Các trường đại học và cao đẳng tại Mỹ đã mất 2,7 triệu sinh viên kể từ năm 2010, và dự báo tình trạng sụt giảm dân số sẽ khiến số lượng học sinh tốt nghiệp trung học giảm thêm 13% vào năm 2041. Các nhóm tuyển sinh vẫn đang quản lý quy trình từ khi nhận yêu cầu đến khi nhập học thông qua các hệ thống CRM, bảng tính và chuỗi email rời rạc. Một trợ lý AI được tích hợp trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa quy trình xử lý đơn đăng ký, theo dõi kết quả, các chiến dịch truyền thông, đánh giá chuyển đổi tín dụng và phối hợp liên bộ phận từ lần liên hệ đầu tiên cho đến ngày nhập học. Dưới đây là một mẫu lời nhắc trợ lý AI sẵn sàng để sao chép mà bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc vận hành tuyển sinh hoàn chỉnh chỉ trong vài phút.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc cho trợ lý AI sẵn sàng để sao chép, bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc hoàn chỉnh cho các hoạt động tuyển sinh chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, bạn nên xem xét những vấn đề về phối hợp mà hệ thống này nhằm giải quyết. Đối với hầu hết các nhóm tuyển sinh, vấn đề không phải là thiếu công cụ. Mà là quy trình tuyển sinh trải dài qua quá nhiều hệ thống và văn phòng, khiến không ai có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh một cách rõ ràng từ khi nhận được yêu cầu đến ngày nhập học.
Ai nên sử dụng thiết lập quy trình đăng ký này
Thiết lập này được thiết kế dành cho các nhóm phụ trách tuyển sinh, lãnh đạo bộ phận tuyển sinh, nhân viên hỗ trợ tài chính, người quản lý hệ thống CRM, điều phối viên chuyển trường, đội ngũ hướng dẫn nhập học, và các quản lý tuyển sinh liên chức năng chịu trách nhiệm đưa sinh viên từ giai đoạn liên hệ ban đầu đến trạng thái đã nhập học. Thiết lập này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở giáo dục đã triển khai hệ thống CRM và SIS nhưng vẫn phải dựa vào việc phối hợp thủ công để quản lý việc chuyển giao công việc, thời hạn và hỗ trợ tỷ lệ nhập học giữa các phòng ban.
Vấn đề: Nhóm tuyển sinh của bạn đang quản lý một quy trình tuyển sinh ngày càng thu hẹp bằng chính những công cụ mà họ từng sử dụng khi quy trình này còn đang mở rộng
Nếu công việc của bạn là quản lý tuyển sinh, tình hình đang không thuận lợi cho bạn. Cái gọi là "vách đá tuyển sinh" đã thực sự xuất hiện: các trường đại học đã chứng kiến sự sụt giảm tổng cộng 15% về số lượng sinh viên nhập học trong giai đoạn từ 2010 đến 2021, và WICHE dự báo rằng 38 bang sẽ tiếp tục chứng kiến sự sụt giảm số lượng học sinh tốt nghiệp trung học phổ thông cho đến năm 2041. Tỷ lệ nhập học trung bình tại các trường đại học bốn năm đã giảm xuống còn khoảng 33,7%, có nghĩa là hai trong ba sinh viên được nhận vào sẽ đăng ký học ở nơi khác.
Tuy nhiên, phần lớn các văn phòng tuyển sinh vẫn đang vận hành với bộ công cụ rời rạc như cũ: một hệ thống CRM để quản lý yêu cầu tư vấn, một hệ thống SIS riêng biệt để xử lý hồ sơ đăng ký, bảng tính để mô phỏng tỷ lệ nhập học, email để phối hợp liên phòng ban với các bộ phận hỗ trợ tài chính, nhà ở và định hướng, cùng với việc chuyển giao thủ công ở mọi giai đoạn của quy trình tuyển sinh. Khi một ứng viên tiềm năng chuyển từ giai đoạn tìm hiểu thông tin sang nộp đơn, được chấp nhận, nộp tiền đặt cọc và cuối cùng là nhập học, dữ liệu phải được nhập lại nhiều lần, dẫn đến những khoảng trống trong giao tiếp, và không có hệ thống nào cung cấp được bức tranh toàn cảnh.
