Sonsuz zaman ve kaynaklara sahip olduğunuz paralel bir dünya hayal edin. Hırslı projeleri yürütebilir, sonsuz öncelikleri takip edebilir ve tüm bunları stressiz bir şekilde yapabilirsiniz.
Ne yazık ki işler böyle işleyiş göstermiyor. Bir proje yöneticisi olarak, her an birden fazla projeyi ve önceliği yönetiyorsunuz.
Her zaman zaman, kaynaklar ve diğer her şeyin kısıtlamaları altındasınız.
Tüm projelerinizin başarıya ulaşmasını sağlamak için, onları yönetirken acımasız olmanız gerekir.
Eşlik eden kaos ve engellere rağmen birden fazla önceliği ve projeyi yönetmek için en iyi 3 proje yönetimi yazılımının bir listesini hazırladık.
Birden Fazla Önceliği Yönetmek İçin En İyi PM Yazılımları — Bir Bakışta
Birden fazla önceliği yönetmek için en iyi üç proje yönetimi yazılımının birbirleriyle karşılaştırması aşağıdaki gibidir:
| Araç Adı | En Uygun | Anahtar Özellikler | Fiyatlandırma* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | AI destekli proje yönetimi ve işbirliği | Görev yönetimi ve önceliklendirme, yapay zeka destekli bağlamsal zeka, kod gerektirmeyen yapay zeka ajanları | Sonsuza Kadar Ücretsiz; kurumsal özelleştirme mevcuttur |
| Asana | Proje izleme ve işlevler arası takım ş Akışı | Görevlerim, AI Studio, Portföyler, AI Takım Arkadaşları | Ücretsiz; ücretli planlar 13,49 $/kullanıcı/ay'dan başlar. |
| Trello | Görsel görev yönetimi ve işbirliği | Görsel panolar ve kartlar, Kontrol listeleri, Butler otomasyonu, Güçlendiriciler | Ücretsiz; ücretli planlar 6 $/kullanıcı/ay'dan başlar. |
👀 Biliyor muydunuz? Proje yöneticileri her zaman birden fazla proje üzerinde iş yapar. Tüm projelerde aynı düzeyde odaklanma ve çıktı kalitesi sağlamak için süper güçlere ihtiyaç duyarlar. Çünkü proje performansının düşük olması, yatırımın büyük bir kısmının boşa gitmesi anlamına gelir — tam olarak %11,4.
Birden fazla önceliği yönetmek için proje yönetimi yazılımında nelere dikkat etmelisiniz?
Her görev acil hissedildiğinde, proje yöneticilerinin gerçekten ihtiyacı olan şey daha fazla proje planlaması değil, daha fazla netliktir.
Birden fazla önceliği etkili bir şekilde yönetmek için bir proje yönetimi aracında aranması gereken bazı anahtar özellikler şunlardır:
- Görevleri görsel olarak önceliklendirin: Öncelikle dikkat edilmesi gerekenleri gösteren öncelik işaretleri, etiketler veya özel alanlar içeren bir proje yönetimi yazılımı arayın. Bu, görev atamalarını yönetmenize ve birden fazla takımdaki birden fazla projeyi karışıklık olmadan izlemenize yardımcı olur.
- İşleri farklı açılardan değerlendirmek için birden fazla görünüm kullanın: Liste, Pano, Takvim ve Gantt/Zaman Çizelgesi görünümleri arasında geçiş yapmak, karmaşıklık düzeyine bakılmaksızın projeleri planlamayı ve değişen önceliklerin zaman çizelgelerini nasıl etkilediğini görmeyi kolaylaştırır.
- İş yükünü ve takım kapasitesini takip edin: Ekip kapasitesini ve iş yükünü gösteren bir proje yönetimi aracı seçin, böylece aynı kişileri birden fazla müşteri projesi veya iç iş akışında aşırı yüklemeyin.
- Bağımlılıklar ve otomatik yeniden planlama ayarlayın: Bir görev gecikirse, diğer görevler otomatik olarak ayarlanmalıdır. Bu, riski azaltmaya yardımcı olur ve yüksek riskli veya karmaşık projeler için risk yönetimini destekler.
- Görevler içinde iletişimi merkezileştirin: Konuşmaları, onayları ve dosyaları doğrudan görevlerle ilişkilendiren yerleşik işbirliği araçlarını arayın. Birden fazla projeyi izlerken size bolca zaman kazandırır.
- Hatırlatıcıları, devirleri ve güncellemeleri otomatikleştirin: Öncelikler değiştiğinde, otomasyonlar durumları güncellemeli, sahiplerini bilgilendirmeli ve görevleri doğru aşamaya taşımalıdır. Böylece, projeleri verimli bir şekilde yönetmek için gereken manuel çabayı azaltabilirsiniz.
- Sorunsuz entegrasyonlar: Proje yönetimi yazılımınız, projeleri yönetirken bağlam değiştirmeyi önlemek için e-posta, sohbet ve dosya depolama gibi teknoloji yığınınızdaki mevcut uygulamalarla entegre olmalıdır.
