การต้อนรับที่อบอุ่นมีความหมายอย่างยิ่ง!
การวิจัยแสดงให้เห็นว่าความประทับใจแรกสามารถโน้มน้าวใจพนักงานใหม่ให้อยู่กับองค์กรในระยะยาวได้จริง (หรือไม่)
กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานที่มีประสิทธิภาพสามารถสะท้อนถึงองค์กรและการบริหารจัดการได้เป็นอย่างดี และเป็นการวางรากฐานสำหรับวัน เดือน และปีต่อ ๆ ไป มันแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจพนักงานใหม่ของคุณและต้องการให้พวกเขาเติบโต หลังจากทั้งหมดนี้ พนักงานใหม่ในวันนี้คือดาวเด่นของวันพรุ่งนี้!
แต่เมื่อต้องรับพนักงานใหม่จำนวนมากในคราวเดียว ความท้าทายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้บางประการก็เกิดขึ้น ในฐานะผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการฝ่ายสรรหา คุณต้องรับมือกับอุปสรรคเหล่านี้และรักษาความสม่ำเสมอในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
และเราพร้อมที่จะช่วยคุณระบุความท้าทายเหล่านั้นและนำเสนอแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
10 ความท้าทายและวิธีแก้ไขในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
มาเจาะลึก 10 ความท้าทายในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่และวิธีรับมือกับปัญหาเหล่านี้
1. คำอธิบายหน้าที่การงานไม่ถูกต้อง
ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดในการต้อนรับพนักงานใหม่คือสิ่งที่คุณสามารถกำจัดได้ตั้งแต่ต้น—การโพสต์คำอธิบายงานที่ไม่ชัดเจน การนำคำประกาศงานเก่ามาใช้ซ้ำไม่ใช่ความคิดที่ดี เพราะมีโอกาสสูงที่หลายสิ่งได้เปลี่ยนแปลงไปนับตั้งแต่การจ้างงานครั้งล่าสุดของคุณ
หากไม่มีความชัดเจนเพียงพอเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบ ทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็น รวมถึงค่าตอบแทน คุณอาจดึงดูดกลุ่มผู้สมัครที่ไม่ตรงกับความต้องการได้ ในกรณีเช่นนี้ คุณจะต้องเริ่มกระบวนการสรรหาใหม่ตั้งแต่ต้น ซึ่งทั้งสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายและใช้เวลามาก
โซลูชัน
- ร่วมมือกับผู้บริหารระดับสูง: ผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากรสามารถร่วมมือกับหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เพื่อกำหนดสิ่งที่บริษัทต้องการในผู้สมัครที่มีศักยภาพ และพัฒนาคำอธิบายลักษณะงานให้สอดคล้องตามนั้น
- รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการงานประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้: ชื่อตำแหน่งงานที่ชัดเจน, หน้าที่ความรับผิดชอบและความคาดหวัง, ทักษะที่จำเป็นและทักษะที่ต้องการ, คุณสมบัติ, เงินเดือนและสวัสดิการ, รูปแบบการทำงาน, และคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับบริษัท
- อัปเดตเอกสาร: หากคุณต้องใช้คำอธิบายงานเก่า ให้ปรับปรุงให้ครบถ้วนเพื่อให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และความต้องการปัจจุบันขององค์กร
2. การทำงานเอกสารด้วยมือที่มากเกินไป
เมื่อพนักงานใหม่เข้าร่วมงาน โปรแกรมการปฐมนิเทศมาตรฐานจะช่วยให้พวกเขาคุ้นเคยกับระบบของบริษัท, กฎระเบียบ, เครื่องมือ, เอกสารทางกฎหมาย, วิธีการทำงาน, และสวัสดิการของพนักงาน
มันมักเกี่ยวข้องกับเอกสารที่ต้องทำด้วยมือมากเกินไป ซึ่งนำไปสู่ประสบการณ์การเริ่มต้นที่ไม่ดี เพราะพูดตามตรง ไม่มีใครชอบที่จะถูกถาโถมด้วยเอกสารกองโตในวันแรกของการทำงาน—มันทำให้รู้สึกหนักใจและสร้างแรงกดดันที่ไม่จำเป็นให้กับพนักงาน
โซลูชัน
- ลดการใช้กระดาษ: ลดเอกสารที่ยุ่งเหยิงและเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลด้วยซอฟต์แวร์สำหรับการเริ่มต้นงานของพนักงานทั้งแบบทางไกลและในสำนักงาน รวบรวมเอกสารการเริ่มต้นงานทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและรวมศูนย์ และแชร์กับพนักงานใหม่เมื่อจำเป็น
