Số lượng vị trí hành chính tại các trường đại học đã tăng 60% trong giai đoạn 1993-2009, gấp 10 lần tốc độ tăng trưởng của đội ngũ giảng viên có hợp đồng dài hạn, nhưng các khoa trong trường đại học vẫn phối hợp thông qua email, ổ đĩa chia sẻ và các cuộc họp, những công việc lẽ ra có thể được tự động hóa. Giảng viên dành 30% thời gian công việc trong tuần cho các cuộc họp và email thay vì giảng dạy hoặc nghiên cứu. Thách thức cơ bản là các trường đại học là những tổ chức phi tập trung đang cố gắng hành động một cách phối hợp. Một tác nhân AI được xây dựng bên trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa việc theo dõi dự án liên phòng ban, quản lý ủy ban, quy trình quản trị chung và báo cáo kế hoạch chiến lược.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc cho trợ lý AI sẵn sàng để sao chép, bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc phối hợp giữa các bộ phận hoàn chỉnh chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng nó, bạn nên xem xét khoảng trống trong việc phối hợp mà hệ thống này nhằm giải quyết. Đối với hầu hết các trường đại học, vấn đề không phải là thiếu các ủy ban, kế hoạch hay hệ thống. Vấn đề là các quyết định, việc chuyển giao và các nhiệm vụ cần thực hiện được phân tán trên quá nhiều nơi không liên kết với nhau, khiến không ai có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh một cách rõ ràng.
Ai nên sử dụng thiết lập phối hợp bộ phận này
Thiết lập này được thiết kế dành cho nhân viên văn phòng hiệu phó, trưởng khoa, trưởng bộ môn, quản trị viên ủy ban, người phụ trách lập kế hoạch chiến lược, nhân viên quản trị giảng viên và các nhóm vận hành đại học chịu trách nhiệm điều phối công việc giữa các đơn vị học thuật và hành chính. Thiết lập này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở giáo dục đã có sẵn các công cụ giao tiếp và chia sẻ tệp nhưng vẫn phải dựa vào việc điều phối thủ công để thúc đẩy các dự án, đề xuất và quyết định.
Vấn đề: Trường đại học của bạn có 47 ủy ban, 12 cơ quan quản trị chung và không có một nơi duy nhất để theo dõi việc cần làm của bất kỳ cơ quan nào trong số đó
Nếu bạn điều phối công việc giữa các khoa học thuật và đơn vị hành chính, bạn sẽ hiểu được nghịch lý này: các trường đại học thành lập nhiều ủy ban, lực lượng đặc nhiệm và nhóm làm việc hơn bất kỳ loại tổ chức nào khác, nhưng lại có ít thông tin nhất về những gì các nhóm đó thực sự tạo ra. Việc thay đổi chương trình giảng dạy cần có sự phê duyệt của khoa, ủy ban chương trình giảng dạy của trường, hội đồng trường đại học và đôi khi là văn phòng hiệu trưởng. Việc tuyển dụng giảng viên cần sự phối hợp giữa khoa, văn phòng hiệu trưởng, bộ phận nhân sự, ngân sách, CNTT và cơ sở vật chất. Một sáng kiến kế hoạch chiến lược liên quan đến mọi bộ phận trong trường và được lưu trong một bản PowerPoint mà không ai cập nhật.
Một nghiên cứu của UCLA và MIT Press về quản lý dữ liệu đại học cho thấy một trong những rào cản lớn nhất đối với hiệu quả hoạt động của tổ chức là sự phân tán, khiến dữ liệu và công việc bị cô lập giữa các phòng ban. Các nhà nghiên cứu ghi chú rằng “các trường đại học thường mua các giải pháp thương mại dưới dạng các hệ thống cô lập không tương tác với nhau” và rằng các nhà lãnh đạo đại học “bất ngờ phát hiện ra một khoảng trống phổ biến trong tư duy về hạ tầng”. Nói tóm lại: các hệ thống tồn tại, nhưng không ai kết nối chúng lại với nhau.
Kết quả là sự trùng lặp công việc, tắc nghẽn trong quá trình ra quyết định và các kế hoạch chiến lược trở nên lỗi thời ngay khi vừa được phê duyệt. Các trưởng bộ phận dành thời gian để theo đuổi các quyết định phê duyệt thay vì lãnh đạo các chương trình của mình. Nhân viên văn phòng Hiệu phó dành thời gian để tổng hợp báo cáo thay vì thúc đẩy chiến lược. Còn các thành viên ủy ban? Họ ngồi trong các cuộc họp và tự hỏi các ủy ban khác đã quyết định điều gì.
