Hiện nay, hơn 60% sinh viên đại học đáp ứng các tiêu chí của ít nhất một vấn đề sức khỏe tâm thần, và 97% các cơ sở giáo dục có nhóm can thiệp hành vi tại trường. Tuy nhiên, hầu hết các nhóm CARE vẫn phối hợp xử lý các trường hợp thông qua chuỗi email, các báo cáo Maxient rời rạc và các ghi chú cuộc họp nằm trong hộp thư đến của ai đó.
Một trợ lý AI được tích hợp trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa việc tiếp nhận hồ sơ, phân loại mức độ rủi ro, giới thiệu liên bộ phận và đang theo dõi kết quả, đồng thời duy trì các biện pháp kiểm soát truy cập tuân thủ FERPA.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc cho trợ lý AI sẵn sàng để sao chép, bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc quản lý hồ sơ học sinh hoàn chỉnh chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng nó, bạn nên xem xét vấn đề phối hợp mà hệ thống này nhằm giải quyết. Đối với hầu hết các đội ngũ hỗ trợ học sinh, vấn đề không phải là thiếu các trường hợp chuyển tiếp. Vấn đề là những trường hợp chuyển tiếp đó đến từ quá nhiều phòng ban không liên kết với nhau, khiến việc nắm bắt bức tranh toàn cảnh kịp thời để phản hồi hiệu quả trở nên khó khăn.
Ai nên thiết lập quy trình quản lý hồ sơ học sinh này
Thiết lập này được thiết kế dành cho các nhóm CARE, nhóm can thiệp hành vi, văn phòng trưởng khoa sinh viên, nhóm quản lý kỷ luật sinh viên, nhân viên điều phối tư vấn, chuyên viên quản lý trường hợp và lãnh đạo công tác sinh viên chịu trách nhiệm phân loại, giới thiệu và theo dõi xuyên suốt các phòng ban. Nó đặc biệt hữu ích cho các cơ sở giáo dục đã nhận được các trường hợp giới thiệu qua nhiều hệ thống nhưng vẫn phải dựa vào việc điều phối thủ công để quản lý rủi ro, chuyển giao công việc và đảm bảo tính hiển thị của các trường hợp.
Vấn đề: Nhóm CARE của bạn đang điều phối các tình huống khẩn cấp của học sinh thông qua email và bảng tính
Các chuyên viên phụ trách sinh viên đã hiểu rõ thực tế. Một giảng viên gửi báo cáo về hành vi đáng lo ngại. Một cố vấn nội trú báo cáo về một sinh viên đã không ra khỏi phòng trong nhiều ngày. Một báo cáo Title IX được gửi qua cổng thông tin trực tuyến. Một cố vấn học tập nhận thấy một sinh viên đã ngừng tham gia lớp học. Mỗi trường hợp giới thiệu này được nhập vào một hệ thống khác nhau, được chuyển đến một văn phòng khác nhau, và nhóm CARE hoặc BIT được cho là sẽ nắm được toàn bộ tình hình trong cuộc họp hàng tuần, dựa vào những ghi chú mà ai đó nhớ mang theo.
Nhu cầu ngày càng tăng. Số lượng sinh viên tìm kiếm sự giúp đỡ tại các trung tâm tư vấn trong khuôn viên trường đã tăng gần 40% từ năm 2009 đến năm 2015 và tiếp tục tăng cho đến khi đại dịch xảy ra. Nghiên cứu Healthy Minds 2024–25 cho thấy gần 40% sinh viên đại học trải qua trầm cảm từ trung bình đến nặng, với 68% báo cáo rằng những khó khăn về tinh thần hoặc cảm xúc đã ảnh hưởng đến kết quả học tập của họ. Những sinh viên này không có nhãn rõ ràng. Họ xuất hiện dưới dạng các trường hợp vi phạm kỷ luật, khiếu nại về chỗ ở, cảnh báo học tập thử và yêu cầu hỗ trợ khuyết tật, thường đồng thời tại nhiều văn phòng khác nhau.
Kết quả là điều dễ dự đoán: các hoạt động tiếp cận trùng lặp khi ba phòng ban liên hệ với cùng một sinh viên mà không biết các phòng ban khác đã làm điều đó trước đó, việc chuyển giao công việc giữa bộ phận kỷ luật sinh viên và bộ phận tư vấn bị bỏ sót, các kế hoạch can thiệp chỉ tồn tại trên giấy tờ trong biên bản cuộc họp, và không có phương pháp hệ thống nào để theo dõi liệu sinh viên được giới thiệu có thực sự kết nối được với các nguồn lực mà họ được hướng dẫn đến hay không.