🧠 İlginç Bilgi: "Öncelik " kelimesi, Latince prioritas kelimesinden türemiştir ve "sıra veya düzen içinde ilk" anlamına gelir. Tarihsel olarak, tekil olarak kullanılırdı ve bir seferde yalnızca bir öncelik olabileceğini ima ederdi. Çoğul form olan "öncelikler" ise, bilgi çalışanlarının aynı anda birden fazla proje, son tarih ve paydaşla uğraşmaya başladığı 20. yüzyılda yaygınlaşmıştır.
Birden Fazla Önceliği Yönetmek İçin En İyi Proje Yönetimi Yazılımı
ClickUp'ta yazılımları nasıl değerlendiriyoruz
Editör takımımız şeffaf, araştırma destekli ve satıcıdan bağımsız bir süreç izler, bu nedenle önerilerimizin gerçek ürün değerine dayandığından emin olabilirsiniz.
ClickUp'ta yazılımları nasıl incelediğimize dair ayrıntılı bir özet aşağıda yer almaktadır.
Müşteriniz geçen haftanın teslimatları hakkında güncel bilgi istiyor ve takımınız taslakla ilgili geri bildirim bekliyor. Proje panonuzu inceliyorsunuz, ancak darboğazı tespit edemiyorsunuz.
İşte bir proje yöneticisinin kabusu budur.
İşte birden fazla projeyi yönetmek için özel olarak tasarlanmış özelliklere sahip proje yönetimi yazılımları:
ClickUp (AI destekli proje yönetimi ve işbirliği için en iyisi)
ClickUp for Project Management, proje yönetimi, görev yönetimi ve takım iletişimini tek bir platformda birleştiren, yeni nesil AI otomasyonu ile hızlandırılmış, iş için her şeyi içeren bir uygulamadır.
Aşağıda, birden fazla projeyi kolayca yönetmenizi (ve akıl sağlığınızı korumanızı) sağlayan ClickUp proje yönetimi aracının anahtar özellikleri yer almaktadır:
ClickUp görevi öncelikleriyle odaklanın
ClickUp Görevleri, çalışma alanınızdaki her projenin yapı taşları haline gelir. Bu görev yönetimi özelliğini kullanarak "Açılış sayfa başlat" görevi oluşturabilir ve ardından bu görevi "Metin yazma" ve "QA testi" gibi alt görevlere bölebilirsiniz. Bunları doğru takım üyelerine atayın, etiketler, son teslim tarihi, açıklamalar ekleyin ve hatta birbirlerine bağlayın.
Daha fazla hesap verebilirlik eklemek için, ClickUp Görev Öncelikleri tarafından sunulan dört öncelik seviyesinden birini kullanarak her görevi işaretleyin. Acil, Yüksek, Normal veya Düşük seçeneklerinden birini seçin, böylece takımınız her zaman öncelikle nelere dikkat edilmesi gerektiğini bilir.
Örnek, bir ürün lansmanı planlayan pazarlama takımınız şunları işaretleyebilir:
- Acil: Lansmandan önce ödeme hatasını düzeltin.
- Yüksek: Reklam kreatiflerini sonlandırın
- Normal: Sosyal medya gönderilerini planlayın
- Düşük: Geriye dönük toplantı planlayın
Görevler öncelik ve zaman tahmini göre sıralanabilir, böylece her takım üyesi net bir günlük yol haritasına sahip olur.
ClickUp Bağımlılık, bağlamı bir katman daha ekler. Bir tasarım görevini 'blok' olarak işaretleyin ve önceliği, doğru kişilere aciliyetini anında bildirir. Ayrıca, filtreleri kaydederek, bu hafta içinde tamamlanması gereken Yüksek ve Acil görevleri gösterme gibi özel görünümler oluşturabilirsiniz.
Bu video, görevleri bir profesyonel gibi önceliklendirmeyi gösterir:
ClickUp Brain ile daha akıllı iş yapın
Geleneksel proje yönetimi araçlarına kıyasla, ClickUp Brain proje ş akışlarınıza bağlamsal zeka ekler.
İş yerinizin bağlamını ve yönettiğiniz birden fazla projeyi anlar.
ClickUp Brain, görevleri, belgeleri ve konuşmaları tek bir akıllı sistemde bağlantılamak için tasarlanmıştır. İş akışı yönetimi için yapay zekayı kullanma yöntemi aşağıda açıklanmıştır:
- AI Bilgi Yöneticisi: Sonsuz belgeleri aramak yerine, sadece şunu sorun: "4. çeyrek kampanyamızın durumu nedir?" veya "Geçen haftaki görüşmeden gelen müşteri geri bildirimlerini göster. " Görevlerden, belgelerden ve sohbetlerden anında cevaplar alırsınız.
- AI Project Manager: "Bu hafta mobil uygulama projesi için tamamlanan görevleri özetle" diyerek günlük stand-up toplantıları veya ilerleme özetleri yazmak gibi sıkıcı güncellemeleri otomatikleştirin.
