Trung bình, mỗi nhân viên chuyên môn tại các trung tâm hướng nghiệp phải phụ trách 1.381 sinh viên, song chỉ có 43% sinh viên đánh giá trải nghiệm dịch vụ hướng nghiệp của họ là hữu ích. Các trung tâm hướng nghiệp đang phải vật lộn với công tác sắp xếp lịch hẹn, theo dõi nhà tuyển dụng và thu thập dữ liệu từ các cuộc khảo sát về điểm đến việc làm đầu tiên, trong khi chất lượng tư vấn hướng nghiệp thực tế lại bị ảnh hưởng. Một trợ lý AI được tích hợp trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa việc theo dõi lịch hẹn, quản lý mối quan hệ với nhà tuyển dụng, điều phối hội chợ việc làm và báo cáo kết quả, từ đó giúp nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào sinh viên.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc cho trợ lý AI sẵn sàng để sao chép, bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc dịch vụ hướng nghiệp hoàn chỉnh chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, bạn nên xem xét những vấn đề về phối hợp mà hệ thống này nhằm giải quyết. Đối với hầu hết các trung tâm hướng nghiệp, vấn đề không phải là thiếu nhu cầu từ sinh viên hay hoạt động của nhà tuyển dụng. Vấn đề nằm ở chỗ các cuộc hẹn, hoạt động tiếp cận nhà tuyển dụng, sự kiện và báo cáo kết quả lại được quản lý trên quá nhiều công cụ rời rạc, khiến nhóm khó có thể quản lý một cách hiệu quả.
Ai nên thiết lập dịch vụ hướng nghiệp này
Thiết lập này được thiết kế dành cho các giám đốc trung tâm hướng nghiệp, nhóm phụ trách quan hệ doanh nghiệp, cố vấn hướng nghiệp, nhân viên phụ trách học tập trải nghiệm, người phụ trách khảo sát điểm đến đầu tiên, và các nhà lãnh đạo phụ trách thành công của sinh viên – những người chịu trách nhiệm điều phối công tác hỗ trợ sinh viên, tương tác với doanh nghiệp và báo cáo kết quả. Thiết lập này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở giáo dục đã sử dụng nền tảng dịch vụ hướng nghiệp nhưng vẫn phải dựa vào việc điều phối thủ công để quản lý lịch hẹn, sự kiện, theo dõi và báo cáo.
Vấn đề: Trung tâm Hướng nghiệp của bạn đang theo dõi 10.000 lượt tương tác của sinh viên thông qua bảng tính, Handshake và email
Nếu bạn đang điều hành một trung tâm hướng nghiệp tại trường đại học, chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với áp lực này. Bạn phải chịu trách nhiệm giúp mỗi sinh viên trong trường tìm ra con đường đi sau khi tốt nghiệp, chứng minh kết quả hoạt động với các cơ quan kiểm định, quản lý mối quan hệ với hàng chục nhà tuyển dụng, tổ chức các hội chợ việc làm, đồng thời vẫn phải tìm cách dành thời gian cho việc tư vấn hướng nghiệp trực tiếp với từng sinh viên. Nhóm của bạn, gồm từ 5 đến 15 người, phải phục vụ một dân số sinh viên lên đến hàng nghìn người.
Thực tế hoạt động hiện nay rất khắc nghiệt: việc lên lịch hẹn nằm trong một hệ thống, thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng nằm trong một hệ thống khác, dữ liệu khảo sát về điểm đến đầu tiên nằm trong một hệ thống thứ ba, còn việc điều phối sự kiện lại diễn ra qua các chủ đề email. 59,3% nhân viên trung tâm hướng nghiệp hiện đang sử dụng AI ở một mức độ nào đó, nhưng chủ yếu là cho các công việc tạm thời thay vì tự động hóa quy trình làm việc một cách có hệ thống. Trong khi đó, khảo sát về điểm đến đầu tiên của NACE cho thấy tỷ lệ thông tin chỉ đạt 55% đối với sinh viên tốt nghiệp cử nhân, có nghĩa là gần một nửa kết quả của sinh viên tốt nghiệp vẫn chưa được biết. Đó không phải là vấn đề về dữ liệu. Đó là vấn đề về quy trình làm việc.
