การปฐมนิเทศไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่เห็น สำหรับพนักงาน มันคือการค้นหาและกรอกเอกสารไม่รู้จบ การนั่งฟังการปฐมนิเทศ และทำความเข้าใจกับบรรยากาศในออฟฟิศ (รวมถึงการหาเครื่องชงกาแฟที่จำเป็นอย่างยิ่งด้วย)
สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและเจ้าของธุรกิจแล้ว มันคือการต่อสู้กับกองเอกสารการปฐมนิเทศที่มากมาย
น่าแปลกใจที่58% ของบริษัทยอมรับว่าพวกเขาใช้เวลามากขึ้นกับกระบวนการและเอกสารในช่วงการเริ่มต้นงานมากกว่าประสบการณ์ของพนักงานจริง
อย่างไรก็ตาม มีบางสิ่งที่สามารถทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นและรวดเร็วขึ้นได้: แบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน ที่ให้กรอบสำหรับการรวบรวมข้อมูล แบบฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้การรวบรวมข้อมูลง่ายขึ้น จัดระเบียบประวัติพนักงาน และทำให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญทั้งหมดพร้อมใช้งาน
ในบทความนี้ เราจะแบ่งปัน 16 แบบฟอร์มข้อมูลพนักงานฟรี เพื่อช่วยให้คุณเร่งกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ได้อย่างรวดเร็ว มาเริ่มกันเลย!
แบบฟอร์มข้อมูลพนักงานคืออะไร?
โอกาสที่ข้อมูลการจ้างงานใหม่จะถูกกระจายอยู่ในอีเมลและสเปรดชีตนั้นมีค่อนข้างสูง
นั่นคือเหตุผลที่ทีม HRที่มีประสบการณ์พึ่งพา แบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน ซึ่งเป็นเอกสารที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าเพื่อช่วยให้การรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลพนักงานเป็นเรื่องง่าย แบบฟอร์มนี้ครอบคลุมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด: ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลติดต่อ ผู้ติดต่อฉุกเฉิน ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน และเมื่อจำเป็น ประวัติการศึกษา
นอกจากนี้ยังช่วยลดความจำเป็นในการติดตามพนักงานใหม่เพื่อขอข้อมูลที่ขาดหายไป—เพียงแค่บันทึกข้อมูลพนักงานที่สะอาดและเป็นมาตรฐานตั้งแต่เริ่มต้น
อ่านเพิ่มเติม: 10 แม่แบบคู่มือพนักงานฟรีใน Word & ClickUp
องค์ประกอบสำคัญของแบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีความรับผิดชอบตามกฎหมายในการจัดการและปกป้องข้อมูลของพนักงาน การไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษที่ร้ายแรง
ส่วนที่ยาก? การจัดการข้อมูลพนักงานจำนวนมากด้วยตนเองไม่ใช่เรื่องง่ายและมาพร้อมกับความท้าทายมากมายในระหว่างการปฐมนิเทศ
การเปลี่ยนไปใช้แบบฟอร์มข้อมูลพนักงานช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ช่วยรวบรวมรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานใหม่ ทำให้การเริ่มต้นงานเป็นไปอย่างราบรื่นและรักษาข้อมูลพนักงานให้เป็นระเบียบและจัดการได้ง่าย
นี่คือการสรุปอย่างรวดเร็วของส่วนสำคัญ:
| ส่วน | รายละเอียดที่บันทึกไว้ |
| รายละเอียดส่วนบุคคล | ชื่อเต็ม, ที่อยู่, หมายเลขโทรศัพท์, อีเมล, วันเดือนปีเกิด, และสัญชาติ |
| รายละเอียดการจ้างงาน | ตำแหน่งงาน, แผนก, วันเริ่มงาน, ชื่อผู้บังคับบัญชา, และหมายเลขประจำตัวพนักงาน |
| ข้อมูลติดต่อฉุกเฉิน | ชื่อผู้ติดต่อฉุกเฉิน, หมายเลขโทรศัพท์, ความสัมพันธ์, และผู้ติดต่อสำรอง |
| ข้อมูลภาษีและการชำระเงิน | รายละเอียดบัญชีธนาคาร, แบบฟอร์มภาษี, โครงสร้างเงินเดือน, และการลงทะเบียนสวัสดิการ |
| ฟิลด์เพิ่มเติม | ประวัติการศึกษา, ใบรับรอง, เอกสารเช่น หนังสือเดินทางหรือใบอนุญาตทำงาน |
การขาดข้อมูลใด ๆ เหล่านี้อาจนำไปสู่ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือความยุ่งยากในการจัดการเงินเดือนได้ นั่นคือเหตุผลที่แบบฟอร์มข้อมูลพนักงานใหม่ช่วยให้ทุกอย่างถูกจัดระเบียบอย่างเรียบร้อย ทันสมัย และเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น
อ่านเพิ่มเติม: ปรับปรุงการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ: 10 ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลพนักงานที่ดีที่สุด
16 แบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน
แน่นอน คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานจากศูนย์ได้ แต่ทำไมต้องสร้างสิ่งใหม่เมื่อไม่จำเป็น?
