Một cố vấn học tập trung bình quản lý 296 sinh viên, và tại các cơ sở giáo dục lớn, số sinh viên này có thể lên tới 600. Một trợ lý AI được tích hợp trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa việc lên lịch hẹn, theo dõi kiểm tra tiến độ tốt nghiệp, giải quyết các trường hợp bị tạm ngưng đăng ký và đánh dấu sinh viên có nguy cơ bỏ học, giúp các cố vấn có thêm thời gian cần thiết để tập trung vào những cuộc hội thoại thực sự có thể thay đổi kết quả học tập của sinh viên.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc cho trợ lý AI sẵn sàng để sao chép, bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc hoàn chỉnh cho hoạt động tư vấn trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng nó, bạn nên xem xét tình trạng quá tải hoạt động mà hệ thống này được thiết kế để giải quyết. Đối với hầu hết các trung tâm tư vấn, vấn đề không phải là các cố vấn không biết sinh viên cần gì. Mà là khối lượng công việc, các trường hợp bị tạm giữ, hoạt động tiếp cận và tài liệu nằm rải rác trên quá nhiều công cụ không kết nối với nhau, khiến nhóm không thể làm việc chủ động.
Ai nên sử dụng thiết lập tư vấn học tập này
Thiết lập này được thiết kế dành cho các giám đốc trung tâm tư vấn, cố vấn học tập, đội ngũ hỗ trợ sinh viên, nhân viên giữ chân sinh viên, đội ngũ hỗ trợ đăng ký và các nhà quản lý chịu trách nhiệm điều phối công tác tư vấn, tiếp cận và theo dõi sinh viên. Thiết lập này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở giáo dục đã có hệ thống quản lý sinh viên nhưng vẫn phải dựa vào việc điều phối thủ công để quản lý khối lượng công việc, các trường hợp bị tạm giữ, các biện pháp can thiệp và tài liệu tư vấn.
Vấn đề: Trung tâm Tư vấn của bạn đang phải phân loại trường hợp thay vì thực hiện tư vấn
Nếu bạn quản lý một trung tâm tư vấn, con số thống kê đang chống lại bạn. Một cuộc khảo sát quốc gia của NACADA cho thấy khối lượng công việc trung bình của một cố vấn chuyên nghiệp toàn thời gian là 296 sinh viên, với các cơ sở giáo dục lớn báo cáo con số trung bình lên đến 600. Với tỷ lệ đó, các cuộc hẹn cá nhân trở thành một điều xa xỉ. Hầu hết các tương tác đều mặc định là giao dịch: gỡ bỏ hạn chế, phê duyệt yêu cầu đặc biệt, trả lời cùng một câu hỏi về điều kiện tiên quyết lần thứ ba trong ngày.
Chi phí phát sinh sau đó là có thể đo lường được. Một cuộc khảo sát của Inside Higher Ed/College Pulse cho thấy gần một nửa số sinh viên chưa được tư vấn về các khóa học và trình tự học cần thiết để tốt nghiệp, và chỉ 52% cho biết họ đã được tư vấn về tiến độ học tập của mình. Khoảng cách đó không phải do các cố vấn không quan tâm. Nó xuất phát từ việc các cố vấn bị vùi dập trong các quy trình thủ công: sao chép kế hoạch học tập vào bảng tính, gửi email nhắc nhở đăng ký, ghi chép các ghi chú tư vấn trên ba hệ thống khác nhau và truy tìm những sinh viên đã bỏ lỡ cuộc hẹn.
Khi công tác tư vấn mang tính phản ứng, sinh viên dễ bị bỏ sót. Sinh viên chưa chọn ngành dễ bị lạc hướng. Các tín dụng chuyển tiếp không được đánh giá. Sinh viên thế hệ đầu tiên, những người cần sự hướng dẫn nhất, lại nhận được ít nhất, vì họ là những người ít có khả năng chủ động đặt lịch hẹn nhất.
