Her potansiyel müşteri, şirket, kişi ve anlaşma aynı Özel Alanları gösterdiğinde satış ş Akışları karmaşık hale gelir.
Bir şirket kaydında "Ad" alanına gerek yoktur. Bir kişi kaydında her hesap düzeyindeki nitelik alana gerek yoktur. Bir takip görevinde tam satış puanlama modeline gerek yoktur.
Alanlar her yerde göründüğünde, kullanıcılar sisteme güvenmeyi bırakır. Alanları boş bırakır, neyin uygun olduğunu tahmin eder ve yapı sorunundan ClickUp'ı sorumlu tutar.
ClickUp'ın Görev Türüne Göre Özel Alanlar özelliği, şirket düzeyindeki verilerin şirket kayıtlarında, kişi düzeyindeki verilerin kişi kayıtlarında ve paylaşılan alanların uygun olduğu yerlerde görünürlüklerini koruyarak bu sorunu çözer.
Her potansiyel müşteri, şirket, kişi ve anlaşma aynı Özel Alanları gösterdiğinde satış ş Akışları karmaşık hale gelir.
Bir şirket kaydında "Ad" alanına gerek yoktur. Bir kişi kaydında her hesap düzeyindeki nitelik alana gerek yoktur. Bir takip görevinde tam satış puanlama modeline gerek yoktur.
Alanlar her yerde göründüğünde, kullanıcılar sisteme güvenmeyi bırakır. Alanları boş bırakır, neyin uygun olduğunu tahmin etmeye çalışır ve yapı sorunundan ClickUp'ı sorumlu tutar.
ClickUp Görev Türüne Göre Özel Alanlar, şirket düzeyindeki verilerin şirket kayıtlarında, kişi düzeyindeki verilerin kişi kayıtlarında ve paylaşılan alanların uygun olduğu yerlerde görünürlüklerini koruyarak bu sorunu çözer.
Bu makalede, bir dijital pazarlama ajansının satış ortamında Görev Türüne Göre Özel Alanları nasıl kullandığımı ve bu küçük yapısal değişikliğin ClickUp'ta potansiyel müşteri yönetimini neden daha kolay ölçeklenebilir hale getirdiğini anlatacağım.
Her Kayıt Aynı Alanları Kullandığında Satış Verileri Neden Karmaşık Hale Gelir?
Satış takımları aynı anda birçok türde bilgiyi yönetir: şirket bilgileri, iletişim bilgileri, anlaşma detayları ve takip görevleri. Birçok ClickUp Çalışma Alanı, tüm bunları tek bir genel görev yapısına indirger.
Bu genellikle şu tür sorunlara yol açar:
- Şirket düzeyindeki ve kişi düzeyindeki alanlar birbirine karışmış durumda
- Kişi alt görevlerinde görünen nitelik alanları
- Şirket üst görevlerinde görünen iletişim alanları
- Hangi alanları doldurmaları gerektiğinden emin olmayan kullanıcılar
- Alanların atlanması veya yanlış kullanılması nedeniyle dağınık potansiyel müşteri verileri
- Çalışma Alanı olduğundan daha karmaşık göründüğü için işe alım süreci zorlaşıyor
Satış ş akışlarında daha az alana ihtiyaç yoktur. İhtiyaç duyulan, yalnızca ilgili yerlerde görünen alanlardır.
Satış ş akışlarında daha az alana ihtiyaç yoktur. İhtiyaç duyulan, yalnızca ilgili yerlerde görünen alanlardır.
Hakkımda: Upficient'in Kurucusu ve Baş Mimarı
Ben Christopher Day, Upficient'in kurucusu ve baş mimarıyım.
Ben bir ClickUp Onaylı Uzman ve Upwork'te En Beğenilen Plus üyesiyim. Upficient'te, daha fazla kişi, kayıt ve ş akışı eklendikten sonra da mantıklı kalan ClickUp sistemleri tasarlıyoruz.
