Các trường đại học đang theo dõi mức độ tham gia của sinh viên tại các sự kiện đã ghi nhận tỷ lệ giữ chân sinh viên tăng từ 78% lên 92% đối với nhóm sinh viên có mức độ tham gia cao. Một trợ lý AI được tích hợp trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa các quy trình lập kế hoạch sự kiện, đặt địa điểm, phối hợp với nhà cung cấp, theo dõi ngân sách và phân tích sau sự kiện cho hàng trăm sự kiện mỗi năm.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc cho trợ lý AI sẵn sàng để sao chép, bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc quản lý sự kiện trong khuôn viên trường hoàn chỉnh chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng nó, bạn nên xem xét khoảng trống trong việc phối hợp mà hệ thống này nhằm giải quyết. Đối với hầu hết các nhóm tổ chức sự kiện trong khuôn viên trường, vấn đề không phải là thiếu ý tưởng hay hoạt động. Mà là việc lập kế hoạch, phê duyệt, nhà cung cấp và báo cáo được phân tán trên quá nhiều công cụ, khiến không ai có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh một cách rõ ràng.
Ai nên thiết lập quy trình quản lý sự kiện trong khuôn viên trường này
Thiết lập này được thiết kế dành cho các nhóm phụ trách công tác sinh viên, văn phòng tổ chức sự kiện trong khuôn viên trường, trung tâm hướng nghiệp, nhóm cựu sinh viên, các khoa học thuật và nhân viên vận hành chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quảng bá và đánh giá hiệu quả các sự kiện trên toàn khuôn viên trường. Thiết lập này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở giáo dục đã sử dụng các công cụ đặt phòng hoặc lịch trình nhưng vẫn phải dựa vào việc điều phối thủ công để quản lý nhà cung cấp, ngân sách, dòng thời gian và các hoạt động theo dõi sau sự kiện.
Vấn đề: Nhóm tổ chức sự kiện của bạn đang tổ chức hơn 200 sự kiện mỗi năm thông qua các chủ đề email và ổ đĩa chia sẻ
Nếu bạn quản lý các sự kiện trong khuôn viên trường, dù là thông qua phòng công tác sinh viên, trung tâm hướng nghiệp, phòng quan hệ cựu sinh viên hay văn phòng khoa, bạn hẳn đã biết những khó khăn trong việc điều phối. Chỉ riêng tuần định hướng đã liên quan đến hàng chục địa điểm, đơn đặt hàng dịch vụ ăn uống, thiết lập hệ thống âm thanh và hình ảnh, đánh giá rủi ro và dòng thời gian tiếp thị. Sau đó, hãy nhân con số đó với các sự kiện như ngày hội cựu sinh viên, lễ tốt nghiệp, các buổi diễn thuyết của khách mời, hội chợ việc làm, các sự kiện của tổ chức sinh viên và hàng chục chương trình nhỏ hơn diễn ra hàng tuần.
Hầu hết các nhóm vẫn phối hợp thông qua sự kết hợp của Tài liệu Google, chuỗi email, bảng tính và các hệ thống đặt phòng cũ. Kết quả là: địa điểm bị đặt trùng, nhà cung cấp không kịp thời hạn, ngân sách bị vượt quá mà không ai phát hiện ra cho đến khi nhận được sao kê thẻ tín dụng, và không có cách thức chuẩn hóa nào để đánh giá liệu một sự kiện có thực sự thành công hay không. Đại học Georgia Southern đang theo dõi hơn 1.162 sự kiện và 79.408 người tham dự chỉ trong một học kỳ mùa thu, và dữ liệu của họ cho thấy sinh viên tham dự ít nhất một sự kiện có tỷ lệ duy trì ở mức 79,4% so với 72% chung. Các sự kiện rất quan trọng, nhưng cơ sở hạ tầng để tổ chức chúng trên quy mô lớn hiếm khi theo kịp.
Vấn đề phối hợp trở nên nghiêm trọng hơn khi các cơ sở giáo dục cố gắng đo lường tác động. Dữ liệu từ Đại học Houston cho thấy sinh viên tham gia bốn hoạt động trở lên trên campus có tỷ lệ giữ chân lên đến 92%, so với 78% đối với sinh viên không tham gia bất kỳ hoạt động nào. Mọi người đều đồng ý rằng các sự kiện thúc đẩy tỷ lệ giữ chân, nhưng ít campus nào có hệ thống vận hành để lập kế hoạch, thực hiện và phân tích chúng mà không làm kiệt sức nhóm của mình.
