Chết vì lịch trình: Thực trạng tàn khốc về sự kém hiệu quả của các cuộc họp trong [năm]

Cuộc họp được thiết kế để thúc đẩy sự hợp tác, nhưng đối với nhiều người trong chúng ta, chúng đã trở thành một sự lãng phí thời gian.

Với lịch trình dày đặc và năng suất làm việc giảm sút, đã đến lúc đặt câu hỏi: Các cuộc họp thực sự đang thúc đẩy công việc tiến triển, hay chỉ cản trở tiến độ?

Nghiên cứu mới nhất của chúng tôi đi sâu vào tình trạng của các cuộc họp tại nơi làm việc—phát hiện tần suất diễn ra, thời gian kéo dài và những thách thức lớn nhất mà các chuyên gia phải đối mặt.

Dưới đây là những gì chúng tôi đã phát hiện.

⏰ Điểm nhấn chính

TL;DR? Cuộc họp là điều không thể tránh khỏi, nhưng giá trị của chúng không phải lúc nào cũng rõ ràng. Hãy phân tích dữ liệu.

📅 Trung bình chúng ta tham gia bao nhiêu cuộc họp?

Mặc dù phần lớn các chuyên gia tham gia từ 1-3 cuộc họp mỗi tuần, nhưng gần 40% tham gia 4 cuộc họp trở lên.

Một con số đáng ngạc nhiên là 19% nhân viên tham gia 8 cuộc họp trở lên mỗi tuần—một khoản đầu tư thời gian đáng kể, khiến chúng ta phải tự hỏi: liệu tất cả những cuộc họp này có thực sự cần thiết?

👥 Kích thước của cuộc họp là yếu tố quan trọng

Các cuộc họp nhỏ thường hiệu quả hơn, nhưng khoảng 25% số cuộc họp có 8 người tham gia trở lên.

Mặc dù gần một nửa số cuộc họp chỉ có từ một đến ba người tham gia, nhiều nhóm vẫn gặp khó khăn với các cuộc họp quá tải, khiến việc hợp tác trở nên kém hiệu quả.

⏳ Các cuộc họp kéo dài lê thê

Hơn một nửa số cuộc họp kéo dài 45 phút hoặc lâu hơn, với 20% kéo dài ít nhất một giờ.

Mặc dù một số cuộc thảo luận đòi hỏi những cuộc hội thoại sâu sắc hơn, nhưng các cuộc họp kéo dài thường dẫn đến mệt mỏi thay vì tăng năng suất. Chỉ có 12% cuộc họp kết thúc trong vòng 15 phút, cho thấy phần lớn các cuộc họp có thể được tối ưu hóa để nâng cao hiệu quả.

⚠️ Những thách thức lớn nhất trong các cuộc họp

Phàn nàn phổ biến nhất từ các chuyên gia là sự thiếu vắng một chương trình nghị sự rõ ràng, với 34% cho biết đây là vấn đề khiến họ bực bội nhất.

Nếu không có mục tiêu rõ ràng, các cuộc họp có thể nhanh chóng trở nên thiếu tập trung và không hiệu quả. Thiếu sự theo dõi sau cuộc họp là một vấn đề lớn khác, với hơn một phần tư số người được hỏi ghi chú rằng các cuộc họp thường kết thúc mà không có các mục cụ thể. Những sự kém hiệu quả này tích tụ lại, gây lãng phí thời gian cho cả nhóm.

🔄 Những cuộc họp nào có thể chuyển sang hình thức không đồng bộ?

Khoảng 30% số người được hỏi cho rằng các cuộc họp hàng ngày và cuộc họp cập nhật hàng tuần có thể được tổ chức theo hình thức không đồng bộ.

Nhiều nhóm nhận ra rằng không phải tất cả các cuộc họp đều cần thảo luận trực tiếp. Các cuộc họp dự án, cuộc họp một đối một và thậm chí cả cuộc họp với khách hàng có thể hưởng lợi từ các định dạng không đồng bộ, giúp giảm thiểu các gián đoạn không cần thiết và tạo điều kiện cho nhóm có thêm thời gian cho công việc sâu sắc.

📝 Nhóm đang ghi chú như thế nào?

Mặc dù công cụ kỹ thuật số ngày càng phổ biến, gần 50% chuyên gia vẫn dựa vào ghi chú tay trong các cuộc họp.

Nếu không có phương pháp ghi chép có cấu trúc, các quyết định quan trọng và mục cần thực hiện có nguy cơ bị lãng quên. Trong khi một số người ưa chuộng sổ ghi chú kỹ thuật số, chỉ có 12% số người được khảo sát sử dụng công cụ ghi chú hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa quy trình. Đồng thời, 12% số người được khảo sát thừa nhận họ không ghi chú, gây lo ngại về việc lưu giữ thông tin và thực hiện các mục sau cuộc họp.

4 Cách để làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn

Các cuộc họp đã gặp vấn đề trong một thời gian dài—quá nhiều, quá dài và thường không cần thiết. Dưới đây là cách các tổ chức có thể lấy lại năng suất và tạo ra một văn hóa công việc tập trung, hiệu quả.

✅ Không có chương trình nghị sự, không có cuộc họp: Nếu một cuộc họp không có chương trình nghị sự rõ ràng, nó không nên diễn ra. Mỗi cuộc họp phải có mục đích, các điểm thảo luận cụ thể và kết quả mong đợi. Hãy chia sẻ điều này trước để các thành viên có thể chuẩn bị sẵn sàng—nếu không, đó chỉ là sự lãng phí thời gian.

