ในฐานะผู้จัดการและผู้นำ คุณคงคุ้นเคยกับการพัฒนาทักษะของพนักงานเป็นอย่างดี แต่ทักษะของคุณเองล่ะ?
หากถึงเวลาที่คุณต้องก้าวไปไกลกว่าหน้าที่พื้นฐานในคำอธิบายงานของคุณแล้ว อย่ามองข้ามสี่หน้าที่ของการบริหารจัดการเลย กรอบการทำงานที่เป็นประโยชน์นี้จะมอบพื้นที่สำคัญให้กับผู้จัดการในการปรับปรุงคุณภาพการทำงาน บรรลุเป้าหมายระยะยาว และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เจริญรุ่งเรือง 🤝
หากคุณไม่เคยได้ยินเกี่ยวกับสี่หน้าที่ของการจัดการมาก่อน เราพร้อมให้ความช่วยเหลือคุณแล้ว ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าแต่ละหน้าที่ทำงานอย่างไร แบ่งปันตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ และสอนคุณวิธีการประยุกต์ใช้สี่หน้าที่นี้ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด
อะไรคือ สี่หน้าที่ของการจัดการ?
อองรี ฟาโยล วิศวกรและผู้บริหารในศตวรรษที่สิบเก้า เป็นผู้ให้คำนิยามครั้งแรกเกี่ยวกับหน้าที่การจัดการสี่ประการ ได้แก่ การวางแผน การจัดองค์กร การนำ และการควบคุม แม้ว่าแนวคิดนี้จะไม่ใหม่ แต่หน้าที่ของผู้จัดการคือการสัมผัสกับทั้งสี่หน้าที่นี้ในงานประจำวันของพวกเขา
การวางแผน
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของการบริหารโครงการคือการวางแผน สำหรับหน้าที่การวางแผน ผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จจะทำการวางแผนในหลายรูปแบบ ซึ่งรวมถึง:
- การตั้งเป้าหมาย (ทั้งระยะสั้นและระยะยาว)
- การสร้างแผนที่นำทางเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กร
- การสร้างแผนกลยุทธ์
การวางแผนกลยุทธ์ต้องการบริบทและความรู้เชิงสถาบันอย่างมาก ในฐานะผู้จัดการ คุณมีหน้าที่ในการประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน กำหนดเป้าหมาย และวางแผนอย่างละเอียดเพื่อนำพาจากจุด A ไปยังจุด B
การวางแผนต้องอาศัยการคาดการณ์และการทำนายแนวโน้มในอนาคต ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีพื้นฐานที่แข็งแกร่งในด้านข้อมูลหรืออุตสาหกรรมของคุณ การมีสายตาที่เฉียบแหลมต่อข้อมูลจะเป็นประโยชน์อย่างมากในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ แต่คุณก็จำเป็นต้องมีความคิดสร้างสรรค์ด้วยเช่นกัน
การคิดนอกกรอบมีประโยชน์เมื่อวางแผนเส้นทางและเป้าหมายของโครงการ ดังนั้นอย่ากลัวที่จะยอมรับวิธีการใหม่ๆ ในการทำงาน 💡
การจัดระเบียบ
เมื่อคุณมีแผนที่วางไว้แล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเตรียมทุกอย่างให้พร้อม ขั้นตอนการจัดระเบียบของการบริหารจัดการต้องการ:
- การสร้างทีม
- การวางแผนการปฏิบัติการ
- การจัดสรรทรัพยากร
- การกำหนดความสัมพันธ์ของงาน
- การมอบหมายงาน
แทนที่จะจัดการทุกอย่างผ่านอีเมลหรือโน้ตติดผนัง ผู้จัดการส่วนใหญ่จะนำแผนโครงการของตนไปใส่ในซอฟต์แวร์บริหารโครงการ เช่น ClickUp ซอฟต์แวร์นี้จะช่วยระบุความรับผิดชอบของแต่ละคนโดยอัตโนมัติ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการใช้ทรัพยากร 📌
แม้ว่าซอฟต์แวร์ PMจะช่วยทำงานหนักให้คุณได้มาก แต่หน้าที่ของคุณในฐานะผู้จัดการยังคงต้องสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพและมองเห็นภาพรวม คุณเป็นผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับความถี่ของงานที่ต้องส่ง วันที่กำหนด งานที่ต้องทำ และอื่นๆ เพื่อให้ทีมทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
คุณยังรับผิดชอบในการชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบให้ชัดเจน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำ การสื่อสารที่ผิดพลาด และความล่าช้า
นำ
หน้าที่หลักที่บางครั้งเรียกว่าหน้าที่การกำกับดูแล คือการที่คุณนำและกระตุ้นให้พนักงานทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ ซึ่งรวมถึงงานที่ต้องทำมากมาย เช่น:
- การสื่อสาร
- การสร้างทีม
- ปรับสไตล์การนำของคุณให้เหมาะกับทีมหรือสถานการณ์
- การสร้างแรงจูงใจให้กับทีมของคุณ
- การแก้ไขข้อขัดแย้ง
บทบาทการบริหารทุกตำแหน่งต้องการทักษะอ่อนที่แข็งแกร่ง ผู้จัดการต้องมีประสบการณ์เพียงพอและทุนทางสังคมเพื่อสร้างแรงบันดาลใจและส่งอิทธิพลต่อผู้คนในแผนกต่าง ๆ
สไตล์การนำที่มีประสิทธิภาพต้องการการลงทุนในความสัมพันธ์ที่อบอุ่นกับทีมของคุณ, ยอมรับความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน, และให้รางวัลแก่ทุกคนเมื่อทำงานได้ดี 🏆
ควบคุม
หน้าที่สุดท้าย คือ การควบคุม อาจฟังดูเหมือนการควบคุมอย่างละเอียด แต่แท้จริงแล้วคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ หน้าที่นี้ประกอบด้วยการ:
- การกำหนดมาตรฐานประสิทธิภาพ
- การจัดการประสิทธิภาพของทีม
- การดำเนินการแก้ไขเมื่อจำเป็น
ท้ายที่สุดแล้ว การตั้งเป้าหมายแล้วละทิ้งมันไปนั้นไม่สมเหตุสมผล ฟังก์ชันการควบคุมจะรับประกันคุณภาพและปรับแผนโครงการของคุณหากมีการเปลี่ยนแปลง
แน่นอน การบริหารผลงานของพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ควบคุมของการจัดการ แต่ผู้นำที่แข็งแกร่งรู้ดีว่าสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการปรับเปลี่ยนทิศทางและการให้การสนับสนุนมากกว่าการควบคุมอย่างละเอียด 🙌
วิธีการนำ สี่หน้าที่ของการจัดการ ไปใช้ในที่ทำงาน
คุณจะนำฟังก์ชันเหล่านี้ไปใช้ในที่ทำงานได้อย่างไร? นี่คือวิธีที่ผู้นำที่มีประสิทธิภาพใช้ฟังก์ชันการจัดการทุกวัน
เคล็ดลับการวางแผน
การวางแผนเป็นทักษะที่มีประโยชน์สำหรับงานทุกประเภท แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการ. ทำตามคำแนะนำสั้น ๆ ต่อไปนี้เพื่อให้ได้ขั้นตอนการวางแผนที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น:
- ตั้งเป้าหมายที่สมจริง:ปฏิบัติตามกรอบการตั้งเป้าหมายแบบ SMART เสมอ ซึ่งจะช่วยกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถปฏิบัติได้จริง ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายใหญ่ขององค์กรของคุณ โดยไม่ทำให้ทีมของคุณรู้สึกหนักใจ
- ดำเนินการวิเคราะห์ SWOT:การวิเคราะห์ SWOTเป็นการวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนภายในองค์กร รวมถึงโอกาสและอุปสรรคจากภายนอก การวิเคราะห์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการระบุแนวโน้มของตลาด คู่แข่ง และปัญหาการจัดสรรทรัพยากรที่อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อโครงการหรือทีมของคุณ
