ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด 3 อันดับแรกที่สามารถระบุงานที่ซ้ำซ้อนได้โดยอัตโนมัติ

คุณเคยรู้สึกไหมว่าตัวเองใช้เวลาหลายชั่วโมงไปกับงานซ้ำๆ ที่ดูเหมือน...ไร้จุดหมาย? เช่น การคัดลอกข้อมูลระหว่างเครื่องมือต่างๆ การมอบหมายงานให้เจ้าของที่ถูกต้องเมื่อสถานะเปลี่ยนแปลง และการส่งการแจ้งเตือนสำหรับงานที่ครบกำหนด/ค้างอยู่

ประมาณ 60% ขององค์กรรายงานว่าทีมของพวกเขาเสียเวลาไป5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์กับงานที่ต้องทำด้วยมือและกระบวนการที่ทำซ้ำๆ นั่นคือ 1.5 เดือนต่อปี! ลองนึกภาพการสูญเสียเวลาไปกับงานที่ทำซ้ำๆ เหล่านี้ซึ่งสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย!

หากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณสามารถตรวจจับงานที่ทำซ้ำ ๆ ได้ และยังสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วย คุณคิดว่ามันดีเกินจริงหรือไม่?

ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจเครื่องมือการจัดการโครงการ (PM) สามตัวที่สามารถระบุงานที่ซ้ำซ้อนได้โดยอัตโนมัติ และคืนเวลาอันมีค่าให้คุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถระบุงานที่ซ้ำซ้อนได้โดยอัตโนมัติในพริบตา

คุณควรค้นหาอะไรในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถระบุงานที่ซ้ำซ้อนได้โดยอัตโนมัติ?

วิธีที่เร็วที่สุดในการกำจัดงานที่ซ้ำซ้อนคือการให้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณทำงานอัตโนมัติ นี่คือความสามารถที่ทำให้การทำงานอัตโนมัติเป็นไปได้:

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่สามารถระบุงานที่ซ้ำซ้อนได้โดยอัตโนมัติ

ด้านล่างนี้คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เราคัดสรรมาให้คุณ ซอฟต์แวร์เหล่านี้ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อค้นหางานที่ซ้ำซ้อน, กำจัดขั้นตอนการอัปเดตด้วยตนเอง, และช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาไปทำสิ่งที่สำคัญ

1. ClickUp (ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันด้วย AI)

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการส่วนใหญ่จะแสดงเฉพาะงานที่คุณสร้างเท่านั้น ไม่สามารถบอกคุณได้ว่างาน "ออกแบบกระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่" ในสปรินต์ของทีมผลิตภัณฑ์นั้น แท้จริงแล้วเหมือนกับงาน "ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ใหม่" ที่อยู่ในแบ็กล็อกของทีมการตลาด

ClickUpจัดการกับสิ่งนี้ในฐานะConverged AI Workspace แห่งแรกของโลก โดยรวบรวมแอปงาน ข้อมูล และเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว ซึ่ง AI สามารถมองเห็นรูปแบบต่างๆ ได้ทั่วทั้งการดำเนินงานของคุณ

เนื่องจากงาน โครงการ เอกสาร และการสนทนาของทีมทั้งหมดของคุณอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว AI ของ ClickUp จึงสามารถระบุได้ว่าเมื่อใดที่หลายคนกำลังจัดการกับปัญหาที่คล้ายกัน เมื่อคำอธิบายงานทับซ้อนกันอย่างมาก หรือเมื่อคำขอใหม่ซ้ำกับงานที่มีอยู่แล้ว

ดังนั้น ClickUp จึงขจัดปัญหาการทำงานที่กระจายตัวออกไปเพื่อให้ได้บริบทครบถ้วน 100%—ซึ่งหมายความว่า AI จะเข้าใจไม่เพียงแค่แต่ละงานเท่านั้น แต่ยังเข้าใจถึงความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านั้นข้ามทีมและไทม์ไลน์ต่างๆ อีกด้วย สามารถตรวจจับงานซ้ำซ้อนที่อาจถูกมองข้ามจนกว่าจะสายเกินไป