Cách Đại học Miami giải quyết vấn đề này: Đại học Miami đã hợp nhất các hoạt động hướng đến sinh viên vốn bị phân tán vào ClickUp, thay thế các công cụ rời rạc bằng một nền tảng tập trung, trở thành kho lưu trữ kiến thức để đang theo dõi 19.107 tương tác với sinh viên. ero.
Michael Turner, Phó Giám đốc:
ClickUp là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để duy trì sự tổ chức và tiến độ công việc. Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một kho lưu trữ kiến thức.
ClickUp là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để duy trì sự tổ chức và tiến độ công việc. Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một kho lưu trữ kiến thức.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế các hệ thống tư vấn, mà là tạo ra một lớp vận hành thống nhất xung quanh các quy trình hỗ trợ sinh viên. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống vận hành tư vấn hoạt động ngay trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự tại trung tâm tư vấn của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với mô hình tư vấn, kích thước khối lượng công việc và các ưu tiên hỗ trợ sinh viên của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự tại trung tâm tư vấn của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với mô hình tư vấn, kích thước khối lượng công việc và các ưu tiên hỗ trợ sinh viên của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự tại trung tâm tư vấn của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với mô hình tư vấn, kích thước khối lượng công việc và các ưu tiên hỗ trợ sinh viên của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự tại trung tâm tư vấn của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và điều chỉnh nó cho phù hợp với mô hình tư vấn, kích thước khối lượng công việc và các ưu tiên hỗ trợ sinh viên của bạn.
Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc cho hoạt động tư vấn với AI
Sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo ClickUp Super Agent của riêng bạn, điền thông tin chi tiết về cơ sở giáo dục của bạn, và bạn sẽ có được một không gian làm việc hoàn chỉnh cho các hoạt động tư vấn với bảng điều khiển khối lượng công việc, theo dõi bằng cấp, quy trình làm việc đặt lịch hẹn và tất cả các tính năng khác.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản nháp ban đầu vững chắc về cấu trúc hoạt động, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic tiếp cận, các điểm kiểm tra rủi ro và quy trình tư vấn. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với mô hình tư vấn, dân số sinh viên và sức chứa nhân sự của bạn.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản nháp ban đầu vững chắc về cấu trúc hoạt động, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic tiếp cận, các điểm kiểm tra rủi ro và quy trình tư vấn. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với mô hình tư vấn, dân số sinh viên và sức chứa nhân sự của bạn.
Gợi ý:
→ Sẵn sàng xây dựng Super Agent quản lý tài trợ đầu tiên của bạn chưa?
Mở ClickUp Brain và dán lời nhắc ở trên để tạo một Super Agent tùy chỉnh cho Không gian Làm việc của bạn.
Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)
Trước khi cài đặt Space, hãy thu thập dữ liệu tư vấn mà nhóm của bạn đang sử dụng liên quan đến khối lượng công việc, lịch hẹn, tiến độ bằng cấp, các trường hợp tạm hoãn đăng ký và quy trình can thiệp. Thông tin này thường bao gồm phân loại sinh viên, chuyên ngành hoặc trạng thái chưa chọn chuyên ngành, cố vấn được chỉ định, điểm trung bình tích lũy (GPA), số tín dụng đã hoàn thành, thông tin kiểm tra tiến độ bằng cấp, các trường hợp tạm hoãn đăng ký và lịch sử liên hệ tư vấn gần đây. Việc bắt đầu với dữ liệu đầu vào chính xác sẽ giúp các quy trình tự động hóa, bảng điều khiển và quy trình tiếp cận của bạn trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
- Tạo cấu trúc không gian làm việc của bạn Thiết lập một không gian chuyên dụng có tên là Tư vấn Học tập. Thêm các thư mục phản ánh quy trình tư vấn của bạn: "Active Caseloads" cho danh sách công việc của cố vấn hoặc của khoa, "Appointments & Outreach" cho các cuộc hẹn đã lên lịch, sinh viên đến trực tiếp, tư vấn nhóm và các chiến dịch tiếp cận chủ động, "Registration & Holds" cho việc giải quyết các hạn chế, yêu cầu miễn trừ và chuẩn bị đăng ký, "Major Exploration" cho sinh viên chưa chọn chuyên ngành và quy trình đăng ký chuyên ngành, và "Interventions" cho sinh viên có nguy cơ, hỗ trợ sinh viên bị cảnh cáo và kế hoạch theo dõi.