Cách Đại học Miami giải quyết vấn đề này: Trung tâm Khám phá và Thành công Nghề nghiệp của Đại học Miami đã sử dụng ClickUp để quản lý hơn 200 sự kiện sinh viên mỗi năm với tỷ lệ thành công 98%, thu hút 19.107 sinh viên thông qua các quy trình tiêu chuẩn hóa và đang theo dõi.
Michael Turner, Phó Giám đốc:
ClickUp là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để duy trì sự tổ chức và theo dõi các sự kiện. Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một kho lưu trữ kiến thức.
ClickUp là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để duy trì sự tổ chức và theo dõi các sự kiện. Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một kho lưu trữ kiến thức.
Giá trị đó cũng rất quan trọng trong quản lý hồ sơ học sinh. Không phải để thay thế các hệ thống kỷ luật hay tư vấn, mà là để tạo ra một lớp vận hành minh bạch xung quanh các hoạt động giới thiệu, chuyển giao và theo dõi. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống quản lý hồ sơ học sinh hoạt động ngay trên nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong quy trình CARE hoặc BIT của riêng mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với cấu trúc nhóm, khối lượng chuyển tuyến và các yêu cầu tuân thủ của bạn.
Giá trị đó cũng rất quan trọng trong quản lý hồ sơ học sinh. Không phải để thay thế các hệ thống kỷ luật hay tư vấn, mà là để tạo ra một lớp vận hành hiển thị xung quanh các hoạt động giới thiệu, chuyển giao và theo dõi. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống quản lý hồ sơ học sinh hoạt động ngay trên nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong quy trình CARE hoặc BIT của riêng mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với cấu trúc nhóm, khối lượng chuyển tuyến và các yêu cầu tuân thủ của bạn.
Giá trị đó cũng rất quan trọng trong quản lý hồ sơ học sinh. Không phải để thay thế các hệ thống kỷ luật hay tư vấn, mà là để tạo ra một lớp vận hành minh bạch xung quanh các hoạt động giới thiệu, chuyển giao và theo dõi. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống quản lý hồ sơ học sinh hoạt động ngay trên nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong quy trình CARE hoặc BIT của riêng mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với cấu trúc nhóm, khối lượng chuyển tuyến và các yêu cầu tuân thủ của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong quy trình CARE hoặc BIT của riêng mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với cấu trúc nhóm, khối lượng chuyển tuyến và các yêu cầu tuân thủ của bạn.
Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc quản lý hồ sơ học sinh bằng AI
Sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo ClickUp Super Agent của riêng bạn, điền thông tin chi tiết về cơ sở giáo dục của bạn, và bạn sẽ có được một không gian làm việc quản lý hồ sơ sinh viên hoàn chỉnh với các quy trình làm việc tiếp nhận, khung đánh giá rủi ro, theo dõi chuyển tiếp và ghi chép kết quả.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc hoạt động, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic phân loại, quy trình làm việc nhạy cảm với quyền truy cập và các điểm kiểm tra theo dõi. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với khối lượng hồ sơ, cấu trúc khuôn viên trường và môi trường tuân thủ của bạn.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc hoạt động, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic phân loại, quy trình làm việc nhạy cảm với quyền truy cập và các điểm kiểm tra theo dõi. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với khối lượng hồ sơ, cấu trúc khuôn viên trường và môi trường tuân thủ của bạn.
Gợi ý:
→ Sẵn sàng tạo Super Agent đầu tiên của bạn chưa?
Mở ClickUp Brain và dán lời nhắc ở trên để tạo một Super Agent tùy chỉnh cho Không gian Làm việc của bạn.
Sau khi bản thiết kế mẫu cho nhân viên được tạo ra, bước tiếp theo là biến nó thành một không gian làm việc thực tế mà nhóm quản lý hồ sơ của bạn có thể sử dụng hàng ngày.
Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)
Trước khi cài đặt Không gian của bạn, hãy thu thập dữ liệu hỗ trợ học sinh mà nhóm của bạn đang sử dụng trong các hoạt động giới thiệu, ghi chú hồ sơ, cảnh báo sớm, chuyển giao giữa các bộ phận và báo cáo tuân thủ. Thông tin này thường bao gồm dữ liệu ID học sinh, nguồn giới thiệu, loại vấn đề, mức độ rủi ro hiện tại, người quản lý hồ sơ được chỉ định, lịch sử can thiệp trước đó, điểm đến giới thiệu và bất kỳ yêu cầu xử lý nào theo FERPA hoặc Title IX. Bắt đầu với dữ liệu đầu vào chính xác sẽ giúp các quy trình tự động hóa, bảng điều khiển và quy trình chuyển giao của bạn đáng tin cậy hơn rất nhiều.
- Tạo cấu trúc không gian làm việc của bạn Thiết lập một không gian chuyên dụng có tên là Quản lý trường hợp học sinh. Thêm bốn thư mục với cài đặt quyền truy cập nghiêm ngặt ngay từ đầu: "Trường hợp đang xử lý" dành cho các trường hợp đang mở được sắp xếp theo mức độ rủi ro, "Giới thiệu & Cảnh báo sớm" dành cho các trường hợp giới thiệu mới, cảnh báo học tập và tự giới thiệu đang chờ xem xét, "Phối hợp liên bộ phận" dành cho các trường hợp giới thiệu được gửi đến bộ phận tư vấn, dịch vụ hỗ trợ người khuyết tật, bộ phận kỷ luật, Title IX và các nguồn lực bên ngoài, và "Báo cáo & Tuân thủ" dành cho báo cáo tổng hợp, đang theo dõi Clery, dòng thời gian Title IX và tóm tắt kết quả trường hợp.
- Cấu hình các Trường Tùy chỉnh cho mỗi công việc hồ sơ Thêm các Trường Tùy chỉnh vào mẫu công việc hồ sơ của bạn để mỗi hồ sơ học sinh đều bao gồm các dữ liệu quan trọng mà nhóm của bạn cần để phân loại, điều phối và ghi chép hỗ trợ một cách nhất quán. Bao gồm các trường về mã số học sinh, nguồn giới thiệu, loại vấn đề, mức độ rủi ro, người quản lý hồ sơ, trạng thái chia sẻ thông tin theo FERPA, ngày liên hệ gần nhất, các giới thiệu đã gửi và trạng thái kết quả. Cấu trúc nhất quán này giúp các bảng điều khiển, tự động hóa và việc điều phối hồ sơ trở nên đáng tin cậy hơn nhiều.
- Dán lời nhắc vào ClickUp Brain Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn, bao gồm tên tổ chức, thành phần nhóm, khối lượng giới thiệu hàng tháng, yêu cầu tuân thủ và các công cụ hiện tại. Sử dụng kết quả được tạo ra để tạo bản nháp đầu tiên cho quy trình tiếp nhận, khung đánh giá rủi ro, công cụ theo dõi giới thiệu và bảng điều khiển tuân thủ, sau đó tinh chỉnh cho phù hợp với quy trình quản lý trường hợp của tổ chức bạn.
- Thiết lập các quy trình tự động hóa cho việc quản lý liên tục Tạo các quy trình tự động hóa để duy trì tiến độ xử lý công việc sinh viên mà không cần theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng các quy tắc để thông báo cho nhân viên trực ca về các trường hợp khẩn cấp, nâng cấp mức độ rủi ro khi có nhiều trường hợp chuyển tiếp tích lũy, nhắc nhở các công việc theo dõi sau cuộc họp, đánh dấu các trường hợp không đến sau khi được chuyển tiếp, và lên lịch đánh giá kết thúc để đảm bảo không có sinh viên nào bị bỏ sót.
Thiết lập một Không gian chuyên dụng có tên là Quản lý trường hợp học sinh. Thêm bốn thư mục với cài đặt quyền truy cập nghiêm ngặt ngay từ đầu: Các trường hợp đang xử lý dành cho các trường hợp đang mở được sắp xếp theo mức độ rủi ro, Giới thiệu & Cảnh báo sớm dành cho các trường hợp giới thiệu mới, cảnh báo học tập và tự giới thiệu đang chờ xem xét, Phối hợp liên bộ phận dành cho các trường hợp giới thiệu được gửi đến bộ phận tư vấn, dịch vụ hỗ trợ người khuyết tật, bộ phận kỷ luật, Title IX và các nguồn lực bên ngoài, và Báo cáo & Tuân thủ dành cho báo cáo tổng hợp, đang theo dõi Clery, dòng thời gian Title IX và tóm tắt kết quả trường hợp.
