian cho việc mục nhập hơn là xây dựng mối quan hệ.
Cách Đại học Wake Forest giải quyết vấn đề này: Bộ phận Dịch vụ Cựu sinh viên và Nhà tài trợ của Đại học Wake Forest đã hợp nhất các nhóm trước đây phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau vào một hệ thống duy nhất, từ đó đạt được khả năng báo cáo dữ liệu theo thời gian thực thông qua Bảng điều khiển ClickUp và sự phối hợp liên phòng ban trong toàn bộ bộ phận Phát triển Đại học.
Morey Graham, Giám đốc Dự án Dịch vụ Cựu sinh viên và Nhà tài trợ:
Giờ đây, chúng tôi có thể hợp tác trong cùng một hệ thống và hiển thị các dữ liệu quan trọng. Điều này giúp các nhóm khác nhau của chúng tôi báo cáo tiến độ, xác định các vấn đề về khối lượng công việc và sức chứa, đồng thời lập kế hoạch một cách chính xác hơn.
Giờ đây, chúng tôi có thể hợp tác trong cùng một hệ thống và hiển thị các dữ liệu quan trọng. Điều này giúp các nhóm khác nhau của chúng tôi báo cáo tiến độ, xác định các vấn đề về khối lượng công việc và sức chứa, đồng thời lập kế hoạch một cách chính xác hơn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế các hệ thống phát triển, mà là tạo ra một lớp vận hành thống nhất hiển thị công việc diễn ra giữa chúng. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống quan hệ cựu sinh viên hoạt động ngay trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong hoạt động phát triển của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc dưới đây và điều chỉnh nó cho phù hợp với cơ sở cựu sinh viên, kết hợp các chiến dịch và mục tiêu tương tác của bạn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế các hệ thống phát triển, mà là tạo ra một lớp vận hành thống nhất hiển thị công việc diễn ra giữa chúng. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống quan hệ cựu sinh viên hoạt động ngay trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong hoạt động phát triển của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc dưới đây và điều chỉnh nó cho phù hợp với cơ sở cựu sinh viên, kết hợp các chiến dịch và mục tiêu tương tác của bạn.
Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc tương tác với cựu sinh viên bằng AI
Sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo ClickUp Super Agent của riêng bạn, điền thông tin chi tiết về tổ chức của bạn, và bạn sẽ có được một Không gian Làm việc ClickUp hoàn chỉnh với các quy trình đánh giá mức độ tương tác, theo dõi chiến dịch, quản lý sự kiện và chăm sóc nhà tài trợ.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc hoạt động, bao gồm logic phân khúc, các mốc kiểm tra chiến dịch, quy trình làm việc cho sự kiện và việc theo dõi chăm sóc nhà tài trợ. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với dân số cựu sinh viên, các ưu tiên gây quỹ và các kênh truyền thông của bạn.
Gợi ý:
→ Sẵn sàng tạo ra Super Agent đầu tiên của bạn chưa?
Mở ClickUp Brain và dán lời nhắc ở trên để tạo một Super Agent tùy chỉnh cho Không gian Làm việc của bạn.
Sau khi bản thiết kế đại diện được tạo ra, bước tiếp theo là biến nó thành một không gian làm việc thực tiễn mà nhóm phát triển của bạn có thể sử dụng hàng ngày.
Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)
Trước khi cài đặt Space của bạn, hãy thu thập thông tin mà nhóm của bạn đang sử dụng để quản lý sự tương tác với cựu sinh viên. Thông tin này thường bao gồm các danh mục tương tác, lịch trình chiến dịch, các cấp độ nhà tài trợ, loại hình sự kiện, phân khúc truyền thông và các kỳ vọng về quản lý quan hệ. Việc bắt đầu với dữ liệu đầu vào chính xác sẽ giúp các quy trình tự động hóa, bảng điều khiển và quy trình tiếp cận của bạn trở nên hữu ích hơn rất nhiều.