- เริ่มต้นให้เร็ว: อย่ารอถึงวันเริ่มงาน—ส่งเอกสารการปฐมนิเทศที่จำเป็นล่วงหน้าหนึ่งหรือสองวันเป็นส่วนหนึ่งของชุดต้อนรับ พนักงานใหม่จะมีเวลาในการตรวจสอบเอกสาร ทำความเข้าใจบทบาทของตนได้ดีขึ้น และสอบถามข้อสงสัยล่วงหน้า
- แชร์เอกสารเฉพาะบทบาท: แทนที่จะแชร์รายการเอกสารทั้งหมดในระหว่างการเตรียมความพร้อมก่อนเข้าทำงาน ให้แชร์เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (เช่น เครื่องมือเฉพาะแผนก โมดูลการฝึกอบรม SOP และโครงสร้างทีม) เพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบตั้งแต่เริ่มต้นและสร้างประสบการณ์การปฐมนิเทศพนักงานที่ดี
Netflix เป็นตัวอย่างที่ดีของเรื่องนี้ Cecili Reid ซึ่งเข้าร่วม Netflix ในตำแหน่งวิศวกรซอฟต์แวร์ได้แบ่งปันกระบวนการปฐมนิเทศของเขาที่บริษัทในโพสต์ส่วนตัวบน Medium:
"เมื่อฉันเปิดอีเมลในวันแรก ฉันได้รับแผนการปฐมนิเทศจากเพื่อนที่ช่วยปฐมนิเทศของฉัน เพื่อนที่ช่วยปฐมนิเทศคือบุคคลที่ทุ่มเทในทีมของฉันที่คอยแนะนำและชี้แนะแนวทางให้กับพนักงานใหม่ในระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศ" แผนการปฐมนิเทศได้รับการปรับให้เหมาะสมกับทีมของฉันและตัวฉันเอง ประกอบด้วยเอกสารที่ฉันควรอ่านหรือสิ่งที่จำเป็นที่ฉันควรทำ เพื่อเตรียมเอกสารรับรองและสภาพแวดล้อมให้พร้อมใช้งาน หรือคำแนะนำเพื่อให้การปฐมนิเทศของฉันเป็นไปอย่างราบรื่น ฉันทำงานตามแผนนี้ในเวลาว่างระหว่างประชุมทีมหรือช่วงการปฐมนิเทศ และพบปะกับเพื่อนที่ช่วยแนะนำการปฐมนิเทศทุกวัน
เพื่อนของฉันและแผนการของฉันเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการช่วยให้ฉันตัดสินใจได้ว่าอะไรคือสิ่งที่ฉันต้องให้ความสำคัญจริง ๆ ในการปรับตัวเข้ากับงานใหม่ของฉัน"
3. ไม่อธิบายซอฟต์แวร์การเริ่มต้นใช้งานของคุณ
ซอฟต์แวร์การปฐมนิเทศพนักงานของคุณรวมส่วนต่าง ๆ ที่เคลื่อนไหวของกระบวนการปฐมนิเทศให้เป็นหนึ่งเดียว มันช่วยลดความกังวลในวันแรกที่พนักงานอาจเผชิญ ช่วยให้พวกเขาปรับตัวเข้ากับบทบาทใหม่ได้ง่ายขึ้น และให้ผู้จัดการฝ่ายสรรหาติดตามความก้าวหน้าได้
ผู้นำด้านทรัพยากรบุคคลมักสันนิษฐานว่าพนักงานคุ้นเคยกับเครื่องมือการปฐมนิเทศเป็นอย่างดี แต่นี่อาจไม่เป็นความจริงเสมอไป หากไม่มีคำแนะนำในการใช้ซอฟต์แวร์ พนักงานจะรู้สึกสับสนและไม่สามารถใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างเต็มที่ และผู้จัดการฝ่ายสรรหาจะไม่สามารถเห็นภาพความก้าวหน้าของพนักงานใหม่ได้อย่างชัดเจน
โซลูชัน
- จัดให้มีการฝึกอบรม: เสนอเนื้อหาที่บันทึกไว้ล่วงหน้าหรือการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวเพื่อแนะนำพนักงานของคุณให้รู้จักกับซอฟต์แวร์การปฐมนิเทศ ให้เวลาพวกเขาในการทดลองใช้เครื่องมือนี้
- อธิบายรายละเอียดอย่างละเอียด: ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเครื่องมือและอธิบายทุกแง่มุมอย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อให้ทุกคน—ไม่ว่าจะมีทักษะทางเทคนิคมากน้อยเพียงใด—เข้าใจซอฟต์แวร์นี้ได้อย่างถ่องแท้
- แก้ไขปัญหา: ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมใหม่ถามคำถามเกี่ยวกับเครื่องมือ หากมี และช่วยเหลือพวกเขาเมื่อพบปัญหา
4. ข้อมูลล้นหลามในช่วงไม่กี่วันแรก
ผู้นำด้านทรัพยากรบุคคลอาจทำให้พนักงานใหม่รู้สึกถูกท่วมท้นด้วยข้อมูลในระหว่างกระบวนการปรับตัว โดยที่ไม่รู้ตัวเลย. สิ่งนี้เกิดขึ้นในระหว่างวันหรือสัปดาห์แรก ๆ ที่เข้าร่วมงาน. เมื่อมีภาระงานมากเกินไป พนักงานใหม่จะพบว่ามันยากที่จะรับข้อมูลที่ถูกมอบให้.