Thêm các Trường Tùy chỉnh vào mẫu nhiệm vụ hồ sơ của bạn để mỗi hồ sơ học sinh đều bao gồm các dữ liệu quan trọng mà nhóm của bạn cần để phân loại, điều phối và ghi chép hỗ trợ một cách nhất quán. Bao gồm các trường về mã số học sinh, nguồn giới thiệu, loại vấn đề, mức độ rủi ro, người quản lý hồ sơ, trạng thái chia sẻ thông tin theo FERPA, ngày liên hệ gần nhất, các giới thiệu đã gửi và trạng thái kết quả. Cấu trúc nhất quán này giúp các bảng điều khiển, tự động hóa và việc điều phối hồ sơ trở nên đáng tin cậy hơn nhiều.
Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn, bao gồm tên cơ sở giáo dục, thành phần nhóm, khối lượng giới thiệu hàng tháng, yêu cầu tuân thủ và các công cụ hiện tại. Sử dụng kết quả được tạo ra để tạo bản nháp đầu tiên cho quy trình tiếp nhận, khung đánh giá rủi ro, công cụ theo dõi giới thiệu và bảng điều khiển tuân thủ, sau đó tinh chỉnh nó cho phù hợp với quy trình quản lý trường hợp của cơ sở giáo dục của bạn.
Tự động hóa các quy trình để duy trì tiến độ xử lý công việc học sinh mà không cần theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng các quy tắc để thông báo cho nhân viên trực ca về các trường hợp khẩn cấp, nâng cấp mức độ rủi ro khi có nhiều trường hợp chuyển tiếp tích lũy, nhắc nhở thực hiện các công việc theo dõi sau cuộc họp, đánh dấu các trường hợp không đến sau khi được chuyển tiếp, và lên lịch đánh giá kết thúc để đảm bảo không có học sinh nào bị bỏ sót.
Sẵn sàng biến các quy trình này thành một hệ thống có thể lặp lại? Hãy tạo Không gian Làm việc của bạn trên ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy bắt đầu với một quy trình làm việc, chẳng hạn như tiếp nhận và phân loại hoặc giới thiệu liên bộ phận, trước khi triển khai hệ thống trên toàn bộ hoạt động CARE hoặc BIT. Một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ sẽ giúp nhóm của bạn hoàn thiện các mẫu, quyền truy cập và logic xử lý sự cố trước khi mở rộng quy mô.
Các trường Tùy chỉnh được đề xuất cho các công việc quản lý hồ sơ học sinh
Các trường thông tin này giúp tạo ra một hồ sơ hoạt động nhất quán xuyên suốt các giai đoạn tiếp nhận, phân loại, giới thiệu, can thiệp và kết quả xử lý trường hợp.
| Trường | Loại | Mục đích |
|---|---|---|
| ID sinh viên | Văn bản ngắn | Mã định danh duy nhất của học sinh |
| Nguồn giới thiệu | Menu thả xuống | Giảng viên, Nhân viên, Sinh viên, Tự giới thiệu, Ẩn danh |
| Loại vấn đề | Menu thả xuống | Học tập, Hành vi, Sức khỏe tâm thần, Kỷ luật, An toàn, Tài chính, Nhà ở |
| Mức độ rủi ro | Menu thả xuống | Cấp độ 1, Cấp độ 2, Cấp độ 3, Cấp độ 4, Cấp độ 5 |
| Quản lý trường hợp | Người dùng | Thành viên chính chịu trách nhiệm điều phối |
| Trạng thái cấp phép FERPA | Menu thả xuống | Có trong hồ sơ, Không có trong hồ sơ, Không cần thiết |
| Ngày liên hệ gần nhất | Ngày | Liên hệ gần đây nhất từ học sinh hoặc văn phòng |
| Các trường hợp đã được giới thiệu | Nhãn hoặc Mối quan hệ | Tư vấn, Hướng dẫn, Kỷ luật, Title IX, Hỗ trợ tài chính, Dịch vụ hỗ trợ người khuyết tật, Nguồn lực bên ngoài |
| Trạng thái kết quả | Menu thả xuống | Đang hoạt động, Đang theo dõi, Đã giải quyết, Đã chuyển giao bên ngoài, Đã hủy |
| Mức độ khẩn cấp | Menu thả xuống | Khẩn cấp/Tình huống khẩn cấp, Cao, Trung bình, Thấp/Thông tin |
| Trạng thái tương tác | Menu thả xuống | Đã kết nối, Không đến, Từ chối dịch vụ, Đang chờ, Tiến độ |
| Trạng thái đồng ý | Menu thả xuống | Đã có sự đồng ý của học sinh, Đồng ý có giới hạn, Không cần sự đồng ý |
📘 Xem thêm: Xem tất cả các loại Trường Tùy chỉnh để quyết định trường nào phù hợp nhất với quy trình làm việc về tài trợ của bạn.