นี่คือ 16 แม่แบบที่สมบูรณ์แบบเพื่อทำให้ชีวิต HR ของคุณง่ายขึ้นมาก
1. แม่แบบฟอร์ม ClickUp
ลองนึกภาพว่าวันแรกของการทำงานของพนักงานใหม่กำลังจะมาถึง และคุณกำลังรู้สึกหนักใจกับรายละเอียดพื้นฐานต่างๆ เช่น วันเริ่มงาน หมายเลขติดต่อฉุกเฉิน และข้อมูลบัญชีธนาคาร
เทมเพลตแบบฟอร์ม ClickUpช่วยขจัดความเครียดนั้นด้วยการช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มที่สะอาดและเป็นระเบียบได้ในไม่กี่นาที ด้วยฟีเจอร์ฟิลด์ที่กำหนดเองของ ClickUp สำหรับทุกอย่างตั้งแต่รายละเอียดส่วนตัวไปจนถึงข้อมูลเฉพาะงาน มันรวบรวมข้อมูลพนักงานที่สำคัญทั้งหมดได้อย่างถูกต้องและปลอดภัย
ยิ่งไปกว่านั้น คำตอบจะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติและพร้อมสำหรับการดำเนินการ—ช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนการติดตามผลด้วยตนเองและมุ่งเน้นไปที่ประสบการณ์การเริ่มต้นงานที่ราบรื่นสำหรับพนักงานใหม่ของคุณ
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลที่ดูแลการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ และทุกคนที่ต้องการลดความซับซ้อนในการรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลพนักงานที่จำเป็น
2. แม่แบบแบบฟอร์มประเมินพนักงาน ClickUp
พูดกันตามตรง—การประเมินพนักงานอาจรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย ทั้งสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการ
กระบวนการนี้อาจกลายเป็นเรื่องที่หนักหนาได้บางครั้ง เนื่องจากพนักงานต้องรับมือกับเอกสารจำนวนมาก พยายามจดจำเป้าหมายสำคัญด้านประสิทธิภาพ และต้องมั่นใจว่ามีความยุติธรรม
นั่นคือที่มาของเทมเพลตแบบฟอร์มประเมินพนักงาน ClickUpฟรีเข้ามาช่วย มันทำให้การประเมินผลการปฏิบัติงานง่ายขึ้นด้วยรูปแบบที่มีโครงสร้างและเป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งรวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
เทมเพลตนี้ช่วยให้การรวบรวมข้อเสนอแนะที่มีคุณค่า การระบุจุดที่ควรปรับปรุง และการติดตามความก้าวหน้าของแต่ละบุคคลตลอดระยะเวลาเป็นเรื่องง่าย ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยให้คุณสามารถรวมรายละเอียดต่างๆ เช่น ตำแหน่งงาน ความสำเร็จ และจุดที่ควรปรับปรุง เพื่อให้มั่นใจว่าการประเมินมีความสม่ำเสมอ ยุติธรรม และมุ่งเน้น
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการที่ต้องการลดความยุ่งยากในการประเมินพนักงาน ปรับปรุงการติดตามประสิทธิภาพ และสร้างกระบวนการประเมินที่เป็นธรรมและสม่ำเสมอซึ่งให้ประโยชน์แก่ทีมอย่างแท้จริง.
