När det är dags att betala dina anställda för deras hårda arbete är det viktigt att ha en välorganiserad process på plats. Du vill vara säker på att du betalar dem för rätt antal timmar och att du håller koll på organisationens betalningshistorik.
Visst kan du göra detta manuellt med hjälp av en miniräknare, men det finns snabbare och bättre sätt att få jobbet gjort. Att räkna samman arbetstimmarna för varje anställd i ett större företag är helt enkelt inte ett bra sätt att använda din tid på. Det är här löneberäkningsmallarna kommer in i bilden.
Att använda en lönemall garanterar noggrannhet, ger värdefull historik över utbetalningar och förenklar hanteringen av din budget. Det bästa av allt är att den tid du sparar på att sköta löneuppgifterna manuellt kan användas på ett bättre sätt för att nå dina mål och bygga upp din verksamhet.
I den här artikeln får du lära dig mer om vad en lönemall är och hur du väljer en som passar just ditt företag. Vi delar med oss av 10 kostnadsfria lönemallar från ClickUp och Excel som du kan prova redan idag för att hantera löneutbetalningarna mer effektivt.
Vad är en lönemall?
En lönemall är ett verktyg som håller reda på och dokumenterar timlöner och skattesatser i varje anställds delstat och land. Den tar även hänsyn till avdrag så att du kan betala dina anställda korrekt. Det finns lönemallar för vecka, månad och år, vilket gör det enkelt att skicka ut utbetalningar för olika typer av anställningsavtal.
Lönemallar innehåller vanligtvis grundläggande uppgifter om de anställda, såsom namn, arbetade timmar, lön och uppgifter om skattehemvist. Denna viktiga information kopieras automatiskt från vecka till vecka eller månad till månad, så att du kan skapa ett kontinuerligt utbetalningsschema.
De flesta mallarna innehåller även avsnitt för betald ledighet (PTO), sjukfrånvaro och övertid. Dessa ytterligare kategorier underlättar uppföljningen av dina anställda och hjälper dig att hålla ordning på lönehanteringen.
I grund och botten är lönemallar ett utmärkt alternativ för företagare som inte vill lägga ut stora summor på att lägga ut projektledning eller bokföringsuppgifter på entreprenad. Med mallar för lönehantering kan du ta kontroll över budgetarna, undvika felberäkningar och se till att utbetalningarna sker i tid – samtidigt som du sparar pengar.
Riskerna i lönehanteringen börjar redan före löneutbetalningsdagen
När godkännanden, dokumentation och uppföljning är utspridda över olika kalkylblad och e-postmeddelanden kan ett utelämnat steg snabbt leda till problem med löneutbetalningarna. Skaffa 10 HR-arbetsflödesagenter som är utformade för att minska administrationen kring löneutbetalningar, förfrågningar och rapportering.
Vad kännetecknar en bra lönemall?
Är du redo att hitta den perfekta lönemallen för ditt företag? Innan vi går in på några av de mallar vi använder regelbundet är det bra att veta vad du ska tänka på när du väljer en.
En bra lönemall bör innehålla:
- Rapportering av mönster och trender: En bra mall erbjuder uppföljning av närvarorapporter, ersättningar och löneregister. Du kan använda dessa för att identifiera mönster och beteenden hos medarbetarna i hela verksamheten
- Nettolön och bruttolön: Varje lönemall som är värd namnet innehåller uppgifter om bruttolön och nettolön, inklusive förmåner som sjukförsäkringsbidrag och bonusar samt eventuella bostads- och transportersättningar.
- Automatisering: Löneförlagor är till för att underlätta arbetet. Välj en som automatiserar återkommande löneuppgifter och tilldelar dem till rätt teammedlemmar
- Samarbetsfunktioner: Hantera löneutbetalningarna smidigt mellan ekonomi- och personalavdelningarna (HR) med en mall som gör det möjligt att samarbeta i realtid
- Anpassningsmöjligheter: Alla företag har unika behov, och vissa kan behöva följa lagstadgade krav. Välj en anpassningsbar mall för att skapa den dokumentation och de system du behöver för att betala dina anställda korrekt
Nu när du vet vad du ska leta efter i en lönemall är det dags att överväga dina alternativ och välja den som passar bäst för ditt företag.