- สร้างระบบป้องกันความล้มเหลวไว้ในแผนของคุณ: ไม่มีแผนใดที่สมบูรณ์แบบ ลูกค้าอาจขอเปลี่ยนแปลง คุณอาจสูญเสียเงินทุน หรือความต้องการของผู้ใช้ปลายทางอาจเปลี่ยนแปลงได้ สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นได้ แทนที่จะตื่นตระหนกเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลง ให้สร้างแนวทางที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ พยายามมองไปข้างหน้าสักสองสามก้าวอยู่เสมอเพื่อดูว่าแผนจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่ 👀
เคล็ดลับการจัดระเบียบ
การจัดระเบียบรายการที่ต้องทำ ทรัพยากร และสมาชิกในทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ แต่แม้โครงการที่มีการจัดระเบียบอย่างดีเยี่ยมก็อาจล้มเหลวได้หากคุณไม่ระมัดระวัง ปฏิบัติตามเคล็ดลับการจัดระเบียบเหล่านี้เพื่อให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น:
- สร้างลำดับชั้น: ลำดับชั้นเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการมอบหมายงานและบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ สร้างโครงสร้างที่ชัดเจนซึ่งแบ่งแยกบทบาทของแต่ละบุคคลและทีมอย่างชัดเจน อย่าลืมบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรและแบ่งปันให้กับทุกคนในองค์กร ลำดับชั้นที่เป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้ทุกคนเห็นได้ง่ายว่าควรติดต่อใครหากมีปัญหา ทำให้คุณสามารถใช้วิธีการแบบปล่อยให้ทำงานได้มากขึ้น
- ปรับสมดุลปริมาณงาน: ติดตามการกระจายงานอยู่เสมอ คุณไม่ต้องการให้ทีมของคุณถูกใช้งานน้อยเกินไปหรือมีภาระงานมากเกินไป ปริมาณงานที่สมดุลช่วยป้องกันการหมดไฟและเพิ่มคุณภาพของงาน ดังนั้นใช้มุมมอง Workload ของ ClickUpเพื่อควบคุมคิวงานของทีมคุณ
- มาตรฐานกระบวนการ: สร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)สำหรับงานโครงการหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ เอกสารช่วยลดความคลุมเครือและให้ทรัพยากรแก่ทีมของคุณหากมีคำถาม เป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุดในการหลีกเลี่ยงอีเมลที่ไม่จำเป็นและการทำงานซ้ำ
เคล็ดลับชั้นนำ
ในฐานะผู้นำ คุณคือผู้กำหนดทิศทางขององค์กร ภายใต้บทบาทผู้นำ หน้าที่ของคุณคือการทำให้ทุกคนมีประสิทธิภาพ ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น และพึงพอใจ ติดตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำของคุณ:
- ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์: ให้ข้อเสนอแนะเชิงบวกและคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์แก่ทีมของคุณอย่างสม่ำเสมอ พยายามให้ข้อเสนอแนะทันทีเพื่อให้มีความเกี่ยวข้องและนำไปปฏิบัติได้สำหรับพนักงาน อย่าอ้อมค้อมหากคุณต้องการให้ข้อเสนอแนะที่สำคัญ พูดให้ชัดเจน ตรงประเด็น และสุภาพ 🌻
- ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี: ทีมของคุณอาจมีบรรยากาศหรือสภาพแวดล้อมอยู่แล้ว แต่ในฐานะผู้จัดการ คุณมีอิทธิพลอย่างมากต่อวัฒนธรรมองค์กร ให้การยอมรับและชื่นชมการทำงานที่ดี ส่งเสริมสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว และทำให้ตัวเองเข้าถึงได้ง่าย
- แก้ไขความขัดแย้ง: การเผชิญหน้ากับความขัดแย้งโดยตรงอาจเป็นเรื่องยาก แต่คุณไม่สามารถปล่อยให้ความรู้สึกด้านลบสะสมไปเรื่อยๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นความขัดแย้งระหว่างทีมหรือความไม่เห็นด้วยกับลูกค้า คุณจำเป็นต้องเข้าไปจัดการโดยเร็วที่สุดและทำหน้าที่เป็นคนกลางในการไกล่เกลี่ย