Cách Đại học Wake Forest giải quyết vấn đề này: Bộ phận Dịch vụ Cựu sinh viên và Nhà tài trợ của Đại học Wake Forest đã hợp nhất các nhóm làm việc phân tán trên các nền tảng độc lập thành một hệ thống duy nhất với báo cáo dữ liệu thời gian thực thông qua Bảng điều khiển ClickUp.
Morey Graham, Giám đốc:
Giờ đây, chúng tôi có thể hợp tác trong cùng một hệ thống và hiển thị các dữ liệu quan trọng. Điều này giúp các nhóm khác nhau của chúng tôi báo cáo tiến độ, xác định các vấn đề về khối lượng công việc và sức chứa, đồng thời lập kế hoạch một cách chính xác hơn.
Giờ đây, chúng tôi có thể hợp tác trong cùng một hệ thống và hiển thị các dữ liệu quan trọng. Điều này giúp các nhóm khác nhau của chúng tôi báo cáo tiến độ, xác định các vấn đề về khối lượng công việc và sức chứa, đồng thời lập kế hoạch một cách chính xác hơn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế các cấu trúc quản trị của trường đại học, mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị bao quanh công việc diễn ra giữa các bộ phận. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống phối hợp giữa các bộ phận hoạt động bên trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế các cấu trúc quản trị của trường đại học, mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị bao quanh công việc diễn ra giữa các bộ phận. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống phối hợp giữa các bộ phận hoạt động bên trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế các cấu trúc quản trị của trường đại học, mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị bao quanh công việc diễn ra giữa các bộ phận. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống phối hợp giữa các bộ phận hoạt động bên trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong quy trình phối hợp của trường đại học mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với cấu trúc bộ phận, khối lượng công việc của ủy ban và các ưu tiên trong kế hoạch của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong quy trình phối hợp của trường đại học mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với cấu trúc bộ phận, khối lượng công việc của ủy ban và các ưu tiên trong kế hoạch của bạn.
Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc phối hợp bộ phận của bạn với AI
Sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo ClickUp Super Agent của riêng bạn, điền thông tin chi tiết về tổ chức của bạn, và bạn sẽ có được một không gian làm việc điều phối hoàn chỉnh với tính năng theo dõi dự án, quản lý ủy ban, quy trình làm việc quản trị và bảng điều khiển kế hoạch chiến lược.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc hoạt động, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, quy trình phê duyệt, theo dõi sau cuộc họp và các mốc kiểm tra báo cáo tiến độ. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với cấu trúc quản trị, tần suất báo cáo và mức độ phức tạp của tổ chức.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc hoạt động, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, quy trình phê duyệt, theo dõi sau cuộc họp và các mốc kiểm tra báo cáo tiến độ. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với cấu trúc quản trị, tần suất báo cáo và mức độ phức tạp của tổ chức.
→ Sẵn sàng tạo Super Agent đầu tiên của bạn chưa?
Mở ClickUp Brain và dán lời nhắc ở trên để tạo một Super Agent tùy chỉnh cho Không gian Làm việc của bạn.
Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)
Bước 1: Tạo cấu trúc không gian làm việc
Thiết lập một Không gian chuyên dụng có tên là “Phối hợp Đại học” với bốn thư mục:
- Dự án liên phòng ban: danh sách công việc được sắp xếp theo loại dự án (chương trình giảng dạy, công nhận, công nghệ, cơ sở vật chất, tuyển dụng, sự kiện)
