İster BT destek, ister İK talepleri, ister iç sorunlar veya müşteri şikayetleri ile ilgileniyor olun, görevleri izleme, önceliklendirme ve çözmek için bir bilet sistemine ihtiyacınız vardır.
Gelen talepleri, net sahiplik, son tarihler ve iletişim geçmişi ile izlenebilir, atanabilir öğelere dönüştürür.
Geleneksel bilet sistemleri sizi katı ş akışlarına zorlar. Ancak ClickUp, destek ve operasyon ekiplerine kendi masa bilet sistemlerini oluşturma esnekliği sağlar.
Destek veya operasyon yöneticisi olarak, aşağıdaki konularda görünürlük elde edersiniz:
- Kim neyi yönetiyor?
- Neler gecikti veya üst düzeye taşındı?
- Tekrarlayan sorunların biriktiği yerler
Aşağıdaki bölümlerde, ClickUp'ı bilet yönetimi için nasıl ayarlayacağınızı adım adım anlatacağız. Kayıt formlarından otomasyon akışlarına ve SLA gösterge panellerine kadar her şeyi kapsayacağız.
Neden ClickUp'ı bilet sistemi olarak kullanmalısınız?
Her takım, özel kişilerden organizasyon içindekilere kadar olan taleplerle ilgilenir.
BT, erişim ve donanım sorgularını alır. İK, politikalar, işe alım ve sosyal haklar ile ilgili soruları yanıtlar. Destek ekipleri, müşteri sorunlarına yanıt verir. Yönetici ve operasyon ekipleri, tesis ve kaynak taleplerini yönetir.
Bir yardım masası bilet sistemi olmadan, bu talepler e-postalar, elektronik tablolar, Slack DM'leri veya yüz yüze konuşmalar gibi dağınık kanallardan gelir. Atama, önceliklendirme veya takip için tutarlı bir yöntem yoktur.
Dünyanın ilk birleşik AI çalışma alanı olan ClickUp, tüm iş akışlarınızı bir araya getirir. Bunu, takımınızın çalışma şekline uyan, iş dağınıklığı ve bağlantısız iş akışları sorununu çözen masaüstü bilet sistemi olarak düşünün.
İşlerin dağınıklığı, takımlar çok fazla bağlantısız uygulamayı aynı anda kullanmak zorunda kaldıklarında ortaya çıkar. Sürekli sekmeler arasında geçiş yapmak, birden fazla sistemi güncellemek ve bu sırada odaklanmayı kaybetmek zorunda kalırlar. İronik olan ise, çoğu şirketin bu sorunu daha fazla yazılım ekleyerek çözmeye çalışmasıdır, bu da durumu daha da kötüleştirir.
ClickUp farklı bir yaklaşım benimser: görevler, konuşmalar, belgeler ve hatta yapay zeka dahil her şey tek bir temele dayalı olarak tek bir yerde birleştirilir. Bu birleştirme, bağlam değiştirme nedeniyle kaybedilen zamanın azalması ve takımınız için daha fazla netlik anlamına gelir, böylece sonunda işlerin dağınıklığından kaynaklanan kaosu ortadan kaldırabilir ve birlikte daha hızlı ilerleyebilirsiniz.
ClickUp'ın en iyi bilet sistemi olarak öne çıkmasının nedenleri şunlardır. Şunları yapabilirsiniz:
- Özel Görev Durumları ve Özel Alanlar ile departmana özel ş Akışları oluşturun.
- ClickUp formları aracılığıyla talepleri toplayın
- ClickUp Otomasyonlarını kullanarak atamaları, görevleri ve eskalasyonları otomatikleştirin.
- Atanan yorumlar ve @bahsetmeler kullanarak biletler içinde doğrudan işbirliği yapın.
- ClickUp Gösterge Paneli aracılığıyla takım performansını ve talep hacmini izleyin.
- Kabul formlarını, görev durumlarını, görev türlerini, atananan kişileri, SLA'ları ve hatta destek taleplerinin Özel Görünümler (Liste, Pano, Takvim veya Tablo) aracılığıyla nasıl görüneceğini özelleştirin.
Farklı proje yönetimi yazılımları, iletişim araçları, elektronik tablolar, sözlü takip işlemleri ve daha fazlası arasında geçiş yapmayı unutun. Girişten çözüme kadar her şey, tek bir aranabilir çalışma alanında bulunur.