- Cấu hình các Trường Tùy chỉnh trên mọi công việc của sinh viên Thêm các Trường Tùy chỉnh vào các mẫu công việc của sinh viên để mỗi hồ sơ sinh viên được tư vấn đều bao gồm các dữ liệu quan trọng mà nhóm của bạn cần để tư vấn chủ động và theo dõi tiến độ. Bao gồm các trường về mã sinh viên, phân loại, chuyên ngành chính hoặc phụ, cố vấn được chỉ định, điểm trung bình tích lũy, số tín dụng đã hoàn thành, mức độ rủi ro, ngày liên hệ tư vấn gần nhất, các hạn chế đăng ký và cuộc hẹn tiếp theo. Cấu trúc nhất quán này giúp bảng điều khiển, tự động hóa và quản lý khối lượng công việc trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
- Dán lời nhắc vào ClickUp Brain Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn, bao gồm tên cơ sở giáo dục, loại hình cơ sở giáo dục, mô hình tư vấn, số lượng cố vấn, khối lượng công việc trung bình và các công cụ hiện tại. Sử dụng kết quả được tạo ra để tạo bản nháp đầu tiên cho bảng điều khiển khối lượng công việc, quy trình làm việc đặt lịch hẹn, hệ thống quản lý việc tạm giữ và quy trình can thiệp, sau đó tinh chỉnh nó cho phù hợp với mô hình tư vấn của bạn.
- Thiết lập các quy trình tự động hóa để quản lý liên tục Tạo các quy trình tự động hóa để duy trì công việc tư vấn mà không cần theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng các quy tắc để kích hoạt các hoạt động tiếp cận chủ động, chuyển các trường hợp tạm ngưng đăng ký chưa được giải quyết lên cấp trên, đánh dấu sinh viên chưa chọn chuyên ngành sắp đạt ngưỡng tín dụng, nhắc nhở nộp tài liệu sau buổi tư vấn và phát hiện sinh viên có nguy cơ bỏ học trước khi họ biến mất khỏi tầm nhìn.
Thiết lập một Không gian chuyên dụng có tên là Tư vấn Học tập. Thêm các thư mục phản ánh quy trình tư vấn của bạn: Danh sách sinh viên đang theo học dành cho danh sách sinh viên do cố vấn hoặc trường đại học quản lý, Cuộc hẹn & Tiếp cận dành cho các cuộc hẹn đã lên lịch, sinh viên đến tư vấn trực tiếp, tư vấn nhóm và các chiến dịch tiếp cận chủ động, Đăng ký & Giữ chỗ dành cho việc giải quyết các trường hợp bị giữ chỗ, yêu cầu bỏ qua và sự sẵn sàng đăng ký, Khám phá chuyên ngành dành cho sinh viên chưa chọn chuyên ngành và quy trình đăng ký chuyên ngành, và Can thiệp dành cho sinh viên có nguy cơ bỏ học, hỗ trợ sinh viên bị cảnh cáo và các kế hoạch theo dõi.
Thêm các Trường Tùy chỉnh vào mẫu nhiệm vụ sinh viên để mỗi hồ sơ sinh viên được tư vấn đều bao gồm các dữ liệu quan trọng mà nhóm của bạn cần để tư vấn chủ động và theo dõi tiến độ. Bao gồm các trường về ID sinh viên, phân loại, chuyên ngành chính hoặc phụ, cố vấn được chỉ định, điểm trung bình tích lũy (GPA), số tín dụng đã hoàn thành, mức độ rủi ro, ngày liên hệ tư vấn gần nhất, các hạn chế đăng ký và lịch hẹn tiếp theo. Cấu trúc nhất quán này giúp các bảng điều khiển, tự động hóa và quản lý khối lượng công việc trở nên đáng tin cậy hơn nhiều.
Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn, bao gồm tên cơ sở giáo dục, loại hình cơ sở giáo dục, mô hình tư vấn, số lượng cố vấn, khối lượng công việc trung bình và các công cụ hiện tại. Sử dụng kết quả được tạo ra để tạo bản nháp đầu tiên cho bảng điều khiển khối lượng công việc, quy trình làm việc đặt lịch hẹn, hệ thống quản lý các trường hợp bị tạm giữ và quy trình can thiệp, sau đó tinh chỉnh cho phù hợp với mô hình tư vấn của bạn.
Tự động hóa các quy trình để duy trì công việc tư vấn mà không cần theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng các quy tắc để kích hoạt các hoạt động tiếp cận chủ động, chuyển các trường hợp tạm ngưng đăng ký chưa được giải quyết lên cấp trên, đánh dấu sinh viên chưa chọn chuyên ngành sắp đạt ngưỡng tín dụng, nhắc nhở hoàn thành hồ sơ sau buổi tư vấn và phát hiện sinh viên có nguy cơ bỏ học trước khi họ biến mất khỏi tầm nhìn.
Sẵn sàng biến các quy trình này thành một hệ thống có thể lặp lại? Hãy tạo Không gian Làm việc quản lý tài trợ của bạn trên ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy bắt đầu với một quy trình làm việc, chẳng hạn như xử lý các trường hợp bị tạm giữ đăng ký, tiếp cận sinh viên có nguy cơ bỏ học hoặc theo dõi các cuộc hẹn, trước khi triển khai hệ thống trên toàn bộ hoạt động tư vấn. Một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ sẽ giúp nhóm của bạn hoàn thiện các mẫu, quy trình chuyển giao và quy tắc tự động hóa trước khi mở rộng quy mô.
Các trường Tùy chỉnh được đề xuất cho các công việc tư vấn học tập
Các trường này tạo ra một hồ sơ hoạt động nhất quán trên các khối lượng công việc liên quan đến sinh viên, lịch hẹn, kế hoạch bằng cấp, giải quyết các trường hợp bị tạm giữ và quy trình can thiệp.
| Trường | Loại | Mục đích |
|---|---|---|
| ID sinh viên | Văn bản ngắn | Mã định danh sinh viên duy nhất |
| Phân loại | Menu thả xuống | Sinh viên năm nhất, năm hai, năm ba, năm tư, sau đại học, sinh viên chuyển trường |
| Chuyên ngành chính/Chuyên ngành phụ | Menu thả xuống | Trạng thái chương trình học hoặc trạng thái khám phá học thuật của sinh viên |
| Cố vấn được phân công | Người dùng | Cố vấn chính chịu trách nhiệm về sinh viên |
| Điểm trung bình tích lũy (GPA) | Số | Tổng quan về tình trạng học tập |
| Số tín dụng đã hoàn thành | Số | Tiến độ hoàn thành chương trình học |
| Mức độ rủi ro | Menu thả xuống | Xanh lá, Vàng, Đỏ |
| Lần liên hệ tư vấn gần nhất | Ngày | Tương tác gần đây nhất giữa sinh viên và cố vấn |
| Tình trạng tạm ngưng đăng ký | Nhãn hoặc menu thả xuống | Tạm ngưng tư vấn, Tạm ngưng tài chính, Tạm ngưng tiêm chủng, Tạm ngưng kỷ luật, Cần được miễn trừ |
| Lịch hẹn tiếp theo | Ngày | Cuộc họp tư vấn sắp tới |
| Trạng thái tiến độ bằng cấp | Menu thả xuống | Đang theo dõi, Cần xem xét, Có nguy cơ, Xem xét tốt nghiệp |
| Trạng thái chưa chọn chuyên ngành | Menu thả xuống | Đã đăng ký, Đang tìm hiểu, Đã thu hẹp lựa chọn, Có ý định đăng ký |
📘 Xem thêm: Xem tất cả các loại Trường Tùy chỉnh để quyết định trường nào phù hợp nhất với quy trình làm việc về tài trợ của bạn.