- Tạo cấu trúc không gian làm việc của bạn Thiết lập một không gian chuyên dụng có tên là Quan hệ Cựu sinh viên & Phát triển. Thêm bốn thư mục để tổ chức công việc trong suốt chu kỳ tương tác với cựu sinh viên: Tương tác & Tiếp cận dành cho phân khúc cựu sinh viên, truyền thông, các chi nhánh khu vực và các nhóm có cùng sở thích; Chiến dịch gây quỹ dành cho quỹ hàng năm, ngày quyên góp, chiến dịch gây quỹ vốn, quyên góp theo kế hoạch và quyên góp hội ngộ; Sự kiện & Chương trình dành cho các buổi hội ngộ, ngày trở về trường, sự kiện khu vực, chương trình cố vấn và điều phối tình nguyện viên; Quản lý & Công nhận dành cho quy trình cảm ơn nhà tài trợ, báo cáo tác động, đang theo dõi công nhận và tái tương tác với các nhà tài trợ đã ngừng đóng góp.
- Cấu hình các Trường Tùy chỉnh cho mọi công việc liên quan đến cựu sinh viên Thêm các Trường Tùy chỉnh vào các mẫu công việc cựu sinh viên để mỗi bản ghi đều bao gồm dữ liệu quan trọng mà nhóm của bạn cần để theo dõi mức độ tương tác và điều phối các hoạt động tiếp cận. Bao gồm các Trường về điểm tương tác, năm tốt nghiệp, cấp độ nhà tài trợ, ngày tương tác gần nhất, khu vực địa lý, sở thích liên lạc, chiến dịch được chỉ định và tổng số tiền đóng góp trong suốt cuộc đời. Cấu trúc nhất quán này giúp bảng điều khiển, tự động hóa và báo cáo danh mục đầu tư trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
- Dán lời nhắc vào ClickUp Brain Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn, bao gồm tên tổ chức, số lượng cựu sinh viên, kích thước nhân sự, các công cụ hiện tại, mục tiêu gây quỹ hàng năm, tỷ lệ tham gia và các kênh tương tác. Sử dụng kết quả được tạo ra để tạo bản nháp đầu tiên cho mô hình đánh giá mức độ tương tác, quy trình chiến dịch, mẫu sự kiện và cấu trúc quản lý quan hệ, sau đó tinh chỉnh nó cho hoạt động phát triển của bạn.
- Thiết lập các quy trình tự động hóa cho quản lý liên tục Tạo các quy trình tự động hóa để duy trì công việc quan hệ cựu sinh viên mà không cần theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng các quy tắc để kích hoạt các hoạt động tiếp cận dựa trên mức độ tương tác, khởi động các cột mốc quan trọng của chiến dịch, lên lịch theo dõi sự kiện, nhắc nhở các buổi kiểm tra tình hình cố vấn và bắt đầu chuỗi quản lý mối quan hệ sau khi nhận được quà tặng.
Tạo một không gian chuyên dụng có tên là Quan hệ Cựu sinh viên & Phát triển. Thêm bốn thư mục để tổ chức công việc trong suốt chu kỳ tương tác với cựu sinh viên: Tương tác & Tiếp cận dành cho phân khúc cựu sinh viên, truyền thông, các chi nhánh khu vực và các nhóm có cùng sở thích; Chiến dịch gây quỹ dành cho quỹ hàng năm, ngày quyên góp, các chiến dịch gây quỹ vốn, quyên góp theo kế hoạch và quyên góp hội ngộ; Sự kiện & Chương trình dành cho các buổi hội ngộ, ngày trở về trường, các sự kiện khu vực, chương trình cố vấn và điều phối tình nguyện viên; Quản lý & Công nhận dành cho quy trình cảm ơn nhà tài trợ, báo cáo tác động, đang theo dõi công nhận và tái tương tác với các nhà tài trợ đã ngừng đóng góp.