Cách Đại học Miami giải quyết vấn đề này: Trung tâm Khám phá và Thành công Nghề nghiệp của Đại học Miami quản lý hơn 200 sự kiện sinh viên mỗi năm với tỷ lệ thành công 98%, thu hút 19.107 sinh viên tham gia. Trước khi sử dụng ClickUp, họ phụ thuộc vào email, Tài liệu Google và các cuộc họp trực tiếp mà không có quy trình chuẩn hóa.
Michael Turner, Phó Giám đốc:
ClickUp là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để duy trì sự tổ chức và đảm bảo các sự kiện diễn ra đúng tiến độ. Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một kho lưu trữ kiến thức. Ông补充: “Chúng tôi đang trên đà trở thành trung tâm hướng nghiệp hàng đầu tại Hoa Kỳ. ClickUp là yếu tố thiết yếu để đảm bảo chúng tôi có một bản thiết kế cho thành công.”
ClickUp là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để duy trì sự tổ chức và đảm bảo các sự kiện diễn ra đúng tiến độ. Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một kho lưu trữ kiến thức. Ông bổ sung: “Chúng tôi đang trên đà trở thành trung tâm hướng nghiệp hàng đầu tại Hoa Kỳ. ClickUp là yếu tố thiết yếu để đảm bảo chúng tôi có một bản thiết kế cho thành công.”
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế chuyên môn về sự kiện, mà là tạo ra một lớp vận hành thống nhất bao quát các công việc diễn ra giữa địa điểm, nhà cung cấp, ngân sách và các nhóm. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống quản lý sự kiện trong khuôn viên trường hoạt động được ngay trên nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm mô hình tương tự trong hoạt động tổ chức sự kiện của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với địa điểm, loại hình sự kiện và mô hình nhân sự của bạn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế chuyên môn về sự kiện, mà là tạo ra một lớp vận hành thống nhất hiển thị các công việc diễn ra giữa địa điểm, nhà cung cấp, ngân sách và các nhóm. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống quản lý sự kiện trong khuôn viên trường hoạt động được ngay trên nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm mô hình tương tự trong hoạt động tổ chức sự kiện của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh cho phù hợp với địa điểm, loại hình sự kiện và mô hình nhân sự của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm mô hình tương tự trong hoạt động tổ chức sự kiện của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh cho phù hợp với địa điểm, loại hình sự kiện và mô hình nhân sự của bạn.
Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc quản lý sự kiện trong khuôn viên trường với AI
Sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo ClickUp Super Agent của riêng bạn, điền thông tin chi tiết về tổ chức của bạn, và bạn sẽ có được một không gian làm việc quản lý sự kiện hoàn chỉnh với các mẫu kế hoạch, công cụ theo dõi ngân sách, quy trình làm việc phối hợp với nhà cung cấp và phân tích sau sự kiện.
Kết quả sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc vận hành, bao gồm các mẫu dòng thời gian, quy trình chuyển giao quyền sở hữu, các mốc kiểm tra ngân sách và quy trình báo cáo. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với kích thước sự kiện, kích thước khuôn viên và nhu cầu vận hành của bạn.
Kết quả sẽ cung cấp cho bạn bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc vận hành, bao gồm các mẫu dòng thời gian, quy trình chuyển giao quyền sở hữu, các mốc kiểm tra ngân sách và quy trình báo cáo. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với kích thước sự kiện, kích thước khuôn viên và nhu cầu vận hành của bạn.
→ Sẵn sàng tạo Super Agent đầu tiên của bạn chưa?
Mở ClickUp Brain và dán lời nhắc ở trên để tạo một Super Agent tùy chỉnh cho Không gian Làm việc ClickUp của bạn.
Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)
Bước 1: Tạo cấu trúc không gian làm việc
Tạo một không gian chuyên dụng có tên “Sự kiện trong khuôn viên trường” với bốn thư mục (hoặc bắt đầu với một mẫu kế hoạch sự kiện và tùy chỉnh từ đó):
- Quy trình tổ chức sự kiện: danh sách các đề xuất sự kiện, sự kiện đã được phê duyệt/đang có kế hoạch và sự kiện bị từ chối/hoãn lại
- Sự kiện đang diễn ra: danh sách được sắp xếp theo loại sự kiện (hướng dẫn nhập học, hội chợ việc làm, hoạt động sinh viên, cựu sinh viên, học thuật/bài giảng, thể thao)
- Quản lý nhà cung cấp và địa điểm: danh sách cho lịch sự kiện, danh sách nhà cung cấp và đang theo dõi hợp đồng
- Sau sự kiện & Lưu trữ: danh sách các sự kiện đang trong giai đoạn tổng kết và kho lưu trữ các sự kiện đã diễn ra có thể tìm kiếm, kèm theo các mẫu và bài học kinh nghiệm
Bước 2: Cấu hình các trường tùy chỉnh cho từng công việc sự kiện
Thêm các trường này vào mẫu công việc sự kiện của bạn để mỗi sự kiện đều có dữ liệu quan trọng ( xem tất cả các loại Trường Tùy chỉnh ):
| Trường | Loại | Mục đích |
| Ngày diễn ra sự kiện | Ngày | Khi sự kiện diễn ra |
| Địa điểm | Menu thả xuống | Hội sinh viên, trung tâm nghệ thuật biểu diễn, sân vận động, khuôn viên trường, v.v. |
| Số lượng người tham dự dự kiến | Số | Dự kiến số lượng người tham gia cho kế hoạch |
| Số lượng người tham dự thực tế | Số | Số lượng người đăng ký sau sự kiện |
| Tổng ngân sách | Tiền tệ | Ngân sách sự kiện đã được phê duyệt |
| Chi phí thực tế | Tiền tệ | Tổng chi phí lũy kế |
| Loại sự kiện | Menu thả xuống | Hướng dẫn nhập học, hội chợ việc làm, buổi thuyết trình của khách mời, lễ hội chào đón cựu sinh viên, câu lạc bộ sinh viên, cựu sinh viên |
| Mức độ rủi ro | Menu thả xuống | Thấp, Trung bình, Cao (dựa trên kích thước tham dự, có phục vụ rượu, tổ chức ngoài trời, v.v.) |
Bước 3: Dán lời nhắc vào ClickUp Brain
Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn (tên cơ sở giáo dục, dân số sinh viên, kích thước nhóm, số lượng sự kiện hàng năm, địa điểm, ngân sách). Brain sẽ xây dựng cấu trúc công việc, mẫu kế hoạch, công cụ theo dõi nhà cung cấp và quy tắc tự động hóa dưới dạng các công việc và công việc con mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức. (Bạn mới sử dụng Super Agents? Hãy xem cách tạo Super Agent đầu tiên của bạn từng bước một.)
Bước 4: Cài đặt các quy trình tự động hóa để quản lý liên tục
Cấu hình các quy trình tự động hóa cốt lõi này để hệ thống tự vận hành ( tìm hiểu cách các Trường Tùy chỉnh hoạt động trong Quy trình tự động hóa ):
| Khi… | Sau đó… |
| Ngày diễn ra sự kiện còn 8 tuần nữa | Tạo danh sách kiểm tra kế hoạch từ mẫu, chỉ định người phụ trách sự kiện |
| Ngày diễn ra sự kiện còn 6 tuần nữa | Tạo các công việc quảng bá: lịch trình mạng xã hội, chiến dịch email, yêu cầu biển hiệu |
| Chi phí thực tế vượt quá 90% tổng ngân sách | Đặt mức độ rủi ro thành Cao, thông báo cho người phụ trách sự kiện và trưởng bộ phận |
| Trạng thái sự kiện chuyển sang “Hoàn thành” | Tạo các công việc sau sự kiện: phân phối bảng khảo sát, đối chiếu ngân sách, cuộc họp tổng kết |
| Công việc khảo sát sau sự kiện chưa được hoàn thành trong vòng 14 ngày | Nâng cấp: Ngày 7 → nhắc nhở, Ngày 14 → giám đốc |
Nội dung mà Agent bao quát trong suốt chu trình quản lý sự kiện
Một trợ lý AI cho quản lý sự kiện trong khuôn viên trường không phải là một chatbot trả lời các câu hỏi về kế hoạch sự kiện. Đó là một hệ thống hoạt động bên trong không gian làm việc quản lý dự án của bạn và thực hiện các công việc có cấu trúc, lặp đi lặp lại mà nhóm tổ chức sự kiện của bạn hiện đang làm thủ công: tạo danh sách kiểm tra, theo dõi nhà cung cấp, cảnh báo vượt ngân sách, thu thập dữ liệu sau sự kiện.