Ví dụ về tự động hóa cốt lõi cho quản lý hồ sơ học sinh
Sau khi cài đặt các Trường Tùy chỉnh, hãy tạo các quy trình tự động hóa để duy trì các quy trình phân loại, giới thiệu, can thiệp và theo dõi mà không cần phải thực hiện theo dõi thủ công lặp đi lặp lại.
| Khi… | Sau đó… |
|---|---|
| Một trường hợp giới thiệu mới được đánh dấu là "Khẩn cấp/Tình huống khủng hoảng" | Thông báo ngay lập tức cho nhân viên trực và bộ phận an ninh trường, sau đó phân công trường hợp vào quy trình xử lý khủng hoảng |
| Một học sinh nhận được một đề xuất chuyển tiếp mới trong khi đã có một trường hợp đang được xử lý | Đánh dấu trường hợp để xem xét trùng lặp và tăng mức độ ưu tiên xem xét rủi ro |
| Một yêu cầu chuyển tiếp đã được gửi nhưng học sinh không kết nối trong khoảng thời gian dự kiến | Thông báo cho người quản lý trường hợp và tạo công việc liên hệ theo dõi |
| Học sinh được phân loại vào mức độ rủi ro 4 hoặc 5 | Kích hoạt quy trình làm việc can thiệp chuyên sâu và thông báo cho toàn bộ nhóm phản ứng |
| Ngày theo dõi đã đến mà không có thông tin liên hệ cập nhật nào được ghi lại | Tạo một công việc theo dõi và giao cho người quản lý hồ sơ |
| Một trường hợp được đánh dấu là Đã giải quyết | Lên lịch điểm kiểm tra đánh giá kết thúc và tạo lời nhắc tóm tắt kết quả |
Những nội dung mà nhân viên hỗ trợ đảm nhận trong suốt chu trình hỗ trợ học sinh
Một trợ lý AI cho quản lý hồ sơ sinh viên không phải là một chatbot cung cấp lời khuyên cho sinh viên. Đây là một hệ thống hoạt động bên trong không gian làm việc quản lý dự án của bạn và xử lý các công việc phối hợp có cấu trúc, lặp đi lặp lại mà đội ngũ CARE của bạn hiện đang thực hiện thủ công, bao gồm chuyển tiếp các trường hợp, đang theo dõi các biện pháp can thiệp, quản lý việc bàn giao giữa các phòng ban và ghi chép xem sinh viên có thực sự kết nối với các dịch vụ hỗ trợ hay không.
