Từ Dịch vụ đến Chiến lược: AI trong Tuyển dụng Nhân tài

Nếu công việc của bạn liên quan đến tuyển dụng, bạn có thể cảm nhận được áp lực từ AI ngay lúc này.

Các nhà lãnh đạo của bạn đang theo dõi các tin tức về các công ty ưu tiên AI. Các nhà quản lý tuyển dụng đang tự mình thử nghiệm các công cụ. Các nhà cung cấp liên tục hứa hẹn rằng một nền tảng nữa sẽ thần kỳ giải quyết vấn đề của bạn.

Trong khi đó, bạn vẫn đang tổ chức các cuộc họp tiếp nhận, tìm kiếm thông tin bối cảnh, sử dụng nhiều công cụ khác nhau và cố gắng mang lại trải nghiệm tốt cho ứng viên.

Sự căng thẳng đó đã được thể hiện rõ ràng tại sự kiện Gem’s AI Showcase ở San Francisco, một sự kiện tập trung vào tuyển dụng và quản lý nhân tài. Buổi thảo luận được xây dựng xung quanh một câu hỏi đơn giản: Làm thế nào để xây dựng một nhóm tuyển dụng dựa trên AI thực sự hiệu quả trong thực tế?

Tôi tham gia cuộc hội thoại từ một góc độ hơi khác. Tại ClickUp, tôi làm việc trong bộ phận TA của một công ty phát triển sản phẩm AI và vận hành hàng nghìn "Super Agents" nội bộ trên toàn bộ hoạt động kinh doanh. Điều đó có nghĩa là các nhà quản lý tuyển dụng và các bên liên quan của tôi đã quen với việc suy nghĩ theo các quy trình, các "agent" và tự động hóa.

Tôi muốn chia sẻ những gì chúng tôi đã học được cho đến nay về việc sử dụng AI trong tuyển dụng, cách nó đã thay đổi vai trò của nhà tuyển dụng tại ClickUp, và một số bước thực tiễn mà các nhà lãnh đạo TA có thể thực hiện, ngay cả khi bạn không làm việc tại một công ty AI.

Cách AI Thực Sự Đã Thay Đổi Vai Trò Của Nhà Tuyển Dụng Tại ClickUp

Hãy bắt đầu từ thực tế.

Trước khi có các công cụ này, quy trình tiếp nhận thông tin ban đầu thường bắt đầu bằng việc tôi phải dành thời gian để thu thập thông tin. Tôi sẽ mất khoảng 20 đến 30 phút để thu thập cùng một thông tin từ ba nguồn khác nhau, cố gắng đối chiếu giữa yêu cầu trong đơn đăng ký, nội dung trên Slack và những thông tin chỉ tồn tại trong đầu của người quản lý tuyển dụng.

Tôi sẽ rời phòng với mười hai vấn đề chưa giải quyết và một danh sách công việc dài trước khi chúng ta có thể bắt đầu quá trình tuyển dụng.

Bây giờ, khi bước vào cuộc họp đó, tôi mang theo bản tóm tắt yêu cầu, bản phác thảo chiến lược tìm kiếm và quan điểm về những gì là khả thi. Cuộc hội thoại chuyển từ việc thu thập thông tin cơ bản sang thảo luận về các lựa chọn, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các vai trò và quyết định nơi chúng ta sẵn sàng linh hoạt.

Đằng sau hậu trường, ClickUp Brain là động lực chính cho sự thay đổi này. Nó tổng hợp bối cảnh tuyển dụng từ các tài liệu, cuộc hội thoại và lịch sử quy trình làm việc, biến các tín hiệu rời rạc thành thông tin hữu ích. Với ClickUp Brain, nhà tuyển dụng có thể đặt câu hỏi tự nhiên về tình trạng ống dẫn tuyển dụng, hạn chế của vai trò hoặc mô hình tuyển dụng và nhận được câu trả lời chính xác ngay lập tức, mà không cần phải tìm kiếm thông tin qua các công cụ khác nhau.

Khi mọi người nói về AI trong tuyển dụng, họ thường ngay lập tức nhắc đến những thuật ngữ thời thượng. Trên thực tế, những thay đổi lớn nhất đối với nhóm của tôi đến từ những công cụ cụ thể giúp giảm bớt công việc thực tế trên lịch trình.

Tôi cũng tiếp cận công việc này với sự hoài nghi lành mạnh. Tôi không cần "AI" chỉ vì nó; tôi cần ít cuộc họp hơn và ít tin nhắn "bạn có thể gửi lại không" hơn. Tôi lo lắng nó sẽ chỉ trở thành một tab nhà cung cấp khác trong trình duyệt của tôi.