Yaptığımız işlerin çoğu, tek bir pratik soruya indirgeniyor: Takımların ClickUp'ı tutarlı bir şekilde kullanmasını nasıl kolaylaştırabiliriz?
Görev Türüne Göre Özel Alanlar, kaynağı baştan temizleyerek işinizi kolaylaştıran özelliklerden biridir. Çalışanları alakasız alanları görmezden gelmeleri için eğitmek yerine, Çalışma Alanını bu alanların ait olmadıkları yerlerde asla görünmeyecek şekilde tasarlayabilirsiniz.
Alanları eklemeden önce kullandığım Satış Çalışma Alanı Yapısı
Özel Alanlara geçmeden önce, satış çalışma alanı yapısının net olduğundan emin oluyorum.
Tipik bir dijital pazarlama ajansında, genellikle üç alandan başlarım:
- Satış Süreci: Anlaşmalar, takipler ve satış ögeleri
- Satış Destek: Fiyatlandırma, satış sunumları, hizmet ayrıntıları ve oyun kitapları
- Kişiler: Potansiyel müşteriler, müşteriler, tedarikçiler, etkileyiciler, bağlı kuruluşlar ve ortaklar
Bu ş akışında, Potansiyel Müşteri Listesi en önemli unsurdur. Şirket/iletişim ayrımı burada başlar ve her kayıt aynı alanları devralırsa karışıklığa neden olur.
Potansiyel Müşterileri Nasıl Modellerim: Şirketleri Üst Görevler, Kişileri Alt Görevler Olarak
Bir potansiyel müşteri yönetimi ş akışında, şirketi üst görev düzeyinde temsil etmeyi tercih ediyorum.
Ardından, kişileri veya irtibat noktalarını iç içe alt görevler olarak ekliyorum.
Bu, satış takımına basit bir yapı sağlar:
- Şirket, nitelikli hesap olarak kabul edilen hesaptır
- Bu kişiler, o hesaba bağlı kişilerdir
- Satış eylemleri ve takip işlemleri doğru kayda bağlantı kurar
Sadece rastgele bir kişiyi değerlendiriyorsunuz. Bir şirketi değerlendiriyor, karar vericilerin kimler olduğunu anlıyor ve satın alma sürecine dahil olan kişileri izlemeyi gerçekleştiriyorsunuz.
ClickUp'ta bu hiyerarşi şöyle görünebilir:
- Üst görev: Şirket
- Alt görevler: Şirkete bağlı kişiler
- Etiket: Birincil kişi
Potansiyel müşteriler, ClickUp Formları, web sitesi formları, Email-to-List, entegrasyonlar, Otomasyonlar, webhook'lar veya Süper Temsilcilerden gelebilir. Kaynak, bundan sonra ne olacağından daha az önemlidir: kayıt, şirket kayıtlarının üst görevler ve kişilerin alt görevler olduğu temiz bir şirket/iletişim hiyerarşisine yerleştirilmelidir.
Potansiyel müşteriler, ClickUp Formları, web sitesi formları, E-posta-Liste, entegrasyonlar, Otomasyonlar, webhook'lar veya Süper Temsilcilerden gelebilir. Kaynak, bundan sonra ne olacağından daha az önemlidir: kayıt, şirket kayıtlarının üst görevler ve kişilerin alt görevler olduğu temiz bir şirket/iletişim hiyerarşisine yerleştirilmelidir.
Profesyonel İpucu: Potansiyel müşteri hiyerarşinizi kasıtlı olarak basit tutun. Şirketi üst görev, kişileri alt görevler ve birincil kişi için tek bir açık etiket olarak kullanın. Model ne kadar basit olursa, satış temsilcilerinin yinelenen kayıtlar oluşturmadan onu takip etmesi o kadar kolay olur.
Eski Özel Alan Sorunu: Yanlış Yerde Çok Fazla Veri
Görev Türüne Göre Özel Alanlar özelliği eklenmeden önce, Liste düzeyindeki alanlar o Listedeki her görev ve alt görevde görünüyordu. Bu, basit ş Akışları için işe yarıyordu, ancak şirketleri, kişileri, takip görevlerini ve yeterlilik görevlerini bir araya getiren Listeler için uygun değildi.