- Ủy ban & Quản trị: danh sách công việc cho từng cơ quan quản trị và ủy ban, kèm theo các danh sách con về quản lý cuộc họp, các mục cần thực hiện và báo cáo thường niên
- Kế hoạch Chiến lược: danh sách công việc được sắp xếp theo mục tiêu chiến lược, kèm theo các danh sách con cho từng sáng kiến và các mục cụ thể của từng sáng kiến
- Tuyển dụng & Tích hợp nhân viên mới: danh sách công việc đang tuyển dụng được sắp xếp theo bộ phận, với các giai đoạn từ yêu cầu vị trí đến khi hoàn thành quá trình tích hợp
Bước 2: Cấu hình các Trường Tùy chỉnh cho từng công việc
Thêm các trường này vào các mẫu công việc phối hợp của bạn ( xem tất cả các loại Trường Tùy chỉnh ):
| Trường | Loại | Mục đích |
| Trưởng bộ phận | Menu thả xuống | Phòng ban nào chịu trách nhiệm về dự án hoặc hoạt động này? |
| Các bộ phận liên quan | Nhãn | Tất cả các bộ phận cần tham gia |
| Giai đoạn quản trị | Menu thả xuống | Bản nháp, Bộ phận, Trường, Thượng viện, Hiệu phó, Đã phê duyệt |
| Mục tiêu chiến lược | Mối quan hệ | Liên kết công việc với mục tiêu kế hoạch chiến lược mà nó hỗ trợ |
| Ủy ban | Menu thả xuống | Ủy ban hoặc cơ quan quản trị nào thuộc về điều này |
| Trạng thái quyết định | Menu thả xuống | Đang chờ xử lý, Đã phê duyệt, Đã trả lại, Đã hoãn, Đã rút lại |
| Tiêu chuẩn công nhận | Văn bản ngắn | Bản đồ các yêu cầu cụ thể về chứng nhận |
| Trạng thái tiến độ | Menu thả xuống | Đang tiến triển, Có nguy cơ, Chậm tiến độ, Hoàn thành |
Bước 3: Dán lời nhắc vào ClickUp Brain
Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn (tên tổ chức, số lượng bộ phận, số lượng ủy ban, các công cụ hiện tại, cấu trúc kế hoạch chiến lược). Brain sẽ xây dựng các quy trình theo dõi dự án, quản lý ủy ban, quản trị và bảng điều khiển kế hoạch chiến lược dưới dạng các công việc và công việc con mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức. (Bạn mới sử dụng Super Agents? Hãy xem cách xây dựng Super Agent đầu tiên của bạn từng bước một.)
Bước 4: Cài đặt các quy trình tự động hóa để quản lý liên tục
Cấu hình các quy trình tự động hóa cốt lõi này để hệ thống tự vận hành ( tìm hiểu cách các Trường Tùy chỉnh hoạt động trong Quy trình tự động hóa ):
| Khi… | Sau đó… |
| Đề xuất quản trị nằm ở bất kỳ giai đoạn nào trong hơn 21 ngày | Thông báo cho chủ tịch ủy ban và người bảo trợ đề xuất, đánh dấu là “có rủi ro” trên bảng điều khiển của hiệu trưởng |
| Cuộc họp ủy ban sẽ diễn ra sau 3 ngày làm việc | Tự động tổng hợp chương trình nghị sự từ các mục đã nộp, phân phối cho các thành viên và đính kèm các tệp đính kèm liên quan |
| Mục từ cuộc họp ủy ban đã quá hạn | Chuyển lên chủ tịch ủy ban, tự động đưa vào chương trình nghị sự của cuộc họp tiếp theo |
| Trạng thái sáng kiến kế hoạch chiến lược thay đổi thành “Chậm tiến độ” | Thông báo cho người phụ trách sáng kiến và Phó Chủ tịch bộ phận, tạo công việc kế hoạch khắc phục |
| Giai đoạn quy trình tuyển dụng không có hoạt động nào trong 10 ngày làm việc | Thông báo cho chủ tịch ủy ban tuyển dụng và trưởng bộ phận, đánh dấu điểm nghẽn trên bảng điều khiển nhân sự |
Phạm vi hoạt động của Agent trong suốt chu kỳ phối hợp
Một trợ lý AI cho việc phối hợp giữa các bộ phận không phải là một công cụ lên lịch cuộc họp. Đó là một hệ thống hoạt động bên trong không gian làm việc quản lý dự án của bạn và cung cấp những yếu tố kết nối mà các trường đại học phi tập trung đang thiếu: khả năng hiển thị xuyên suốt các bộ phận, theo dõi quyết định, quản lý quy trình làm việc về quản trị và trách nhiệm giải trình chiến lược. Các quyết định vẫn do con người đưa ra trong các phòng họp ủy ban. Trợ lý này đảm bảo rằng các quyết định đó được theo dõi, phân công và thực hiện đến cùng.