แม้ว่าการส่งมอบข้อมูลสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานเข้าใจและปฏิบัติหน้าที่ของตนได้จะเป็นสิ่งสำคัญ แต่การให้ข้อมูลมากเกินไปจะทำให้การเปลี่ยนผ่านซับซ้อนขึ้นเท่านั้น
โซลูชัน
- คู่มือพนักงาน: ออกแบบคู่มือพนักงาน(เอกสารที่ประกอบด้วยนโยบายและแนวทางปฏิบัติของบริษัท) เพื่อสื่อสารสิ่งที่ยอมรับได้และสิ่งที่ไม่ยอมรับในที่ทำงาน คู่มือนี้ควรเป็นแหล่งข้อมูลหลักในการตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับการสื่อสารในทีม ความปลอดภัยในที่ทำงาน การใช้ทรัพยากร/ทรัพย์สินของบริษัท การแต่งกาย และกฎระเบียบทางวินัย
หากคุณรู้สึกอยากผจญภัย ลองใช้วิธีของ Nordstorm ดูสิ—คู่มือพนักงานของพวกเขาคือปรัชญาของบริษัทที่สรุปไว้ในประโยคเดียวที่ทรงพลัง: "ใช้วิจารณญาณที่ดีในทุกสถานการณ์ จะไม่มีกฎเพิ่มเติม"
แม้ว่าคู่มือฉบับสมบูรณ์ของพวกเขาจะมีความยาวประมาณ 7,500 คำ แต่พวกเขาก็สามารถถ่ายทอดปรัชญาหลักได้อย่างยอดเยี่ยมด้วยไหวพริบและความกระชับ
- รายการตรวจสอบการปฐมนิเทศ: เก็บรายการตรวจสอบการปฐมนิเทศไว้ใกล้มือขณะต้อนรับพนักงานใหม่เข้าสู่บริษัทรายการตรวจสอบนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าการปฐมนิเทศเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ ป้องกันข้อผิดพลาด และทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณยังสามารถใช้แม่แบบการปฐมนิเทศเพื่อช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น
- ให้เวลาพวกเขา: แบ่งปันคู่มือพนักงานล่วงหน้าสองสามวันก่อนวันเริ่มงาน (พร้อมกับเอกสารการปฐมนิเทศ) และให้เวลาพนักงานใหม่ได้ทำความคุ้นเคยกับวัฒนธรรมของบริษัท ในวันแรกที่พวกเขามาทำงาน คุณสามารถเริ่มการปฐมนิเทศและแนะนำพวกเขาให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงานได้ทันที
5. ไม่เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะ
มีโอกาสที่พนักงานทุกคนอาจไม่รู้สึกเหมือนกันเกี่ยวกับการเดินทางในการเข้าร่วมงาน หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันปัญหาเบื้องต้นคือการสอบถามพนักงานใหม่เกี่ยวกับประสบการณ์การเข้าร่วมงานของพวกเขา
พนักงานใหม่จะมีส่วนร่วมมากที่สุดในช่วงสองสามสัปดาห์แรก และมีแนวโน้มที่จะให้ข้อเสนอแนะอย่างตรงไปตรงมามากขึ้น การรวบรวมและจัดระเบียบข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนว่าพนักงานชื่นชมอะไรและสิ่งใดที่คุณควรปรับปรุง ซึ่งจะช่วยปรับประสบการณ์การปฐมนิเทศให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
โซลูชัน
- ทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจ: พนักงานที่รู้สึกได้รับการต้อนรับและใส่ใจจะพบความพึงพอใจในบทบาทของตน สร้างบรรยากาศที่การให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ได้รับการชื่นชมและนำไปปรับปรุง เพื่อให้พนักงานรู้ว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ
- จัดให้มีการประชุมแบบตัวต่อตัว: คุณสามารถลองใช้วิธีที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นโดยจัดให้มีการประชุมแบบตัวต่อตัวกับพนักงานใหม่ วิธีนี้จะช่วยให้ทีม HR สามารถถามคำถามเฉพาะเจาะจงและใช้ข้อมูลย้อนกลับเพื่อปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศ
- ดำเนินการสำรวจและแบบสอบถาม: การสำรวจเชิงปริมาณช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของประสบการณ์การปฐมนิเทศในระดับใหญ่ ถามคำถามเกี่ยวกับทรัพยากรและเป้าหมายเพื่อให้ทราบว่าอะไรที่โดดเด่นสำหรับพนักงาน และดำเนินการสำรวจสั้น ๆ เพื่อเข้าใจว่าพวกเขากำลังปรับตัวเข้ากับงานอย่างไร
ที่ ClickUp เราพยายามปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศของเราอย่างต่อเนื่องด้วยข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์จากพนักงานใหม่ พนักงานใหม่จะกรอกแบบสำรวจเฉพาะเพื่อแบ่งปันความรู้สึกของพวกเขาในระหว่างการปฐมนิเทศ พวกเขายังแบ่งปันข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุงโปรแกรมด้วย เราใช้แดชบอร์ดเพื่อแสดงข้อมูลนี้และติดตามพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงเพื่อสร้างประสบการณ์การปฐมนิเทศที่ดีขึ้นโดยรวม