3. แม่แบบข้อเสนอแนะพนักงาน ClickUp
คุณเคยสงสัยไหมว่าทีมของคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับการบริหารจัดการ สภาพแวดล้อมในการทำงาน หรือแม้แต่ "สวัสดิการ" ที่ทุกคนพูดถึงกันอยู่เสมอ? ข้อเสนอแนะที่ตรงไปตรงมาจากพนักงานสามารถสร้างหรือทำลายสถานที่ทำงานได้ แต่การรวบรวมข้อเสนอแนะเหล่านั้นอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะเมื่อข้อเสนอแนะกระจัดกระจายและยากต่อการนำไปปฏิบัติ
แทนที่จะทำเช่นนั้นให้ใช้เทมเพลตข้อเสนอแนะพนักงานของ ClickUp เทมเพลตนี้จะช่วยให้กระบวนการรวบรวมและจัดการข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายจากทีมของคุณเป็นเรื่องง่ายขึ้น
ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น วัฒนธรรมองค์กร ความชัดเจนในบทบาท และโอกาสในการพัฒนา คุณสามารถจัดการกับความท้าทายประจำวันและปรับปรุงความพึงพอใจของทีมได้ นั่นไม่ใช่ทั้งหมด
🍪 โบนัส: การแสดงภาพข้อมูลที่ทรงพลังยังช่วยให้คุณสามารถติดตามความรู้สึกของพนักงานตามช่วงเวลาได้ ช่วยให้คุณสามารถสังเกตเห็นรูปแบบและดำเนินการอย่างรวดเร็ว ก่อนที่ปัญหาเล็กน้อยจะกลายเป็นปัญหาใหญ่ ด้วยการรวบรวมความคิดเห็นไว้ในที่เดียว เทมเพลตนี้ส่งเสริมให้เกิดการสนทนาที่เปิดกว้างและมีโครงสร้าง ซึ่งช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างพนักงานกับผู้นำ
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการที่ต้องการส่งเสริมความโปร่งใส ติดตามความรู้สึกของทีม และสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เติบโตและเต็มไปด้วยความไว้วางใจ
4. แม่แบบแบบฟอร์มการจ้างงานภายใน ClickUp
การเติมตำแหน่งงานที่ว่างอยู่ภายในองค์กรเป็นประโยชน์ทั้งสองฝ่าย—ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร และแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับการเติบโตของพวกเขา ความท้าทายเพียงอย่างเดียวคือการรวบรวมข้อมูลพนักงานทั้งหมด การตรวจสอบบทบาท และการจัดการใบสมัครด้วยตนเอง ซึ่งอาจรู้สึกเหมือนกับการจัดการเอกสารที่ไม่มีที่สิ้นสุด
นั่นคือจุดที่แม่แบบฟอร์มการจ้างงานภายในของ ClickUpเข้ามาช่วยแก้ปัญหา
เทมเพลตนี้ช่วยให้กระบวนการจ้างงานภายในง่ายขึ้น โดยช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง เช่น ข้อมูลประวัติพนักงาน ตำแหน่งปัจจุบัน และทักษะที่เกี่ยวข้อง
เมื่อทุกอย่างถูกทำให้เป็นดิจิทัลและรวมศูนย์แล้ว คุณจะหลีกเลี่ยงความสับสน รับรองการปฏิบัติตามนโยบายการจ้างงาน และมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นและปราศจากความเครียดให้กับพนักงาน
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลที่ต้องการทำให้การสรรหาภายในราบรื่น ติดตามการสมัครงานได้อย่างไร้รอยต่อ และรักษาข้อมูลพนักงานที่ถูกต้องและเป็นไปตามข้อกำหนด
5. แม่แบบแบบสำรวจความผูกพันของพนักงาน ClickUp
ตามรายงานล่าสุดของGallup พบว่า 51% ของพนักงานรู้สึกไม่ผูกพันกับองค์กร นั่นหมายถึงกว่าครึ่งหนึ่งของกำลังแรงงานของคุณกำลังรู้สึกขาดการมีส่วนร่วม ขาดแรงจูงใจ หรือทำงานประจำวันอย่างไม่เต็มใจ
ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม เช่นแม่แบบแบบสำรวจความผูกพันของพนักงาน ClickUp คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่แท้จริงเกี่ยวกับความพึงพอใจของพนักงานและวัฒนธรรมองค์กรได้
เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณสร้างแบบสำรวจที่ตรงเป้าหมายด้วยคำถามที่กำหนดเองเพื่อประเมินความรู้สึกของทีมคุณ ไม่ว่าคุณจะประเมินความพึงพอใจในงาน สภาพแวดล้อมในที่ทำงาน หรือขวัญกำลังใจของทีม มันจะรวบรวมทุกสิ่งที่ไม่ชัดเจนที่มักถูกมองข้ามในที่ทำงาน
ส่วนที่ดีที่สุด? คำตอบถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวและพร้อมสำหรับการวิเคราะห์ ทำให้คุณสามารถสังเกตแนวโน้มและระบุจุดที่ต้องปรับปรุงได้
✨ เหมาะสำหรับ: ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการทีมที่ต้องการวัดระดับความผูกพัน ติดตามการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และสร้างทีมงานที่มีความสุขและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การติดตามและการจัดระเบียบโครงการของบริษัทนั้นง่ายและมีประสิทธิภาพมากด้วยซอฟต์แวร์ ClickUp. นี่คือซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพมากเมื่อต้องการแก้ไขปัญหาการจัดการงานและติดตามความคืบหน้าของงานและโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ขององค์กร.