Şirket kayıtları için potansiyel müşteri kalitesi, sektör, şirket boyutu, bütçe aralığı, kapsamın uygulanabilirliği, aciliyet ve uygunluk gibi alanlara ihtiyaç vardır.
Kişi kayıtları için ad, soyad, e-posta, telefon numarası ve karar verici rolü gibi alanlar gereklidir.
Bir şirket kaydı, bir kişinin ilk adını sormamalıdır. Bir kişi kaydı, kullanıcıdan şirket düzeyinde kapsamın uygulanabilirliğini puanlamasını istememelidir.
Alanlar Görev Türlerine Ait Olduğunda Neler Değişir?
Görev Türüne Göre Özel Alanlar, bir alanın nereye ait olacağına karar vermenizi sağlar.
Bir şirket görevini açtığınızda şirket alanlarını görürsünüz. Bir kişi alt görevini açtığınızda ise kişi alanlarını görürsünüz. Paylaşılan alanlar yine de Liste düzeyinde kalabilir.
Görev Türüne Göre Özel Alanlar, bir alanın nereye ait olacağına karar vermenizi sağlar.
Bir şirket görevini açtığınızda şirket alanlarını görürsünüz. Bir kişi alt görevini açtığınızda ise kişi alanlarını görürsünüz. Paylaşılan alanlar yine de Liste düzeyinde kalabilir.
Çalışma Alanı şunları ayırabilir:
- Görev Türüne Göre Alanlar: Tam olarak belirli bir kayıt türü için rol özel alanlar
- Liste Alanları: O listedeki kayıtların tümünde görünmesi gereken paylaşılan alanlar
Bu ayrım size kontrol sağlar.
Uygun olduğu durumlarda Liste düzeyindeki alanları kullanmaya devam edebilirsiniz. Ancak artık her alanı her kayda zorla eklemeniz gerekmez.
Profesyonel İpucu: Her alanı bir Görev Türüne taşımayın. Gerçekten paylaşılan alanları Liste düzeyinde tutun ve yalnızca role özgü alanları Görev Türlerine taşıyın. Bu, kurulumunuzu aşırı parçalamadan daha temiz kayıtlar elde etmenizi sağlar.
Şirket alanları şirket kayıtlarında kalır
Şirket düzeyindeki alanlar kişiyi değil, hesabı tanımlar.
Şirket Görev Türü'nü aşağıdaki gibi alanlar için kullanın:
- Potansiyel müşteri kalitesi
- Sektör
- Şirket boyutu
- Bütçe aralığı
- Kapsamın uygulanabilirliği
- Acil durum
- Uygun
Bu alanlar, takımın şirketin peşinden gitmeye değer olup olmadığına ve satış sürecinin nasıl ilerlemesi gerektiğine karar vermesine yardımcı olur.
İletişim alanları kişi kayıtlarında kalır
Kişi düzeyindeki alanlar, bireysel alıcıyı, destekçiyi veya paydaşı tanımlar.
Aşağıdaki gibi alanlar için Kişi veya Potansiyel Müşteri Görev Türü'nü kullanın:
- Ad
- Soyadı
- E-posta adresi
- Telefon sayısı
- Karar verici rol
- Birincil kişi
Bir kullanıcı bir kişi alt görevini açtığında, o kişiyi anlamak veya onunla iletişime geçmek için gerekli alanları görmelidir.
Paylaşılan alanlar hala liste düzeyinde yer almaktadır
Her alanın bir Görev Türüne taşınması gerekmez.
Alanlar hem şirket hem de kişi kayıtları için geçerliyse, bunları Liste düzeyinde tutun. Örneğin:
- Durum
- Sahibi
- Kaynak
- Öncelik
- Bölge
- Bir sonraki takip tarihi
Bu, size net bir ayrım sağlar: Rol özelindeki veriler için Görev Türü alanları, paylaşımdaki veriler için Liste alanları.