Thêm các Trường Tùy chỉnh vào các mẫu công việc cựu sinh viên để mỗi hồ sơ đều bao gồm các dữ liệu quan trọng mà nhóm của bạn cần để theo dõi mức độ tương tác và điều phối các hoạt động tiếp cận. Bao gồm các trường về điểm tương tác, năm tốt nghiệp, cấp độ nhà tài trợ, ngày tương tác gần nhất, khu vực địa lý, sở thích liên lạc, chiến dịch được phân công và tổng số tiền đóng góp trong suốt thời gian. Cấu trúc nhất quán này giúp các bảng điều khiển, quy trình tự động hóa và báo cáo danh mục đầu tư trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn, bao gồm tên tổ chức, số lượng cựu sinh viên, kích thước nhân sự, các công cụ hiện tại, mục tiêu gây quỹ hàng năm, tỷ lệ tham gia và các kênh tương tác. Sử dụng kết quả được tạo ra để tạo bản nháp đầu tiên cho mô hình đánh giá mức độ tương tác, quy trình chiến dịch, mẫu sự kiện và cấu trúc quản lý quan hệ nhà tài trợ, sau đó tinh chỉnh nó cho hoạt động phát triển của bạn.
Tạo các quy trình tự động hóa để duy trì công việc quan hệ cựu sinh viên mà không cần theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng các quy tắc để kích hoạt các hoạt động tiếp cận dựa trên mức độ tương tác, khởi động các cột mốc quan trọng của chiến dịch, lên lịch theo dõi sau sự kiện, nhắc nhở các buổi kiểm tra tiến độ hướng dẫn và bắt đầu chuỗi quản lý quan hệ sau khi nhận được quà tặng.
Sẵn sàng biến các quy trình này thành một hệ thống có thể lặp lại? Hãy xây dựng Không gian Làm việc quản lý tài trợ của bạn trên ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy bắt đầu với một quy trình làm việc cụ thể, chẳng hạn như ngày quyên góp, tái tương tác với nhà tài trợ đã ngừng đóng góp hoặc theo dõi sau sự kiện cựu sinh viên, trước khi triển khai hệ thống trên toàn bộ hoạt động phát triển. Một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ sẽ giúp nhóm của bạn hoàn thiện các mẫu biểu, logic đánh giá và quy tắc giao tiếp trước khi mở rộng quy mô.
Các trường Tùy chỉnh được đề xuất cho các công việc quan hệ cựu sinh viên
Các trường này tạo ra một hồ sơ hoạt động nhất quán trên các quy trình đánh giá mức độ tương tác, chiến dịch, sự kiện, cố vấn và quản lý mối quan hệ với nhà tài trợ.
| Trường | Loại | Mục đích |
|---|---|---|
| Điểm tương tác | Số | Điểm số được tính theo trọng số dựa trên hoạt động của cựu sinh viên |
| Năm tốt nghiệp | Số hoặc Menu thả xuống | Năm tốt nghiệp của nhóm cựu sinh viên |
| Cấp độ nhà tài trợ | Menu thả xuống | Nhà tài trợ lần đầu, Nhà tài trợ thường xuyên, Quỹ hàng năm của ban lãnh đạo, Quà tặng lớn, Tài trợ có kế hoạch |
| Ngày tương tác gần nhất | Ngày | Tương tác gần đây nhất với cựu sinh viên |
| Khu vực địa lý | Menu thả xuống | Vùng hoặc địa điểm chi nhánh |
| Sở thích liên lạc | Menu thả xuống | Email, Thư trực tiếp, Điện thoại, Văn bản, Mạng xã hội |
| Chiến dịch được phân công | Menu thả xuống | Quỹ hàng năm, Ngày quyên góp, Chiến dịch gây quỹ vốn, Quyên góp trong ngày hội ngộ, Quyên góp theo kế hoạch |
| Tổng số tiền đóng góp trong suốt đời | Tiền tệ | Tổng số tiền đóng góp trong quá khứ |
| Phân khúc tương tác | Menu thả xuống | Rất tích cực, Tích cực, Ít tích cực, Không tích cực, Mất liên lạc |
| Nhóm có cùng sở thích | Nhãn | Thể thao, Đời sống hội sinh viên, Chương trình học thuật, Tình nguyện, Cựu sinh viên trẻ, Chi nhánh khu vực |
| Trạng thái tham gia sự kiện | Menu thả xuống | Được mời, Đã đăng ký, Đã tham dự, Không tham dự, Hoàn thành theo dõi |
| Trạng thái chăm sóc nhà tài trợ | Menu thả xuống | Đã gửi biên nhận, đã gửi thư cảm ơn, đã gửi báo cáo tác động, đang tiến hành tái tương tác |
📘 Xem thêm: Xem tất cả các loại Trường Tùy chỉnh để quyết định trường nào phù hợp nhất với quy trình xử lý tài trợ của bạn.