มาสำรวจคุณสมบัติของมันอย่างละเอียดกันเถอะ

ตั้งค่าระบบการจัดลำดับความสำคัญด้วย ClickUp Task Priorities และ Dependencies

หากไม่มีระบบการจัดลำดับความสำคัญ จะยากที่จะแยกแยะสิ่งที่สำคัญออกจากสิ่งที่ไม่สำคัญ นั่นคือเวลาที่งานที่มีคุณค่าต่ำจะหลุดเข้าไปในกระบวนการทำงาน

ด้วยClickUp Tasks ทุกงานจะอยู่ในพื้นที่ทำงานกลางเดียว รวมถึงเอกสาร ความคิดเห็น งานย่อย ความสัมพันธ์ และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งช่วยลดแหล่งที่มาของความซ้ำซ้อนที่ใหญ่ที่สุด: งานที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วเครื่องมือต่างๆ

เครื่องมือค้นหาขั้นสูงและการกรองของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถค้นหาภารกิจที่มีคำค้นหา, แท็ก, หรือฟิลด์ที่กำหนดเองได้รวดเร็ว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาภารกิจทั้งหมดที่มีคำว่า 'onboarding' หรือกรองตามแท็กเฉพาะเช่น 'urgent'

สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการสังเกตงานที่ทับซ้อนหรือซ้ำกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการขนาดใหญ่หรือระหว่างหลายทีม

ฟีเจอร์ลำดับความสำคัญและ งานที่ขึ้นอยู่ ของ ClickUpยกระดับไปอีกขั้น ทำเครื่องหมายงานทั้งหมดของคุณด้วยสี่สถานะ: ฉุกเฉิน, สูง, ปกติ, ต่ำ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อไหร่ งานที่ขึ้นอยู่กันจะช่วยให้คุณติดตามว่างานใดกำลังรออีกงานหนึ่งอยู่ จัดเรียง, กรอง, หรือจัดกลุ่มงานตามลำดับความสำคัญในมุมมองรายการหรือบอร์ด งานที่คล้ายกันหรือมีค่าน้อยจะมองเห็นได้ทันทีและไม่สูญหายในความยุ่งเหยิง

ด้วย ClickUp AI คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญโดยอัตโนมัติตามคำแนะนำของคุณได้ ทำให้งานที่มีผลกระทบมากที่สุดถูกยกขึ้นมาอยู่ด้านบน

จากนั้นก็มีAI Cards ของ ClickUp

คุณสามารถปรับแต่งการ์ดเหล่านี้ได้โดยกรองงาน งานย่อย รายการที่เก็บถาวร หรือช่วงเวลา ทำให้ง่ายต่อการมองเห็นจุดติดขัดหรืองานซ้ำที่ไม่ควรอยู่ในกระบวนการทำงาน

รับข้อมูลเชิงลึกที่เข้าใจบริบทด้วย ClickUp Brain

ClickUp Brainคือผู้ช่วย AI ส่วนตัวของคุณที่เข้าใจบริบทของงานและนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่คุณต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหา

ClickUp Brain วิเคราะห์พื้นที่ทำงานของคุณเพื่อค้นหางานที่มีชื่อ, คำอธิบาย, หรือผู้รับผิดชอบที่คล้ายกัน และทำเครื่องหมายงานที่อาจซ้ำกันไว้ คุณสามารถเห็นคำแนะนำเช่น, "งานเหล่านี้ดูคล้ายกัน—คุณอาจพิจารณาการรวมหรือการปรับปรุง"

ด้วย ClickUp Brain คุณสามารถ:

นั่นไม่ใช่ทั้งหมด.ClickUp Brain's Enterprise Searchคือเครื่องมือที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ซึ่งรวมการค้นหาข้อมูลจากแพลตฟอร์มต่าง ๆ ไว้ด้วยกัน รวมถึง Google Drive, Notion, Slack, และ Gmail.