10 kostnadsfria lönemallar
Här har vi sammanställt en lista med 10 kostnadsfria lönemallar som effektiviserar lönehanteringen. Oavsett om du driver ett litet företag med ett fåtal anställda eller ett stort företag med flera avdelningar finns det ett alternativ som underlättar din lönehantering. ✨
1. ClickUp-mall för löneavräkningsrapport
Undvik felberäkningar och effektivisera dina utbetalningsflöden med ClickUps mall för löneavräkning. Verktyget gör det enkelt att samla in och lagra information om anställda, inklusive namn, personnummer, befattning och grundläggande kontaktuppgifter.
Löneberäkningsmallen innehåller även avsnitt för medarbetarens avdelning, semesterkrediter och skatteavdrag.
Anpassa mallen så att den inkluderar önskad löneperiod, oavsett om du betalar ut lön varje vecka, varannan vecka, varje månad eller varje år. Ange tim-, månads- eller årslöner tillsammans med övertidsersättning.
En av de bästa funktionerna i denna ClickUp-mall är den inbyggda tidsregistreringen. Låt dina anställda registrera den tid de lägger på olika uppgifter under sin arbetstid. Denna information fylls sedan automatiskt i din lönerapport för att påskynda utbetalningarna.
2. ClickUp-mall för tidrapportering av tjänster
Att hålla koll på löner och utforma utbetalningsprocesser kan vara komplicerat, särskilt om du behöver betala medarbetarna utifrån de tjänster de utför. Det är där ClickUps mall för tidrapportering av tjänster kommer in i bilden.
Använd denna tidrapport för att hålla reda på en anställds fakturerbara timmar och tjänster. Detta underlättar skapandet av en lönelista och samlar all viktig betalningsinformation på ett ställe.
📮ClickUp Insight: 92 % av kunskapsarbetare använder personanpassade strategier för tidshantering. Men de flesta verktyg för arbetsflödeshantering erbjuder ännu inte robusta inbyggda funktioner för tidshantering eller prioritering, vilket kan hindra effektiv prioritering. ClickUps AI-drivna schemaläggnings- och tidsspårningsfunktioner kan hjälpa dig att omvandla gissningar till datadrivna beslut. De kan till och med föreslå optimala fokusperioder för olika uppgifter. Skapa ett anpassat tidshanteringssystem som anpassar sig efter hur du faktiskt arbetar!
Börja med att skapa ett kalkylblad och se till att det innehåller kolumner för datum, start- och sluttider, typ av utförda tjänster, medarbetarens namn och antalet arbetade timmar. Fyll i uppgifterna allteftersom medarbetaren utför sina tjänster och beräkna det totala antalet timmar för att fastställa lönen på veckobasis eller månadsbasis.
Mallen ger dig också insikt i hur mycket du spenderar på olika projekt. Använd den för att fatta välgrundade beslut om resursfördelning och hantera budgetförväntningar. Gå till Board-vyn för att få en översikt över alla utförda tjänster och gjorda betalningar, filtrerade efter projekttyp eller medarbetare.
3. Mall för projektplan för lönehantering i ClickUp
Undvik fel, minska den tid du lägger på administrativa uppgifter och påskynda lönehanteringen med mallen för löneprojektplan från ClickUp. Denna mall är särskilt användbar för större företag eller småföretag som har mer komplexa lönebehov.
Mallen fungerar som en projektplan för alla dina löneförfaranden. Använd först lönebudgetmallen för att skapa ett projektdokument och dokumentera de resultat och resurser du behöver för att hantera medarbetarnas löner.
Identifiera sedan de teammedlemmar som spelar en aktiv roll i löneprocessen och skapa automatiskt uppgifter åt dem. Det kan handla om engångsuppgifter som att skapa löneprocedurer och dokumentation för frilansare.
Det finns även alternativ för återkommande uppgifter och påminnelser för vanliga utbetalningsrutiner, såsom månadslön.