Tình hình hiện nay đang căng thẳng hơn bao giờ hết. Mỗi điểm phần trăm tăng thêm trong tỷ lệ tuyển sinh có thể mang lại hàng triệu đô la doanh thu từ học phí. Mỗi lần bỏ lỡ điểm tiếp xúc trong chuỗi giao tiếp có thể khiến một sinh viên chuyển sang trường đối thủ. Và mỗi ngày chậm trễ trong việc đánh giá chuyển đổi tín dụng có thể khiến trường mất đi một quyết định nhập học.
Cách Đại học Wake Forest giải quyết vấn đề này: Đại học Wake Forest đã hợp nhất các nhóm làm việc trên các nền tảng hoạt động độc lập thành một hệ thống duy nhất thông qua ClickUp bảng điều khiển, từ đó đạt được khả năng báo cáo dữ liệu theo thời gian thực và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.
Morey Graham, Giám đốc Dự án Dịch vụ Cựu sinh viên và Nhà tài trợ:
Giờ đây, chúng tôi có thể hợp tác trong cùng một hệ thống và hiển thị các dữ liệu quan trọng. Điều này giúp các nhóm khác nhau của chúng tôi báo cáo tiến độ, xác định các vấn đề về khối lượng công việc và sức chứa, đồng thời lập kế hoạch một cách chính xác hơn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải là thay thế các hệ thống đăng ký cốt lõi, mà là tạo ra một lớp vận hành thống nhất hiển thị các khâu chuyển giao giữa chúng. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một quy trình vận hành đăng ký hoạt động ngay trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong hoạt động tuyển sinh của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu lớp học, các nhóm học sinh và những điểm khó khăn trong quy trình làm việc của bạn.
Cách Đại học Wake Forest giải quyết vấn đề này: Đại học Wake Forest đã hợp nhất các nhóm làm việc trên các nền tảng hoạt động độc lập thành một hệ thống duy nhất thông qua ClickUp bảng điều khiển, từ đó đạt được khả năng báo cáo dữ liệu theo thời gian thực và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.
Morey Graham, Giám đốc Dự án Dịch vụ Cựu sinh viên và Nhà tài trợ:
Giờ đây, chúng tôi có thể hợp tác trong cùng một hệ thống và hiển thị các dữ liệu quan trọng. Điều này giúp các nhóm khác nhau của chúng tôi báo cáo tiến độ, xác định các vấn đề về khối lượng công việc và sức chứa, đồng thời lập kế hoạch một cách chính xác hơn.
Giờ đây, chúng tôi có thể hợp tác trong cùng một hệ thống và hiển thị các dữ liệu quan trọng. Điều này giúp các nhóm khác nhau của chúng tôi báo cáo tiến độ, xác định các vấn đề về khối lượng công việc và sức chứa, đồng thời lập kế hoạch một cách chính xác hơn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải là thay thế các hệ thống đăng ký cốt lõi, mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị các khâu chuyển giao giữa chúng. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một quy trình vận hành đăng ký hoạt động ngay trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong hoạt động tuyển sinh của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu lớp học, các nhóm học sinh và những điểm khó khăn trong quy trình làm việc của bạn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải là thay thế các hệ thống đăng ký cốt lõi, mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị các khâu chuyển giao giữa chúng. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một quy trình vận hành đăng ký hoạt động ngay trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong hoạt động tuyển sinh của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu lớp học, các nhóm học sinh và những điểm khó khăn trong quy trình làm việc của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong hoạt động tuyển sinh của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu lớp học, các nhóm học sinh và những điểm khó khăn trong quy trình làm việc của bạn.
Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc cho hoạt động tuyển sinh với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
Hãy sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo “Siêu đại lý ClickUp” của riêng bạn, điền thông tin chi tiết về tổ chức của bạn, và bạn sẽ có được một không gian làm việc hoàn chỉnh dành cho các hoạt động tuyển sinh, bao gồm việc đang theo dõi quy trình, quy trình làm việc liên lạc, quy tắc tự động hóa và tất cả các tính năng khác.
Kết quả thu được sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc vận hành, bao gồm các quy trình làm việc theo từng giai đoạn, các điểm kiểm tra chuyển giao, cơ chế quản lý thời hạn và khả năng hiển thị thông tin xuyên suốt các nhóm. Sau đó, đội ngũ nhân viên của bạn có thể tùy chỉnh bản phác thảo này để phù hợp với khối lượng tuyển sinh, chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng và các hạn chế nội bộ của tổ chức.