Ví dụ về tự động hóa cốt lõi cho tư vấn học tập
Sau khi cài đặt các Trường Tùy chỉnh, hãy tạo các quy trình tự động hóa để duy trì tiến độ của các quy trình quản lý hồ sơ, tiếp cận, các trường hợp bị tạm giữ và can thiệp mà không cần phải theo dõi thủ công lặp đi lặp lại.
| Khi… | Sau đó… |
|---|---|
| Một sinh viên không có liên hệ tư vấn trong 60 ngày | Tạo một công việc tiếp cận chủ động và giao công việc đó cho cố vấn |
| Điểm giữa kỳ của một môn học chính giảm xuống dưới C | Đánh dấu sinh viên là rủi ro mức Vàng và tạo công việc đặt lịch hẹn theo dõi |
| Một sinh viên bị hạn chế đăng ký trước khi kỳ đăng ký bắt đầu | Tạo công việc giải quyết các trường hợp bị tạm giữ và ưu tiên các hoạt động tiếp cận theo phân loại |
| Một sinh viên chưa chọn chuyên ngành đạt 45 tín dụng mà chưa chọn chuyên ngành | Kích hoạt danh sách kiểm tra khám phá ngành học và thông báo cho cố vấn |
| Một sinh viên được đánh dấu là rủi ro mức Đỏ | Tạo công việc kế hoạch can thiệp với các mốc kiểm tra theo dõi sau 2 tuần và 6 tuần |
| Một cuộc hẹn được đánh dấu là Hoàn thành | Yêu cầu cố vấn ghi chú, các mục cần thực hiện, các trường hợp chuyển tiếp và ngày theo dõi tiếp theo |
Những nội dung mà nhân viên tư vấn đảm nhận trong suốt chu trình tư vấn
Một trợ lý AI cho tư vấn học tập không phải là một chatbot trả lời các câu hỏi về danh mục khóa học. Đó là một hệ thống hoạt động bên trong không gian làm việc quản lý dự án của bạn và thực hiện các công việc có cấu trúc, lặp đi lặp lại mà nhóm của bạn hiện đang thực hiện thủ công: theo dõi khối lượng công việc, đánh dấu sinh viên có nguy cơ bỏ học, quản lý các trường hợp bị tạm giữ và ghi chép lại các tương tác tư vấn.
| Giai đoạn vòng đời | Việc cần làm của nhân viên tư vấn | Nó thay thế cho gì |
| Tiếp nhận & phân công | Tự động phân công sinh viên mới vào các cố vấn dựa trên chuyên ngành, phân loại và sức chứa của hồ sơ; tạo danh sách kiểm tra trước khi tư vấn | Cân bằng khối lượng công việc thủ công dựa trên bảng tính và giới thiệu qua email |
| Lập kế hoạch bằng cấp | Theo dõi các yêu cầu tốt nghiệp, thứ tự môn học và tiến độ tín dụng; cảnh báo sinh viên đang đi chệch hướng khỏi lộ trình tốt nghiệp trong 4 năm | Cố vấn phải đối chiếu thủ công giữa DegreeWorks và bảng tính mỗi học kỳ |
| Tiếp cận chủ động | Kích hoạt thông báo khi sinh viên bỏ lỡ các cột mốc quan trọng: không liên lạc trong 60 ngày, chưa chọn chuyên ngành sau khi tích lũy 45 tín dụng, cảnh báo điểm giữa kỳ | Mô hình phản ứng, trong đó sinh viên phải tự xác định và đặt lịch hẹn |
| Hỗ trợ đăng ký | Quản lý hàng đợi giải quyết các trường hợp bị tạm ngưng, xử lý hàng loạt các phê duyệt tư vấn trước các đợt đăng ký, đang theo dõi các yêu cầu miễn trừ | Dãy email, hàng đợi tiếp nhận trực tiếp và tình trạng đăng ký gấp rút vào phút chót |
| Khám phá ngành học | Theo dõi tiến độ của sinh viên chưa chọn ngành thông qua các hoạt động khám phá, đánh giá nghề nghiệp và các cuộc họp với giảng viên nhằm hướng tới việc chọn ngành | Các cuộc trao đổi không chính thức mà không cần ghi chép hay báo cáo |
| Can thiệp & chuyển giao | Đánh dấu sinh viên có nguy cơ bằng hệ thống đánh giá rủi ro, lập kế hoạch can thiệp kèm lịch theo dõi, chuyển giao toàn bộ lịch sử trong quá trình bàn giao giữa các cố vấn | Kiến thức chuyên môn bị mất đi khi cố vấn rời đi hoặc sinh viên thay đổi ngành học |
Bạn muốn xem Super Agents hoạt động như thế nào trong môi trường ClickUp thực tế? Hãy xem hướng dẫn chi tiết dưới đây để thấy cách các quy trình công việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được áp dụng trong thực tế.