4. Mall för projektplan för implementering av ClickUp Payroll
Om du inte har ett lönesystem på plats behöver du ett. Mallen för projektplan för löneimplementering från ClickUp tar en komplex och tidskrävande uppgift och gör den enklare att hantera än någonsin tidigare. Den skapar en färdplan för alla dina löneprocesser och säkerställer noggrannhet, efterlevnad och säkerhet.
Använd mallen för att sätta upp ditt lönesystem, effektivisera introduktionen av nya medarbetare och övervaka datainmatningen för alla löne- och utbetalningsrelaterade uppgifter. Börja med att undersöka vilken typ av lönesystem eller HR-programvara du behöver för att hantera medarbetarnas löner.
Använd sedan mallen för att identifiera de personer inom ekonomi-, HR- och IT-avdelningarna som kommer att spela en roll i utbetalningsprocessen. Välj därefter en löneadministratör eller ett löneprogram. Fastställ en tidsplan och budgetberäkningar för att få systemet igång.
Slutligen förbereder du dokumentation för varje steg, inklusive mönster för anställdas tidrapporter, lönebesked och löneregister. Använd ClickUp Docs för att lagra dessa dokument och skapa uppgifter för anställda att fylla i sina tidrapporter och för medlemmar i redovisningsteamet att hantera utbetalningarna.
5. Mall för sammanfattande lönerapport i ClickUp
Med ClickUps mall för löneöversiktsrapport kan du registrera alla lönedata och lönekostnader på ett och samma ställe. Se snabbt utbetalningar hittills i år, kontrollera utbetalda ledighetsdagar och lägg till kommentarer för särskilda omständigheter eller för att notera tidigare betalningsproblem.
Använd HR-mallen för att dokumentera löneinformation, inklusive medarbetarnas kontaktuppgifter och löner. Ange hur ofta du betalar ut lön till medarbetarna, oavsett om det är månadsvis för timanställda eller varannan vecka för månadsanställda. Fyll i uppgifterna för löneavdrag, inklusive socialförsäkringsavgifter och inkomstskatt.
All denna information är avgörande för att hålla dig inom lönebudgeten. Denna mall ger detaljerad insikt i vem som får vilken lön och håller reda på utbetalningar för exempelvis semester och sjukfrånvaro, vilket ger dig full kontroll över lönehanteringen.
Dessutom är det viktig information om det någonsin skulle uppstå juridiska problem kring arbetstid eller löner.
6. Mall för betalningshistorik i ClickUp
Oavsett om du driver ett mindre företag eller behöver hålla koll på utgifterna i ett större företag förenklar ClickUps mall för betalningshistorik lönehanteringen. Använd den för att hålla koll på alla betalningar som ditt företag gör, oavsett om du fokuserar på utbetalningar till fastanställda eller på att betala frilansare för arbete med specifika projekt.
Använd vyn Kundtabell för att lista alla anställda och det totala utbetalningsbeloppet. Du kan också ange betalningssätt och ladda upp en kopia av betalningsfakturan.
Byt till vyn Alla poster för att se en lista över alla utbetalningar du har gjort. Filtrera efter anställd för att omedelbart se en översikt över deras betalningshistorik, eller begränsa sökningen efter avdelning för att få insikter i budgeteringen.
Skapa formler för att snabbt beräkna löneskatter eller lönesatser utifrån veckovisa, månatliga eller timbaserade parametrar. Använd formuläret för betalningskvitton för att omedelbart lägga till nya betalningsposter i listan. Dela formuläret med uppdragstagare och frilansare så att de automatiskt kan lägga till sina betalningsförfrågningar i kön.
7. ClickUp – Enkel mall för betalningsavtal
Mallen för enkla betalningsavtal från ClickUp är ett enkelt sätt att fastställa villkor och förväntningar för företagets löneutbetalningar. Den är också användbar för företag som behöver dokumentera lånevillkor när de arbetar med frilansare som en del av systemen för hantering av uppdragstagare.