Trung tâm hướng nghiệp là một trong những chỉ số hiển thị rõ ràng nhất phản ánh giá trị của cơ sở giáo dục. Các cơ quan kiểm định quan tâm đến tỷ lệ sinh viên có việc làm. Phụ huynh quan tâm đến kết quả đào tạo. Sinh viên mong muốn có việc làm. Trong khi đó, nhóm của bạn lại đang phải mất thời gian đối chiếu dữ liệu thay vì tập trung vào việc mang lại kết quả.
Cách Đại học Miami giải quyết vấn đề này: Trung tâm Khám phá và Phát triển Sự nghiệp của Đại học Miami (với 25 nhóm thành viên) đã sử dụng ClickUp để quản lý hơn 200 sự kiện dành cho sinh viên mỗi năm, đạt tỷ lệ thành công 98% và thu hút sự tham gia của 19.107 sinh viên.
Michael Turner, Phó Giám đốc:
Chúng tôi đang trên đà trở thành một trung tâm việc làm hàng đầu tại Hoa Kỳ. ClickUp đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo chúng tôi có một lộ trình rõ ràng để đạt được thành công.
Chúng tôi đang trên đà trở thành một trung tâm việc làm hàng đầu tại Hoa Kỳ. ClickUp đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo chúng tôi có một lộ trình rõ ràng để đạt được thành công.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải là thay thế nền tảng dịch vụ hướng nghiệp hiện tại của bạn, mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị, kết nối các khâu chuyển giao giữa sinh viên, nhà tuyển dụng, các sự kiện và báo cáo. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống dịch vụ hướng nghiệp hoạt động ngay trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự tại trung tâm hướng nghiệp của mình? Hãy bắt đầu với gợi ý dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với dân số sinh viên, cơ sở nhà tuyển dụng và các mục tiêu kết quả của bạn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải là thay thế nền tảng dịch vụ hướng nghiệp hiện tại của bạn, mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị, kết nối các khâu chuyển giao giữa sinh viên, nhà tuyển dụng, các sự kiện và báo cáo. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống dịch vụ hướng nghiệp hoạt động ngay trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự tại trung tâm hướng nghiệp của mình? Hãy bắt đầu với gợi ý dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với dân số sinh viên, cơ sở nhà tuyển dụng và các mục tiêu kết quả của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự tại trung tâm hướng nghiệp của mình? Hãy bắt đầu với gợi ý dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với dân số sinh viên, cơ sở nhà tuyển dụng và các mục tiêu kết quả của bạn.
Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc theo dõi dịch vụ hướng nghiệp với trí tuệ nhân tạo
Hãy sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo “Siêu đại lý ClickUp” của riêng bạn, điền thông tin chi tiết về cơ sở giáo dục của bạn, và bạn sẽ có được một không gian làm việc dịch vụ hướng nghiệp hoàn chỉnh với các tính năng theo dõi lịch hẹn, CRM nhà tuyển dụng, quản lý hội chợ việc làm và báo cáo kết quả.
Kết quả thu được sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu chi tiết về cơ cấu hoạt động, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic tiếp cận, các mốc báo cáo và quy trình làm việc tiếp theo. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh bản phác thảo này cho phù hợp với sức chứa nhân sự, cơ cấu nhà tuyển dụng và các ưu tiên về sự tham gia của học sinh.
Kết quả thu được sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu chi tiết về cơ cấu hoạt động, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic tiếp cận, các mốc báo cáo và quy trình làm việc tiếp theo. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh bản phác thảo này để phù hợp với sức chứa nhân sự, cơ cấu nhà tuyển dụng và các ưu tiên về sự tham gia của học sinh.
Gợi ý:
→ Bạn đã sẵn sàng tạo Siêu đại lý quản lý tài trợ đầu tiên của mình chưa?
Mở ClickUp Brain và dán lời nhắc ở trên để tạo một Super Agent tùy chỉnh cho Không gian Làm việc của bạn.
Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)
Trước khi cài đặt Space, hãy thu thập dữ liệu về dịch vụ hướng nghiệp mà nhóm của bạn đang sử dụng trong các hoạt động như đặt lịch hẹn, tương tác với nhà tuyển dụng, tổ chức sự kiện và báo cáo kết quả. Thông tin này thường bao gồm các loại lịch hẹn, phân khúc sinh viên, thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng, lịch sự kiện, dòng thời gian khảo sát về nơi làm việc đầu tiên và dữ liệu đang theo dõi thực tập. Việc bắt đầu với dữ liệu đầu vào chính xác sẽ giúp các quy trình tự động hóa, bảng điều khiển và quy trình theo dõi của bạn trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
- Tạo cấu trúc không gian làm việc của bạn. Thiết lập một không gian chuyên dụng có tên là Dịch vụ Hướng nghiệp. Thêm bốn thư mục để tổ chức công việc trong suốt chu kỳ hoạt động của sinh viên và nhà tuyển dụng: "Student Engagement" dành cho các cuộc hẹn, tư vấn trực tiếp, quản lý hồ sơ tư vấn và theo dõi năng lực; "Employer Relations" dành cho hồ sơ nhà tuyển dụng, hoạt động tuyển dụng và quản lý quan hệ đối tác; "Events & Career Fairs" dành cho các hội chợ việc làm, sự kiện kết nối, buổi thông tin và hậu cần sự kiện; và "Outcomes & Reporting" dành cho khảo sát điểm đến đầu tiên, theo dõi tỷ lệ việc làm, báo cáo công nhận và đánh giá dữ liệu hàng năm.
- Cấu hình các trường tùy chỉnh cho từng nhiệm vụ Hãy thêm các trường tùy chỉnh vào các mẫu dịch vụ hướng nghiệp của bạn để mỗi hồ sơ tương tác với sinh viên, mối quan hệ với nhà tuyển dụng, sự kiện và kết quả đều bao gồm những dữ liệu quan trọng mà nhóm của bạn cần để theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả. Hãy bao gồm các trường về mã sinh viên, năm học, chuyên ngành, số lần ghé thăm, tình trạng là thế hệ đầu tiên trong gia đình theo học đại học, tình trạng kết quả, cấp độ đối tác nhà tuyển dụng và tỷ lệ nắm bắt kiến thức. Cấu trúc nhất quán này giúp các bảng điều khiển, tự động hóa và báo cáo liên nhóm trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
- Dán lời nhắc vào ClickUp Brain Mở ClickUp Brain trong Không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên vào đó. Điền các thông số của bạn, bao gồm tên cơ sở giáo dục, dân số sinh viên, số lượng nhân viên, các công cụ hiện có, số lượng nhà tuyển dụng, số lượng hội chợ việc làm, tỷ lệ kiến thức và tỷ lệ kết quả. Sử dụng kết quả được tạo ra để lập bản nháp đầu tiên cho hệ thống đặt lịch hẹn, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) dành cho nhà tuyển dụng, quy trình làm việc cho sự kiện và bảng điều khiển kết quả, sau đó tinh chỉnh cho phù hợp với hoạt động của trung tâm bạn.
- Thiết lập các quy trình tự động hóa để quản lý liên tục Tạo các quy trình tự động hóa để duy trì công việc của dịch vụ hướng nghiệp mà không cần phải theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng các quy tắc để kích hoạt liên hệ với sinh viên chưa tương tác, quản lý các công việc đếm ngược cho hội chợ việc làm, triển khai các đợt khảo sát theo dõi về điểm đến đầu tiên, đánh dấu các đối tác nhà tuyển dụng đã ngừng hợp tác, và theo dõi tỷ lệ chuyển đổi từ thực tập sang việc làm theo thời gian.
Tạo một Không gian chuyên dụng có tên là Dịch vụ Hướng nghiệp. Thêm bốn thư mục để sắp xếp công việc theo các giai đoạn trong chu trình của sinh viên và nhà tuyển dụng: Tương tác với sinh viên dành cho các cuộc hẹn, tư vấn trực tiếp, hồ sơ tư vấn và đang theo dõi năng lực; Quan hệ với nhà tuyển dụng dành cho hồ sơ nhà tuyển dụng, hoạt động tuyển dụng và quản lý quan hệ đối tác; Sự kiện & Hội chợ việc làm dành cho các hội chợ, sự kiện kết nối, buổi giới thiệu thông tin và hậu cần sự kiện; và Kết quả & Báo cáo dành cho khảo sát điểm đến đầu tiên, đang theo dõi tỷ lệ tiếp thu kiến thức, báo cáo công nhận chất lượng và đánh giá dữ liệu hàng năm.