Biletleme için ClickUp'ı Ayarlama
ClickUp'ı iş akışlarınıza uygun bir masaüstü bilet sistemi olarak nasıl yapılandırabileceğinizi öğrenin.
Biletleme Alanı/Klasörü/Liste oluşturun
ClickUp'ı fonksiyonel ve verimli bir yardım masası sistemine dönüştürmek için, takımınızın talepleri nasıl işlediğini yansıtan bir çalışma alanı yapısı oluşturmanız gerekir.
Tüm destek biletlerini merkezi bir yerde tutmak için "BT Desteği", "İK Yardım Masası" veya "Müşteri Talepleri" gibi özel bir Alan oluşturun.
Bu alanda, bilet kategorilerini veya takım sorumluluklarını ayırmak için Klasörler oluşturun.
🎯 Örnek: Bir BT takımları "Donanım Sorunları", "Yazılım Erişimi" ve "Ağ Talepleri" gibi klasörleri kullanırken, bir İK takımları "İzin Talepleri", "İşe Alım" ve "Politika Soruları" gibi klasörleri kullanabilir. Yardım masanızı düzenli ve gezinmesi kolay tutmak için bu hiyerarşi kullanın.
Her klasörün içinde ş akışlarını, talep türlerini veya öncelik düzeylerini temsil eden listeler oluşturun. Örnek olarak, "Donanım Sorunları" klasörü "Giriş aygıtları", "Devam ediyor" ve "Çıkış aygıtları" gibi listeler içerebilir.
Her biletin bulunduğu bir klasör olması için bu yapıyı kurmanız gerekir. Böylece gelen tüm talepleri izleme ve raporlama yapabilirsiniz.
🛠️ Araç seti: Verimli bir yardım masası işletmek için güvenilir teknoloji ve bilet izleme sistemi gerekir. ClickUp'ın Yardım Masası Bilet Şablonu, müşteri geri bildirimlerinin hızlı bir şekilde kaydedilmesini, önceliklendirilmesini ve zamanında ele alınmasını sağlamak için ihtiyacınız olan her şeyi içerir.
İçindekiler:
- Özel Alanlar: Müşteri verilerini toplamak ve her bir yardım masası biletinde saklamak için
- Otomasyonlar: Müşteri talepleri için tetikleyici ve eylem ayarlarıyla hiçbir şeyi kaçırmayın.
- Gösterge panelleri: Her bir bilet ve destek talebindeki ilerlemeyi izlemek ve incelemek için
Bu yardım masası şablonunu kullanarak yanıt oranınızı artırın, müşteri kaybını azaltın, görevleri doğru bir şekilde izlemeyin ve departmanlar arası iletişimi iyileştirin.
2. ClickUp Formları ile talepleri toplama
Bir sonraki adım, yardım masası bilet sistemi içinde talepleri toplamak için tutarlı ve kullanıcı dostu bir yöntem ayarlamaktır.
ClickUp Formları ile özel verilerin gönderilme şeklini standart hale getirebilirsiniz. Her biletin doğru ayrıntılarla ulaşmasını sağlar.
Bilet alımı için belirlediğiniz herhangi bir Listeye, Form Görünümü eklemeniz yeterlidir. Buradan, takımınızın özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş formlar oluşturabilirsiniz. Müşterilerinizden belirli ayrıntıları toplamak için "Talep Türü", "Acil Durum Seviyesi", "Departman" gibi alanlar ve ayrıntılı bir açıklama kutusu ekleyebilirsiniz.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Formlarınızı koşullu mantıkla özelleştirin, böylece belirli alanlar yalnızca ilgili olduğunda görünsün. Örneğin, bir kullanıcı istek türü olarak "Teknik Sorun" seçtiğinde, "Cihaz Türü" veya "Hata Mesajı" gibi ek alanlar otomatik olarak görünebilir. Bu, formu kullanıcı için basit ve odaklanmış tutarken, destek ekibinizin biletleri verimli bir şekilde çözmek için gerekli tüm ayrıntıları toplamasını sağlar.
ClickUp Formunu genel bir bağlantı kullanarak paylaşım yapabileceğiniz gibi, dahili bir kaynağa gömebilirsiniz.