Điều khiến tôi thay đổi suy nghĩ là khi chứng kiến một Super Agent nội bộ lặng lẽ loại bỏ một cuộc họp định kỳ khỏi lịch trình hàng tuần của tôi, cung cấp bối cảnh chi tiết hơn so với trước đây.

Một số ví dụ từ thế giới của chúng tôi tại ClickUp:

Không có công cụ nào trong số này thay thế nhà tuyển dụng. Việc họ cần làm là loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại, ít mang lại giá trị cao, khiến chúng ta phải duy trì tư duy dịch vụ.

Do đó, kết quả là lịch làm việc của tôi hiện nay đã khác biệt hoàn toàn so với vài năm trước:

Đó chính là sự thay đổi cốt lõi. AI không thay thế công việc. Nó tạo ra không gian để chúng ta tập trung vào những việc cần làm thực sự đòi hỏi sự phán đoán.

Nếu chúng ta thành thật, phần lớn sự kiệt sức trong lĩnh vực TA xuất phát từ việc cần làm theo những cách không bền vững. Chúng ta đã chấp nhận sự hỗn loạn. Chúng ta đã che đậy những khoảng trống. Chúng ta đã bù đắp cho những quy trình không rõ ràng. Tự động hóa những phần đó không phải là mối đe dọa đối với vai trò của chúng ta. Đó là một van xả áp lực cho công việc mà chúng ta vốn không nên gánh vác ngay từ đầu.

Sự chuyển đổi này quan trọng vì tôi vẫn còn nhiều vết sẹo từ thời kỳ làm việc trong bộ phận dịch vụ. Tôi đã mất đếm số lần một nhà quản lý tuyển dụng đối xử với TA như những người nhận đơn đặt hàng, gửi một yêu cầu mơ hồ và mong đợi một danh sách ứng viên ngay lập tức.

Bạn có thể cảm nhận được khoảng cách giữa những gì kinh doanh cho rằng họ yêu cầu và những gì thị trường thực sự có thể cung cấp. Điều tôi mong các nhà lãnh đạo hiểu là công việc có giá trị nhất mà chúng ta làm không phải là di chuyển ứng viên từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.

Nó giúp họ xác định vấn đề thực sự, thẳng thắn về các sự đánh đổi trong hồ sơ ứng viên, vòng phỏng vấn và mức lương, sau đó thiết kế một quy trình tuyển dụng cho phép họ có cơ hội công bằng để thu hút nhân tài mà họ mong muốn.

Điều chúng ta thực sự muốn nói khi đề cập đến "sự thành thạo AI" trong TA

Vì chúng tôi là một công ty tiên phong trong lĩnh vực AI, các ứng viên thường cảm thấy áp lực phải nói những điều đúng đắn về AI. Họ thêm các công cụ vào CV, rải rác các từ khóa và hy vọng điều đó là đủ.

Đối với chúng tôi, sự thành thạo về AI có vẻ thực tế hơn nhiều.

Trong các cuộc phỏng vấn, tôi tìm kiếm:

Một số câu hỏi tôi thường sử dụng:

Các dấu hiệu cảnh báo tôi cần lưu ý:

Mặt tích cực là chúng tôi cố gắng truyền tải rõ ràng văn hóa của chính mình. Tại ClickUp, bất kỳ ai cũng có thể đề xuất, phát triển và chia sẻ một Super Agent. Chúng tôi tổ chức các cuộc thi "Agent Hackathons" nội bộ, nơi mọi người đưa ra ý tưởng, hợp tác với các nhà phát triển và triển khai các quy trình làm việc thực tế.

Khi ứng viên nghe điều đó, bạn có thể nhận ra những người hào hứng. Đó chính là những người sẽ chủ động đón nhận làn sóng thay đổi tiếp theo thay vì chờ đợi chỉ đạo.

Bên trong quy trình tuyển dụng: Những việc cần làm của các chuyên gia tuyển dụng

Từ bên ngoài, dễ dàng hình dung AI trong tuyển dụng như một "hộp đen". Tuy nhiên, trong thực tế công việc, nó cụ thể và rõ ràng hơn nhiều.

Dưới đây là luồng điển hình có thể diễn ra trên hệ thống ClickUp của tôi:

Điều quan trọng là chúng tôi đã thiết kế các công cụ này để phù hợp với các giá trị hiện có của chúng tôi về trải nghiệm ứng viên và công bằng. Ví dụ, chúng tôi rất cẩn trọng trong việc sử dụng AI trong đánh giá và hỗ trợ ra quyết định. Chúng tôi vẫn dựa vào các cuộc phỏng vấn có cấu trúc, tiêu chí đánh giá rõ ràng và phán đoán của con người.