| Giai đoạn trong chu kỳ | Nhiệm vụ của nhân viên | Thay thế cho gì |
|---|---|---|
| Tiếp nhận và phân loại trường hợp | Tiêu chuẩn hóa việc giới thiệu, phân loại mức độ khẩn cấp, đánh dấu các trường hợp trùng lặp và chuyển các trường hợp vào quy trình làm việc phù hợp | Dãy email, bảng tính ghi chép và các ghi chú tiếp nhận không nhất quán |
| Đánh giá rủi ro | Theo dõi các yếu tố rủi ro, cập nhật mức độ ưu tiên của trường hợp và hỗ trợ việc nâng cấp theo cấp độ | Bộ nhớ nhóm, chấm điểm thủ công và phỏng đoán trong các cuộc họp hàng tuần |
| Giới thiệu liên bộ phận | Theo dõi nơi các trường hợp được giới thiệu đã được gửi đến, liệu học sinh có kết nối hay không và cần thực hiện các bước theo dõi tiếp theo nào | Việc chuyển giao công việc không liền mạch và quyền sở hữu không rõ ràng giữa các phòng ban |
| Theo dõi can thiệp | Quản lý dòng thời gian theo thứ tự thời gian của các hoạt động tiếp cận, cuộc họp, can thiệp và quyết định về trường hợp | Các ghi chú bị chôn vùi trong hộp thư đến, biên bản cuộc họp hoặc các hồ sơ văn phòng riêng biệt |
| Tuân thủ và báo cáo | Hỗ trợ theo dõi dựa trên quyền truy cập, báo cáo tổng hợp và quản lý dòng thời gian cho các nghĩa vụ liên quan đến Clery hoặc Title IX | Tách biệt các bảng tính báo cáo và đánh giá tuân thủ phản ứng |
| Phản ứng cảnh báo sớm | Chuyển đổi các mẫu cảnh báo về học tập và hành vi thành các trường hợp đang xử lý khi rủi ro gia tăng | Các cảnh báo trên một kênh duy nhất không bao giờ được tổng hợp thành bức tranh toàn cảnh |
Khác với các công cụ AI thông thường, đây là ClickUp Super Agent hoạt động ngay trong cùng không gian làm việc mà nhóm của bạn đang quản lý các công việc. Mọi thao tác đều diễn ra ngay tại nơi mọi người đang làm việc. Không cần đăng nhập thêm, không cần kiểm tra trên hệ thống riêng biệt.
Bạn muốn xem Super Agents hoạt động như thế nào trong môi trường ClickUp thực tế? Hãy xem hướng dẫn chi tiết dưới đây để biết cách các quy trình công việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được áp dụng trong thực tế.
Các biến thể cho các loại cơ sở giáo dục khác nhau
Lời nhắc trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học sử dụng ClickUp. Hãy điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với cơ sở của bạn:
| Loại hình tổ chức | Các điều chỉnh chính |
|---|---|
| Trường đại học nghiên cứu R1 | Sử dụng toàn bộ lời nhắc như hiện tại. Thêm các cấu trúc nhóm phức tạp hơn, khối lượng giới thiệu cao hơn và sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các bộ phận tư vấn, kỷ luật, nhà ở và hỗ trợ tâm lý. |
| Trường đại học khu vực | Giữ nguyên cấu trúc quản lý hồ sơ đầy đủ nhưng đơn giản hóa các quy trình giới thiệu chuyên khoa khi có ít phòng ban tham gia hơn. Tập trung vào việc chuyển giao công việc hiệu quả và báo cáo ở quy mô vừa phải. |
| Trường đại học khoa học xã hội và nhân văn | Tập trung vào các can thiệp cá nhân hóa, phối hợp giữa các nhóm nhỏ và việc chuyển giao công việc nhạy cảm về quyền truy cập trong một môi trường hỗ trợ sinh viên gắn kết chặt chẽ. |
| Trường cao đẳng cộng đồng | Tập trung vào việc tiếp cận sinh viên đi lại hàng ngày, các vấn đề tài chính và học tập, giới thiệu từ cộng đồng bên ngoài, và các nhóm nhỏ đảm nhận nhiều vai trò. |
| Trường nghề hoặc trường dạy nghề | Tập trung vào các biện pháp can thiệp liên quan đến tiến độ học tập, các vấn đề về sự tham gia, các rào cản về nhà ở hoặc phương tiện đi lại (nếu có), và các quy trình giới thiệu được tối ưu hóa. |
Quản lý hồ sơ học sinh tại một nơi duy nhất
Quản lý hồ sơ sinh viên sẽ gặp khó khăn khi các thông tin về giới thiệu, ghi chú can thiệp, cảnh báo sớm và chuyển giao giữa các bộ phận được lưu trữ trong các hệ thống riêng biệt mà không có chế độ xem vận hành chung. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, cơ sở giáo dục của bạn có thể biến việc tiếp nhận hồ sơ, phân loại, theo dõi giới thiệu và theo dõi sau can thiệp thành một hệ thống vận hành có thể lặp lại.
Mục tiêu không phải là thay thế hệ thống kỷ luật, hồ sơ tư vấn hoặc các hệ thống lưu trữ chính thức của cơ sở giáo dục. Mục tiêu là giảm bớt công việc phối hợp liên quan đến các hệ thống này, nâng cao tính hiển thị trong toàn bộ quy trình hỗ trợ và đảm bảo không có học sinh nào bị bỏ sót giữa các phòng ban. Hãy bắt đầu với hướng dẫn trên, điều chỉnh cho phù hợp với cấu trúc nhóm và các yêu cầu tuân thủ của bạn, và thiết lập một quy trình mà nhóm của bạn có thể thực sự sử dụng hàng ngày.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý AI có thể xử lý thông tin học sinh được bảo vệ theo FERPA không?