- AI Writer for İş: Müşteriye güncelleme e-postası mı göndermeniz gerekiyor? Brain, tonunuza ve rolünüze uygun bir taslak saniyeler içinde hazırlayabilir. "Paydaşlara, sürümün neden geciktiğini ve bunu düzeltmek için neler yapıldığını açıklayan bir e-posta yaz" komutunu verin ve işte hazır ✨
ClickUp Brain'i doğrudan ş Akışınıza entegre ederek, proje verilerini (teslimat zaman çizelgeleri, proje riskleri vb.) takip etmek için daha az zaman harcayıp stratejik kararlar almak için daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
Bu video, ClickUp Brain ile proje yönetimini nasıl kolaylaştırabileceğinizi gösteriyor:
ClickUp Otomasyonları ile öncelikleri otomatikleştirin
ClickUp Otomasyonları, birden fazla projede eylemleri tetikleyici kodsuz kurallar oluşturmanıza olanak tanır. Basit "eğer bu, o zaman şu" mantığını kullanarak öncelik değişikliklerini, atamaları, durum güncellemelerini ve devirleri otomatikleştirebilirsiniz. Manuel izleme gerekmez.
Aşağıdaki durumlarda öncelik veya sahipliği güncellemek için otomasyonları ayarlayabilirsiniz:
- Bir görev belirli bir duruma geçer
- Son teslim tarihi yaklaşıyor veya gecikti
- Bir görev, belirli bir liste veya projede oluşturulur.
- Öncelik veya Müşteri Adı gibi özel alan güncellenir.
Örnekler:
- Öncelik = Yüksek olduğunda proje liderine otomatik olarak bir görev atayın.
- Bir bağımlılık geciktiğinde görevleri "Blok" durumuna taşıyın.
AI Ajanları sizin için zor işleri yapacaktır
ClickUp Otomatik Pilot Ajanları, öncelik değişikliklerini gerçekleştiği anda harekete geçerek otomasyonu bir adım öteye taşır. Kural tabanlı otomasyonların aksine, bu AI ajanları görevleri, yorumları ve belgeleri sürekli olarak izler ve ardından bağlama göre öncelikleri günceller veya sahiplerini bilgilendirir.
Önceden oluşturulmuş bir Otomatik Pilot Aracısı kullanabilir veya ş akışınız için özel bir tane oluşturabilirsiniz.
Günlük/haftalık durum raporları veya otomatik güncellemeler gibi yaygın ş akışları için hızlı, kullanıma hazır otomasyon istediğinizde Önceden Oluşturulmuş Otomatik Pilot Ajanlarını kullanın.
Öte yandan, öncelikleri özelleştirilmiş bir şekilde yönetmek için kendi mantığınızı (çok adımlı tetikleyiciler, koşullar veya çalışma alanına özgü kurallar) izleyen temsilcilere ihtiyacınız olduğunda, Özel Otomatik Pilot Temsilcileri en iyi seçimdir.
ClickUp'ın anahtar özellikleri
- Belge süreçleri: SOP'leri, proje özetlerini ve strateji notlarını tek bir yerde saklayın ve ClickUp Belge kullanarak her zaman destekledikleri görevlerle doğrudan bağlantılı olmasını sağlayın.
- Dahili konuşmaları kolaylaştırın: ClickUp Chat'i kullanarak geri bildirimleri tartışın, güncellemeleri paylaşım, ekip arkadaşlarınızı bahsetme ve aynı proje yönetimi aracında işlerinizi tamamlandı.
- Projeleri ve işleri gerçek zamanlı olarak yönetin: ClickUp Gösterge Paneli ile birden fazla projede acil, blok ve onay gerektiren görevleri takip edin.
- ş Akışınızı görselleştirin: 15'ten fazla görünüm arasında geçiş yaparak, değişen proje ihtiyaçlarına göre öncelikleri planlayın, yeniden değerlendirin ve yeniden sıralayın.
- Daha iyi önceliklendirme için zamanı takip edin: Takımın zamanını nerede harcadığını görün, tahminlerle karşılaştırın ve ClickUp Zaman Takibi ile öncelikleri ayarlayın.
- İş akışlarını işbirliği içinde görselleştirin: ClickUp Beyaz Tahtaları kullanarak bağımlılıkları harita haline getirin, fikirler üretin, görevleri yeniden düzenleyin ve öncelikleri gerçek zamanlı olarak yeniden belirleyin.
- Teknoloji yığınınızla entegre edin: Takımınızın ve müşteriinizin kullandığı araçlar arasında sorunsuz veri aktarımı için ClickUp entegrasyonlarını kullanın.
ClickUp'ın avantajları
- Herhangi bir takım veya proje türüne göre ölçeklendirilebilen özel özellikler ve esneklik
- Karmaşık projelerde optimum kaynak tahsisi için zaman takibi ve iş yükü yönetimi
- Projeler arasında netlik sağlamak için ayrıntılı raporlama ve gerçek zamanlı gösterge panelleri
ClickUp'ın dezavantajları
- Kapsamlı özellikler dizisi, yeni kullanıcıları zorlayabilir.
ClickUp fiyatlandırması
ClickUp puanları ve yorumları
- G2: 4,7/5 (10.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,6/5 (4.000'den fazla yorum)
Birden fazla önceliği yönetmek için neden harika bir seçimdir?