| Giai đoạn vòng đời | Việc cần làm của nhân viên | Nó thay thế cho gì |
| Khởi động dự án | Tạo cấu trúc dự án liên phòng ban với các phòng ban liên quan, dòng thời gian, các bước phê duyệt và bản đồ phụ thuộc | Các chủ đề email hỏi “Ai đang phụ trách công việc này?” và “Chúng ta đang ở đâu?” |
| Hoạt động của ủy ban | Quản lý chu kỳ cuộc họp từ việc lập chương trình nghị sự đến theo dõi các mục cần thực hiện, ghi lại mọi quyết định kèm theo lý do và các bên chịu trách nhiệm | Biên bản họp được lưu trong tệp đính kèm email và các mục cần thực hiện mà không ai đang theo dõi |
| Quy trình quản trị | Theo dõi các đề xuất qua từng giai đoạn quản trị, đảm bảo lịch trình phù hợp với lịch của các cuộc họp và đánh dấu các đề xuất bị đình trệ | Các đề xuất mất 18 tháng vì đã bỏ lỡ hạn chót của chương trình làm việc |
| Lập kế hoạch chiến lược | Duy trì hệ thống phân cấp mục tiêu - sáng kiến - hành động với tính năng theo dõi tiến độ, bảng điều khiển KPI và báo cáo tường thuật được tổng hợp từ các trưởng nhóm sáng kiến | Các kế hoạch chiến lược được lưu trong sổ tay mà không ai cập nhật cho đến lần kiểm định tiếp theo |
| Tuyển dụng | Điều phối quy trình làm việc liên phòng ban từ yêu cầu vị trí đến quá trình onboarding, đang theo dõi các điểm tắc nghẽn và đảm bảo tuân thủ các bước quy định | Dòng thời gian tuyển dụng kéo dài hàng tháng vì không ai biết ai đang chờ ai |
| Chứng nhận | Liên kết tiến độ kế hoạch chiến lược và các quyết định quản trị với các tiêu chuẩn công nhận, đồng thời liên tục tổng hợp danh mục đầu tư bằng chứng | Hoảng loạn vì việc công nhận: 18 tháng vất vả thu thập bằng chứng mà lẽ ra bạn đã đang theo dõi từ lâu |
Bạn muốn xem Super Agents hoạt động như thế nào trong môi trường ClickUp thực tế? Hãy xem hướng dẫn chi tiết dưới đây để thấy cách các quy trình làm việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được áp dụng trong thực tế.
Các biến thể cho các loại tổ chức khác nhau
Lời nhắc trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học sử dụng ClickUp. Hãy điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với cơ sở của bạn:
| Loại tổ chức | Các điều chỉnh chính |
| Trường đại học nghiên cứu R1 (hơn 50 khoa) | Sử dụng toàn bộ lời nhắc như hiện tại. Thêm phần phối hợp trung tâm nghiên cứu và quản lý viện liên ngành. Mở rộng việc theo dõi quản trị cho nhiều tiểu ban của hội đồng. Tích hợp với quản lý tài trợ cho các dự án nghiên cứu liên phòng ban. Dự kiến có hơn 30 ủy ban đang hoạt động. |
| Trường đại học R2 (20-50 phòng ban) | Đơn giản hóa việc theo dõi quản trị đối với Thượng viện, Ủy ban Chương trình Giảng dạy và 3-5 ủy ban thường trực. Giảm số loại dự án xuống những loại phổ biến nhất (chương trình giảng dạy, tuyển dụng, công nhận). Thêm các chế độ xem bảng điều khiển cấp trưởng khoa mạnh mẽ hơn. |
| Trường đại học chủ yếu đào tạo bậc đại học (10-20 khoa) | Tập trung vào quản lý công việc của các ủy ban giảng viên vì số lượng giảng viên tham gia vào các ủy ban thường nhiều hơn so với số lượng của họ. Đơn giản hóa việc theo dõi kế hoạch chiến lược xuống còn 3-5 mục tiêu. Thêm tính năng theo dõi sự đại diện của sinh viên trong các ủy ban để thực hiện quản trị chung. |
| Trường cao đẳng cộng đồng (5-15 phòng ban) | Tập trung vào việc phối hợp đánh giá chương trình và quản lý hội đồng tư vấn nhân sự. Thay thế mô hình quản trị hướng nghiên cứu bằng các quy trình phát triển chương trình và thỏa thuận chuyển giao. Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu báo cáo của nhà nước. |
| Trường nghề/trường dạy nghề (3–10 bộ phận) | Tập trung vào quy trình phối hợp hội đồng tư vấn ngành và quy trình công nhận chương trình. Đơn giản hóa cơ cấu quản trị thành một ủy ban chương trình giảng dạy và cơ cấu tư vấn duy nhất. Thêm theo dõi sự tham gia của nhà tuyển dụng làm chỉ số KPI trong kế hoạch chiến lược. Phối hợp với bộ phận hỗ trợ nghề nghiệp để báo cáo kết quả. |
Quản lý phối hợp giữa các bộ phận tại một nơi duy nhất
Việc phối hợp giữa các bộ phận sẽ gặp khó khăn khi các dự án, quyết định của ủy ban, phê duyệt quản trị, cập nhật kế hoạch chiến lược và quy trình tuyển dụng được lưu trữ trong các hệ thống riêng biệt mà không có chế độ xem chung về hoạt động. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, tổ chức của bạn có thể biến việc phối hợp liên bộ phận thành một hệ thống có thể lặp lại, giúp lãnh đạo hiển thị cái nhìn tổng quan, giảm thiểu tắc nghẽn và đảm bảo các quyết định không bị lãng quên sau khi cuộc họp kết thúc.