Kết quả thu được sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc vận hành, bao gồm các quy trình làm việc theo từng giai đoạn, các điểm kiểm tra chuyển giao, cơ chế quản lý thời hạn và khả năng hiển thị thông tin xuyên suốt các nhóm. Sau đó, đội ngũ nhân viên của bạn có thể tùy chỉnh bản phác thảo này để phù hợp với khối lượng tuyển sinh, chiến lược thu hút khách hàng và các hạn chế nội bộ của tổ chức.
Gợi ý:
→ Bạn đã sẵn sàng tạo ra Siêu Đại lý đầu tiên của mình chưa?
Mở ClickUp Brain và dán lời nhắc ở trên để tạo một Super Agent tùy chỉnh cho Không gian Làm việc của bạn.
Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)
Bước 1: Tạo cấu trúc không gian làm việc
Tạo một không gian riêng có tên là “Hoạt động tuyển sinh” với năm thư mục:
- Quy trình tuyển sinh: danh sách được sắp xếp theo các giai đoạn của quy trình tuyển sinh (Ứng viên tiềm năng, Người liên hệ, Ứng viên nộp hồ sơ, Được nhận, Đã nộp tiền đặt cọc, Đã nhập học) hoặc theo chu kỳ học
- Chiến dịch truyền thông: danh sách công việc cho từng chuỗi chiến dịch (nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, hoàn thành hồ sơ ứng viên, tăng tỷ lệ nhập học, ngăn chặn tình trạng bỏ học) kèm theo các công việc cho từng điểm tiếp xúc
- Phối hợp hỗ trợ tài chính: danh sách công việc liên quan đến việc xử lý đơn FAFSA, lập gói hỗ trợ, khiếu nại và quản lý học bổng
- Chuyển đổi tín chỉ và đánh giá tín chỉ: danh sách các trường hợp đang chờ đánh giá, các thỏa thuận công nhận tín chỉ và các trường hợp đã hoàn thành đánh giá
- Hướng dẫn và Đào tạo nhập môn: danh sách công việc quản lý phiên, danh sách kiểm tra trước khi đăng ký và phối hợp công việc liên phòng ban
Bước 2: Cấu hình các Trường Tùy chỉnh cho mỗi công việc đăng ký
Hãy thêm các trường này vào các mẫu công việc đăng ký của bạn để mỗi khách hàng tiềm năng và quy trình đều có dữ liệu quan trọng của mình ( xem tất cả các loại Trường Tùy chỉnh ):
| Trường | Loại | Mục đích |
| Giai đoạn phễu | Menu thả xuống | Ứng viên tiềm năng, Người liên hệ, Người nộp đơn, Được nhận, Đã nộp tiền đặt cọc, Đã nhập học |
| Nguồn từ sinh viên | Menu thả xuống | Tham quan trường trung học, Hội chợ tuyển sinh đại học, Kênh trực tuyến, Giới thiệu, Chuyển trường |
| Sở thích học thuật | Menu thả xuống | Ngành học hoặc chương trình dự định theo học |
| Trạng thái cư trú | Menu thả xuống | Trong tiểu bang, Ngoài tiểu bang, Quốc tế |
| Trạng thái hỗ trợ tài chính | Menu thả xuống | Chưa nộp FAFSA, Đã nộp FAFSA, Đã xác minh, Đã lập hồ sơ, Đã được cấp học bổng |
| Rủi ro về lợi suất | Menu thả xuống | Thấp, Trung bình, Cao (dựa trên các tín hiệu tương tác) |
| Giá sau khi trừ thuế | Tiền tệ | Tổng chi phí trừ đi tất cả các khoản viện trợ |
| Hạn chót nộp tiền đặt cọc | Ngày | Hạn chót để sinh viên nộp tiền đặt cọc |
Bước 3: Dán câu lệnh vào ClickUp Brain
Mở ClickUp Brain trong Không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên vào. Điền các biến số của bạn (tên cơ sở giáo dục, kích thước lớp học mục tiêu, số lượng hồ sơ đăng ký, tỷ lệ trúng tuyển, số lượng nhân viên). Brain sẽ tự động xây dựng cấu trúc quy trình, luồng công việc liên lạc và các quy tắc tự động hóa dưới dạng các công việc và công việc con mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức. (Bạn mới làm quen với Super Agents? Hãy xem cách tạo Super Agent đầu tiên của bạn từng bước một.)