Các ví dụ về tự động hóa cốt lõi trong quan hệ cựu sinh viên
Sau khi cài đặt các Trường Tùy chỉnh, hãy xây dựng các tự động hóa để theo dõi mức độ tương tác, triển khai chiến dịch, tổ chức sự kiện và quản lý nhà tài trợ mà không cần phải thực hiện các bước theo dõi thủ công lặp đi lặp lại.
| Khi… | Sau đó… |
|---|---|
| Một cựu sinh viên đóng góp | Kích hoạt chuỗi quản lý quan hệ dựa trên cấp độ nhà tài trợ và phân công các công việc theo dõi |
| Điểm tương tác giảm xuống phạm vi không tương tác | Tạo công việc tái tương tác và gán phân khúc tiếp cận phù hợp |
| Đếm ngược đến Ngày quyên góp đạt cột mốc quan trọng | Tạo danh sách kiểm tra cho chiến dịch tiếp theo và phân công các công việc cụ thể cho từng kênh |
| Sự kiện đã được đánh dấu là Hoàn thành | Gửi khảo sát sau sự kiện và tạo các công việc theo dõi cho những người tham dự và những người vắng mặt |
| Một nhà tài trợ đã không hoạt động trong 13, 18 hoặc 24 tháng | Kích hoạt chuỗi hoạt động tái tương tác với các nhà tài trợ đã ngừng đóng góp |
| Một cặp cố vấn được tạo ra | Lên lịch các công việc kiểm tra và phân công các cuộc đánh giá theo dõi các cột mốc quan trọng |
Các chức năng của Agent trong suốt chu kỳ tương tác với cựu sinh viên
Một hệ thống AI dành cho quan hệ cựu sinh viên không phải là một chatbot chỉ trả lời các câu hỏi về trường cũ của bạn. Đó là một hệ thống hoạt động bên trong không gian làm việc quản lý dự án của bạn và xử lý các công việc có cấu trúc, lặp đi lặp lại mà nhóm phát triển hiện đang thực hiện thủ công, bao gồm đánh giá mức độ tương tác, điều phối các chiến dịch, theo dõi sau sự kiện và đảm bảo công tác chăm sóc nhà tài trợ không bị bỏ sót.