Hãy thêm các Trường Tùy chỉnh vào các mẫu tài liệu của bộ phận hỗ trợ nghề nghiệp để đảm bảo rằng mọi tương tác với sinh viên, mối quan hệ với nhà tuyển dụng, sự kiện và hồ sơ kết quả đều bao gồm các dữ liệu quan trọng mà nhóm của bạn cần để theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả. Hãy bao gồm các trường thông tin như ID sinh viên, khóa học, chuyên ngành, số lần tham quan, trạng thái là sinh viên thế hệ đầu tiên, trạng thái kết quả, cấp độ đối tác nhà tuyển dụng và tỷ lệ nắm bắt thông tin. Cấu trúc nhất quán này giúp các bảng điều khiển, tự động hóa và báo cáo liên bộ phận trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
Mở ClickUp Brain trong Không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên vào. Điền các thông số của bạn, bao gồm tên cơ sở giáo dục, dân số sinh viên, số lượng nhân viên, các công cụ hiện có, số lượng nhà tuyển dụng, số lượng hội chợ việc làm, tỷ lệ kiến thức và tỷ lệ kết quả. Sử dụng kết quả được tạo ra để xây dựng bản nháp đầu tiên cho hệ thống đặt lịch hẹn, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) dành cho nhà tuyển dụng, quy trình làm việc cho sự kiện và bảng điều khiển kết quả, sau đó điều chỉnh cho phù hợp với hoạt động của trung tâm bạn.
Tạo các quy trình tự động hóa để duy trì công việc của bộ phận hỗ trợ nghề nghiệp mà không cần phải theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng các quy tắc để kích hoạt liên hệ với sinh viên chưa tương tác, quản lý các công việc đếm ngược cho hội chợ việc làm, triển khai các đợt khảo sát theo dõi về điểm đến đầu tiên, đánh dấu các đối tác nhà tuyển dụng đã ngừng hợp tác, và theo dõi tỷ lệ chuyển đổi từ thực tập sang việc làm theo thời gian.
Bạn đã sẵn sàng biến các quy trình làm việc này thành một hệ thống có thể áp dụng lặp lại chưa? Hãy tạo Không gian Làm việc quản lý tài trợ của bạn trên ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy bắt đầu với một quy trình làm việc, chẳng hạn như khảo sát về điểm đến đầu tiên, theo dõi lịch hẹn hoặc liên hệ lại với nhà tuyển dụng, trước khi triển khai hệ thống trên toàn bộ trung tâm hướng nghiệp. Một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ sẽ giúp nhóm của bạn hoàn thiện các mẫu, quy tắc quyền sở hữu và chế độ xem báo cáo trước khi mở rộng quy mô.
Các trường Tùy chỉnh được khuyến nghị để theo dõi dịch vụ hướng nghiệp
Các trường thông tin này giúp tạo ra một hồ sơ hoạt động thống nhất bao quát các cuộc hẹn với sinh viên, sự tham gia của nhà tuyển dụng, các sự kiện, báo cáo kết quả và công tác điều phối thực tập.
| Trường | Loại | Mục đích |
|---|---|---|
| Thẻ ID sinh viên | Văn bản ngắn | Mã định danh sinh viên duy nhất |
| Khóa học | Menu thả xuống | Sinh viên năm nhất, Sinh viên năm hai, Sinh viên năm ba, Sinh viên năm cuối, Sinh viên sau đại học, Cựu sinh viên |
| Chuyên ngành | Menu thả xuống | Chương trình học tập dành cho sinh viên |
| Số lượt truy cập | Số | Số lần tương tác tại trung tâm hướng nghiệp |
| Trạng thái thế hệ đầu tiên | Menu thả xuống | Thế hệ đầu tiên, Không phải thế hệ đầu tiên, Không rõ |
| Trạng thái kết quả | Menu thả xuống | Làm việc toàn thời gian, Làm việc bán thời gian, Đang theo học, Phục vụ trong quân đội/công vụ, Đang tìm việc, Đang theo học, Không tìm kiếm, Không rõ |
| Cấp độ Đối tác Nhà tuyển dụng | Menu thả xuống | Khách hàng tiềm năng, Đã ký hợp đồng, Đối tác tích cực, Đối tác chiến lược, Đã ngừng hợp tác |
| Tỷ lệ kiến thức | Số (%) | Tỷ lệ phần trăm kết quả việc làm của sinh viên tốt nghiệp đã được thống kê |
| Loại sự kiện | Menu thả xuống | Hội chợ việc làm, Phiên giới thiệu thông tin, Sự kiện kết nối, Buổi thảo luận, Hội thảo |
| Năng lực sẵn sàng cho nghề nghiệp | Nhãn | Giao tiếp, Tư duy phản biện, Làm việc nhóm, Công nghệ, Công bằng và hòa nhập, Tinh thần chuyên nghiệp, Phát triển nghề nghiệp và bản thân, Kỹ năng lãnh đạo |
📘 Xem thêm: Xem tất cả các loại Trường Tùy chỉnh để quyết định trường nào phù hợp nhất với quy trình xử lý tài trợ của bạn.