ด้วยการค้นหาแบบรวมศูนย์ คุณสามารถสแกนเอกสาร งาน และแชทได้ทันทีจากทุกแอปที่เชื่อมต่อในที่เดียว—ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมืออีกต่อไป นอกจากนี้ การจัดทำดัชนีแบบเรียลไทม์ยังช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลล่าสุดได้เสมอ (แม้ว่าจะถูกฝังอยู่ในรายการหรือแอปที่แตกต่างกันก็ตาม)

⭐ โบนัส: ต้องการ AI ที่ตรวจจับงานซ้ำก่อนเริ่มทำงานหรือไม่?ClickUp Brain MAXเข้าใจพื้นที่ทำงานทั้งหมดของคุณ—ทุกงาน, โครงการ, เอกสาร, และการสนทนา นี่คือวิธีการ:

• การตรวจจับงานซ้ำเชิงรุก: เมื่อดีไซเนอร์สร้างงาน "ออกแบบใหม่ระบบนำทางแอปมือถือ" ในขณะที่ทีมอื่นกำลังดำเนินการ "ปรับปรุง UX เมนูแอป" อยู่ Brain MAX จะตรวจจับความซ้ำซ้อนและแจ้งเตือนผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้อง
• ค้นหาเกินกว่าชื่องาน: Brain MAX ค้นหาผ่านคำอธิบายงาน, ความคิดเห็น, เอกสารที่แนบมา, และการสนทนาที่เกี่ยวข้องเพื่อค้นหาความพยายามที่ซ้ำซ้อนแม้เมื่อคำที่ใช้แตกต่างกัน
• การมองเห็นข้ามทีม: เนื่องจาก Brain MAX เข้าถึงพื้นที่ทำงานทั้งหมดของคุณ จึงสามารถตรวจพบการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างแผนกต่างๆ ที่คุณอาจไม่เคยพบในการทำงานของแต่ละฝ่าย
• การตรวจสอบงานซ้ำด้วยเสียง: ใช้ฟีเจอร์แปลงเสียงเป็นข้อความเพื่อถามBrain MAX ว่ามีงานที่ดำเนินการอยู่ก่อนแล้วหรือไม่ ก่อนสร้างงานใหม่ เพียงพูดว่า "มีใครกำลังทำสไลด์งานขายไตรมาส 2 อยู่ไหม?" แล้วรับคำตอบทันที
• หลายโมเดล AI ทำงานร่วมกัน: Brain MAX ผสาน ChatGPT, Claude, Gemini และโมเดล AI ชั้นนำอื่น ๆ ไว้ในพื้นที่ทำงานของคุณ เพื่อให้คุณได้รับศักยภาพสูงสุดสำหรับงานที่หลากหลาย

ตั้งค่ากฎที่กำหนดเองเพื่อทำให้งานซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติโดยใช้ ClickUp Automations

ClickUp Automationsช่วยให้คุณสามารถสร้างกฎที่กำหนดเองโดยไม่ต้องเขียนโค้ด หรือเลือกจากไลบรารีของเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อทำให้งานที่ทำซ้ำเป็นอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อแจ้งเตือนคุณเมื่อมีงานใหม่ตรงกับเกณฑ์ของงานที่มีอยู่แล้ว (เช่น โครงการเดียวกัน ชื่อคล้ายกัน หรือมีแท็กเดียวกัน) ซึ่งจะช่วยป้องกันงานซ้ำในขณะสร้างงานใหม่

ตัวอย่างเช่น หากมีผู้สร้างงานที่ชื่อว่า "อัปเดตแบนเนอร์เว็บไซต์" และงานที่คล้ายกันมีอยู่แล้ว ClickUp จะแจ้งเตือนคุณหรือผู้สร้างงานโดยอัตโนมัติ เพื่อลดความเสี่ยงของการทำงานซ้ำซ้อน

นอกจากนี้ เครื่องมือการกระทำแบบกลุ่มของ ClickUp ยังช่วยให้คุณสามารถรวม, อัปเดต, หรือ ลบข้อมูลได้ในกลุ่มเดียว ทำให้กระบวนการทำงานของคุณราบรื่นขึ้น และลดความวุ่นวาย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นอัตโนมัติ โปรดชมวิดีโอนี้