AI destekli proje yürütme özelliği ile ClickUp, araç değiştirme maliyetlerini ortadan kaldırır ve görev yönetimini merkezileştirir. Güncellemeleri aramak zorunda kalmadan işleriniz ilerler. Görevleri otomatik olarak etiketleyerek, atayarak ve üst düzeye taşıyarak bağlamı eyleme dönüştürür.
ClickUp, görevleri, belgeleri, zaman çizelgelerini, sohbetleri ve yapay zekayı tek bir Birleşik Yapay Zeka Çalışma Alanında bir araya getirir, böylece tüm öncelikler aynı doğru kaynakla uyumlu kalır.
Gerçek kullanıcılar ClickUp hakkında ne diyor?
Bu G2 incelemesi her şeyi açıklıyor:
ClickUp, projeleri organize etmek ve takımımın uyum içinde çalışmasını sağlamak için çığır açan bir yazılım. Özelleştirilebilir olmasını çok seviyorum — Kanban panosu, Gantt şeması veya sadece basit bir görev listesi ihtiyacım olduğunda, hepsi orada. Platform içinde belge oluşturma, hedefleri takip etme ve hatta sohbet etme özelliği, birden fazla araç arasında geçiş yapmamızı önlüyor. Bununla birlikte, esneklik ilk başta biraz zorlayıcı olabilir. Takımın en iyi kurulumunu bulması biraz zaman aldı ve yeni üyelerin katılımı için biraz eğitim gerekiyor.
ClickUp, projeleri organize etmek ve takımımın uyum içinde çalışmasını sağlamak için çığır açan bir yazılım. Özelleştirilebilir olmasını çok seviyorum — Kanban panosu, Gantt şeması veya sadece basit bir görev listesi ihtiyacım olduğunda, hepsi orada. Platform içinde belge oluşturma, hedefleri izleme ve hatta sohbet etme özelliği, birden fazla araç arasında geçiş yapmamızı önlüyor. Bununla birlikte, esneklik ilk başta biraz zorlayıcı olabilir. Takımın en iyi kurulumunu bulması biraz zaman aldı ve yeni üyelerin katılımı için biraz eğitim gerekiyor.
📚 Daha fazla bilgi: Asana ve Monday, Hangi Proje Yönetimi Yazılımı Daha İyi?
2. Asana (Yapılandırılmış proje izleme ve işlevler arası takım ş akışı için en iyisi)
Asana, yapılacak listelerinizi tek bir merkezi konumda toplayan bir görev yönetimi yazılımıdır. İşlerinizi yapılacak listenizle bağlantılandırarak görevlerinizi etkili bir şekilde önceliklendirmenize yardımcı olur.
Dağınık yapışkan notların aksine, Asana size birden fazla proje ve takımdaki tüm işlerinizi tek bir görünümden görebilme imkanı sunar.
MyTasks görünümü, atanan tüm görevleri yönetilebilir bir liste halinde bir araya getirir. Ayrıca görev ilişkilerini de yönetir. Bir teslimat birden fazla projeyi etkilediğinde, yinelenenler oluşturmak yerine bir görevi birden fazla projeye atayabilirsiniz.
Portföyler özelliği, birden fazla girişimi denetleyen proje yöneticileri için görev kontrol merkezi görevi görür. Gösterge paneli sayesinde, hangi projelerin planın gerisinde kaldığını ve sorunlar kontrolden çıkmadan önce ekibinizin hangi alanlarda aşırı yüklenme yaşadığını görebilirsiniz.
Asana AI, akıllı özellikleri doğrudan ş akışınıza entegre eder. AI, proje planları hakkında içgörüler sunar, sonraki adımlarla ilgili soruları yanıtlayabilir ve en son ilerlemenin özetini oluşturabilir. AI Studio, teknik takımlara bağımlılık olmadan tekrarlayan görevlerin otomasyonunu gerçekleştirmek için kod gerektirmeyen AI iş akışları oluşturmanıza olanak tanır.
Asana'nın anahtar özellikleri
- AI'yı kullanarak proje planları yazın ve görevlerin, projelerin veya portföylerin özetlerini oluşturun, böylece her ayrıntıyı okumadan güncel bilgilere ulaşın.
- Proje verilerini izleyen, riskleri veya darboğazları belirleyen ve size eylemler öneren AI Teammates'i kullanın.
- Kaynak Yönetimi'ni kullanarak kapasiteyi planlayın ve iş yükünü dengeleyin, böylece kimin aşırı yük altında olduğunu görün ve darboğazlar oluşmadan öncelikleri değiştirin.
- Hedefler ve Raporlama özelliklerini kullanarak günlük görevleri şirket hedeflerine bağlayın, böylece öncelikleri etkiyi göz önünde bulundurarak yönetin.
- Manuel müdahaleye gerek kalmadan işleri aşamalar arasında aktarmak için kurallar, formlar ve otomasyonlar oluşturun, proje arasındaki sürtüşmeleri azaltın.