6. ไม่กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน
พนักงานใหม่ที่กำลังเข้าร่วมทีมของคุณนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงมากมาย—ทั้งสำหรับตัวพนักงานเองและบริษัท หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถทำได้คือการไม่กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น
ความชัดเจนเกี่ยวกับงาน ความคาดหวัง และการดำเนินงานในแต่ละวัน สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากต่อประสบการณ์การเริ่มต้นงานใหม่
โซลูชัน
- สร้างความคาดหวัง: ก่อนที่จะสื่อสารความคาดหวังให้กับพนักงานใหม่ ให้สร้างและปรับปรุงรายการความคาดหวังให้ชัดเจน การทำเช่นนี้จะช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดและทำให้กระบวนการสรรหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รายการนี้ควรรวมถึงค่านิยมและผลการปฏิบัติงานที่คาดหวังจากพนักงานในฐานะบุคคลและสมาชิกทีม รวมถึงทรัพยากรที่พนักงานใหม่ควรคาดหวังจากบริษัท
- สื่อสารความคาดหวัง: ตั้งตัวอย่างโดยการแจ้งให้ผู้สมัครทราบเมื่อพวกเขาควรได้รับการติดต่อจากคุณ ในระหว่างขั้นตอนการจ้างงาน ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่ออธิบายสิ่งที่คาดหวังจากพนักงาน
- จัดการและติดตามความคาดหวัง: การบังคับใช้ความคาดหวังและตรวจสอบว่าบรรลุผลนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพื่อช่วยให้พนักงานรู้สึกสบายใจในบทบาทและติดตามความก้าวหน้าของพวกเขาคุณสามารถสร้างแผน 30-60-90 วัน ซึ่งเน้นเป้าหมายการปฐมนิเทศและความคาดหวังที่แบ่งออกเป็นระยะย่อย
7. ไม่มีการให้บริบทในการปฐมนิเทศ
ในองค์กรที่ซับซ้อน พนักงานใหม่มักรู้สึกเหมือนปลาที่หลุดออกมาจากน้ำ ทุกอย่างเคลื่อนไหวเร็วเกินไปสำหรับพวกเขา และพวกเขารู้สึกไม่มีความรู้
มันจะกลายเป็นปัญหาใหญ่ขึ้นหากคุณใช้กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่แบบเดียวกันทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงทักษะและความคาดหวังของพนักงานใหม่
โซลูชัน
- ตัดบทนำทิ้ง: ประสบการณ์การจ้างงานที่ปรับให้เข้ากับบริบทนั้นน่าสนใจ ซึ่งตรงข้ามกับการดูวิดีโอแนะนำ มันเสียเวลาและขัดแย้งกับขั้นตอนถัดไปในกระบวนการ
เรดเน้นย้ำว่าไม่มีเซสชันการปฐมนิเทศใดที่ Netflix น่าเบื่อเลย
ไม่มีใครอยากนั่งในห้อง (หรือในกรณีของฉัน นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์) เป็นเวลาหนึ่งหรือสองชั่วโมงเพื่อดูใครบางคนอ่านจากสไลด์ แต่ละครั้งมีการโต้ตอบในบางรูปแบบและเชื่อมโยงกับแนวคิดหรือธีมที่น่าสนใจจาก Netflix ซึ่งทำให้รู้สึกสดชื่น ตัวอย่างเช่น การนำเสนอหนึ่งครั้งมีเกม Kahoot! เพื่อทดสอบความรู้ของเรา
- สร้างกระบวนการจ้างงานที่สอดคล้องกับบริบท: วิธีที่ดีที่สุดในการทำให้พนักงานใหม่รู้สึกเชื่อมโยงกับบทบาทของตนคือการมีกระบวนการปฐมนิเทศที่มีปฏิสัมพันธ์และสอดคล้องกับแผนกและโปรไฟล์ของพวกเขา
- อธิบายกระบวนการ: การแนะนำการใช้งานที่ปรับให้เข้ากับบริบทจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อพนักงานใหม่ทราบวิธีการใช้งาน ทีมงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรอธิบายการตั้งค่าล่วงหน้าเพื่อให้พนักงานสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่
8. การมีส่วนร่วมของพนักงานต่ำ
ตามรายงานของ Gallupพบว่ามีเพียง23% ของพนักงานทั่วโลกที่มีส่วนร่วมในงานของตนการขาดความมีส่วนร่วมนี้เกิดจากการขาดความชัดเจนเกี่ยวกับงานและอาชีพ ประสบการณ์ที่ไม่ดีกับผู้จัดการ และการขาดความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
ทีม HR จำเป็นต้องทุ่มเทความพยายามมากขึ้นในการฟื้นฟูตัวชี้วัดการมีส่วนร่วม และอะไรจะดีไปกว่าการสร้างประทับใจแรกที่คงอยู่ยาวนาน?