| Giai đoạn trong chu kỳ đời sống | Việc cần làm với Agent | Điều gì sẽ được thay thế |
|---|---|---|
| Theo dõi mức độ tương tác | Đánh giá hoạt động của cựu sinh viên trên các phương thức tương tác của CASE và cập nhật trạng thái phân khúc | Các bản ghi tương tác bị phân tán trên các bảng tính và các công cụ không kết nối với nhau |
| Chiến dịch gây quỹ | Theo dõi mục tiêu chiến dịch, quy trình, các cột mốc quan trọng và việc theo dõi nhà tài trợ | Các bảng chiến dịch riêng lẻ và việc phối hợp thủ công giữa các nhóm |
| Sự kiện và chương trình | Quản lý việc lập kế hoạch sự kiện, đăng ký, vai trò tình nguyện viên, khảo sát và theo dõi sau sự kiện | Các chủ đề email, thư mục chia sẻ và ghi chú sự kiện không bao giờ được sử dụng để chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo |
| Các chương trình cố vấn | Theo dõi các cuộc gặp gỡ, cuộc họp, mức độ hài lòng và sự tương tác bền vững | Các bảng tính cố vấn tạm thời và việc thực hiện chương trình không nhất quán |
| Truyền thông | Điều phối các phân khúc đối tượng, thời điểm triển khai chiến dịch, kết hợp các kênh truyền thông và tuân thủ quy định về quyền từ chối nhận thông tin | Lịch trình giao tiếp riêng biệt và quản lý đối tượng theo cách thủ công |
| Quản lý và tri ân | Theo dõi thời điểm gửi lời cảm ơn, báo cáo tác động, các mục tri ân và các mục kích hoạt tái tương tác | Việc theo dõi chậm trễ và quản lý nhà tài trợ bị chôn vùi trong hộp thư đến |
Bạn muốn xem Super Agents hoạt động như thế nào trong môi trường ClickUp thực tế? Hãy xem hướng dẫn dưới đây để biết cách các quy trình làm việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được áp dụng trong thực tế.
Các phương án cho các loại hình tổ chức khác nhau
Lời nhắc trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học sử dụng ClickUp. Hãy điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với cơ sở của bạn:
| Loại hình tổ chức | Những điều chỉnh chính |
|---|---|
| Trường đại học nghiên cứu hạng R1 | Sử dụng toàn bộ lời nhắc như hiện tại. Thêm phân khúc chiến dịch phức tạp hơn, dân số cựu sinh viên lớn hơn và sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các nhân viên phụ trách quyên góp. |
| Trường Đại học R2 | Giữ nguyên cấu trúc tổng thể nhưng đơn giản hóa một số tầng của chiến dịch ở những nơi có nhóm nhân viên ít người. Tập trung vào quỹ hàng năm, các sự kiện và hoạt động tương tác tại các khu vực. |
| Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn | Tập trung vào việc tương tác chặt chẽ với cựu sinh viên, quyên góp trong các buổi họp mặt, các chương trình tình nguyện và công tác chăm sóc nhà tài trợ hiệu quả đối với các dân số cựu sinh viên quy mô nhỏ. |
| Trường cao đẳng cộng đồng | Tập trung vào việc tương tác với cựu sinh viên địa phương, chương trình cố vấn phù hợp với nhu cầu của lực lượng lao động, cấu trúc chiến dịch quy mô nhỏ và xây dựng mối quan hệ thay vì tập trung vào sự phức tạp của các khoản đóng góp lớn. |
| Trường nghề hoặc trường đào tạo nghề | Tập trung vào kết quả nghề nghiệp của cựu sinh viên, chương trình cố vấn ngành nghề, các hoạt động tương tác liên kết với nhà tuyển dụng và công tác chăm sóc nhà tài trợ có mục tiêu, gắn liền với những câu chuyện thành công trong sự nghiệp. |
Quản lý quan hệ cựu sinh viên tại một nơi duy nhất
Công tác quan hệ cựu sinh viên sẽ gặp khó khăn khi lịch sử tương tác, các chiến dịch, sự kiện, chương trình cố vấn và quản lý nhà tài trợ được lưu trữ trong các hệ thống riêng biệt mà không có chế độ xem chung. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, tổ chức của bạn có thể biến sự tương tác với cựu sinh viên thành một hệ thống có thể lặp lại, hỗ trợ việc theo dõi chặt chẽ hơn, phân khúc rõ ràng hơn, điều phối sự kiện hiệu quả hơn và quản lý nhà tài trợ nhất quán hơn.