Các ví dụ về tự động hóa cốt lõi trong việc theo dõi dịch vụ hướng nghiệp
Sau khi đã cài đặt xong các Trường Tùy chỉnh, hãy tạo các tự động hóa để đảm bảo việc quản lý lịch hẹn, tương tác với nhà tuyển dụng, các hội chợ việc làm và báo cáo kết quả diễn ra suôn sẻ mà không cần phải theo dõi thủ công nhiều lần.
| Khi… | Rồi… |
|---|---|
| Một sinh viên bước vào năm thứ ba mà chưa từng ghé thăm phòng tư vấn hướng nghiệp | Tạo một công việc hỗ trợ và giao công việc đó cho một cố vấn hoặc người phụ trách hỗ trợ sinh viên |
| Một sinh viên tốt nghiệp vẫn chưa tìm được việc làm sau 30, 60, 90 hoặc 120 ngày kể từ khi tốt nghiệp | Kích hoạt đợt tiếp cận khảo sát điểm đến đầu tiên tiếp theo và ghi lại lần thử |
| Người sử dụng lao động chưa tuyển dụng trong 12 tháng | Tạo một công việc tái tương tác và giao công việc đó cho người phụ trách mối quan hệ |
| Còn 14 ngày nữa là đến hội chợ việc làm | Lập danh sách kiểm tra hậu cần cuối cùng và phân công các công việc con liên quan đến gian hàng, tiếp thị và nhân sự |
| Cuộc hẹn của sinh viên đã được đánh dấu là Hoàn thành | Tạo các hành động tiếp theo và ghi lại các năng lực đã được đề cập |
| Ngày kết thúc thực tập đã đến | Tạo một công việc theo dõi kết quả chuyển tiếp và yêu cầu sinh viên hoặc nhà tuyển dụng cung cấp dữ liệu về kết quả việc làm |
Phạm vi công việc của Chuyên viên trong suốt chu trình dịch vụ hướng nghiệp
Một trợ lý AI dành cho dịch vụ hướng nghiệp không phải là một thuật toán ghép đôi việc làm. Đây là một hệ thống hoạt động trong không gian làm việc quản lý dự án của bạn và đảm nhận các công việc vận hành cơ sở hạ tầng mà trung tâm hướng nghiệp của bạn cần: lập lịch, đang theo dõi, nhắc nhở và báo cáo. Công tác tư vấn hướng nghiệp vẫn do con người đảm nhận. Các công việc hậu cần được tự động hóa.
| Giai đoạn trong vòng đời | Việc cần làm của nhân viên môi giới | Nó thay thế cho cái gì |
| Số lượng sinh viên nhập học | Theo dõi các lần thăm khám đầu tiên, xác định các nhóm dân số chưa được chăm sóc đầy đủ, phân công tư vấn viên dựa trên chuyên ngành và sự cân bằng về số lượng hồ sơ | Ghi chép trực tiếp và đang theo dõi bằng bảng tính thủ công |
| Tư vấn nghề nghiệp | Ghi lại kết quả các phiên hẹn, theo dõi sự phát triển năng lực, kích hoạt các công việc theo dõi sau mỗi phiên | Ghi chú trên giấy và bản tóm tắt cuộc hẹn rời rạc |
| Sự tham gia của nhà tuyển dụng | Quản lý quy trình tuyển dụng từ giai đoạn tiếp cận đến khi trở thành đối tác chiến lược, đang theo dõi các chuyến thăm trường đại học và kết quả tuyển dụng | Các liên hệ rải rác trên Handshake, email và danh bạ cá nhân |
| Hội chợ việc làm | Điều phối công tác hậu cần từ khâu đăng ký đến việc theo dõi sau hội chợ, đang theo dõi chi phí cho mỗi lần tương tác với học sinh | Lập kế hoạch sự kiện thông qua các chủ đề email mà không có danh sách kiểm tra tập trung |
| Đang theo dõi kết quả | Thực hiện thu thập dữ liệu điểm đến đầu tiên từ nhiều nguồn, đang theo dõi tỷ lệ nắm bắt thông tin theo các đợt mở rộng, tạo báo cáo theo từng lĩnh vực chính | Việc theo dõi khảo sát thủ công và tình trạng hỗn loạn khi tổng hợp dữ liệu cuối năm |
| Báo cáo về việc công nhận | Tổng hợp kết quả theo nhóm dân số, chuyên ngành và chương trình để lập báo cáo đáp ứng yêu cầu của cơ quan kiểm định | Việc tổng hợp dữ liệu thủ công kéo dài hàng tuần trước khi tiến hành khảo sát thực địa |
Bạn muốn xem Super Agents hoạt động như thế nào trong môi trường ClickUp thực tế? Hãy xem video hướng dẫn dưới đây để tìm hiểu cách các quy trình làm việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được tích hợp với nhau trong thực tế.