Asana'nın avantajları
- Karmaşık, çok kullanıcı projeler ve kaynak planlaması için esnek
- Manuel işleri azaltmak için geniş otomasyon, şablonlar ve entegrasyonlar
Asana'nın dezavantajları
- Her güncelleme her kişiye etiketlenmedikçe, takım üyeleri bunu göremez ve bu da proje yönetimi yazılımında paylaşılan proje görünürlüğünün amacını boşa çıkarır.
- Asana bağımlılıkları destekler, ancak otomatik yeniden planlama özelliği yoktur. Bu durumda, diğer Asana alternatiflerini keşfetmeniz gerekecektir.
Asana fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Başlangıç: Kullanıcı başına aylık 13,49 $
- Gelişmiş: Kullanıcı başına aylık 30,49 $
- Kurumsal: Özel fiyatlandırma
- Kurumsal+: Özel fiyatlandırma
Asana puanları ve yorumları
- G2: 4,4/5 (12.300'den fazla yorum)
- Capterra: 4,5/5 (13.500'den fazla yorum)
Birden fazla önceliği yönetmek için neden harika bir seçimdir?
Asana, kolay görünürlük ve hızlı ayarlamalar için projeleri, bağımlılıkları ve iş yüklerini bir araya getirir. Katmanlı görünümler, öncelikler değişse bile farklı ölçeklerde görevlerin izlenmesini destekler. Otomasyonlar ve gerçek zamanlı güncellemeler, hedefleri gözden kaçırmadan işlevler arası işbirliğini sağlar.
Gerçek kullanıcılar Asana hakkında ne diyor?
G2 incelemesinden alıntı:
Asana'nın düzeni, otomasyonlar, oluşturulan talep formlarından doğrudan projenize aktarılan alanlar ve ş akışının birçok düzeyinde inanılmaz bir raporlama yeteneği gibi birçok özellik ile son derece ilgi çekici ve etkileşimlidir. Ayrıca, şirketlerin düzenli olarak kullandığı çok sayıda dış platformla entegre olarak, çeşitli takımlarınız ve müşterileriniz için her şeyin tek bir yerde akışını sağlar.
Asana'nın düzeni, otomasyonlar, oluşturulan talep formlarından doğrudan projenize aktarılan alanlar ve ş akışının birçok düzeyinde inanılmaz bir raporlama yeteneği gibi birçok özellik ile son derece ilgi çekici ve etkileşimlidir. Ayrıca, şirketlerin düzenli olarak kullandığı çok sayıda dış platformla entegre olarak, çeşitli takımlarınız ve müşterileriniz için her şeyin tek bir yerde toplanmasını sağlar.
🧠 Eğlenceli Bilgi: Psikolog Bluma Zeigarnik, insanların tamamlandı görevlerden çok, tamamlanmamış veya kesintiye uğramış görevleri daha iyi hatırladıklarını keşfetti. Zeigarnik Etkisi olarak bilinen bu fenomen, tamamlanmamış görevlerin zihinde ön planda kalmalarını sağlayan bir bilişsel gerilim yarattığını ve bu sayede hafızada kalma süresini uzattığını göstermektedir.
📚 Ayrıca okuyun: Asana Vs. ClickUp: Hangi Takım Yönetimi Aracı Daha İyi?
3. Trello (Pano'ları kullanarak görsel görev yönetimi için en iyisi)
Tek bir proje için planlama ve zamanlama, kapasite açısından oldukça basittir. Ancak, birkaç proje aynı anda ve birbirinden bağımsız görünümüyle yürütüldüğünde, görevler kısa sürede birikmeye başlar. Farkına varmadan, aynı anda üç görevi yerine getirmeniz gerekebilir.
Proje yönetimi ve görsel işbirliği aracı Trello, tüm bu öncelikleri ve kapasitenizi proaktif olarak yönetmenize yardımcı olur.
Takımın herhangi bir zamanda ne kadar iş yaptığını anlamak için Trello farklı görünümler sunar.
Takvim Görünümü, yaklaşan işleri gösterir, böylece belirli günleri veya haftaları aşırı yüklemezsiniz. Gösterge paneli, darboğazları önlemek için son teslim tarihleri ve atanan kartlar gibi iş yükü ölçümlerini vurgular.
Tablo, tüm panolardaki görevleri tek bir sıralanabilir listeye çeker. Zaman çizelgesi ise görevleri Gantt tarzında harita eder.
Kartlara ekler ve konuşmalar gibi ilgili kaynakları ekleyebilirsiniz. Yorumları, durum güncellemelerini ve proje konuşmalarını kartlarda merkezileştirin.
Proje görevlerinin ayrıntılarını kaydetmek için gelişmiş kontrol listeleri oluşturun. Gösterge panelleri kullanarak Trello panolarınızdaki gecikmiş görevler veya projeler gibi herhangi bir görev grubunu her ay izlemeyin.
Trello Gelen Kutusu AI, Trello Gelen Kutusu'na kaydedilen Slack ve Teams mesajlarını analiz ederek son teslim tarihlerini, önceliklerini ve eylem öğelerini çıkarır.