Denna mall har en enkel layout med standardformuleringar för betalningsavtal. Fyll i grundläggande uppgifter såsom datum, namn och betalningsbelopp. Ange betalningsplanen och lista eventuella villkor för utebliven betalning.
8. Mall för betalningsformulär i ClickUp
ClickUps mall för betalningsformulär gör det enkelt att hålla koll på fakturor och utbetalningar till anställda eller kunder. För att använda den som en del av din lönehantering börjar du med att skapa ett betalningsformulär med hjälp av mallen. Fyll i uppgifterna om den anställdes namn, kontaktuppgifter och betalningssätt.
Ställ in automatiseringar så att ett ifyllt formulär utlöser en ny uppgift för att hantera utbetalningen. Anpassa automatiseringarna efter ditt företags behov och tilldela uppgifterna till rätt avdelningar.
Gå sedan till vyn Betalningsspårare för att se en lista över alla aktuella och tidigare betalningsformulär. Använd filter för att begränsa vyn efter betalningssätt, anställd eller pris. Ladda upp kvitton för att enkelt spåra all relevant information i en enkel översikt.
Använd översiktsvyn för att få en bred överblick över alla pågående betalningar, nya order och genomförda betalningar. Öppna ett uppgiftskort för att få mer detaljerad information om den aktuella betalningen.
Visste du att du med ClickUp även kan registrera arbetstid genom att skapa anpassade tidrapporter för ditt team? Se den här korta videon för att ta reda på hur du får ut mesta möjliga av funktionen!
9. Excel-mall för tidrapport för löneberäkning
Tidrapportmallar är ett utmärkt sätt att hålla reda på hur mycket tid en anställd lägger ner på sina arbetsuppgifter. Excel-mallen för tidrapport för löneberäkning från Microsoft 365 är ett lättanvänt kalkylblad som är utformat för användning i Microsoft Excel.
Tilldela varje anställd en tidrapport och be dem fylla i in- och utstämplingstider varje dag. Se till att de dokumenterar sina lunchraster. Ange formler i minilönberäknaren så att den automatiskt beräknar det totala antalet arbetade timmar per vecka.
Lägg till avsnitt för lönesatser och eventuella avdrag i Excel-mallen för löneutbetalningar. Använd mallen för löneutbetalningar för att generera veckovisa, tvåveckors- eller månadsvisa utbetalningar till varje anställd.
Denna mall passar bäst för småföretag eller företag som arbetar med uppdragstagare och frilansare. Eftersom det bara är en tidrapport och inte ingår i ett större projektledningsverktyg kan den vara för enkel för organisationer med många avdelningar och många fastanställda.
10. Excel-mall för månatlig löneutbetalning till anställda från Vertex42
Om du anlitar en revisor eller använder en onlinebaserad lönehanteringstjänst men ändå vill ha intern dokumentation, till exempel ett löneregister för anställda, kan du använda Excel-mallen för löneregister från Vertex42. Denna Excel-mall för månadslön är utformad för småföretagare som bara behöver hålla reda på löneuppgifter och inte själva behöver sköta utbetalningarna.
Använd fliken ”Medarbetarinformation” för att registrera medarbetarens namn, kontaktuppgifter, anställningsdatum, lönuppgifter och tillägg. I fliken ”Löneregister” dokumenterar du antalet arbetade timmar, utbetalningsdatum och skatteuppgifter.
Fyll i mallen för lönebudgeten för att få en mer överskådlig uppdelning av din budget.
Bonus: Budgetmallar för Google Docs!
Förenkla lönehanteringen och skapa effektiva processer
Oavsett om du driver ett stort företag med dussintals anställda eller sköter ett mindre företag med en blandning av uppdragstagare, frilansare och fastanställda behöver du en effektiv lönehantering. Använd dessa lönemallar för att skräddarsy ett lönesystem som passar just ditt företag.
Ladda ner ClickUp idag för att komma igång med smidigare och effektivare processer. Från enkla betalningsformulär för frilansare till mer komplexa system utformade för att registrera alla löneutbetalningar – här finns något som kan driva ditt företag framåt.