Mục tiêu không phải là thay thế hệ thống CRM hoặc cơ sở dữ liệu phát triển của bạn. Mục tiêu là giảm bớt công việc điều phối liên quan đến các hệ thống này, hiển thị ai đang tích cực tham gia và ai đang dần xa rời, đồng thời giúp nhóm của bạn dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng mối quan hệ thay vì phải dọn dẹp dữ liệu. Hãy bắt đầu với lời nhắc ở trên, tùy chỉnh nó cho phù hợp với cơ sở cựu sinh viên và các ưu tiên phát triển của bạn, và thiết lập một hệ thống mà nhóm của bạn có thể sử dụng hiệu quả quanh năm.
Câu hỏi thường gặp
Liệu AI có thực sự giúp cải thiện tỷ lệ tham gia của cựu sinh viên không?
Các hệ thống AI không gọi điện cho cựu sinh viên hay viết những lá thư cảm ơn chân thành. Chúng tự động hóa các công việc vận hành giúp việc tương tác cá nhân hóa trở nên khả thi trên quy mô lớn: đánh giá mức độ tương tác, phân khúc đối tượng, kích hoạt các hoạt động tiếp cận kịp thời và cảnh báo về các nhà tài trợ có nguy cơ ngừng đóng góp trước khi họ ngừng hỗ trợ. Khi nhóm của bạn dành ít thời gian hơn cho việc nhập liệu, họ sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ. Đó chính là cách tỷ lệ tham gia được cải thiện.
Liệu điều này có tương thích với hệ thống CRM hiện tại của chúng tôi như Raiser’s Edge hoặc Salesforce không?
Không gian Làm việc của AI agent hoạt động song song với hệ thống CRM phát triển hiện có của bạn. Dữ liệu tương tác từ Raiser’s Edge, Blackbaud hoặc Salesforce được đồng bộ vào các Trường Tùy chỉnh trên các công việc liên quan đến cựu sinh viên. AI agent không thay thế hệ thống dữ liệu chính của bạn. Nó trở thành lớp vận hành nơi nhóm của bạn theo dõi các chiến dịch, điều phối sự kiện và quản lý quy trình chăm sóc nhà tài trợ dựa trên dữ liệu nhà tài trợ đó.
Vậy còn vấn đề bảo mật dữ liệu đối với thông tin nhạy cảm của nhà tài trợ thì sao?
ClickUp sở hữu các chứng nhận SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, đồng thời hỗ trợ SSO, quyền truy cập dựa trên vai trò, và mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Quyền truy cập theo từng nhà tài trợ cho phép nhân viên phụ trách quỹ chỉ xem được các danh mục đầu tư được giao. Không có dữ liệu nào được sử dụng để đào tạo mô hình AI. Chi tiết đầy đủ trên trang bảo mật.
Hệ thống này xử lý các yêu cầu báo cáo của CASE như thế nào?
Hệ thống đánh giá mức độ tương tác tuân thủ bốn mô hình tương tác của CASE (từ thiện, tình nguyện, trải nghiệm và truyền thông). Các Trường Tùy chỉnh đang theo dõi từng mô hình riêng biệt, giúp bạn tạo báo cáo tương tác tuân thủ tiêu chuẩn CASE trực tiếp từ không gian làm việc của mình. Hệ thống xử lý dữ liệu theo cách mà CASE yêu cầu, giúp đơn giản hóa việc chuẩn bị phản hồi khảo sát.
Liệu điều này chỉ hữu ích cho các văn phòng phát triển quy mô lớn?
Không. Câu lệnh bao gồm các biến số về loại hình cơ sở giáo dục, số lượng cựu sinh viên và kích thước nhân sự. Một văn phòng cựu sinh viên chỉ có hai người tại một trường cao đẳng cộng đồng cũng được hưởng lợi từ các tính năng đang theo dõi chiến dịch và tự động hóa quản lý quan hệ nhà tài trợ tương tự như một bộ phận phát triển có kích thước 50 người tại một trường đại học R1. Hệ thống này mở rộng kích thước phù hợp với cơ sở dữ liệu cựu sinh viên và nhóm của bạn.