ปล่อยให้ซูเปอร์เอเจนต์จัดการงานหนักแทนคุณ

เครื่องมือ AI ส่วนใหญ่จะอยู่ ภายนอก กระบวนการทำงานของคุณ ในขณะที่ClickUp Agentsทำงาน ภายใน พื้นที่ทำงานของคุณ พวกเขาจึงไม่เพียงแต่สามารถแนะนำได้เท่านั้น แต่ยังช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อนลงได้อีกด้วย

ClickUp Agents ทำหน้าที่เหมือนเพื่อนร่วมทีม AI ที่คุณสามารถมอบหมายงานให้พวกเขาได้ ติดแท็กพวกเขาในภารกิจหรือเรียกใช้งานพวกเขาผ่านการทำงานอัตโนมัติ แล้วพวกเขาจะรับงานที่ทำซ้ำๆ หรือมีงานซ้ำจำนวนมาก เช่น:

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ ClickUp

ข้อเสียของ ClickUp

ข้อดีของ ClickUp

ทำไมมันถึงยอดเยี่ยมสำหรับการระบุงานที่ซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติ?

ClickUp ตรวจจับงานที่ทับซ้อนหรือซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติผ่านการวิเคราะห์งานผ่านลำดับความสำคัญของงาน, ความพึ่งพา, และข้อมูลเชิงลึกที่ตระหนักถึงบริบทของ ClickUp Brain

ราคาของ ClickUp

คะแนนและรีวิว ClickUp

ผู้ใช้จริงพูดถึง ClickUp อย่างไรบ้าง?

นี่คือรีวิวจากTrustRadius:

เครื่องมือนี้มีประสิทธิภาพมากสำหรับการพัฒนาตนเองและการเติบโตในอาชีพ ผ่านเครื่องมือนี้ คุณสามารถบันทึกการเข้างานและติดตามเวลาทำงานของคุณได้ รวมทั้งแยกงานส่วนตัวตามความต้องการของคุณ คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญของงานในรายการที่ต้องทำและมันสามารถเตือนคุณเกี่ยวกับวันที่ครบกำหนดที่คุณระบุไว้ในงานของคุณ

2. การเคลื่อนไหว (เหมาะที่สุดสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานด้วยปัญญาประดิษฐ์และการจัดตารางปฏิทิน)

ลองนึกภาพว่ามีผู้ช่วยจัดตารางเวลาที่เรียนรู้ความต้องการและความชอบของคุณ และเริ่มปรับให้ตรงกับความต้องการเหล่านั้นได้ดียิ่งขึ้น นั่นคือ Motion AI

แอปจัดตารางเวลาด้วย AI และเครื่องมือจัดการโครงการนี้จะวางแผนวันของคุณ จัดตารางงาน และจัดสรรงานของคุณใหม่โดยอัตโนมัติ ผู้จัดการโครงการ AI จะวิเคราะห์กำหนดเวลา ปริมาณงาน และความสำคัญอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างแผนประจำวันที่มีประสิทธิภาพ

คุณไม่จำเป็นต้องจัดระเบียบงานใหม่ด้วยตนเองเมื่อแผนมีการเปลี่ยนแปลง Motion จะปรับตารางเวลาและจัดลำดับความสำคัญของงานโดยอัตโนมัติ หากมีงานสองงานซ้อนทับกันหรือไม่จำเป็น ระบบ AI จะแจ้งเตือนให้คุณทราบ เพื่อให้คุณสามารถลบหรือรวมงานเหล่านั้นได้

คุณสามารถเพิ่มงาน, ระบุความเร่งด่วน, และ Motion จะตัดสินใจว่า เมื่อไหร่ ที่งานเหล่านั้นควรเกิดขึ้น. ปฏิทิน AI ของ Motion รวมงานและการประชุมไว้ในตารางเวลาแบบเรียลไทม์เพียงหนึ่งเดียว. มันจะจัดสรรเวลาใหม่ตลอดเวลาเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลง, ลดความจำเป็นในการจัดตารางเวลาซ้ำไปซ้ำมา.

คุณสมบัติเด่นของ Motion

ข้อเสียของการเคลื่อนไหว

ผู้เชี่ยวชาญด้านการเคลื่อนไหว

ทำไมมันถึงยอดเยี่ยมสำหรับการระบุงานที่ซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติ?