Trello'nun anahtar özellikleri
- Trello'nun otomasyon aracı Butler ile kartları otomatik olarak taşımak, takım üyelerini atamak veya belirli tetikleyicilere göre kontrol listeleri oluşturmak için kurallar belirleyin.
- Power-Ups ile mevcut teknoloji yığınınıza bağlantıyı kurarak çalışma alanınızın yeteneklerini genişletin.
- Trello Gelen Kutusu ile toplantı notlarından, mesajlardan, e-postalardan ve sesli notlardan yapılacak işleri kaydedebilirsiniz.
- Trello Gelen Kutusu veya panolarınızdan görevleri doğrudan Planner'a sürükleyip bırakın.
- Önceden oluşturulmuş proje yönetimi şablonları, birden fazla projeyle ilgili tüm ayrıntıları yapılandırılmış bir şekilde yakalamanızı sağlar.
Trello'nun avantajları
- Mobil ve masaüstü erişimini destekleyen sezgisel arayüz, hareket halindeyken iş yapmanıza olanak tanır.
- Power-Ups aracılığıyla 200'den fazla araçla entegrasyonlar sunar
Trello'nun dezavantajları
- Gelişmiş raporlama ve projeler arası izleme için ücretli Power-Up'lar gerekir.
- Daha büyük veya karmaşık projeler genellikle düzenli kalmak için birden fazla panoya ihtiyaç duyar.
Trello fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Standart: Kullanıcı başına aylık 6 $
- Premium: Kullanıcı başına aylık 12,50 $
- Kurumsal: 17,50 $/ay (yıllık faturalandırılır)
Trello puanları ve yorumları
- G2: 4,5/5 (13.700'den fazla yorum)
- Capterra: 4,5/5 (23.600'den fazla yorum)
Birden fazla önceliği yönetmek için neden harika bir seçimdir?
Trello, görsel ipuçları aracılığıyla proje önceliklendirmesini vurgular ve panolar arasında hızlı değişiklik yapılmasına yardımcı olur. Otomasyon ve entegrasyonlar, planlar geliştikçe görev hareketlerini kolaylaştırır. Dinamik ortamlar için özellikle etkilidir.
Gerçek hayattaki kullanıcılar Trello hakkında ne diyor?
Capterra kullanıcısının yorumları şöyle:
On yıldan fazla bir süredir Trello kullanıyorum. Ücretsiz sürüm birkaç kez güncellendi, ancak hala fiyat-değer açısından oldukça avantajlı – özellikle de ara sıra müşteri kullanımı için koltuk başına fiyatlandırmanın maliyetinin çok yüksek olduğu ajans/danışmanlık kurulumları için. Müşterilerimin, diğer alternatiflere kıyasla kullanım kolaylığını çok sevdiğini görüyorum.
On yıldan fazla bir süredir Trello kullanıyorum. Ücretsiz sürüm birkaç kez güncellendi, ancak hala fiyat-değer açısından oldukça avantajlı – özellikle de ara sıra müşteri kullanımı için koltuk başına fiyatlandırmanın maliyetinin çok yüksek olduğu ajans/danışmanlık kurulumları için. Müşterilerimin, diğer alternatiflere kıyasla kullanım kolaylığını çok sevdiğini görüyorum.
📮 ClickUp Insight: Profesyonellerin yalnızca %7'si, görev yönetimi ve organizasyon için esas olarak yapay zekaya güvendiklerini söylüyor. Bunun bir nedeni, çoğu aracın yalnızca takvimler, yapılacaklar listeleri veya e-posta gibi dar alanları kapsaması olabilir.
ClickUp ile yapay zeka daha da ileriye gidiyor. E-postalarınızı, iletişiminizi, takviminizi, görevlerinizi ve belgelerinizi tek bir yerde birleştirir. Hatta "Bugün önceliklerim neler?" diye sorabilirsiniz ve ClickUp Brain çalışma alanınızı tarayarak size aciliyetine göre sıralanmış net bir liste sunar. Böylece ClickUp, beş veya daha fazla uygulamanın gücünü tek bir basit süper uygulamada bir araya getirir.
📚 Daha fazla bilgi: Trello Vs. ClickUp: En iyi proje yönetimi aracı hangisi?
Diğer Önemli Bahsetmeler
Öncelik çatışmalarını önleyen diğer bazı proje yönetimi araçları şunlardır:
- Monday. com: Birden fazla proje için öncelikler atamanıza, iş yüklerini görselleştirmenize ve takipleri otomatikleştirmenize olanak tanır. Zaman çizelgesi, takvim ve iş yükü görünümleri kapasite sorunlarını erken ortaya çıkarır, böylece iş yüklerini yeniden dengeleyebilirsiniz.
- Notion: Görevleri, belgeleri, toplantı notlarını ve veritabanlarını tek bir yerde birleştirir, böylece dağınık araçlarda hiçbir şey kaybolmaz. Bağlantılı veritabanları, projeler arasındaki görevlerin nasıl ilişkili olduğunu görmenizi sağlar, böylece değişen öncelikleri daha kolay tespit edebilir ve tek bir yerden güncelleyebilirsiniz.