| Giai đoạn vòng đời | Việc cần làm của nhân viên | Nó thay thế cho gì |
| Ý tưởng & phê duyệt | Tạo các công việc đề xuất sự kiện kèm theo các bước phê duyệt, kiểm tra tính khả dụng của địa điểm dựa trên lịch tổng thể, và chuyển yêu cầu phê duyệt ngân sách trước đến bộ phận phù hợp | Các chủ đề email, sự chấp thuận bằng lời nói, việc kiểm tra lịch thủ công |
| Lập kế hoạch | Tạo danh sách kiểm tra kế hoạch đầy đủ từ mẫu, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm với thời hạn dựa trên ngày diễn ra sự kiện, đang theo dõi báo giá và hợp đồng của nhà cung cấp | Sao chép tài liệu Tài liệu Google của năm ngoái và hy vọng không bỏ sót điều gì |
| Khuyến mãi | Tạo dòng thời gian tiếp thị với các công việc cụ thể cho từng kênh (mạng xã hội, email, biển hiệu, trang web), đang theo dõi số lượng đăng ký tham dự và cảnh báo khi số lượng đăng ký thấp so với mục tiêu | Những nhắc nhở rời rạc và các bài đăng trên mạng xã hội vào phút chót |
| Thực hiện | Tạo dòng thời gian chi tiết cho ngày sự kiện, bao gồm lịch trình vận chuyển thiết bị của nhà cung cấp, phân công tình nguyện viên và danh sách liên hệ khẩn cấp, tất cả được tập trung tại một nơi | Tập văn bản chương trình in sẵn và tin nhắn nhóm |
| Sau sự kiện | Tự động kích hoạt việc phân phối khảo sát, đối chiếu ngân sách và tạo/lập cuộc họp tổng kết sau khi sự kiện hoàn thành | Việc theo dõi thủ công thường không được thực hiện |
| Phân tích danh mục đầu tư | Tổng hợp dữ liệu về số lượng người tham dự, chi tiêu, mức độ hài lòng và tỷ lệ giữ chân khách hàng trên tất cả các sự kiện để lập báo cáo theo học kỳ và hàng năm | Cuộc chạy đua cuối năm để trích xuất dữ liệu từ năm hệ thống khác nhau |
Bạn muốn xem Super Agents hoạt động như thế nào trong môi trường ClickUp thực tế? Hãy xem hướng dẫn dưới đây để biết cách các quy trình làm việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được áp dụng trong thực tế.
Các biến thể cho các loại cơ sở giáo dục khác nhau
Lời nhắc trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học sử dụng ClickUp. Hãy điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với cơ sở của bạn:
| Loại hình tổ chức | Các điều chỉnh chính |
| Trường đại học nghiên cứu R1 (hơn 500 sự kiện/năm) | Sử dụng toàn bộ lời nhắc như hiện tại. Thêm tổng hợp ngân sách theo cấp bộ phận. Thêm các mẫu cho hội nghị chuyên đề và hội thảo nghiên cứu. Bao gồm theo dõi tuân thủ sự kiện được tài trợ cho các đối tác trong ngành. |
| Trường đại học R2 (200–500 sự kiện/năm) | Đơn giản hóa việc quản lý nhà cung cấp bằng cách lập danh sách nhà cung cấp ưu tiên thay vì đang theo dõi toàn bộ quy trình RFP. Giảm quy trình đánh giá rủi ro xuống còn hai cấp độ (tiêu chuẩn/cao). Tập trung phân tích vào 20 sự kiện có tác động lớn nhất. |
| Trường đại học chủ yếu đào tạo bậc đại học (100–200 sự kiện/năm) | Tăng cường hỗ trợ các sự kiện của tổ chức sinh viên thông qua quy trình phê duyệt đơn giản hóa. Thêm các bước xác nhận của cố vấn. Tập trung quảng bá trên Instagram và các kênh trong khuôn viên trường thay vì LinkedIn. |
| Trường cao đẳng cộng đồng (50–150 sự kiện/năm) | Tập trung vào các hội chợ việc làm, ngày chuyển trường và các sự kiện hợp tác cộng đồng. Thêm tính năng điều phối địa điểm đa cơ sở nếu cần thiết. Đơn giản hóa việc theo dõi ngân sách xuống cấp độ phân bổ theo phòng ban. |
| Trường nghề/trường dạy nghề (20–75 sự kiện/năm) | Tập trung vào các sự kiện kết nối với nhà tuyển dụng, lễ trao chứng chỉ và các buổi mở cửa chào đón. Thêm tính năng theo dõi mối quan hệ với nhà tuyển dụng. Thay thế các mẫu sự kiện dành cho cựu sinh viên bằng các mẫu sự kiện dành cho đối tác trong ngành. |
Quản lý sự kiện trong khuôn viên trường tại một nơi duy nhất
Quản lý sự kiện trong khuôn viên trường sẽ gặp khó khăn khi các danh sách kiểm tra lập kế hoạch, đặt chỗ địa điểm, theo dõi nhà cung cấp, theo dõi ngân sách và báo cáo sau sự kiện được thực hiện trên các hệ thống riêng biệt mà không có chế độ xem chung. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, cơ sở giáo dục của bạn có thể biến các hoạt động sự kiện trong khuôn viên trường thành một hệ thống có thể lặp lại, hỗ trợ lập kế hoạch tốt hơn, giảm thiểu sự thiếu sót trong quá trình chuyển giao, tăng cường khả năng theo dõi ngân sách và báo cáo rõ ràng hơn về tác động của sự kiện.