แอปจัดตารางเวลาด้วย AI Motionประเมินสิ่งที่คุณต้องทำอย่างต่อเนื่อง ทั้งงาน การประชุม และงานที่ต้องทำเป็นประจำ เนื่องจากทุกงานต้องเข้ากับตารางเวลาที่แบ่งเป็นช่วงอย่างชัดเจน งานที่ซ้ำซ้อนหรือมีคุณค่าต่ำจึงไม่สามารถมองข้ามได้อีกต่อไป

การกำหนดราคาแบบเคลื่อนไหว

คะแนนและรีวิวการเคลื่อนไหว

ผู้ใช้ในชีวิตจริงพูดถึง Motion อย่างไรบ้าง?

นี่คือรีวิวจากCapterra:

ฉันรู้สึกสนุกกับการใช้ motion มากจนถึงตอนนี้ มันเป็นแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์อย่างมากที่ช่วยให้ฉันทำงานได้อย่างต่อเนื่องและสำเร็จทั้งในด้านงานและที่บ้าน

3. Notion AI (เหมาะที่สุดสำหรับการสร้างเอกสารด้วยพลังของปัญญาประดิษฐ์)

Notion AI เปลี่ยนพื้นที่ทำงานของคุณให้เป็นระบบที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งงาน เอกสาร และข้อมูลโครงการต่าง ๆ อยู่ร่วมกันในที่เดียว ด้วยการจัดระเบียบทุกอย่างไว้ในที่เดียว จึงช่วยให้คุณมองเห็นงานที่ซ้ำซ้อนได้ง่ายขึ้น

ใช้ Notion AIเพื่อลดงานซ้ำซ้อน มันจะเปลี่ยนบันทึก อีเมล และการสนทนาให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ และยังตรวจสอบรายการที่มีอยู่แล้วที่คล้ายกัน ฟีเจอร์ Autofill ช่วยเติมข้อมูลในช่องต่างๆ เช่น สถานะ ความสำคัญ เจ้าของ และขั้นตอนถัดไป เมื่อมีงานหลายรายการที่ดูคล้ายกันหรือมีเนื้อหาซ้ำกัน Notion จะแนะนำการรวมหรืออัปเดตงานเหล่านั้นเพื่อให้ฐานข้อมูลสะอาดและเป็นระเบียบ

AI Q&A ของ Notion ทำหน้าที่เหมือนเครื่องมือค้นหาสำหรับพื้นที่ทำงานของคุณ เพียงถามคำถาม (งานใดบ้างที่ถูกบล็อกในสัปดาห์นี้?) Notion จะแสดงงานหรือหน้าเพจที่เกี่ยวข้องขึ้นมา

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Notion AI

ข้อเสียของ Notion AI

ข้อดีของ Notion AI

ทำไมมันถึงยอดเยี่ยมสำหรับการระบุงานที่ซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติ?

งานที่ซ้ำซ้อนจะปรากฏให้เห็นเมื่อระบบมีบริบทเพียงพอจากโครงการ งาน เอกสาร และบันทึกต่างๆ Notion AI ยังสามารถค้นหาทั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณและแสดงรายการที่เกี่ยวข้องหรือคล้ายกัน ทำให้ง่ายต่อการระบุงานที่ซ้ำซ้อน

ราคาของ Notion AI

คะแนนและรีวิวของ Notion AI

ผู้ใช้จริงพูดถึง Notion AI อย่างไรบ้าง?

นี่คือรีวิวจากCapterra:

Notion โดดเด่นและแสดงประสิทธิภาพอย่างแท้จริงเมื่อทั้งทีมยอมรับและใช้งานร่วมกัน ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันช่วยให้การแก้ไขเอกสารของทีมเป็นเรื่องง่ายมาก ซึ่งช่วยปรับปรุงการสื่อสารและกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น แม่แบบต่างๆ และฟีเจอร์ช่วยเหลือการเขียนด้วย AI ก็ยอดเยี่ยมมากสำหรับการเริ่มต้นงานได้อย่างรวดเร็ว