Bước 4: Cài đặt các quy trình tự động hóa để quản lý liên tục
Hãy thiết lập các quy trình tự động hóa cốt lõi này để hệ thống có thể tự vận hành ( tìm hiểu cách các Trường Tùy chỉnh hoạt động trong các quy trình tự động hóa ):
| Khi… | Rồi… |
| Đã tạo yêu cầu mới | Khởi chạy chuỗi thông điệp chăm sóc khách hàng tiềm năng, phân công cho chuyên viên tư vấn khu vực |
| Trạng thái đơn đăng ký đã thay đổi thành “Hoàn thành” | Kích hoạt công việc xem xét hồ sơ, thông báo cho hội đồng tuyển sinh |
| Sinh viên trúng tuyển chưa nộp tiền đặt cọc sau 14 ngày | Đặt mức rủi ro về lợi suất thành "Cao" để kích hoạt việc tư vấn trực tiếp từ chuyên viên tư vấn |
| Sinh viên đã nộp hồ sơ nhưng chưa đăng ký tham gia buổi hướng dẫn trước thời hạn | Tạo công việc theo dõi, thông báo cho điều phối viên tuyển sinh |
| Thời gian đánh giá tín dụng chuyển đổi vượt quá thời hạn 5 ngày | Báo cáo lên Trưởng khoa, đánh dấu trên bảng điều khiển quy trình chuyển giao |
Phạm vi trách nhiệm của đại lý trong suốt chu trình đăng ký
Một trợ lý AI dành cho các hoạt động tuyển sinh không phải là một chatbot chỉ trả lời câu hỏi của các sinh viên tiềm năng. Đây là một hệ thống hoạt động trong Không gian Làm việc quản lý dự án của bạn và thực hiện các công việc có cấu trúc, có thể lặp lại mà nhóm tuyển sinh của bạn hiện đang thực hiện thủ công: đưa các ứng viên tiềm năng qua các giai đoạn của quy trình tuyển sinh, kích hoạt thông báo, phối hợp giữa các bộ phận, và đánh dấu những sinh viên có nguy cơ bỏ học trước khi họ quyết định rút lui.
| Giai đoạn trong vòng đời | Việc cần làm của nhân viên môi giới | Nó thay thế cho cái gì |
| Tuyển dụng | Theo dõi các nguồn khách hàng tiềm năng, quản lý việc phân công khu vực, theo dõi khối lượng yêu cầu so với mục tiêu theo từng khu vực và chương trình | Quản lý khu vực dựa trên bảng tính và đang theo dõi nguồn gốc thủ công |
| Xử lý hồ sơ | Đưa các hồ sơ qua các giai đoạn thẩm định, đánh dấu các hồ sơ chưa đầy đủ, phân công người thẩm định, theo dõi trạng thái quyết định | Các giải pháp thay thế cho CRM và việc điều phối người đánh giá qua email |
| Quản lý doanh thu | Theo dõi lãi suất tiền gửi theo từng phân khúc, kích hoạt các biện pháp tiếp cận ngày càng mạnh mẽ đối với các khách hàng tiềm năng chưa gửi tiền, và đánh dấu các chỉ số rủi ro về lợi suất | Báo cáo lợi suất hàng tuần được lập thủ công từ dữ liệu xuất từ SIS |
| Phối hợp hỗ trợ tài chính | Theo dõi trạng thái xử lý đơn FAFSA, quản lý quy trình kháng nghị, hiển thị dòng thời gian lập gói hỗ trợ tài chính cho bộ phận tuyển sinh | Trao đổi qua email về trạng thái hồ sơ giữa bộ phận tuyển sinh và bộ phận hỗ trợ tài chính |
| Đánh giá chuyển nhượng | Quản lý quy trình đánh giá bảng điểm, bao gồm việc theo dõi thời hạn hoàn thành (SLA), liên kết với các thỏa thuận công nhận tín chỉ và chuyển các trường hợp đánh giá quá hạn lên cấp trên | Biên bản đánh giá trên giấy và các hoạt động tiếp cận cộng đồng do phòng ban thực hiện thủ công |
| Hướng dẫn nhập môn | Điều phối các công việc trước khi nhập học liên quan đến các bộ phận nhà ở, phòng đăng ký, công nghệ thông tin, dịch vụ ăn uống và y tế, đồng thời đang theo dõi tiến độ hoàn thành | Các danh sách kiểm tra riêng biệt của từng khoa mà không có chế độ xem tổng hợp dành cho sinh viên |
Bạn muốn xem Super Agents hoạt động như thế nào trong môi trường ClickUp thực tế? Hãy xem video hướng dẫn dưới đây để tìm hiểu cách các quy trình công việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được tích hợp với nhau trong thực tế.