โซลูชัน
- สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง: พนักงานใหม่จะสังเกตวิธีการทำงานของพนักงานคนอื่นและจินตนาการว่าตนเองอยู่ในตำแหน่งนั้น หากคุณสามารถสร้างบรรยากาศภายในที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและให้กำลังใจ พนักงานใหม่จะรู้สึกมีส่วนร่วมในการทำงานมากขึ้น
- ยอมรับความสำเร็จ: พนักงานใหม่จะรู้สึกขอบคุณเมื่อเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการยอมรับผลงานของพวกเขา สิ่งนี้ช่วยเสริมสร้างความมั่นใจอย่างมากและกระตุ้นให้พนักงานทุ่มเทความพยายามมากขึ้นในการทำงาน
- ตรวจสอบบ่อยๆ: เมื่อผู้จัดการหรือใครสักคนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลแวะมาเยี่ยมเป็นครั้งคราว แสดงให้เห็นว่าทุกคนใส่ใจพนักงานใหม่ ความพยายามเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ล้วนส่งผลดีต่อการส่งเสริมความผูกพันของพนักงาน
9. ไม่แก้ไขความแตกต่าง
คุณอาจสังเกตเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนในความคิดเห็นระหว่างพนักงานใหม่กับพนักงานเก่า ความแตกต่างเหล่านี้อาจเกิดจากปัจจัยทางรุ่นอายุ วัฒนธรรม หรือลักษณะนิสัยที่แตกต่างกัน การมีความคิดเห็นที่ขัดแย้งกันเป็นเรื่องปกติ แต่จำเป็นต้องมีความสอดคล้องในระดับหนึ่งระหว่างพนักงาน
หากไม่มีความริเริ่มจากผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการฝ่ายสรรหา อาจเป็นเรื่องยากที่จะทำให้ทีมทำงานไปในทิศทางเดียวกันและมุ่งสู่เป้าหมายร่วมกัน
โซลูชัน
- เป็นแบบอย่างที่ดี: ปฏิบัติต่อพนักงานทุกคนด้วยความเคารพอย่างเท่าเทียมกันในระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศ แทนที่จะพยายามปรับเปลี่ยนทุกคนให้เหมือนกัน ให้เปิดโอกาสและชื่นชมในความแตกต่างของแต่ละบุคคล
- สร้างพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกัน: ส่งเสริมให้พนักงานทั้งใหม่และเก่าทำงานร่วมกัน รู้จักกัน แก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ และทำงานเป็นทีม
- จัดตั้งโปรแกรมการให้คำปรึกษา: สมาชิกทีมอาวุโสสามารถให้คำปรึกษาแก่ผู้เข้าร่วมใหม่ในช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบ โปรแกรมเหล่านี้ช่วยให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้และสร้างความสัมพันธ์กับผู้บังคับบัญชาในทีม
10. ไม่ใช้ระบบเพื่อนคู่หู
การเข้าร่วมองค์กรใหม่เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ แม้กระบวนการปฐมนิเทศจะราบรื่นเพียงใด ก็ยังรู้สึกน่ากังวล หากพนักงานพบว่าการปรับตัวเข้ากับพื้นที่ทำงานใหม่เป็นเรื่องยาก แรงจูงใจในการทำงานจะลดลง และอาจถึงขั้นพิจารณาลาออกจากงาน
นอกจากพี่เลี้ยงแล้ว พวกเขาจะต้องการการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงานที่จะคอยแนะนำพวกเขาผ่านสถานที่ทำงานใหม่ (ทั้งทางออนไลน์หรือตัวต่อตัว) ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาเข้าใจรายละเอียดปลีกย่อยของบทบาทหน้าที่ได้ดีขึ้น หากขาดสิ่งนี้ ระบบการปฐมนิเทศทั้งหมดจะขาดการสัมผัสที่จำเป็นจากมนุษย์
โซลูชัน
- มอบเพื่อนคู่หูในการเริ่มต้นงาน: ให้เป็นการปฏิบัติมาตรฐานในการจับคู่พนักงานใหม่กับเพื่อนคู่หูในการเริ่มต้นงาน—เพื่อนที่จะช่วยให้วันแรกๆ ในที่ทำงานรู้สึกไม่น่ากลัว (และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น!)