การติดตามและการจัดระเบียบโครงการของบริษัทเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากด้วยซอฟต์แวร์ ClickUp. นี่คือซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพมากเมื่อต้องการแก้ไขปัญหาการจัดการงานและติดตามความคืบหน้าของงานและโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ขององค์กร.
6. แบบฟอร์มใบสมัครเวิร์กช็อป ClickUp
การวางแผนจัดเวิร์กช็อปอาจเป็นเรื่องน่าตื่นเต้น—จนกระทั่งคุณจมอยู่กับใบสมัครมากมายและไม่มีวิธีจัดการที่เป็นระบบ
แบบฟอร์มใบสมัครเวิร์กช็อป ClickUpช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นโดยช่วยให้คุณรวบรวมและจัดการข้อมูล 'ผู้เข้าร่วม' ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
แทนที่จะต้องค้นหาอีเมลที่กระจัดกระจายหรือแบบฟอร์มที่ไม่ตรงกัน เทมเพลตนี้จะรวบรวมข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ รายละเอียดการติดต่อ และกำหนดการเวิร์กช็อป ไว้ในที่เดียวที่เข้าถึงได้ง่าย
นี่คือวิธีการทำงาน: ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งแบบฟอร์มให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ ทำให้คุณรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากผู้เข้าร่วมได้เพียงอย่างเดียว สถานะเช่น "กำลังตรวจสอบ" หรือ "อนุมัติแล้ว" ช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคล, ผู้วางแผนงาน, หรือผู้จัดการที่ต้องการปรับปรุงการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงานและการจัดการเวิร์กช็อปให้ราบรื่นด้วยความพยายามน้อยที่สุด
7. เทมเพลตการจัดการสัมภาษณ์และรายงาน ClickUp
ตามข้อมูลล่าสุด ตำแหน่งงานในบริษัททั่วไปได้รับใบสมัครเฉลี่ย250 ฉบับ— และยอมรับเถอะ การจัดการปริมาณผู้สมัครจำนวนมากเช่นนี้โดยไม่มีระบบที่เหมาะสมย่อมนำไปสู่ความวุ่นวาย
เทมเพลตการจัดการสัมภาษณ์และรายงานของClickUpช่วยลดความไม่แน่นอนในกระบวนการ
มันมอบพื้นที่เดียวที่เป็นระเบียบให้คุณติดตามข้อมูลผู้สมัคร, กำหนดการสัมภาษณ์, และรวบรวมความคิดเห็นจากผู้สัมภาษณ์หลายคนได้
เมื่อทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงการประเมินผู้สมัครได้อย่างง่ายดาย เปรียบเทียบบันทึก และให้ข้อเสนอแนะอย่างเป็นระบบแบบเรียลไทม์
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลและผู้สรรหาบุคลากรที่ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการจัดการสัมภาษณ์ ติดตามความคิดเห็น และตัดสินใจจ้างงานอย่างมั่นใจโดยไม่พลาดรายละเอียดสำคัญ
8. แบบฟอร์มใบสมัครงาน ClickUp
การคัดกรองใบสมัครงานเป็นงานที่ใช้เวลามากและอาจกลายเป็นความยุ่งเหยิงได้อย่างรวดเร็วหากคุณไม่มีความเป็นระเบียบ วิธีที่ดีที่สุดคือการใช้เทมเพลตแบบฟอร์มใบสมัครงานของ ClickUp
มันทำให้กระบวนการจ้างงานง่ายขึ้นโดยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญจากผู้สมัครทุกคนได้อย่างรวดเร็วและ สม่ำเสมอ เช่น ข้อมูลส่วนตัว ประวัติการศึกษา และประวัติการทำงานที่ผ่านมา
ด้วยการจัดเก็บแอปพลิเคชันทั้งหมดไว้ในที่เดียว คุณสามารถบอกลาเอกสารกระดาษและอีเมลที่กระจัดกระจายได้ เทมเพลตนี้ทำให้การติดตามและตรวจสอบผู้สมัครเป็นเรื่องง่าย ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การค้นหาผู้มีความสามารถระดับสูงแทนที่จะต้องจมอยู่กับงานเอกสาร
นอกจากนี้ ยังมอบประสบการณ์ที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้สมัคร แสดงให้เห็นว่าบริษัทของคุณให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพและความเป็นมืออาชีพตั้งแต่เริ่มต้น
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการฝ่ายสรรหาที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการสมัครงานให้เป็นระบบ จัดระเบียบข้อมูลผู้สมัคร และดึงดูดบุคลากรที่มีความสามารถสูงสุดได้อย่างง่ายดาย
9. แม่แบบการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ของ ClickUp
หากคุณรู้สึกว่างานต้อนรับพนักงานใหม่มีมากเกินไปจนรับไม่ไหวแม่แบบการปฐมนิเทศพนักงานของ ClickUpคือพันธมิตรที่ดีที่สุดของคุณ
ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถสร้างและจัดระเบียบรายการตรวจสอบการปฐมนิเทศอย่างละเอียด ครอบคลุมทุกขั้นตอนตั้งแต่การแนะนำตัวไปจนถึงการฝึกอบรมเฉพาะตำแหน่ง เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีสิ่งใดตกหล่น
กำหนดการประชุมวันเริ่มต้นงาน มอบหมายงานที่สำคัญ และแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับทีมและวัฒนธรรมองค์กร
นอกจากนี้ ทุกอย่างถูกประสานงานไว้ในที่เดียว ทำให้สามารถติดตามความคืบหน้าได้ง่าย และมั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่ทุกคนมีเครื่องมือและข้อมูลสำคัญที่จำเป็นเพื่อให้สามารถเริ่มทำงานได้ทันที
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศให้ราบรื่น จัดเก็บข้อมูลพนักงานให้เป็นระเบียบ และช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกได้รับข้อมูลและเชื่อมโยงกับองค์กร
10. แม่แบบไดเรกทอรีพนักงาน ClickUp
เราเข้าใจดี—วันนี้เป็นวันเกิดของเพื่อนร่วมงานของคุณ และคุณกำลังพยายามจะส่งเค้กไปให้ แต่การตามหาข้อมูลติดต่อของพวกเขากลับกลายเป็นความท้าทายที่คุณไม่เคยเตรียมตัวมาก่อน
เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานของ ClickUpช่วยขจัดความยุ่งยากเหล่านั้นด้วยการมอบศูนย์กลางเดียวที่เป็นระเบียบสำหรับข้อมูลพนักงานทั้งหมด ไม่ว่าคุณจะกำลังค้นหา อีเมลของใครบางคน, ตำแหน่งงาน, หรือกำลังหาว่าใครอยู่ในแผนกไหน เทมเพลตนี้มีทุกอย่างที่คุณต้องการ
วิธีการทำงาน: ความสามารถในการค้นหาที่ใช้งานง่ายช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว ตรวจสอบว่าใครอยู่ในสำนักงาน และดูโครงสร้างของทีมต่างๆ
นอกจากนี้ ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานใหม่ที่ต้องการทำความรู้จักกับทีม หรือใครก็ตามที่ต้องการค้นหาข้อมูลติดต่ออย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องส่งข้อความว่า "ใครเป็นคนดูแลเรื่องนี้?"
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคล, ผู้จัดการ, และพนักงานที่ต้องการรวมข้อมูลพนักงานไว้ในที่เดียว, ปรับปรุงการสื่อสาร, และให้ทุกคนเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดาย.
11. แบบฟอร์มข้อมูลพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล โดย Collage
ผ่านทาง ภาพตัดปะ
การเก็บรักษาข้อมูลพนักงานที่ถูกต้องและทันสมัยเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับนายจ้างทุกคน แบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน HR โดย Collage ช่วยให้การจัดการข้อมูลทุกประเภทเป็นเรื่องง่าย ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว รายละเอียดค่าจ้าง ไปจนถึงวันเริ่มงาน
แบบฟอร์มอิสระนี้ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลทุกอย่างได้ตั้งแต่ชื่อพนักงาน ที่อยู่บ้าน อัตราค่าจ้าง สวัสดิการ และแม้กระทั่งรายละเอียดการลาหยุด
นอกจากนี้ ด้วยกฎหมายที่กำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาข้อมูลพนักงานบางประเภทไว้เป็นระยะเวลาที่กำหนด แม้หลังจากพนักงานลาออกแล้ว การจัดระเบียบทุกอย่างอย่างเป็นระเบียบตั้งแต่เริ่มต้นสามารถช่วยป้องกันความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้
✨ เหมาะสำหรับ: นายจ้างและผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่กำลังมองหาวิธีการที่ชัดเจนและเป็นไปตามข้อกำหนดในการรวบรวมและจัดการข้อมูลพนักงาน พร้อมทั้งมั่นใจได้ว่าจะปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการเก็บบันทึกข้อมูลได้อย่างไร้กังวล
อ่านเพิ่มเติม: พลังของเสียงพนักงานในการเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานของคุณ
12. แบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน CollageWord โดย AIHR
ผ่านทาง AIHR
คุณทราบหรือไม่ว่าการไม่รวบรวมข้อมูลพนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลาอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนซึ่งมีค่าใช้จ่ายมากกว่า 600 ดอลลาร์ต่อเหตุการณ์?
เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบทางการเงินนี้ เทมเพลตแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานของ CollageWord โดย AIHR มอบวิธีที่ดีกว่าในการจัดการข้อมูลพนักงานใหม่ตั้งแต่วันแรก
แบบฟอร์มนี้เป็นภาพรวมที่ครอบคลุมของข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงาน ตั้งแต่วันเริ่มงาน ติดต่อฉุกเฉิน และอัตราค่าจ้าง
เครื่องมือนี้ช่วยให้งานด้านการบริหารง่ายขึ้นและรักษาข้อมูลพนักงานของคุณให้เป็นระเบียบ ปลอดภัย และทันสมัยอยู่เสมอ มีแม่แบบฟรีที่สามารถปรับแต่งได้ในรูปแบบ PDF และ Word
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลและนายจ้างที่ต้องการโซลูชันที่มีประสิทธิภาพและเป็นไปตามข้อกำหนดในการรวบรวมและจัดการข้อมูลพนักงานระหว่างกระบวนการเริ่มต้นงาน
13. แบบฟอร์มรายละเอียดพนักงาน PDF โดย ชาร์ลี
ผ่านทาง ชาร์ลี
การต้อนรับพนักงานใหม่เป็นเรื่องน่าตื่นเต้น แต่จะไม่ยุ่งยากหากมีเทมเพลตแบบฟอร์มรายละเอียดพนักงานในรูปแบบ PDF ของ Charlie ซึ่งช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลพนักงานทั้งหมดได้อย่างครบถ้วน
เทมเพลตนี้ออกแบบมาสำหรับการตรวจสอบก่อนการจ้างงานก่อนสัปดาห์แรก คุณสามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลสิทธิ์ในการทำงาน (หมายเลขหนังสือเดินทางและหมายเลขประกันสังคม) ก่อนวันเริ่มงานของพนักงาน เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามกฎหมาย ตั้งแต่วันแรก
จากนั้น ในสัปดาห์แรก ให้จัดการเรื่องที่ค้างอยู่ให้เรียบร้อยโดยการรวบรวมข้อมูลติดต่อฉุกเฉิน ที่อยู่อีเมลส่วนตัว และแม้กระทั่งความชอบด้านอาหาร
แม้ว่าจะมีเครื่องมือบันทึกข้อมูลพนักงานที่ทันสมัยกว่านี้ แต่เทมเพลต PDF นี้เป็นทางเลือกที่คุ้มค่าและใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจที่ยังไม่พร้อมลงทุนในซอฟต์แวร์
✨ เหมาะสำหรับ: ธุรกิจขนาดเล็กหรือทีม HR ที่กำลังมองหาวิธีที่ประหยัดและตรงไปตรงมาในการรวบรวมและจัดการข้อมูลพนักงานที่จำเป็นในช่วงการปฐมนิเทศ
อ่านเพิ่มเติม: เทมเพลตและแบบฟอร์ม HR ฟรีเพื่อปรับปรุงกระบวนการ HR
14. แบบฟอร์มการแนะนำพนักงานโดย 123 Form Builder
ผ่านทาง 123 Form Builder
การจ้างบุคลากรที่มีความสามารถไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ผู้สรรหาที่ดีที่สุดของคุณอาจนั่งอยู่ในสำนักงานของคุณแล้ว: พนักงานของคุณเอง แบบฟอร์มการแนะนำพนักงานโดย 123 Form Builder ทำให้ทีมสามารถแนะนำผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมได้อย่างง่ายดาย
นี่คือวิธีการทำงาน: แบบฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้นี้จะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานและรายละเอียดของผู้สมัคร เช่น ตำแหน่งงานที่สมัคร และไฟล์สนับสนุนเช่นประวัติย่อ
ไม่ต้องเขียนโค้ด—เพียงลาก, วาง, และออกแบบแบบฟอร์มให้ตรงกับความต้องการของบริษัทคุณ. คุณสามารถเผยแพร่ผ่านลิงก์ที่ปลอดภัย, ฝังไว้ในเว็บไซต์ของคุณ, หรือแชร์ผ่านแพลตฟอร์มต่าง ๆ เช่น Facebook หรือ WordPress.