ClickUp Insight: Düşük performanslı takımlar 15'ten fazla aracı kullanma olasılığı 4 kat daha yüksektir, yüksek performanslı takımlar ise araç setlerini 9 veya daha az platformla sınırlayarak verimliliklerini korurlar. *
Peki ya tek bir platform kullanmaya ne dersiniz?
İş için her şeyi içeren bir uygulama olan ClickUp, görevlerinizi, projelerinizi, belgelerinizi, wiki'lerinizi, sohbetlerinizi ve aramalarınızı tek bir platformda bir araya getirir ve AI destekli iş akışlarıyla tamamlar.
Daha akıllı çalışmaya hazır mısınız? ClickUp her takım için çalışır, işin görünürlüğünü sağlar ve AI geri kalanı hallederken sizin önemli olan şeylere odaklanmanızı sağlar.
3. AI destekli bilet yönlendirme ve atama (artı otomasyonlar)
Destek veya operasyon ekipleri günde onlarca (hatta yüzlerce) biletle uğraşırken, görev atama, durum güncelleme veya ekip arkadaşlarını bilgilendirme gibi küçük eylemler bile zaman alıcı hale gelebilir.
Başlangıç olarak, ClickUp'ta bilet ş akışlarınızı güçlendirmek için yerleşik bir AI asistanı olan ClickUp Brain bulunmaktadır. ClickUp Brain, bilet ayrıntılarını görüntülemek veya konuşmaları özetlemekle kalmaz, takımınızın AI destekli problem çözücüsü olarak da işlev görür.
Biletlerde paylaşılan temel kod parçacıklarını hata ayıklamaya, gereksinimleri veya müşteri taleplerini netlik açısından gözden geçirmeye ve hatta takımınızın profesyonel e-posta yanıtları hazırlamasına yardımcı olabilir — hem de ş akışınızın içinde. Destek taleplerindeki eğilimleri tespit etmek, biletle ilgili soruları yanıtlamak veya görevler ve belgeler arasından anahtar bilgileri hızlıca çıkarmak mı gerekiyor? ClickUp Brain hepsini yapar, böylece ekibiniz sorunları daha hızlı çözebilir, daha net iletişim kurabilir ve en önemli konulara odaklanabilir.
Ardından, ClickUp Otomasyonları ve AI ajanları operasyonel sürtüşmeleri ortadan kaldırır. Bu otomasyon yetenekleri üç anahtar unsuru birbirine bağlantı kurarak iş yapar: Tetikleyiciler, Koşullar ve Eylemler.
⏯️ Dakikalar içinde başlayın:
- Otomasyonu istediğiniz Alan, Klasör veya Listeye gidin.
- Sağ üst köşede Otomatikleştir seçeneğine tıklayın. Otomasyonları yönet seçeneğini seçin.
- Otomasyon Ekle'yi tıklayın.
- Bir Tetikleyici seçin (ör. bilet gönderildi, özel alan güncellendi veya durum değişti)
- İsteğe bağlı Koşullar ekleyin (İş Planı+'da mevcuttur)
- Bir Eylem seçin (ör. bildirim gönder, öncelik belirle, durumu değiştir)
- Görevler/alt görevler ve bunların oluşturma kaynağına (Formlar, API, Kullanıcılar vb.) göre filtreleyin.
- Otomasyonlarınızı aynı modal penceredan kaydedin ve yönetin.
Ya da bir temsilcinin sizin için ş akışını yürütmesini sağlayabilirsiniz. Buraya bakın:
Bilet yönetimi süreçlerinin en yaygın ve tekrarlayan kısımlarını sizin için halleden ş Akışları oluşturmaya başlayabilirsiniz.
Örnek, aşağıdaki otomasyon seçeneklerinden birini seçebilirsiniz:
- Bilet atamayı otomasyon ile gerçekleştirin kategori, sorun türü veya form yanıtları gibi alanlara göre. Bir bilet "Teknik Destek" olarak işaretlenmişse, doğrudan destek mühendisinize veya takım liderinize gitmesi için ayar yapabilirsiniz.
- Öncelik belirleyin bilet geldiği anda. Form yanıtlarında "Acil" gibi özel alanları veya anahtar kelimeleri kullanarak biletleri otomatik olarak Yüksek, Orta veya Düşük öncelikli olarak işaretleyin. Bu, müşteri desteği ekibinizin en önemli konulara hemen odaklanmasına yardımcı olur.