ตามข้อมูลของไมโครซอฟท์ ความถี่ของการประชุมระหว่างเพื่อนร่วมงานที่ช่วยแนะนำงานกับพนักงานใหม่มีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อความรู้สึกของพนักงานใหม่เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง
ในบรรดาผู้ที่ได้พบกับเพื่อนคู่คิดอย่างน้อยหนึ่งครั้งภายใน 90 วันแรก ร้อยละ 56 รู้สึกว่าเพื่อนคู่คิดช่วยให้พวกเขาพัฒนาไปสู่การมีประสิทธิผลในบทบาทของตนได้เร็วขึ้น ตัวเลขนี้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องเมื่อความถี่ในการพบปะเพิ่มขึ้น สำหรับผู้ที่พบกันสองถึงสามครั้ง เปอร์เซ็นต์เพิ่มขึ้นเป็นร้อยละ 73 และเพิ่มขึ้นเป็นร้อยละ 86 สำหรับผู้ที่พบกันสี่ถึงแปดครั้ง
ที่น่าสังเกตคือ 97% ของพนักงานใหม่ที่ได้พบกับเพื่อนคู่หูมากกว่าแปดครั้งในช่วง 90 วันแรก ให้เครดิตเพื่อนคู่หูของพวกเขาว่าช่วยให้พวกเขาบรรลุผลผลิตอย่างรวดเร็ว
- เพิ่มความมั่นใจ: เพื่อนร่วมงานที่ช่วยแนะนำงานจะเป็นระบบสนับสนุนของพนักงานใหม่ ให้ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการของบริษัท และช่วยเสริมสร้างความมั่นใจอย่างต่อเนื่อง
- ส่งเสริมการสร้างเครือข่ายใหม่: เพื่อนร่วมงานสามารถแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ซึ่งช่วยให้พวกเขารู้สึกสบายใจ เปิดใจ และสร้างความสัมพันธ์ในที่ทำงาน
เครื่องมือสำหรับการรับมือกับความท้าทายในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
หากไม่ได้รับการแก้ไข ความท้าทายในการเริ่มต้นงานจะนำไปสู่ความพึงพอใจของพนักงานที่ต่ำ เคล็ดลับที่เราได้พูดคุยกันในบล็อกโพสต์นี้จะช่วยให้คุณทำให้กระบวนการเริ่มต้นงานง่ายขึ้น
ตั้งแต่ช่วงเวลาที่คุณลงประกาศรับสมัครงาน จนกระทั่งพนักงานเข้าร่วมงานและเริ่มทำงานได้อย่างราบรื่น การปรับเปลี่ยนเล็กๆ น้อยๆ จะสร้างผลกระทบที่ยิ่งใหญ่ในระยะยาว
เพื่อเชื่อมโยงทุกขั้นตอนเข้าด้วยกันเป็นศูนย์กลางเดียว คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือ HR ที่ครอบคลุม ไม่มีตัวเลือกใดที่ดีไปกว่าแพลตฟอร์มทรัพยากรบุคคลของ ClickUp
ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานด้วยแพลตฟอร์ม ClickUp HR
- ติดตามประสิทธิภาพ การมีส่วนร่วม และการพัฒนาของพนักงานได้อย่างใกล้ชิดด้วยแดชบอร์ด ClickUpที่ปรับแต่งได้
- รวบรวมความคิดเห็นโดยใช้แบบสำรวจ แบบสอบถาม และคำขอผ่านClickUp Forms ที่สามารถปรับแต่งได้ ช่วยให้คุณติดตามข้อมูลการตอบกลับของพนักงานและดึงข้อมูลเชิงลึกเพื่อปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศ
- สร้างวิกิของบริษัทเพื่อให้พนักงานใหม่เข้าใจงานได้อย่างรวดเร็วด้วยClickUp Docs เพิ่มหน้าย่อย แก้ไขแบบเรียลไทม์ และอัปเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มความคิดเห็นเพื่อให้ทีมในแต่ละแผนกร่วมมือกันเมื่อจำเป็น
- สร้างช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้างระหว่างผู้นำ ผู้จัดการ และพนักงานใหม่ด้วยความคิดเห็นใน ClickUp และแท็กใน ClickUp