Lợi ích không chỉ là tốc độ. Đó là cảm giác rằng nhà tuyển dụng không còn phải dành năng lượng tốt nhất của mình cho những công việc lặt vặt. Họ đang vận hành một hệ thống.

Những gì tôi nghe được từ các diễn giả khác

Một trong những phần yêu thích của tôi trong buổi thảo luận của Gem là việc chứng kiến cách các công ty ưu tiên AI tiếp cận cùng một vấn đề theo những cách khác nhau.

Các chủ đề xuất hiện lặp đi lặp lại:

Điểm khác biệt trong quan điểm của tôi là về ai được tham gia.

Nhờ văn hóa "Super Agent" của chúng tôi, tôi tin rằng các nhóm TA không nên chờ đợi một nhóm trung tâm cung cấp giải pháp hoàn chỉnh. Một số ý tưởng hay nhất của chúng tôi đến từ những người trực tiếp tham gia công việc, nhận ra điểm tắc nghẽn và nói: "Tôi nghĩ một agent có thể giúp ở đây."

Sự cân bằng này rất quan trọng. Các nhóm trung tâm có thể hỗ trợ về tiêu chuẩn, bảo mật và hạ tầng chia sẻ. Nhưng nếu bạn muốn thúc đẩy sự áp dụng thực sự trong lĩnh vực TA, bạn cần tạo không gian cho các thí nghiệm từ dưới lên.

TA trong Năm Năm Tới: Từ Dịch Vụ Sang Chiến Lược

Một câu hỏi phổ biến trong buổi thảo luận là tuyển dụng sẽ trông như thế nào trong năm năm tới.

Chế độ xem của tôi là chúng ta có thể sẽ có ít vai trò tuyển dụng truyền thống hơn tập trung hoàn toàn vào việc điều phối và sàng lọc cơ bản. Công việc này quá phù hợp để tự động hóa.

Đồng thời, tôi cho rằng chúng ta sẽ chứng kiến nhiều vai trò công việc mang tính chất cố vấn chiến lược và điều phối viên AI.

Các vai trò mới sẽ:

Đối với các nhà tuyển dụng cá nhân và lãnh đạo TA, một số kỹ năng đặc biệt quan trọng cần phát triển ngay lúc này:

Nếu bạn có thể thực hiện được các việc cần làm, AI không phải là đối thủ cạnh tranh. Nó là công cụ hỗ trợ.

Khi tôi trò chuyện với các nhà tuyển dụng trong nhóm của mình về vấn đề này, tôi cố gắng giữ cho nó đơn giản. Tôi sẽ nói: “Công việc của bạn không phải là trở nên nhanh hơn trong các công việc quản trị viên; mà là trở nên không thể bị bỏ qua trong phòng họp nơi các quyết định được đưa ra.” Và, “Nếu một hệ thống tự động có thể thực hiện điều đó một cách đáng tin cậy, thì đó không nên là việc chiếm dụng những giờ làm việc quý giá nhất của bạn.”

Điểm mấu chốt là AI không tồn tại để gây ấn tượng với ai. Nó tồn tại để bạn có thể tập trung nhiều hơn vào những điều quan trọng nhất: sự phán đoán và mối quan hệ của bạn.

Những việc lãnh đạo TA cần làm ngay từ ngày mai

Việc cần làm là không tái cấu trúc toàn bộ bộ phận của mình để bắt đầu chuyển đổi sang một nhóm tuyển dụng ưu tiên AI.

Một số bước thực tế bạn có thể thực hiện trong tháng này:

Bạn không cần phải là một công ty AI để thực hiện những bước này. Bạn thậm chí không cần một nhóm AI chuyên biệt.

Bạn chỉ cần có sự sẵn sàng bắt đầu từ những bước nhỏ, học hỏi một cách cởi mở và xem AI như một đối tác trong việc xây dựng hàm tuyển dụng mà bạn luôn mong muốn.

Đó chính là mục tiêu mà chúng tôi đang hướng tới tại ClickUp. Chúng tôi vẫn đang học hỏi mỗi ngày, nhưng quá trình chuyển đổi từ tổ chức dịch vụ sang nhà điều phối chiến lược đã bắt đầu. Và những nhóm nào chủ động đón nhận sự thay đổi này ngay từ bây giờ sẽ là những nhóm không còn bị ngập chìm trong "tiếng ồn công cụ" và quay trở lại với những yếu tố thực sự quyết định thành công trong tuyển dụng: sự phán đoán, sự rõ ràng và mối quan hệ.