Các biến thể cho các loại cơ sở giáo dục khác nhau
Lời nhắc trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học sử dụng ClickUp. Hãy điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với cơ sở của bạn:
| Loại hình cơ sở giáo dục | Các điều chỉnh chính |
| Trường đại học nghiên cứu hạng R1 (hơn 600 sinh viên/cố vấn) | Sử dụng toàn bộ lời nhắc như hiện tại. Thêm lớp phối hợp giữa các cố vấn khoa. Bao gồm các lộ trình tư vấn cho sinh viên sau đại học. Tích hợp với quy trình chuyển giao tư vấn tập trung và giữa các khoa khi sinh viên đăng ký chuyên ngành. |
| Trường đại học R2 (300-500 sinh viên/cố vấn) | Đơn giản hóa hệ thống đánh giá rủi ro thành hai cấp độ (đang đi đúng hướng / cần theo dõi). Giảm bớt quy trình khám phá ngành học để tập trung vào sinh viên chưa chọn ngành đã tích lũy trên 30 tín dụng. Thêm quy trình đánh giá sinh viên chuyển trường vào danh sách các quy trình ưu tiên. |
| Cơ sở giáo dục chủ yếu đào tạo bậc đại học (100-250 sinh viên/cố vấn) | Tập trung vào việc lập hồ sơ tư vấn dựa trên mối quan hệ. Thêm phần phối hợp giữa các cố vấn giảng viên vì nhiều trường đại học công lập (PUIs) sử dụng mô hình chia sẻ. Bao gồm mẫu kế hoạch 4 năm được xây dựng cùng với từng sinh viên trong buổi định hướng. |
| Trường cao đẳng cộng đồng (hơn 400 sinh viên trên mỗi cố vấn) | Tập trung vào các lộ trình hướng dẫn và khám phá chuyên ngành tổng quát. Thay thế việc theo dõi tiến độ bằng cấp bốn năm bằng việc theo dõi bằng cao đẳng và lộ trình chuyển tiếp. Thêm tính năng theo dõi đăng ký song song và tín dụng kép. Ưu tiên theo dõi tình trạng tuân thủ yêu cầu hỗ trợ tài chính (SAP). |
| Trường nghề/trường dạy nghề (rất đa dạng) | Thay thế việc theo dõi kế hoạch bằng cấp bằng việc theo dõi tiến độ hoàn thành chương trình. Thêm tính năng theo dõi các cột mốc quan trọng về bằng cấp và chứng chỉ. Tập trung vào quy trình giới thiệu việc làm trong ngành và phối hợp với các đối tác tuyển dụng. Bao gồm dòng thời gian chuẩn bị cho kỳ thi cấp chứng chỉ hành nghề. |
Quản lý tư vấn học tập tại một nơi duy nhất
Hoạt động tư vấn học tập sẽ gặp khó khăn khi khối lượng công việc, tiến độ học tập, ghi chú cuộc hẹn, các hạn chế đăng ký và kế hoạch can thiệp được lưu trữ trong các hệ thống riêng biệt mà không có chế độ xem chung. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, cơ sở giáo dục của bạn có thể biến các hoạt động tư vấn thành một hệ thống có thể lặp lại, hỗ trợ quản lý khối lượng công việc, theo dõi tiến độ tốt nghiệp, giải quyết các hạn chế và tiếp cận sinh viên chủ động tại một nơi duy nhất.