Các biến thể dành cho các loại hình cơ sở giáo dục khác nhau
Lời nhắc trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học đang sử dụng ClickUp. Hãy điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với cơ sở giáo dục của bạn:
| Loại hình cơ sở giáo dục | Những điều chỉnh chính |
| Trường đại học nghiên cứu hạng R1 (hơn 20.000 hồ sơ đăng ký) | Thêm các quy trình tuyển sinh cho các chương trình sau đại học và chuyên nghiệp. Bao gồm việc đang theo dõi các vị trí trợ lý nghiên cứu và học bổng trong hệ thống hỗ trợ tài chính. Thêm quy trình xử lý đơn I-20 cho sinh viên quốc tế. Mở rộng các chiến dịch truyền thông theo từng khoa/trường. |
| Trường đại học hạng R2 (5.000–20.000 hồ sơ đăng ký) | Tập trung vào các kênh tuyển sinh bậc đại học và thạc sĩ. Thêm các bảng điều khiển theo khu vực tuyển sinh. Đưa các chương trình học song song và chương trình đại học sớm vào danh sách các nguồn ứng viên tiềm năng. |
| Trường chủ yếu đào tạo bậc đại học (1.000–5.000 hồ sơ đăng ký) | Tập trung vào quản lý tỷ lệ nhập học đối với nhóm ứng viên được nhận có quy mô nhỏ hơn. Thêm chức năng lên lịch và đang theo dõi các chuyến tham quan trường vào các yếu tố dự báo tỷ lệ nhập học. Bao gồm việc điều phối tuyển sinh vận động viên. Đơn giản hóa thành một quy trình tuyển sinh đại học duy nhất. |
| Trường cao đẳng cộng đồng (tuyển sinh mở) | Thay thế quy trình tuyển sinh có lựa chọn bằng quy trình đăng ký. Tập trung vào tỷ lệ hoàn thành đơn FAFSA và việc xây dựng gói hỗ trợ tài chính. Bổ sung việc theo dõi số lượng sinh viên đăng ký các chương trình không cấp tín chỉ và các chương trình đào tạo nghề. Đặt trọng tâm vào quá trình định hướng sinh viên nhằm duy trì tỷ lệ theo học. |
| Trường nghề (tuyển sinh liên tục) | Tập trung vào việc quản lý các nhóm học viên theo ngày bắt đầu thay vì theo chu kỳ hàng năm. Thêm chức năng theo dõi quan hệ đối tác với nhà tuyển dụng trong quá trình giới thiệu việc làm. Bao gồm việc điều phối các khoản tài trợ dành cho phúc lợi của Cựu chiến binh (VA) và phát triển lực lượng lao động. Theo dõi điều kiện đủ tiêu chuẩn tham gia kỳ thi cấp chứng chỉ như một yêu cầu trước khi đăng ký. |
Quản lý các hoạt động tuyển sinh tại một nơi duy nhất
Các hoạt động tuyển sinh sẽ gặp trục trặc khi việc theo dõi ứng viên, liên lạc, điều phối hỗ trợ tài chính, đánh giá hồ sơ chuyển trường và các công việc tiếp nhận sinh viên mới được thực hiện trên các hệ thống riêng biệt mà không có chế độ xem chung. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, cơ sở giáo dục của quý vị có thể biến các hoạt động tuyển sinh thành một hệ thống có thể lặp lại, giúp đẩy nhanh quá trình theo dõi, đảm bảo sự chuyển giao công việc suôn sẻ hơn, nâng cao khả năng hiển thị hiệu quả tuyển sinh và tăng cường tỷ lệ hoàn thành thủ tục trước khi nhập học.