Các biến thể dành cho các loại hình tổ chức khác nhau
Lời nhắc trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học đang sử dụng ClickUp. Hãy điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với cơ sở giáo dục của bạn:
| Loại hình cơ sở giáo dục | Những điều chỉnh chính |
| Trường đại học nghiên cứu hạng R1 (20.000–50.000 sinh viên) | Sử dụng nguyên văn lời nhắc. Bổ sung các trung tâm hướng nghiệp chuyên ngành (kỹ thuật, kinh doanh, nghệ thuật và khoa học). Mở rộng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cho nhà tuyển dụng lên hơn 500 công ty. Thêm tính năng đang theo dõi sự nghiệp cho sinh viên sau đại học và nghiên cứu sinh sau tiến sĩ. Tích hợp với các quy trình quản lý quan hệ cựu sinh viên. |
| Trường đại học R2 (10.000–20.000 sinh viên) | Đơn giản hóa thành mô hình trung tâm hướng nghiệp tập trung. Giảm số cấp độ nhà tuyển dụng xuống còn ba (tiềm năng, đang hoạt động, chiến lược). Tập trung vào việc theo dõi điểm đến đầu tiên cho 10 ngành học có số lượng sinh viên đăng ký cao nhất để đảm bảo hiệu quả. |
| Trường chủ yếu đào tạo bậc đại học (2.000–5.000 sinh viên) | Nên ưu tiên mô hình mối quan hệ tư vấn nghề nghiệp hơn là các chương trình sự kiện quy mô lớn. Tăng cường sự tham gia của giảng viên vào hoạt động hướng dẫn nghề nghiệp. Giảm tần suất tổ chức hội chợ việc làm nhưng tăng cường việc đang theo dõi chất lượng nhà tuyển dụng. |
| Trường cao đẳng cộng đồng (5.000–20.000 sinh viên) | Thay thế mô hình hội chợ việc làm truyền thống bằng các hội đồng tư vấn của nhà tuyển dụng và các sự kiện tuyển dụng. Bổ sung các hoạt động phát triển nguồn nhân lực và đang theo dõi chương trình học nghề. Tập trung vào kết quả của các lộ trình từ chứng chỉ đến việc làm. Đảm bảo phù hợp với các yêu cầu báo cáo theo Đạo luật Perkins V. |
| Trường nghề (500–5.000 học sinh) | Tập trung vào việc theo dõi tỷ lệ việc làm như một chỉ số chính (yêu cầu công nhận). Thay thế hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) dành cho nhà tuyển dụng bằng hệ thống quản lý cơ sở thực hành lâm sàng/thực tập. Thêm việc đang theo dõi tỷ lệ đỗ kỳ thi cấp chứng chỉ hành nghề. Đơn giản hóa thành ba nhóm kết quả: làm việc trong lĩnh vực chuyên môn, làm việc ngoài lĩnh vực chuyên môn, và tiếp tục học tập. |
Quản lý các dịch vụ hướng nghiệp đang theo dõi tại một nơi duy nhất
Hệ thống theo dõi dịch vụ hướng nghiệp sẽ gặp trục trặc khi các thông tin về lịch hẹn của sinh viên, mối quan hệ với nhà tuyển dụng, sự kiện, hoạt động khảo sát và dữ liệu kết quả được lưu trữ trong các hệ thống riêng biệt mà không có chế độ xem chia sẻ. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, cơ sở giáo dục của bạn có thể tích hợp việc theo dõi lịch hẹn, tương tác với nhà tuyển dụng, điều phối hội chợ việc làm và báo cáo điểm đến đầu tiên thành một hệ thống vận hành thống nhất và có thể lặp lại.