✅ Giữ cho cuộc họp gọn nhẹ: Nhiều người tham gia không đồng nghĩa với quyết định tốt hơn. Chỉ nên mời những người thực sự quan trọng cho cuộc thảo luận. Đối với những người khác, việc cần làm là cung cấp một bản tóm tắt hoặc bản ghi âm.

✅ Mặc định hình thức không đồng bộ: Trước khi lên lịch cuộc họp, hãy tự hỏi: Có thể giải quyết vấn đề này thông qua tài liệu chia sẻ, ghi chú giọng nói hoặc công cụ quản lý dự án không? Nếu câu trả lời là có, hãy bỏ qua cuộc họp. Cập nhật không đồng bộ giúp tôn trọng thời gian tập trung của mọi người đồng thời duy trì tiến độ công việc.

✅ Để AI xử lý các công việc quản trị viên: Sử dụng các trợ lý được hỗ trợ bởi AI để tự động hóa quá trình ghi chép, tóm tắt các điểm chính và theo dõi các mục cần thực hiện. Điều này đảm bảo trách nhiệm và loại bỏ nhu cầu tổ chức các cuộc họp theo dõi chỉ để làm rõ những gì đã được thảo luận.

Bằng cách loại bỏ các cuộc họp không cần thiết và tối ưu hóa hiệu quả của các cuộc họp quan trọng, các nhóm có thể lấy lại thời gian cho những công việc sâu sắc và có ý nghĩa.

ClickUp có thể giúp gì?

Công việc đang gặp vấn đề. Các cuộc họp diễn ra trên một công cụ, việc theo dõi tiến độ trên một công cụ khác, và các mục cần thực hiện bị lạc trong quá trình xử lý—dẫn đến hỗn loạn, nhầm lẫn và lãng phí thời gian. Đây chính là hiện tượng "Work Sprawl" đang diễn ra, và nó dẫn đến vô số cuộc họp vì không ai có thể tìm thấy "SOP Cark được xây dựng vào năm 2024".

Với tư cách là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp các cuộc họp, mục và cập nhật không đồng bộ vào một quy trình làm việc liền mạch.

🏁 Ghi chú tốt hơn và theo dõi hiệu quả hơnKhông bao giờ bỏ lỡ các quyết định quan trọng hoặc các bước tiếp theo. ClickUp AI Notetaker tự động tạo tóm tắt cuộc họp, nhấn mạnh các điểm chính và chỉ ra các nhiệm vụ cần thực hiện. Sau đó, ClickUp Brain giúp tạo các công việc theo dõi và gắn thẻ đúng người — đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

🏁 Ít cuộc họp hơn, thảo luận trôi chảy hơnChuyển đổi cuộc hội thoại thành các công việc cụ thể mà không cần lên lịch cuộc gọi khác. Tính năng Assigned Comments của ClickUp cho phép bạn tạo và giao công việc trực tiếp từ các chủ đề bình luận, tài liệu, ClickUp Chat và nhiều nguồn khác, giúp dự án tiến triển mà không cần các cuộc kiểm tra không cần thiết.

🏁 Async but integratedBỏ qua các cuộc họp trạng thái và thay vào đó gửi các bản cập nhật video async. ClickUp Clips cho phép bạn ghi lại và chia sẻ các tin nhắn video và âm thanh, giúp dễ dàng đồng bộ hóa nhóm mà không làm gián đoạn thời gian tập trung. Các tính năng như chuyển đổi văn bản (được hỗ trợ bởi ClickUp Brain) và dấu thời gian giúp tăng tính rõ ràng bằng cách chuyển đổi bản ghi thành văn bản có thể tìm kiếm và cho phép đồng nghiệp nhảy đến các khoảnh khắc quan trọng—giúp các bản cập nhật trở nên dễ tiếp cận và hiệu quả hơn!

Bằng cách tập trung các cuộc họp, theo dõi và giao tiếp không đồng bộ, ClickUp loại bỏ sự hỗn loạn—giúp các nhóm dành ít thời gian hơn cho việc thảo luận và nhiều thời gian hơn để hoàn thành các việc cần làm.

🤖 Hãy yêu cầu đồng nghiệp AI của bạn phân công các bước tiếp theo, lập kế hoạch và chia sẻ cập nhật

Chia sẻ ghi chú cuộc họp từ ClickUp’s Notetaker với Super Agent của bạn, và để nó xây dựng một kế hoạch theo dõi hoàn chỉnh. Nó có thể lập kế hoạch, tạo tài liệu, gắn thẻ đúng người, đặt hạn chót và nhiều hơn nữa!

Rất dễ dàng để bắt đầu! 👇🏼

🚀 Chấm dứt sự kém hiệu quả của các cuộc họp ngay hôm nay

Muốn giảm bớt các cuộc họp không cần thiết và nâng cao năng suất làm việc? Hãy bắt đầu bằng cách áp dụng hợp tác không đồng bộ, tối ưu hóa chương trình họp và tận dụng các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Với một số thay đổi nhỏ, nhóm của bạn có thể thoát khỏi tình trạng quá tải cuộc họp và tập trung vào công việc có ý nghĩa.

Hãy thử ClickUp miễn phí và dành nhiều thời gian hơn cho những việc cần làm mang lại niềm vui!