Şirket Kayıtları için Potansiyel Müşteri Değerlendirme Kurulumum
Potansiyel müşteri değerlendirmesi şirket düzeyinde yapılmalıdır.
Örneğin, bir potansiyel müşterinin takip edilmeye değer olup olmadığını değerlendiriyorsam, aşağıdaki gibi ikili puanlama alanlarını kullanabilirim:
- Karar verici belirlendi
- Açık sorun
- Bütçe onaylandı
- Muhtemel uygunluk
- Acil durum gerçektir
- Kapsam uygulanabilir
- Pazarlama ihtiyaçları onaylandı
"Evet" bir anlamına gelebilir. "Hayır" ise sıfır anlamına gelebilir.
Bu alanlar, kişiyi değil hesabı değerlendirdiği için Şirket Görev Türü altında yer almalıdır.
Bir Alanı Listeden Şirket Görev Türüne Nasıl Taşıyorum?
Diyelim ki Kapsam gibi bir alan kullanılabilir durumda ve şu anda Potansiyel Müşteri Liste'si'ne eklenmiş durumda.
Bu, verilerin yalnızca şirket kaydına ait olmasına rağmen hem şirket üst görevinde hem de kişi alt görevlerinde görünmesi anlamına gelir.
Bunu düzeltmek için, alanı Şirket Görev Türüne taşıyabilirim.
Süreç çok basit:
- Alan ayarlarını açın
- Gelişmiş Ayarlar'a gidin
- Alan ait olduğu
- Bunu Liste konumundan ilgili Görev Türüne değiştirin
- Şirket'i seçin
- Değişikliği kaydedin
Artık bu alan, kişi alt görevlerinden kayboluyor ve tam olarak ait olduğu yerde kalıyor.
Görev Türüne Göre Özel Alanların temel değeri budur. Bu özellik, bir kayıt türüne ait bilgileri, diğerini karıştırmadan ayıklamamı sağlıyor.
Web seminerinde de söylediğim gibi, "Bu sorun artık resmen çözüldü."
Daha Net Alanlar Neden ClickUp'ın Benimsenmesini Artırır?
Daha düzenli alanlar, benimsemeyi artırır.
Daha düzenli alanlar, benimsemeyi artırır.
Kullanıcılar bir görevı açtıklarında hangi alanların önemli olduğunu anladıklarında, sistemi doğru kullanma olasılıkları artar.
Artık şunu sormuyorlar:
- Bunu doldurmam gerekiyor mu?
- Bu alan bu göreve uygulanır mı?
- Bu neden burada?
- Bunu boş bırakmalı mıyım?
Bu, zamandan tasarruf sağlar. Ayrıca görev düzenini de iyileştirir.
ClickUp'ın benimsenmesindeki sorunların çoğu, dokümantasyon eksikliğinden kaynaklanmaz. Bu sorunlar, sezgisel olmayan ş akışlarından kaynaklanır.
Bir Çalışma Alanı, kullanıcıların her görevdeki alanların yarısını göz ardı etmesini gerektiriyorsa, tasarım onların aleyhine çalışıyor demektir.
Sistemin öğrenilmesini kolaylaştıran şey, alaka düzeyidir.
Bu Özelliğin Ölçeklenebilir Bir Satış Sisteminde Yer Aldığı Yer
Satış ş akışları, güvenilir verilere bağlıdır.
Alanlarınız dağınıksa, verileriniz de dağınık hale gelir. Verileriniz dağınık hale gelirse, raporlamanız zayıflar. Raporlama zayıflarsa, liderler Çalışma Alanı'na güvenmeyi bırakır.
Görev Türüne Göre Özel Alanlar, bu zincirleme reaksiyonu önlemeye yardımcı olur. Satış takımlarına daha net kayıtlar, daha iyi nitelik verileri, daha net sahiplik ve yeni kullanıcılar için daha kolay onboarding sağlar.