- Tetikleyici bildirimleri gönderin ve herkesi bilgilendirin. Yüksek öncelikli bir bilet gönderildiğinde, e-posta, uygulama içi yorum veya Slack mesajı yoluyla doğru kişiye veya takıma anında bildirimde bulunabilirsiniz.
Sonsuz bilet ayrıntılarını araştırmak veya en son güncellemeleri takip etmek zorunda kalmayacağınızı hayal edin. ClickUp'taki AI Alanları sizin için zor işleri halleder. Bir bakışta anlık özetler, gerçek zamanlı ilerleme güncellemeleri ve hatta her biletten doğrudan alınan eylem öğelerinin bir listesini elde edersiniz. Bir bileti çevirmek veya sorunları türüne veya aciliyetine göre hızlı bir şekilde sıralamak mı gerekiyor? AI Alanları bunu da halleder, biletleri önceliklendirmeyi ve doğru kişilere yönlendirmeyi kolaylaştırır.
4. Biletleri yönetme ve çözme
Otomasyonlar, kurallarınıza göre biletleri otomatik olarak atarken, ClickUp Görevleri'ni kullanarak biletleri her zaman manuel olarak takım üyelerine atayabilir ve daha fazla kontrol sahibi olabilirsiniz. Her görevin içindeki Atanan Kişiler alanı, bir veya birden fazla kişiyi atamanıza olanak tanır; bu, işbirliği veya sorumlulukların devri için idealdir.
Ayrıca, görevlere net son teslim tarihi ayarlarıyla son teslim tarihlerini görünür kılabilir veya önemli takip işlemlerini takımınızın kaçırmaması için görevleri delege edebilirsiniz. Daha karmaşık biletler için ClickUp Görevi, alt görevler veya kontrol listeleri oluşturmanıza olanak tanır.
🎯 Örnek: Bir bilet, hem geliştiricinin hem de QA testçisinin girdisini gerektiren bir yazılım hatasının giderilmesini içeriyorsa, görevi her iki takım üyesine de atayabilirsiniz. Hata raporu için bir son teslim tarihi belirleyin, örneğin "30 Haziran". Tüm kritik görevleri tamamladığınızdan emin olmak için "Hatayı tanımla", "Düzeltme geliştir" ve "Çözümü test et" gibi adımları içeren bir kontrol listesi ekleyin.
Ardından, ClickUp Özel Görev Durumları ile bir biletin yolculuğunun her aşamasını tanımlayabilirsiniz, böylece ne olup bittiği ve kimin sorumlu olduğu her zaman net olur.
Genel bir durum akışı şöyle görünebilir:
- Yeni: Form aracılığıyla bir bilet gönderildi.
- İlerleme: Bilet, bir takım üyesi tarafından aktif olarak üzerinde işleniyor.
- Müşteri bekleniyor: Müşteriden yanıt veya daha fazla bilgi bekliyorsunuz.
- Kapalı: Sorun çözüldü ve bilet tamamlandı.
Alan, Klasör veya Liste düzeyinde durumlar oluşturabilir ve özelleştirebilirsiniz, böylece farklı takımlar (ör. BT, Müşteri Desteği, Faturalandırma) aynı çalışma alanında kendi ş akışlarını yürütebilirler.
Siparişi ayarlamanız gerektiğinde, sol taraftaki tutamaçları kullanarak sürükleyip bırakarak durumları yukarı veya aşağı taşıyın ve bilet akışınızı gerektiği gibi ince ayar yapın.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp'ın Board Görünüm özelliğini kullanarak bilet durumlarınızı net bir şekilde sürükle ve bırak yöntemiyle görüntüleyin. Bu sayede hangi biletlerin Yeni, İlerleme Halinde, Müşteri Bekliyor veya Kapalı olduğunu hızlıca görebilir ve kartları sütunlar arasında sürükleyerek aşamalar arasında kolayca taşıyabilirsiniz. Bu, destek ekibinizin uyumlu çalışmasını sağlamak ve kritik hale gelmeden önce darboğazları tespit etmek için basit bir yoldur.