เคล็ดลับการควบคุม
การบริหารจัดการต้องการความสมดุลที่ละเอียดอ่อนระหว่างการมอบหมายงานและการให้ความช่วยเหลืออย่างใกล้ชิด ใช้เคล็ดลับการควบคุมเหล่านี้เพื่อสร้างความสมดุลที่ดีขึ้น:
- กำหนดมาตรฐานที่ชัดเจน: พนักงานต้องการเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจน มอบตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานที่ชัดเจนให้กับทุกคนสำหรับงานและวัตถุประสงค์ของพวกเขา
- สร้างระบบการติดตามเป้าหมาย: ซึ่งอาจรวมถึงการกำหนดตารางเวลาสำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นประจำ การจัดทำรายงานความคืบหน้า หรือการใช้ซอฟต์แวร์ติดตามการทำงานของพนักงาน
- การควบคุมสมดุลพร้อมการเสริมสร้างพลัง: แม้ว่าการเฝ้าระวังเป็นสิ่งสำคัญ แต่ทีมของคุณก็ต้องการอิสระในการตัดสินใจด้วยตนเอง ตราบใดที่ทุกคนบรรลุเป้าหมายและKPI ของตน ให้พวกเขาได้มีอิสระในการทำงานเพื่อให้พวกเขารู้สึกมีพลังในการทำงาน 💪
พัฒนาทักษะของคุณด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประโยชน์
การวางแผน, การจัดระเบียบ, การนำ, และการควบคุมต้องการทักษะอ่อนที่แข็งแกร่งขึ้นเมื่อคุณมีประสบการณ์การนำทางมากขึ้น. เครื่องมือการจัดการเป็นอีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มทักษะการจัดการหลากหลาย. 🤹
ClickUp ช่วยให้ผู้จัดการหลายพันคนจัดการงาน ตาราง การสื่อสาร เอกสาร และอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณกำลังพยายามเชี่ยวชาญทั้งสี่ด้านของการบริหารจัดการ ฟีเจอร์การจัดการระดับสูงของ ClickUp ถือเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
คุณสมบัติการจัดการโครงการและงานที่ช่วยรักษาสติ
ClickUp คือผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนและจัดระเบียบ ช่วยให้ผู้จัดการสร้างแผนงานที่แข็งแกร่งและได้ผลลัพธ์จริงในฐานะโซลูชันการจัดการโครงการแบบครบวงจร ClickUp มาพร้อมฟีเจอร์อัตโนมัติ แม่แบบ การจัดการความรู้ และการจัดการงานอย่างครบครัน 🛠️
ต้องการจัดระเบียบงานของคุณในวิธีเฉพาะหรือไม่? สลับระหว่างมุมมองรายการ, แผนภูมิแกนต์, และมุมมองอื่น ๆของ ClickUp
หากคุณต้องการวางแผนโครงการที่ซับซ้อนก่อนที่จะตัดสินใจดำเนินการ ให้ระดมความคิดในClickUp Mind Map เครื่องมือแบบเรียลไทม์ที่สามารถลากและวางได้นี้จะแปลงเป็นโครงการหรืองานได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่คลิกปุ่มเดียว ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผนและจัดระเบียบ
เครื่องมือการนำทางด้วยข้อมูล
ข้อมูลคือทุกสิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณบริหารทีมระยะไกล เข้าสู่ClickUp Goalsของคุณเพื่อสร้างแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับเป้าหมายของคุณ รวมถึงกรอบเวลา ความคืบหน้า และ KPI เจาะลึกเมตริกสำหรับโปรเจกต์เดียวหรือดูภาพรวมทั้งหมดในระดับสูง คุณคือผู้ควบคุมทุกสิ่ง 🚘
ClickUp ยังเชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการแบบ Agile ให้คุณมีอิสระในการติดตามคะแนนสปรินต์ตามงานย่อยและผู้รับผิดชอบคุณสามารถจัดการสินทรัพย์ เวลา และทรัพยากรอื่นๆ ด้วยแบบฟอร์มดิจิทัลได้อีกด้วย นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการรวมการตั้งเป้าหมาย ความรับผิดชอบ และการปรับสมดุลปริมาณงานโดยไม่ต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์ม