- Jira: Ürün ve mühendislik takımları için Jira, öncelikleri sıralamak için sprintler, birikmiş işler ve bağımlılık izleme kullanır. Yol haritaları, bir projedeki değişikliklerin diğer projeleri nasıl etkilediğini gösterir ve paralel girişimleri yönetirken darboğazları önler.
- Smartsheet: Gantt, Grid ve Kart görünümlerine sahip, elektronik tablo tarzı bir PM aracı. Kritik yol izleme ve bağımlılık yönetimi, önceliklerin yeniden belirlenmesini ve yeniden planlamayı kolaylaştırır. Birden fazla zaman çizelgesi aynı anda ilerlediğinde kullanışlıdır.
- Wrike: Gerçek zamanlı gösterge panelleri ve durum odaklı otomasyon, öncelik değişikliklerinin anında görünürlüğünü sağlar. İş Yükü Grafikleri, aşırı yüklenmiş ekip üyelerini gösterirken, talep formları gelen işleri mevcut öncelikleri bozmadan yönlendirir.
- Airtable: İlgili projeleri bağlantılı kayıtlar aracılığıyla birbirine bağlayan veritabanı tarzı bir görev yöneticisi. Galeri, Kanban ve Zaman Çizelgesi gibi görünümler, ekipler arasında değişen öncelikleri ve kapasiteyi görselleştirmenize yardımcı olur.
- Takım çalışması: Aynı anda birden fazla müşteriyle çalışan ajanslar için tasarlanmıştır. Zaman takibi, iş yükü grafikleri ve proje düzeyinde karlılık, takımların gelir getiren işlere öncelik vermelerine yardımcı olur.
💡 Profesyonel İpucu: " Peak-End " kuralına göre, insanlar deneyimleri büyük ölçüde toplam süreye değil, en yoğun an ve son anlarda nasıl hissettiklerine göre değerlendirirler. Görev yönetiminde, anahtar öncelikleri erken tamamlamak veya günü küçük başarılarla bitirmek motivasyonu artırabilir.
Birden Fazla Önceliği Etkili Bir Şekilde Yönetme (İpuçları + En İyi Uygulamalar)
Araçlar sizi ancak belirli bir noktaya kadar götürebilir. Birden fazla projeyi organize etmek ve yönetmekle uğraşırken, bu stratejiler her şeyi izleme altında tutmanıza yardımcı olacaktır:
Ş Akışlarınızı kaydedin ve şablon haline getirin
Şunu hayal edin: Yılın son çeyreği için pazarlama kampanyasını yeni bitirdiniz ve gelecek yıl için hazırlıklara başladınız. Gösterge paneli ayarını nasıl yaptığınızı hatırlamıyorsunuz.
Üstelik, birden fazla projeyi yönetiyorsunuz. İlk bileşenlerin ne olduğunu bilmiyorsunuz, peki önemli görevleri ve ayrıntıları kaçırmadan kampanyayı nasıl tekrarlayabilirsiniz?
✅ Çözüm: Önemli ş akışlarını şablon haline getirin. Böylece, yeni bir projeye başladığınızda verileri tak ve çalıştır özelliği ile kullanabilirsiniz. Daha hızlı ve daha verimli bir şekilde çalışmaya başlayın.
💡 Profesyonel İpucu: Tüm projelerinize erişilebilir ve düzenli bir şekilde ulaşmak için ClickUp'ın Çoklu Proje Durum Raporu Şablonunu kullanın.
Proje aşaması, durumu, maliyeti, kalitesi ve zaman çizelgesi dahil olmak üzere gerekli tüm ayrıntıları kuşbakışı görünümde görebilirsiniz. Etiketleme, alt görevler, öncelik etiketleri ve birden fazla atanmış kişi sayesinde, gecikmeler ve engeller olduğunda bildirim alırsınız.
2. İşleri acımasızca önceliklendirin
Birden fazla önceliği yönettiğinizde, her şey acil gibi gelir.
Görevler arasında geçiş yapar, mesajlara yanıt verir ve toplantılara katılırsınız. Günün sonunda, gerçek öncelikli işiniz hiç ilerlememiştir.
✅ Çözüm: Ivy Lee yöntemini uygulayın.
Her iş gününün sonunda, ertesi gün için en önemli altı görev yazın ve bunları öncelik sırasına göre sıralayın. Bunları tek tek tamamlamaya odaklanın ve önceki görevi bitirdikten sonra listenin bir sonraki görevine geçin.
⚒️ Hızlı İpucu: Günün sonunda, beyniniz yorgun düştüğünde, ClickUp Brain hayatınızı kolaylaştırsın. Bunu şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Öncelik listenizi yazmak yerine sesli olarak belirtin. Brain MAX'ın Talk to Metin özelliği sesinizi yakalar ve düşüncelerinizi görevlere dönüştürür.
- ClickUp Brain, görevler, sohbetler, belgeler, ek dosya ve hatta PDF'ler içindeki bilgileri arar ve Enterprise Search özelliği ile size cevapları sunar. Proje verilerini tarayarak zaman kaybetmez ve ihtiyacınız olan bilgileri anında elde edersiniz.