ClickUp'ın işbirliği araçları ve yetenekleri sayesinde, takımınız her bir bilet içinde doğrudan iletişim kurabilir ve konuşmaları düzenli ve takip etmesi kolay bir şekilde sürdürebilir.
- Yorumlar: Biletler içindeki ClickUp Yorum Atama özelliğini kullanarak sorun giderme adımlarını kaydedin, çözümleri onaylayın veya sonraki eylemleri koordine edin. Bu, tüm konuşmaları belirli bir sorunla ilişkilendirerek, kolayca başvurulabilecek eksiksiz bir geçmiş oluşturur.
- Ek dosya: Ekran görüntüleri, hata günlükleri, kayıtlar ve diğer destekleyici dosyaları doğrudan bilete yükleyerek takımınıza sorunu çözmek için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlayın.
- @Bahsetmeler: Teknik bir sorunu üst düzeye taşımak veya faturalandırma ile koordinasyon sağlamak gibi bir biletle ilgili olarak takım arkadaşlarınızın görüşüne ihtiyaç duyduğunuzda onları etiketleyin. Anında bildirim alacaklar ve konunun olduğu yere doğrudan girebilecekler.
⏩ Hızlı İpucu: Bireysel görevlerin dışındaki gerçek zamanlı güncellemeler ve tartışmalar için ClickUp Chat'i kullanın. Gelen talepleri incelemek, zorlu sorunları tartışmak ve Slack veya e-posta'ya geçmenize gerek kalmadan öncelikler üzerinde anlaşmak için mükemmeldir.
Dahası, masa bilet sisteminin, herkesin destek sorunlarını çözebilmesi için doğru kaynaklara sahip olmasını istersiniz. Örneğin, İlişki özelliği kullanarak doğru ClickUp Belgesini doğrudan yeni göreve bağlamayı düşünün.
Bileti açın, sağdaki İlişkiler bölümüne gidin, + işaretine tıklayın ve Doc'u seçin. Buradan, sorun giderme kılavuzu, SSS veya iç süreç belgesi gibi mevcut herhangi bir ClickUp belgesi bağlayabilirsiniz.
Bu, kaydırma işleminden kurtulmanın ve takımınızın ihtiyaç duyduğu bilgilere doğrudan ulaşmasına yardımcı olmanın basit bir yoludur.
💡 Profesyonel İpucu: Bir bileti çözdükten sonra, bir dakikanızı ayırarak ilgili belgeyi yeni ortaya çıkan ayrıntılarla güncelleyin veya bağlantılandırın. Böylece, bir dahaki sefere benzer bir sorun ortaya çıktığında, takımınız sıfırdan başlamak zorunda kalmaz. Zamanla, bu ekstra çaba gerektirmeden daha kullanışlı bir bilgi yönetim sistemi haline gelir.
5. Raporlama ve analiz
Son olarak, destek ekibinizin performansını anlamak ve izlemek için net ve eyleme geçirilebilir verilere ihtiyacınız vardır. ClickUp Gösterge Panelleri ile tüm bunları gerçek zamanlı olarak yapabilirsiniz. Örneğin, 48 saatten fazla süredir "İlerleme Halinde" durumda olan destek biletlerini vurgulamak için filtrelenmiş bir Görev kartı ayarlayabilirsiniz.
Sizin için tamamlandı: Biletleme gösterge panonuz için olmazsa olmaz kartlar
- Grafik: Öncelik = Yüksek ve Kanal = Sohbet gibi filtreler uygulayarak sohbet yoluyla gelen yüksek öncelikli biletlerin ortalama çözüm sürelerini izleyin.
- Çubuk grafik: "Faturalandırma", "Hatalar" ve "Erişim Sorunları" gibi anahtar sorun türleri arasında bilet hacimlerinin net bir karşılaştırmasını elde edin.
- Pasta grafik: Hızlı bir genel bakış için biletlerinizi öncelik düzeyine, destek kanalına veya eskalasyon duruma göre ayırın.
- Sayı kartı: Bu hafta çözülen toplam bilet sayısını göstermek için "Kapalı Görev Sayısı" kartları gibi önemli metrikleri vurgulayın.
- Zaman takibi kartı: Temsilcilerin biletlere ne kadar zaman ayırdığını, kişiye veya bilet kategorisine göre sıralanmış olarak izleme.