เมื่อส่งแล้ว การอ้างอิงทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลออนไลน์ที่ปลอดภัยเพื่อการตรวจสอบที่ง่าย เข้าถึงข้อมูลผ่านแดชบอร์ดกลาง ส่งออกเป็น CSV หรือ Excel หรือผสานรวมแบบฟอร์มกับเครื่องมือเช่น Google Drive เพื่อทำให้การติดตามง่ายขึ้น
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการแปลงกระบวนการแนะนำพนักงานให้เป็นดิจิทัลและเร่งความเร็ว พร้อมทั้งสร้างแหล่งบุคลากรที่มีความสามารถให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น
15. แบบฟอร์มข้อมูลสุขภาพพนักงาน โดย 123 Form Builder
ผ่านทาง 123 Form Builder
เกี่ยวกับสุขภาพของพนักงาน องค์กรส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญกับประเด็นที่มีค่าใช้จ่ายหรือความรับผิดชอบโดยตรง เช่น การบาดเจ็บในที่ทำงาน การเรียกร้องค่าชดเชยกรณีทุพพลภาพ หรือการใช้โปรแกรมช่วยเหลือพนักงาน อย่างไรก็ตาม ตัวชี้วัดเหล่านี้เป็นเพียงส่วนน้อยที่สะท้อนถึงสุขภาพกายและใจโดยรวมของบุคลากรในองค์กรของคุณเท่านั้น
การออกแบบกลยุทธ์ด้านสุขภาพที่มีประสิทธิภาพ—หรือการวัดผลกระทบของกลยุทธ์เหล่านั้น—แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยหากปราศจากการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ
แบบฟอร์มข้อมูลสุขภาพพนักงานโดย 123 Form Builder ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมความท้าทายนี้ได้
มันทำให้การรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพที่จำเป็นง่ายขึ้น—ตั้งแต่ประวัติทางการแพทย์และโรคเรื้อรังไปจนถึงประวัติการฉีดวัคซีนและผู้ติดต่อฉุกเฉิน—อย่างปลอดภัยและสะดวกสบาย
✨ เหมาะสำหรับ: องค์กรที่มุ่งมั่นสร้างวัฒนธรรมสุขภาพ ส่งเสริมความเป็นอยู่ที่ดีของบุคลากร และรับมือกับค่าใช้จ่ายด้านสุขภาพที่เพิ่มสูงขึ้นด้วยแนวทางที่เป็นระบบและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
อ่านเพิ่มเติม: 10 อันดับเทมเพลตตารางปฐมนิเทศพนักงานยอดนิยม
16. แบบฟอร์มยินยอมทางการแพทย์ของพนักงาน โดย 123 Form Builder
ผ่านทาง 123 Form Builder
เนื่องจากปัญหาการขาดแคลนบุคลากรอย่างต่อเนื่องและค่าใช้จ่ายด้านการดูแลสุขภาพที่เพิ่มขึ้น การให้ความสำคัญกับสุขภาพของพนักงานจึงไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป
แบบฟอร์มยินยอมทางการแพทย์สำหรับพนักงานโดย 123 Form Builder ช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้น รวดเร็ว ปลอดภัย และสะดวกสบายสำหรับนายจ้างและพนักงานใหม่ในการติดตามเอกสาร
เทมเพลตพร้อมใช้งานนี้ช่วยให้คุณสามารถส่งแบบฟอร์มยินยอมทางการแพทย์ทางอีเมลให้กับพนักงานใหม่ได้ พนักงานสามารถกรอกแบบฟอร์มได้จากที่บ้านหรือขณะเดินทาง
คำตอบของพวกเขาถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทีม HR ทำให้ข้อมูลพนักงานถูกจัดระเบียบและสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัว
✨ เหมาะสำหรับ: ทีมทรัพยากรบุคคลที่กำลังมองหาโซลูชันดิจิทัลที่ปลอดภัยในการจัดการแบบฟอร์มยินยอมทางการแพทย์ระหว่างการเข้าร่วมงาน
อ่านเพิ่มเติม: 10 ซอฟต์แวร์พอร์ทัลพนักงานที่ดีที่สุด
วิธีสร้างและใช้แบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน
ไม่ว่าคุณจะชอบวิธีการแบบดั้งเดิมหรือเครื่องมือดิจิทัล ก็มีวิธีสร้างแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานที่เหมาะกับคุณ มาดูรายละเอียดกัน:
1. แบบฟอร์ม Google
หากคุณกำลังมองหาสิ่งที่ง่ายและฟรี Google Forms คือตัวเลือกที่เหมาะสำหรับคุณ นี่คือวิธีการใช้งาน:
- เริ่มต้นจากศูนย์หรือใช้เทมเพลต: Google Forms มีเทมเพลตพร้อมใช้งานสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพียงแค่ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
- เพิ่มคำถามของคุณ: คลิกปุ่มบวก (+) เพื่อเพิ่มฟิลด์สำหรับรายละเอียดส่วนตัว วันที่เริ่มงาน และข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณต้องการ
- ปรับแต่งแบบฟอร์มของคุณ: ปรับธีม, ฟอนต์, และสีให้ดูเป็นมืออาชีพ. คุณสามารถเพิ่มรูปภาพหรือวิดีโอเพื่อความสนุก (หรือความชัดเจน) ได้ด้วย.