- AI Notetaker, aramalara otomatik olarak katılır, transkripsiyon yapar, eylem öğelerini çıkarır, bunları doğru kişiye atar ve projeye geri bağlar.
- Tüm işleriniz için tek bir uygulama ile AI yayılmasından kurtulun. Brain, görevler, belgeler, mesajlar, elektronik tablolar, toplantı notları ve hatta üçüncü taraf uygulamalar arasındaki öncelikleri birbirine bağlar, böylece en önemli işler göz ardı edilemez kalır.
3. Başlangıçta hedefleri, planları ve beklentileri tanımlayın
Standart bir proje planlama süreci veya net bir proje yönetimi metodolojisi olmadan, her yeni proje farklı şekilde yönetilir.
Sonuç? Teslimatlar tutarsız hale gelir, proje yöneticileri tekerleği yeniden icat eder ve takımlar farklı varsayımlara göre çalışır. Hiç kimse öncelik, sahiplik veya zaman çizelgeleri konusunda ortak bir görünüme sahip değildir.
✅ Çözüm: Proje başlamadan önce süreci ve sorumlulukları planlayın.
Proje düzeyinde hedefleri, dönüm noktalarını, bağımlılıkları ve geri bildirim/onay adımlarını özetleyin. Program düzeyinde takım düzeyinde hedefler belirleyin ve bunların iş hedefleriyle nasıl bağlantı kurduğunu gösterin.
Beklentiler önceden tanımlandığında, takım işbirliği daha kolay hale gelir ve uygulama tekrarlanabilir hale gelir, özellikle de görev yönetimi yazılımınız şablonları ve proje başlangıçlarını destekliyorsa.
⚒️ Hızlı İpucu: Proje belgenizde hedefleri, dönüm noktalarını, teslim edilecekleri ve sahipliği belirledikten sonra, bu beklentileri görünürlükte tutmak ve otomatik olarak güncellemek için ClickUp Gösterge Panosuna AI Kartları ekleyin.
AI kartlarını şu amaçlarla kullanın:
- Hedefi ve proje durumunu gerçek zamanlı olarak gösterin
- Proje gösterge panonuza bir AI Özet Kartı bırakarak sağlık, maliyet, zaman çizelgesi ve risk hakkında genel bir özet elde edin.
- Ana sayfada AI StandUp Kartı kullanarak her sorumlu kişinin bugün tam olarak neyden sorumlu olduğunu görmesini sağlayın.
4. Projelerdeki işleri inceleyerek iş yüklerini dengeleyin
Her projeyi farklı bir yerde planladığınızda, bir kişinin farklı projelerde yapılacak tüm işleri göremezsiniz.
İş yükünün çok az veya çok fazla olup olmadığını size bildirmesi için o kişiye güveniyorsunuz. Bunu ancak kaçırılan son tarihler veya o kişi sonunda konuşmaya başladığında öğreniyorsunuz. Bu, verimli kaynak tahsisi amacını tamamen ortadan kaldırır.
✅ Çözüm: Bunu çözmenin ilk adımı, tüm projelerinizi tek bir yerden yönetmektir (ipucu: proje yönetimi aracı). Ardından, her projenin tüm görevlerini ve bu görevlerin kime atandığını görmek isteyeceksiniz.
Buna göre, projeleri izleme altında tutmak ve tükenmişliği önlemek için görevleri kaldırabilir veya delege edebilirsiniz. Ancak, tüm PM araçlarının kaynak yönetimi araçları veya iş yükü görünümü filtresi içermediğini unutmayın. Bu nedenle, seçimlerinizi akıllıca yapın.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp'ın İş Yükü Görünümü, zaman tahminleri, hikaye puanları veya özel çaba alanlarına göre her bir kişinin mevcut kapasitesini görselleştirmenizi sağlar. Her bir kişinin kapasitesi kırmızı, yeşil veya sarı renkle gösterilir ve iş yükünü bir bakışta gösterir.
👀 Biliyor muydunuz? " Çoklu görev " yanlış bir terimdir. İnsan beyni aynı anda iki veya daha fazla görev yerine getiremez. Araştırmalar, aynı anda birden fazla görev yerine getirmeye çalıştığımızda beynimizin "görev değiştirme" sürecine girdiğini göstermektedir. Kontrol ve sürekli dikkati destekleyen nörobilişsel sistemlere olan talebin artması, tek bir göreve odaklanmaya kıyasla performansın düşmesine ve daha fazla hata yapılmasına neden olur.
ClickUp'ın Proje Yönetimi Yazılımı ile Etkili Bir Şekilde Önceliklendirin
Bu basit ama etkili stratejileri uygulayarak, birden fazla önceliğin yarattığı kaosa veda edin.
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracıyla birlikte kullanıldığında, proje ilerlemesini izleyebilir, düzenli kalabilir ve her seferinde proje performans hedeflerine ulaşabilirsiniz.
Görev önceliklendirmede başarılı olmak için ClickUp'a ücretsiz kaydolun.