Bunların hiçbiri uygun Özel Alanlar olmadan işlemeyecek. Kök Neden (açılır menü), Eskalasyon Seviyesi (etiket) ve İlk Yanıt SLA (tarih) gibi Özel Alanlarla destek biletlerine ayrıntılar ekleyerek, bu içgörülerle güçlenen bir yapı oluşturursunuz.
Gösterge paneli ayarınızı yaptıktan sonra, aşağıdaki gibi önemli soruları yanıtlayabilirsiniz:
- En çok eskalasyon yapılan "Erişim Sorunları"nı hangi temsilci ele alıyor?
- Geçen hafta kaç tane "Ödeme Hatası" bileti SLA'yı kaçırdı?
🛠️ ClickUp'ın masaüstü bilet sistemi olarak gerçek hayattan bir örnek
Made In Cookware, ev aşçılarına profesyonel düzeyde mutfak gereçleri sunan, hızla büyüyen bir DTC markasıdır. Talep arttıkça destek biletlerinin sayısı da arttı ve mevcut araçları bu artışı karşılayamadı.
Karşılaşılan zorluklar arasında araçların aşırı kullanımı, parçalanmış ş Akışı ve uyum sağlamakta zorlanan departmanlar arası takımlar yer alıyordu.
Airtable, Monday, Trello, Notion gibi platformları kullanıyorduk... Tam bir karmaşaydı. Hiçbir şey iş yapmıyordu.
Airtable, Monday, Trello, Notion gibi platformları kullanıyorduk... Tam bir karmaşaydı. Hiçbir şey iş yapmıyordu.
Operasyonları kolaylaştırmak için merkezi bir platforma ihtiyaç olduğunu fark eden Kris, Made In Cookware'in takımlar arası iş sürecini dönüştürmek için ClickUp'ı seçti.
Yardımcı olan ClickUp özellikleri:
- Formlar + Otomasyonlar: BT taleplerini verimli bir şekilde yönetmek için yapılandırılmış bir bilet sistemi oluşturun.
- Takımlar arası işbirliği: Pazarlama, ürün ve diğer takımlar artık doğrudan ClickUp'ta etiketleme ve işbirliği yapabiliyor.
- Özel ş Akışları: ClickUp'ın esnekliği, Kris'in her takımın çalışma şekline göre özel ş Akışları tasarlamasına olanak tanır.
- ClickUp Brain + Bilgi Yönetimi: Self servis yardım belgeleri ve süreç belgeleri ile takımlara güç verin, BT üzerindeki yükü azaltın.
ClickUp değerlendirmesini tamamladıktan sonra, başka bir şey yapmadık. Bunun harika bir şey olduğunu ve başka bir şeye bakmamıza gerek olmadığını fark ettik.
ClickUp değerlendirmesini tamamladıktan sonra, başka bir şey yapmadık. Bunun harika bir şey olduğunu ve başka bir şeye bakmamıza gerek olmadığını fark ettik.
Etkisi:
- Genel hizmet bilet çözüm süresinde %20 azalma
- Kolaylaştırılmış giriş süreciyle bilet başına 3–5 dakika kazanç
- Esnek, kullanıcı odaklı tasarımı sayesinde 4 ayda %80'lik takım benimseme oranı elde edildi.
ClickUp'ta Biletleme için En İyi Uygulamalar
ClickUp'ı bilet sisteminiz olarak kullanmak için bazı en iyi uygulamalar şunlardır:
- Özel Görünümlerle Düzenleyin: Yalnızca acil biletleri gösteren filtrelenmiş Liste görünümü veya yaklaşan SLA son tarihlerini vurgulayan Takvim görünümü gibi, farklı takımlara veya önceliklere göre özelleştirilmiş ClickUp Görünümleri oluşturun.
- Atamadan önce iş yüklerini dengeleyin: Yeni biletleme görevleri atamadan önce, İş Yükü Görünümü'nü kullanarak takımınızın mevcut iş yükünü analiz edin. Bu, kimin kapasitesinin dolduğunu ve kimin daha fazlasını üstlenebileceğini gerçek zamanlı olarak gösterir, biletlerin daha etkili bir şekilde dağıtımını ve tükenmişliği önlemenizi sağlar.