Mục tiêu không phải là thay thế hệ thống tài liệu, công cụ giao tiếp hoặc nền tảng quản trị của bạn. Mục tiêu là giảm bớt công việc phối hợp xung quanh các hệ thống này, hiển thị rõ ràng trong quá trình chuyển giao và phê duyệt, đồng thời giúp các phòng ban tiến hành công việc mà không cần phải lục lọi email cũ. Bắt đầu với hướng dẫn trên, tùy chỉnh nó theo cấu trúc quản trị và số lượng phòng ban của bạn, và thiết lập một hệ thống mà tổ chức của bạn có thể thực sự sử dụng mỗi kỳ. Bắt đầu miễn phí với ClickUp.
Câu hỏi thường gặp
Liệu AI có thực sự giúp ích cho việc quản trị chung mà không làm ảnh hưởng đến quyền tự chủ của giảng viên?
Các trợ lý AI không đưa ra quyết định quản trị. Chúng quản lý các công việc hậu cần liên quan đến quản trị: đang theo dõi tiến trình phê duyệt của các đề xuất, tổng hợp chương trình nghị sự, ghi chép các quyết định và theo dõi các mục cần thực hiện. Giảng viên vẫn thảo luận, bỏ phiếu và ra quyết định. Trợ lý chỉ đảm bảo các đề xuất không bị thất lạc giữa các cuộc họp ủy ban và các quyết định được ghi chép lại và thực hiện.
Việc cần làm để 47 phòng ban khác nhau cùng sử dụng một hệ thống?
Bắt đầu với một quy trình làm việc có tính hiển thị cao ảnh hưởng đến tất cả mọi người, chẳng hạn như quy trình tuyển dụng hoặc phê duyệt chương trình giảng dạy. Khi các trưởng bộ phận nhận thấy hệ thống mới giúp giảm lượng email và đang theo dõi tình trạng các đề xuất của họ, việc áp dụng sẽ diễn ra tự nhiên. Nghiên cứu trường hợp của Wake Forest minh họa mô hình này: họ đã thống nhất các nhóm phân tán bằng cách chứng minh khả năng hiển thị dữ liệu quan trọng mà trước đây không có sẵn.
Vấn đề bảo mật dữ liệu cho hồ sơ nhân sự và quản trị thì sao?
ClickUp sở hữu các chứng nhận SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, đồng thời hỗ trợ SSO, quyền truy cập dựa trên vai trò, và mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Quyền truy cập ở cấp độ thư mục và danh sách đảm bảo rằng các ủy ban tuyển dụng chỉ nhìn thấy các tìm kiếm của họ, và các hành động nhân sự chỉ hiển thị cho các quản trị viên được ủy quyền. Không có dữ liệu nào được sử dụng để đào tạo các mô hình AI. Chi tiết đầy đủ trên trang bảo mật.
Điều này khác với SharePoint hoặc nhóm như thế nào?
SharePoint và Teams là các nền tảng giao tiếp và lưu trữ tài liệu. Chúng rất hiệu quả trong việc chia sẻ tệp và trò chuyện. ClickUp kết hợp với trợ lý AI bổ sung lớp quy trình làm việc: phân công công việc, theo dõi thời hạn, quy trình phê duyệt, bảng điều khiển trạng thái và các quy tắc tự động hóa đảm bảo công việc thực sự tiến triển. Việc lưu trữ tài liệu không đồng nghĩa với việc theo dõi xem có ai thực hiện hành động dựa trên tài liệu đó hay không.
Liệu điều này có thể hoạt động song song với hệ thống quản trị hiện tại của chúng tôi không?
Đúng vậy. Nếu bạn đã sử dụng một nền tảng quản trị để nộp đề xuất hoặc bỏ phiếu, không gian làm việc của trợ lý AI sẽ quản lý mọi thứ liên quan: chuẩn bị trước cuộc họp, đang theo dõi các hành động sau cuộc họp, quản lý sự phụ thuộc giữa các ủy ban và tích hợp kế hoạch chiến lược. Hai hệ thống này phục vụ các mục đích khác nhau và bổ sung cho nhau.