Aynı mantık, müşteri teslimatı, işe alım, tedarikçi yönetimi, iş ortağı programları, işe alım süreci ve destek eskalasyonu için de geçerlidir. Ancak satış, başlamak için en uygun alanlardan biridir çünkü şirketler ve kişiler doğal olarak farklı verilere ihtiyaç duyar.
Onboarding Hakkında Bir Not: Düzenli Sistemlerin de Paylaşılan Standartlara İhtiyacı Vardır
Düzgün bir yapı için yine de paylaşılan standartlara ihtiyaç vardır.
Düzenli alanlar yardımcı olur, ancak eğitimin yerini tutmaz. Kullanıcıların yine de hangi Görev Türlerinin mevcut olduğunu, her birinin ne anlama geldiğini ve her alanın nereye ait olduğunu bilmesi gerekir.
Düzenli alanlar yardımcı olur, ancak eğitimin yerini tutmaz. Kullanıcıların yine de hangi Görev Türlerinin mevcut olduğunu, her birinin ne anlama geldiğini ve her alanın nereye ait olduğunu bilmesi gerekir.
Çok sayıda takım, ClickUp'a yeni kullanıcıları şu şekilde ekliyor:
- Hızlı bir genel bakış
- Birkaç Loom videoı
- Bir belge bağlantısı
- Belirsiz bir "sen halledersin"
Bu yaklaşım genellikle tutarsız kullanım, dağınık görev düzeni, bozuk ş Akışı'na yol açar ve liderlerin aracı suçlamasına neden olur.
Daha iyi bir yaklaşım, Çalışma Alanı’nın standartlarını öğretmektir.
Bu, kullanıcıların şunları anlaması anlamına gelir:
- Hangi Görev Türleri Mevcuttur
- Her bir Görev Türünün neyi temsil ettiği
- Hangi alanlardan sorumlu oldukları
- Hangi alanlar paylaşılır
- Nitelik verilerinin yeri
- Kayıtları düzenli tutma
Takımınız ClickUp'ı tutarsız bir şekilde kullanıyorsa, bu kuralları kısa bir oryantasyon kontrol listesi veya Çalışma Alanı kılavuzuna dönüştürün.
Profesyonel İpucu: Takımınızı sisteme alırken, onlara sadece alanların yerini göstermeyin. Her bir Görev Türünün neden var olduğunu, nelerin buraya ait olduğunu ve nelerin asla buraya girilmemesi gerektiğini açıklayın. Bu küçük bağlam değişikliği, çoğu veri temizliği sorununu daha başlamadan önler.
Gürültülü bir satış listesiyle başlayın
Çalışma alanınızın tamamını tek seferde yeniden oluşturmanıza gerek yoktur.
Alanların dağınıklığı çalışanların işlerini yavaşlattığı bir satış listesiyle başlayın.
Kendinize şunu sorun:
- Hangi kayıtlar şu anda paylaşım yapmaması gereken alanları paylaşıyor?
- Hangi alanlar evrenseldir?
- Hangi alanlar rol özeldir?
- Kullanıcılar bir görevı açtıklarında hangi alanlar kafa karışıklığına neden oluyor?
- Hatalı veriler sisteme nereden girmeye başlıyor?
Ardından o ş akışını düzenleyin.
Takımla birlikte test edin. İnsanların hala kafalarının karıştığı noktaları gözlemleyin. Kademeli olarak genişletin.
İşte bir özellik, bu şekilde daha iyi bir ş Akışı'na dönüşür.
Takımınızın Gerçekten Güvenebileceği Bir Satış Akışı Oluşturun
Her görev aynı alan yükünü taşıyorsa, karmaşık bir satış listesiyle başlayın.
Şirket alanlarını iletişim alanlarından ayırın. Paylaşılan alanları Liste düzeyinde tutun. Rol özelindeki alanları doğru Görev Türlerine taşıyın.
İşte o zaman ClickUp artık karmaşık bir platform gibi görünmez ve takımınızın güvenebileceği bir satış sistemi haline gelir.