ClickUp ช่วยให้คุณปรับแต่งระบบ HR ของคุณด้วยการสร้างสถานะและฟิลด์ที่กำหนดเองได้ คุณสามารถสร้างประสบการณ์การปฐมนิเทศที่สอดคล้องกันในขณะที่เพิ่มองค์ประกอบเฉพาะตามบทบาทเพื่อทำให้กระบวนการมีความชัดเจนมากขึ้น
แก้ไขปัญหาการเริ่มต้นใช้งานด้วยเทมเพลตของ ClickUp
เทมเพลตของ ClickUp มอบโซลูชันที่ทรงพลังเพื่อแก้ไขปัญหาการปรับตัวของสมาชิกใหม่ในทีมหลายประการ รวมถึงการรับข้อมูลมากเกินไป ช่องว่างความรู้ การพึ่งพาผู้ให้คำปรึกษาแต่ละคนมากเกินไป และความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน ระบบ และขั้นตอนต่างๆ
การใช้แม่แบบต่อไปนี้ จะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้โดยตรง
1. แม่แบบรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งาน ClickUp
การปฐมนิเทศเป็นกระบวนการที่ยาวนานและซับซ้อน เมื่อต้องจ้างงานในปริมาณมาก คุณต้องมั่นใจว่าทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้องได้รับการดำเนินการครบถ้วน ตั้งแต่การบันทึกข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน การพูดคุยเกี่ยวกับเงินเดือนและสวัสดิการ ไปจนถึงการเก็บรวบรวมความคิดเห็นหลังการปฐมนิเทศ
เทมเพลตรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานของ ClickUpมอบรายการงานที่พร้อมใช้งานให้คุณเพื่อให้คุณดำเนินการได้อย่างราบรื่น ประกอบด้วย:
- คำแนะนำทีละขั้นตอนในการทำภารกิจเริ่มต้นให้เสร็จสมบูรณ์
- การอัปเดตสถานะงานและความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์
- ตัวเลือกในการกำหนดเส้นตายและลำดับความสำคัญ
นี่คือผู้ช่วยชีวิตสำหรับผู้จัดการการจ้างงานที่ยุ่งอยู่กับการต้องการให้เป็นระเบียบมากขึ้นและรักษาประสบการณ์การรับเข้าทำงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ผู้นำสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อติดตามการดำเนินกระบวนการรับเข้าทำงานได้เช่นกัน
2. แม่แบบการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ของ ClickUp
ด้วยเทมเพลตการปฐมนิเทศพนักงานของ ClickUp คุณสามารถมอบแผนที่ทางสำหรับพนักงานใหม่เกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาในสัปดาห์แรก ๆ และวิธีที่พวกเขาสามารถทำหน้าที่ของตนได้ภายใน 90 วันแรกของการเข้าร่วมองค์กร
มันมอบความชัดเจนให้กับพนักงานในการปรับตัวกับบทบาทใหม่โดยไม่ลดทอนความเป็นอิสระของพวกเขา พวกเขาสามารถติดตามความก้าวหน้าได้อย่างง่ายดายด้วยเป้าหมายที่วัดผลได้ และขอความช่วยเหลือจากผู้อาวุโสหรือเพื่อนร่วมงานได้หากจำเป็น
เทมเพลตนี้รวบรวมทุกรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่พนักงานจำเป็นต้องจดจำเพื่อปฏิบัติงานของตน พวกเขาไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างเอกสารหลายฉบับเพื่อทำความเข้าใจบทบาทหน้าที่—สามารถเริ่มทำงานได้ทันที!