- Ücretsiz şablonlardan yararlanın: ClickUp'ın ücretsiz sorun izleme şablonlarını kullanarak iş akışlarınıza yerleşik netlik kazandırın.
- Süreçleri optimize edin: Biletleme iş akışlarınızı iyileştirme zamanı geldiğinde, neden sıkıcı elektronik tablolara veya sonsuz e-posta konuları ile sınırlı kalasınız? ClickUp Zihin Haritaları ve ClickUp Beyaz Tahtaları ile takımınızı bir araya getirerek beyin fırtınası yapabilir ve biletlerin sisteminizde nasıl akışını görsel olarak yeniden tasarlayabilirsiniz.
📚 Daha fazla bilgi: İşyeri Kültürünüzü İyileştirmek İçin İnsan Deneyimini Nasıl Geliştirebilirsiniz?
ClickUp Bilet Sistemi Örnekleri ve Kullanım Durumları
ClickUp'ın esnekliği, takımların üçüncü taraf araçlara ihtiyaç duymadan hem basit hem de sofistike bilet sistemleri oluşturmasına olanak tanır. Takımlar, ClickUp'ı kullanarak gerçek dünyadaki zorlukları nasıl çözebilir ve hizmet sunumunu nasıl kolaylaştırabilir?
1. BT yardım masası
Sorun: Proje yönetimi liderinizin dizüstü bilgisayarı, kritik bir inceleme öncesinde 2 gün önce iş yapmayı durdurdu.
IT takımına e-posta konu zincirleri göndermek veya Slack üzerinden onlarla iletişime geçmek yerine, IT takımları için ClickUp'ı kullanarak destek biletlerini merkezi olarak toplayabilir, önceliklendirebilir ve çözebilirsiniz.
ClickUp'ın size nasıl yardımcı olabileceğini aşağıda görebilirsiniz:
- Çalışanlar, cihaz türü, sorun açıklaması, aciliyet seviyesi ve konum için özel alanlar içeren ClickUp Formu aracılığıyla sorunu bildirebilirler.
- Görev otomatik olarak yüksek öncelikli olarak kategorize edilir ve nöbetçi teknisyene atanır.
- ClickUp, teknisyene bir bildirim gönderir ve talep sahibine tahmini yanıt süresini sağlayıcı olarak sunar.
- Belirli bir dizüstü bilgisayar modelinde pil arızaları gibi tekrarlayan bir sorun varsa, görev trend izleme ve gelecekteki önleyici eylemler için etiketlenir.
2. İK talepleri
Sorun: Yeni çalışanların işe alımından hızlı politika sorularının yanıtlanmasına kadar, İK takımları her an bir düzine konuyla ilgilenir.
ClickUp, bir İK bilet sistemi olarak çalışan yönetimi ş akışlarınızı basitleştirir.
İşte nasıl yapacağınız:
- Formları kullanarak talepleri yapılandırılmış bir şekilde toplayın
- Görevleri otomatik olarak atayan şablonları kullanarak, işe alım, işten ayrılma veya politika değişiklikleri için İK'ya özel ş Akışları oluşturun.
- Sık sorulan sorular (örneğin "Adresimi nasıl güncelleyebilirim?") iç ClickUp Belgelere bağlayarak, çalışanların bilet göndermeden önce kendi kendilerine hizmet alabilmelerini sağlayın.
- İK departmanının tüm açık talepleri kategori, aciliyet veya konuma göre izleme yapabileceği paylaşımlı bir gösterge paneli oluşturun.
- Yineleyen Görevler ve bağımlılıklar ayarlayarak, manuel takip yapmadan, sosyal haklar kaydı veya çıkış kontrol listeleri gibi süreçleri zamanında gerçekleştirin.
3. Tesis yönetimi
Sorun: Tesis talepleri genellikle en kötü zamanlarda ortaya çıkar. Bir şey bozulur, bir şey sızar veya bir şey olması gerektiği gibi iş yapmaz.
ClickUp, tesis takımlarına bakım biletlerinden tekrarlayan bina görevlerine kadar her şeyi tek bir organize yerde yönetmek için gerekli araçları sunar.
İşte nasıl yapacağınız:
- Beyaz Tahtaları kullanarak kat planlarını veya yaklaşan ofis yeniden yapılandırmalarını harita haline getirin ve bu görselleri eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürün.