รายงานอัตโนมัติที่สามารถปรับแต่งได้
ClickUp มีรายงานโครงการที่ครอบคลุมและทรงประสิทธิภาพมากที่สุด ฟังก์ชันการควบคุมช่วยให้การสร้างรายงานสถานะงาน การติดตามเวลา ตัวชี้วัดพนักงาน จุดสำคัญ และอื่นๆ อีกมากมายเป็นเรื่องง่าย 🎯
ใช้ฟีเจอร์การติดตามเวลาเพื่อตรวจสอบการมีส่วนร่วมของพนักงานหรือสร้างประมาณการสำหรับลูกค้าClickUp Reportsยังเหมาะสำหรับการดูว่าทีมของคุณทำงานอะไรเสร็จแล้ว อะไรที่กำลังจะเกิดขึ้น และใครที่กำลังล่าช้า
สี่หน้าที่ของการจัดการ ตัวอย่าง
หน้าที่ทั้งสี่ของการจัดการเป็นรากฐานสำคัญของการเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใดก็ตาม การได้เห็นตัวอย่างของการปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้จะเป็นประโยชน์ ดังนั้นเรามาดูกัน 🔎
ตัวอย่างกระบวนการวางแผน
ผู้จัดการการตลาดมีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนากลยุทธ์สำหรับการเปิดตัวสินค้าใหม่ ก่อนที่จะรวบรวมทีม พวกเขาทำการวิจัยตลาด กำหนดเป้าหมายการขายและการติดต่อลูกค้า เลือกช่องทางการโฆษณา และกำหนดงบประมาณและระยะเวลาสำหรับการเปิดตัว
การจัดงาน ตัวอย่าง
ผู้จัดการก่อสร้างเป็นตัวอย่างที่ดีของหน้าที่การจัดระเบียบ ผู้จัดการโครงการที่ยุ่งเหล่านี้จัดสรรทรัพยากรสำหรับแรงงาน อุปกรณ์ และวัสดุ นอกจากนี้พวกเขายังรับผิดชอบในการกำหนดกรอบเวลาและประสานงานการทำงานระหว่างพนักงาน ผู้รับเหมาช่วง และผู้จัดหาวัสดุ
ตัวอย่างฟังก์ชันหลัก
ผู้อำนวยการโรงเรียนมัธยมศึกษาเป็นผู้สร้างแรงบันดาลใจและให้คำแนะนำแก่ครูและบุคลากรของโรงเรียน. พวกเขามีอิทธิพลอย่างมากต่อวัฒนธรรมของโรงเรียนและดูแลมาตรฐานการศึกษา. ผู้อำนวยการโรงเรียนจัดการกับความขัดแย้งระหว่างผู้ปกครองกับครู และส่งเสริมวัฒนธรรมที่เป็นบวกและเปิดกว้างซึ่งสนับสนุนความปลอดภัยและการเรียนรู้ของนักเรียน.
ตัวอย่างฟังก์ชันควบคุม
ผู้จัดการร้านอาหารต้องบาลานซ์การบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพทั้งพนักงานและเงินทุนของร้านอาหาร. พวกเขาติดตามตัวชี้วัดเช่นยอดขายรายวันและค่าใช้จ่าย, ตรวจสอบความปลอดภัยของอาหาร, ตรวจสอบความคิดเห็นของลูกค้า, และปรับเปลี่ยนการจัดสรรพนักงานหรือรายการอาหารเพื่อรักษาผลกำไรหรือคุณภาพ.
บรรลุเป้าหมายของบริษัทคุณให้เร็วขึ้นด้วย Clickup
ไม่ว่าคุณจะกำลังดูแลทีมซอฟต์แวร์ เป็นผู้นำในการรณรงค์ทางการตลาด หรือเป็นผู้นำโครงการสร้างสรรค์ ฟังก์ชันเหล่านี้จะเป็นเข็มทิศที่มีประโยชน์ในการนำทางผ่านความซับซ้อนของการบริหารจัดการ 🧭
ผู้นำทั้งใหม่และที่มีประสบการณ์ใช้สี่หน้าที่ของการจัดการเพื่อกำหนดเป้าหมายและนำทีมของพวกเขาไปสู่ความสำเร็จ
ทักษะอ่อนมีความสำคัญที่นี่ แต่เครื่องมือที่เหมาะสมก็สำคัญเช่นกัน ClickUp เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพที่รวมฟังก์ชันทั้งสี่ไว้ในที่เดียว เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างแผนที่สามารถดำเนินการได้ จัดระเบียบงานของคุณ นำทีมและทำงานร่วมกับทีมของคุณ และติดตามผลลัพธ์ 🤩
ทำไมต้องจัดการทุกอย่างด้วยตนเอง? นำทุกงานของคุณมาไว้ที่เดียวด้วย ClickUp. ดูความแตกต่างด้วยตัวคุณเอง:สร้างพื้นที่ทำงาน ClickUp ฟรีของคุณตอนนี้