Có, với cấu hình phù hợp. Không gian Làm việc sử dụng quyền truy cập dựa trên vai trò nên chỉ các thành viên được ủy quyền trong nhóm CARE mới có thể xem chi tiết hồ sơ. ClickUp hỗ trợ các chứng nhận SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, tích hợp SSO, cũng như mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Quyền truy cập cấp trường hợp có thể giới hạn khả năng hiển thị cho các thành viên cụ thể trong nhóm. Không có dữ liệu nào được sử dụng để đào tạo mô hình AI. Nhân viên phụ trách FERPA của cơ sở giáo dục của quý vị nên xem xét cài đặt quyền truy cập trong quá trình thiết lập.
Liệu điều này có thay thế Maxient hay các hệ thống quản lý hành vi học sinh khác không?
Không. Maxient và các nền tảng tương tự là các hệ thống lưu trữ hồ sơ hành vi được thiết kế để xét xử, xử phạt và lưu trữ hồ sơ tuân thủ. Không gian làm việc của đại lý AI là lớp điều phối và quy trình làm việc nơi nhóm CARE của bạn phân loại các trường hợp, đang theo dõi các trường hợp được giới thiệu, ghi chép các biện pháp can thiệp và quản lý việc chuyển giao giữa các bộ phận. Nhiều tổ chức sử dụng cả hai: Maxient làm hệ thống lưu trữ hồ sơ hành vi, ClickUp làm lớp vận hành để điều phối quản lý trường hợp.
Điều này hỗ trợ hệ thống cảnh báo sớm như thế nào?
Nhân viên sẽ chuyển đổi các tín hiệu kích hoạt sớm (vắng mặt, điểm số giảm, lo ngại từ giảng viên) thành các công việc quản lý trường hợp khi các mẫu dữ liệu cho thấy rủi ro gia tăng. Thay vì một giảng viên gửi cảnh báo đến một cố vấn duy nhất, hệ thống sẽ tổng hợp các cảnh báo cùng với các đề xuất can thiệp hành vi và các tín hiệu khác để cung cấp cho nhóm CARE một chế độ xem toàn diện. Đây là phương pháp phối hợp tương tự được áp dụng cho các quy trình làm việc khác trong giáo dục đại học như tuân thủ và quản lý quỹ.
Vấn đề bảo mật thông tin học sinh sẽ được xử lý như thế nào khi có nhiều phòng ban tham gia?
Không gian Làm việc ClickUp áp dụng quyền truy cập theo nguyên tắc “cần biết” thông qua hệ thống quyền truy cập của ClickUp. Người quản lý hồ sơ có thể xem toàn bộ dòng thời gian của vụ việc. Người liên hệ giới thiệu từ trung tâm tư vấn chỉ thấy thông tin về việc đã có giới thiệu và liệu sinh viên có kết nối hay không, chứ không thấy chi tiết về hành vi cụ thể. Giảng viên đã gửi cảnh báo ban đầu chỉ thấy xác nhận rằng vụ việc đã được tiếp nhận và đang được xử lý. Các cấp độ quyền truy cập tuân thủ tiêu chuẩn “lợi ích giáo dục hợp pháp” của FERPA.
Liệu điều này chỉ hữu ích cho các trường đại học lớn có nhóm CARE chuyên trách?
Không. Các trường cao đẳng cộng đồng và các cơ sở giáo dục nhỏ với nhân sự giới hạn là những đơn vị hưởng lợi nhiều nhất từ việc tự động hóa phân loại và theo dõi chuyển tiếp, vì họ thường có ít nhân viên phải đảm nhận nhiều vai trò. Một văn phòng công tác sinh viên chỉ có hai người vẫn có thể có quy trình làm việc có cấu trúc, các bước xử lý khi cần nâng cấp và hồ sơ theo dõi tương tự như một nhóm CARE gồm 15 người tại một trường đại học nghiên cứu. Hệ thống sẽ tự động hóa việc điều chỉnh kích thước dựa trên số lượng nhân viên và khối lượng chuyển tiếp của nhóm bạn.