- Bakım, tedarik, satıcılar veya alan planlaması için ayrı listelere beslenen bir form giriş sistemi oluşturun.
- Her aşamada daha net izleme için "Bildirildi", "Planlandı", "İlerleme" ve "Satıcı Onayladı" gibi Özel Durumları ayarlayın.
- Takvim ve Gantt görünümlerini kullanarak çakışan tedarikçi randevularını, derin temizlik programlarını veya taşınmaları yönetin.
- Satıcıların bilgilerini, hizmet sözleşmelerini ve acil durum protokollerini tek bir yerde saklamak için bir belge hub oluşturun.
4. Müşteri desteği
Sorun: Günümüzde müşteri desteği, daha çok hataları izleme, "nasıl yapılır" sorularını yanıtlama, engelleri tespit etme ve her müşterinin dinlendiğini ve değer verildiğini hissetmesini sağlamakla ilgilidir.
ClickUp, birden fazla rolün aynı anda yürütüldüğü ve gerçek iş süreçlerine ayak uydurabilecek esnekliğe sahip bir sisteme ihtiyaç duyan bu tür takımlara uygundur.
Destek ekibi ClickUp'ı yardım masası bilet sistemi olarak şu şekilde kullanıyor:
- Atanan Yorumları kullanarak, proje yönetimi için ekstra alt görevler oluşturmadan destek görevi içindeki belirli sonraki adımları delege edin.
- Müşteri kademesi, ürün alanı veya yanıt bekleyen kişiye göre yalnızca açık sorunları gösteren filtrelenmiş gösterge panelleri oluşturun.
- Yerel ve üçüncü taraf entegrasyonlar kullanarak Intercom veya HubSpot gibi araçlarla entegre edin, böylece talepler otomatik olarak görevlere dönüştürülebilir.
- QA için bir Kontrol Listesi ile iç yanıt kalitesini izlemeyin veya özellikle hassas eskalasyonlar için ClickUp Brain'den ton incelemesi isteyin.
- ClickUp Zaman Takipçisi ile müşteriler tarafından bildirilen hataları kaydedin ve çözümün gerçekte ne kadar sürdüğünü görün, ardından bu verileri iyileştirme için kullanın.
5. Hukuk ve uyum takımları
Sorun: Hukuk ekipleri, gizlilik sözleşmeleri, sözleşme düzeltmeleri, politika onayları veya gizlilik incelemeleri gibi farklı türde talepleri ele alır. Bu biletler genellikle birden fazla paydaş, hassas zaman çizelgeleri ve doğru kişilere doğru şekilde ulaştırılması gereken belgeler içerir.
Hukuk takımları ClickUp'ta nasıl akıllı iş yapar:
- Hassas yasal görevleri ayrı tutmak, ancak anahtar paydaşların işbirliği için erişebilmesini sağlamak için gizli Alanlar oluşturun.
- Görev düzeyinde özel izinler kullanarak, tüm istek geçmişini ifşa etmeden yorum yapmaya veya belge yüklemeye izin verin.
- Belgeleri, anlaşma türü, yargı yetkisi veya departmana göre kategorize ederek ClickUp Belge içinde iç içe sayfa olarak düzenleyin.
- Yüksek riskli öğelerin hukuk departmanı yeşil ışık yakana kadar ilerleyememesini sağlamak için görev önceliklerini + bağımlılıkları ayarlayın.
ClickUp'ın Yardım Masası Bilet Sistemi Hayatınızı Kolaylaştırır
Şimdiye kadar, müşteri memnuniyeti ve sorun çözümü için birden fazla aracı kullanmaktan vazgeçmeye ikna olmuş olmanızı umuyoruz.
ClickUp, yardım masası bilet sistemi ve proje yönetimi yazılımı olarak da kullanılabilir; BT, destek, İK, operasyon ve diğer takımlarınız için mükemmel bir çözümdür.
Formlarla yapılandırılmış girişlerden akıllı otomasyonlara, özel ş akışlarına ve gerçek zamanlı raporlamaya kadar, ClickUp biletleri ve talepleri verimli bir şekilde yönetmek için ihtiyacınız olan her şeyi size sunar.
ClickUp'a ücretsiz kaydolun ve yardım masası bilet sistemi olarak kullanmaya başlayın.