- ปรับการตั้งค่า: ปกป้องคำตอบและจัดการวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล เชื่อมโยงคำตอบกับ Google Sheets เพื่อการติดตามและวิเคราะห์ที่ง่ายดาย
แม้ว่า Google Forms จะใช้งานได้ แต่ก็ไม่ได้สมบูรณ์แบบ—การออกแบบพื้นฐานและฟีเจอร์ที่จำกัดอาจทำให้คุณต้องการอะไรเพิ่มเติม
อ่านเพิ่มเติม: 9 อันดับเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการบุคลากรที่ดีที่สุด
2. สเปรดชีต
หากคุณเป็นแฟนของ Excel หรือ Google Sheets แบบดั้งเดิม คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานด้วยตนเองได้:
- เพิ่มคอลัมน์สำหรับชื่อเต็ม ที่อยู่ ผู้ติดต่อฉุกเฉิน และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ของพนักงาน
- แชร์ให้กับพนักงานใหม่เพื่อกรอกหรืออัปเดตโดยตรง
- โบนัส: ใช้ตัวกรองและตัวเลือกการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลเป็นระเบียบและทันสมัย
คู่มือใช่ไหม? ใช่ แต่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมขนาดเล็ก
3. ClickUp Forms: ทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า
ตอนนี้ หากคุณพร้อมที่จะละทิ้งสเปรดชีตที่ยุ่งยากและยกระดับการทำงานขึ้นไปอีกขั้นClickUpคือคำตอบ
ClickUp Formsรวบรวมข้อมูลพนักงานของคุณและเปลี่ยนให้เป็นผลลัพธ์ที่ใช้งานได้จริง
✨ นี่คือวิธีการทำงาน: ClickUpมีฟิลด์ที่กำหนดเองมากมายให้เลือกใช้ตามความต้องการของคุณ
ไม่ว่าคุณจะต้องการคำตอบเป็นข้อความ ตัวเลือกแบบดรอปดาวน์ หรือปฏิทินสำหรับวันที่เริ่มต้น ทุกคำถามสามารถกำหนดฟิลด์ให้ตรงกับคำตอบได้ ดังนั้น พนักงานจึงกรอกแบบฟอร์มได้อย่างถูกต้องแม่นยำ โดยที่คุณไม่ต้องเสียเวลาจัดการกับข้อมูลที่ยุ่งเหยิงและไม่สอดคล้องกัน
แต่นี่คือจุดที่ดียิ่งขึ้นไปอีก—ClickUp จะแปลงคำตอบในแบบฟอร์มให้เป็นงานโดยอัตโนมัติ
ลองนึกภาพพนักงานใหม่กำลังกรอกแบบฟอร์ม และทันใดนั้น! งานใหม่ก็ถูกสร้างขึ้นสำหรับฝ่ายเงินเดือนเพื่อตั้งค่าบัญชีเงินเดือนของพวกเขา หรือฝ่ายไอทีเพื่อเตรียมเอกสารการเริ่มงานของพวกเขา
เพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ ClickUp ช่วยให้คุณเพิ่มป้ายกำกับและคำตอบได้โดยตรงในคำอธิบายงาน ทำให้การติดตามและจัดการคำขอเป็นเรื่องง่าย แทนที่จะต้องค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องอย่างยุ่งยาก คุณสามารถค้นหา จัดเรียง และรวมงานที่ซ้ำกันได้ในไม่กี่วินาที
รวบรวมข้อมูลพนักงานของคุณด้วย ClickUp
เทมเพลตแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานของ ClickUp ช่วยให้การรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นของพนักงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว แม่นยำ และง่ายดาย
ฟิลด์ที่ปรับแต่งได้ช่วยให้คุณรวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการได้ครบถ้วน—ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัวไปจนถึงแบบฟอร์มภาษี—โดยไม่ต้องเสียเวลาติดต่อกลับไปกลับมา
เมื่อส่งข้อมูลแล้ว ข้อมูลจะถูกจัดระเบียบเป็นงานอย่างเรียบร้อยและเก็บไว้ในศูนย์กลางที่ปลอดภัยเพียงแห่งเดียว พร้อมสำหรับการเข้าถึงได้ทุกเมื่อ
ลงทะเบียนบน ClickUpและจัดระเบียบข้อมูลพนักงานของคุณ