3. แม่แบบการปฐมนิเทศพนักงาน ClickUp (90 วัน)
หากคุณใช้กรอบการปฐมนิเทศ 30-60-90แบบฟอร์มการปฐมนิเทศพนักงานของ ClickUpจะเหมาะสมกับกระบวนการทำงานของคุณอย่างสมบูรณ์แบบ
มันช่วยให้คุณร่างแผนปฏิบัติการสำหรับพนักงานใหม่ โดยระบุสิ่งที่พวกเขาควรบรรลุและประเภทของการฝึกอบรมพนักงานที่พวกเขาควรได้รับภายใน 30, 60 และ 90 วันแรกหลังจากเข้าร่วมงาน
ใช้เทมเพลตเพื่อขยายความเกี่ยวกับพันธกิจและวิสัยทัศน์ของบทบาท คำอธิบายบทบาทที่เฉพาะเจาะจง พื้นที่ความรับผิดชอบ ความรับผิดชอบหลัก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และเป้าหมายที่สามารถวัดได้
มาทำความเข้าใจแนวทางนี้ให้ดียิ่งขึ้นด้วยตัวอย่างการปฐมนิเทศ
หากเราต้องการสร้างแผนงาน 30-60-90 สำหรับนักวิเคราะห์การตลาดคนใหม่ที่บริษัทการตลาด แผนงานจะมีลักษณะดังนี้:
30 วันแรก
- การปฐมนิเทศและการเริ่มต้นงาน: ทำความคุ้นเคยกับวัฒนธรรมองค์กร นโยบาย และขั้นตอนต่างๆ พบปะกับสมาชิกทีมหลักและผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
- เรียนรู้เครื่องมือและระบบ: เข้าใจเครื่องมือและแพลตฟอร์มการวิเคราะห์การตลาดที่ใช้โดยเอเจนซี
- ศึกษาแคมเปญที่ผ่านมา: ทบทวนแคมเปญการตลาดที่ผ่านมาเพื่อทำความเข้าใจแนวทางของเอเจนซี่ ความสำเร็จ และจุดที่ควรปรับปรุง
- สมาชิกทีมเงา: ใช้เวลาในการติดตามการทำงานของนักวิเคราะห์อาวุโสและสมาชิกทีมอื่น ๆ เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการทำงานและขั้นตอนต่าง ๆ
- เริ่มต้นการวิเคราะห์ข้อมูล: เริ่มวิเคราะห์ข้อมูลจากแคมเปญล่าสุดเพื่อระบุแนวโน้ม รูปแบบ และข้อมูลเชิงลึก
วันที่ 31-60
- เจาะลึกข้อมูล: ดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลจากแคมเปญที่ผ่านมาอย่างต่อเนื่อง โดยเน้นเทคนิคการวิเคราะห์ที่มีความละเอียดอ่อนและคำนึงถึงบริบทมากขึ้น
- พัฒนาแม่แบบรายงาน: สร้างแม่แบบมาตรฐานสำหรับการรายงานผลการดำเนินงานของแคมเปญให้กับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กร
- มีส่วนร่วมในการอภิปรายกลยุทธ์: เข้าร่วมการประชุมกลยุทธ์ โดยให้ข้อมูลตามการวิเคราะห์ข้อมูลและการวิจัย
- เริ่มต้นโครงการอิสระ: รับผิดชอบโครงการขนาดเล็กด้วยตนเอง ภายใต้การแนะนำของสมาชิกทีมอาวุโส
- การทำงานตามคำแนะนำ: รับคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา และระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและแก้ไข
วันที่ 61-90
- นำโครงการขนาดเล็ก: รับผิดชอบเป็นผู้นำในโครงการวิเคราะห์การตลาดขนาดเล็ก ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ และการรายงาน
- ผลการค้นพบในปัจจุบัน: นำเสนอผลการค้นพบจากโครงการอิสระต่อทีมและอาจรวมถึงลูกค้า แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการสรุปข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้
- พัฒนาทักษะ: มุ่งเน้นการพัฒนาทักษะเฉพาะด้านตามคำแนะนำและการประเมินตนเอง อาจรวมถึงการปรับปรุงทักษะการนำเสนอข้อมูล การเรียนรู้เทคนิคทางสถิติขั้นสูง หรือการเชี่ยวชาญเครื่องมือวิเคราะห์ใหม่
- มีส่วนร่วมในการพัฒนากลยุทธ์: มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการพัฒนากลยุทธ์การตลาดสำหรับแคมเปญที่กำลังจะมาถึง
- เตรียมตัวสำหรับขั้นตอนต่อไป: ทบทวนความสำเร็จและความท้าทายในช่วง 90 วันแรก และนำบทเรียนที่ได้รับไปปรับใช้ในขั้นตอนต่อไปของบทบาทของคุณภายในหน่วยงาน
คุณยังสามารถปรับแต่งเทมเพลตให้ตรงตามความต้องการของบทบาทและอุตสาหกรรมที่แตกต่างกันได้อีกด้วย
ทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานง่ายขึ้นด้วย ClickUp
การจัดการกับความท้าทายในการเริ่มต้นงานที่พบบ่อยนั้นสำคัญที่สุดคือการเริ่มต้นอย่างถูกต้อง การให้ความสำคัญกับความประทับใจแรกที่ดีจะช่วยเพิ่มการคงอยู่และความสุข และสร้างวัฒนธรรมที่บอกว่า 'คุณอยู่ที่บ้าน!'
ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการโครงการและการบริหารทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจรของ ClickUp คุณสามารถทำให้การจัดทำเอกสาร การสื่อสาร การรวบรวมข้อเสนอแนะ และการติดตามความคืบหน้าเป็นเรื่องง่ายขึ้น ซึ่งทำให้การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่ายดาย!
เริ่มต้นใช้งาน ClickUpและสัมผัสประสบการณ์ด้วยตัวคุณเอง!