Mục tiêu không phải là thay thế hệ thống CRM, SIS hay hệ thống hỗ trợ tài chính của quý vị. Mục tiêu là giảm bớt công việc điều phối liên quan đến các hệ thống này, nâng cao khả năng hiển thị toàn bộ quy trình tuyển sinh, đồng thời giúp nhóm của quý vị phản ứng kịp thời trước các tín hiệu ảnh hưởng đến việc hình thành lớp học và tỷ lệ bỏ học. Hãy bắt đầu với lời nhắc ở trên, điều chỉnh cho phù hợp với quy mô tuyển sinh và những thách thức cụ thể của quý vị, rồi thiết lập một quy trình mà nhóm của quý vị có thể thực sự áp dụng trong mỗi chu kỳ tuyển sinh. Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thực sự giúp nâng cao năng suất không?
Hệ thống này không dự đoán được sinh viên nào sẽ đăng ký nhập học. Thay vào đó, nó đảm bảo rằng mọi sinh viên trúng tuyển đều nhận được sự liên hệ kịp thời và được cá nhân hóa, đồng thời không để bất kỳ ai bị bỏ sót. Bằng cách tự động hóa các chuỗi liên lạc, đánh dấu các khoản đặt cọc chưa được xác nhận và hiển thị cho các cố vấn các tín hiệu tương tác của sinh viên theo thời gian thực, hệ thống giúp nhóm của bạn tập trung nỗ lực vào những lĩnh vực quan trọng nhất. Ngay cả những cải thiện nhỏ về tỷ lệ nhập học, chỉ 1-2 điểm phần trăm, cũng có thể mang lại doanh thu đáng kể khi áp dụng trên quy mô lớn.
Điều này có thay thế hệ thống CRM quản lý đăng ký của chúng ta như Slate hay TargetX không?
Không. Hệ thống CRM của bạn là nơi lưu trữ chính thức các dữ liệu về khách hàng tiềm năng, thông tin hồ sơ đăng ký và lịch sử trao đổi. Trong khi đó, ClickUp là nền tảng vận hành giúp nhóm của bạn điều phối công việc liên phòng ban: chuyển giao hồ sơ hỗ trợ tài chính, đánh giá tín dụng chuyển đổi, lập kế hoạch định hướng và các quy trình công việc nội bộ liên quan đến nhiều phòng ban. Hai hệ thống này phục vụ các mục đích khác nhau và phát huy hiệu quả tối đa khi được sử dụng kết hợp với nhau.
Vậy còn vấn đề bảo mật dữ liệu hồ sơ học sinh và việc tuân thủ FERPA thì sao?
ClickUp đã đạt các chứng nhận SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, đồng thời hỗ trợ SSO, quyền truy cập dựa trên vai trò, cũng như mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Các công việc đăng ký có thể được giới hạn theo vai trò, nhờ đó các cố vấn chỉ nhìn thấy khu vực phụ trách của mình, trong khi nhân viên hỗ trợ tài chính chỉ xem được quy trình xử lý gói hỗ trợ. Không có dữ liệu nào được sử dụng để huấn luyện các mô hình AI.
Điều này có hữu ích cho các trường cao đẳng cộng đồng áp dụng chính sách tuyển sinh mở không?
Chắc chắn rồi. Các cơ sở giáo dục áp dụng chính sách tuyển sinh mở vẫn phải đối mặt với các quy trình tuyển sinh phức tạp: theo dõi việc hoàn thành đơn FAFSA, điều phối các kỳ thi xếp lớp, quản lý chương trình định hướng và đăng ký các chương trình không cấp tín dụng. Công cụ này tự động hóa các khâu vận hành trong quy trình tuyển sinh, bất kể cơ sở của bạn có áp dụng quy trình tuyển sinh có lựa chọn hay không. Các biến số linh hoạt cho phép bạn bỏ qua quy trình tuyển sinh có lựa chọn và tập trung vào việc đăng ký và quá trình tiếp nhận sinh viên mới.
Điều này có kết nối như thế nào với các quy trình làm việc khác trong lĩnh vực giáo dục đại học?
Các hoạt động tuyển sinh liên quan đến hầu hết các phòng ban. Không gian làm việc này kết nối một cách tự nhiên với việc lập kế hoạch nguồn lực về sức chứa phòng học và ký túc xá, lập kế hoạch chương trình giảng dạy dựa trên nhu cầu của các chương trình đào tạo, cũng như theo dõi hoạt động phát triển chuyên môn cho việc đào tạo nhân viên tuyển sinh. Mối quan hệ giữa ClickUp và các công việc cho phép bạn kết nối dữ liệu tuyển sinh với các công việc trong bất kỳ không gian làm việc nào khác.