Mục tiêu không phải là thay thế hệ thống quản lý sinh viên (SIS), nền tảng kiểm tra tiến độ tốt nghiệp hoặc nền tảng tư vấn của bạn. Mục tiêu là giảm bớt công việc phối hợp xung quanh các hệ thống này, nâng cao khả năng hiển thị toàn bộ chu kỳ học tập của sinh viên và tạo điều kiện cho các cố vấn có thêm thời gian dành cho những cuộc hội thoại thực sự mang lại kết quả tích cực. Hãy bắt đầu với hướng dẫn trên, tùy chỉnh nó cho phù hợp với mô hình tư vấn và dân số sinh viên của bạn, và thiết lập một quy trình mà nhóm của bạn có thể sử dụng hiệu quả mỗi học kỳ.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí.
Câu hỏi thường gặp về tư vấn học tập sử dụng AI
Không. Các trợ lý AI tự động hóa các công việc hành chính vốn cản trở việc tư vấn của các cố vấn: theo dõi khối lượng công việc, quản lý các trường hợp bị tạm giữ, ghi chép và đánh dấu những sinh viên có nguy cơ bỏ học. Việc tư vấn mang tính quan hệ và phát triển giúp thay đổi kết quả học tập của sinh viên (giúp sinh viên thế hệ đầu tiên khám phá các chuyên ngành, hướng dẫn sinh viên gặp khó khăn vượt qua giai đoạn thử thách học tập) vẫn cần có sự tham gia của cố vấn là con người. Trợ lý AI giúp các cố vấn có thêm thời gian cho những cuộc hội thoại đó.
Không gian Làm việc của trợ lý AI hoạt động song song với hệ thống thông tin sinh viên và hệ thống kiểm tra tiến độ tốt nghiệp hiện có của bạn. Dữ liệu tiến độ tốt nghiệp từ hệ thống thông tin sinh viên (SIS) (Banner, PeopleSoft, Colleague) và các công cụ kiểm tra (DegreeWorks, uAchieve) được đồng bộ vào các Trường Tùy chỉnh trên mỗi công việc của sinh viên. Trợ lý này không thay thế hệ thống lưu trữ chính thức của bạn. Nó trở thành lớp vận hành nơi nhóm tư vấn theo dõi các công việc, hoạt động tiếp cận và hợp tác dựa trên dữ liệu sinh viên đó.
ClickUp sở hữu các chứng nhận SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, đồng thời hỗ trợ SSO, quyền truy cập dựa trên vai trò, và mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Quyền truy cập cấp cố vấn đảm bảo mỗi cố vấn chỉ nhìn thấy sinh viên được phân công cho mình. Không có dữ liệu nào được sử dụng để đào tạo mô hình AI. Chi tiết đầy đủ trên trang bảo mật.
Mọi tương tác tư vấn đều được ghi lại trong lịch sử công việc của sinh viên: ghi chú, mục cần thực hiện, giới thiệu, kế hoạch can thiệp và lịch trình theo dõi. Khi sinh viên thay đổi cố vấn (do thay đổi chuyên ngành, cố vấn nghỉ việc hoặc điều chỉnh lại khối lượng công việc), toàn bộ lịch sử tư vấn sẽ được chuyển cùng với công việc. Không có kiến thức tổ chức nào bị mất đi, đây là phàn nàn phổ biến nhất khi có sự thay đổi cố vấn.
Không. Lệnh này bao gồm các biến số về loại hình cơ sở giáo dục và mô hình tư vấn. Một trường đại học nghệ thuật tự do nhỏ với 150 sinh viên trên mỗi cố vấn sẽ hưởng lợi từ các quy trình tự động hóa về tài liệu, chuyển giao công việc và tiếp cận chủ động không kém gì một trường R1 có khối lượng công việc lên đến 600 sinh viên. Ngoài ra, hãy xem cách các trợ lý AI có thể hỗ trợ quản lý quỹ và nghiên cứu cơ sở giáo dục trên toàn khuôn viên trường.