Mục tiêu không phải là thay thế các công cụ đặt phòng hoặc hệ thống lưu trữ tệp của bạn. Mục tiêu là giảm bớt công việc điều phối liên quan đến chúng, nâng cao khả năng hiển thị toàn bộ chu trình sự kiện và giúp nhóm của bạn tổ chức nhiều sự kiện hơn mà không phải làm việc quá sức. Hãy bắt đầu với hướng dẫn trên, điều chỉnh cho phù hợp với kích thước khuôn viên và danh mục đầu tư sự kiện của bạn, và thiết lập một hệ thống mà nhóm của bạn có thể thực sự sử dụng suốt cả năm.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Liệu AI có thực sự có thể quản lý được sự phức tạp của các sự kiện quy mô lớn trong khuôn viên trường như lễ tốt nghiệp không?
Đúng vậy. Trợ lý AI không đưa ra quyết định về thiết kế sự kiện. Nó thực thi quy trình lập kế hoạch: tạo danh sách kiểm tra từ các mẫu, phân công công việc với thời hạn dựa trên ngày diễn ra sự kiện, đang theo dõi xác nhận của nhà cung cấp và báo cáo các công việc quá hạn. Đối với một sự kiện tốt nghiệp có hơn 50 công việc con, cấu trúc này chính là yếu tố giúp đảm bảo mọi việc không bị bỏ sót.
Làm thế nào để quản lý các sự kiện liên quan đến nhiều bộ phận và ngân sách khác nhau?
Mỗi công việc sự kiện đều có các trường tùy chỉnh dành cho phòng ban, nguồn tài trợ và phân bổ ngân sách. Nhân viên đang theo dõi chi tiêu ở cấp độ sự kiện và tổng hợp lên các bảng điều khiển của phòng ban và danh mục đầu tư. Khi phòng công tác sinh viên và phòng học vụ đồng tổ chức một sự kiện, cả hai phòng ban đều có thể xem phần ngân sách và công việc của mình tại một nơi duy nhất, thay vì phải xem trong các bảng tính riêng biệt.
Vấn đề bảo mật dữ liệu cho dữ liệu sự kiện sinh viên thì sao?
ClickUp sở hữu các chứng nhận SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, đồng thời hỗ trợ SSO, quyền truy cập dựa trên vai trò, và mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Dữ liệu về sự tham dự của sinh viên được lưu trữ an toàn trong không gian làm việc của bạn với các biện pháp kiểm soát quyền truy cập. Không có dữ liệu nào được sử dụng để đào tạo các mô hình AI.
Liệu điều này có thể tích hợp với hệ thống đặt phòng hiện có của chúng tôi như 25Live hoặc EMS không?
Không gian làm việc của trợ lý AI hoạt động song song với các công cụ lập lịch hiện có của bạn. Dữ liệu về tình trạng sẵn có của địa điểm từ 25Live hoặc EMS có thể được sử dụng để điền vào các Trường Tùy chỉnh trên mỗi công việc sự kiện. Trợ lý này không thay thế hệ thống đặt phòng chính thức của bạn. Nó trở thành lớp vận hành nơi nhóm của bạn lập kế hoạch, phối hợp và báo cáo về các sự kiện được xây dựng dựa trên các đặt phòng đó. Bạn cũng có thể kết nối các hệ thống thông qua các tích hợp và API của ClickUp.
Điều này khác gì so với việc chỉ sử dụng Google Drive chung để lập kế hoạch cho sự kiện?
Một ổ đĩa chia sẻ dùng để lưu trữ tệp tin. Nó không phân công công việc, đang theo dõi thời hạn, báo cáo các mục quá hạn, tính toán chênh lệch ngân sách hay tạo báo cáo sau sự kiện. ClickUp với trợ lý AI là lớp vận hành biến quy trình lập kế hoạch sự kiện của bạn thành một hệ thống tự động và có thể theo dõi. Các tài liệu lập kế hoạch vẫn có thể được lưu trữ trong ClickUp Docs, nhưng giờ đây chúng được kết nối với các công việc, dòng thời gian và tự động hóa. Bạn cũng có thể tìm hiểu cách các khuôn viên khác quản lý quỹ và lập kế hoạch nguồn lực bằng cách tiếp cận tương tự.