Mục tiêu không phải là thay thế nền tảng dịch vụ hướng nghiệp hay hệ thống thông tin sinh viên của quý vị. Mục tiêu là giảm bớt công việc điều phối liên quan đến các hệ thống này, nâng cao tính hiển thị trong các quy trình làm việc giữa sinh viên và nhà tuyển dụng, đồng thời giúp nhóm nhân viên của quý vị có thêm thời gian để hướng dẫn sinh viên thay vì phải mất thời gian tìm kiếm dữ liệu. Hãy bắt đầu với mẫu gợi ý ở trên, điều chỉnh cho phù hợp với dân số sinh viên và cơ sở nhà tuyển dụng của quý vị, và thiết lập một hệ thống mà nhóm của quý vị thực sự có thể sử dụng mỗi học kỳ. Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Các câu hỏi thường gặp về việc theo dõi dịch vụ hướng nghiệp bằng trí tuệ nhân tạo
Các hệ thống AI không trực tiếp tiến hành khảo sát sinh viên tốt nghiệp. Chúng tự động hóa các chiến dịch tiếp cận theo nhiều đợt nhằm nâng cao tỷ lệ phản hồi. Hệ thống này tạo các công việc khảo sát vào thời điểm tốt nghiệp, kích hoạt gửi email/tin nhắn/thông báo đến giảng viên vào các mốc 30, 60, 90 và 120 ngày, đang theo dõi danh sách sinh viên tốt nghiệp chưa có phản hồi, và báo cáo lên cấp trên khi tỷ lệ phản hồi chững lại. NACE đặt mục tiêu tỷ lệ phản hồi là 65%. Việc theo dõi có hệ thống chính là chìa khóa để đạt được mục tiêu này.
Không gian làm việc của đại lý AI hoạt động song song với nền tảng quản lý dịch vụ hướng nghiệp hiện có của bạn. Dữ liệu nhà tuyển dụng, lịch sử cuộc hẹn và thông tin tuyển dụng từ Handshake hoặc Symplicity sẽ được đồng bộ hóa vào các Trường Tùy chỉnh trong các công việc. Đại lý này không thay thế CSM của bạn. Nó trở thành lớp điều phối, nơi nhóm của bạn quản lý quy trình làm việc, theo dõi kết quả và tổ chức các hội chợ việc làm dựa trên dữ liệu đó.
ClickUp đã đạt các chứng nhận SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, đồng thời hỗ trợ SSO, quyền truy cập dựa trên vai trò, cũng như mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Quyền truy cập tại Trung tâm Hướng nghiệp đảm bảo các cố vấn chỉ có thể xem thông tin của những học sinh được phân công cho họ. Không có dữ liệu nào được sử dụng để huấn luyện các mô hình AI. Xem chi tiết đầy đủ tại trang bảo mật.
Handshake kết nối sinh viên với nhà tuyển dụng và các tin tuyển dụng. Đây là một nền tảng kết nối. ClickUp kết hợp với trợ lý AI là nền tảng vận hành giúp trung tâm hướng nghiệp của bạn quản lý các quy trình nội bộ: sắp xếp lịch hẹn, phân công công việc cho nhân viên, lập kế hoạch hội chợ việc làm, đang theo dõi kết quả và báo cáo công nhận. Hai nền tảng này phục vụ các mục đích khác nhau và phát huy hiệu quả tối đa khi được sử dụng kết hợp với nhau.
Đặc biệt là đối với một nhóm nhỏ. Khi chỉ có ba người phải phục vụ 5.000 sinh viên, mọi quy trình thủ công có thể tự động hóa đều giúp tiết kiệm thời gian cho công việc quan trọng nhất: tư vấn hướng nghiệp. Hệ thống sẽ đảm nhận việc theo dõi lịch hẹn, các công việc theo dõi và triển khai khảo sát, để đội ngũ của bạn có thể tập trung vào sinh viên thay vì phải loay hoay với các bảng tính.