การกล่าวถึงที่น่าสนใจอื่น ๆ

นอกเหนือจากสามเครื่องมือนี้แล้ว ยังมีเครื่องมือการจัดการโครงการอื่น ๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการทำงานประจำวันของคุณเป็นอัตโนมัติได้:

1. monday. com

หากคุณต้องการวิธีการจัดการโครงการทั้งหมดของคุณในรูปแบบที่มองเห็นได้ง่าย Monday คือเครื่องมือการจัดการโครงการที่คุณควรเลือกใช้ ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อกระตุ้นการดำเนินการ เช่น การมอบหมายงานอัตโนมัติ การอัปเดตสถานะอัตโนมัติ หรือการแจ้งเตือนเมื่อมีการสร้างงานที่คล้ายกับงานที่มีอยู่แล้ว

มุมมองปริมาณงานช่วยในการตรวจจับการครอบครองงานที่ทับซ้อนกัน หากมีหลายคนกำลังสร้างงานสำหรับเป้าหมายเดียวกัน แพลตฟอร์มจะแจ้งเตือนทรัพยากรที่มีการใช้งานเกินขีดจำกัด ซึ่งจะเผยให้เห็นงานที่ซ้ำซ้อน การแปลงเอกสารเป็นงาน (Doc → Task) ยังช่วยป้องกันการซ้ำซ้อน เนื่องจากรายการที่ต้องดำเนินการจะอยู่ในบอร์ดเดียวกันกับที่งานปรากฏอยู่

2. Wrike

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ Wrike ใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงการพึ่งพาอาศัยกันในรายละเอียด หากสองงานถูกกำหนดเวลาให้เสร็จสิ้นพร้อมกันหรือขึ้นอยู่กับขั้นตอนเดียวกัน แผนภูมิจะเน้นการเชื่อมโยงให้เห็นชัดเจน

Wrike เน้นงานที่ซ้ำซ้อนหรือหยุดชะงักผ่าน การพึ่งพาของงาน การวิเคราะห์เส้นทางวิกฤต และแดชบอร์ด ซึ่งช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ ด้วยการคาดการณ์โครงการแบบเรียลไทม์ Wrike จะคำนวณไทม์ไลน์ใหม่โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงงานหนึ่งงานส่งผลต่อแผนโครงการอย่างไรในบอร์ดนี้

แบบฟอร์มคำขอที่มีกฎการสร้างงานอัตโนมัติช่วยให้คุณสามารถจับคู่คำขอที่เข้ามาใหม่กับคำขอที่มีอยู่เดิมตามฟิลด์ต่างๆ เช่น โครงการและกำหนดเวลา

3. รังผึ้ง

หากคุณต้องการการดำเนินโครงการด้วยพลังของ AI, Hive มี Buzz AI ที่จะช่วยคุณ. Buzz จะดึงการอัปเดตจากทุกโครงการ, งาน, การอนุมัติ, และข้อความมาไว้ในฟีดเดียว. หากสมาชิกทีมสองคนสร้างงานที่คล้ายกันหรือเริ่มทำงานคู่ขนานกัน, คุณจะเห็นการอัปเดตทั้งสองอยู่เคียงข้างกัน, ทำให้งานซ้ำซ้อนปรากฏให้เห็นและคุณสามารถทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติได้.

วิธีรับมือกับงานที่ซ้ำซ้อน (เคล็ดลับ + แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด)

นี่คือวิธีปฏิบัติที่เป็นประโยชน์ในการลดงานซ้ำซ้อนและงานที่ต้องทำซ้ำๆ แม้ก่อนที่ระบบอัตโนมัติจะเริ่มทำงาน

1. มอบหมายเจ้าของหนึ่งคนต่อหนึ่งงาน

หนึ่งในความท้าทายที่พบบ่อยในการบริหารโครงการคือการขาดความชัดเจนในบทบาทและความรับผิดชอบ ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องการให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างรวดเร็วและไม่ติดขัดในความสับสนว่าใครกำลังทำอะไรอยู่

✅ วิธีแก้ไข: กำหนดเจ้าของงานแต่ละงานอย่างชัดเจน ใช้กรอบงาน RACIเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมไม่ทำงานซ้ำซ้อน แผนภูมิ RACI มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการทรัพยากรเมื่อการตัดสินใจถูกแบ่งแยกไปตามงานต่างๆ ตัวอย่างเช่น แผนภูมิจะระบุว่ามีใครเป็นผู้ดำเนินการงาน X ใครมีสิทธิ์ให้ความเห็น และใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายของงานนั้น

2. ใช้เครื่องมือจัดการงาน

เมื่อมีการจัดการงานผ่านอีเมล, ข้อความใน Slack, สเปรดชีต และบันทึกส่วนตัว รายการงานจะกลายเป็นความยุ่งเหยิง

งานเก่าไม่เคยถูกปิด งานล้าสมัยก็ค้างคาอยู่โดยไม่มีใครรู้ว่าอะไรยังเกี่ยวข้องอยู่ เพราะการสร้างงานใหม่ดูง่ายกว่าการค้นหาผ่านงานค้างที่ยุ่งเหยิง ทำให้คนทำงานซ้ำซ้อนโดยไม่ตั้งใจ ผลลัพธ์คือทีมของคุณเสียเวลาไปกับการตรวจสอบสถานะและติดตามข้อมูลอัปเดต

✅ วิธีแก้ไข:ใช้ซอฟต์แวร์จัดการงาน แทนที่จะตามหางานด้วยตนเอง เครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณกรองงานที่ไม่มีกิจกรรม งานที่ไม่มีเจ้าของ หรืองานที่ซ้ำกันตามชื่อหรือคำสำคัญ คุณสามารถปิดหรือเก็บงานเก่าเป็นกลุ่ม รวมงานที่ซ้ำกันเป็นงานเดียว และมอบหมายงานที่ค้างอยู่ใหม่ได้ทั้งหมดภายในไม่กี่นาที

3. แปลงบันทึกการประชุมเป็นรายการงานเดียว

หลังจากการประชุม นี่คือสถานการณ์ที่คุณอาจเคยเผชิญ คนหนึ่งได้ยินว่า 'เตรียมสไลด์' อีกคนเขียนว่า 'สร้างสไลด์' และอีกคนบันทึกว่า "โครงร่างการนำเสนอ"

สามคนต่างกันสร้างงานสามอย่างต่างกันสำหรับผลลัพธ์เดียวกัน

✅ วิธีแก้ไข: ใช้ฟีเจอร์AI Notetaker ของ ClickUpเพื่อเข้าร่วมการประชุม ระบบจะถอดความการสนทนาและแยกประเด็นที่ต้องดำเนินการออกมาเป็นงานจริง พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดวันครบกำหนด

ไม่มีใครจำเป็นต้องเขียนบันทึกใหม่หรือสร้างงานด้วยตนเองในระหว่างการวางแผนโครงการ คุณสามารถ ถามคำถามกับ ClickUp ได้ เช่น 'งานที่ต้องดำเนินการต่อจากการประชุมกับลูกค้าในสัปดาห์นี้คืออะไร?' และมันจะดึงคำตอบจากบันทึกทั้งหมดของคุณมาแสดงทันที

ชมวิดีโอนี้เพื่อดูวิธีการใช้ AI สำหรับบันทึกการประชุมเพื่อลดการสร้างงานซ้ำซ้อนและปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพ

ใช้ ClickUp เพื่อระบุและกำจัดความซ้ำซ้อน

ละทิ้งวิธีการจัดการโครงการแบบเดิมที่ทำด้วยมือ ซึ่งคุณใช้เวลามากกว่าในการผลักดันงานให้ก้าวหน้าแทนที่จะทำงานให้เสร็จ

ด้วย ClickUp เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ คุณจะได้รับ AI ที่ติดตั้งไว้แล้ว ระบบอัตโนมัติ และระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้

ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการโครงการหลายโครงการหรือเพียงโครงการเดียว ClickUp ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองสำหรับกรณีการใช้งานของคุณ มันกลายเป็นศูนย์บัญชาการสำหรับการจัดสรรทรัพยากร การติดตามความคืบหน้าของโครงการ และการปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของโครงการ

ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีเพื่อดูว่ามันสามารถระบุงานที่ซ้ำซ้อนได้โดยอัตโนมัติ